RANCANGAN AKTUALISASI

OPTIMALISASI PENYIMPANAN BERKAS

RENCANA KERJA PERANGKAT DAERAH
BERBASIS MEDIA PENYIMPANAN ONLINE
(GOOGLE DRIVE) PADA SUB BIDANG
PEMERINTAHAN DAN PEMBANGUNAN
MANUSIA
Oleh :
NADIA AGUSTINA, S.T.
NIP. 199708172022042002
DAFTAR ISI

1 BAB I PENDAHULUAN

2 BAB II RANCANGAN AKTUALISASI

 BAB I
PENDAHULUAN

Pelatihan Dasar (Latsar) yang diikuti
mampu mengasah kemampuan ASN
dalam menemukan fenomena terkait
isu-isu dalam rangka penyelenggaraan
pemerintahan khususnya pada bagian
perencanaan.
LATAR
BELAKANG
Instansi pemerintahan mengalami
kesulitan dalam mengelola arsip,
khususnya arsip yang bersifat fisik.
Beragam alasan terjadi menjadi
persoalan yang sebenarnya sudah
tak harus lagi dirasakan.
Arsip yang sudah berbentuk digital
lebih efisien, tak perlu mengeluarkan
biaya pemeliharaan yang tak
berjangka. Arsip yang bersifat digital
juga memudahkan pelayanan baik
kepada pemilik, pengelola, maupun
konsumen secara menyeluruh.
 1 ISU KONTEMPORER
Kurang efektifnya
pencarian arsip
dokumen Rencana
Kerja perangkat
daerah

2 3
Belum Belum optimalnya
terorganisirnya pelaksanaan gagasan
inventarisasi dokumen pengurangan
Rencana Kerja penggunaan kertas
perangkat daerah
 METODE APKL
Salah satu metode yang digunakan untuk menguji kelayakan suatu isu untuk
dicarikan solusinya dalam kegiatan aktualisasi. Metode APKL ini
menggunakan teknik scoring dalam penetapan prioritas isu

ANALISIS
NO ISU/MASALAH KETERANGAN
A P K L

Kurang efektifnya pencarian arsip dokumen Rencana

1 √ √ √ √ Memenuhi Syarat
Kerja perangkat daerah
Belum terorganisirnya inventarisasi dokumen
2 √ √ √ √ Memenuhi Syarat
Rencana Kerja perangkat daerah
Belum optimalnya pelaksanaan gagasan pengurangan
3 √ √ √ √ Memenuhi Syarat
penggunaan kertas

KETIGANYA MEMENUHI SYARAT

METODE USG
Salah satu cara menetapkan urutan prioritas masalah dengan metode teknik scoring. Proses
untuk metode USG dilaksanakan dengan memperhatikan urgensi dari masalah, keseriusan
masalah yang dihadapi, serta kemungkinan bekembangnya masalah tersebut semakin besar

PENILAIAN
NO ISU/MASALAH TOTAL RANK
U S G

Kurang efektifnya pencarian arsip dokumen

1 5 4 4 13 I
Rencana Kerja perangkat daerah
Belum terorganisirnya inventarisasi
2 3 4 4 11 III
dokumen Rencana Kerja perangkat daerah
Belum optimalnya pelaksanaan gagasan
3 4 4 4 12 II
pengurangan penggunaan kertas
ISU TERPILIH
Kurang efektifnya pencarian
arsip dokumen Rencana Kerja
perangkat daerah
ARGUMENTASI
TERHADAP ISU
TERPILIH
Pemilihan isu didasarkan pada
pentingnya mengikuti perkembangan
zaman terkait dengan kemajuan
teknologi informasi

Perlu adanya suatu inovasi di bidang

teknologi yang mampu mengelola arsip
dengan baik, dalam hal ini untuk
mengikuti perkembangan zaman di era
digital saat ini

SMART ASN
DAMPAK JIKA ISU
TIDAK
TERPECAHKAN
Dokumen renja dapat hilang dan
tercecer

Kesulitan pencarian data saat

dibutuhkan

Tidak efisien waktu

 Definisi Operasional Judul

Menurut Permen PANRB Nomor 39 Tahun 2012 tentang pedoman

pengembangan budaya kerja, diharapkan dapat mewujudkan
pemerintahan berkelas dunia, menciptakan profesionalisme dengan
integritas sangat tinggi, mampu menghadapi tantangan abad tahun
2022, menciptakan pemerintahan yang demokratis, dan pelayanan maksimal
kepada masyarakat. Hal ini dapat diwujudkan terang Achmad yakni dengan
menciptakan apa yang disebut Smart ASN yang ditandai dengan; (1)
profesionalisme, (2) integritas, (3) nasionalisme (4) berwawasan global,
(5) menguasai IT dan bahasa asing, (6) berjiwa hospitality, (7) berjiwa
enterpreneuship maka dari itu penting untuk memastikan agar hal yang
direncanakan individu pegawai itu memiliki kontribusi dengan apa yang
ditargetkan di unit kerja dan di organisasi
BAB II RANCANGAN
AKTUALISASI
 STEP 3
Menyusun rencana
Menyusun rencana
kegiatan aktualisasi kegiatan aktualisasi Tersedianya notulen
dengan berkoordinasi dan dokumentasi
dengan mentor kegiatan berupa video
STEP 2 dan foto

Membuat jadwal
kegiatan Tersedianya matriks jadwal
STEP 1 pelaksanaan kegiatan

Meminta izin kepada

mentor untuk
melaksanakan kegiatan Tersedianya Surat pengantar
aktualisasi dan permohonan kegiatan
aktualisasi
 STEP 3
Membuat langkah- Terlaksananya
Melakukan
langkah pengarsipan perbaikan
perbaikan draf langkah-
langkah pengarsipan
digital digital
STEP 2

Melakukan
konsultasi kepada Tersedianya arahan tertulis dari pimpinan
STEP 1 atasan mengenai pengarsipan dokumen rencana
kerja perangkat daerah secara digital
melalui google drive
Menyusun draf
langkah-langkah
pengarsipan digital Tersedianya draf langkah-langkah
pengarsipan dokumen rencana kerja
perangkat daerah secara digital
melalui google drive
 STEP 4
Melakukan persiapan
Melakukan scan
pengarsipan dokumen
dokumen rencana
rencana kerja perangkat STEP 3 kerja perangkat
Terkumpulnya
dokumen
daerah secara digital daerah rencana kerja
melalui Google Drive Mengumpulkan perangkat daerah
dokumen rencana
kerja perangkat
STEP 2 daerah berbentuk Terkumpulnya dokumen
hardcopy maupun rencana kerja perangkat
Membuat akun softcopy daerah
Google Drive
STEP 1 Tersedianya akun
google drive

Mencari referensi
mengenai
pengarsipan Terdapat referensi mengenai
menggunakan pengarsipan menggunakan google
Google Drive drive
 STEP 4
Melakukan pengarsipan
Finalisasi
dokumen rencana kerja Tersedianya
Pengarsipan
perangkat daerah secara STEP 3 melalui Google pengarsipan
melalui google
digital melalui Google Drive Drive
drive
Melakukan
pengecekan ulang
dokumen yang
STEP 2 telah di upload Memastikan dokumen
telah tersimpan dan tertata
Melakukan rapi di Google Drive
pengklasifikasian
STEP 1 dokumen yang Dokumen yang telah di
telah di upload arsipkan melalui Google Drive
menjadi tertata rapi
Mengupload
dokumen berbentuk
softcopy atau yang Tersimpannya dokumen rencana
telah di scan melalui kerja perangkat daerah ke dalam
Google Drive google drive
 STEP 3
Melakukan Sosialisasi Adanya sosialisasi
Melakukan sistem pengarsipan
Sistem Pengarsipan sosialisasi sistem berbasis digital di
pengarsipan Bappelitbangda
bersama mentor Kabupaten Mesuji
STEP 2

Menyiapkan alat
dan bahan Tersedianya alat dan bahan untuk
STEP 1 sosialisasi melakukan sosialisasi sistem pengarsipan

Melakukan
konsultasi kepada
atasan Tersedianya arahan tertulis dari
pimpinan mengenai sosialisasi
sistem pengarsipan yang akan
dilakukan
 STEP 4
Melakukan Evaluasi
Melaporkan
kepada pimpinan
STEP 3 Terkumpulnya
dokumen
rencana kerja
Mencatat hasil perangkat daerah
evaluasi

STEP 2 Terkumpulnya dokumen

rencana kerja perangkat
daerah
Membuat
penyimpanan data
Tersedianya akun
STEP 1 arsip perencanaan
google drive
yang telah
dikumpulkan secara
Membuat timeline digital
pengadministrasian
Terdapat referensi mengenai
pengarsipan menggunakan google
drive
Thank You!