" Optimalisasi Pengarsipan Dokumen Laporan

Kegiatan Melalui Google Form dan Google Sites di

Bidang Pengembangan Kompetensi Teknis Umum dan
Fungsional Badan Pengembangan Sumber Daya
Manusia Provinsi Sumatera Utara "
R E T TA G U S T I N A H A R I A N J A . S . Tr. I P
B6.3.27
 Latar Belakang

Bidang Pengembangan Komptensi Teknis Umum dan Fungsional

BPSDM Provinsi Sumatera dalam melaksanakan tugasnya dalam
pengarsipan dan penyimpanan berkas dokumen laporan kegiatan
masih dilakukan secara konvensional.
Bidang PKTUF dapat menyelenggarakan 21 angkatan kegiatan diklat
maupun bimbingan teknis per tahunnya. Hal tersebut akan
menyebabkan bertambanya volume berkas arsip, sedangkan bidang
PKTUF belum pernah melakukan penyusutan berkas dokumen yang ada
di ruangan
 ISU
Teknik Analisis Isu Menggunakan Teknik Apkl
NO ISU FAKTOR TOTAL RANGKIN
A P K L G

1 Terhambatnya Pengisian 4 5 4 4 17 III

Skp Menggunakan Aplikasi
Karejo Lingkungan
Pemerintah Provsu
 

2 Kurangnya Sumber Daya 5 4 5 4 18 II

Manusia Yang Paham Akan
Teknologi
3 Belum optimalnya 5 5 5 4 19 I
pencatatan dan
penyimpanan berkas
dokumen laporan kegiatan
USG (Urgency, Seriousness, Growth)
PENYEBAB ISU
No Isu Urgency Seriusness Growth Jumlah Peringkat

  Pengarsipam dokumen hanya dilakukan          

1. menggunakan cara konvensional 5 5 4 14 I

2. Tidak adanya SOP pengarsipan berkas 5  4 4 13  II

  Minimnya anggaran untuk pengadaan fasilitas          

3. pengarsiapan 5 4 3 12 III

  Ketidaksesuaian kompetensi pegawai untuk      

4 4
4 pengarsipan digitalisasi 3 11 IV

  Bertambahnya volume arsip secara terus          

5. menerus sedangkan keguiatamn penyusutan  4 3 3 10 V

belum pernah dilakuan  

 Gagasan Aktualisasi

Pengarsipan dokumen melalui aplikasi

google form dan google sites
 Capaian Aktualisasi
K e gi at an 1 : Penyusunan SOP Pengarsipan
Ta ha p 1 : Melakukam koordinasi dengan mentor
• Berorientasi Pelayanan
• Kolaboratif
• Harmonis

Ta ha p 2 : Mencatat arahan mentor

• Loyal
• Kompeten

Ta h a p 3 : Mencari referensi SOP

• Kompeten
• Adaftif
 Capaian Aktualisasi
K eg i a t an 1 : Penyusunan SOP Pengarsipan
Ta h a p 4 : Membuat draft SOP pengarsipan dokumen
• • Akuntabel
• Kompeten

Ta h a p 5 : Mengajukan SOP kepada pimpinan

untuk di perikasa Ta h a p 6 : Berkoordinasi dengan rekan kerja
• Harmonis • Kolaboratif

• Loyal • Berorientasi Pelayanan

Analisis Dampak: Jika Nilai BerAKHLAK tidak

diimplementasi dalam kegiatan ini maka penyusunan SOP
tidak akan terlaksana dengan baik
 Capaian Aktualisasi
K e gi at a n 2 : Pengelompokan Dokumen
Ta ha p 1 : Mengumpulkan berkas arsip dokumen.
Kompeten
Akuntabel

Tah ap 2 : Memilah berkas arsip berdasarkan

kategori/jenis
Kompeten
Akuntabel Ta h a p 3 : Melakukan pelabelan pada file
sesuai kategori
• Kompeten
• Akuntabel

Analisis Dampak: Jika Nilai BerAKHLAK tidak

diimplementasi dalam kegiatan ini maka pengelompokan
dokumen tidak akan berjalan dengan baik dan benar
 Capaian Aktualisasi
K e gi at an 3 : Menyiapkan google form dan google sites
Ta ha p 1 : Membuat akun google bidang PKTUF
• Kompeten
• Akuntabel
• Berorientasi Pelayanan

Tah ap 2 : M em bu at f o r m ul i r g oo gl e f o r m d an
k on s e p go o gl e s i t es b es e r t a d a f t a r
i s i an s e s ua i d ok um en k eg i at a n
• Kompeten
• Akuntabel

Tahapan 3 : Membuat salinan link Google Sites yang akan digunakan

Kompeten

Akuntabel

Analisis Dampak: Jika Nilai BerAKHLAK tidak

diimplementasi dalam kegiatan ini maka google form maupun
google sites tidak akan terlaksana
 Capaian Aktualisasi
K eg i a t an 4 : Menginput dan menyimpan berkas melalui google
form ke google sites
Tah ap 1 : Menyiapkan hardware dan software serta jaringan internet
• Akuntabel

• Berorientasi Pelayanan

- Tah ap 2 : Melakukan scan berkas yang akan di upload

• Kompeten

• Adaftif

Ta h a p 3 : Mengupload dokumen arsip

• Akuntabel

Analisis Dampak: Jika Nilai BerAKHLAK tidak

diimplementasi dalam kegiatan ini maka berkas dokumen
laporan kegiatan tidak akan terlaksana dengan baik dan
benar
 C aK epgi aat a ni a5 :nMelakukan
A k tsosialisasi
u a l idans evaluasi
a s i terhadap kegiatan
pencatatan dan penyimpanan data dalam google
sites dan google form
Ta h ap 1 : Melakukan uji coba penggunaan aplikasi google form
dan google sites
. • Akuntabel

• Adaftif

Tah ap 2 : Sosialisasi dengan rekan kerja

mengenai SOP pengarsiapan
• Berorientasi Pelayanan
• Kompeten

Tah ap 3 : Sosialisai dengan rekan kerja mengenai

penggunaan aplikasi
• Kolaboratif
• Kompeten
 Capaian Aktualisasi

Ta h a p 4 : Diskusi dengan mentor dan rekan kerja

mengenai kendala yang dihadapi maupun
kekurangan dari penerapan aplikasi
• Berorientasi Pelayanan

Ta h ap 5 : Membuat Laporan evaluasi pelaksanaan

Aktualisasi
• Akuntabel

• Berorientasi Pelayanan

Analisis Dampak: Jika Nilai BerAKHLAK tidak

diimplementasi dalam kegiatan ini maka kendala
penggunaan aplikasi tidak akan kita ketahui dan aplikasi
tersebut pun tidak akan digunakan
 Hasil/Output Aktualisasi

Kegiatan Aktualisasi dan Habituasi telah

terlaksana dengan output/hasil kegiatan yaitu
tersedianya google form dan google sites
sebagai sarana pengarsipan dokumen laporan
akhir kegiatan di Bidang Pengembangan
Kompetensi Teknis Umun dan Fungsional Badan
Pengembangan Sumber Daya Manusia Provinsi
Sumatera Utara
Terimakasih
-R e t t a G . H a r i a n j a , S . Tr. I P
 Kesimpulan

• Pelaksanaan aktualisasi/ habituasi di Bidang PKTUF BPSDM Provsu, yaitu

1. Penyusunan SOP pengarsipan, nilai-nilai yang diaktualisasikan yaitu: berorientasi pelayanan, akuntabel,
kompeten , harmonis, loyal, adaftif dan kolaboratif. .
2. Pengelompokan dokumen (kategorisasi), nilai-nilai yang di aktualisasikan yaitu akuntabel dan kompeten
3. Menyiapkan google form dan konsep google sites, nilai-nilai yang di aktualisasikan yaitu berorientasi pelayanan,
kompeten dan akuntabel
4. Menginput dan menyimpan berkas melalui google form ke google sites, nilai-nilai yang di aktualisasikan yaitu
berorientasi pelayanan, kompeten, akuntabel dan adaftif
5. Melakukan sosialisasi dan evaluasi terhadap kegiatan pencatatan dan penyimpanan , nilai-nilai yang di
akutualisasikan yaitu akuntabel, adaftif, berorientasi pelayanan, dan kolaboratif.

• Penyimpanan dokumen laporan akhir kegiatan yang disusun untuk pelaksanaan kegiatan pada tahun 2022 dan
tahun berikutnya sudah dilakukan secara digital yaitu dengan memanfaatkan Google Form dan Google sites .
• Aplikasi google form dan Google sites dalam proses pengarsipan dapat memudahkan Bidang PKTUF dalam
mengarsipakan dokumen laporan akhir , dan sewaktu-waktu bisa diakses kembali ketika dibutuhkan.
Terimakasih
-R e t t a G . H a r i a n j a , S . Tr. I P