Contoh Koreksian SOP (BIRO ORG)

SK NYA MANA?????
Nomor SOP 01/SOP/ Sub Bagian Pembentukan Produk Hukum-

Setwan/
Tanggal Pembuatan 2019
Tanggal Revisi -
Tanggal Efektive 2019
Disahkan Oleh SEKRETARIS DPRD DIY
SEKRETARIAT DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH

DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA HARYANTA, SH
Jl. Malioboro Nomor 54, Telepon (024) 512688,560293,565622, Fax (0274) 580692 NIP. 19631009 199303 1 007
YOGYAKARTA 55213 Email : setwan@dprd-diy.go.id Nama SOP Penyusunan Rencana Program/Kegiatan Subbag
Pembentukan Produk Hukum
Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana

1. Perdais Nomor 1 Tahun 2018 tentang Kelembagaan Pemerintah Daerah DIY. 1. Memiliki kemampuan Pengumpulan data, Bahan, Referensi dan Aturan
2. Pergub 117 Tahun 2014 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur 2. Mengetahui tugas dan fungsi penyusunan program
Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah. 3. Mengetahui tugas dan fungsi Jabatan
3. Pergub No, 54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, Dan Tata 4. Mengetahui penggunaan perangkat komputer
Kerja Sekretariat Daerah.
4. Peraturan Gubernur Daerah Istimewa Nomor Tahun tentang Rincian Tugas dan Fungsi
Sekretariat Dewan perwakilan Rakyat Daerah
Keterkaitan Peralatan / Perlengkapan
1. SOP Pengumpulan Data 1. Lembaran kerja / Rencana Kerja dan Anggaran
2. SOP Rapat Internal 2. Ruangan rapat internal
3. Komputer, Printer, LCD, HVS,
4. ATK, Kalkulator
Peringatan Pencatatan dan Pendataan
Apabila draft Penyusunan program kegiatan Subag Pembentukan Produk Hukum yang diajukan tidak Disimpan sebagai dokumen Program kerja dan Kegiatan
disetujui maka penyelesaian pekerjaan selanjutnya akan terlambat dan berakibat pada kinerja yang
rendah
1
SOP : Menyusun rencana program/kegiatan Subbagian Pembentukan Produk Hukum
PELAKSANA MUTU BAKU Keterangan

KEGIATAN Ka.Sub Penysn Ka Bag Pengadmini Kelengkapan dan Waktu
bag PPH program PPH strasi Umum Peralatan Output
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1. Membuat rencana kerja terkait penyusunan Agenda dan Kertas kerja 3 hari Rencana kerja -
program kegiatan Sub Bag Pembentukan
Produk Hukum
2. Menyiapkan dan mengumpulkan bahan , Disposisi 1 hari Bahan , referensi , -
referensi , aturan terkait penyusunan ATK aturan
program /kegiatan pembentukan produk
hukum.
3. Mengumpulkan data lapangan , saran dan Surat tugas, SPPD, 5 hari Data lapangan, -
masukan dalam rangka peningkatan Kendaraan Laporan
pelayanan di Sub. Bag. Pembentukan Produk
Hukum
4. Melakukan rekapitulasi , analisis, Disposisi, Data, Bahan, 3 hari rekapitulasi , -
pencermatan atas data dan bahan dan Komputer, HVS analisis,
menyerahkan ke Kasubag Pembentukan pencermatan
Produk Hukum
5. Melaksanakan rapat dan membuat draft Ruang rapat, LCD, Makan 3 jam Notulen rapat -
rencana program / kegiatan menjadi sebuah minum, computer, ATK
dokumen dan menyerahkannya kepada
pimpinan untuk dicermati dan koreksi
6. Memeriksa dan mengoreksi draft . Draft rencana program / 1 hari Dokumen rencana -
kegiatan program / kegiatan
7. Menugaskan penyusun program untuk Dokumen rencana program 10 menit Dokumen rencana -
finalisasi / kegiatan program / kegiatan
8. Finalisasi Dokumen rencana program 1 hari Dokumen rencana -

/ kegiatan, lemari arsip program / kegiatan
9. Mendokumentasikan sebagai dokumen dan Dokumen rencana program 10 menit Dokumen / arsip -
arsip Subag Pembentukan Produk Hukum . / kegiatan
2
Nomor SOP 02/ SOP/ Sub Bagian Pembentukan Produk
Hukum-Setwan/2019
Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY

DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA
Jl. Malioboro Nomor 54, Telepon (024) 512688,560293,565622, Fax (0274) 580692 HARYANTA, SH
YOGYAKARTA 55213 Email : setwan@dprd-diy.go.id NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Fasilitasi Pembahasan Raperda yang diusulkan
Eksekutif
2. Pergub 117 Tahun 2014 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur 2. Mengetahui Legal Drafting.
3. Pergub No. 54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, Dan Tata 4. Mengetahui penggunaan perangkat komputer
1. SOP Pengumpulan Data
3. ATK, Kalkulator
Apabila Hasil-hasil pembahasan Pansus tidak ditindaklanjuti dengan penyempurnaan-penyempurnaan Disimpan sebagai dokumen Program kerja dan Kegiatan
Raperda maka Draf Raperda tidak akan berhasil diselesaikan pembahasannya
3
SOP : Fasilitasi Pembahasan Raperda yang diusulkan Eksekutif
Peng Penyiap Penatalaks Kasubag Kabag Kelengkapan dan Waktu
administr bahan ana PPH PPH Peralatan
asi Produk Fasilitasi
KEGIATAN umum Hukum Rancangan
Output
Produk
Hukum
DPRD dan
Sekretariat
1 2 3 4 5 6 6 7 8 9
1. Menyusun rencana kerja Agenda dan Kertas kerja 1 hari Instruksi -
ATK
2. Mempelajari materi Raperda yang akan Komputer, Akses 3 hari Bahan, referensi, -
dibahas. Menyiapkan daftar bahan, data, Internet, Buku-buku peraturan
dan peraturan-perundang-undangan Peraturan, Kajian-kajian
yang terkait dengan Raperda yang ATK
dibahas
3. Menyiapkan daftar bahan, data, dan Komputer, Printer 3 Jam Daftar bahan -
peraturan-perundang-undangan yang ATK yang diperlukan
terkait dengan Raperda yang dibahas
4. Mengeprint bahan, data, dan peraturan- Daftar peraturan- 1 jam Bahan, referensi, -
perundang-undangan yang terkait perundang-undangan aturan
dengan Raperda yang dibahas dan/atau terkait, dan softcopy
mengcopy dalam bentuk soft copy. peraturan
5. Memberikan bahan, data, dan Daftar peraturan- 15 Bahan, referensi, -

peraturan-perundang-undangan yang perundang-undangan menit aturan
terkait dengan Raperda yang dibahas terkait, dan softcopy
dan/atau soft copy ke Pendamping peraturan
Pansus/alat kelengkapan DPRD.
6. Mengikuti Pembahasan Raperda dalam Komputer, LCD, Printer 14 hari Draf Raperda -
Panitia Khusus atau Alat Kelengkapan ATK hasil pembahasan
DPRD. Pansus
4
7. Melakukan koordinasi dengan Biro Komputer, Printer 1 Hari Draf Raperda -
Hukum dan/atau SKPD, sehubungan ATK, softcopy file hasil pembahasan
dengan penyempurnaan Raperda tindak- pembahasan di Pansus Pansus
lanjut masukan dalam Pembahasan
Pansus.
8. Mengeprint Draf Final Raperda hasil Draf Final Raperda 1 jam Draf Final
Pembahasan Pansus untuk dibawa Raperda
dalam Rapat Paripurna Persetujuan
Bersama DPRD dengan Gubernur
9. Memintakan Paraf Pimpinan Pansus Draf Final Raperda, ATK 30 Draf Final
terhadap Draf Final Raperda Hasil menit Raperda
Pembahasan Pansus
10. Mengirimkan kepada Gubernur, Draf Komputer, Printer 1 jam Surat dilampiri
Final Raperda yang telah disetujui ATK Draf Final
bersama dalam Rapat Paripurna. Raperda dan
Persetujuan
bersama.
5
Hukum-Setwan/2019
Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY

Nama SOP Fasilitasi pembuatan Raperda Inisiatif DPRD
1. Memiliki kemampuan Pengumpulan data, Bahan, Referensi dan Aturan

1. Perdais Nomor 1 Tahun 2018 tentang Kelembagaan Pemerintah Daerah DIY. 2. Mengetahui Legal Drafting
2. Pergub 117 Tahun 2014 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur 3. Mengetahui tugas dan fungsi Jabatan
Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah. 4. Mengetahui Proses Pengadaan barang dan jasa
1. SOP Pengumpulan Data 1. Ruangan rapat internal
2. SOP Rapat Internal 2. Komputer, Printer, LCD, HVS,
3. ATK
Apabila Draf Naskah Akademik dan Draf Raperda Inisiatif DPRD tidak berhasil diselesaikan maka kinerja Disimpan sebagai dokumen Program kerja dan Kegiatan
DPRD dibidang legislasi menjadi kurang maksimal
6
SOP: Fasilitasi pembuatan Raperda Inisiatif DPRD
Peng Penyiap Penatalaksa Kasubag Kabag Kelengkapan dan Waktu
administra bahan na Fasilitasi PPH PPH Peralatan
KEGIATAN si umum Produk Rancangan
Hukum Produk Output
Hukum
DPRD dan
Sekretariat
1 2 3 4 5 6 6 7 8 9
1. Menyusun rencana kerja. Agenda dan Kertas kerja 1 hari Rencana kerja
2. Mengkonsepkan surat Pimpinan Komputer, Printer 1 jam Surat Pimpinan

DPRD ke Anggota DPRD, dan Alat ATK, Draf surat Pimpinan DPRD
Kelengkapan DPRD meminta DPRD.
usulan penyusunan rancangan
Perda dan/atau Perdais usul
prakarsa DPRD.
3. Menerima usul prakarsa rancangan Disposisi, Surat usulan 15 menit Daftar usulan
Perda dan/atau Perdais usul rancangan Perda dan/atau penyusunan
prakarsa DPRD dari Anggota Perdais Perda inisiaif
DPRD, dan Alat Kelengkapan DPRD
DPRD.
4. Mengagendakan rapat Badan Komputer, LCD, Printer 15 menit Rapat Badan

Pembentukan Perda dan/atau ATK, Pembentukan
Perdais dalam rangka mengkaji Perda dan/atau
usulan rancangan Perda dan/atau Perdais
Perdais usul prakarsa DPRD dari
Anggota DPRD, dan Alat
Kelengkapan DPRD.
5. Mengkonsepkan Keputusan Komputer, Printer 1 jam Surat Pimpinan

Pimpinan DPRD terkait rancangan ATK, Draf Keputusan DPRD
Perda dan/atau Perdais usul Pimpinan DPRD.
prakarsa DPRD dari Anggota
DPRD, dan Alat Kelengkapan
DPRD yang harus difasilitasi
penyusunannya.
7
6. Mengumpulkan Bahan-bahan/materi Komputer, Internet, Printer 3 hari Bahan, data,
terkait Usulan rancangan Perda ATK, Buku-buku, hasil peraturan
dan/atau Perdais usul prakarsa Kajian, Peraturan.
DPRD dari Anggota DPRD.
7. Menyusun draf Naskah Akademik Draf Naskah Akademik 45 hari Naskah

raperda dan/atau raperdais usul raperda Akademik
prakarsa DPRD dari Anggota DPRD,
dan Alat Kelengkapan DPRD.
8. Menyusun Draf Awal raperda Draf Awal Raperda 45 hari Draf awal
dan/atau raperdais usul prakarsa Raperda
DPRD dari Anggota DPRD, dan Alat
Kelengkapan DPRD.
9. Melakukan proses-proses Komputer, LCD, Internet, 30 hari Naskah

penyempurnaan draf awal raperda Printer, ruang rapat, Akademik dan
dan/atau raperdais usul prakarsa Makan Minum Raperda
DPRD dari Anggota DPRD, dan Alat ATK,
Kelengkapan DPRD.
10. Menyampaikan Naskah Akademik Naskah akademik dan draf 15 menit Naskah
dan draf raperda dan/atau raperdais raperda Akademik dan
kepada Anggota DPRD atau Alat Raperda
Kelengkapan DPRD.
8
Nomor SOP 04/ SOP/ Sub Bagian Pembentukan Produk Hukum-
Setwan/2019

Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY
Jl. Malioboro Nomor 54, Telepon (024) 512688,560293,565622, Fax (0274) 580692
YOGYAKARTA 55213 Email : setwan@dprd-diy.go.id HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Fasilitasi Pembuatan Peraturan DPRD

1. Perdais Nomor 1 Tahun 2018 tentang Kelembagaan Pemerintah Daerah DIY. 2. Memahami legal drafting.
Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah. 4. Memahami Proses Pengadaan barang dan jasa
3. Pergub No, 54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, Dan 5. Mengetahui penggunaan perangkat komputer
Tata Kerja Sekretariat Daerah.
3. ATK
Apabila draft Peraturan DPRD tidak berhasil disusun, maka pelaksanaan tugas, fungsi, dan wewenang Disimpan sebagai dokumen Program kerja dan Kegiatan
DPRD akan terhambat.
9
SOP: Fasilitasi Pembuatan Peraturan DPRD
Peng Penyiap Penatalaksa Kasubag Kabag Kelengkapan dan Waktu
administra bahan na Fasilitasi PPH PPH Peralatan
Hukum Produk Output
Hukum
DPRD dan
Sekretariat
1 2 3 4 5 6 6 7 8 9
1. Menyusun rencana kerja. Agenda dan Kertas kerja 1 hari Rencana kerja
2. Menerima disposisi permintaan Disposisi 15 Daftar usulan

penyusunan rancangan Peraturan menit Penyusunan
DPRD Peraturan DPRD
3. Berkoordinasi dengan Badan Komputer, LCD ruang 1 hari Catatan/Daftar

Pembentukan Perda dan/atau rapat, Makan Minum, Inventaris
Perdais mengenai materi Printer, ATK Masalah
rancangan Peraturan DPRD yang
diusulkan.
4. Mengumpulkan Komputer, akses internet, 3 hari Bahan, referensi,

Bahan-bahan/materi terkait usulan Printer, ATK, buku-buku, peraturan
rancangan Peraturan DPRD. hasil kajian, peraturan
5. Menyusun Draf rancangan Draf rancangan Peraturan 45 hari Draf awal

Peraturan DPRD beserta dengan DPRD dan Naskah rancangan
Naskah penjelasan/keterangan/na Peraturan DPRD
penjelasan/keterangan/naskah skah akademik.
akademik.
6. Melakukan proses-proses Komputer, LCD ruang 30 hari Draf rancangan
penyempurnaan draf rancangan rapat, Makan Minum, Peraturan DPRD
Peraturan DPRD Printer, ATK
7. Menyampaikan Draf Rancangan Draf rancangan Peraturan 15 Draf rancangan
Peraturan DPRD beserta dengan DPRD dan Naskah menit Peraturan DPRD
Naskah penjelasan/keterangan/na
penjelasan/keterangan/naskah skah akademik.
akademik kepada Badan
Pembentukan Perda dan/atau
Perdais
10
Setwan/2019

Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Penyusunan Produk Hukum DPRD (Kepwan,
Persetujuan Bersama, Nota Kesepakatan Bersama,
dan Keppim)
Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah. 3. Mengetahui Legal Drafting
3. Pergub No, 54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, Dan 4. Mengetahui penggunaan perangkat komputer

3. ATK
Apabila draft Produk hukum DPRD tidak berhasil disusun, maka pelaksanaan tugas, fungsi, dan Disimpan sebagai dokumen Program kerja dan Kegiatan
wewenang DPRD akan terhambat.
11
SOP: Penyusunan Produk Hukum DPRD (Kepwan, Persetujuan Bersama, Nota Kesepakatan Bersama, dan Keppim)
PELAKSANA MUTU BAKU Keterang
an
Peng Penyiap Penatalaksa Kasubag Kabag Sekretaris Kelengkapan dan Waktu
administra bahan na Fasilitasi PPH PPH DPRD Peralatan
Hukum Produk Output
Hukum
DPRD dan
Sekretariat
1 2 3 4 5 6 6 7 8 9
1. Menyusun rencana kerja. Agenda dan Kertas 3 hari Rencana kerja
kerja
2. Menerima disposisi permintaan Disposisi 15 menit Daftar Produk
penyusunan rancangan Produk Hukum DPRD
Hukum DPRD (Kepwan, yang harus
Persetujuan Bersama, Nota disusun
Kesepakatan Bersama, dan
Keppim)
3. Mengumpulkan Komputer, Akses 1 hari bahan , referensi
Bahan-bahan/materi terkait internet, Buku-buku, , aturan
Produk Hukum DPRD (Kepwan, Peraturan, Printer
Persetujuan Bersama, Nota
Keppim).
4. Melakukan rapat koordinasi Komputer, Akses 1 hari Bahan substansi
dengan Bagian lain pada internet, LCD, ruang rancangan
Sekretariat DPRD, dan/atau rapat, Makan Minum Produk Hukum
SKPD terkait. DPRD
5. Menyusun rancangan Produk Rancangan Produk 1 hari rancangan
Hukum DPRD (Kepwan, Hukum DPRD Produk Hukum
Persetujuan Bersama, Nota DPRD
Keppim)
6. Memeriksa dan Mengoreksi Rancangan Produk 3 jam rancangan
serta membubuhkan paraf pada Hukum DPRD Produk Hukum
draf Produk Hukum DPRD DPRD
(Kepwan, Persetujuan Bersama,
Nota Kesepakatan Bersama,
dan Keppim)
12
7. Meminta tanda-tangan Pimpinan Rancangan Produk 15 menit rancangan
DPRD Hukum DPRD Produk Hukum
DPRD
13
Setwan/2019

Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIAT DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH SEKRETARIS DPRD DIY
YOGYAKARTA 55213 Email : setwan@dprd-diy.go.id
HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Penyusunan Keputusan Sekretaris DPRD
2. Pergub 117 Tahun 2014 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur 2. Memahami legal drafting

3. ATK
Apabila draft Keputusan Sekretaris DPRD tidak terususun, maka implementasi kegiatan di Sekretariat Disimpan sebagai dokumen Program kerja dan Kegiatan
DPRD akan terhambat.
14
SOP: Penyusunan Keputusan Sekretaris DPRD
PELAKSANA MUTU BAKU Keteranga

n
Peng Penyiap Penatalaksa Kasubag Kabag Sekretaris Kelengkapan dan Waktu
administra bahan na Fasilitasi PPH PPH DPRD Peralatan
Hukum Produk Output
Hukum
DPRD dan
Sekretariat
1 2 3 4 5 6 6 7 8 9
1.Menyusun rencana kerja. Agenda dan Kertas 3 hari Rencana kerja
kerja
2. Menerima Konsep Konsep rancangan 15 menit Daftar
rancangan Keputusan Keputusan
Sekretaris DPRD dari Sekretaris DPRD
Bagian maupun Subbagian yang perlu
lain. disusun
3. Mengumpulkan Bahan- Komputer, Akses 2 jam Bahan, referensi,

bahan/materi terkait Internet, ATK peraturan
rancangan Keputusan
Sekretaris DPRD.
4. Melakukan koordinasi Komputer, ATK, Printer, 30 menit Masukan
dengan Bagian lain pada Telepon pengaturan
Sekretariat DPRD, dan/atau Keputusan
SKPD terkait. Sekretaris DPRD
5. Melakukan harmonisasi Komputer, ATK, Printer, 1 jam Rancangan
Konsep rancangan Keputusan
Keputusan Sekretaris DPRD
6. Memeriksa dan Mengoreksi Draf Rancangan 15 menit Rancangan
rancangan Keputusan Keputusan Sekretaris Keputusan
Sekretaris DPRD DPRD
7. Meminta tanda-tangan Draf Rancangan 15 menit Keputusan
Sekretaris DPRD Keputusan Sekretaris Sekretaris DPRD
DPRD
15
Hukum-Setwan/2019

Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Fasilitasi Pergantian Antar Waktu (PAW).
1. Perdais Nomor 1 Tahun 2018 tentang Kelembagaan Pemerintah Daerah DIY. 1. Memiliki pemahaman terhadap peraturan perundang-undangan yang
2. Pergub 117 Tahun 2014 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur mengatur proses PAW.

2. SOP Rapat Internal 2. Peraturan terkait PAW.
3. Komputer, Printer, LCD, HVS.
4. ATK.
Apabila Pergantian antarwaktu tidak terfasilitasi dengan baik, maka prose PAW akan gagal dan Disimpan sebagai dokumen Program kerja dan Kegiatan
pelaksanaan tugas fraksi akan tidak optimal
16
SOP: Fasilitasi Pergantian Antar Waktu (PAW).

administras bahan ana Legislasi Legislasi Peralatan
i umum Produk Fasilitasi
KEGIATAN Hukum Rancangan
Output
Produk
Hukum
DPRD dan
Sekretariat
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
1. Menyusun rencana kerja Agenda dan Kertas 3 hari Rencana kerja
kerja
ATK
2. Menerima disposisi Surat Pengajuan Disposisi, 15 menit Dokumen
Usul Pemberhentian Antarwaktu dan ATK
Penggantian Antarwaktu Anggota
DPRD dari Pimpinan Partai Politik
3. Mengadakan rapat koordinasi dengan Komputer, Bahan 1 hari Rekomendasi

Instansi terkait terhadap usulan rapat, LCD, Makan tindak lanjut
Pemberhentian Antarwaktu dan Minum, usulan PAW
Penggantian Antarwaktu Anggota ATK
DPRD dari Pimpinan Partai Politik
4. Mengkonsepkan surat Pimpinan Komputer, Printer, 1 Jam Surat Pimpinan

DPRD ke Ketua KPUD permintaan ATK DPRD
nama calon pengganti antarwaktu
5. Mengirimkan surat Pimpinan DPRD Surat Pimpinan 30 menit Terkirimnya Surat

DIY ke Ketua KPUD permintaan nama DPRD Pimpinan DPRD
calon pengganti antarwaktu
6. Menerima disposisi surat Ketua KPUD Disposisi, 15 menit Dokumen

mengenai nama calon pengganti ATK
antarwaktu beserta kelengkapannya
17
7. Mengadakan rapat koordinasi dengan Komputer, Bahan 1 hari Rekomendasi
Instansi terkait tindak lanjut surat rapat, LCD, Makan tindak lanjut
Ketua KPUD DIY mengenai nama Minum, Proses PAW
calon pengganti antarwaktu beserta ATK
kelengkapannya
8. Mengkonsepkan surat Pimpinan Komputer, Printer, 1 Jam Surat Pimpinan

DPRD DIY usulan PAW kepada ATK DPRD
Menteri Dalam Negeri melalui
Gubernur
9. Mengirimkan surat Pimpinan DPRD Surat Pimpinan 30 menit Terkirimnya surat
DIY usulan PAW kepada Menteri DPRD Pimpinan DPRD
Dalam Negeri melalui Gubernur
10. Melakukan pengawalan proses PAW Telepon, Komputer, 14 hari Keputusan
sampai turunnya Keputusan Menteri Internet Menteri Dalam
Dalam Negeri, bersama dengan Biro Negeri
Tata Pemerintahan
11. Menerima Keputusan Menteri Dalam Keputusan Menteri 15 menti Keputusan
Negeri Peresmian Pemberhentian Dalam Negeri Menteri Dalam
antarwaktu dan Peresmian Negeri
Penggantian antarwaktu
18
Hukum-Setwan/2019

Tanggal Revisi -
SEKRETARIAT DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH Disahkan Oleh
DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA SEKRETARIS DPRD DIY
HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP evaluasi pelaksanaan program/kegiatan Subbagian
Pembentukan Produk Hukum
1. Perdais Nomor 1 Tahun 2018 tentang Kelembagaan Pemerintah Daerah DIY. 1. Mengetahui tugas dan fungsi Penyusun program
Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah. 3. Mengetahui amanat Renstra, RPJM, RJPd
3. Pergub No, 54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, Dan Tata 4. Mengetahui tata cara Pelaksanaan Evaluasi kegiatan

1. SOP Pengumpulan Data 1. Lembaran kerja
2. SOP Rapat Internal 2. Komputer, ATK
3. SHBJ, ASB, DPA, Renstra, RPJ pendek. Dokumen kontrak, Gambar,
RAB
Apabila Pelaksanaan Evaluasi pelaksanaan program/kegiatan tidak berjalan dengan baik maka Disimpan sebagai dokumen Program kerja dan Kegiatan
pemecahan masalah tidak dapat dilakukan dengan benar sehingga pelaksanaan program / kegiatan tahun
berikut tetap mendapat maslah yang akhirnya berimplikasi terhadap keuangan, target dan kinerja
Sekretariat kemudian mengarah pada perolehan TPP
19
SOP: evaluasi pelaksanaan program/kegiatan Subbagian Pembentukan Produk Hukum
KEGIATAN Penyusun Kasubag Ka. Bag Kelengkapan dan Peralatan Waktu
program PPH Output
PPH
1 2 3 4 5 6 7 8
1. Mengumpulkan Data, informasi meliputi aliran kas,  Agenda kerja/ Tupoksi 1 jam Data -
penyerapan dana, kemajuan kegiatan terutama fisik, target  DPA terkumpul
penyelesaian  Laporan Kegiatan
2. Mencermati dan mempelajari pelaksanaan kegiatan terutama  Agenda kerja/ Tupoksi 15 menit Hasil -
yang berada di lapangan /fisik berdasarkan laporan atau hasil  DPA pencermatan
monitoring  Laporan monitoring laporan
3. Mencocokan data antara penyerapan dana dengan kemajuan  Data terkumpul 1 jam Matrik -
kegiatan melalui matrik meliputi;  Hasil pencermatan
 Bukti atau fisik laporan
 Aliran kas sesuai DPA  DPA, Bukti bukti
 Sisa kas / anggaran sisa
 Ketepatan waktu
 Peruntukan dana sesuai rincian DPA
4. Memberikan penilaian dari hasil pencocokan dalam bentuk Matrik 1 jam Matrik dengan -
data kualitatif dan kwantitatif berikut ulasannya termasuk Daftar penilaian penilaiannya
hambatan, alasan dan kemudian disampaikan kepada Komputer, ATK
pimpinan
5. Melakukan penilaian dari hasil pencocokan. Jika hasil Matrik dengan penilaiannya 15 menit Disposisi -
pencocokan secara perhitungan benar akan diberi paraft dan Matrik dengan
diteruskan kepada Kepala selaku PA /PPK. Jika tidak maka penilaiannya
hasil pencocokan dikembalikan untuk dikoordinasikan kepada
PPTK.
6. Melakukan penilaian ulang dari hasil pencocokan. Jika sudah Disposisi 10 menit Disposisi -
benar dapat disimpan dan jika belum maka akan dikembalikan Matrik dengan penilaiannya Matrik dengan
untuk diperbaiki bila kesalahan karena salah perhitungan. penilaiannya
Apabila ketidak cocokan terjadi karena kesalahan PPTK maka
akan dipanggil untuk dilengkapi agar cocok kembali.
.
7. Menyimpan matrik dan dokumen pencocokan Disposisi 3 menit Dokumen -
Matrik dengan penilaiannya evaluasi
20
Hukum-Setwan/2019

Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY

Jl. Malioboro Nomor 54, Telepon (024) 512688,560293,565622, Fax (0274) 580692 NIP. 19631009 199303 1 007
YOGYAKARTA 55213 Email : setwan@dprd-diy.go.id Nama SOP Penyusunan laporan pelaksanaan program/
kegiatan Subbagian Pembentukan Produk Hukum
3. Pergub No. 54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, Dan Tata 4. Mengetahui tata cara Pelaksanaan Evaluasi kegiatan

1. SOP Pengumpulan Data 1. Lembaran kerja
2. SOP Rapat Internal 2. Komputer, ATK
RAB
Apabila penyusunan laporan pelaksanaan program/kegiatan tidak lengkap dan tidak benar maka Aktivitas penyusunan laporan pelaksanaan program/kegiatan dicatat dan
pemecahan masalah tidak dapat dilakukan dengan benar sehingga pelaksanaan program / kegiatan tahun didata sebagai dokumen atau bahan laporan Penyusun program
berikut tetap mendapat maslah yang akhirnya berimplikasi terhadap keuangan, target dan kinerja
21
SOP : Penyusunan laporan pelaksanaan program/ kegiatan Subbagian Pembentukan Produk Hukum

KEGIATAN Pengadmini Kasubag Kelengkapan dan Peralatan Waktu an
Ka. Bag Sekretaris
strasi Umum PPH Output
PPH DPRD
1 2 3 4 5 6 7 8
1. Mengumpulkan data dan informasi  Agenda kerja/ Tupoksi 1 jam Data terkumpul -
pelaksanaan kegiatan yang  DPA
dilaksanakan
2. Kompilasi dan cheking data  Data terkumpul 1 jam Matrik -
pelaksanaan kegiatan  Hasil pencermatan
laporan
 DPA, Bukti bukti
3. Rapat koordinasi internal Matrik 1 jam Matrik dengan -
Daftar penilaian penilaiannya
Komputer, ATK
4. Menyusun draf laporan pelaksanaan Matrik dengan penilaiannya 15 menit Disposisi -
kegiatan Matrik dengan
penilaiannya
5. Koreksi draf laporan pelaksanaan Disposisi 10 menit Disposisi -
kegiatan Matrik dengan penilaiannya Matrik dengan
penilaiannya
6. Finalisasi laporan akhir pelaksanaan Disposisi 3 menit Dokumen evaluasi -
kegiatan Matrik dengan penilaiannya
22
Nomor SOP 01/SOP/Pengkajian Dan Pengawasan- Setwan/2019

Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY
.
Nama SOP Menyusun rencana program/kegiatan Subbag
Pengkajian dan Pengawasan
1. Perdais Nomor 1 Tahun 2018 tentang Kelembagaan Pemerintah Daerah DIY. 1 Memiliki kemampuan Pengumpulan data, Bahan, Referensi dan Aturan
2. Pergub 117 Tahun 2014 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur 2 Mengetahui tugas dan fungsi penyusunan program
Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah. 3 Mengetahui tugas dan fungsi Jabatan
3. Pergub No. 54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, Dan Tata Kerja 4 Mengetahui penggunaan perangkat komputer
Sekretariat Daerah.
4. Peraturan Gubernur Daerah Istimewa Nomor 50 Tahun 2015 tentang Rincian Tugas dan Fungsi
1 SOP Pengumpulan Data 1 Lembaran kerja / Rencana Kerja dan Anggaran
2 SOP Rapat Internal 2 Ruangan rapat internal
3 Komputer, Printer, LCD, HVS,
4 ATK
5 Kalkulator
Apabila draft Penyusunan program kegiatan Subag Pengkajian Dan Pengawasan yang diajukan tidak
disetujui maka penyelesaian pekerjaan selanjutnya akan terlambat dan berakibat pada kinerja yang Disimpan sebagai dokumen Program kerja dan Kegiatan
renadah
23
SOP : Menyusun rencana program/kegiatan Subbagian Pengkajian dan Pengawasan

KEGIATAN Kasubag Penyusun Peng Kelengkapan dan Waktu
Sekret
Pengkaji program administrasi Peralatan Output
DPRD
an umum
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1 Membuat rencana kerja terkait penyusunan Agenda dan Kertas kerja 3 hari Rencana kerja -
program kegiatan subag Pengkajian
2 Menyiapkan dan mengumpulkan bahan , Disposisi 1 hari bahan , referensi , -

referensi , aturan terkait penyusunan program ATK aturan
/kegiatan Pengkajian
3 Mengumpulkan data lapangan , saran dan Surat tugas, SPPD, 5 hari Data lapangan, -
pelayanan di Subag Pengkajian
4 Melkukan rekapitulasi , analisis, pencermatan Disposisi, Data, Bahan, 3 hari rekapitulasi , -
atas data dan bahan dan menyerahkan ke Komputer, HVS analisis,
Kasubag Pengkajian pencermatan
5 Melaksanakan rapat dan membuat draft Ruang rapat, LCD, Makan 3 jam Notulen rapat -
6 Mmeriksa dan mengoreksi draft . Jika sudah Draft rencana program / 1 hari Dokument rencana -
benar akan disetujui dan diteruskan ke kegiatan program / kegiatan
Kasubag untuk difinalisasi. Jika tidak, maka
akan dikembalikan ke Kasubag untuk
diperbaiki sesuai arahan.
7 Menugaskan penyusun program untuk Dokument rencana 10 menit Dokument rencana -

finalisasi program / kegiatan program / kegiatan
8 Finalisasi Dokument rencana 1 hari Dokument rencana -

program / kegiatan, lemari program / kegiatan
arsip
9 Mendokumentasikan sebagai dokumen dan Dokument rencana 10 menit Dokument / arsip -
arsip Subag Pengkajian program / kegiatan
24
.
Tanggal 2019
Pembuatan
Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Pengelola Dokumentasi Bahan Kajian/Referensi

3. Pergub No, 54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, Dan Tata Kerja 4. Mengetahui penggunaan perangkat komputer
Sekretariat Daerah.
4. ATK
5. Kalkulator
Apabila draft Penyusunan program kegiatan Subag Pengkajian Dan Pengawasan yang diajukan tidak
disetujui maka penyelesaian pekerjaan selanjutnya akan terlambat dan berakibat pada kinerja yang Disimpan sebagai dokumen Program kerja dan Kegiatan
renadah
25
SOP : Pengelolaan Dokumentasi Bahan Kajian/Referensi
Peng Penyiap Penatalaks Kasubag Kabag Kelengkapan dan Waktu n
KEGIATAN administr bahan ana Pengkajian Produk Peralatan
asi umum fasilitasi Fasilitasi Dan Hukum dan Output
pengkajian Pengkajian Pengawasa Pengkajian
kebijakkan Kebijakkan n
1 2 3 4 5 6 6 7 8 9
1 Menyusun rencana kerja Agenda dan Kertas 1 hari Instruksi -
kerja
ATK
2 Mengumpulkan bahan dan data Instruksi 3 hari Instruksi sampai -
ATK
3 Menyiapkan daftar instansi/lembaga/pihak- Draft program kegiatan 3 Jam Draft program -

pihak sebagai sumber hasil kajian/penelitian ATK kegiatan
4 Rapat koordinasi dengan sumber hasil Draft program kegiatan 2 Jam Draft program -
penelitian/kajian kegiatan
5 Memilah hasil kajian /penelitian/referensi Draft program kegiatan 1 hari Draft program -
sesuai bidang pengelompokkan ATK kegiatan biro
pendokumentasian
6 6 dan 7 jadikan satu tahapan Draft rencana hasil 1 hari Dokument -
kajian
7 Menyampaikan bahan Dokument kajian / 1 Hari Dokument -

kajian/penelitian/referensi kegiatan kajian / kegiatan
Disposisi
26

Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Penyusunan Research Bref/Info Kajian sebagai
Bahan Referensi DPRD
Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah. 3. Mengetahui penggunaan perangkat komputer
3. Pergub No. 54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, Dan Tata Kerja
Sekretariat Daerah.
3. ATK
Apabila draft Penyusunan program kegiatan Subag Pengkajian Dan Pengawasan yang diajukan tidak Disimpan sebagai dokumen Program kerja dan Kegiatan
renadah
27
SOP: Penyusunan Research Bref/Info Kajian sebagai Bahan Referensi DPRD
PELAKSANA MUTU BAKU Keteran
Peng Penyiap Penatalak Kasubag Kabag Kelengkapan dan Waktu gan
administra bahan sana Pengkajia Legislasi Peralatan
KEGIATAN si umum fasilitasi Fasilitasi n dan
pengkajia Pengkajia Pengkajia Output
n n n
kebijakkan Kebijakka
n
1 2 3 4 5 6 6 7 8 9
kerja
2. Mengumpulkan bahan dan data Disposisi 1 hari bahan , referensi ,

aturan
3. Rapat koordinasi dengan sumber hasil Draft program 1 hari Kesepakatan

penelitian /kajian kegiatan
4. Menyiapkan hasil kajian /penelitian sesuai isu Draft program 3 jam Daftar judul hasil
aktual kegiatan, kajian/penelitian
ATK
5. Menyusun research brief Bahan Kajian 1 minggu Draf research
brief
1 Koreksi draf research brief Bahan Kajian 1 minggu Draf akhir

research brief
2 Finalisasi draf research brief Bahan Kajian 1 hari Research brief
3 Pencetakan research brief Bahan Kajian 1 bulan Buku Research

brief
4 Distribusi research brief Bahan Kajian 1 minggu Terdistribusinya

Research brief
28

Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Penyiap Bahan Koordinasi Kemitraan
3. Pergub No. 54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, Dan Tata
3. ATK
renadah
29
SOP: Penyiapan Bahan Koordinasi Kemitraan
Peng Penyiap Penatalaks Kasubag Kabag Produk Kelengkapan dan Waktu
KEGIATAN administ bahan ana Pengkajia Hukum dan Peralatan
rasi fasilitasi Fasilitasi n Dan Pengkajian Output
umum pengkajian Pengkajian Pengawa
kebijakkan Kebijakkan san
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1 Menyusun rencana kerja Agenda kerja 3 hari Rancangan
RKA
2 Mengumpulkan bahan dan data materi Disposisi 1 minggu Kumpulan

koordinasi bahan dan
data
3 Menyiapkan/menyusun draf materi Blanko isian 1 minggu Draf materi
koordinasi materi koordinasi, bahan
ATK koordinasi
4 Rpat koordinasi Draft program 3 jam Kesepakatan
kegiatan
5 Menyusun draf hasil kesepakatan rapat Bahan dan data, 1 minggu Draft hasil
koordinasi ATK kesepakatan
rapat
koordinasi
6 Finalisasi draf hasil kesepakatan rapat Bahan dan data, 1 minggu Dokumen hasil
koordinasi ATK kesepakatan
rapat
koordinasi
30

Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY
YOGYAKARTA 55213 Email : setwan@dprd-diy.go
HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Pengembangan kemitraan dengan Instansi / Lembaga/
pihak-pihak sebagai sumber Data/Informasi dan Hasil
Kajian
3. Pergub No, 54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, Dan Tata
3. ATK
renadah
31
SOP: Pengembangan Kemitraan dengan Instansi/ Lembaga/ pihak-pihak sebagai sumber Data/ Informasi dan Hasil Kajian
Peng Penyiap Penatalaks Kasubag Kabag Kelengkapan dan Waktu gan
administra bahan ana Pengkajian Produk Peralatan
KEGIATAN si umum fasilitasi Fasilitasi Dan Hukum
pengkajia Pengkajian Pengawas dan Output
n Kebijakkan an Pengkajian
kebijakka
n
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
1. Menyiapkan dokumen rencana kerja Agenda kerja 15 Rencana Kegiatan
menit
2. Mengumpulkan bahan dan data materi Disposisi 4 jam Kumpulan Bahan dan
koordinasi data
3. Menyiapkan/menyusun draf materi Blanko isian materi 1 jam Draf materi bahan
koordinasi koordinasi, ATK koordinasi
4. Rapat koordinasi Draft program 3 jam kesepakatan

kegiatan
5. Menyusun dan finalisasi draf hasil Bahan dan data, ATK 1 hari Draf serta dokumen
kesepakatan rapat koordinasi hasil kesepakatan rapat
koordinasi
32

Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY
HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Pengelolaan Data Narasumber / Tenaga Ahli
3. Pergub No, 54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, Dan Tata
Peralatan / Perlengkapan
3. ATK
renadah
33
SOP: Pengelolaan Data Narasumber / Tenaga Ahli
Peng Penyiap Penatalak Kasubag Kabag Kelengkapan dan Waktu
administra bahan sana Pengkajia Produk Peralatan
KEGIATAN si umum fasilitasi Fasilitasi n Dan Hukum
pengkajia Pengkajia Pengawas dan Output
n n an Pengkajia
kebijakka Kebijakka n
n n
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
kerja
ATK
2. Mengumpulkan Data Instruksi 2 minggu Kumpulan
ATK bahan dan
data
3. Menyiapkan daftar Narasumber / Tenaga Draft program kegiatan 3 Jam Daftar dara
ahli pendamping dewan ATK narasumber /
tenaga ahli
4. Rapat koordinasi dengan Narasumber / Data dan bahan, ATK 3 Jam Kesepakatan
Tenaga ahli
5. Menyampaikan bahan hasil rapat Data dan bahan , ATK 2 hari Dukungan
referensi
34
Nomor SOP 07/SOP/Pengkajian Dan Pengawasan-Setwan/2019

Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY
HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Koordinasi dengan Narasumber Ahli sesuai bidang
yang akan dikaji
3. Pergub No, 54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, Dan Tata Kerja
Sekretariat Daerah.
3. ATK
renadah
35
SOP : Koordinasi Dengan Narasumber Ahli Sesuai Bidang yang akan di kaji
Peng Penyiap Penatalak Kasubag Kabag Kelengkapan dan Waktu gan
administras bahan sana Pengkajia Produk Peralatan
KEGIATAN i umum fasilitasi Fasilitasi n Dan Hukum dan
pengkajian Pengkajia Pengawas Pengkajian Output
kebijakkan n an
Kebijakka
n
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
1. Menyiapkan materi Rencana kerja, komputer, 1 Bahan koordonasi
koordinasi ATK minggu
2. Rapat koordinasi Konsep kegiatan 3 jam Hasil rapat

pendampingan
3. Tindak lanjut koordinasi Bahan dan data, ATK 3 hari Kerjasama/

kesepakatan
36
Nomor SOP 08/SOP/Pengkajian Dan Pengawasa- Setwan/2019

Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY
HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Fasilitasi Pendampingan oleh Narasumber / Tenaga
Ahli
1. Perdais Nomor 1 Tahun 2018 tentang Kelembagaan Pemerintah Daerah DIY. 1.Memiliki kemampuan Pengumpulan data, Bahan, Referensi dan Aturan
2. Pergub 117 Tahun 2014 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur 2.Mengetahui tugas dan fungsi Jabatan
Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah. 3.Mengetahui penggunaan perangkat komputer
Sekretariat Daerah.
37
1. SOP Pengumpulan Data 1.Ruangan rapat internal
2. SOP Rapat Internal 2.Komputer, Printer, LCD, HVS,
3.ATK
renadah
SOP : Fasilitasi Pendampingan Oleh Narasumber / Tenaga Ahli

administras bahan sana Pengkajian Produk Peralatan
KEGIATAN i umum fasilitasi Fasilitasi Dan Hukum dan
pengkajia Pengkajia Pengawas Pengkajian Output
n n an
n
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
1. Menyusun rencana kerja Agenda kerja 1 hari Rencana kerja
pelaksanaan kegiatan
2. Mengumpulan bahan dan data Disposisi 1 minggu Kumpulan bahan dan

data
3. Inventarisasi kebutuhan Blanko isian , 1 jam Daftar kebutuhan

narasumber / tenaga ahli ATK narasumber / tenaga
ahli
4. Menyusun daftar kebutuhan Draft program 3 jam Draf usulan narasumber
narasumber / tenaga ahli kegiatan / tenaga ahli
38
5. Rapat koordinasi dengan pimpinan Bahan dan data, 1 hari Penentuan daftar
DPRD ATK narasumber / tenaga
ahli
6. Melakukan koordinasi dengan Bahan dan data, 2 hari Kesepakatan

narasumber / tenaga ahli ATK

Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY
HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Penyusunan Prioritas Pengkajian Sesuai Isu Aktual
39
3. ATK
renadah
SOP : Penyusunan Prioritas Pengkajian Sesuai Isu Aktual

Peng Penyiap Penatalak Kasubag Kabag Kelengkapan dan Peralatan Waktu
administras bahan sana Pengkajian Produk
n n an
n
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
1. Menyusun Rencana Kerja Agenda dan Kertas kerja 3 hari Rencana kerja
pelaksana kegiatan
2. Mengumpulkan bahan dan data Disposisi 1 hari Kumpulan bahan

dan data
3. Rapat koordinasi dengan Draft program kegiatan 1 hari Kesepakatan

sumber hasil kajian / penelitian
sesuai isu aktual
4. Menyusun draf hasil kajian / Draft program kegiatan, 3 jam Daftar judul hasil
penelitian ATK kajian / penelitian
40
5. Finalisasi draf hasil kajian / Hasil kajian / penelitian 1 minggu Hasil kajian /
penelitian penelitian
6. Di seminar kan Hasil kajian / penelitian 1 minggu Hasil kajian /

penelitian
Nomor SOP 10/SOP/Pengkajian Dan Pengawasan Setwan/2019

Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Penyelenggaraan Pengkajian Melalui Forum
Diskusi / Seminar
Sekretariat Daerah.
41
3. ATK
renadah
SOP: Penyelenggaraan Pengkajian Melalui Forum Diskusi / Seminar

administras bahan sana Pengkajian Produk Peralatan
n n an
n
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
1 Menyusun rencana kerja Agenda dan Kertas 1 hari Rencana kerja
kerja pelaksanaan
ATK kegiatan
2 Mengumpulkan bahan, data materi yang Instruksi , 2 Kumpulan bahan dan
akan dikaji ATK mingg data
u
3 Menyusun konsep prioritas terhadap Draft program 3 Jam Konsep daftar
bahan pengkajian yang dibutuh kan kegiatan prioritas pengkajian
ATK
42
4 Menentukan prioritas terhadap bahan Data dan bahan, 3 Jam Daftar prioritas
pengkajian yang dibutuhkan ATK pengkajian
5 Melaksanakan koordinasi dengan Data dan bahan , 2 hari Kesepakatan jadwal

narasumber-narasumber ahli sesuai ATK dan materi
bidang yang akan dikaji
6 Finalisasi dan di seminar kan Data dan bahan , 1 Laporan hasil kajian
ATK mingg
u

Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY
HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Penyusunan Info Kajian Kebijakan
Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah. 3.Mengetahui penggunaan perangkat komputer
Sekretariat Daerah.
43
1.SOP Pengumpulan Data 1.Ruangan rapat internal
2.SOP Rapat Internal 2.Komputer, Printer, LCD, HVS,
3.ATK
renadah
SOP: Penyusunan Info Kajian Kebijakkan

administra bahan sana Pengkajia Produk Peralatan
KEGIATAN si umum fasilitasi Fasilitasi n Dan Hukum
pengkajia Pengkajia Pengawas dan Output
n n an Pengkajia
kebijakka Kebijakka n
n n
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
1. Menyusun rencana kerja Agenda dan Kertas kerja 3 hari Rencana kerja
2. Mengumpulkan bahan dan data Disposisi 1 hari bahan , referensi ,

aturan
3. Rapat koordinasi penyusunan Draft program kegiatan 1 hari Kesepakatan
jurnal dengan sumber hasil
penelitian /kajian
44
4. Menyiapkan bahan jurnal hasil Draft program kegiatan, 3 jam Daftar judul jurnal
kajian /penelitian sesuai isu aktual ATK
5. Menyusun jurnal Bahan jurnal 1 Draf jurnal

minggu
6. Koreksi jurnal Bahan jurnal 1 Draf akhir jurnal

minggu
7. Finalisasi draf jurnal Bahan jurnal 1 hari Jurnal Teladan

Kebijakkan
8. Pencetakan jurnal Bahan jurnal 1 bulan Jurnal Teladan

Kebijakkan
9. Distribusi jurnal Bahan jurnal 1 Terdistribusinya Jurnal

minggu Teladan Kebijakkan

Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY
HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Fasilitasi Kajian Kebijakan
45
Sekretariat Daerah.
3. ATK
renadah
SOP : Fasilitasi Kajian Kebijakkan

KEGIATAN administra bahan ana Pengkajian Produk Peralatan
si umum fasilitasi Fasilitasi Dan Hukum Output
pengkajian Pengkajian Pengawasa dan
kebijakkan Kebijakkan n Pengkajian
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
kerja pelaksanaan
ATK kegiatan
2. Mengumpulkan bahan, data materi Instruksi , 2 minggu Kumpulan bahan
yang akan dikaji ATK dan data
46
3. Rapat koordinasi penyusunan Draft program 1 hari Kesepakatan
jurnal dengan sumber hasil kegiatan
penelitian /kajian
4. Menyusun konsep prioritas Draft program 3 Jam Konsep daftar
terhadap bahan pengkajian yang kegiatan prioritas pengkajian
dibutuh kan ATK
5. Menentukan prioritas terhadap Data dan bahan, 3 Jam Daftar prioritas

bahan pengkajian yang dibutuhkan ATK pengkajian
6. Melaksanakan koordinasi dengan Data dan bahan , 2 hari Kesepakatan jadwal

narasumber-narasumber ahli ATK dan materi
sesuai bidang yang akan dikaji
7. Finalisasi dan di seminar kan Data dan bahan , 1 minggu Laporan hasil kajian
ATK

Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Fasilitasi Pelayanan Penelitian / Riset Mahasiswa
47
Dan Masyarakat
3. Pergub No,54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, Dan
Tata Kerja Sekretariat Daerah. .
4. Peraturan Gubernur Daerah Istimewa Nomor 50 Tahun 2015 tentang Rincian Tugas dan
Fungsi Sekretariat Dewan perwakilan Rakyat Daerah
3. ATK
renadah
SOP :.Fasilitasi Pelayanan Penelitian / Riset Mahasiswa Dan Masyarakat

KEGIATAN administra bahan ana Pengkajian Produk Peralatan
si umum fasilitasi Fasilitasi Dan Hukum Output
pengkajian Pengkajian Pengawasa dan
kebijakkan Kebijakkan n Pengkajian
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
kerja pelaksanaan
ATK kegiatan
2. Menyiapkan sarana prasarana Instruksi , 1 hari Kesiapan sarana
pelayanan ATK prasarana
48
3. Melayani penerimaan berkas Surat ijin penelitian, 1 hari Berkas permohonan
/dokumen permohonan penelitian ATK ijin riset/penelitian
riset mahasiswa & masyarakat
yang akan melaksanakan
penelitian di DPRD/Setwan
4. Memberikan surat ijin mengadakan Surat ijin penelitian, 1 Jam Ijin penelitian
riset / penelitian Draft program
kegiatan
ATK
5. Mengarahkan dan Menghubungkan Data dan bahan, 3 Jam Kebijakkan jadwal
peneliti dengan pihak-pihak di ATK
DPRD/Setwan sesuai obyek yang
diteliti
6. Menyiapkan dan memproses surat Data dan bahan , 1 jam Surat keterangan
keterangan telah selesai ATK
melaksanakan penelitian/riset

Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Identifikasi dan inventarisasi Perda yang akan
dievaluasi
49
2. Perdais Nomor 1 Tahun 2018 tentang Kelembagaan Pemerintah Daerah DIY. 1. Memiliki kemampuan Pengumpulan data, Bahan, Referensi
3. Pergub 117 Tahun 2014 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur dan Aturan
4. Pergub No, 54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, Dan Tata 3. Mengetahui penggunaan perangkat komputer
3. ATK
renadah
SOP : Identifikasi dan inventarisasi Perda yang akan dievaluasi .

Kepala Kasubag Analis Peng Kelengkapan dan Waktu
Bagian Pengkaji dukungan administra Peralatan
KEGIATAN Produk an dan pengawas si umum
Hukum Pengawa an Output
dan san
Pengkaji
an
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1. Mengumpulkan Perda Draf Raperda Agenda 5 menit Daftar surat masuk -
dan Kertas kerja perda / perdais
ATK
50
2. Memasukkan data Perda dalam daftar rekap Agenda dan Kertas kerja 10 menit Rekap perda / -
tahunan ATK perdais
3. Mendokumentasikan Perda sebagai dokumen Draft Raperda, 10 menit Arsip perda / -

dan arsip ATK, lemari arsip perdais
4. Menyiapkan bahan, data lapangan terkait Perda Disposisi, draf raperda, 8 jam Bahan dan Data -
yang akan dibahas sppd, ATK, kendaraan lapangan
5. Melakukan rapat indentifikasi permasalahan Draft Raperda, 3 jam Daftar Inventaris -
untuk mengetahui dan mendata permasalahan ATK, laptop, LCD, Masalah (DIM)
dalam pembentukan Perda bahan/data lapangan
6. Identifikasi permasalahan Perda penting yang Draf Raperda, DIM, ATK 8 jam Hasil analisis -
terkait langsung dengan Perda maupun yang terhadap DIM
tidak terkait langsung
7. Menyampaikan kepada pimpinan terkait DIM, ATK, Draf Raperda 1 jam Instruksi -
permasalahan yang bersifat sangat penting dan kab/kota
sangat mendesak
8. Mendata permasalahan yang telah diidentifikasi Dokument program / 3 jam Daftar Final -
untuk diproses lebih lanjut kegiatan Inventarisasi
ATK Masalah
9. Mendokumentasikan inventarisasi permasalahan Dokument program / 10 menit Dokument / arsip -
sebagai dokumen dan arsip kegiatan DIM

Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
51
Nama SOP Pencermatan Perda terhadap peraturan Perundang-
undangan pusat dan Peraturan Perundang-
undangan lainnya
2. Pergub 117 Tahun 2014 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur 2 Mengetahui tugas dan fungsi Jabatan
Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah. 3 Mengetahui penggunaan perangkat komputer
1 SOP Pengumpulan Data 1. Ruangan rapat internal
2 SOP Rapat Internal 2. Komputer, Printer, LCD, HVS,
3. ATK
renadah
SOP: Pencermatan Perda terhadap peraturan Perundang-undangan pusat dan Peraturan Perundang-undangan lainnya.
Penyiap Analis Ka. Bag Kelengkapan dan Waktu
Kasubag
Bahan dukungan Produk Peralatan
KEGIATAN Pengkajia
pengawas Hukum
n dan Output
an dan
Pengawas
Pengemb
an
angan
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1.
Agenda, Perda / Perdais 1 jam Salinan perda / -
Menggandakan bahan arsip Perda perdais
52
2.
ATK, Peruuan, DIM 1 jam bahan kajian -
Mengumpulkan bahan peraturan
perundang-undangan sesuai permasalahan
3.
ATK, Peruuan, DIM, perda 24 jam Hasil kajian -
Melakukan kajian filosofis, sosiologis / perdais
dan yuridis Perda berdasarkan inventarisasi
permasalahan
4. Harmonisasi dan sinkronisasi Perda terhadap ATK, Peruuan, DIM, perda 40 jam Hasil kajian -
peraturan perundang-undangan / perdais
5. Rapat Koordinasi Tim Kajian ATK, Peruuan, DIM, perda 3 jam Konsep draf -
/ perdais rekomendasi
6. Finaslisasi Kajian Tim ATK, Peruuan, DIM, perda 3 jam Draf rekomendasi -
/ perdais konsep draf
rekomendasi
7. Penyusunan Draf Rekomendasi ATK, Peruuan, DIM, perda 3 jam Draf final -
/ perdais konsep draf rekomendasi
rekomendasi

Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
53
HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Pelaksanaan koordinasi dan konsultasi Draf Hasil
Pencermatan kepada Pemerintah Pusat
Sekretariat Daerah. .
1.
1. SOP Pengumpulan Data
2. SOP Rapat Internal Ruangan rapat internal
3. ATK
renadah
Koreksi selanjutnya, menyesuaikan dengan koreksi atas

1. Perhatikan antara kegiatan dengan output
2. Langkah yang bs digabung maka akan lebih efektif dan efisien jika
digabung sehingga tidak terlalu banyak tahapan
54
3. Perhatikan format penulisan
4. Jika jabatan eselon 4 ada yang di JF kan maka sesuaikan penamaannya,
meskipun ybs tetap berperan sebagai subkoordinator dan coordinator.
5. Lengkapi lampiran lainnya sesuai bahan yang dibagikan ke opd.
SOP: Pelaksanaan koordinasi dan konsultasi Draf Hasil Pencermatan kepada Pemerintah Pusat
Penyiap Analis Kepala Kelengkapan dan Peralatan Waktu
Bahan dukungan Kasubag Bagian
KEGIATAN dan Pengkaji Produk
pengawa an dan Hukum Output
san Pengaw dan
asan Pengkaji
an
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1. Identifikasi masalah Perda DIM, ATK, Komputer, perda / 1 jam Daftar Inventarisasi -
perdais Masalah
2. Menyiapkan data, bahan dan hasil telaahan DIM, ATK, perda / perdais 1 Jam Bahan -
untuk dikonsultasikan Kajian/Telaahan
3. Menyiapkan alternative solusi berdasarkan DIM. ATK, perda / perdais hasil 3 jam Alternatif Solusi -
telaahan dan kajian sementara kajian/telaahan
4. Menyiapkan dokumen yang diperlukan untuk ATK, Komputer, Blangko 1 jam Dokumen -
perjalanan Rapat Koordinasi di Kementrian SPPD, Draf SPT, perda /
Terkait perdais, Hasil Kajian/Telaahan
5. Rapat Koordinasi di Kementrian Terkait ATK, SPPD, perda / perdais 4 jam Rekomendasi -
membahas permasalahan Perda yang telah DIM, Hasil Kajian/Telaahan
diidentifikasi sebelumnya
55
6. Mengkaji dan menelaah Rekomendasi dari ATK, perda / perdais, DIM, 4 jam Draf Rekomendasi -
Kementrian Terkait sebagai bahan Hasil Kajian/Telaahan, Hasil
penyusunan Draf Rekomendasi rekomendasi pusat, komputer
7. Finalisasi Draf Rekomendasi berdasarkan ATK, perda / perdais, DIM, 4 jam Rekomendasi final -
rekomendasi dari kementrian Hasil Kajian/Telaahan, Hasil
rekomendasi pusat, komputer
Nomor SOP 17SOP/Pengkajian Dan Pengawasan- Setwan/2019

Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Fasilitasi Penyelesaian permasalahan Perda
6.
Perdais Nomor 1 Tahun 2018 tentang Kelembagaan Pemerintah Daerah DIY. 2. Mengetahui tugas dan fungsi Jabatan
3. Mengetahui penggunaan perangkat komputer
7. Pergub 117 Tahun 2014 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur
Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah.
8. Pergub No. 54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi,
Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah.
56
9. Peraturan Gubernur Daerah Istimewa Nomor 50 Tahun 2015 tentang Rincian Tugas dan
3. ATK
renadah
SOP: Fasilitasi Penyelesaian permasalahan Perda

Kepala Kelengkapan dan Waktu
Kasubag
Analis Bagian Peralatan
KEGIATAN Pengadmi Pengkajian Sekreta
Penyiap dukungan Produk
nistrasi dan ris Output
Bahan pengawas Hukum
Umum Pengawas DPRD
an dan
an
Pengkajian
1 2 3 4 5 6 7 8
1. Identifikasi masalah Perda Raperda kab/kota 4 jam -
ATK, Komputer, Permasalahan
hasil inventarisasi
2. Menyiapkan data dan bahan Raperda kab/kota, 1 jam Peraturan -
ATK, hasil Perundang-
inventarisasi, Undangan
peruuan,
bahan/teori/penelitia
n hukum
3. Menyusun Alternatif Pemecahan Raperda, hasil 4 jam Alternatif -
Masalah analisa, peruuan, Pemecahan
ATK Masalah
57
4. Rapat Koordinasi Hasil analisa, 4 jam Kesepakatan -
Ruang rapat,
Makan, Minum,
LCD, Komputer
5. Menyusun Draf Rekomendasi Hasil analisa yang 4 jam Draf -
disepakati, ATK, Rekomendasi
Komputer
6. Finalisasi Rekomendasi Draf rekomendasi, 1 jam Rekomendasi -
ATK
7. Penyampaian Rekomendasi rekomendasi 1 hari Tersampaikan -

kepada Pimpinan DPRD nya
rekomendasi
penyelesaian
permasalahan

Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Pelaksanaan monitoring tindak lanjut hasil
pengawasan pelaksanaan Perda
58
Sekretariat Daerah.
3. ATK
renadah
SOP : Pelaksanaan monitoring tindak lanjut hasil pengawasan pelaksanaan Perda

Penyiap Analis Kasubag Kepala Kelengkapan dan Peralatan Waktu
KEGIATAN Pengadmin Bahan dukungan Pengkajian Bagian
istrasi pengawas dan Produk Output
Umum an Pengawas Hukum dan
an Pengkajian
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1. Identifikasi hasil pengawasan ATK, Hasil Inventarisasi 8 jam -
Perda Permasalahan, Hasil Hasil Pengawasan
Konsultasi dan Evaluasi
2. Melaksanakan Pemantauan ATK, Hasil Inventarisasi 4 jam Tindak lanjut hasil -
Permalahan, SPPD, Hasil pengawasan
Konsultasi dan Evaluasi
3. Menyusun Hasil Pematauan ATK, hasil pemantauan, 4 jam Dokumen Hasil -
Komputer Pemantauan
59
4. Menyusun Draf Laporan ATK, hasil pemantauan, 4 jam Draf Laporan -
Komputer
5. Finalisasi Laporan ATK, hasil pemantauan, 2 jam Laporan -

Komputer
6. Pengajuan draf laporan kepada ATK, Laporan pemantauan 15 menit Laporan Final -
Sekretariat DPRD
7. Penyampaian laporan kepada Laporan pemantauan 48 jam Laporan -

Mendagri

Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Evaluasi Pelaksanaan Evaluasi Perda
60
3. ATK
renadah
SOP: Evaluasi Pelaksanaan Evaluasi Perda

Penyiap Analis Kasubag Kepala Kelengkapan dan Peralatan Waktu
KEGIATAN Pengadmi Bahan dukungan Pengkajian Bagian
nistrasi pengawas dan Produk Output
Umum an Pengawasa Hukum dan
n Pengkajian
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1. Identifikasi hasil pelaksanaan Rekap Konsultasi Evaluasi, hasil 2 jam -
program/kegiatan evaluasi Perda inventarisasi permalasahan, Hasil
dokumen telaahan, dokumen pembinaan dan
kajian, ATK evaluasi
2. Evaluasi pelaksanaan Rekap Konsultasi Evaluasi, hasil 3 jam Hasil -
program/kegiatan evaluasi Perda inventarisasi permalasahan, pembinaan dan
dokumen telaahan, dokumen evaluasi
kajian, ATK, Komputer
61
3. Menyusun draf laporan pelaksanaan Rekap Konsultasi Evaluasi, hasil 2 jam Dokumen Hasil -
program/kegiatan evaluasi Perda inventarisasi permalasahan, Pemantauan
dokumen telaahan, dokumen
kajian, ATK
4. Finalisasi draf laporan pelaksanaan ATK, Komputer 2 jam Draf Laporan -
program/kegiatan evaluasi Perda
5. Penyampaian Laporan kepada Draf Laporan 15 Laporan -

Sekretaris DPRD menit

Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Evaluasi Pelaksanaan Program/Kegiatan Subbagian
Pengkajian Dan Pengawasan
62
3. ATK
renadah
SOP :.Evaluasi Pelaksanaan Program/Kegiatan Subbagian Pengkajian Dan Pengawasan

Peng Penyiap Penatalaksan Kasubag Kabag Produk Kelengkapan dan Peralatan Waktu
administrasi bahan a Fasilitasi Pengkajian Hukum dan
KEGIATAN umum fasilitasi Pengkajian Dan Pengkajian
Output
pengkajia Kebijakkan Pengawasan
n
kebijakkan
1 2 3 4 5 6 7 8 9 8
1. Mengumpulkan Agenda dan Kertas kerja 2 hari Data
data dari Subbag ATK
Pengkajian
2. Kompilasi data Bahan dan data, 3 hari Akurasi data

ATK
63
3. Entri data ke File Bahan dan data, 3 hari Data Base
Subbag ATK
Pengkajian
4. Rapat koordinasi Bahan dan data, 3 jam kesepakatan

internal ATK
5. Membuat laporan Bahan dan data, 1 minggu Dokumen

ATK

Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY
HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Penyusunan Laporan Pelaksanaan Program /
Kegiatan Subbagian Pengkajian dan Pengawasan
64
Sekretariat Daerah.
3. ATK
renadah
SOP :. Penyusunan Laporan Pelaksanaan Program / Kegiatan Subbagian Pengkajian dan Pengawasan
Peng Penyiap Penatalaksa Kasubag Kabag Produk Kelengkapan dan Peralatan Waktu
administrasi bahan na Fasilitasi Pengkajian Hukum dan
KEGIATAN umum fasilitasi Pengkajian Dan Pengkajian
Output
pengkajia Kebijakkan Pengawasan
n
kebijakkan
1 2 3 4 5 6 7 8 9 8
1. Mengumpulkan Agenda dan Kertas kerja 2 hari Data
data ATK
65
2. Kompilasi data Bahan dan data, 3 hari Akurasi Data
ATK
3. Rapat koordinasi Bahan dan data, 3 hari kesepakatan

internal ATK
4. Menyusun laporan Bahan dan data, 2 minggu Dokumen

pelaksanaan ATK
program / kegiatan
Nomor SOP 01/SOP/Subbagian Dokumentasi Hukum- Sekretariat/2019
TanggalPembuatan 2019
TanggalRevisi -
TanggalEfektive 2019
DisahkanOleh
SEKRETARIS DPRD DIY
HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
66
Nama SOP Pengelola dokumen dan informasi Hukum pada Subbagian
Dokumentasi Hukum
1. Perdais Nomor 1 Tahun 2018 tentang Kelembagaan Pemerintah Daerah DIY. 1. Memiliki kemampuan Mengelola dan Pengumpulan data, Bahan,
2. Pergub 117 Tahun 2014 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Referensi dan Aturan
Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah. 2. Mengetahui tugas dan fungsi Informasi dan Dokumentasi Hukum.
3. Pergub No. 54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, 3. Mengetahui tugas dan fungsi Jabatan
Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah. 4. Mengetahui penggunaan perangkat komputer
4. Peraturan Gubernur Daerah Istimewa Nomor Tahun tentang Rincian Tugas dan

1. Rencana Kerja dan Anggaran
1. SOP Penyusunan rencana program/kegiatan 2. Ruangankerja
2. SOP Pelaksanaan Evaluasi dan Penyusunan Laporan Pelaksanaan Program 3. Komputer, Printer, Scaner, ATK.
1 SOP Sub bagian Pembentukan Produk Hukum Daerah 2 Jaringan internet
Apabila penyusunan rencana program/kegiatan subbagian dokumentasi Hukum tidak Rencana program/kegiatan tercatat di Subbag Penyusunan Program Bagian
direncanakan dengan baik, maka kegiatan pada tahun berjalan akan kacau sehingga kegiatan Penyusunan Program dan Keuangan.
fasilitasi DPRD akan terganggu.
SOP Pengelola dokumen dan informasi Hukum Subbagian Dokumentasi Huikum

Pengelola Pengelola Kasubbag KabagPembent Sekwan Kelengkapan dan Waktu an
KEGIATAN Perpustaka Dokumen Dokumentasi Hukum ukan Produk Peralatan
an danInformasi Output
Hukum dan
Hukum Pengkajian
1 2 3 5 6 6 7 8 9
1. menerima Hasil Keputusan Rapat SK -
Paripurna DPRD berupa keputusan
DPRD/Perseujuan bersama dari mulai
Kasubag Dokumentasi Hukum
67
2. Jika DLM paripurna tersebut Gubernur Tergantu TTD
tdak hadir maka memintakanTTD ng rata- Gubernur
Gubernur ke Kantor Gubernur rata 3 hari
3. Jika Gubernur hadir dalam Rapur Pencatatand -

maka kegiatannya : mencatat dalam anpenomora
Buku Catatan Penomoran dan n
memberi nomor dan tangal pada
Keputusan
4. Mengetik surat Pengiriman yang telah Surat

di konsep Oleh Kasubag
5. Meminta koreksi Kasubag untuk di Surat

sudahterkor
teliti dan minta paraf
eksidandipar
af
6. memintakan tanda tangan Sekretaris Surat yang
DPRD telah di TTD
I Sekretaris
7. Setelah mendapat Tanda Tangan Surat yang
Sekretaris DPRD, meminta Nomor telahadano
Surat Keluar ke Subag TU. morkendali
8. Setelah mendapat nomor dari Subag Fitocopi SK

TU, Memforo Kopi Surat dan dan Surat
Keputusan untuk dikirimkan e
Gubernurn dll.
9. Setelah selesai memfotocopi, Amplopteral

amati
mengetik amplop kepada penerima
surat sesuai peunjuk.
10. Memasukan surat keputusan dan SK siap di

pengantar ke dalam amplop dan kirimke TU
dititipkan ke TU Caraka supaya surat
di antar ke alamat.
68
11. Menyerahkan Arsip surat kebagian Arsipsurat
Arsip dan Keputusan KeKasubag.
TanggalRevisi -
DisahkanOleh
SEKRETARIS DPRD DIY

YOGYAKARTA 55213 Email : setwan@dprd-diy.go HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
69
Nama SOP Pengelola dokumen dan informasi Hukum pada Subbagian
Dokumentasi Hukum
DasarHukum Kualifikasi Pelaksana
1. Perdais Nomor 1 Tahun 2018 tentang Kelembagaan Pemerintah Daerah DIY. 1. Memiliki kemampuan Mengelola dan Pengumpulan data, Bahan, Referensi dan
2. Pergub 117 Tahun 2014 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Aturan
3. Pergub No, 54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, 3. Mengetahui tugas dan fungsi Jabatan

1. Rencana Kerja dan Anggaran
1. SOP Penyusunan rencana program/kegiatan 2. Ruangan kerja
2 SOP Pelaksanaan Evaluasi dan Penyusunan Laporan Pelaksanaan Program 3. Komputer, Printer, Scaner, ATK.
3 SOP Sub bagian Pembentukan Produk Hukum Daerah 4. Jaringan internet
Apabila penyusunan rencana program/kegiatan subbagian dokumentasi Hukum tidak Rencana program/kegiatanter catat di Subbag Penyusunan Program Bagian
SOP :Pengeloladok mendaninformasi Hukum Subbagian Dokumentasi Hukum

Pengelola Pengelola Kasubbag Kabag Sekwan Kelengkapan dan Waktu an
Perpustaka Dokumen dan Dokumentasi Hukum Pembentukan Peralatan
KEGIATAN an Informas Produk Output
iHukum Hukumdan
Pengkajian
1 2 3 5 6 6 7 8 9
70
1. Mencatat dan membuat daftar ATK, danKomputer Dokumen -
Keputusan Baik Perda, Kepwan, dalam
Kepim, dan Keputusan Sekretaris Komputer
Mulai
DPRD, meliputi Nomor Tanggal
penetapan dan Judul.Dalam
Dokumen Komputer
2. Meneliti ulang Kepwan, Kepim dan 2 Hari/ Prin Out -

dibuat File PDF, dan di Prinuntuk di Keputusan Keputusan
Mintakan TTD Sekretaris DPRD
untuk pengunadangan.
3. Melakukan entri data/engunggah Setia pada Hasilentri

dalam JDIH DPRD DIY keputusan data di
Internet
4. Melakukan cekulan gapa data telah
masuk dengan sempurna Data
terkoreksi
5. Melayani permintaan Surat-surat Pemohon
Keputusan dan Dokumentasi Terlayani
71
TanggalRevisi -
DisahkanOleh
SEKRETARIS DPRD DIY

YOGYAKARTA 55213 Email : setwan@dprd-diy.go HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Pengelola perpustakaan pada Subagian Dokumentasi
Hukum
DasarHukum Kualifikasi Pelaksana
1. Perdais Nomor 1 Tahun 2018 tentang Kelembagaan Pemerintah Daerah DIY. 1 Memiliki kemampuan Perencanaan pembelian Bahan Bacaan/pustaka
2. Pergub 117 Tahun 2014 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur 2 Mengetahui tugas dan fungsi Jabatan
Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah. 3 Mengetahui penggunaan perangkat komputer

1 SOP Penyusunan rencana program/kegiatan 1 Rencana Kerja dan Anggaran
2 SOP Pelaksanaan Evaluasi dan Penyusunan Laporan Pelaksanaan Program 2 RuanganKerja
3 Komputer, Printer, ATK.
4 Jaringan internet
Apabila Pengelolaan Dokumentasi dan Informasi Hukum tidak dikelola dengan baik, maka Dokumen dicatat, diberi nomor, dikopi dikirim, dikelola, di applaud di JDIH DPRD
Dewan dan pihak-pihak terkait yang membutuhkan akan kehilangan data dokumen Keputusan DIY dan disimpan sebagai bahan bahan referensi dan dokumentasi bagi Anggota
Dewan, Pimpinan,Persetujuan Bersama,Perda dan akan berpengaruh terhadap penyiapan DPRD, Instansiterkait dan pihak-pihak yang membutuhkan.
bahan referensi dan akan menghambat fasilitasi Kegiatan Dewan.
SOP : Pengelola Perpustakaan Subbagian Dokumentasi Hukum

72
Pengelola Pengelola Kasubbag Kabag Sekwan Kelengkapan dan Waktu an
KEGIATAN Perpustaka Dokumen da Dokumentas iHukum Pembentukan Peralatan
an nInformasi Produk Output
Hukum Hukumdan
Pengkajian
1 2 3 5 6 6 7 8 9
ATK, danKomputer
1. Merencanakan pembelian Buku Mulaii
ATK persetujuan
2. Memintakan persetujuan Atasan
Sepeda Motor, buku

3. Melakukan pembelian buku
4. Menyelesaikan SPJ Pembelian Administrasi

Meliputi SPJ lengkap
 Mengetik Kuitansi
 Memintakan ttd penjual
 Memintakan TTD Pejabat
penerima ATK, Komputer
 Memasukan keBagian Keuangan
5. Mengentri data Buku Perpustakaan dataEntri di
 Menelaah subyek bahan pustaka E-library
 Mengklasifikasi bahan pustaka DPRD DIY
sesuai subyek Atk, Komputer Bukutersusu
 Membuat label bahan pustaka nrapi,
 Melabeli bahan pustaka
 Entri data bahan pustaka ke e-library Terlabelisesu
aisubyek
 Membuat barcoot bahan pustaka
 Melabeli Barcode pada Cover
Belakang Bahan Pustaka
 Shelfing Bahan Pustaka
73
TanggalRevisi -
DisahkanOleh
SEKRETARIS DPRD DIY

Malioboro Nomor 54, Telepon (024) 512688,560293,565622, Fax (0274) 580692
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Ka. Sub Bagian Dokumentasi Hukum
1. Perdais Nomor 1 Tahun 2018 tentang Kelembagaan Pemerintah Daerah DIY. 1. Memiliki kemampuan menajemen Mengelola dan Pengumpulan data, Bahan,
2. Pergub 117 Tahun 2014 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Referensi dan Aturan

1. SOP Penyusunan rencana program/kegiatan 1. Rencana Kerja dan Anggaran
2. SOP Pelaksanaan Evaluasi dan Penyusunan Laporan Pelaksanaan Program 2. Ruangankerja
3. SOP Sub bagian Pembentukan Produk Hukum Daerah 3. Komputer, Printer, Scaner, ATK.
4. Jaringan internet
Apabila penyusunan rencana program/kegiatan subbagian dokumentasi Hukum tidak Rencana program/kegiatan tercatat di Subbag Penyusunan Program Bagian
SOP : Subbagian Dokumentasi Hukum
74
Pengelola Pengelola Kasubbag Kabag Sekwan Kelengkapa Waktu
KEGIATAN Perpustaka Dokumen dan Dokumentasi Hukum Pembentukan n dan
an Informasi Output
Produk Hukum Peralatan
Hukum dan Pengkajian
1 2 3 5 6 6 7 8 9
1. menerima Hasil Keputusan Rapat SK -
Paripurna DPRD berupa keputusan
mulai
DPRD/Perseujuan bersama dari
Kasubag Dokumentasi Hukum
2. Jika DLM paripurna tersebut Gubernur Tergantung TTD

tdak hadir maka memintakanTTD rata-rata 3 Gubernur
Gubernur ke Kantor Gubernur hari
3. Jika Gubernur hadir dalam Rapur Pencatatan -

maka kegiatannya : mencatat dalam danpenomo
Buku Catatan Penomoran dan ran
memberi nomor dan tangal pada
Keputusan
Surat
4. Membuat Konsep Surat Pengiriman
Surat
5. Menyerahkan konsep surat keStaf sudah
terkoreksi
dan diparaf
6. Memeriksa dan memberi paraf hasil Surat yang
telah di
ketikan.
TTD I
Sekretaris
Nomor SOP
Tanggal 2019
Pembuatan
75
Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY
SEKRETARIAT DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH HARYANTA, SH

DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA NIP. 19631009 199303 1 007
Malioboro Nomor 54, Telepon (024) 512688,560293,565622, Fax (0274) 580692 Nama SOP Penyusunan Program Subbagian Risalah dan Dokumentasi
YOGYAKARTA 55213 Email : setwan@dprd-diy.go.id Persidangan;
2. Mengetahui program dan kegiatan sub bagian risalah dan dokumentasi
3. Pergub No. 54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, persidangan
3. Mengetahui tugas dan fungsi Jabatan
Fungsi Sekretariat Dewan perwakilan Rakyat Daerah 4. Mengetahui penggunaan perangkat komputer

1. SOP Penyusunan Program Sekretariat DPRD 1. Lembaran kerja / Rencana Kerja dan Anggaran
2. Ruangan rapat internal
4. ATK, Kalkulator

Apabila draft Penyusunan program Subbagian Risalah dan Dokumentasi Persidangan yang Disimpan sebagai dokumen Program Kerja dan Kegiatan Sekretariat DPRD DIY
diajukan tidak disetujui maka penyelesaian pekerjaan selanjutnya akan terlambat dan berakibat
pada kinerja yang rendah
76
SUB BAGIAN RISALAH DAN DOKUMENTASI PERSIDANGAN
SOP: Penyusunan Program Subbagian Risalah dan Dokumen Persidangan
KEGIATAN Ka.Sub Penysn Ka Bag Pengadminis Kelengkapan dan Peralatan Waktu
bag RDP program Persidan trasi Risalah Output
gan
1 2 3 4 5 6 7 8 9
10. Membuat rencana kerja terkait Agenda dan Kertas kerja 3 hari Rencana kerja -
penyusunan program kegiatan Sub Bag
Risalah dan Dokumentasi Persidangan
program /kegiatan Subbagian Risalah dan
Dokumentasi Persidangan .
12. Mengumpulkan data lapangan , saran Surat tugas, SPPD, 5 hari Data lapangan, -
dan masukan dalam rangka peningkatan Kendaraan Laporan
pelayanan di Subbagian Risalah dan
Dokumentasi Persidangan
menyerahkan ke KaSubbagian Risalah dan pencermatan
Dokumentasi Persidangan
16. Menugaskan penyusun program untuk Dokumen rencana 10 Dokumen rencana -

finalisasi program / kegiatan menit program / kegiatan
17. Finalisasi Dokumen rencana 1 hari Dokumen rencana -

arsip
18. Mendokumentasikan sebagai dokumen Dokumen rencana 10 Dokumen / arsip -
dan arsip Subag Pembentukan Produk program / kegiatan menit
Hukum .
77
Nomor SOP
Tanggal 2019
Pembuatan
Tanggal Revisi -
SEKRETARIAT DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH Disahkan Oleh
DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA SEKRETARIS DPRD DIY
HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Penyusunan Risalah dan Kesimpulan rapat/ sidang DPRD ;

1. SOP Penyusunan rencana program/kegiatan 1. Lembaran kerja / Rencana Kerja dan Anggaran
2. SOP Pelaksanaan Evaluasi dan Penyusunan Laporan Pelaksanaan Program 2. Ruangan rapat internal
3. SOP Pendokumentasian Bahan Acara dan Dokumen DPRD lainnya 3. Komputer, Printer, LCD, HVS,
4. ATK, Kalkulator
4. SOP Pengelolaan Administrasi Kegiatan dan Hasil sidang Komisi dan Kepanitiaan

Risalah dan Kesimpulan rapat/sidang DPRD harus disusun secara lengkap dan runtut agar Disimpan sebagai dokumen Program Kerja dan Kegiatan Sekretariat DPRD DIY
proses persidangan dapat dokumentasi dengan baik.
78
SOP: Penyusunan Risalah dan Kesimpulan rapat/ sidang DPRD
PELAKSANA MUTU BAKU Ket
KEGIATAN Pengelola Pengadminist Kasubbag Risalah Kabag Pihak Kelengkapan dan Waktu
administrasi dan rasi risalah dan Dokumen Persidangan Terkait Peralatan Output
dokumen Persidangan
1 2 4 6 7 8 9
1 Menyusun Rencana Kerja DPA, Agenda ATK, 2 Hari Rencana Kerja -

Komputer
2 Menyiapkan administrasi DPA, data, bahan/ materi, 1 hari Bahan SPJ -
penyusunan risalah rapat ATK
Persidangan DPRD
3 Mengumpulkan Sarana Prasarana Ruangan, Data computer, 2 hari Bahan dokumen
penyusunan risalah rapat ATK
persidangan DPRD
4 Rapat Koordinasi Ruangan, data computer, 1 hari Kesimpulan
mamin rpt,ATK rapat
5 . Pengumpulan Bahan-bahan/materi Bahan/materi risalah rapat 3 hari Bahan/materi

Penyusunan risalah rapat persidangan, komputer, risalah rapat
Persidangan DPRD ATK persidangan
6 Mengklasifikasikan bahan/dokumen Bahan/materi risalah rapat 1 hari Bahan/materi
Penyusunan risalah rapat persidangan, komputer, risalah rapat
Persidangan DPRD ATK persidangan
7 Penyusunan risalah rapat Bahan/materi risalah rapat 2 hari Draf konsep
Persidangan DPRD persidangan, komputer, risalah rapat
ATK persidangan
8 Membuat kata pengantar, judul Konsep risalah rapat 2 jam Draf konsep
cover persidangan, komputer, risalah rapat
dan daftar isi ATK persidangan
9 Memeriksa konsep risalah rapat Konsep risalah rapat 10 Draf konsep
persidangan DPRD persidangan, komputer, menit risalah rapat
ATK persidangan
10 Memeriksa draf risalah rapat Draf risalah rapat 10 Risalah rapat
persidangan DPRD persidangan, komputer, menit persidangan
ATK
11 Menyerahkan risalah rapat Risalah rapat persidangan 5 menit Risalah rapat
persidangan DPRD untuk DPRD persidangan
didokumentasikan
12 Mendokumentasikan risalah rapat Risalah rapat persidangan 30 Dokumen Final
persidangan DPRD DPRD menit risalah rapat
persidangan
79
Nomor SOP
Tanggal 2019
Pembuatan
Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Penyampaian hasil rapat/sidang kepada Alat Kelengkapan DPRD

1. SOP fasilitasi tugas AKD 1. Lembaran kerja / Rencana Kerja dan Anggaran Ruangan rapat
2. Komputer,Alat komunikasi/Telpon, FAX, Printer, LCD, HVS,
2. SOP fasilitasi pelaksanaan persidangan 3. Jaringan internet
3. SOP Pendokumentasian Bahan Acara dan Dokumen DPRD lainnya

Kesimpulan/Risalah rapat segera dibuat oleh masing masing notulis agar dapat didistrisbusikan Disimpan sebagai dokumen Program Kerja dan Kegiatan Sekretariat DPRD DIY
kepada AKD dan pihak pihak yang berkepentingan agar dapat ditindaklanjuti sesuai keputusan
hasil rapat.
80
SOP: Penyampaian hasil rapat/sidang kepada Alat Kelengkapan DPRD dan pihak pihak yang berkepentingan
MUTU BAKU
Proses / tahapan pelaksanaan kegiatan Pengadmi Pengelola Kasubag Kabag Kelengkapan dan Peralatan Waktu Keterangan
Pimpinan
nistrasi Dokumen&Ris Dokumen& Persidanga
DPRD Output
Risalah alah Risalah n
1 2 3 4 5 6 8 9 10 11
1. Menyiapkan bahan/materi Rapat Laporan Kunjungan kerja, 1 hari Rencana kerja Terlaksana nya kegiatan
sbg bahan Raker AKD Rekomendasi, Komputer, ATK konsultasi dan kunjungan
2. FFasilitasi Rapat kerja AKD Disposisi Pimpinan, keputusan 120 Inventarisasi

pimpinan, Komputer, ATK menit Naskah
Dinas/Surat/do
kumen/bahan/
materi
3. MMenyiapkan Rekomendasi Data, Bahan/materi rapat, 60 menit Materi
tindak lanjut hasil rapat kerja Komputer, HVS Laporan
Kunjungan kerja, Rekomendasi,
Komputer, ATK.
4. MMencermati rekomendasi hasil Rekomendasi Hasil Kunjungan 30 menit Materi
rapat , jika ada yang kurang Kerja Dewan.
dikembalikan ke Kasubag RDH
untuk dilengkapi, jika sudah
benar dilaporkan kepada
pimpinan .
5. BBahan Rekomendasi Disposisi Pimpinan terhadap

dilaporkan ke Pimpinan Dewan Rekomendasi Hasil Kunjungan
lewat sekretaris DPRD. Kerja Dewan.
6. DDisposisi t erhadap
Rekomendasi hsl rapat
7. MMenggandakan rekomendasi Disposisi, Data, Kepim , 30 menit Materi

dan dikirim ke Gubernur Komputer, ATK kunjungan
/Eksekutif
8. DDokumentasi Rekomendasi Dokument, Risalah Rapat, 2-4 hari Laporan

Hasil Rapat Bahan/Materi, Komputer, ATK Materi
kunjungan
Nomor SOP
81
Tanggal 2019
Pembuatan
DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY
HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Pengelolaan Dokumentasi Bahan Acara dan Kegiatan Persidangan.
3. Pergub No, 54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, persidangan

1. Memiliki kemampuan Pengumpulan data, Bahan, Referensi dan Aturan 1. Rencana Kerja dan Anggaran
2. Mengetahui tugas dan fungsi Risalah dan Dokumen Persidangan 2. Ruangan rapat internal
3. Mengetahui tugas dan fungsi Jabatan 3. Komputer, Printer, LCD, HVS,
Mengetahui penggunaan perangkat komputer Jaringan internet

Apabila Pengelolaan Dokumentasi Persidangan DPRD tidak digandakan dan dijilid dengan baik, Disimpan sebagai dokumen Program Kerja dan Kegiatan Sekretariat DPRD DIY
maka Dewan dan pihak-pihak terkait yang membutuhkan akan kehilangan data dokumen proses
pembahasan Persidangan, berpengaruh terhadap penyiapan bahan referensi dan akan
menghambat fasilitasi Kegiatan Dewan.
82
SOP: Pengelolaan dokumentasi bahan acara dan kegiatan persidangan DPRD
KEGIATAN Pengelola Pengadminist Kasubbag Risalah Kabag Sekwan Kelengkapan dan Wak
administrasi dan rasi risalah dan Dokumen Alat Kelengkapan Peralatan tu Output
dokumen Persidangan DPRD dan Persidangan
1 2 4 6 7 8 9
1. Menyusun Rencana Kerja DPA, Agenda ATK, 2 Rencana Kerja -

Komputer Hari
2. Menyiapkan administrasi penyusunan DPA, data, bahan/ 1 Bahan SPJ -

dokumentasi Bahan Acara materi, ATK hari
Persidangan DPRD dan Dokumen
DPRD lainnya
3. Mengumpulkan Sarana Prasarana Ruangan, Data 2 Bahan
pengelolaan dokumentasi Bahan computer, ATK hari dokumen
Acara Persidangan dan Dokumen
DPRD lainnya
4. Rapat Koordinasi Tidak Ruangan, data 1 Kesimpulan
computer, mamin hari rapat
rpt,ATK
Ya
5. Pengumpulan Bahan-bahan/materi Bahan/materi Bahan 3 Bahan/materi
pembahasan Bahan Acara Acara, dokumen hari BA, dokumen
Persidangan DPRD dan Dokumen lainnya, komputer, lainnya
DPRD lainnya ATK
6. Mengklasifikasikan bahan/dokumen Bahan/materi Bahan 1 Draf Dok
Bahan Acara Persidangan DPRD Acara, dokumen hari Bahan Acara,
dan Dokumen DPRD lainnya lainnya ,komputer, dokumen
ATK lainnya
7. Penyusunan dokumen Bahan Acara Bahan/materi Bahan 2 Draf Dok
Persidangan DPRD dan Dokumen Acara, dokumen hari Bahan Acara,
DPRD lainnya lainnya ,komputer, dokumen
ATK lainnya
8. Membuat kata pengantar, judul cover Bahan/materi Bahan 2 Draf Dok
dan daftar isi Acara, dokumen jam Bahan Acara,
lainnya, komputer, dokumen
ATK lainnya
9. Chekcing akhir Dokumen Bahan Bahan/materi Bahan 3 Dokumen Final
Acara Persidangan dan Dokumen Acara, dokumen jam Bahan Acara,
DPRD lainnya lainnya, komputer, dokumen
ATK lainnya
83
Nomor SOP
Tanggal 2019
Pembuatan
Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY

HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Pendokumentasian Bahan Acara dan Dokumen DPRD lainnya
3. Pergub No, 54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, persidangan

1. SOP Penyusunan rencana program/kegiatan
2.SOP Pelaksanaan Evaluasi dan Penyusunan Laporan Pelaksanaan Program

Apabila Pengelolaan Dokumentasi Bahan Acara Persidangan DPRD dan Dokumen DPRD lainnya Disimpan sebagai dokumen Program Kerja dan Kegiatan Sekretariat DPRD DIY
tidak dikelola dengan baik, maka Dewan dan pihak-pihak terkait yang membutuhkan akan
kehilangan data dokumen proses pembahasan Bahan Acara Persidangan, berpengaruh terhadap
penyiapan bahan referensi dan akan menghambat fasilitasi Kegiatan Dewan.
84
SOP: Penyusunan dokumentasi hasil rapat/sidang DPRD
KEGIATAN Pengelola Pengadminist Kasubbag Risalah Kabag Pihak Kelengkapan dan Peralatan Waktu
administrasi dan rasi risalah dan Dokumen Persidangan Terkait Output
dokumen Persidangan
1 2 4 6 7 8 9
1. Menyusun Rencana Kerja DPA, Agenda ATK, 2 Hari Rencana Kerja -

Komputer
2. Menyiapkan administrasi DPA, data, bahan/ materi, 1 hari Bahan SPJ -
penyusunan dokumen hasil ATK
rapat/sidang DPRD
3. Mengumpulkan Sarana Prasarana Ruangan, Data computer, 2 hari Bahan dokumen
penyusunan dokumen hasil ATK
rapat/sidang DPRD
4. Rapat Koordinasi Ruangan, data computer, 1 hari Kesimpulan rapat
mamin rpt,ATK
5. Pengumpulan Bahan-bahan/materi Bahan/materi risalah rapat 3 hari Bahan/materi

Penyusunan dokumen hasil rapat persidangan, komputer, ATK risalah rapat
DPRD persidangan
6. Mengklasifikasikan bahan/dokumen Bahan/materi risalah rapat 1 hari Bahan/materi
7. Penyusunan risalah rapat persidangan, komputer, ATK risalah rapat
Persidangan DPRD persidangan
8. Penyusunan dokumentasi hasil Bahan/materi risalah rapat 2 hari Draf konsep
rapat/sidang Persidangan DPRD persidangan, komputer, ATK risalah rapat
persidangan
9. Membuat kata pengantar, judul Konsep risalah rapat 2 jam Draf konsep
cover persidangan, komputer, ATK risalah rapat
10. dan daftar isi persidangan
11. Memeriksa konsep dokumen rapat Konsep risalah rapat 10 Draf konsep
persidangan DPRD persidangan, komputer, ATK menit risalah rapat
persidangan
12. Memeriksa dokumen rapat Draf risalah rapat 10 Risalah rapat
persidangan DPRD persidangan, komputer, ATK menit persidangan
13. Menyerahkan dokumen hasil Risalah rapat persidangan 5 menit Risalah rapat
rapat/sidang persidangan DPRD DPRD persidangan
untuk didokumentasikan
14. Mendokumentasikan risalah rapat Risalah rapat persidangan 30 Dokumen Final
persidangan DPRD DPRD menit risalah rapat
persidangan
85
Nomor SOP
Tanggal 2019
Pembuatan
Tanggal Revisi -
SEKRETARIAT DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH Disahkan Oleh SEKRETARIS DPRD DIY
HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Evaluasi pelaksanaan program/kegiatan Subbagian Risalah dan
Dokumen Persidangan
Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksanaan
1. Perdais Nomor 1 Tahun 2018 tentang Kelembagaan Pemerintah Daerah DIY. 1. Memiliki kemampuan komunikasi, pengumpulan Bahan, Referensi dan Aturan
2. Pergub 117 Tahun 2014 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur 2. Mengetahui program/kegiatan subagian risalah dan dokumen persidangan.
3. Pergub No, 54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, Mengetahui penggunaan perangkat komputer

1. SOP Penyusunan Laporan Monev 1. Lembaran kerja / Rencana Kerja dan Anggaran

Sebagai bahan laporan monev Disimpan sebagai dokumen Program Kerja dan Kegiatan Sekretariat DPRD DIY
86
SOP: Evaluasi pelaksanaan program/kegiatan Subbagian Risalah dan Dokumen Persidangan
KEGIATAN Penyusun Kasubag Ka. Bag Kelengkapan dan Peralatan Waktu
program RDP Output
Persidangan
1 2 3 4 5 6 7 8
1. Mengumpulkan Data, informasi meliputi aliran kas,  Agenda kerja/ Tupoksi 1 jam Data -
penyerapan dana, kemajuan kegiatan terutama fisik,  DPA terkumpul
target penyelesaian  Laporan Kegiatan
2. Mencermati dan mempelajari pelaksanaan kegiatan  Agenda kerja/ Tupoksi 15 menit Hasil -
terutama yang berada di lapangan /fisik berdasarkan  DPA pencermatan
laporan atau hasil monitoring  Laporan monitoring laporan
3. Mencocokan data antara penyerapan dana dengan  Data terkumpul 1 jam Matrik -
kemajuan kegiatan melalui matrik meliputi;  Hasil pencermatan
Bukti atau fisik laporan
Aliran kas sesuai DPA  DPA, Bukti bukti
Sisa kas / anggaran sisa
Ketepatan waktu
Peruntukan dana sesuai rincian DPA
4. Memberikan penilaian dari hasil pencocokan dalam Matrik 1 jam Matrik dengan -
bentuk data kualitatif dan kwantitatif berikut ulasannya Daftar penilaian penilaiannya
termasuk hambatan, alasan dan kemudian disampaikan Komputer, ATK
kepada pimpinan
5. Melakukan penilaian dari hasil pencocokan. Jika hasil Matrik dengan penilaiannya 15 menit Disposisi -
pencocokan secara perhitungan benar akan diberi paraft Matrik dengan
dan diteruskan kepada Kepala selaku PA /PPK. Jika tidak penilaiannya
maka hasil pencocokan dikembalikan untuk
dikoordinasikan kepada PPTK.
6. Melakukan penilaian ulang dari hasil pencocokan. Jika Disposisi 10 menit Disposisi -
sudah benar dapat disimpan dan jika belum maka akan Matrik dengan penilaiannya Matrik dengan
dikembalikan untuk diperbaiki bila kesalahan karena salah penilaiannya
perhitungan. Apabila ketidak cocokan terjadi karena
kesalahan PPTK maka akan dipanggil untuk dilengkapi
agar cocok kembali.
87
7. Menyimpan matrik dan dokumen pencocokan Disposisi 3 menit Dokumen -
Matrik dengan penilaiannya evaluasi
Nomor SOP
Tanggal 2019
Pembuatan
Tanggal Revisi -

NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Penyusunan laporan pelaksanaan program/ kegiatan Subbagian
Komisi dan Kepanitiaan DPRD
2. Mengetahui program/kegiatan subagian Komisi dan Kepanitiaan DPRD Mengetahui
3. Pergub No, 54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, tugas dan fungsi Jabatan

SOP Penyusunan Program Sekretariat DPRD 1. Lembaran kerja / Rencana Kerja dan Anggaran

Apabila draft Penyusunan program Subbagian Persidangan yang diajukan tidak disetujui maka Disimpan sebagai dokumen Program Kerja dan Kegiatan Sekretariat DPRD DIY
88
penyelesaian pekerjaan selanjutnya akan terlambat dan berakibat pada kinerja yang rendah
SUB BAGIAN KOMISI DAN KEPANITIAAN DPRD

SOP : Penyusunan Program Sub Bagian Komisi dan Kepanitiaan
KEGIATAN Ka.Sub Penysn Ka Bag Pengadminis Kelengkapan dan Peralatan Waktu
bag program Persidan trasi Umum Output
Komisi gan
1 2 3 4 5 6 7 8 9
program kegiatan Sub Bag Komisi dan
Kepanitiaan DPRD
2. Menyiapkan dan mengumpulkan bahan , Disposisi 1 hari Bahan , -
referensi , aturan terkait penyusunan ATK referensi , aturan
program /kegiatan Subbagian Komisi dan
Kepanitiaan .
masukan dalam rangka peningkatan pelayanan Kendaraan Laporan
di Sub. Bag. Komisi dan Kepanitiaan.
4. Melakukan rekapitulasi , analisis, pencermatan Disposisi, Data, Bahan, 3 hari rekapitulasi , -
Kasubag Komisi dan Kepanitiaan pencermatan
6. Memeriksa dan mengoreksi draft . Draft rencana program / 1 hari Dokumen -
kegiatan rencana
program /
kegiatan
7. Menugaskan penyusun program untuk Dokumen rencana 10 menit Dokumen -
finalisasi program / kegiatan rencana
program /
kegiatan
89
8. Finalisasi Dokumen rencana 1 hari Dokumen -
program / kegiatan, lemari rencana
arsip program /
kegiatan
9. Mendokumentasikan sebagai dokumen dan Dokumen rencana 10 menit Dokumen / arsip -
arsip Subag Komisi dan Kepanitiaan. program / kegiatan
Nomor SOP
Tanggal 2019
Pembuatan
Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY

NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Penyusunan skenario dan bahan rapat paripurna DPRD
1. Perdais Nomor 1 Tahun 2018 tentang Kelembagaan Pemerintah Daerah DIY. 1. Memiliki kemampuan Menyusun naskah dinas
2. Pergub 117 Tahun 2014 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur 2. Mengetahui tugas dan fungsi persidangnan
3. Pergub No. 54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, 4. Mengetahui penggunaan perangkat komputer

1. SOP Program Sub Bagian Alat Kelengkapan DPRD 1. Lembaran kerja / Rencana Kerja dan Anggaran
2. SOP penyiapan Bahan Kebijakan Alat Kelengkapan Dewan 2. Ruangan rapat internal
3. SOP Penyiapan Bahan/ Materi Pembahasan Alat Kelengkapan Dewan 3. Komputer, Printer, LCD, HVS,
90
SOP penyiapan Bahan dan distribusi bahan Persidangan 4. Jaringan internet

draft Penyusunan Skenario dapat berubah sewaktu waktu Disimpan sebagai dokumen Program Kerja dan Kegiatan Sekretariat DPRD DIY
SOP : Menyusun Skenario Rapat Paripurna

Pengelola Kasubag Kabag Pengelola Kelengkapan dan Waktu
KEGIATAN Persidanga
Komisi&K AKD&Per Bahan Peralatan Output
n
epanitiaan sidangan Rapat
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1. Mempelajari peraturan-peraturan Tatib DPRD DIY, Agenda 1 hari Rencana kerja -
perundang-undangan sebagai bahan acuan dan Risalah Rapat, Kertas
kerja, Disposisi, Peraturan
perundang-undangan.
2. Menyiapkan dan mengumpulkan bahan , ATK Data, Komputer, HVS, 1 hari bahan , referensi , -
referensi ,Risalah Rapat Konsultasi, & Rapat Flashdisc. aturan
Pimpinan, Hasil Rapat Banmusy, serta
aturan terkait penyusunan Skenario Tahap-
tahap Pembicaraan Rapat Paripurna.
3. Mengumpulkan data , bahan/materi , saran Data, Bahan, Komputer, 5 hari Data lapangan, SOP
dan masukan dalam rangka penyusunan HVS Laporan Pengumpula
skenario n data
4. Melakukan penyusunan draf skenario Data, Bahan, Komputer, 1 hari rekapitulasi , -
HVS analisis,
pencermatan
5. Melakukan pencermatan draft skenario Ruang rapat, , computer, 3 jam Notulen rapat SOP Rapat
dokumen dan menyerahkannya kepada ATK, Draf Skenario. internal
91
6. Memeriksa dan mengoreksi draft skenario. Draft Skenario 1 jam Dokument -
Jika sudah benar akan disetujui dan rencana
diteruskan ke Kasubag untuk difinalisasi. program /
Jika tidak, maka akan dikembalikan ke kegiatan
Kasubag untuk diperbaiki sesuai arahan.
7. Menugaskan Kasubag PAKD untuk finalisasi Draf Skenario, Komputer, 60 menit Dokument -
HVS, Flasdisc. rencana
program /
kegiatan
8. Melakukan Finalisasi dan Penyerahan Dokument/ Skenario Rapat 30 menit Dokument / arsip Sop
kepada Pengelola Bahan Rapat untuk Paripurna pengarsipan
digandakan dan diserahkan ke Subag
protokol.
Nomor SOP
Tanggal 2019
Pembuatan
Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Penyusunan skenario dan bahan rapat paripurna DPRD
1. Perdais Nomor 1 Tahun 2018 tentang Kelembagaan Pemerintah Daerah DIY. 1. Memiliki kemampuan Menyusun naskah dinas
2. Pergub 117 Tahun 2014 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur 2. Mengetahui tugas dan fungsi persidangnan
92
1. SOP Penyiapan Bahan dan Distribusi Bahan Persidangan 1. Lembaran kerja / Rencana Kerja dan Anggaran
SOP Penyiapan bahan/materi pembahasan Alat Kelengkapan Dewan 2. Ruangan rapat internal
Ketelitian dan kecermatan dalam menyiapkan bahan rapat paripurna sangat dibutuhkan untuk Disimpan sebagai dokumen Program Kerja dan Kegiatan Sekretariat DPRD DIY
mendukung lancarnya acara rapat paripurna.
SOP : Penyiap Bahan Rapat Paripurna DPRD
PELAKSANA MUTU BAKU

Pengelola Kasubag Kasubag Kasubag Kabag Kelengkapan dan Waktu Keterangan
KEGIATAN Bahan Komisi&K TU Dokument Kasubag AKD dan Peralatan
Output
Rapat epanitiaa asi Legislasi Persidang
n an
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1. Menyiapkan surat menyurat terkait Agenda dan 5 hari Rencana kerja -
penyelenggaraan Rapat Paripurna Kertas kerja
2. Menyiapkan Rapat Koordinasi Intern Data, Bahan, 1 hari Tindak lanjut
terkait persiapan Rapat Paripurna Komputer, Snack Hasil
dan minum Pembahasan
Rapat, HVS rapat
3. Mengirim Surat ke Fraksi, AKD, SKPD, Disposisi, Data, 1 hari bahan , -
Gubernur DIY. Bahan, Komputer, referensi ,
HVS aturan
4. Menerima /Mengumpulkan Data, Bahan, 5 hari Data /Bahan
materi/bahan Rapat Paripurna Komputer, HVS dari Fraksi,dsb
5. Menyiapkan Kepwan/Kepim/Raperda Data, Bahan, 1 jam Dokumen
terkait materi yg akan di paripurnakan Komputer, HVS Kepwan/Kepi
m/Raperda
93
6. Melakukan, pencermatan atas Disposisi, Data, 3 hari rekapitulasi , -
materi/bahan dari Fraksi, AKD, Bahan, Komputer, analisis,
SKPD,SKPD, Gubernur DIY. HVS pencermatan
7. Memeriksa, mencermati dan Dokumen/Bahan 30
mengoreksi draft . Jika sudah benar Rapat, ATK menit
akan disetujui dan diteruskan ke
Kasubag PAKD untuk difinalisasi. Jika
tidak, maka akan dikembalikan ke
Penyiap bahan untuk diperbaiki sesuai
arahan
8. Finalisasi bahan Rapat Paripurna
9. Penyusunan bahan Rapat Paripurna HVS, Komputer, 2 jam Dokumen

dalam map dan di beri label ATK , Map bahan Rapat
Paripurna
10. Pengawalan ke Rapat Paripurna Ruang rapat, 3 jam Notulen rapat
sampai kemudian jadi dokumen. LCD, Makan
minum, computer,
ATK
11. Dokumen untuk rapat paripurna setelah Dokument 10 Dokumen / Sop
selesai Rapur di dokumentasikan rencana menit arsip pengarsipan
program /
kegiatan
94
Nomor SOP
Tanggal 2019
Pembuatan
Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Fasilitasi Kegiatan Pendampingan Perjalanan Dinas Luar Daerah
DPRD DIY
1. Perdais Nomor 1 Tahun 2018 tentang Kelembagaan Pemerintah Daerah DIY.

2. Pergub 117 Tahun 2014 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur 1.Mengetahui tugas dan fungsi pendamping.
3. Pergub No, 54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi,
95
Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah. 2. Mengetahui administrasi persuratan.
4. Peraturan Gubernur Daerah Istimewa Nomor Tahun tentang Rincian Tugas dan 3. Kemampuan membuat laporan sesuai tata naskah dinas.
4. Mengetahui peraturan tentang perjalanan dinas.
5. Kemampuan mengoperasikan komputer dan Tehnologi Informasi.
1. SOP Penyusunan Laporan Pertanggungjawaban Anggaran. 1. Alat Tulis Kantor
2. Komputer/Laptop, Printer, Scanner
3. Alat Komunikasi
4. Alat Perekam
5. Rencana Kerja dan Dokumen Anggaran
Apabila Kegiatan Pendampingan Perjalanan Dinas tidak dilaksanakan dengan baik akan Disimpan sebagai dokumen Program Kerja dan Kegiatan Sekretariat DPRD DIY
menghambat kinerja DPRD.
SOP: Fasilitasi Kegiatan Pendampingan Perjalanan Dinas Luar Daerah DPRD DIY
a) Tahap Persiapan
Sekretaris Kabag yang Koordinator Notulis / PPK / Kepala Kelengkapan Waktu
DPRD DIY membidangi Pendampin Pendamping Kabag Sub Bag dan Peralatan
KEGIATAN g PP & Produk
( PPTK Keuan Hukum Output
yang gan
bersangkut
an )
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1. Mencermati jadwal perjalanan Jadwal Badan 3 Jam Data dan
dinas sesuai dengan Jadwal Musyawarah Informasi
Badan Musyawarah DPRD DIY DPRD DIY kegiatan
2. Mengkomunikasikan jadwal Jadwal Badan 1 Jam Data dan
perjalanan dinas pada Pimpinan Musyawarah Informasi
dan/atau Alat Kelengkapan DPRD DIY, Kegiatan
Dewan serta Mitra Kerja Alat Komunikasi
96
3. Mencatat hasil keputusan Hasil rekaman/ 2 Jam Data dan
rencana perjalanan dinas Alat Notulen Rapat Informasi
Kelengkapan Dewan. ( Maksud Kegiatan
dan tempat tujuan )
4. Menyusun Daftar Inventarisasi ATK 1 jam Draf Daftar
Masalah ( DIM ) dan Jadwal Komputer Inventarisa
Perjalanan Dinas sesuai dengan Printer si Masalah
kesepakatan Alat Kelengkapan Draft DIM dan dan Jadwal
Dewan. Jadwal Perjalanan
Perjalanan Dinas
Dinas
Bahan/ Materi
5. Membuat surat, antara lain : ATK 30 Dokumen /

a) Surat Ijin Perjalanan Dinas Alat Komputer menit Arsip Surat
Kelengkapan Dewan kepada Printer
Pimpinan DPRD
b) Surat Ijin Pendampingan
Perjalanan Dinas Alat
Kelengkapan Dewan kepada
Gubernur.
c) Surat Ijin Perjalanan Dinas dari
Pimpinan Dewan kepada Instansi
tujuan.
6. Menyiapkan Keputusan Pimpinan ATK 1 Jam Dokumen
terkait pelaksanaan Perjalanan Komputer Keputusan
Dinas. Printer Pimpinan
7. Menyelia bahan pelengkapan Alat Komunikasi 1 Jam Data dan
perjalanan dinas ( Kepim, DIM, dll Komputer Informasi
) Internet
8. Mengirimkan Daftar Inventarisasi Alat Komunikasi 30 Data dan

Masalah, Jadwal Perjalanan Internet menit Informasi
Dinas, dan Surat Ijin Perjalanan Komputer Kegiatan
Dinas via email/fax. ke Instansi
Tujuan.
9. Melakukan komunikasi intensif Alat Komunikasi 3 Hari Data dan
dengan pihak instansi yang dituju ATK Informasi
tentang maksud dan tujuan serta Kegiatan
kepastian penerimaan
rombongan Alat Kelengkapan
Dewan.
97
10.Melakukan komunikasi dengan Alat Komunikasi 2 Jam Data dan
Pimpinan dan Anggota Dewan ATK Informasi
terkait keikutsertaan perjalanan Kegiatan
Dinas (perihal tiket dan
penginapan )
11.Menghitung rincian kebutuhan Komputer 30 Rincian
pembiayaan perjalanan Dinas Printer Menit kebutuhan
sesuai dengan ketentuan SHBJ. Dokumen SHBJ Perjalanan
Dokumen Dinas
Pelaksanaan
Anggaran
ATK
12.Membuat Perskot untuk diajukan Komputer 30 Perskot
ke Bagian Keuangan yang Printer Menit Perjalanan
disetujui oleh PPTK dan diketahui Dokumen SHBJ Dinas
oleh Kepala Bagian Persidangan. Dokumen
Pelaksanaan
Anggaran
ATK
13. Membuat kelengkapan Komputer 1 Hari Dokumen/

administrasi Perjalanan Printer Kelengkapa
Dinas antara lain : ATK n
a) SPT dan SPPD Kertas Bend 26 administras
Perjalanan Dinas DPRD Bahan/Materi i Perjalanan
dan Pendamping dari Alat komunikasi Dinas
Sekretariat DPRD. Dokumen SHBJ
b) Daftar Hadir
c) Daftar Penerimaan uang
d) Amplop Lumsum
e) Daftar Hadir Narasumber
f) Bend 26 Narasumber
e) Menggandakan DIM.
f) Daftar Peserta Perjalanan
Dinas dan personal yang
akan menerima
rombongan.
14. Menyelia Penyiapan Kertas Kerja 1 Jam Kelengkapa
administrasi Keuangan ATK n
Komputer Administras
Printer i
98
15. Mencermati dan memberikan Kertas Kerja 1 Hari Perskot
persetujuan terhadap perskot ATK Perjalanan
dari pendamping sesuai Komputer Dinas
dengan kebutuhan. Printer
16. Mengambil uang persekot di Alat Komunikasi 1 Jam Uang
Bagian Keuangan persekot
perjalanan
dinas
17. Memasukkan lumpsum Komputer 2 jam Amplop
peserta perjalanan Dinas ATK lumpsum
sesuai dengan SHBJ dan Amplop
DPA.
18. Mendistribusikan lumsum Alat Komunikasi 2 jam Terdistribus
kepada peserta perjalanan ATK ikannya
Dinas. lumsum
perjalanan
dinas ke
masing –
masing
peserta.
19. Melaporkan Progres agenda Alat Komunikasi 30 Data dan
perjalanan Dinas Kertas Kerja menit Informasi
ATK Kegiatan
20. Checking Akhir terhadap ATK 30 Dokumen

kesiapan Perjalanan Dinas Alat Komunikasi Menit kelengkapa
Kertas Kerja n
adminitrasi
perjalanan
Dinas
21. Melaporkan kesiapan Alat Komunikasi 30 Data dan
perjalanan Dinas ATK Menit Informasi
Kegiatan
99
SOP: Fasilitasi Kegiatan Pendampingan Perjalanan Dinas DPRD DIY
b) Tahap Pelaksanaan
KEGIATAN Sekretariat Kepala Notulis/ Kelengkapan Waktu
DPRD DIY Bagian yang Koordinator Pendam dan Peralatan
Output
bersangkuta Pendamping ping
n
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1. Memantau pelaksanaan Alat 30 menit Data dan
perjalanan dinas Komunikasi informasi
2. Mendampingi keberangkatan Alat 1 jam 30 Adanya Menyesuiakan

rombongan peserta perjalanan Transportasi menit Pendampinga tujuan/lokasi
dinas dalam pesawat yang Alat n dari Setwan perjalanan
sama sesuai dengan SHBJ. Komunikasi dinas
100
3. Melakukan pembagian tugas Alat 30 menit Data dan
antar pendamping ditempat Komunikasi informasi
tujuan yakni :
a) Pendamping yang berangkat
mendahului rombongan untuk
melakukan koordinasi ke
instansi tujuan.
b) Pendamping yang mengawal
rombongan dalam satu moda
transportasi yang sama.
4. Melakukan komunikasi Alat 30 menit Data dan

dengan pihak instansi tujuan Komunikasi Informasi
bahwa rombongan telah
sampai ke lokasi tempat
diterima.
5. Menginformasikan kepada Alat 30 menit Data dan
peserta perjalanan Dinas Komunikasi Informasi
terkait kepastian ruangan
tempat penerimaan dan pihak
yang akan menerima
rombongan.
6. Menyerahkan SPT dan SPPD Alat 30 menit Telah ditanda
Perjalanan Dinas untuk dapat Komunikasi tangani dan
diproses administrasinya Dokumen distempelnya
kepada instansi terkait. ATK SPT dan
SPPD
perjalanan
Dinas oleh
Instansi
tujuan.
7. Mengikuti proses penerimaan ATK 2 jam Hasil Notulesi
rombongan peserta perjalanan Kertas Kerja Dokumentasi
dinas Alat Kelengkapan Alat Rekam Foto
Dewan sampai selesai dan Kamera
membuat notulensi serta
dokumentasi
pertemuan/kegiatan di lokasi
kunjungan.
.
101
8. Mengumpulkan boarding Alat 30 menit Boarding Pass
pass, tiket serta bill hotel dari Komunikasi
masing – masing peserta
perjalanan dinas untuk
kelengkapan SPJ
9. Melaporkan kepada Pimpinan Alat 15 menit Data dan
dan Anggota Dewan bahwa Komunikasi Informasi
segala proses administrasi di
instansi tujuan telah selesai
diproses.
10. Menginformasikan jadwal Alat 30 menit Data dan
kepulangan rombongan pada Komunikasi Informasi
seluruh peserta perjalanan Kegiatan
Dinas
11. Mendampingi kepulangan Alat 1 jam 30 Menyesuaikan
rombongan perjalanan dinas Transportasi menit tujuan/lokasi
menuju Yogyakarta dengan Alat Perjalanan
pesawat yang sama sesuai Komunikasi Dinas
dengan SHBJ.
12. Mengumpulkan boarding pass Alat 30 menit Boarding Pass
kepulangan masing – masing Komunikasi
peserta perjalanan dinas
untuk kelengkapan SPJ.
SOP: Fasilitasi Kegiatan Pendampingan Perjalanan Dinas DPRD DIY

c) Tahap Pertanggungjawaban
KEGIATAN Sekretaris Kepala Koordinat Notulis / PPK/ Kelengkapan dan Waktu
DPRD DIY Bagian yang or Pendamping Kabag PP Peralatan
Output
bersangkutan Pendampi &
ng Keuangan
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1. Menugaskan Penyelesaian Alat Komunikasi 30 Menit Informasi
Penyusunan Administrasi
Keuangan dan Pelaporan
2. Memantau proses penyelesaian Alat Komunikasi 2 Jam Data dan
Administrasi Keuangan dan Informasi
Laporan
102
3. Melakukan inventarisasi terhadap ATK 3 hari Data dan
kelengkapan SPJ Alat Komunikasi Informasi
Komputer
Printer
4. Membuat Laporan Hasil ATK 3 Jam Laporan
Perjalanan Dinas. (tahap Alat Rekam Hasil
terakhir ) Alat komunikasi Perjalanan
Bahan/Materi Dinas
Printer
5. Menyusun dan mengumpulkan ATK 3 Hari Dokumen
kelengkapan SPJ Perjalanan Dokumen SHBJ SPJ
Dinas sesuai dengan peraturan Komputer
yang berlaku ke bagian Printer
Keuangan
6. Mencermati dokumen SPJ ATK 3 Jam Dokumen
Perjalanan Dinas sesuai aturan Komputer SPJ
dan memberikan saran perbaikan SHBJ
7. Melakukan perbaikan terhadap ATK 1 jam Dokumen

kelengkapan SPJ Perjalanan Dokumen SHBJ SPJ
Dinas jika terdapat koreksi. Komputer
Printer
8. Menyusun Arsip SPJ Perjalanan ATK 2 jam Dokumen
Dinas dan Membuat rekap data Outner dan data
perjalanan dinas sesuai dengan Komputer
ketentuan ( form pelaporan) Printer
9. Melaporkan hasil perjalanan Dokumen 30 Menit Data dan
dinas Informasi
103
Nomor SOP
Tanggal 2019
Pembuatan
Tanggal Revisi -

NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Fasilitasi Penetapan dan Pelantikan Gubernur dan Wakil Gubernur

104
Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah. 1. Memiliki kemampuan komunikasi, pengumpulan Bahan, Referensi dan Aturan
3. Pergub No. 54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, 2. Memiliki pengetahuan mengenai proses penetapan dan pelantikan Gubernur dan
Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah. Wakil Gubernur.
4. Peraturan Gubernur Daerah Istimewa Nomor Tahun tentang Rincian Tugas dan 3. Mengetahui tugas dan fungsi Jabatan

1. SOP Penyiapan penyiapan rancangan Peraturan Daerah dan Peraturan Daerah 1. Lembaran kerja / Rencana Kerja dan Anggaran
Istimewa Inisiatif DPRD, Produk Hukum DPRD. 2. Ruangan rapat internal

1. Harus mengetahui dan memahami peraturan yang mengatur tentang penetapan dan pelantikan Disimpan sebagai dokumen Program Kerja dan Kegiatan Sekretariat DPRD DIY
Gubernur dan Wakil Gubernur.
2. Harus mengetahui dan memahami setiap proses dan tahapan penetapan dan pelantikan.
3. Membangun jejaring dengan pihak pihak terkait
SOP : Fasilitasi Penetapan dan Pelantikan Gubernur dan Wakil Gubernur

Staf Sub Kepala Sub Kepala Sekretaris Ketua Kelengkapan dan Peralatan Waktu
KEGIATAN Bagian Bagian Bagian DPRD DPRD
Komisi dan Persidan Output
Kepanitiaan gan
DPRD
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1. Mencermati aturan pengisian jabatan Peraturan-peraturan terkait 1 hari Catatan penting
Gubernur dan Wakil Gubernur ( Undang – pengisian jabatan Gubernur aturan mengenai
undang No 13 Tahun 2012 dan Tata Tertib dan Wakil Gubernur. tahapan
DPRD DIY ) penetapan.
2. Membuat konsep surat berakhirnya masa Kertas 30 menit Konsep surat
jabatan Gubernur dan Wakil Gubernur ATK
3. Membuat draf surat berakhirnya masa Kertas 30 menit Draf Surat

jabatan Gubernur dan Wakil Gubernur ATK
Komputer , Printer
105
4. Mengkoreksi surat dan memberikan paraf. Y Draf Surat perihal 10 menit Draf Surat
pemberitahuan masa
T berakhirnya Jabatan
Gubernur dan Wakil
Gubernur
5. Mengkoreksi surat dan memberikan paraf Y Draf Surat perihal 10 menit Surat yang sudah
pemberitahuan masa diparaf Kasubag
berakhirnya Jabatan Komisi dan
T Gubernur dan Wakil Kepanitiaan
Gubernur DPRD
6. Memberikan paraf Y Surat perihal pemberitahuan 10 menit Surat yang sudah
masa berakhirnya Jabatan diparaf oleh
Gubernur dan Wakil Kabag
T Gubernur Persidangan
7. Menandatangani surat perihal masa Surat perihal pemberitahuan 10 menit Surat yang sudah
berakhirnya masa Jabatan masa berakhirnya Jabatan ditandatangani
Gubernur dan Wakil Pimpinan Dewan
Gubernur
8. Memberikan disposisi untuk mengirimkan Kertas Disposisi 1 hari Disposisi
surat kepada Gubernur dan Wakil Gubernur

Staf Sub Kepala Sub Kepala Kepala Staf Sub Kepala Sub Kepala Kepala
KEGIATAN Bagian Bagian Bagian Sub Bagian Bagian Komisi Bagian Sub
Komisi dan Persid Bagian dan Persidanga Bagian
Kepanitiaan angan Produk Kepanitiaan n Produk
DPRD HUkum DPRD HUkum
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1
3. Mencermati jadwal Badan 9. Mencermati 10. Mencermati
Musyawarah jadwal Badan jadwal Badan
Musyawarah Musyawarah
11. Mengirimkan surat kepada 12. Mengirim 13. Mengirimkan
fraksi – fraksi perihal permohonan kan surat surat kepada
personil pansus tata tertib kepada fraksi – fraksi – fraksi
penetapan Gubernur dan Wakil fraksi perihal perihal
Gubernur dan Pansus Penetapan permohonan permohonan
Gubernur dan Wakil Gubernur. personil personil pansus
pansus tata tata tertib
106
tertib penetapan
penetapan Gubernur dan
Gubernur dan Wakil Gubernur
Wakil dan Pansus
Gubernur dan Penetapan
Pansus Gubernur dan
Penetapan Wakil Gubernur.
Gubernur dan
Wakil
Gubernur.
4. Fasilitasi pansus tentang Tata 14.Fasilitasi 15.Fasilitasi pansus

Tertib Gubernur dan Wakil pansus tentang tentang Tata
Gubernur dan Pansus Penetapan Tata Tertib Tertib Gubernur
Gubernur dan Wakil Gubernur. Gubernur dan dan Wakil
Wakil Gubernur dan
Gubernur dan Pansus
Pansus Penetapan
Penetapan Gubernur dan
Gubernur dan Wakil Gubernur.
Wakil
Gubernur.
16. Koordinasi ke Bagian Produk 5. Koordinasi ke 17. Koordinasi

Hukum terkait Penerbitan Bagian Produk ke Bagian
Keputusan Dewan tentang Hukum terkait Produk Hukum
Penetapan Gubernur dan Wakil Penerbitan terkait
Gubernur Keputusan Penerbitan
Dewan tentang Keputusan
Penetapan Dewan tentang
Gubernur dan Penetapan
Wakil Gubernur dan
Gubernur Wakil Gubernur
6. Koordinasi dengan Bagian Humas 7. Koordinasi 18. Koordinasi
berkenaan dengan rapur dengan dengan Bagian
penetapan Gubernur dan Wakil Bagian Humas
Gubernur dan penyampaian visi Humas berkenaan
misi. berkenaan dengan rapur
dengan rapur penetapan
penetapan Gubernur dan
Gubernur dan Wakil
Wakil Gubernur dan
Gubernur dan penyampaian
107
penyampaian visi misi.
visi misi.
8. Pengiriman berkas usulan 9. Pengiriman 19. Pengiriman
Penetapan Gubernur dan Wakil berkas usulan berkas usulan
Gubernur ke Kementerian Dalam Penetapan Penetapan
Negeri. Gubernur dan Gubernur dan
Wakil Gubernur Wakil Gubernur ke
ke Kementerian Kementerian Dalam
Dalam Negeri. Negeri.
Nomor SOP
Tanggal 2019
Pembuatan
Tanggal Revisi -

NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan Sub bagian Komisi dan Kepanitiaan
DPRD
108
2. Pergub 117 Tahun 2014 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur 1. Memiliki kemampuan komunikasi, pengumpulan Bahan, Referensi dan Aturan
Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah. 2. Mengetahui tugas dan fungsi Fasilitasi Kegiatan Komisi dan Kepanitiaan DPRD.


Digunakan untuk laporan Monev Disimpan sebagai dokumen Program Kerja dan Kegiatan Sekretariat DPRD DIY
SOP : Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan Subbagian Komisi dan Kepanitiaan DPRD

KEGIATAN Kasubag Kasubag Kabag Kelengkapan dan Peralatan Waktu
Penyiap Komisi&K Monev Persidangna
Output
bahan epanitiaan n
DPRD
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1. Menyiapkan data pelaksanaan kegiatan Komisi Agenda kerja/ Tupoksi, 30 menit Data kegiatan -
dan kepanitiaan Buku kendali kegiatan
2. Kordinasi dalam rangka evaluasi kegiatan Komisi Draft laporan kegiatan 2 jam Draft laporan SOP
dan Kepanitiaan DPRD Data barang, Komputer , Fisik dan Pembuatan
ATK, Tata naskah dinas Keuangan laporan
109
3. Merangkum masukan-masukan yang ada dan Draft laporan kegiatan 2 jam Draft laporan SOP
membuat analisa atas hasil Kegiatan Komisi dan Data barang, Komputer , Fisik dan Pembuatan
Kepanitiaan DPRD ATK, Tata naskah dinas Keuangan laporan
Monev
4. Membua lap. fisik dan keuangan terhadap Draft laporan kegiatan 15 menit Disposisi -
kegiatan-2 PAKD dan .hasil analisa singkat Draft laporan
terkait keg. Komisi dan Kepanitiaan DPRD kegiatan
termasuk kendala dan solusi atas
permasalahan-2 yang dihadapi
5. Menilai dan mencermati hasil laporan Monev dari
fisik dan keuangan terhadap kegiatan-2 Komisi
dan Kepanitiaan DPRD dan .hasil analisa Komisi
dan Kepanitiaan DPRD.
6. Menyusun laporan singkat hasil evaluasi Laporan 3 menit Laporan -
termasuk kegiatan
7. laporan dan koordinasi dengan Subbagian Laporan kegiatan 3 menit Arsip Laporan -
Monev. kegiatan
Nomor SOP
Tanggal 2019
Pembuatan
Tanggal Revisi -

NIP. 19631009 199303 1 007
110
Nama SOP Penyusunan laporan pelaksanaan program/ kegiatan Subbagian
Komisi dan Kepanitiaan
2. Mengetahui tugas dan fungsi penyusunan program
3. Pergub No 54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, 3. Mengetahui tugas dan fungsi Jabatan

SOP Penyusunan Program Sekretariat DPRD 1. Lembaran kerja / Rencana Kerja dan Anggaran

SUB FASILITASI PERSIDANGAN

SOP : Penyusunan Program Sub Bagian Fasilitasi Persidangan
Ka.Sub Penysn Ka Bag Pengadminis Kelengkapan dan Peralatan Waktu
KEGIATAN bag program Persidan trasi Umum
Fasilitasi gan Output
Persidan
gan
1 2 3 4 5 6 7 8 9
program kegiatan Sub Bag Fasilitasi
Persidangan
111
program /kegiatan Fasilitasi Persidangan.
masukan dalam rangka peningkatan pelayanan Kendaraan Laporan
di Fasilitasi Persidangan.
4. Melakukan rekapitulasi , analisis, pencermatan Disposisi, Data, Bahan, 3 hari rekapitulasi , -
Fasilitasi Persidangan pencermatan
7. Menugaskan penyusun program untuk Dokumen rencana 10 menit Dokumen rencana -

finalisasi program / kegiatan program / kegiatan
8. Finalisasi Dokumen rencana 1 hari Dokumen rencana -

arsip
9. Mendokumentasikan sebagai dokumen dan Dokumen rencana 10 menit Dokumen / arsip -
arsip Fasilitasi Persidangan. program / kegiatan
Nomor SOP
Tanggal 2019
Pembuatan
Tanggal Revisi -

112
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Fasilitasi tugas Badan Musyawarah, Badan Anggaran dan Badan
Kehormatan
2. Mengetahui tugas dan fungsi penyusunan program

1. SOP 1. Lembaran kerja / Rencana Kerja dan Anggaran

SOP : Fasilitasi Tugas Badan Musyawarah, Badan Anggaran dan Badan Kehormatan
Kasubag Pengelola Pengadministrasi Kelengkapa Waktu

KEGIATAN Fasilitasi Bahan Rapat Umum n dan
Output
Persidan Peralatan
gan
1 2 3 4 6 7 8 9
113
1. Mencermati rencana jadwal kegiatan Badan Agenda dan 3 hari Rencana kerja -
Musyawarah, Badan Anggaran dan Badan Kertas kerja
Kehormatan.
2. Menyiapkan sarana dan prasarana fasilitasi Disposisi 1 hari Bahan , referensi , aturan -
tugas badan Musyawarah, Badan Anggaran ATK
dan Badan Kehormatan
3. Mencermati kelengkapan bahan/materi Surat tugas, 1 hari Data lapangan, Laporan -

kegiatan rapat-rapat Badan Musyawarah, SPPD,
Badan Anggaran dan Badan Kehormatan. Kendaraan
4. Menggandakan kelengkapan materi sebagai Disposisi, 3 hari rekapitulasi , analisis, pencermatan -

bahan rapat kemudian mendistribusikan ke Data,
masing – masing notulis. Bahan,
Komputer,
HVS
5. Mendokumentasikan sebagai dokumen dan Ruang rapat, 3 jam Notulen rapat -

arsip sub bag Fasilitasi Persidangan LCD, Makan
minum,
computer,
ATK
Nomor SOP
Tanggal 2019
Pembuatan
Tanggal Revisi -
114
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Fasilitasi Pelaksanaan persidangan Badan Musyawarah , Badan
Anggaran, Badan Kehormatan, Panitia Khusus dan Paripurna

1. Lembaran kerja / Rencana Kerja dan Anggaran

1. SOP dapat terlaksana bila pejabat terkait ada ditempat dan siap melaksanakan
kegiatan persidangan
2. Materi yang diterima harus lengkap
SOP : Fasilitasi Pelaksanaan persidangan Badan Musyawarah , Badan Anggaran, Badan Kehormatan, Panitia Khusus dan Paripurna

Staf Sub Kepala Sub Kepala Sekretaris Ketua Kelengkapan dan Waktu era
KEGIATAN Bagian Bagian Bagian DPRD AKD/DPRD Peralatan nga
Output n
Fasilitasi Fasilitasi Persidan
Persidanga Persidanga gan
115
n n
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1. Menerima rencana jadwal kegiatan rapat Jadwal Kegiatan 1 hari Disposisi
kerja Badan MusyawarahBadan Anggaran rapat kerja
dan Badan Kehormatan.
2. Memeriksa rencana jadwal kegiatan rapat T Disposisi 30 menit Disposisi
kerja Badan Musyawarah, Badan Anggaran
dan Badan Kehormatan untuk disesuaikan Y
dengan kegiatan lainnya.
kerja Badan Musyawarah, Badan Anggaran
dan Badan Kehormatan untuk disesuaikan Y
dengan kegiatan lainnya.
kerja kerja Badan Musyawarah, Badan
Anggaran dan Badan Kehormatan untuk Y
disesuaikan dengan kegiatan lainnya.
5. Membuat draf surat undangan rapat kerja ` Draf Surat Undangan 10 menit Draf Surat
Badan Musyawarah, Badan Anggaran dan rapat kerja Undangan rapat
Badan Kehormatan. kerja
6. Menelaah dan memaraf draf surat Draf Surat Undangan 10 menit Draf Surat
undangan rapat kerja rapat kerja Undangan rapat
kerja
7. Menyampaikan draf surat undangan rapat Draf Surat undangan 10 menit Draf Surat
kerja kepada ketua DPRD untuk rapat kerja undangan rapat
ditandatangani. kerja sudah
ditanda tangani

Staf AKD Kepala Sub Kepala Staf AKD Kepala Sub Kepala Output Staf AKD
KEGIATAN Bagian Bagian Bagian Bagian
Fasilitasi Persidang Fasilitasi Persidanga
Persidanga an Persidanga n
n n
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2
116
8. Mempersiapkan bahan rapat 6 Mempersiapkan 9. Mempersiapkan
bahan rapat bahan rapat
10. Melakukan koordinasi 7 Melakukan 11. Melakukan

untuk koordinasi untuk koordinasi untuk
menyediaan/mempersiapkan menyediaan/me menyediaan/me
ruang rapat. mpersiapkan mpersiapkan
ruang rapat. ruang rapat.
8Membuat daftar hadir rapat 12. Membuat 13. Membuat
daftar hadir rapat daftar hadir rapat
14. Membuat laporan rapat 15. Membuat 16. Membuat

laporan rapat laporan rapat
17. Menyampaikan draf laporan T 9 Menyampaikan T 18. Menyampaikan

hasil rapat kerja kepada ketua draf laporan draf laporan
Badan Musyawarah, Badan Y hasil rapat Y hasil rapat
Anggaran dan Badan kerja kepada kerja kepada
Kehormatan untuk ketua Badan ketua Badan
ditandatangani. Musyawarah, Musyawarah,
Badan Badan
Anggaran dan Anggaran dan
Badan Badan
Kehormatan Kehormatan
untuk untuk
ditandatangani. ditandatangani.
10 Menerima dan dan 11 Menerima dan 19. Menerima dan
mengarsipkan dokumen laporan dan dan
hasil rapat kerja mengarsipkan mengarsipkan
dokumen dokumen
laporan hasil laporan hasil
rapat kerja rapat kerja
Nomor SOP
Tanggal 2019
Pembuatan
Tanggal Revisi -
117
SEKRETARIAT DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH Disahkan Oleh SEKRETARIS DPRD DIY
HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Fasilitasi Tugas Fraksi


Kemampuan koordinasi dan komunikasi yang baik dengan tiap - tiap fraksi sangat
diperlukan.
SOP : Fasilitasi Tugas Fraksi
Staf Sub Kepala Sub Kepala Bagian Sekretaris Ketua Kelengkapan dan Waktu
KEGIATAN Bagian Bagian Persidangan DPRD AKD/DPRD Peralatan
Fasilitasi Fasilitasi Output
Persidanga Persidanga
n n
118
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1. Membuat konsep surat –surat Konsep surat Fraksi 1 hari
yang berkaitan dengan tugas
fraksi antara lain :
1. Surat permohonan personil
panitia khusus/delegasi
2.Surat permohonan
Pemandangan Umum Fraksi
3. Surat permohonan
Pemandangan Akhir Fraksi
2. Mencermati, mengkoreksi Y Konsep Surat Fraksi 30 menit Disposisi
dan memaraf konsep surat
fraksi
3. Memaraf Konsep surat fraksi Konsep surat Fraksi 10 menit
4. Menyampaikan surat Disposisi 30 menit Disposisi

permohonan fraksi-fraksi
untuk ditanda tangani
Pimpinan Dewan
5. Menggandakan surat fraksi Disposisi 30 menit Disposisi

dan mengirimkan surat
tersebut ke masing – masing
fraksi

Staf Sub
Staf Sub Kepala Sub Kepala Staf Sub Kepala Sub Kepala Output Bagian
KEGIATAN Bagian Bagian Bagian Bagian Bagian Fasilitasi Bagian Fasilitasi
Fasilitasi Fasilitasi Persidang Fasilitasi Persidangan Persidanga Persidangan
Persidanga Persidanga an Persidangan n
n n
119
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2
6. Mengarsip dokumen 6. Mengarsip 6. Mengarsip
dokumen yang berkaitan dokumen dokumen
dengan tugas fraksi. dokumen yang dokumen
berkaitan yang
dengan tugas berkaitan
fraksi. dengan tugas
fraksi.
Nomor SOP
Tanggal 2019
Pembuatan
Tanggal Revisi -
120
HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan Sub bagian Fasilitasi Persidangan

2. Pergub 117 Tahun 2014 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur 1. Memiliki kemampuan komunikasi, pengumpulan Bahan, Referensi dan Aturan
Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah. 2. Mengetahui tugas dan fungsi Fasilitasi Kegiatan Komisi dan Kepanitiaan DPRD.


Digunakan untuk laporan Monev Disimpan sebagai dokumen Program Kerja dan Kegiatan Sekretariat DPRD DIY
SOP : Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan Subbagian Fasilitasi Persidangan

KEGIATAN Kasubag Kasubag Kabag Kelengkapan dan Waktu
Penyiap Fasilitasi Monev Persidangna Peralatan
Output
bahan Persidang n
an
1 2 3 4 5 6 7 8 9
121
1. Menyiapkan data pelaksanaan kegiatan Agenda kerja/ Tupoksi, 30 menit Data kegiatan -
Komisi dan kepanitiaan Buku kendali kegiatan
2. Kordinasi dalam rangka evaluasi kegiatan Draft laporan kegiatan 2 jam Draft laporan Fisik SOP
Sub Bagian Fasilitasi Persidangan Data barang, Komputer , dan Keuangan Pembuatan
ATK, Tata naskah dinas laporan
3. Merangkum masukan-masukan yang ada Draft laporan kegiatan 2 jam Draft laporan Fisik SOP
dan membuat analisa atas hasil Kegiatan Data barang, Komputer , dan Keuangan Pembuatan
Fasilitasi Persidangan ATK, Tata naskah dinas laporan
Monev
4. Membua lap. fisik dan keuangan terhadap Draft laporan kegiatan 15 menit Disposisi -
kegiatan-2 PAKD dan .hasil analisa singkat Draft laporan
terkait keg. Fasilitasi Persidangan termasuk kegiatan
kendala dan solusi atas permasalahan-2 yang
dihadapi
5. Menilai dan mencermati hasil laporan
Monev dari fisik dan keuangan terhadap
kegiatan-2 Fasilitasi Persidangan dan .hasil
analisa Fasilitasi Persidangan
6. Menyusun laporan singkat hasil evaluasi Laporan 3 menit Laporan kegiatan -
termasuk
7. laporan dan koordinasi dengan Subbagian Laporan kegiatan 3 menit Arsip Laporan -
Monev. kegiatan
Nomor SOP 01/SOP/ Sub Bagian Tata Usaha -Setwan/2019

Tanggal Revisi -
122
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY
HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007

Nama SOP Penyusunan Program Kegiatan Subag Tata Usaha

1 Memiliki kemampuan Pengumpulan data, Bahan, Referensi dan Aturan
1. Perdais Nomor 1 Tahun 2018 tentang Kelembagaan Pemerintah Daerah DIY. 2 Memahami tugas dan fungsi unit
2. Pergub 117 Tahun 2014 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur 3 Memahami tugas dan fungsi Jabatan
Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah. 4 Memahami penggunaan perangkat komputer
3. Pergub No, 54 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, Dan Tata
3. Komputer, Printer, LCD, HVS
Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat penyusunan program kerja Tata Usaha Disimpan sebagai dokumen program kerja Tata Usaha
SOP : Menyusun program kegiatan Subag Tata Usaha

KEGIATAN PELAKSANA MUTU BAKU Keterangan
123
Kasubag Peng
Penyusun Kabag Kelengkapan dan
Tata administr Sekretaris Waktu Output
program Umum Peralatan
Usaha asi umum
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
1. Membuat rencana kerja Agenda dan 3 hari Rencana kerja -
terkait penyusunan program kegiatan subag Kertas kerja
Tata usaha
2. Menyiapkan dan Disposisi 1 hari bahan , -
mengumpulkan bahan , referensi , aturan ATK referensi ,
terkait penyusunan program /kegiatan aturan
ketatausahaan
3. Mengumpulkan data lapangan , Surat tugas, 5 hari Data lapangan, SOP
saran dan masukan dalam rangka SPPD, Laporan Pengumpula
peningkatan pelayanan di tata usaha. Kendaraan n data
4. Melakukan rekapitulasi , Disposisi, Data, 3 hari rekapitulasi , -
analisis, pencermatan atas data dan bahan Bahan, Komputer, analisis,
dan menyerahkan ke Kasubag TU HVS pencermatan
2. Melaksanakan rapat dan membuat Ruang rapat, 3 jam Notulen rapat SOP Rapat
draft rencana program / kegiatan menjadi LCD, Makan internal
sebuah dokumen dan menyerahkannya minum, computer,
kepada pimpinan untuk dicermati dan koreksi ATK
2. Memeriksa dan mengoreksi draft . Jika Draft rencana 2 jam Draft rencana
sudah benar akan disetujui dan diteruskan ke program kerja program kerja
3. Menugaskan penyusun program untuk Draft rencana 1 jam Draft rencana
finalisasi program kerja program kerja
4. Finalisasi Draft rencana 1 hari Dokumen -

program kerja rencana
program kerja
5. Mendokumentasikan sebagai dokumen Dokumen 10 menit Dokument -
dan arsip Subag TU. rencana program rencana
kerja program kerja
124
Nomor SOP 02/SOP/ Su Bagian Tata Usaha -Setwan/2019
Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY

HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Pengelolaan Kearsipan Sekretariat DPRD DIY
2. Pergub 117 Tahun 2014 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur 2. Memahami tugas dan fungsi unit
Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah. 3. Memahami tugas dan fungsi Jabatan
3. Pergub No, 54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, Dan 4. Memahami penggunaan perangkat komputer

Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat pengelolaan kearsipan Sekretariat DPRD Disimpan sebagai dokumen pengelolaan kearsipan Sekretariat DPRD DIY
DIY
125
SOP : Pengelolaan Kearsipan Sekretariat DPRD DIY
Pengelola
KEGIATAN kearsipan/ Kasubag
Kelengkapan dan
pengelola Tata Kabag Umum Sekretaris Waktu Output
Peralatan
perpustak Usaha
aan
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1. Menerima Arsip dari masing masing bagian Agenda kerja /Tupoksi 1 hari Arsip -
atau arsip yang sudah ada
2. Pemilahan arsip sesuai isi materinya sehingga Agenda kerja /Tupoksi 5 menit Arsip Per satu arsip
dinyatakan menjadi arsip dan non arsip Arsip
3. Pemberkasan arsip sesuai kelompok dan Agenda kerja /Tupoksi 5 menit Arsip Per satu map
jenisnya kedalam map untuk mempermudah Arsip, ATK, Pelobang
penyimpanan kertas
4. Pendiskripsian arsip ke dalam kartu , label dan Agenda kerja /Tupoksi 3 menit Arsip Per satu arsip
ditempatkan sesuai rak/ tempatnya Arsip, ATK
5. Manouver kartu ditempatkan sesuai rak Agenda kerja /Tupoksi 1 menit Arsip Per satu arsip
penyimpanan arsip Arsip, Kartu
6. Manouver berkas meliputi urutan tahun, bulan, Agenda kerja /Tupoksi 5 menit Berkas arsip Per satu berkas
Arsip
7. Penyusunan Daftar Pertelaan Arsip (DPA) Agenda kerja /Tupoksi 3 menit Daftar Per satu arsip
dalam sebuah buku induk meliputi nama arsip, Arsip, Komputer, Buku pertelaan
jenis, tanggal masuk, tempat/ lokasinya induk, ATK arsip
8. Melayani peminjaman dan pengembalian arsip Agenda kerja /Tupoksi 3 menit Asip atau SOP Pelaksanan
dan bahan pustaka Arsip bahan peminjaman dan
pustaka pengembalian
9. Menyimpan arsip sesuai tempatnya dengan Agenda kerja /Tupoksi 3 menit Arsip
rapi, mudah dijangkau Arsip
126
Nomor SOP 03/SOP/ Sub Bagian Tata Usaha- Setwan/2019
Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY

HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Pemeliharaan Arsip


Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat pemeliharaan arsip Disimpan sebagai dokumen arsip
SOP: Pemeliharaan Arsip
127
Keteranga
PELAKSANA MUTU BAKU
n
KEGIATAN Kabag
Pengelola Kasubag Sekretaris Kelengkapan dan
Umum Waktu Output
kearsipan Tata Usaha Peralatan
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1. Menyiapkan perlatan Agenda kerja/ Tupoksi 1 jam Kuas, sapu, lap , -
meliputi kuas, sapu, lap , gunting, isolasi , Peralatan , gunting, isolasi
masker dan bahan bahan yang diperlukan perlengkapan Bahan bahan
meliputi kapur barus, cairan pengawet, kapur
semprotan barus,cairan
pengawet
semprotan
2. Melakukan pemeriksaan Agenda kerja/ Tupoksi 4 hari Hasil -
atas kondisi fisik arsip satu persatu meliputi Jadwal, Buku catatan pemeriksaan
kondisi sampul, kotoran, debu, sesuai jadwal Buku catatan
secara berkala
3. Membuat dan Agenda kerja/ Tupoksi 1 jam Buku catatan -
menyampaikan kepada Kepala catatan atas Buku catatan
kondisi fisik arsip termasuk klasifikasi dan Komputer
usianya
4. Menilai hasil pencatatan. Buku catatan 30 Disposisi -
Jika kondisi fisiknya rusak perlu diambil menit
tindakan dan dilakukan perbaikan. jika
tulisannya mulai hilang sebaiknya
berkoordinasi dengan BPAD
2. Melakukan penyemprotan, Disposisi 2 hari Laminating, Terkait
membersihkan , laminating, sampul , Agenda kerja/ Tupoksi sampul, jilid dengan
penjilidan ulang sesuai kondisinya toko
3. Berkoordinasi dengan BPAD Disposisi 4 jam Masukan, saran, -
tindakan apa yang sebaiknya dilakukan Agenda kerja/ Tupoksi rekomendasi
bersama pengelola arsip
4. Menata dengan rapi dan Agenda kerja/ Tupoksi 1 hari Agenda kerja/ -
menempatkan arsip kembali sesuai tempatnya Peralatan Tupoksi
termasuk peralatan dan perlengkapan yang Perlengkapan Hasil penataan
dipergunakan
5. Membuat rincian pemakaian Agenda kerja/ Tupoksi 1 jam Laporan SOP
peralatan dan perlengkapan yang telah Rincian Peralatan dan Laporan
digunakan dan jumlah persediaan yang sisa Perlengkapan
128
6. Menutup kembali ruangan arsip Agenda kerja/ Tupoksi 5 menit Kunci ruangan -
dengan baik Kunci, Gembok arsip
Nomor SOP 04/SOP/ Su Bagian Tata Usaha -Setwan/2019

Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY

Malioboro Nomor 54, Telepon (024) 512688,560293,565622, Fax (0274) 580692 HARYANTA, SH
Nama SOP Pelayanan Penata Usahaan Pimpinan

Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Pelayanan Penata Usahaan Pimpinan Disimpan sebagai dokumen Pelayanan Penata Usahaan Pimpinan Pimpinan
Pimpinan
129
SOP : Pelayanan Penata Usahaan Pimpinan
KEGIATAN Kasubag Penata
Kabag Kelengkapan dan
Tata Usahaan Sekretaris Waktu Output
Umum Peralatan
Usaha Pimpinan
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1.Menyiapkan peralatan kerja kepala, dan mengatur, Agenda kerja 15 menit Konsep surat -
meletakan sesuai tempatnya serta menata ruangan Alat pembersih
dengan baik Pengharum ruangan
2.Menyiapkan data, bahan, informasi maupun Data, bahan, informasi 15 menit Perlengkapan -
perlengkapan kerja yang diperlukan kepala ATK kerja
3.Mengecek acara kerja harian kepala pada papan Agenda kerja 15 menit Konsep surat -
informasi kegiatan dan menyampaikannya ATK
4.Memasukan naskah dinas dan surat surat lainnya Konsep surat 10 menit Draft surat -
yang memerlukan keputusan dan penilaian kepala. ATK
5.Mengambil naskah dinas dan surat yang sudah Draft surat 2 menit Draft surat -
selesai di tandatangani untuk ditindak lanjuti bagian /
seksi
6. Melakukan koordinasi terlebih dulu atas event, acara, Draft surat 2 menit Draft surat -
rapat yang hendak diikuti termasuk lokasi dan
acaranya
7. Menjemput dan mengantar tamu yang bertemu Draft surat 5 menit Surat -
dengan kepala termasuk penerimaan telepon .
8. Membantu kepala dalam pekerjaan lain yang dimintai Surat 15 menit Surat -
bantuannya Buku kode nomor
persuratan,
Amplop,Cap, Stempel,
tinta
130
Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY

Nama SOP Pelaksanan Surat Masuk
131

Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Pelaksanaan Surat masuk Disimpan sebagai dokumen Surat masuk
SOP : Pelaksanan Surat Masuk

KEGIATAN Peng Kasuba Penata
administrasi g Tata usaha Sekretaris Waktu Output
Umum Peralatan
Persuratan usaha pimpinan
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1. Menerima naskah dinas /surat masuk dan Buku agenda 3 menit Surat masuk -
kemudian membaca serta mencermati sesuai ATK
alamat dan isinya
2. Memberikan tanda tangan pada buku ekspedisi Surat masuk 3 menit Surat masuk
pengirim surat dan kemudian membukukan pada Buku ekspedisi Buku
buku agenda surat masuk Buku Agenda, ekspedisi
ATK
132
3. Menyerahkan surat masuk ke Kasubag Tata Surat masuk, 15 Surat masuk Sop
Usaha untuk penyortiran beserta lembar disposisi Lembar disposisi, menit Pembuatan
yang telah diisi lewat aplikasi tata persuratan Komputer atau lembar
mesin ketik disposisi
manual, ATK
4. Menyortir surat masuk dan kemudian Surat masuk 5 menit Disposisi
menyerahkannya pada penata usaha pimpinan ATK Surat masuk
untuk diserahkan pada Sekretaris/Pimpinan
DPRD
5. Menyampaikan surat masuk kepada Sekretaris Disposisi 2 menit Surat masuk -
setelah disortir untuk mendapat disposisi dan Surat masuk
penilaian
6. Memberikan penilaian atas surat masuk . Jika Surat masuk 10 Disposisi -
surat memerlukan tindak lanjut maka diberikan menit Surat masuk
disposisi untuk ditindaklanjuti sesuai arahan dan
jika tidak akan diarsipkan atau langsung tinggal
diruangan kerja Sekretaris
7. Mengambil dan menyerahkan surat yang telah Disposisi 2 menit Disposisi -
mendapat disposisi Sekretaris/Pimpinan DPRD Surat masuk Surat masuk
8. Mendistribusikan surat dan memintakan tanda Surat masuk 5 menit Lembar -

terima bersama surat yang diantar pada lembaran Disposisi disposisi
yang tersedia Alat tulis
9. Menyimpan tanda terima surat, buku agenda, Lembar disposisi 2 menit Arsip Sop
lembar disposisi kembali pada tempatnya . Buku agenda, pengarsipan
map, lemari arsip
Nomor SOP 06/SOP/Sub Bagian Tata Usaha -Setwan/2019

Tanggal Revisi -
133
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY
HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007

Malioboro Nomor 54, Telepon (024) 512688,560293,565622, Fax (0274) 580692 Nama SOP Pengiriman surat


Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Pengiriman surat Disimpan sebagai dokumen Pengiriman surat
SOP : Pengiriman surat
134
PELAKSANA MUTU BAKU
KEGIATAN Peng Keterangan
administrasi Caraka Kelengkapan dan Peralatan Waktu Output
Persuratan
1 2 3 4 5 6 7
1. Memberikan dan menyerahkan surat/ Surat/ Naskah Dinas 2 menit Surat/ Naskah Dinas -
Naskah dinas (ND) yang akan dikirim
kepada caraka
2. Mengambil atau menerima surat/ Naskah Surat/ Naskah Dinas 2 menit Surat/ Naskah Dinas -
dinas yang akan dikirim dan menyusunnya
berdasarkan rute.
3. Mencermati surat . Jika sudah benar akan Surat/ Naskah Dinas 5 menit Surat/ Naskah Dinas -
dibawa untuk didistribusikan. Jika belum
akan dikembalikan untuk diperiksa ulang
4. Mengambil dan membawa buku ekspedisi Surat/ Naskah Dinas 3 menit Surat/ Naskah Dinas Minyak jenis Pertamax untuk
pengiriman surat keluar untuk dipergunakan Buku ekspedisi Buku ekspedisi kendaraan roda 2 PP sesuai
sebagai tanda terima sekaligus bon minyak ATK, Tas ATK, Tas kebutuhan
kendaraan Bon Minyak Bon Minyak
5. Melakukan perjalanan dan mendistribusikan Surat/ Naskah Dinas 4 jam Surat/ Naskah Dinas Waktu sesuai jumlah surat,
surat/ ND sesuai alamat surat dan Buku ekspedisi total jarak tempuh 20 km pp
memintakan tanda terima surat/ ND
6. Melaporkan pelaksanaan pengiriman surat Buku ekspedisi 2 menit Buku ekspedisi -

dan mengembalikan buku ekspedisi surat
keluar sebagai tanda pengiriman surat
selesai
7. Memeriksa bukti tanda terima surat pada Buku ekspedisi 5 menit Buku ekspedisi -
buku ekspedisi
8. Menyimpan kembali buku ekspedisi Buku ekspedisi 2 menit Buku ekspedisi -

ketempatnya semula
135
Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY

Nama SOP Penomoran surat, cap stempel

3. Pergub No, 54 ahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, Dan 4. Memahami penggunaan perangkat komputer

Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Penomoran surat, cap stempel Disimpan sebagai dokumen Penomoran surat, cap stempel
SOP : Penomoran surat, cap stempel
136
PELAKSANA MUTU BAKU
KEGIATAN Penata Peng Keterangan
Sekretaris Usaha administrasi Kelengkapan dan Peralatan Waktu Output
Pimpinan Persuratan
1 2 3 4 5 6 7 8
1. Menyerahkan surat/ Naskah Dinas yang Surat/ Naskah Dinas 2 menit Disposisi -
sudah selesai ditandatangani untuk Surat/ Naskah Dinas
ditindak lanjuti
2. Mengambil atau menerima surat yang Disposisi 1 menit Disposisi -

sudah ditanda tangani Sekretaris dan Surat/ Naskah Dinas Surat/ Naskah Dinas
menyampaikannya ke pengadministrasi
umum
3. Melakukan penilaian surat/ Naskah Dinas Surat/ Naskah Dinas 3 menit Surat/ Naskah Dinas -
sesuai jenis, klasifikasinya untuk
keperluan penomoran
4. Mencocokan isi surat ke dalam buku kode Surat/ Naskah Dinas 2 menit Surat/ Naskah Dinas -
nomor persuratan yang sudah ada Buku nomor surat
5. Memberikan atau menuliskan nomor surat Surat/ Naskah Dinas 10 menit Surat/ Naskah Dinas -
pada tempat nomor yang tersedia serta Amplop
pada amplopnya Mesin ketik
ATK
6. Mengembalikan surat yang ada Surat/ Naskah Dinas 3 menit Surat/ Naskah Dinas -
disposisinya kepada sipembuat surat
7. Memberikan cap stempel pada surat yang Surat/ Naskah Dinas 1 menit Surat/ Naskah Dinas -
tidak mempunyai paraf Cap stempel, Tinta
8. Mencatat surat pada buku agenda surat Surat/ Naskah Dinas 2 menit Surat/ Naskah Dinas -
keluar Buku agenda Buku agenda
137
Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY

Nama SOP Penyimpanan surat/ Naskah Dinas


Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Penyimpanan surat/ Naskah Dinas Disimpan sebagai dokumen Penyimpanan surat/ Naskah Dinas
SOP : Penyimpanan surat/ Naskah Dinas
138
PELAKSANA MUTU BAKU
KEGIATAN Peng Keterangan
Pengelola Kelengkapan dan
administrasi Waktu Output
Kearsipan Peralatan
Persuratan
1 2 3 4 5 6 7
1. Menyerahkan surat/ Naskah Dinas untuk Surat/ Naskah dinas 3 menit Surat/ Naskah dinas Per 20 surat
disimpan sebagai arsip aktif dan non aktif
2. Menerima surat/ Naskah Dinas yang sudah Surat/ Naskah dinas 2 menit Surat/ Naskah dinas -
bertandatangan, bernomor, dan bercap
stempel,
3. Membuka dan mencermati , membaca Surat/ Naskah dinas 3 menit Surat/ Naskah dinas Per satu surat
kebenaran isi surat/ Naskah Dinas
4. Memberikan staples agar surat/ Naskah Dinas Surat/ Naskah dinas 1 menit Surat/ Naskah dinas -
tidak tercecer dan rapi Staples
5. Memberikan lobang yang tepat agar surat/ Surat/ Naskah dinas 1 menit Surat/ Naskah dinas Per 10 lembar
Naskah dinas dapat dimasukan kedalam map Pelobang surat surat
6. Membuat pengelompokan surat sesuai Surat/ Naskah dinas 5 menit Surat/ Naskah dinas Per satu surat
penomoran , kode dan lokasi rak penyimpanan ATK
7. Mengambil map dari lemari arsip surat dan Surat/ Naskah dinas 2 menit Surat/ Naskah dinas -
memasukkan surat kedalam map yang sudah Map
ditentukan identitasnya terlebih dahulu
8. Mengembalikan map dan menyimpan kembali Surat/ Naskah dinas 2 menit Surat/ Naskah dinas Per satu surat
kedalam lemari surat sesuai tempatnya semula
9. Menuliskan surat yang baru masuk disimpan Surat/ Naskah dinas 2 menit Surat/ Naskah dinas Per satu surat
kedalam buku register induk meliputi tanggal Buku register induk
masuk, nomor, lokasi rak
139
Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY

Nama SOP Membuat surat/ Naskah Dinas internal

1. 1 Perdais Nomor 1 Tahun 2018 tentang Kelembagaan Pemerintah Daerah DIY. 1. Memiliki kemampuan Pengumpulan data, Bahan, Referensi dan Aturan

Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Membuat surat/ Naskah Dinas internal Disimpan sebagai dokumen Membuat surat/ Naskah Dinas internal
SOP : Membuat surat/ Naskah Dinas internal
140
PELAKSANA MUTU BAKU
KEGIATAN Kasubag Peng Penata Keterangan
Tata administrasi usaha Sekretaris Waktu Output
Umum Peralatan
Usaha Persuratan pimpinan
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
1. Membuat konsep surat / Naskah Dinas (ND) Agenda kerja 1 jam Konsep surat -
ATK
2. Mengetik surat ND disesuaikan dengan Konsep surat 1 jam Konsep surat -
Pergub Tata Naskah Dinas / Template dan Mesin tik, Pergub
menyerahkannya kembali ke Kasubag untuk tata naskah dinas,
diteliti, diperiksa . computer, ATK
3. Meneliti, memeriksa hasil pengetikan. Jika Konsep surat 10 menit Disposisi -
sudah benar diberi paraf dan jika belum ATK Draft surat
dikembalikan untuk diperbaiki
4. Menyerahkan draft surat kepada peñata Disposisi 2 menit Disposisi -
usaha pimpinan untuk diteruskan ke pimpinan Draft surat Draft surat
5. Memeriksa Memasukan draft surat kepada Disposisi 2 menit Disposisi -
pimpinan untuk diparaf Draft surat Draft surat
6. Memasukan draft surat kepada pimpinan Disposisi 2 menit Disposisi

untuk ditandatangani Draft surat Draft surat
7. Menandatangani surat. Jika surat sudah Draft surat 5 menit Disposisi -

benar diberi tanda tangan untuk selanjutnya Surat/
dikirim . Jika belum brnar akan dikembalikan Naskah
untuk diperbaiki. Dinas
8. Mengambil , menerima dan menyerahkan Disposisi 2 menit Disposisi -
surat/ND untuk proses selanjutnya kepada Surat/ Naskah Surat/
asal surat Dinas Naskah
Dinas
9. Menyerahkan surat yang sudah Surat. Buku kode 15 menit Surat -
ditandatangani kepada asal surat untuk nomor persuratan
digandakan terlebih dahulu atau proses lebih Amplop. Cap,
lanjut Stempel, tinta
10. Menunggu surat dari asal surat untuk Surat 3 menit Surat -
selanjutnya dibuatkan nomor, sampul stempel
sesuai intruksi.
141
Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY

Pelayanan administrasi Pendampingan Kegiatan

Nama SOP
Dewan
Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat pelaksanaan Pelayanan administrasi Disimpan sebagai dokumen pelaksanaan Pelayanan Administrasi
Pendampingan Kegiatan Dewan Pendampingan Kegiatan Dewan
SOP : Pelayanan administrasi Pendampingan Kegiatan Dewan
142
PELAKSANA MUTU BAKU
KEGIATAN Penata Keterangan
Kasubag Kabag Kelengkapan dan
Usahaan DPRD DIY Waktu Output
Tata Usaha Umum Peralatan
Pimpinan
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1. Mengumpulkan data dan informasi untuk Agenda kerja 2 jam Data, Informasi -
disampaikan kepada Dewan Data dan informasi
2. Menyiapkan dan mempelajari aturan dan Data dan informasi 2 Jam Data dan informasi -
ketentuan yang berkaitan dengan kegiatan Aturan aturan
Dewan
3. Menyampaikan draft data dan informasi Data dan informasi 10 menit Data dan informasi -
kepada Dewan mana yang dapat disajikan ATK dan Komputer
4. Memberikan putusan data yang akan Data dan informasi 15 menit Data dan informasi
disajikan kepada Dewan
5. Menunggu disposisi Dewan untuk bahan Data dan informasi 2 Jam Data dan informasi -
tindak lanjut
6. Melakukan koordinasi dengan Bagian- Data dan informasi 2 jam Data dan informasi -
Bagian yang terkait sesuai petunjuk Dewan.
7. Melaporkan kesiapan pelaksanaa kepada Data dan informasi 15 menit Data dan Informasi -
Dewan
8. Menyelesaikan administrasi Pendampingan Data dan informasi 15 menit Data dan informasi -
Kegiatan Dewan ATK dan Komputer
9. Melaporkan hasil Pelayanan administrasi Data dan informasi 15 menit Data dan Informasi -
Pendampingan Kegiatan Dewan ATK dan Komputer
143
Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY

HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Pelaksanaan Evaluasi kegiatan

Pencatatan dan Pendataan
Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Pelaksanaan Evaluasi kegiatan Disimpan sebagai dokumen Pelaksanaan Evaluasi Kegiatan
144
SOP : Pelaksanaan Evaluasi kegiatan
PELAKSANA MUTU BAKU
Keteran
KEGIATAN Penyusun Kasubag Kabag Kelengkapan dan
Sekretaris Waktu Output gan
program Tata Usaha Umum Peralatan
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1. Mengumpulkan Data, informasi meliputi aliran kas, - Agenda kerja/ 1 jam Data -
penyerapan dana, kemajuan kegiatan terutama fisik, target Tupoksi terkumpul
penyelesaian - DPA
2. Mencermati dan mempelajari pelaksanaan kegiatan - Agenda kerja/ Tusi 15 Hasil -
terutama yang berada di lapangan /fisik berdasarkan laporan - DPA menit pencermatan
atau hasil monitoring - Laporan monitoring laporan
3. Mencocokan data antara penyerapan dana dengan kemajuan - Data terkumpul 1 jam Matrik -
kegiatan melalui matrik meliputi; - Hasil pencermatan
 Bukti atau fisik laporan
 Aliran kas sesuai DPA - DPA, Bukti bukti
 Sisa kas/ anggaran sisa
 Ketepatan waktu
Peruntukan dana sesuai rincian DPA
4. Memberikan penilaian dari hasil pencocokan dalam bentuk - Matrik 1 jam Matrik dengan -
data kualitatif dan kwantitatif berikut ulasannya termasuk - Daftar penilaian penilaiannya
hambatan, alasan dan kemudian disampaikan kepada - Komputer, ATK
pimpiinan
5. Melakukan penilaian dari hasil pencocokan. Jika hasil Matrik dengan 15 Disposisi -
pencocokan secara perhitungan benar akan diberi paraf dan penilaiannya menit Matrik dengan
diteruskan kepada Kepala. Jika tidak maka hasil penilaiannya
pencocokan dikembalikan untuk dikoordinasikan kepada
PPTK.
6. Melakukan penilaian dari hasil pencocokan. Jika hasil Matrik dengan 15 Disposisi
pencocokan secara perhitungan benar akan diberi paraf dan penilaiannya menit Matrik dengan
diteruskan kepada Kepala. Jika tidak maka hasil penilaiannya
pencocokan dikembalikan untuk dikoordinasikan kepada
PPTK
7. Melakukan penilaian ulang dari hasil pencocokan. Jika Disposisi 10 Disposisi; -
sudah benar dapat disimpan dan jika belum maka akan Matrik dengan menit Matrik dengan
dikembalikan untuk diperbaiki bila kesalahan karena salah penilaiannya penilaiannya
perhitungan. Apabila ketidak cocokan terjadi karena
kesalahan PPTK maka akan dipanggil untuk dilengkapi agar
cocok kembali.
8. Menyimpan matrik dan dokumen pencocokan Disposisi; Matrik 3 Dokumen -
dengan penilaiannya menit evaluasi
145
Nomor SOP 12/SOP/ Sub Bagian Rumah Tangga -Setwan/2019
Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY

HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Penyusunan Program Kegiatan Sub Bagian Rumah
Nama SOP
tangga

Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Penyusunan Program Kegiatan Sub Disimpan sebagai dokumen Penyusunan Program Kegiatan Sub Bagian
Bagian Rumah tangga Rumah tangga
146
SOP: Penyusunan Program Kegiatan Sub Bagian Rumah tangga
KEGIATAN Ka.Sub Kepala Bag Pengelola
Penyusun Kelengkapan dan
Bag Rumah Umum Arsip Waktu Output
program Peralatan
Tangga
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1.Membuat rencana kerja terkait penyusunan Agenda dan Kertas kerja 3 hari Rencana kerja -
program kegiatan subag Rumah Tangga
2. Menyiapkan dan mengumpulkan bahan , Disposisi 1 hari bahan , -

referensi , aturan terkait penyusunan ATK referensi , aturan
program /kegiatan Kerumah Tanggaan
3. Mengumpulkan data lapangan , saran dan Surat tugas, SPPD, 5 hari Data lapangan, SOP
masukan dalam rangka peningkatan Kendaraan Laporan Pengumpula
pelayanan di Rumah Tangga n data
menyerahkan ke Kasubag Rumah Tangga pencermatan
5. Melaksanakan rapat dan membuat draft Ruang rapat, LCD, Makan 3 jam Notulen rapat SOP Rapat
rencana program / kegiatan menjadi sebuah minum, computer, ATK internal
pimpinan untuk dicermati dan koreks
6. Memeriksa dan mengoreksi draft . Jika sudah Draft rencana program 2 jam Draft rencana
benar akan disetujui dan diteruskan ke kerja program kerja
7. Menugaskan penyusun program untuk Draft rencana program 1 jam Draft rencana
finalisasi kerja program kerja
8. Finalisasi Draft rencana program 1 hari Dokumen -

kerja rencana program
kerja
9. Mendokumentasikan sebagai dokumen dan Dokumen rencana 10 Dokument -
arsip Subag Rumah Tangga program kerja menit rencana program
kerja
147
Nomor SOP 01/SOP/ Sub Bagian RumahTangga -Setwan/2019
Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY

NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Pembuatan rencana kebutuhan sarpras kerja

Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Pembuatan rencana kebutuhan sarpras Disimpan sebagai dokumen laporan Pembuatan rencana kebutuhan sarpras
kerja kerja
SOP: Pembuatan rencana kebutuhan sarpras kerja
148
Analis 10
KEGIATAN Kasubag Kabag Sekre
Pengelola Perencanaan Kelengkapan dan Wakt
Rumah Umum taris Output
barang program dan Peralatan u
tangga
Anggaran
1 2 3 4 5 6 7 8 9 9
1.Membuat konsep rencana kebutuhan (RK) sarpras kerja Disposisi 1 Konsep RK -
seusai Pergub 26 Tahun 2008 yang meliputi Ruangan Konsep RK, ATK hari
kantor, Perlengkapan kantor, Kendaraan dinas dan
Rumah dinas
2.Menghitung keperluan umum dan anggaran terkait Konsep RK 2 jam Konsep RK -
perawatan, pemeliharaan atas sarpras yang ada meliputi:
 Ruang tamu, rapat, staff, toilet berikut ukurannya
 Perlengkaan dan peralatan kerja
 Kendaraan operasional, Dinas
Rumah dinas , ukuran, perabotan
3.Membuat evaluasi , ranking dan prioritas masing masing Konsep RK, Buku 4 jam Konsep RK -
sarpras terkait kondisi fisik, kesesuaian dengan standar besar inventaris, Hasil
pelayanan dan tuntutan jaman Buku Hasil stock evaluasi,
opname, ATK ranking
4.Menyampaikan konsep beserta perhitungan dan evaluasi Konsep RK 3 Masukan -
kepada Kasubag untuk dicermati sebagai bahan Hasil evaluasi, menit Konsep RK
penentuan kebutuhan sarpras ranking
5.Mencermati dan memberikan penilaian kebutuhan Konsep RK 15 Rancangan -
sarpras. Jika sarpras yang diusulkan sangat perlu akan menit akhir
diteruskan ke kepala jika tidak akan ditunda sesuai kebutuhan
arahan Kepala sarpras
6.Memeriksa dan mencermati konsep RK sarpras. Jika Rancangan akhir 15 Rancangan -
sarpras yang diusulkan sangat perlu akan dieksekusi atau kebutuhan menit akhir
dianggarkan dan jika tidak akan ditunda sesuai keadaan sarpras kebutuhan
dan kesiapan anggaran sarpras
7.Memeriksa dan mencermati konsep RK sarpras. Jika Rancangan akhir 15 Disposisi
sarpras yang diusulkan sangat perlu akan dieksekusi atau kebutuhan menit Rencana
dianggarkan dan jika tidak akan ditunda sesuai keadaan sarpras Kebutuhan
dan kesiapan anggaran. final
8.Menindaklanjuti rancangan RK yang telah diperiksa dan Disposisi 5 Disposisi Terkait
dicermati Kepala untuk dimasukan dalam anggaran Rencana hari Tindak lanjut dengan pihak
Kebutuhan final penyedia
barang
9.Memasukan Rencana kebutuhan kedalam program Disposisi 5 Dokumen -
kegiatan Rencana menit kegiatan
149
Kebutuhan final
Nomor SOP 02/SOP/ Subag Rumah Tangga -Setwan/2019

Tanggal Revisi -
150
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY
HARYANTA, SH
SEKRETARIAT DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH NIP. 19631009 199303 1 007
YOGYAKARTA 55213 Email : setwan@dprd-diy.go.id Nama SOP Perencanaan kebutuhan barang/ Penyusunan RKBU

3. Pergub No, 54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, Dan 4. Memahami penggunaan perangkat computer

Pencatatan dan Pendataan
Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Perencanaan kebutuhan barang/ Disimpan sebagai dokumen Perencanaan kebutuhan barang/ Penyusunan
Penyusunan RKBU RKBU
SOP : Perencanaan kebutuhan barang/ Penyusunan RKBU

KEGIATAN PELAKSANA MUTU BAKU Keteranga
151
Kasubbag Penyus
Pengelola Kabag Sekretar Kelengkapan dan
Rumah un Waktu Output n
Barang Umum is Peralatan
Tangga program
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
1. Menyampaikan informasi akan kebutuhan barang Agenda kerja / Tupoksi 5 Informasi -
untuk diusulkan kepada masing masing seksi. Informasi menit
2. Memeriksa kondisi fisik barang atau inventaris Agenda kerja / Tupoksi 15 Daftar kebutuhan
yang layak diganti atau diperbaiki oleh masing IRancangan menit barang
masing seksi serta rencana kebutuhan barang kebutuhan barang
tahun mendatang dalam ranggka tuntutan kerja
3. Membuat rekapitulasi atas usulan masing masing Rekapitulasi Daftar 1 jam Rekapitulasi -
seksi untuk diteruskan kepada Kepala melalui kebutuhan barang Daftar kebutuhan
Kasubag Komputer, ATK barang
4. Memeriksa dan mencermati rekapitulasi usulan. Rekapitulasi Daftar 15 Draft Rekapitulasi

Jika dinilai pantas untuk diganti maka diteruskan kebutuhan barang menit Daftar kebutuhan
kepada Kepala, Jika usulan masih dapat barang
disservice tanpa mengurangi kinerja akan ditunda
5. Memeriksa dan mencermati ulang rekapitulasi Draft Rekapitulasi 10 Draft Rekapitulasi -
usulan. Jika keuangan anggaran ada maka Daftar kebutuhan menit Daftar kebutuhan
segera dibeli atau diperbaiki. Jika tidak ada barang barang
diusulkan sebagai prioritas pada tahun anggaran
mendatang
6. Memeriksa dan mencermati ulang rekapitulasi Draft Rekapitulasi 10 Rekomendasi /
usulan. Jika keuangan anggaran ada maka Daftar kebutuhan menit Disposisi
segera dibeli atau diperbaiki. Jika tidak ada barang Draft Rekapitulasi
diusulkan sebagai prioritas pada tahun anggaran Daftar kebutuhan
mendatang barang
7. Menerima rekomendasi dari Kepala untuk Draft rencana program 1 jam Draft rencana
memasukan kebutuhan barang prioritas kedalam / kegiatan program /
rancangan usulan program kegiatan mendatang kegiatan
8. Rapat koordinasi internal pembahasan dan Rekomendasi / 4 jam Hasil rapat Sop Rapat
penentuan kebutuhan barang Disposisi penentuan
Daftar kebutuhan kebutuhan barang
barang
Rapat
9. Menetapkan kebutuhan barang dalam rangka Hasil rapat penentuan 10 Penetapan
peningkatan kerja atau pelayanan masyarakat kebutuhan barang menit kebutuhan barang
152
Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY

Malioboro Nomor 54, Telepon (024) 512688,560293,565622, Fax (0274) 580692 NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Penerimaan, Penyimpanan dan penyaluran barang
3. Pergub No. 54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, Dan 4. Memahami penggunaan perangkat komputer

Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Penerimaan, Penyimpanan dan Disimpan sebagai dokumen menghambat Penerimaan, Penyimpanan dan
Penyaluran Barang Penyaluran Barang
SOP : Penerimaan, Penyimpanan dan penyaluran barang
153
Keteranga
PELAKSANA MUTU BAKU
n
KEGIATAN KasubBa
Pengelola Kabag Kelengkapan dan
g Rumah Sekretaris Waktu Output
barang Umum Peralatan
Tangga
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1. Menyiapkan peralatan dan kelengkapan penerimaan barang Agenda kerja/ 10 Masker, -
meliputi Masker, Pulpen, kertas, sarung tangan, buku catatan, Tupoksi menit Pulpen, kertas,
formulir isian, label Peralatan dan sarung tangan,
Kelengkapan buku catatan,
formulir isian,
label
2.Melayani penerimaan kiriman barang dari Toko, Percetakan, Agenda kerja/ 3 Pelayanan SOP
Pengadaan barang dan melaporkan kepada Kasubag untuk Tupoksi menit Penerimaa
diketahui dan diperiksa Layanan penerimaan n tamu
barang
3.Memeriksa barang saat baru datang. Jika barang yang datang Agenda kerja/ 3 Disposisi -
sesuai pesanan atau alamat yang dituju maka pemeriksaan barang Tupoksi menit Pelayanan
dapat dilakukan, Jika tidak sesuai dengan alamat dan pemesan Layanan penerimaan
akan dikonfirmasi terlebih dahulu kepastiannya barang
4. Melaksanakan penerimaan barang meliputi; Agenda kerja/ 4 jam Catatan Tergantung
 Memeriksa barang (kondisi fisik, merk, jenis, nama sipengirim, Tupoksi penerimaan banyak dan
tanggal pengiriman, alamat tujuan pengiriman) sesuai surat Peralatan dan barang sulitnya
pengiriman. Kelengkapan barang
 Menghitung jumlah barang yang diterima (baik dan cacat/ rusak), Masker, Pulpen, yang
jumlah lembar buku, brosur, leafleat, stiker kertas, sarung datang
 Menghidupkan dan mencoba bersama sipengirim barang apakah tangan, buku
barang yang diterima berfungsi sesuai fungsi dan kegunaannya catatan, formulir
Memasang, merakit bersama sipengirim barang apakah barang isian, label
yang diterima berfungsi sesuai fungsi dan kegunaannya
5.Mencatat barang yang diterima dalam buku induk (Nama barang, Catatan penerimaan 10 Buku induk -
Jenis, Merk, Kondisi, Nama sipengirim, Tanggal penerimaan barang menit
Buku induk
6.Melaporkan kembali kepada Kasubag setelah selesai dilakukan Catatan penerimaan 3 Buku induk -
proses penerimaan barang dengan catatan catatan lengkap barang menit
sebagai informasi Jika sesuai dicatat dalam buku inventaris dan Buku induk
diberi tanda terima. Jika tidak sesuai perlu dikonfirmasi atau
dikembalikan.
154
7. Memeriksa catatan dan mendengarkan laporan penerimaan Catatan penerimaan 5 Disposisi -
barang. . Jika barang yang datang sesuai pesanan , baik, lengkap barang menit
maka diberikan tanda tangan pada nota atau buku sipengirim. Jika Buku induk
tidak sesuai maka diberi waktu untuk melengkapi atau
dikembalikan
8. Memberitahukan kepada bagian secara rinci bahwa kiriman Catatan penerimaan 5 Informasi
barang telah sampai , sudah diterima dan sekarang berada di Sub barang menit
Bagian Rumah Tangga untuk segera diambil Buku induk
155
Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY

Nama SOP Penyerahan barang

Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Penyerahan barang Disimpan sebagai dokumen Penyerahan barang
156
SOP : Penyerahan Barang
PELAKSANA MUTU BAKU
KEGIATAN Keterang
Pengelola Kasubag Kabag Kelengkapan dan
Sekretaris Waktu Output an
Barang Rumah Tangga Umum Peralatan
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1. Menyiapkan barang yang akan diserahkan/ salurkan Agenda kerja/ Tupoksi 3 menit Barang -
ke bagian tertentu atau yang sudah ditunjuk bersama Barang
tanda terima Peralatan dan
perlengkapan
2. Menyampaikan informasi bahwa barang yang dipesan Barang 3 menit Barang -
telah datang dan telah diterima agar segera diambil di Informasi
Subag Rumah Tangga
3. Menyerahkan barang dan setelah selesai diambil Barang 1 jam Barang -
maka akan diberikan tanda terima penyerahan barang Tanda terima kosong Tanda terma
barang yang
ditandatangani
4. Melaporkan kepada Kasubag bahwa barang yang Laporan 3 menit Laporan -
dipesan telah diserahkan ke bagian yang telah Tanda terima Tanda
ditunjuk dengan menunjukan tanda terima terma barang yang
ditandatangani
5. Memeriksa atau menanyakan apakah barang sudah Laporan 3 menit Hasil -
diterima kepada bagian yang berhak menerima sesuai Tanda terima Tanda pemeriksaan
penunjukan terma barang yang
ditandatangani
6. Menyimpan kembali semua peralatan atau Peralatan dan 5 menit Peralatan dan
perlengkapan yang digunakan pada tempatnya perlengkapan perlengkapan
Tanda terima Tanda
terma barang yang
ditandatangani
7. Mencatat pada buku induk semua barang yang telah Buku induk 2 menit Selesai -
diserahkan dan menyimpan tanda terima sebagai Tanda terima
arsip dan bukti
157
Nomor SOP 05 /Sub Bagian Rumah Tangga -Setwan/2019
Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY

Nama SOP Penatausahaan barang
3. Pergub No, 54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, Dan 4. Memahami penggunaan perangkat computer

Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Penatausahaan barang Disimpan sebagai dokumen Penatausahaan barang
158
SOP : Penatausahaan barang
Keteranga
PELAKSANA MUTU BAKU
n
KEGIATAN Kasubag Sekretaris Kelengkapan dan Peralatan Waktu Output
Pengelola Kabag
Rumah
barang Umum
Tangga
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1. Membuat rencana kerja dan mengumpulkan aturan Agenda kerja/ Tupoksi 15 Konsep -
terkait pengelolaan barang unit Aturan aturan menit rencana kerja
2. Membuat kartu inventaris, kendali, buku peminjaman Buku peminjaman, 1 hari Buku dan -
dan pengembalian barang pengembalian barang, kartu Kartu
kendali, kartu inventaris
3. Menerima, menyimpan barang hasil Barang hasil pembelian 4 jam Barang -
pengadaan/pembelian dan membukukannya dalam Buku kendali pembelian
beberapa kartu (inventaris, kendali Buku inventaris
4. Melaksanakan pendaftaran , pencatatan ,serta Barang pembelian 2 jam Daftar brang, -
inventarisasi BMD (Barang Milik Daerah) terutama Pendaftaran, Catatan
yang berada dalam penguasaannya pencatatan, barang
inventarisasi, Daftar
komputer inventaris
5. Melaksanakan penyaluran barang sesuai aturan yang Barang 2 jam Barang -
ada kepada masing masing bagian
6. Mengurus, mengamankan dan memelihara Pengelolaan barang 1 hari Laporan -
penggunaan BMD serta catatan kondisi fisik BMD Komputer berkala
tersebut di masing-masing Bagian dan dilaporkan Tempat penyimpanan barang
secara berkala
7. Memberi catatan atas BMD terutama pada kondisi Catatan BMD 5 Kondisi fisik -
fisiknya menit BMD
8. Menyusun dan menyampaikan laporan barang kuasa Laporan 15 Laporan -
pengguna secara berkala Komputer menit
Buku induk
159
Nomor SOP 06/Sub Bagian Rumah Tangga -Setwan/2019
Malioboro Nomor 54, Telepon (024) 512688,560293,565622, Fax (0274) 580692 Tanggal Efektive 2019
YOGYAKARTA 55213 Email : setwan@dprd-diy.go.id Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY
HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Pelaksanaan penghapusan barang


160
Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Pelaksanaan Penghapusan barang Disimpan sebagai dokumen Pelaksanaan Penghapusan barang
SOP : Pelaksanaan Penghapusan Barang

KEGIATAN Kasubag
Pengelola Kabag
Rumah Sekretaris Kelengkapan dan Peralatan Waktu Output
barang Umum
Tangga
1 2 3 4 5 7 8 9 10
1. Menyusun dan mengkompilasi data BMD yang Agenda kerja/ Tupoksi 10 menit Kompilasi data -
ada dalam penguasaan kuasa pengguna anggaran Buku induk barang , ATK BMD
2. Menyampaikan informasi dan pengecekan Agenda kerja/ Tupoksi 3 menit Daftar BMD -
langsung kepada semua bagian untuk membuat Informasi , ATK yang perlu
daftar barang yang rusak berat dihapus
3. Mengkompilasi daftar BMD yang akan dihapus Daftar BMD yang perlu 15 menit Konsep daftar -
terutama yang sudah tidak digunakan lagi dihapus, Komputer, ATK BMD yang akan
dihapus
4. Mengklarifikasi dan menilai daftar BMD tsb Surat Usulan penghapusan 15 menit Surat usulan -
kemudian disampaikan kepada Kepala melalui BMD
Kasubag atas usulan penghapusan
5. Memberikan penilaian atas usulan penghapusan Surat Usulan penghapusan 10 menit Disposisi -
barang. Jika usulan BMD benar adanya akan BMD Surat usulan
disetujui dan diberi tandatangan. Jika tidak akan penghapusan
ditunda dan disimpan kembali
6. Mengirimkan usulan penghapusan BMD yang telah Disposisi 10 menit Surat usulan Sop surat
disetujui kepada DPPKA selaku pembantu Surat usulan penghapusan penghapusan keluar
pengelola BMD
7. Mendampingi tim penghapusan BMD dan menerima Tim DPPKA, Surat usulan 4 jam Rekomendasi -
surat penetapan penghapusan penghapusan atau Surat
penetapan
8. Menyampaikan surat penetapan penghapusan Rekomendasi atau Surat 3 menit Disposisi -
BMD kepada Kepala untuk diketahui penetapan Rekomendasi
atau Surat
penetapan
161
9. Melakukan perubahan KIR, Buku induk barang dan Rekomendasi atau Surat 15 menit Perubahan KIR -
buku lainnya atas implikasi penghapusan barang penetapan, KIR Perubahan
Buku
10. Menyimpan surat penetapan penghapusan Rekomendasi atau Surat 3 Arsip -
sebagai arsip penetapan
Nomor SOP 07/Sub Bagian Rumah Tangga -Setwan/2019

Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY

HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Penyusunan laporan bulanan, semesteran, dan
Nama SOP
tahunan

162
Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Penyusunan laporan bulanan,semesteran Disimpan sebagai dokumen Penyusunan laporan bulanan,semesteran dan
dan tahunan tahunan
SOP : Penyusunan laporan bulanan, semesteran, dan tahunan

PELAKSANA MUTU BAKU
Pengadmi Keteran
KEGIATAN Kasubag
Pengelola Kabag n Kelengkapan dan gan
Rumah Sekretaris Waktu Output
barang Umum Persurata Peralatan
Tangga
n
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
1. Menyiapkan data barang dalam penguasaan Agenda kerja/ 5 menit Data barang -
Kuasa pengguna berdasarkan Buku Induk barang, Tupoksi
KIR, Buku Inventaris, dan catatan lain Buku Induk, Buku
Inventaris , KIR
2. Menyusun Laporan Barang Kuasa Pengguna Draft laporan 2 jam Draft laporan SOP
perbulan, Semesteran (LBKPS) dan Laporan LBKPS, LBKPT Pembua
Barang Kuasa Pengguna Tahunan (LBKPT) Data barang, tan
kemudian disampaikan kepada Pimpinan Komputer , ATK, laporan
Tata naskah dinas
3. Menilai dan mencermati draft LBKPS dan LBKPT. Draft laporan 15 menit Disposisi -
Jika draft sudah sesuai akan diberi paraft untuk LBKPS, LBKPT Draft laporan
diteruskan kepada Kepala. Jika belum akan LBKPS,
diperbaiki kembali sesuai arahan LBKPT
4. Menilai dan mencermati draft LBKPS dan LBKPT. Disposisi 15 menit Disposisi
Jika draft sudah sesuai akan diberi paraft untuk Draft laporan Draft laporan
diteruskan kepada Kepala. Jika belum akan LBKPS, LBKPT LBKPS,
diperbaiki kembali sesuai arahan LBKPT
5. Menilai dan mencermati ulang draft LBKPS dan Disposisi 10 menit Disposisi -
LBKPT. Jika draft sudah sesuai akan diberi Draft laporan Laporan
tandatangan dan difinalisasi. Jika belum akan LBKPS, LBKPT
diperbaiki kembali sesuai arahan
163
6. Menerima surat dan memberikan nomor, cap Laporan, Cap, Buku 5 menit Laporan SOP
stempel , mengagendakan Kemudian diserahkan nomor persuratan, Surat
kepada bagian/asal surat untuk arsip internal Buku agenda surat keluar
7. Menerima laporan yang sudah ditandatangani dan Laporan 3 menit Laporan -
dismpan sebagai dokumen pelaksanaan tugas LBKPS,
LBKPT
8. Menyimpan laporan sebagai arsip. Laporan LBKPS, 3 menit Arsip Laporan -
LBKPT LBKPS,
LBKPT
Nomor SOP 08/ SOP/Sub Bagian Rumah Tangga -Setwan/2019

Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY

NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Penyusunan neraca aset

Peringatan Pencatatan dan pendataan
164
Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Penyusunan neraca Aset Disimpan sebagai dokumen Penyusunan neraca Aset
SOP: Penyusunan neraca aset

PELAKSANA MUTU BAKU
Kasubag Pengadmin Keteran
KEGIATAN Pengelola Kabag Kelengkapan dan Wakt
Rumah Sekretaris Persuratan Output gan
Barang Umum Peralatan u
Tangga
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
1. Menyusun , membuat daftar aset / BMD yang akan Agenda kerja/ Tusi 1 jam Daftar -
dinilai Daftar asset asset
Komputer, ATK
2. Menyampaikan undangan kepada Tim penilai asset Undangan 5 Daftar SOP
daerah untuk melakukan penilaian aset Daftar asset menit asset Membuat
Komputer, ATK surat/
Naskah
Dinas
3. Mendampingi dan melakukan penilaian asset Agenda kerja/ Tupoksi 2 jam Daftar Nilai -
berdasarkan Tahun Pembelian, Keadaan Barang, Daftar asset asset
Harga pasar (tdk didukung data) ,Harga Perolehan
4. Memasukkan nilai aset atas barang yang sudah dinilai Daftar Nilai asset 15 Neraca -
kedalam neraca asset Neraca asset menit asset
5. Membuat dan menyampaikan draft Neraca Aset Daftar Neraca asset 5 Neraca -
kepada pimpinan untuk koreksi dan persetujuan menit asset
6. Mengoreksi dan mencermati draft Neraca Asset. Jika Draft Neraca asset 15 Disposisi -
sudah sesuai akan diparaf untuk diteruskan kepada menit Neraca
Kepala. Jika belum sesuai akan dikoordinakan kembali asset
kepada Tim
7. Mengoreksi dan mencermati ulang draft Neraca Asset. Disposisi 15 Disposisi
Jika sudah sesuai akan disetujui dan diberi Neraca asset menit Neraca
tandatangan. Jika belum sesuai akan dikoordinakan asset
dengan Tim dan Kasubag Rumah Tangga
165
8. Menerima Neraca Asset dan kemudian memberikan Draft Neraca asset 10 Disposisi -
nomor, cap stempel dan mengagendakan Kemudian menit Neraca
diserahkan kepada bagian/asal surat untuk arsip asset
internal sebelum dikirim ke DPPKA
9. Menerima laporan yang sudah ditandatangani dan Neraca asset 15 Disposisi SOP
disimpan sebagai dokumen pelaksanaan tugas Nomor, Cap stempel menit Laporan Surat
Buku agenda Neraca keluar
asset
10.Menyimpan laporan Neraca Asset sebagai arsip. Laporan Neraca asset 3 Laporan -
menit Neraca
asset
Nomor SOP 09/SOP/Sub Bagian Rumah Tangga Setwan/2019

Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY

NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Pembuatan Kartu Inventaris Ruangan

2. Pergub 117 Tahun 2014 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur 2 Memahami tugas dan fungsi unit
Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah. 3 Memahami tugas dan fungsi Jabatan
3. Pergub No, 54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, Dan 4 Memahami penggunaan perangkat komputer
166
1 Lembaran kerja / Rencana Kerja dan Anggaran
2 Ruangan rapat internal
3 Komputer, Printer, LCD, HVS
4 Jaringan internet
Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Pembuatan Kartu Inventaris Ruangan Disimpan sebagai Pembuatan Kartu Inventaris Ruangan
SOP: Pembuatan Kartu Inventaris Ruangan

KEGIATAN Pengelola Kasubag Rumah Sekretaris Kelengkapan dan
Waktu Output
barang Tangga Peralatan
1 2 3 4 6 7 8 9
1. Mengumpulkan data barang pada setiap ruangan dan Agenda kerja/ Tupoksi 15 menit Data Barang -
memasukannya ke dalam form KIR untuk dikoreksi dan ATK
diketahui pimpinan Form KIR, Buku induk
2. Mencermati, mengoreksi data barang yang disampaikan Data Barang 5 menit Data barang -
oleh Kasubag. Jika sudah benar diajukan ke Kepala Form KIR, Buku induk
Ruangan untuk ditandatangani sesuai format. Jika tidak
sesuai akan dikenbalikan dan diperbaiki
3. Meminta tandatangan Kepala ruangan sesuai format KIR Data barang 15 menit Form KIR -
setelah terlebih dahulu mengoreksi dan mencermati
kebenaran barang yang ada dalam ruangan dengan yang
ditulis dalam form KIR
4. Menempatkan KIR yang sudah ditandatangani pada dinding KIR 5 menit KIR -
ruangan di tempat yang mudah dibaca dan dilihat Komputer, ATK
167
5. Menyimpan dokumen KIR sebagai arsip internal KIR 2 menit Arsip KIR -

SEKRETARIAT DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH Tanggal Pembuatan 2019
Tanggal Revisi -
YOGYAKARTA 55213 Email : setwan@dprd-diy.go.id Tanggal Efektive 2019
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY
HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Pelaksanaan Mutasi Barang Inventaris

Tata Kerja Sekretariat Daerah
168

Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Pelaksanaan Mutasi Barang Inventaris Disimpan sebagai dokumen Pelaksanaan Mutasi Barang Inventaris
SOP: Pelaksanaan Mutasi Barang Inventaris

KEGIATAN Kasubag
Pengelola Kabag Pengadmin Kelengkapan dan
barang Umum Persuratan Peralatan
Tangga
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1. Mengisi daftar Barang Inventaris yang akan Agenda kerja/ Tupoksi 15 Draft Daftar -
dimutasi sesuai format dari DPPKAD dan Format isian dari menit Mutasi
diajukan kepada Kasubag DPPKAD, Barang.
Kartu inventaris
barang
ATK
2. Mencermati dan mengoreksi Daftar barang yang Draf Daftar barang 15 menit Disposisi -
akan dimutasikan. Jika sudah sesuai akan diberi yang akan dimutasi Koreksian
paraf dan diteruskan kepada Kepala. Jika belum Daftar Mutasi
sesuai akan dikembalikan dan diperbaiki sesuai Barang.
arahan
3. Mencermati dan mengoreksi Daftar barang yang Disposisi 15 menit Disposisi -
akan dimutasikan. Jika sudah sesuai akan diberi Koreksian Daftar Koreksian
paraf dan diteruskan kepada Kepala. Jika belum Mutasi Barang. Daftar Mutasi
sesuai akan dikembalikan dan diperbaiki sesuai Barang.
arahan
169
4. Mencermati dan mengoreksi ulang Daftar Daftar barang yang 5 menit Disposisi -
barang yang akan dimutasikan. Jika sudah akan dimutasi Koreksian
sesuai akan diberi tanda tangan dan Daftar Mutasi
ditindaklanjuti. Jika belum sesuai akan Barang.
dikembalikan dan diperbaiki sesuai arahan
5. Menerima Daftar mutasi barang yang sudah Daftar barang yang 5 menit Daftar mutasi -
ditandatangani kemudian diberi nomor surat, akan dimutasi Barang
cap stempel dan diagendakan serta diarsipkan Buku agenda, Cap
stempel,
6. Menyerahkan satu lembar daftar mutasi barang Daftar mutasi Barang 3 menit Daftar Mutasi -
kepada bagian yang mengajukan untuk Barang.
disimpan sebagai internal arsip
7. Mengirim daftar mutasi barang ke DPPKA Daftar mutasi Barang 10 menit Daftar Mutasi
Barang yang
ditandatanga
ni .
Nomor SOP 11 / SOP/Sub Bagian Rumah Tangga -Setwan/2019

Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY

NIP. 19631009 199303 1 007
Pemeliharaan gedung kantor

Nama SOP
170

Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Pemeliharaan gedung kantor Disimpan sebagai dokumen Pemeliharaan gedung kantor
SOP: Pemeliharaan gedung kantor

PELAKSANA MUTU BAKU
KEGIATAN Kasubag Keterangan
Pemelihara Kabag Kelengkapan dan
Sarpras Umum Peralatan
Tangga
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1. Menyusun rencana kerja Agenda kerja/Tupoksi 30 Rencana -
Menit Kerja
2. Melakukan pengumpulan data kebutuhan dan Data 1 Jam Data -
pemeliharaan gedung kantor Kebutuhan ,Komputer Kebutuhan
dan ATK pemeliharaan
gedung
3. Inventarisir untuk bangunan yang akan dilaksanakan Data untuk bangunan, 30 Data unit -
pemeliharaan Komputer dan ATK Menit bangunan
yang akan
dilaksanakan
4. Rapat koordinasi Ruang rapat,LCD dan 1 Jam Kesepakatan -
Komputer
5. Menemukan skala prioritas kebutuhan pemeliharaan Data unit bangunan 30 Prioritas -
gedung menit kebutuhan
pemeliharaan
gedung
171
6. Menyusun daftar kebutuhan pemeliharaan gedung Daftar kebutuhan, 30 Daftar -
kantor kompuer dan ATK menit kebutuhan
pemeliharaan
gedung
7. Melaksanakan / pelaksanaan pekerjaan Daftar data bangunan Situasi Gedung -
pemeliharaan dan daftar kebutuhan onal kantor

Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY

HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Pengelolan kendaraan dinas

172

Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Pengelolan kendaraan dinas Disimpan sebagai dokumen Pengelolaan kendaraan dinas
SOP: pengelolaan kendaraan dinas

PELAKSANA MUTU BAKU
KEGIATAN Kasubag Keterangan
Pengemu Pengelola Kabag Kelengkapan dan
Rumah Waktu Output
di kendaraan Umum Peralatan
Tangga
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1. Menyusun rencana kerja pemeliharaan dan Agenda kerja 1 Jam Rencana kerja -
perawatan kendaraan dinas pemeliharaan
kedaran dinas
.2 Menyusun jadwal penjagaan pemeliharaan dan Jadwal 1 jam Jadwal -
perawatan kendaraan dinas penjagaan ,komput penjadwalan
er dan ATK pemeliharaan dan
peraatan
kendaraan dinas
3 Melakukan pengecekan kondisi kendaraan dinas Daftar kendaraan, 1 Jam Data kondisi jumlah -
Kendaraan dinas dan jenis
dan ATK kendaraan
4 Melakukan inventarisasi kerusakan kendaraan dinas Data kendaraan 1 Jam Data inventarisasi -
dinas dan komputer kerusakan
kendaraan dinas
173
5 Melakukan koordinasi dengan penyedia barang/jasa Data kerusakan 30 Kesepakatan -
perawatan kendaraan kendaraan dinas Menit
dan kendaraan
dinas
6 Melakukan rujukan penunjukan perawatan Kendaraan dinas 3 Jam Benkel/penyedia -
kendaraan yang diperbaiki barang/jasa yang
ditunjuk
7 Perbaikan /perawatan kendaraan dinas Kendaraan siap 30 Kondisi kendaraan -
pakai menit yang siap pakai
Nomor SOP 13/SOP/ Sub Bagian Rumah Tangga- Setwan/2019

Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY

Evaluasi Pelaksanaan Program/Kegiatan Sub Bagian

Nama SOP
Rumah Tangga
174

Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Evaluasi Pelaksanaan Program/Kegiatan Disimpan sebagai dokumen Evaluasi Pelaksanaan Program/Kegiatan Sub
Sub Bagian Rumah Tangga Bagian Rumah Tangga
SOP: Evaluasi Pelaksanaan Program /Kegiatan Sub Bagian Rumah tangga

KEGIATAN Kasubag
Penyusuna Kabag Kelengkapan dan
Rumah Waktu Output
n Program Umum Peralatan
Tangga
1 2 3 4 5 6 7 8
1. Mengumpulkan data, informasimeliputi aliran kas, ■ Agenda kerja/Tupoksi 1 Jam Terkumpul -
penyerapan dana, kemampuan kegiatan terutama fisik, ■ DPA Data
target penyelesaian ■Laporan Kegiatan
2 Mencermati dan mempelajari pelaksanaan kegiatan ■ Agenda kerja/Tupoksi 15 menit Hasil -
terutama yang berada di lapangan fisik berdasrkan laporan ■ DPA Pencermatan
atau hasil monitoring ■Laporan monitoring laporan
3 Mencocokan data antara penyerapan dana dengan ■ Data Terkumpul 1 Jam Matrik -
kemajuan kegiatan melalui metrik meliputi : ■ Hasil Pencermatan
■ Bukti atau fisik ■DPA
■Aliran Kas sesui DPA
■Sisa kas/Anggaran sisa
■Ketepatan waktu
■Peruntukan dana sesuai rincian DPA
175
4 Memberikan penilaian dari hasil pencocokan dalam bentuk Matrik 1 Jma Matrik -
data kualitatif dan kwantitatif berikut ulasannya termasuk Daftar penilaian dengan
hambatan , alasan dan kemudahan disampaikan kepada Komputer dan ATK penilaian
pimpinan
5 Melakukan penilaian dari hasil pencocokan jika hasil Matrik dengan penilaian 15 menit Disposisi -
pencocokan secara perhitungan benar akan diberi paraf matrik
dan diteruskan kepada Sekretaris selaku PA/PPK. Jika dengan
tidak maka hasil pencocokan dikembalikan untuk penilaian nya
dikoordinasikan kepada PPTK
6 Melakukan penilaian ulang dari hasil pencocokan jika Disposisi matrik dengan 10 menit Disposisi -
sudah benar dapat disimpan dan jika belummaka akan penilaian nya matrik
dikembalikan untuk diperbaiki bila kesalahan karena salah dengan
perhitungan .Apabila ketidak cocokan terjadi karena penilaian nya
kesalahan PPTK maka akan dipanggil untuk dilengkapi
agar cocok kembali
7 Menyimpan matrik dan dokumen pencocokan SP2D Disposisi matrik dengan 3 menit Dokumen -
penilaian nya Evaluasi

Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY

HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Pengamanan Kantor
176

Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Pengamanan Kantor Disimpan sebagai dokumen Pengamanan kantor
SOP: Pengamanan Kantor

KEGIATAN Penjaga Penyusun Kasubag
Kelengkapan dan Peralatan Waktu Output
Kantor program Rumah Tangga
1 2 3 4 5 6 7 8
1. Menyusun rencana Kerja Agenda kerja/Tupoksi 30 Rencana kerja -
menit
2. Inventarisasi dan lain-lain yang perlu pengamanan Data unit kerja ,Komputer dan 1 Jam Data Unit kerja -
ATK yang perlu
pengamanan
3. Rapat koordinasi Data unit kerja , Ruang rapat 1 Jam Kesepakatan -
dan komputer
4. Melaksanakan pengamanan kantor Data Unit kerja , Senter, 24 Jam Keamanan Gedung -
tongkat dan pengamanan kantor
177
5. Melaporkan pelaksanaan kegiatan Komputer dan ATK 15 Laporan -
menit

Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY

Nama SOP Pemeliharaan kebersihan halaman dan taman
178

Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Pemeliharaan kebersihan halaman dan ttaman Disimpan sebagai dokumen Pemeliharaan kebersihan halaman dan taman
taman
SOP: Pemeliharaan kebersihan halaman dan taman

KEGIATAN Kasubag
Pemelihara Kabag
Rumah Kelengkapan dan Peralatan Waktu Output
Sarpras Umum
Tangga
1 2 3 4 5 6 7 8
1. Penyusunan rencana Kerja Agenda kerja/Tupoksi 30 Rencana kerja -
menit
2. Melakukan pengumpulan data kebutuhan Data unit kerja ,Komputer dan 1 Jam Data Unit kerja -
dan pemeliharaan ATK yang perlu
pengamanan
3. Inventarisir untuk bangunan yang akan Data unit kerja , Ruang rapat 1 Jam Kesepakatan -
dilaksanakan pemeliharaan dan komputer
179
4. Rapat Koordinasi Data Unit kerja , Senter, 24 Jam Keamanan Gedung -
tongkat dan pengamanan kantor
5. Menentukan skala prioritas kebutuhan Komputer dan ATK 15 Laporan -

pemeliharaan gedung menit
Nomor SOP 01/SOP Sub Bag Kepegawaian- Setwan/2019

Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY

NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Penyusunan Program Kegiatan Sub Bag
Kepegawaian
180
1. Perdais Nomor 1 Tahun 2018 tentang Kelembagaan Pemerintah Daerah DIY. 1. Memiliki kemampuan Mengumpulkan data, Bahan, Referensi dan
Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah. 2. Mengetahui tugas dan fungsi penyusunan program Sub Bag
3. Pergub No, 54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, Dan Tata Kepegawaian
Kerja Sekretariat Daerah. 3. Mengetahui tugas dan fungsi Jabatan
4. Peraturan Gubernur Daerah Istimewa Nomor Tahun tentang Rincian Tugas dan Fungsi 4. Mengetahui penggunaan perangkat komputer

1 Lembaran kerja / Rencana Kerja dan
Anggaran
2 Ruangan rapat internal
3 Komputer dan perangkatnya
4 ATK
2. Kalkulator
Apabila draft Penyusunan program kegiatan Subag TU dan Kepegawaian yang diajukan tidak disetujui Disimpan sebagai dokumen Program kerja dan Kegiatan Sekretariat
maka penyelesaian pekerjaan selanjutnya akan terlambat dan berakibat pada kinerja yang rendah Dewan Perwakilan Rakyat Daerah DIY
SOP : Penyusunan program kegiatan Sub Bag Kepegawaian

Ka.Sub Penyusun Ka Bag Pengelola Kelengkapan dan Waktu
KEGIATAN
Bag program Umum Administrasi Peralatan Output
Kepeg Kepegawaian
1 2 3 4 5 6 7 8 9
program kegiatan Sub Bag Kepegawaian

program /kegiatan kepegawaian
pelayanan
181
4. Meakukan rekapitulasi , analisis, pencermatan Disposisi, Data, Bahan, 3 hari rekapitulasi , -
Kasubag Kepegawaian pencermatan
5. Meaksanakan rapat dan membuat draft Ruang rapat, LCD, Makan 3 jam Notulen rapat -
rencana program / kegiatan minum, computer, ATK
6. Meeriksa dan mengoreksi draft . Draft rencana program / 1 hari Dokumen rencana -
7. Meugaskan penyusun program untuk Dokumen rencana program 10 menit Dokumen rencana -
finalisasi / kegiatan program / kegiatan
8. Finaisasi Dokumen rencana program 1 hari Dokumen rencana -

/ kegiatan, lemari arsip program / kegiatan
9. Mndokumentasikan sebagai dokumen dan Dokumen rencana program 10 menit Dokumen / arsip -
arsip Subag Kepegawaian / kegiatan
Nomor SOP 02/ SOP Sub Bag Kepegawaian -Setwan/2019

Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY

NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Penyimpanan data keanggotaan DPRD
182
1. Perdais Nomor 1 Tahun 2018 tentang Kelembagaan Pemerintah Daerah DIY. 1. Mengetahui tugas dan fungsi Penata usaha pimpinan
2. Pergub 117 Tahun 2014 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur 2. Mengetahui tugas dan fungsi anggota DPRD
Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah. 3. Kemampuan berkomunikasi dan menyampaikan informasi yang penting
3. Pergub No, 54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, Dan 4. Mempunyai pengetahuan umum dan wawasan yang luas

1. Lembaran kerja
3. Komputer dan perangkatnya
4. ATK,
Apabila penyimpanan data keanggotaan DPRD tertata dengan baik maka akan mempermudah Disimpan sebagai dokumen data keanggotaan DPRD
untuk mencari data yang diperlukan dengan mudah dan cepat.
SOP : Penyimpanan Data Keanggotaan DPRD

KEGIATAN Pengadmn Ka. Sub Sekretaaris Kelengkapan dan Waktu
Ka, Bag
umum Bag DPRD Peralatan Output
Umum
Kepeg
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1. Membuat draf surat dan form biodata untuk Form biodata, 30 menit Form biodata
anggota DPRD ATK
Komputer
2. Memperbaiki surat dan form biodata apabila ada Surat dan form biodata 15 menit Surat & form
kesalahan dan memintakan persetujuan ATK biodata
sekretaris Komputer
3. Mengirim surat dan form kepada anggota DPRD Surat dan form biodata 1 hari Surat & form
biodata
183
4. Mengumpulkan data-data anggota dewan Data anggota DPRD 14 hari Data anggota -
5. Mencatat biodata anggota DPRD ke komputer. Data anggota DPRD 1 hari Data anggota -
Komputer
6. Mengecek data – data anggota dewan yang Data anggota DPRD 1 hari Data anggota -
sudah dibuat dan memperbaiki data-data yang Komputer
tidak sesuai
7. Mencetak dan menyimpan data-data angota Data anggota DPRD 5 menit Data anggota -
dewan

Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY

HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Fasilitasi Praktek Kerja lapangan
184
1. Perdais Nomor 1 Tahun 2018 tentang Kelembagaan Pemerintah Daerah DIY. 1. Mengetahui tugas dan fungsi Pengadministrasi Kepegawaian
Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah. 3. Mengetahui aturan Kepegawaian
3. Pergub No. 54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, Dan Tata 4. Mengetahui data pegawai

1. Lembaran kerja
3. Simpeg
4. ATK
5. Buku aturan Kepegawaian

Apabila Siswa-siswa Praktek Kerja Lapangan terfasilitasi dengan baik maka akan membuat nyaman Laporan yang dibuat disimpan sebagai dokumen penting PKL
dalam bekerja dengan rasa penuh tanggung jawab
SOP; Fasilitasi Praktek Kerja Lapangan

PELAKSANA MUTU BAKU
Ka Subag Pengelola Keterangan
KEGIATAN Ka. Bag
Kepeg administrasi Kelengkapan dan Peralatan Waktu Output
Umum
kepegawaian
1 2 3 4 6 7 8 9
1. Menerima siswa-siswa yang akan praktek Surat ijin PKL 5 menit Data siswa PKL -
kerja lapangan
2. Mengarahkan dan membimbing siswa untuk Data siswa PKL 1 jam Data siswa PKL -
menyesuaikan dengan aturan dan tata tertib
yang berlaku di lingkungan sekretariat
185
3. Menenpatkan siswa-siswa sesuai dengan Data siswa PKL 15 menit Data siswa dan -
pendidikan penempatannya
4. Memantau siswa dalam melaksanakan Data siswa PKL 15 menit Lembar kerja siswa -
praktek kerja lapangan
5. Mengevaluasi siswa selama melaksanakan Data siswa PKL, ATK 15 menit Lembar hasil evaluasi
praktek kerja lapangan siswa
6. Membuat laporan evaluasi siswa praktek kerja Data siswa PKL, ATK 15 menit Lapoean hasil evaluasi -
lapangan siswa

Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY

HARYANTA, SH
186
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Updating data pegawai
1. Perdais Nomor 1 Tahun 2018 tentang Kelembagaan Pemerintah Daerah DIY. 1. Mengetahui tugas dan fungsi Pengadministrasi Kepegawaian
Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah. 3. Mengetahui aturan Kepegawaian
3. Pergub No, 54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, Dan 4. Mengetahui data pegawai

SOP Mengentri data 1. Lembaran kerja
3. Simpeg
4. ATK

Apabila Updating data pegawai tidak berjalan dengan baik maka hak setiap pegawai yang diberikan Aktivitas Updating data pegawai dicatat dan didata sebagai dokumen atau
berdasar aturan akan terlambat kemudian berimplikasi terhadap kinerja serta TPP bahan laporan Pengadministrasi kepegawaian
SOP; Updating data pegawai

KEGIATAN Kasubag Pengelola Kelengkapan dan Peralatan Waktu
Sekretaris
Kepeg administrasi Output
DPRD
kepegawaian
1 2 3 4 6 7 8 9
1. Memeriksa data pegawai pada Simpeg dan Agenda kerja/ Tupoksi 5 menit Aplikasi Simpeg -
mencocokannya pada Pangkat, Gol, Gaji Simpeg, Komputer
berkala, Jumlah anak, Mutasi, Kediklatan Surat dan bukti bukti
sesuai surat dan bukti yang sah
187
2. Memberkaskan data pegawai yang bertambah Agenda kerja/ Tupoksi 5 menit Permohonan cuti -
kedalam Map dokumen keeper setelah Surat dan bukti bukti
dilakukan konfirmasi atau analisa Dokumen Keeper
3. Mengentri data ke aplikasi Simpeg berdasar Agenda kerja/ Tupoksi 1 jam Entri data SOP
surat dan bukti yang sah dan kemudian Simpeg, Komputer Pelaksanaan
diserahkan untuk dicermati, periksa Kasubag Surat dan bukti bukti entri data
4. Menilai dan mencermati hasil entri data Jika Hasil entri data 10 menit Disposisi -
hasil entri data benar akan diparaf dan Hasil entri data
diteruskan kepada Kepala. Jika belum akan
dikembalikan dan dibetulkan sesuai arahan.
5. Mencermati kembali hasil entri data. Jika benar Hasil entri data 10 menit Disposisi -
akan diberi tanda tangan sebagai mengetahui Pengesahan entri data
dan jika salah akan dikembalikan untuk
dibetulkan sesuai arahan.
6. Menerima hasil entri data yang sudah diberi Pengesahan entri data 3 menit Pengesahan entri data -
tanda tangan dan mendistribusikan kepada
pengelola keuangan dan gaji untuk
disesuaikan sesuai implikasinya.
7. Memperbaharui data pegawai setiap bulan Entri data 30 menit Pembaharuan data -
secara rutin bila memang terjadi perubahan Simpeg pegawai
sesuai bukti dan surat yang sah
8. Menyimpan hasil entri data sebagai arsip dan Pengesahan entri data 3 menit Arsip Pengesahan entri -
memasukannya kedalam dokumen keeper data
pegawai tersebut.
Nomor SOP 05/ SOP Sub Bag Kepegawaian- Setwan/2019

Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY

188
HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Pemeliharaan data kepegawaian
1. Perdais Nomor 1 Tahun 2018 tentang Kelembagaan Pemerintah Daerah DIY. 1. Mengetahui tugas dan fungsi Pengadministrasi Kepegawaian dan
2. Pergub 117 Tahun 2014 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur pengadministrasi umum
3. Pergub No, 54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, Dan 3. Mengetahui aturan Kepegawaian
Tata Kerja Sekretariat Daerah. 4. Mengetahui tata cara administrasi dan persuratan
4. Peraturan Gubernur Daerah Istimewa Nomor Tahun tentang Rincian Tugas dan Fungsi 5. Mengetahu kebutuhan pegawai

- 1. Lembaran kerja
3. Simpeg
4. ATK
6. Buku penjagaan, Buku agenda, Buku ekspedisi
7. Cap stempel, Buku nomor surat

Apabila pemeliharaan data kepegawaian dilaksanakan dengan baik secara periodik maka data Data kepegawaian dicatat dan didata sebagai dokumen atau bahan laporan
kepegawaian akan tertata dengan baik . Pengadministrasi kepegawaian
SOP :.Pemeliharaan data kepegawaian

Pengelola Kasubag Pengelolaa an
KEGIATAN Sekretaris
administrasi Kepeg dministrasi Kelengkapan dan Waktu Output
DPRD
kepegawaian kepeg Peralatan
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1. Membuat konsep surat pengantar/ Agenda kerja 60 menit Konsep -
perubahan data kepegawaian/ mutasi ATK
kepegawaian menurut jenis dan Komputer, Tata naskah
permasalahannya sesuai ketentuan yang dinas
berlaku
189
2. Menyusun dan melengkapi berkas berkas Data dan dokumen 10 menit Konsep -
rencana perubahan data kepegawaian kepeg Berkas
ATK Dokumen
3. Menyampaikan konsep kepada Kasubag TU Konsep 10 menit Konsep -
untuk dicermati dan diberi paraf untuk Berkas, Dokumen Berkas
diteruskan kepada kepala ATK Dokumen
4. Membaca, mencermati konsep dan Konsep 10 menit Konsep -
memberi paraf untuk diteruskan kepada Berkas, Dokumen Berkas
kepala ATK Dokumen
5. Menerima konsep yang sudah diparaf dan Konsep surat 3 menit Konsep -
menyampaikannya ke kepala Berkas
Dokumen
6. Meneliti dan mencermati konsep rencana Konsep 10 menit Surat pengantar -

perubahan data kepegawaian /mutasi Berkas perubahan data
kepegawaian. Dokumen kepegawaian/ mutasi
kepeg
7. Menerima dan mengantarkan surat kepada Surat 3 menit Surat -
instansi yang berwenang (BKD) oleh Stempel, Buku agenda Buku ekspedisi
Caraka
8. Menyimpan surat sebagai dokumen arsip Surat 2 menit Dokumen arsip -

Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY

190
HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Penyiapan bahan perencanaan kebutuhan pegawai

3. Pergub No, 54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, Dan 3. Mengetahui aturan Kepegawaian
4. Peraturan Gubernur Daerah Istimewa Nomor Tahun tentang Rincian Tugas dan Fungsi 5. Mengetahu kebutuhan pegawai

- 1. Lembaran kerja
3. Simpeg
4. ATK
7. Cap stempel, Buku nomor surat
Apabila penyiapan bahan perencanaan kebutuhan pegawai tidak berjalan dengan baik maka jumlah Aktivitas Pelaksanaan perencanaan kebutuhan pegawai dicatat dan didata
pegawai tidak proporsional sehinggakinerja dan prestasi kerja pegawai sulit dinilai sehingga sebagai dokumen atau bahan laporan Pengadministrasi kepegawaian
penentuan besaran TPP tidak optimal
SOP :Penyiapan bahan perencanaan kebutuhan pegawai

MUTU BAKU
KEGIATAN Ka. Bag Ka. Sub Pengelola Ket
Sekretaris
Umum Bag Kepeg administrsi Kelengkapan dan Peralatan Waktu Output
DPRD
Kepegawaian
1 2 3 4 6 7 8 9
1. Mengumpulkan data formasi Formasi pegawai 5 menit Formasi pegawai -
pegawai
191
2. Menyusun rencana kebutuhan Aturan aturan 2 jam Rencana kebutuhan -
pegawai sesuai ketentuan yang Analis jabatan pegawai
telah ditetapkan
3. Membuat draf surat usulan Buku penjagaan 2 jam Draf surat usulan kebutuhan -
kebutuhan pegawai Formasi pegawai, jabatan pegawai
4. Memintakan persetujuan kepada 3 menit Surat usulan kebutuhan -

Sekretaris DPRD Formasi pegawai, jabatan pegawai
5. Mengirim surat usulan kebutuhan Caraka 3 menit Terkirimnya surat usulan -

formasi pegawai Surat Formasi pegawai, kebutuhan pegawai
jabatan
6. Menyimpan data usulan formasi Arsip surat kebutuhan 3 menit Arsip usulan kebutuhan
kepegawaian pegawai pegawai

Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY
192
HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Penyusunan buku penjagaan kenaikan pangkat,
gaji berkala, dan pension pegawai
3. Pergub No. 54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, Dan 3. Mengetahui aturan Kepegawaian
Tata Kerja Sekretariat Daerah. 4. Mengetahui pengadministrasian dan persuratan

- 1. Lembaran kerja
2. Komputer, Simpeg, ATK

Apabila Pengelolaan Buku Penjagaan tidak berjalan dengan baik maka informasi hak setiap pegawai Aktivitas Pengelolaan Buku Penjagaan dicatat dan didata sebagai dokumen
yang diberikan berdasar aturan akan terlambat kemudian berimplikasi terhadap kinerja serta TPP atau bahan laporan Pengadministrasi kepegawaian
SOP :.Penyusunan buku penjagaan kenaikan pangkat, gaji berkala, dan pension pegawai
KEGIATAN Pengelola Adm Kelengkapan dan Peralatan Waktu
Kepegawaian Output
1 4 6 7 8 9
1. Menyediakan dan membagikan kepada masing masing Agenda kerja 50 menit Dokumen keeper 1 menit untuk
pegawai Dokumen keeper untuk penempatan berkas, Dokumen keeper, ATK satu pegawai
SK, Kartu Kartu sebagai data pegawai
193
2. Memasukan setiap ada SK , Sertifikat, Penghargaan, Dokumen keeper 3 menit Dokumen keeper -
Karis, Karsu, NPWP dst kedalam dokumen keeper Surat surat Dok kepegawaian
sebelum diserahkan yang aslinya Pelobang kertas
3. Melakukan analisa, pencermatan, pengelompokan atas Dokumen keeper 10 menit Dokumen keeper -
data data pegawai tersebut kedalam Buku penjagaan Dok kepegawaian Dok kepegawaian
pegawai setiap bulan berdasarkan atas: ATK
 Kepangkatan Komputer
 Golongan
 Jabatan
 Masa kerja
 Kediklatan
 Gaji, Penghargaan dan presensi
4. Menerima dan mengolah setiap kali adanya Dokumen kepegawaian 5 menit Dokumen keeper -
pemberitahuan dari setiap pegawai disertai dokumen Foto copy Dok kepegawaian
yang sah terkait perubahan buku penjagaan Komputer
5. Melakukan peremajaan / pembaharuan Buku Dokumen kepegawaian 10 menit Dokumen keeper -

penjagaan secara rutin terutama bagi pegawai yang Komputer Dok kepegawaian
mutasi, promosi, naik pangkat, golongan, pension, cuti, ATK
sekolah
6. Menyimpan dan menempatkan Buku penjagaan Dokumen keeper 2 menit Dokumentasi arsip -
bersama dokumen keeper secara baik Dok kepegawaian

Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY
194
HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Penyiapan bahan kenaikan pangkat
1. Perdais Nomor 1 Tahun 2018 tentang Kelembagaan Pemerintah Daerah DIY. 1. Mengetahui tugas dan fungsi Pengadministrasi Kepegawaian , Bendahara gaji
2. Pergub 117 Tahun 2014 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur dan pengadministrasi umum
3. Pergub No. 54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, 3. Mengetahui aturan Kepegawaian
Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah. 4. Mengetahui tata cara administrasi dan persuratan

1. SOP membuat surat/ Naskah dinas 1. Lembaran kerja
2. SOP Surat keluar 2. Komputer, Simpeg, ATK
5. Cap stempel, Buku nomor surat, Tata naskah dinas

Apabila Pelaksanaan bahan kenaikan pangkat tidak berjalan dengan baik maka DUK pegawai Aktivitas Pelaksanaan bahan kenaikan pangkat dicatat dan didata sebagai
tidak tersusun dengan benar sehingga akan berimplikasi terhadap kinerja dan prestasi kerja dokumen atau bahan laporan Pengadministrasi kepegawaian
pegawai kemudian terhadap besaran TPP Sekretariat
SOP: Penyiapan bahan kenaikan pangkat

MUTU BAKU
Keterangan
KEGIATAN Pengelola Kasubag Sekretaris
administrasi Kepega Ka. Bag. DPRD Kelengkapan dan Peralatan Waktu
Output
Kepegawaia waian Umum
n
1 3 4 5 6 7 8 9 10
195
1- Membuat penjagaan kenaikan Agenda kerja/ Tupoksi 30 menit Data penjagaan -
pangkat Surat kenaikan pangkat
2- Meneliti dan menyiapkan berkas- Berkas berkas 15 menit Kumpulan bahan -

berkas sebagai syarat kenaikan Aturan lain
pangkat Surat, Buku penjagaan
3- Membuat draf surat usulankenaikan Konsep surat 30 menit Draf surat usulan -
pangkat Komputer, ATK
Surat, Buku penjagaan
Tata naskah dinas
4- Meneliti konsep surat dan Konsep surat 15 menit Kelengkapan -
kelengkapan kenaikan pangkat penyerahan
kenaikan pangkat
5- Fasilitasi surat usulan kenaikan Disposisi 10 menit Surat usulan -
pangkat Konsep surat kenaikan pangkat
6. Menyusun kelengkapan usulan Surat usulan kenaikan 5 menit Susunan usulan -

kenaikan pangkat pangkat kenaikan pangkat
Cap stempel, Buku agenda,
Nomor surat
7. Mengirimkan surat usulan kenaikan Surat usulan kenaikan 15 menit Terkirimnya -
pangkat dan lampirannya pangkat usulan keenaikan
pangkat

Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY
196
HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Penyiapan bahan kenaikan gaji berkala
1. Perdais Nomor 1 Tahun 2018 tentang Kelembagaan Pemerintah Daerah DIY. 1. Mengetahui tugas dan fungsi Pengadministrasi Kepegawaian ,
2. Pergub 117 Tahun 2014 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Bendahara gaji dan pengadministrasi umum
3. Pergub No. 54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, Dan Tata 3. Mengetahui aturan Kepegawaian
Kerja Sekretariat Daerah. 4. Mengetahui tata cara administrasi dan persuratan
4. Peraturan Gubernur Daerah Istimewa Nomor Tahun tentang Rincian Tugas dan Fungsi 5. Mengetahui tata cara perhitungan gaji

2. SOP Mengirim surat 2. Komputer, dan perangkatnya
3. SOP Surat keluar 3. Simpeg,
4. ATK

Apabila Pelaksanaan pembuatan gaji berkala tidak berjalan dengan baik maka penerimaan gaji pegawai Aktivitas Pelaksanaan pembuatan gaji berkala dicatat dan didata sebagai
akan terlambat sehingga akan berimplikasi terhadap kinerja dan prestasi kerja pegawai kemudian dokumen atau bahan laporan Pengadministrasi kepegawaian
terhadap besaran TPP Balai
SOP: Penyiapan bahan kenaikan gaji berkala

MUTU BAKU
Ket
KEGIATAN
Bendahara Pengelola Ka. Sub Ka. Bag Sekretaris
Adm Bag Umum DPRD Kelengkapan dan Waktu Output
Kepeg Kepeg Peralatan
1 3 4 5 6 7 8 9
197
1- Membuat penjagaan kenaikan - Agenda kerja/ Tupoksi 30menit Data penjagaan -
gaji berkala Tabel penjagaan kenaikan gaji
kenaikan gaji berkala berkala
- Komputer, ATK
2- Membuat, meneliti dan - Berkas usulan 30 menit Data kenaikan gaji -
menghitung masa kerja untuk kenaikan gaji berkala berkala
pembuatan SK Gai Berkala - Tabel penjagaan
sesuai dengan skala gaji yang - Komputer, ATK
berlaku
3- Menyiapkan konsep SK Gaji - Berkas usulan 5 menit Konsep SK SOP Membuat
Berkala kenaikan gaji berkala Kenaikan gaji surat/ Naskah
- Komputer, ATK berkala dinas
4. Meneliti kebenaran konsep SK - Berkas usulan kenaik an 10 menit Konsep final SK -

Gaji Berkala gaji berkala Kenaikan Gaji
- ATK Berkala
4- Finalisasi SK Gaji Berkala - Berkas usulan kenaik an 15 menit SK Kenaikan Gaji -

gaji berkala Berkala
5- Membuat peremajaan gaji berkala Disposisi 10 menit Tersampaikannya -

untuk diajukan ke DPPKA DIY Berkas usulan data peremajaan
kenaikan gaji berkala pegawai
198
6- Menyampaikan salinan SK Disposisi 3 menit Terkirimnya
Kenaikan Gaji Berkala ke Berkas usulan salinan SK
Bendahara Gaji Balai untuk kenaikan gaji berkala Kenaikan Gaji
lampiran gaji dan PNS yang sudahditandatangani Berkala
bersangkutan sebagai arsip
pegawai

Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
199
SEKRETARIS DPRD DIY
HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
SEKRETARIAT DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH Nama SOP Penyiapan bahan promosi jabatan


1. SOP Pembuatan,Daftar Nominatif BUP 1. Lembaran kerja
2. SOP membuat surat/ Naskah dinas 2. Komputer, Simpeg, ATK
3. SOP Surat keluar 3. Buku aturan Kepegawaian
4. SOP Pengiriman surat 4. Buku penjagaan, Buku agenda, Buku ekspedisi
5. Cap stempel, Buku nomor surat, Tata naskah dinas serta BUP

Apabila Penyiapan bahan usulan mutasi, promosi jabatantertata dengan baik maka pelaksanaan tugas Dicatat sebagao Dokumen Kepegawaian
dan fungsi sekretariat akan berjalan dengan baik.
200
SOP; Penyiapan bahan pensiun dan atau pemberhentian pegawai
Pengadm Pengel Kasubag Ka. Bag Sekretaris Kelengkapan dan Waktu n
KEGIATAN
persuratan admnstriK Kepeg Umum DPRD Peralatan Output
epeg
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1. Menyiapkan data PNS yang telah Agenda kerja/ Tupoksi 1 jam Data pegawai -
memenuhi syarat untuk mutasi, Data pegawai untuk usulan
promosi promosi
jabatan
2. Menyusun daftar rencana usulan Data pegawai, 30 menit Daftar -
mutasi, promosi rencana
usulan mutasi,
promosi
3. Membuat draf/konsep usulan mutasi, Tata naskah dinas 60 menit Draf Usulan
promosi Komputer
ATK
4. Memintakan persetujuan Sekretaris Konsep Surat usulan 5 menit Persetujuan -

DPRD promosi usulan
promosi
5. Mengirimkan surat usulan mutasi, Surat usulan promosi 15 menit Terkirimnya -
promosi ke BKD jabatan surat usulan
promosi ke
BKD
201

Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY

HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Penyiapan bahan pensiun dan atau pemberhentian
pegawai

1. SOP Pembuatan,Daftar Nominatif BUP 1. Lembaran kerja
2. SOP membuat surat/ Naskah dinas 2. Komputer, Simpeg, ATK
3. SOP Surat keluar 3. Buku aturan Kepegawaian
4. SOP Pengiriman surat 4. Buku penjagaan, Buku agenda, Buku ekspedisi
5. Cap stempel, Buku nomor surat, Tata naskah dinas serta BUP

Apabila Penyiapan bahan pensiun dan atau pemberhentian pegawai tidak berjalan dengan baik Aktivitas Penyiapan bahan pensiun dan atau pemberhentian pegawai dicatat
maka pegawai yang pension kelak akan mendapat gaji pension tertunda sehingga terjadi dan didata sebagai dokumen atau bahan laporan Pengadministrasi
pengaduan dan akan mengurangi prestasi kerja serta besaran TPP Balai kepegawaian
SOP; Penyiapan bahan pensiun dan atau pemberhentian pegawai
202
PELAKSANA MUTU BAKU
Keterangan
KEGIATAN Pengadm Peng Ka. Bag
Ka. Sub
persuratan administrasi Umum Kelengkapan dan Waktu
Bag Output
Kepegawaia Peralatan
Kepeg
n
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1. Membuat penjagaan calon pensiun  Agenda kerja/ Tupoksi 10 menit Data pegawai SOP
 Surat Edaran BKD calon pensiun Pembuatan
 Buku Penjagaan Buku
 Daftar nama PNS yang Penjagaan ,Daft
memasuki Batas Usia ar Nominatif
Pensiun BUP
 Syarat-syarat Berkas
Usulan Pensiun
2. Mengikuti rapat yang diselenggarakan BKD  Agenda kerja/ Tupoksi 4 jam Blangko isian -
DIY tentang PNS yang pension untuk  Nominatif Usulan Daftar Calon
periode tertentu (Januari s.d Juni; Juli s.d Pensiun BUP Pensiun
Desember)
3. Membuat data nominaf calon pensiun  Nominatif Usulan 3 menit Data -

Pensiun BUP nominative
 DPCP calon pensiun
4. Menyampaikan data nominative calon  Tata naskah dinas 60 menit Usulan Calon SOP
pension ke BKD  Komputer, ATK Pensiun Pembuatan
surat/ Naskah
dinas
5. Cross cek data calon pension dan menerima DPCP 3 menit Keperluan -
blangko Data Pengisin Calon Pensiun yang akan
(DPCP) pension untuk
periode
tertentu
6. Menyampaikan DPCP kepada PNS calon Blangko calon pensiun 15 menit Blangko yang -
pension untuk mengisi dan melengkapi harus diisi oleh
persyaratan untuk pensiun calon pensiun
203
7. Meneliti kelengkapan persyaratan calon Kelengkapan calon 10 menit Kelengkapan -
pensiun pensiun persyaratan
calon pensiun
8. Membuat pengantar dan menggunakan Surat pengantar dan 5 menit Surat

kelengkapan Data PNS calon pensiun kelengkapan calon pengantar
pensiun pengiriman
kelengkapan
data PNS calon
pensiun
204

Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY

HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Pelaksanaan pemberian tanda kehormatan
atau penghargaan

3. Pergub No, 54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, Dan Tata 3. Mengetahui aturan Kepegawaian

3. SOP Pengiriman surat 3. Buku aturan Kepegawaian

Apabila Pelaksanaan pemberian tanda kehormatan atau penghargaan tidak berjalan dengan baik Aktivitas Pelaksanaan pemberian tanda kehormatan atau penghargaan
maka pegawai yang pension kelak akan mendapat gaji pension tertunda sehingga terjadi pengaduan dicatat dan didata sebagai dokumen atau bahan laporan Pengadministrasi
dan akan mengurangi prestasi kerja serta besaran TPP Balai kepegawaian
205
SOP: Pelaksanaan bahanpemberian tanda kehormatan atau penghargaan
Pengelola Kasubag Kepala Sekretaris Pengadm Kelengkapan dan Waktu an
KEGIATAN
Kepeg Kepeg Bag DPRD persuratan Peralatan Output
Umum
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
1- Menginventarisasi/menyiapkan nama PNS  Agenda kerja/ 20 Kumpulan -
yang berhak untuk menerima tanda Tupoksi menit data/bahan
kehormatan / penghargaan dengan  Nama PNS
mempertimbangkan masa kerja dan prestasi  Berkas pertimbangan
kerja  Komputer, ATK
2- Menyusun daftar usulan nama PNS yang  Daftar nama PNS 15 Daftar usulan -
berhak untuk menerima tanda kehoramatan /  Komputer ,ATK menit nama PNS yang
penghargaan berhak untuk
menerima tanda
kehormatan/pen
ghargaan
3- Memintakan persetujuan kepada pimpinan  Peraturan tentang 30 Persetujuan
Gelar, Tanda Jasa, menit usulan nama
Kehormatan, dan PNS yang
penghargaan berhak untuk
 Komputer, ATK menerima tanda
kehormatan /
penghargaan
4. Menyiapkan kelengkapan untuk persyaratan  Konsep surat dan 15 Kelengkapan -
memperoleh tanda kehormatan/penghargaan daftar rekapitulasi menit persyaratan
usulan penerima
penghargaan
 Tata naskah dinas
5. Meneliti kelengkapan persyaratan Konsep surat dan daftar 10 Terpenuhinya -
rekapitulasi yang telah menit kelengkapan
diparaf atau terkoreksi persyaratan
1. Menyampaikan usulan PNS yang terkait  Surat dan lampiran 3 Usulan PNS
untuk menerima tanda kehormatan /  Cap stempel menit yang berhak
penghargaan  Buku kode nomor untuk menerima
surat tanda
kehormatan /
penghargaan
206

Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY
HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Penyiapan bahan pengurusan Taperum, Askes,
Taspen, Kartu Pegawai, Kartu Suami/Istri dan
bentuk kesejahteraan lainnya
3. Pergub No. 54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, Dan Tata 3. Mengetahui aturan Kepegawaian

3. SOP Pengiriman surat 3. Buku aturan Kepegawaian
Apabila Pelaksanaan pembuatan Kartu Askes dan Taspen tidak berjalan dengan baik maka pegawai Aktivitas Pelaksanaan pembuatan Kartu Askes dan Taspen dicatat dan
yang akan pensiun dan berobat akan mendapat kesulitan sehingga terjadi pengaduan dan akan didata sebagai dokumen atau bahan laporan Pengadministrasi
mengurangi prestasi kerja serta besaran TPP Balai kepegawaian
SOP :Penyiapan bahan pengurusan Taperum, Askes, Taspen, Kartu Pegawai, Kartu Suami/Istri dan bentuk kesejahteraan lainnya
207
MUTU BAKU Keterangan
KEGIATAN Penyiapan bahan usulan Pengelola Kasubag Pengadm Kelengkapan dan Peralatan Waktu
pengurusan Taperum, Askes, Taspen Sekretaris
Adm Kepeg persuratan Output
DPRD
Kepeg
1 2 3 4 5 7 8 9 10
1- Mengambil blanko ke PT ASKES / PT Blangko ASKES dan berkas 1 jam Isian blangko -
TASPEN untuk disampaikan kepada persyaratan ASKES
PNS yang belum memiliki KARTU
agar diisi beserta berkas persyaratan
2- Memeriksa berkas persyaratan, 1. Foto Copy SPJ Daftar Gaji 2 jam Surat / Naskah SOP
susunan keluarga. Kemudian diajukan Terbaru (bukan perincian gaji) dinas Pembuatan
kepimpinan untuk dikoreksi dan 2. Foto Copy SK Pangkat terakhir surat/ Naskah
dicermati melalui Surat permintaan 3. Pas foto 2×3 = 2 lembar (balita dinas
Kartu Askes, Taspen belum memakai foto)
4. Foto Copy Surat Nikah
5. Foto Copy Akte kelahiran anak
6. Foto Copy KTP/Surat
keterangan domisili (dari RT
sampai dengan kelurahan)
7. Surat keterangan masih kuliah
terbaru (untuk anak usia 21
tahun, maksimal 25 tahun)
8. Kartu ASKES lama (peserta

pindahan dari
Kabupaten/Propinsi lain)
3- Memeriksa surat usulan permintaan Surat permintaan kartu 15 menit Paraf Surat -
kartu Askes. Jika sudah benar beserta Tata naskah dinas permintaan
berkasnya akan diteruskan kepada kartu
Kepala. Jika belum akan dikembalikan
dan diperbaiki sesuai arahan
4- Memeriksa ulang surat usulan Paraf Surat permintaan kartu 10 menit Surat -
permintaan kartu Askes. Jika sudah permintaan
benar beserta berkasnya akan kartu di
ditandatangani dan diteruskan ke tandatangani
PT,ASKES. Jika belum akan
dikembalikan dan diperbaiki sesuai
arahan
208
5- Menerima surat permintaan kartu Surat permintaan kartu di 3 menit Surat SOP Surat
Askes, Taspen yang sudah tandatangani permintaan keluar
ditandatangani Kepala selanjutnya kartu di
diberi nomor, cap stempel, tandatangani,
diagendakan sebelum dikirim Stempel cap,
bersama kelengkapannya nomor
6- Menerima satu lembar Surat Surat permintaan kartu di 3 menit Surat -

permintaan kartu sebagai arsip tandatangani permintaan
internal kartu di
tandatangani
7- Mengirimkan surat permintaan kartu Surat permintaan kartu dalam 2 jam Tanda terima SOP
ke PT. Askes, PT. Taspen sesuai amplop Pengiriman
alamat surat surat
209

Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY
HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Pelaksanaan bahan pengurusan ijin cuti dan ijin
lainnya
2. Pergub 117 Tahun 2014 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Pengadministrasi umum
Tata Kerja Sekretariat Daerah

1. SOP Pembuatan surat/ Naskah dinas 1. Lembaran kerja
2. SOP surat keluar 2. Komputer, ATK
3. Buku aturan

Apabila Pelaksanaan Cuti pegawai tidak berjalan dengan baik maka hak setiap pegawai yang Aktivitas Pelaksanaan Cuti pegawai dicatat dan didata sebagai dokumen
diberikan berdasar aturan akan hilang dan kemudian berimplikasi terhadap kinerja serta TPP atau bahan laporan Pengadministrasi kepegawaian
SOP: Pelaksanaan bahan pengurusan ijin cuti dan ijin lainnya

210
Peng Peng Kasubag Kelengkapan dan Waktu
KEGIATAN Administra administrasi Kepeg Sekretaris Peralatan
Output
persuratan kepegawaia DPRD
n
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1. Menerima dan meneliti Agenda kerja/ Tupoksi 5 menit Permohonan cuti -
permohonan cuti yang diajukan pegawai Formulir cuti
melalui formulir cuti
2. Memeriksa kelengkapan Permohonan cuti 15 Permohonan cuti -

persyaratan cuti meliputi ; belum pernah Peraturan tentang cuti mmenit
mengajukan, kepentingannya, volume dan Buku register cuti
kesibukan kerja, jenis cuti, lama cuti, alamat
pegawai selama cuti, kontak person
3. Membuat dan kemudian Permohonan cuti 1 jam Konsep surat ijin -
menyampaikan konsep surat ijin cuti untuk Peraturan tentang cuti cuti
dicermati, diparaf dan ditandatangani Komputer, ATK Template surat
Tata naskah Dinas
4. Memeriksa dan mencermati Konsep surat ijin cuti 15 menit Disposisi -
konsep surat ijin cuti. Jika sudah benar akan Konsep surat ijin
diberi paraf untuk diteruskan kepada Kepala. cuti
Jika belum akan dikembalikan dan diperbaiki
sesuai arahan
5. Memeriksa dan Konsep surat ijin cuti 10 menit Disposisi -
mencermati kembali konsep surat ijin cuti. Surat ijin cuti
Jika sudah benar akan disetujui dengan
memberi tandatangan untuk diselesaikan.
Jika belum akan dikembalikan untuk
diperbaiki atau ditunda sesuai arahan
3. Menerima surat ijin cuti yang Disposisi 3 menit Surat ijin cuti -
sudah ditandatangani dan diserahkan ke Surat ijin cuti,
pengadministrasi umum.
4. Memberikan nomor surat, cap Surat ijin cuti 3 menit Surat ijin cuti SOP Surat
stempel serta mengagendakannya. Cap, Stempel, ATK, , keluar
Buku agenda
5. Menyampaikan surat ijin cuti Surat ijin cuti 3 menit Surat ijin cuti -
kepada pegawai yang dimaksud dan
menyimpan arsip
211

Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY

HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Penyiapan penilaian pelaksanaan
pekerjaan/penilaian kinerja pegawai
1. Perdais Nomor 1 Tahun 2018 tentang Kelembagaan Pemerintah Daerah DIY. 1. Mengetahui tugas dan fungsi penyusun program
Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah. 3. Mengetahui penggunaan perangkat computer
3. Pergub No, 54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, Dan 4. Mengetahui aturan dan regulasi Kepegawaian

SOP Rapat Internal 1. Lembaran kerja
3. Komputer, Printer, LCD, ATK,
4. Jaringan internet dan aplikasi Simpeg

Apabila draft Penilaian kerja yang disampaikan tidak sesuai dengan aturan erhitungan maka draft Disimpan sebagai dokumen penilaian prestasi kerja
penilaian prestasi kerja akan sering dikembalikan dan menghambat jadwal TPP
212
SOP: Penyiapan penilaian pelaksanaan pekerjaan/penilaian kinerja pegawai
KEGIATAN Pengelola Kasubag Kelengkapan dan Waktu
Sekretaris
adm. Kepeg Peralatan Output
DPRD
Kepegawaian
1 2 3 4 6 7 8 9
1. Menyiapkan banko penilaian Agenda kerja/ Tupoksi 60 menit Blanko -
prestasi kerja (PPK) yang didalamnya memuat Blanko
unsur: ATK
 Capaian kinerja perseorangan
 Orientasi pelayanan
 Kerja sama
 Kepemimpinan
2. Menggandakan dan mendistribusikan blanko/ Blanko 30 menit Blanko sudah -
format tersebut kepada masing masing pegawai dibagikan
untuk diisi dan ditandatangani masing masing
3. Mengumpulkan blanko dan membuat rekapitulasi Blanko sudah dibagikan 30 menit Blanko sudah diisi -
untuk disampaikan kepada kepala
4. Memberikan nilai persentase dari keempat unsur Blanko sudah diisi 2 jam Blanko dengan -
penilaian kerja dengan jumlah 100 % dan perhitungannya
disampaikan kepada Kepala untuk diperiksa
melalui Kasubag
5. Mencermati dan memberi penilaian atas Blanko dengan 60 menit Disposisi -
rekapitulasi yang disampaikan. Jika sudah benar perhitungannya Blanko dengan
akan diberi paraf dan jika belu akan dikembalikan perhitungannya
untuk diperbaiki sesuai arahan
6. Mencermati dan memberi penilaian ulang atas Disposisi 60 menit Disposisi -
rekapitulasi yang disampaikan. Jika sudah benar Blanko dengan Dokumen PPK
akan ditandatangani dan jika belum akan perhitungannya
dikembalikan untuk diperbaiki sesuai arahan
7. Menyimpan dokumen penilaian prestasi kerja Disposisi 30 menit Arsip Dokumen PPK -
sebagai arsip Dokumen PPK
213

Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY

HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Penyiapan bahan fasilitasi peningkatan
kinerja pegawai
1. Perdais Nomor 1 Tahun 2018 tentang Kelembagaan Pemerintah Daerah DIY. 1. Mengetahui tugas dan fungsi Pengelola Kepegawaian
Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah. 3. Mengetahui tata cara Perhitungan tambahan penghasilan maksimal
3. Pergub No. 54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, Dan Tata berdasarkan kinerja bagian bagian

4. ATK
5. Kalkulator
Apabila penyiapan bahan fasilitasi peningkatan kinerja pegawai tidak dsiapkan dengan baik maka hasil Hasil penilaian kinerja pegawai disimpan sebagai dokumen/laporan TPP
penilaian kinerja pegawai tidak terkontrol dengan baik.
214
SOP : Penyiapan bahan fasilitasi peningkatan kinerja pegawai
Pengelola Ka. Sub Ka. Bag Pengadm. Kelengkapan dan Waktu n
KEGIATAN
adm. Kepeg Bag Umum persuratan Peralatan Output
Kepeg
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1. Menyampaikan format isian penilaian kinerja Blangko isian penilaian 3 hari Format yang telah -
pegawai kepada para pegawai structural diisi
2. Mengkompilasi, mengentry dan meneliti hasil Hasil penilaian kinerja 3 hari Data penilaian -
isian penilaian kinerja pegawai dengan data pegawai, kinerja pegawai
presensi komputer
ATK
3. Rekapitulasi hasil penilaian kinerja pegawai Hasil penilaian kinerja 5 hari Data rekapitulasi -
pegawai
ATK
4. Meneliti rekapitulasi hasil penilaian kinerja Hasil penilaian kinerja 1 hari Akurasi data -
pegawai pegawai rekapitulasi
ATK
5. Finalisasi hasil penilaian kinerja pegawai Hasil penilaian kinerja 3 jam Legalisasi hasil -
pegawai penilaian
ATK
6. Menyampaikan hasil penilaian kinerja ke BKD Hasil penilaian kinerja 10 menit Data hasil penilaian -
DIY pegawai kinerja
Surat pengantar
215

Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY
HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Penyiapan bahan pemberian sanksi pegawai
3. Pergub No, 54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, Dan berdasarkan kinerja bagian bagian
3. ATK,

Apabila penyiapan bahan pemberian sanksi pegawai tidak dsiapkan dengan baik maka akan Disimpan sebagai dokumen perencanaan kebutuhan sarpras kearsipan
berakibat pada TPP
216
SOP :Penyiapan bahan pemberian sanksi pegawai
Pengelola Pejabat Pejabat Pejabat Kelengkapan dan Waktu gan
KEGIATAN
Adm Es IV Es III Es II Peralatan Output
Kepeg
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1. Teguran lesan kepada pegawai/staf yang Hasil laporan 1 hari Hasil laporan lisan dibuat -
melanggaran peraturan kepegawaian ATK secara tertulis
2. Teguran tertulis kepada pegawai/staf yang Hasil laporan 2 jam Surat teguran secara -
melanggar peraturan kepegawaian ATK tertulis
3. Pernyataan tidak puas secara tertulis oleh pegawai Surat pernyataan 7 hari Pernyataan tidak puas
yang dikenai sangsi secara tertulis
4. Penundaan kenaikan gaji berkala untuk paling lama Surat keputusan 4 jam Surat keputusan -
1 tahun ATK penundaan kenaikan gaji
berkala untuk paling lama
1 tahun
5. Penurunan gaji sebesar satu kali kenaikan gaji Surat keputusan 4 jam Surat keputusan
berkala untuk paling lama 1 tahun ATK penurunan gaji sebesar 1
kali kenaikan gaji berkala
untuk paling lama 1 tahun
6. Penundaan kenaikan pangkat untuk paling lama 1 Surat penundaan 1 jam Surat penundaan kenaikan -
tahun pangkat untuk paling lama
1 tahun
7. Penurunan pangkat setingkat lebih rendah untuk 2 menit Usulan penurunan -
paling lama 1 tahun pangkat setingkat lebih
rendah untuk paling lama
1 tahun
8. Pembebasan dari jabatan 15 Usulan pembebasan dari -
menit jabatan
9. Pemberhentian dengan hormat tidak atas 3 menit Usulan pemberhentian -

permintaan sendiri dengan hormat tidak atas
permintaan sendiri
10. Pemebrhentian tidak dengan hormat sebagai PNS 5 menit Usulan pemberhentian -
tidak dengan hormat
sebagai PNS
217

Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY

NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Penyiapan bahan pengiriman diklat pegawai

3. Pergub No. 54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, Dan Tata berdasarkan kinerja bagian bagian
Kerja Sekretariat Daerah

3. ATK,

Apabila penyiapan bahan pengiriman diklat pegawai terlaksana dengan baik makan kinerja pegawai akan Bahan pengiriman diklat pegawai dan bukti mengikuti diklat disimpan
semakin baik sebagai Dokumen Kepegawaian
218
SOP : Penyiapan bahan pengiriman diklat pegawai
Pengelola Ka Bag Sekretaris Kelengkapan dan Waktu an
KEGIATAN
Pengadm. Adm Umum DPRD Peralatan Output
persuratan Kepeg
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1. Menyiapkan blangko kebutuhan diklat yang akan Blangko 1 hari Blangko -
dikirim ke BKD ATK
2. Membuat daftar diklat peserta yang akan dikirim ATK, 30 menit Data peserta diklat -
diklat Komputer,
3. Mengecek peserta dan diklat yang akan Daftar peserta diklat 30 menit Data peserta diklat -
dibutuhkan ATK
Komputer
4. Mencetak daftar peserta dan diklat yang sudah di Daftar peserta diklat 5 menit Data peserta diklat -
setujui ATK,,
komputer
5. Memintakan tanda tangan surat pengantar Surat pengantar 5 menit Surat pengantar -
peserta diklat yang akan dikirim Daftar peserta diklat
6. Mengirim daftar peserta ke BKD Surat pengantar 10 menit Surat yang terkirim
Daftar peserta diklat
219

Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY

NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Pengelolaan data kehadiran pegawai

1. Perdais Nomor 1 Tahun 2018 tentang Kelembagaan Pemerintah Daerah DIY. 1. Mengetahui tugas dan fungsi pengelola arsip
2. Pergub 117 Tahun 2014 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur 2. Mengetahui tugas dan fungsi arsip aktif inaktif

1. SOP Perencanaan kebutuhan sarana & prasarana kearsipan 1. Lembar kerja
2. SOP Pemeliharaan arsip/naskah dinas 2. Komputer dan perangkatnya,
3. SOP Pengelolaan naskah dinas 3. ATK
Apabila Pengelolaan presensi tidak berjalan dengan baik maka kinerja dan prestasi kerja pegawai sulit Aktivitas Pengelolaan presensi dicatat dan didata sebagai dokumen atau
dinilai sehingga penentuan besaran TPP tidak optimal atau melanggar aturan bahan laporan Pengadministrasi kepegawaian bidang penilaian kinerja
dan prestasi
220
SOP :.Pengelolaan data kehadiran pegawai
Pengelola Kasubag Kelengkapan dan Waktu an
KEGIATAN Ka. Bag
Adm Kepegaw Peralatan Output
Umum
Kepegawaian aian
1 2 3 4 5 6 7 8
1. Menyiapkan presensi kehadiran pegawai agar tetap on line Agenda kerja 10 menit Presensi -
atau buku kehadiran manual Buku kehadiran
2. Mengambil print out presensi ke BKD dan Presensi 3 Jam Print out presensi -
menggandakannya untuk dibagi ke masing masing bagian Kendaraan
3. Mengolah dan mencocokan presensi kehadiran dengan Daftar Presensi 10 menit Print out presensi -
surat tugas, SPPD, disposisi rapat kalau belum sesuai Buku kehadiran
4. Melakukan koordinasi dengan pegawai secara langsung Print out presensi 10 menit Print out presensi -
bila terdapat kekeliruan antara print out presensi dengan
kehadiran
5. Membuat rekapitulasi presensi setiap bulan sebagai salah Print out presensi 10 menit Print out presensi -
satu bahan penilaian prestasi kerja pegawai dan ATK
menyerahkannya ke Kasubag TU Komputer
6. Memberikan penilaian atas rekapitulasi presensi dan Print out presensi 15 menit Print out presensi -
menyerahkannya kembali untuk disampaikan kepada ATK
Kepala
7. Menerima rekapitulasi yang sudah diberi paraf untuk Print out presensi 2 menit Print out presensi -
dilanjutkan kepada kepala sebagai bahan penilaian
8. Menerima dan menilai rekapitulasi presensi pegawai. Jika Print out presensi 10 menit Print out presensi -
kehadiran pegawai belum mencukupi akan diberikan ATK
teguran oleh atasan langsung pegawai ybs. Jika sudah
mencukupi akan disimpan sebagai dokumen kepegawaian
9. Menyampaikan hasil penilaian kepala kepada atasan Print out presensi 3 menit Print out presensi -
langsung pengawai yang kehadirannya belum mencukupi
10. Menyimpan rekapitulasi sebagai dokumen arsip Print out presensi 2 menit Dokumentasi -
arsip
221
Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY

HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Evaluasi pelaksanaan program/kegiatan Sub
Bagian Kepegawaian

3. Pergub No, 54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, Dan 4. Mengetahui tata cara Pelaksanaan Evaluasi kegiatan

1. Lembaran kerja
2. Komputer, ATK
3. SHBJ, ASB, DPA, Renstra, RPJ pendek.
Dokumen kontrak, Gambar, RAB
Apabila Pelaksanaan Evaluasi pelaksanaan program/kegiatan tidak berjalan dengan baik maka Aktivitas Pelaksanaan Evaluasi pelaksanaan program/kegiatan dicatat dan
pemecahan masalah tidak dapat dilakukan dengan benar sehingga pelaksanaan program / kegiatan didata sebagai dokumen atau bahan laporan Penyusun program
tahun berikut tetap mendapat maslah yang akhirnya berimplikasi terhadap keuangan, target dan
kinerja Sekretariat kemudian mengarah pada perolehan TPP
222
SOP :.Evaluasi pelaksanaan program/kegiatan Sub Bagian Kepegawaian
KEGIATAN Penyusun Kasubag Kelengkapan dan Peralatan Waktu
Ka. Bag
program Kepegawai Output
Umum
an
1 2 3 4 5 6 7 8
1 Mengumpulkan Data, Agenda kerja/ Tupoksi 1 jam Data terkumpul -
informasi meliputi aliran kas, penyerapan dana, DPA
kemajuan kegiatan terutama fisik, target Laporan Kegiatan
penyelesaian
2 Mencermati dan Agenda kerja/ Tupoksi 15 menit Hasil pencermatan -
mempelajari pelaksanaan kegiatan terutama yang DPA laporan
berada di lapangan /fisik berdasarkan laporan atau Laporan monitoring
hasil monitoring
3 Mencocokan data Data terkumpul 1 jam Matrik -

antara penyerapan dana dengan kemajuan kegiatan Hasil pencermatan laporan
melalui matrik meliputi; DPA, Bukti bukti
 Bukti atau fisik
 Aliran kas sesuai DPA
 Sisa kas / anggaran sisa
 Ketepatan waktu
 Peruntukan dana sesuai rincian DPA
4. Memberikan penilaian dari Matrik 1 jam Matrik dengan -
hasil pencocokan dalam bentuk data kualitatif dan Daftar penilaian penilaiannya
kwantitatif berikut ulasannya termasuk hambatan, Komputer, ATK
alasan dan kemudian disampaikan kepada pimpiinan
5. Melakukan penilaian dari hasil Matrik dengan penilaiannya 15 menit Disposisi -
pencocokan. Jika hasil pencocokan secara Matrik dengan
perhitungan benar akan diberi paraft dan diteruskan penilaiannya
kepada Kepala selaku PA /PPK. Jika tidak maka
hasil pencocokan dikembalikan untuk
dikoordinasikan kepada PPTK.
6. Melakukan penilaian ulang dari Disposisi 10 menit Disposisi -
hasil pencocokan. Jika sudah benar dapat disimpan Matrik dengan penilaiannya Matrik dengan
dan jika belum maka akan dikembalikan untuk penilaiannya
diperbaiki bila kesalahan karena salah perhitungan.
Apabila ketidak cocokan terjadi karena kesalahan
PPTK maka akan dipanggil untuk dilengkapi agar
cocok kembali.
.
223
7. Menyimpan matrik dan Disposisi 3 menit Dokumen evaluasi -
dokumen pencocokan Matrik dengan penilaiannya

Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY

NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Penyusunan laporan pelaksanaan
program/kegiatan Sub Bagian Kepegawaian

3. Pergub No, 54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, Dan Tata 4. Mengetahui tata cara Pelaksanaan Evaluasi kegiatan

- 1. Lembaran kerja
2. Komputer, ATK
RAB

Apabila penyusunan laporan pelaksanaan program/kegiatan tidak lengkap dan tidak benar maka Aktivitas penyusunan laporan pelaksanaan program/kegiatan dicatat dan
pemecahan masalah tidak dapat dilakukan dengan benar sehingga pelaksanaan program / kegiatan didata sebagai dokumen atau bahan laporan Penyusun program
224
tahun berikut tetap mendapat maslah yang akhirnya berimplikasi terhadap keuangan, target dan kinerja
SOP :.Penyusunan laporan pelaksanaan program/kegiatan Sub Bagian Kepegawaian

Pengelola Kasub Kelengkapan dan Peralatan Waktu
KEGIATAN Adm Bagian Ka. Bag Sekretaris
Output
Kepegawaia Kepeg Umum DPRD
n
1 2 3 4 5 6 7 8
1. Mengumpulkan data  Agenda kerja/ Tupoksi 1 jam Data terkumpul -
dan informasi pelaksanaan kegiatan yang  DPA
dilaksanakan
2. Kompilasi dan  Data terkumpul 1 jam Matrik -
cheking data pelaksanaan kegiatan  Hasil pencermatan
laporan
 DPA, Bukti bukti
3. Rapat koordinasi Matrik 1 jam Matrik dengan -
internal Daftar penilaian penilaiannya
Komputer, ATK
4. Menyusun draf Matrik dengan penilaiannya 15 menit Disposisi -
laporan pelaksanaan kegiatan Matrik dengan
penilaiannya
5. Koreksi draf laporan Disposisi 10 menit Disposisi -
pelaksanaan kegiatan Matrik dengan penilaiannya Matrik dengan
penilaiannya
6. Finalisasi laporan Disposisi 3 menit Dokumen evaluasi -
akhir pelaksanaan kegiatan Matrik dengan penilaiannya
225
Nomor SOP 01/SOP/Sungram -Setwan/2019
Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY

HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Pelaksanaan Penyusunan Rencana Srategis (RENSTRA)

3. Pergub No, 54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, Dan 4. Mengetahui aturan dan regulasi penyusunan Renstra

1. SOP Rapat Internal 1. Lembaran kerja
2. SOP RPJPD 2. Ruangan rapat internal
3. SOP RPJMD 3. Komputer, Printer, LCD, ATK,

Apabila draft RENSTRA yang disampaikan tidak sesuai dengan RPJP, RPJM maka draft Disimpan sebagai dokumen RENSTRA
RENSTRA akan dikembalikan BAPPEDA dan menghambat jadwal Finalisasi
226
SOP : Penyusunan Renstra
KEGIATAN Kabag Kasubag Analis

Sekretaris Perencanaan Kelengkapan dan
Sungram danPenyusunan Waktu Output
DPRD program &Peralatan
Keuangan Program
1 2 3 4 anggaran
5 6 7 8 9
1. Menyiapkan bahan, data yang terkait program Agenda kerja, 2 jam Rancangan Renstra SOP RPJPD
kegiatan strategis serta RPJP, RPJMD dan Bahan, SOP RPJMD
RPJPD antara Pemda dengan Instansi Data ATK
2. Membuat konsep Renstra untuk lima tahunan Rancangan Renstra7 hari Konsep Renstra -
yang didalamnya memuat : Komputer
 Pendahuluan ATK
 Gambaran pelayanan SKPD
 Isu strategis pembangunan
 Visi, Misi, tujuan dan sasaran
 Arah kebijakan program dan kegiatan
 Target terukur output kegiatan
3. Menyampaikan konsep kepada Kasubag Konsep Renstra 10 menit Konsep Renstra -
untuk diperiksa, dicermati dan dijadikan
bahan rapat internal
4. Rapat koordinasi mencakup pembagian Konsep Renstra, 3 jam Konsep RenstraSOP Rapat
tugas, jadwal penyelesaian, Jadwal Ruang rapat, Makan, Notulen
pertemuan progres report Minum, LCD, Komputer
5. Membuat draft Renstra dan mengajukannya Konsep Renstra, 1 hari Draft Renstra -
kepada kepala untuk dinilai dan diperiksa Notulen,
Komputer, ATK
6. Memeriksa dan menmberikan tandatangan Draft Renstra 15 menit Disposisi -
Jika sudah baik diberikan tandatangan Draft Renstra
menjadi Buku Renstra dan jika belum akan
7. Mensosialisasikan Renstra Sekretariat DPRD Draft Renstra 3 jam Dokumen Renstra -
pada semua personil
8. Menggandakan dan mendistribusikan Buku Disposisi 4 Hari Arsip Pelaksanaanny
renstra masing masing seksi dan pihak luar Draft Renstra a terkait
secara terbatas yang selanjutnya digandakan, Foto copy, penjilidan percetakan
distribusikan dan diarsipkan
227
Nomor SOP 02/SOP/Sungram - Setwan/2019

Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY

HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Penyusunan program/kegiatan Sekretariat DPRD
2. Pergub 117 Tahun 2014 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur 2.Mengetahui tugas dan fungsi penyusun program
Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah. 3.Mengetahui tugas dan fungsi Jabatan
3. Pergub No, 54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, 4.Mengetahui penggunaan perangkat computer

1. SOP Pengumpulan Data 1.Lembaran kerja / Rencana Kerja dan Anggaran
3. SOP Pengiriman dokumen 3. Komputer, Printer, LCD, HVS,
4. SOP Pembuatan Renstra 4. Jaringan internet
Apabila draft laporan yang diajukan tidak disetujui maka penyelesaian penyusunan Program Disimpan sebagai dokumen Program kerja dan Kegiatan
akan terlambat atau bahkan tidak terselesaikan
228
SOP: Penyusunan program/kegiatan Sekretariat DPRD
PELAKSANA MUTU BAKU
Analis
KEGIATAN Kabag Kasubag Keterangan
Sekretaris Perencanaa
Sungram & Penyusunan Kelengkapan dan Peralatan Waktu Output
DPRD n
Keuangan Program
program &
1 2 3 4 anggaran
5 6 7 8 9
1. Mengumpulkan rencana program/ Agenda dan Kertas kerja 7 hari Rencana kerja -
kegiatan dari masing-masing bagian
dan Inventarisasi rencana
program/kegiatan dari masing-masing
bagian
2. Menyusun draft rencana program/ bahan , referensi , aturan 4 hari Sekumpulan bahan, -
kegiatan Sekretariat DPRD referensi, aturan
3. Rapat koordinasi internal penentuan Surat tugas, SPPD, 3 jam Surat tugas SOP Pengumpulan
skala prioritas program/ kegiatan Kendaraan, Anggaran data
4. Membuat konsep program kegiatan Dokumen RPJMD, Visi dan 4 hari Konsep program Kantor SOP RPJMD, Visi
Kantor dan menyerahkan nya kepada Misi SKPD dan Misi
atasan untuk dikoreksi
5. Memeriksa draft. Jika disetujui maka Konsep program Kantor 2 hari Konsep program Kantor -
diteruskan ke Kasubag untuk sudah jadi
difinalisasi. Jika tidak, maka
dikembalikan ke Kasubag untuk
diperbaiki kembali
6. Melakukan finalisasi dan rapat Konsep program Kantor 1 hari Disposisi -
koordinasi internal draft program diterima Konsep program Kantor
kegiatan yang telah disetujui
229
Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY

HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Pelaksanaan penyusunan Rencana Kerja SKPD (Renja
SKPD)
1. Perdais Nomor 1 Tahun 2018 tentang Kelembagaan Pemerintah Daerah DIY. 1.Mengetahui tugas dan fungsi penyusun program
Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah. 3.Mengetahui penggunaan perangkat computer

1... SOP Rapat Internal 1. Lembaran kerja 3. Komputer, Printer, LCD, ATK,
2. SOP Renstra 2. Ruangan rapat internal 4. Jaringan internet
Apabila draft Renja SKPD yang disampaikan tidak sesuai dengan prioritas pembangunan maka Disimpan sebagai dokumen Renja SKPD
draft Renja SKPD akan sering dikembalikan dan menghambat jadwal Finalisasi
230
SOP : Pelaksanaan Penyusunan Rencana Kerja SKPD (Renja SKPD)
PELAKSANA MUTU BAKU
Kabag Kasubag Analis
KEGIATAN Sekretaris Kelengkapan dan Keterangan
Sungram & Penyusunan Perencanaan Waktu Output
DPRD program & Peralatan
Keuangan Program
anggaran
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1. Membuat konsep format RENJA SKPD yang Renstra, Komputer, 7 hari Konsep RKT -
memuat : Sasaran strategis, Indikator kinerja dan ATK
Target pencapaiannya
2. Menggandakan dan menyampaikan konsep format Konsep RENJA 30 menit Konsep RENJA -
RENJA SKPD kemasing masing bagian untuk diisi SKPD SKPD
3. Mengumpulkan format isian dan membuat konsep Konsep RENJA 1 hari Konsep
RENJA SKPD untuk bahan rapat internal penyusunan SKPD RENJA SKPD
RENJA SKPD Komputer , ATK
4. Melaksanakan rapat koordinasi penyusunan RENJA Konsep RENJA 3 jam Konsep SOP Rapat
SKPD mencakup pembagian tugas, jadwal SKPD, RENJA
penyelesaian, Jadwal pertemuan progres report Ruang rapat, Makan, SKPD
Minum, LCD, Notulen
Komputer
5. Memperbaharui konsep RENJA SKPD berdasarkan Konsep RENJA 2 hari Draft Konsep -
masukan hasil rapat menjadi draft RENJA SKPD dan SKPD, RENJA SKPD
mengajukannya kepada Kasubag untuk dinilai dan Notulen,
diperiksa Komputer, ATK
6. Memeriksa dan mencermati draft RENJA SKPD. Jika Draft Konsep RENJA 15 menit Disposisi -
sudah baik diberikan paraf untuk diteruskan kepada SKPD Draft Konsep
Kepala dan jika belum akan dikembalikan untuk RENJA SKPD
diperbaiki
7. Memperbaiki draft RENJA SKPD kembali dan Disposisi 1 Jam Draft Konsep -
menyerahkan-nya kepada Kepala untuk di nilai dan Draft Konsep RENJA RENJA SKPD
diberi tandatangan SKPD
8. Menilai dan mencermati draft RENJA SKPD. Jika draft Draft Konsep RENJA 30 menit RENJA SKPD -
sudah sesuai akan diberi tandatangan dan jika belum SKPD
akan dikembali-kan untuk diperbaiki
9. Menerima ,menggandakan dan mendistribusikan Disposisi RENJA 4 hari Dokumen Pelaksanaanny
RENJA SKPD ke masing masing bagian dan SKPD RENJA SKPD a terkait
pengadministrasi umum Foto copy, penjilidan percetakan
10.Menerima RENJA SKPD dan menyimpannya sebagai Buku RENJA SKPD 15 menit Arsip -
dokumen arsip
231

Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY
HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Menyusun Rencana Kerja Anggaran (RKA)
3. Pergub No, 54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, Dan 4.Mengetahui aplikasi computer penyusunan RKA

1. SOP Rapat Internal 3. SOP Renja SKPD 1. Lembaran kerja 3. Komputer, Printer, LCD, HVS,
2. SOP Renstra 2. Ruangan rapat internal 4. Jaringan internet

Apabila draft RKA yang disampaikan tidak sesuai dengan prioritas dan aturan SHBJ dan ASB Disimpan sebagai dokumen Program kerja dan Kegiatan serta RKA
maka draft RKA akan sering dikembalikan dan menghambat jadwal selanjutnya seperti
pencermatan oleh TAPD
232
SOP: Menyusun Rencana Kerja Anggaran (RKA)
PELAKSANA MUTU BAKU
KEGIATAN Sekretaris Kelengkapan dan Keterangan
Sungram & Penyusunan Perencanaa Waktu Output
DPRD n Peralatan
Keuangan Program
program &
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1. Membuat rencana kerja penyusunan rencana Agenda kerja 7 hari Rancangan RKA -
kerja anggaran (RKA)
2. Menyampaikan blanko isian dan nformasi kepada Rancangan RKA 1 Jam Blanko isian -
masing masing Subbagian tentang penyusunan rancangan RKA
RKA
3. Mengumpulkan blanko isian dari masing masing Blanko isian rancangan 7 hari Konsep RKA -
sub bagian dan menyerahkannya kepada RKA
Kasubag
4. Melaksanakan rapat internal perhitungan rincian Konsep RKA, 3 jam Konsep RKA SOP Rapat
pemakaian anggaran dari setiap kegiatan Ruang rapat, Makan,
Subbagian termasuk biaya rutin Minum,
LCD, Komputer, ATK
5. Membuat draft RKA serta aliran kasnya dan Konsep RKA, ATK, 3 hari Draft RKA -
diserahkan kepada Kepala untuk dinilai dan Kompputer
koreksi
6. Menilai dan mengoreksi draft RKA. Jika RKA Draft RKA 2 hari Disposisi -
disetujui maka diserahkan kepada Kasubag Dokumen
untuk difinalisasi. Jika tidak disetujui maka akan RKA
diperbaiki kembali sesuai hasil penilaian dan
koreksi
7. Melakukan finalisasi draft RKA, menggandakan Dokumen RKA, 3 hari Dokumen RKA -
dan menyerahkannya untuk di dokumentasikan Komputer,
dan didistribusikan kepada masing masing ATK
subbagian beserta jadwal pencermatan TAPD.
8. Membagikan dokumen RKA dan jadwal Dokumen RKA, 5 jam Dokumen RKA -
pencermatan TAPD
9.Mendokumentasikan RKA Dokumen RKA 5 menit Arsip Dokumen RKA -
233

Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY
HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Penyusunan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA)
3. Pergub No. 54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, 4.Mengetahui aplikasi computer penyusunan RKA dan DPA

1. SOP Rapat Internal 1. Lembaran kerja 3. Komputer, Printer, LCD, HVS,
2. SOP Penyusunan RKA 2. Ruangan rapat internal 4. Jaringan internet
Apabila draft DPA yang disampaikan tidak sesuai dengan prioritas dan aturan SHBJ dan Disimpan sebagai dokumen Program kerja dan Kegiatan serta DPA
ASB maka draft DPA akan sering dikembalikan dan menghambat jadwal selanjutnya seperti
pencermatan oleh akan TAPD
234
SOP: Penyusunan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA)
PELAKSANA MUTU BAKU
Kabag Kasubag Analis Keterang
KEGIATAN Sekretaris
Sungram & Penyusunan Perencanaa Kelengkapan dan Peralatan Waktu Output an
DPRD n
Keuangan Program
program &
1 2 3 4 5 6 7 8
1. Menyiapkan dokumen rencana kerja anggaran Agenda kerja, RKA 15 menit Dokumen RKA -
(RKA) dan jadwal pencermatan dengan TAPD Jadwal pencermatan Jadwal
pencermatan
2. Mencermati dan mengikuti penyesuaian RKA Undangan pencermatan 4 jam Dokumen RKA Pelaksn
bersama TAPD Dokumen RKA, ATK, Hasil pencermatan bisa
Komputer berulang
3. Melakukan penyesuaian RKA termasuk aliran Dokumen RKA, 1 jam Dokumen RKA -
kas setelah pencermatan bersama TAPD Komputer, Jadwal
ATK pencermatan
4. Melaksanakan rapat internal atas penyesuaian Dokumen RKA, Ruang rapat, 3 jam Dokumen RKA SOP
yang terjadi dengan TAPD apakah dapat Makan, Minum, LCD, Rapat
diterima atau perlu ditinjau ulang Komputer
5. Membuat draft DPA dan diserahkan kepada Draft DPA, ATK, Komputer 1 hari Draft DPA -
atasan untuk dinilai dan koreksi
6. Menilai dan mengoreksi draft DPA. Jika sudah Draft DPA 1 5 menit Disposisi Dokumen -
final akan ditandatangani dan jika belum akan DPA
7. Menerima DPA yang sudah ditandatangani Dokumen DPA, Fotocopy, 3 hari Dokumen DPA -
kemudian digandakan dan didistribusikan penjilidan
kepada masing maisng seksi untuk bahan
bersama DPRD
8. Mengikuti pembahasan dengan DPRD. Jika ada Jadwal pembahasan DPRD 1 Hari Disposisi Dokumen -
penyesuaian dari DPRD akan segera diperbaiki Dokumen DPA DPA
dan jika tidak maka langsung ditindak lanjuti
untuk dilaksanakan
9. Menugaskan penyusun program untuk Disposisi Dokumen DPA, 1 hari Disposisi DPA Pelaks
perbaikan penyesuaian dari DPRD kemudian bisa
dibagikan dan disim pan sebagai arsip berulang
10. Melakukan perbaikan, mendistribusikan dan DPA 3 jam Arsip DPA -
menyimpan DPA sebagai arsip
235

Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP
Pelaksanaan penyusunan ROPK
3. Pergub No, 54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, Dan Tata Kerja 4. Mengetahui computer
Sekretariat Daerah.

1. SOP Rapat Internal 1. Lembaran kerja 3. Komputer, Printer, LCD,
2. SOP RKA 2. Ruangan rapat internal HVS,
3. SOP Anggaran Kas 4. Jaringan internet

Apabila draft ROPK yang disampaikan tidak sesuai dengan prioritas dan aturan SHBJ dan ASB maka draft Disimpan sebagai dokumen Program kerja dan Kegiatan Penyusunan
ROPK akan sering dikembalikan dan menghambat jadwal selanjutnya seperti pencermatan oleh TAPD ROPK
236
SOP: Pelaksanaan Penyusunan ROPK
PELAKSANA MUTU BAKU
KEGIATAN Sekretaris Keterangan
Sungram & Penyusunan perencanaan Kelengkapan dan Peralatan Waktu Output
DPRD Program &
Keuangan Program
anggaran
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1. Membuat rencana kerja penyusunan rencana Agenda kerja / Rencana 10 hari Konsep ROPK -
operasional pelaksanaan kegiatan (ROPK) kerja Konsep ROPK
ATK, Komputer
2. Menyampaikan informasi , blanko dan bahan Konsep ROPK 3 hari Konsep ROPK -
pendukung kepada masing masing seksi tentang Blanko RKA, KUA- PPAS
penyusunan ROPK
3. Mengumpulkan data dan bahan penyusunan ROPK Konsep ROPK 2 jam Konsep ROPK -
dari masing masing seksi Data dan bahan
4. Membuat draft Jadwal pelaksanaan rencana Konsep ROPK 2 jam Konsep ROPK -
pelaksanaan fisik dan penyerapan progres Jadwal , Progres keuangan
keuangan ATK
5. Rapat koordinasi Konsep ROPK 2 jam Konsep ROPK SOP Rapat
Progres keuangan Notulen
ATK, LCD.
6. Melakukan penyempurnaan dan perbaikan Konsep ROPK 3 jam Draft ROPK Pelaksanaan
bersama bagian internal atas masukan subbagian- Progres keuangan Progres keuangan nya bisa
subbagian RKA, DPA berulang
7. Finalisasi ROPK Draft ROPK 1 jam Draft ROPK -
Komputer, ATK
8. Penggandaan dan distribusi Draft ROPK 15 menit ROPK -
9. Dokumentasi dan pengarsipan Buku ROPK, 2 hari Buku ROPK -

Foto copy
237

Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY
Penyusunan Program Kegiatan Subbag
Nama SOP
Penyusunan Program
2. Pergub 117 Tahun 2014 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur 2.Mengetahui tugas dan fungsi penyusunan program
Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah. 3.Mengetahui tugas dan fungsi Jabatan
3. Pergub No, 54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, Dan 4.Mengetahui penggunaan perangkat computer

1. SOP Pengumpulan Data 1.Lembaran kerja / Rencana Kerja dan Anggaran
Apabila draft Penyusunan program kegiatan yang diajukan tidak disetujui maka penyelesaian Disimpan sebagai dokumen Program kerja dan Kegiatan
pekerjaan selanjutnya akan terlambat dan berakibat pada kinerja yang rendah
238
SOP : Menyusun Program dan Kegiatan Sub Bagian Penyusunan Program.
PELAKSANA MUTU BAKU
KEGIATAN Sekretaris Keterangan
Sungram& Penyusunan Perencanaa Kelengkapan dan Peralatan Waktu Output
DPRD n
Keuangan Program
program &
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1. Membuat rencana kerja penyusunan program Agenda dan Kertas kerja 3 hari Rencana kerja -
kegiatan subag Penyusunan Program
2. Mengumpulkan bahan , referensi , aturan terkait Disposisi 1 hari bahan , referensi , -

penyusunan program /kegiatan Penyusunan aturan
Program.
3. Mengumpulkan data lapangan , saran dan Surat tugas, SPPD, 5 hari Data lapangan, SOP
masukan peningkatan pelayanan. Kendaraan, Dana Laporan Pengumpul
an data
4. Membuat rekapitulasi, analisis, Disposisi, Data, Bahan, 3 hari rekapitulasi, analisis, -
pencermatan dan menyerahkan ke Kasubag Komputer, HVS pencermatan
Penyusunan Program
5. Melaksanakan rapat koordinasi internal Ruang rapat, LCD, Makan 3 jam Notulen rapat SOP Rapat
minum, computer, HVS internal
6. Membuat draft rencana program / kegiatan Notulen rapat, HVS, 1 hari Draft rencana -
menjadi sebuah dokumen dan Komputer program / kegiatan
menyampaikan kepada Kepala Kantor
7. Memeriksa draft . Jika disetujui maka Draft rencana 1 hari Dokument rencana -
diteruskan ke Kasubag untuk difinalisasi. Jika program / kegiatan program / kegiatan
tidak, maka dikembakikan ke Kasubag untuk
diperbaiki kembali
8. Menugaskan Penyusun Program dan Laporan Dokument rencana 10 Dokument rencana -

untuk finalisasi program/kegiatan menit program / kegiatan
9. Mendokumentasikan dokumen program / Dokument rencana 5 menit Dokument rencana -

kegiatan Penyusunan Program. program / kegiatan, program / kegiatan
lemari arsip
239

Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY

Nama SOP Penyusunan penetapan Kinerja

3. Pergub No, 54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, Dan Tata 4. Mengetahui aturan dan regulasi Kepegawaian

SOP Rapat Internal 1. Lembaran kerja 3. Komputer, Printer, LCD, ATK,
2. Ruangan rapat internal 4. Jaringan internet

Apabila draft Penetapan kinerja yang disampaikan tidak sesuai dengan aturan perhitungan maka Disimpan sebagai dokumen penetapan kinerja
draft penetapan kinerja akan sering dikembalikan dan menghambat jadwal penetapan prestasi
kerja dan TPP
240
SOP: Penyusunan penetapan Kinerja
PELAKSANA MUTU BAKU
KEGIATAN Sekretaris Kabag Kasubag Analis Kelengkapan dan
Sungram & Penyusuna Perencanaan Waktu Output Keterang an
DPRD Peralatan
Keuangan n Program program &
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1. Menyiapkan dan menggandakan format Agenda kerja
lampiran yang harus diisi Permen PAN No 29
15 menit Bahan PK -
Tahun 2010,
Foto copy, ATK
2. Menyampaikan dan mendistribusikan format
lampiran sesuai Permen PAN dan RB No 29
Bahan PK 10 menit Konsep PK -
Tahun 2010. kepada masing masing subagian
untuk diisi
3. Mengumpulkan format lampiran yang telah diisi
oleh masing masing subabagian Konsep PK 10 menit Konsep PK -
4. Membuat draft Penetapan kinerja (PK) Konsep PK
5 hari Konsep PK -
Komputer, ATK
5. Rapat koordinasi mencakup pembagian tugas, Konsep PK
Kesepakatan
jadwal penyelesaian, Jadwal pertemuan progres Komputer, LCD, Makan3 jam Sop Rapat
Draft PK
report minum, Notulis, ATK
6. Memperbaharui draft setelah rapat pembahasan
Disposisi, Notulen
dan menyerahkannya ke Kasubag untuk 1 jam Draft PK -
Draft PK
diperiksa ulang
7. Mencermati dan mengoreksi draft PK. Jika
sudah sesuai akan diberi paraf dan diteruskan
kepada Kepala. Jika belum akan dikembalikan Draft PK 15 menit Buku PK -
untuk diperbaiki sesuai koreksi
8. Menerima dan menilai draft PK. Jika sudah
sesuai akan ditandatangani dan jika belum akan Buku PK 15 menit Buku PK
9. Menyerahkan draft PK yang telah
ditandatangani Sekretaris DPRD kpd Biro Org Buku PK 3 hari Buku PK
untuk ditandatangani Gubernur
10. Menerima PK dr Ro. Org & Menggandakan dan
mendistribusikan Buku PK ke masing masing Buku PK 3 menit Arsip -
bagian
241
Nomor SOP 01/SOP/ KEUANGAN- Setwan/2019

Tanggal Revisi -
Tanggal Efektif 2019
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY

NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Penyusunan Rencana Anggaran Kas

1. Perdais Nomor 1 Tahun 2018 tentang Kelembagaan Pemerintah Daerah DIY. 1. Mengetahui tugas dan fungsi Bendahara pengeluaran dan
3. Pergub No, 54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, Dan Tata 3. Mengetahui aturan Keuangan
Kerja Sekretariat Daerah. 4. Kemampuan mencatat, menghitung, menyimpan semua pembukuan
4. Peraturan Gubernur Daerah Istimewa Nomor Tahun tentang Rincian Tugas dan Fungsi dan dokumen keuangan didalam proses pengelolaan keuangan
Sekretariat Dewan perwakilan Rakyat Daerah 5. Kemampuan melakukan antisipasi dengan tepat kas yang harus ada
dan yang akan diperlukan
6. Rapi, tertib dan efisien /hemat

1. SOP Surat masuk 1. Lembaran kerja
2. SOP Surat keluar 2. Ruangan rapat internal
3. Buku catatan keuangan
4. Komputer, kalkulator, ATK,
5. Buku pergub tentang pengelolaan keuangan daerah

Apabila Penyusunan Rencana Anggaran Kas tidak berjalan dengan baik maka pengelolaan keuangan Aktivitas Penyusunan Rencana Anggaran Kas dicatat dan didata
akan dapat menghambat kegiatan kantor dan bahkan melumpuhkan aktivitas sebagai dokumen atau bahan laporan keuangan dan pertanggung
jawaban
242
SOP : Penyusunan Rencana Anggaran Kas
Pengelola Ka Sub Ka Bag Kelengkapan Waktu
Keuangan Bag Penyusu dan Peralatan
Keuangan nan
KEGIATAN Pengad Sekreta
Program
ministra ris Output
dan
si Umum DPRD
Keuanga
n
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1. Inventarisir rancangan anggaran kas dari masing-
masing bagian
2. Menyusun draft/ rancangan anggaran kas

berdasarkan rancangan DPA
3. Meneliti/ cheking draft/ rancangan anggaran kas

berdasarkan rancangan DPA
4. Rapat koordinasi internal
5. Finalisasi rancangan anggaran kas
6. Pengiriman rancangan anggaran kas ke DPPKA
7. Pembahasan rancangan anggaran kas oleh TAPD

(pembahasan dilaksanakan bersamaan dengan
pembahasan DPA SKPD )
243
Nomor SOP 02/SOP/ KEUANGAN -Setwan/2019

Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY
HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Penyiapan SPP dan SPM
1. Perdais Nomor 1 Tahun 2018 tentang Kelembagaan Pemerintah Daerah DIY. 1. Mengetahui tugas dan fungsi Bendahara pengeluaran dan
3. Pergub No. 54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, Dan Tata 3. Mengetahui aturan Keuangan
Sekretariat Dewan perwakilan Rakyat Daerah 5. Kemampuan melakukan antisipasi dengan tepat kas yang harus ada
dan yang akan diperlukan
6. Rapi, tertib dan efisien /hemat

1. SOP Surat masuk 1. Lembaran kerja / Dokumen Pelaksanaan Anggaran
2. SOP Surat keluar 2. Ruangan arsip
3. Komputer,Printer, kalkulator, ATK
4. Jaringan Internet

Apabila Penyiapan SPP dan SPM tidak berjalan dengan baik maka pengelolaan keuangan akan dapat Aktivitas penyiapan SPP dan SPM dicatat dan didata sebagai dokumen
menghambat kegiatan kantor dan bahkan melumpuhkan aktivitas atau bahan laporan keuangan dan pertanggung jawaban
244
SOP : Penyiapan SPP dan SPM
KEGIATAN Bendahara Kasubbag Peng Kelengkapan dan Waktu
Sekretari
Pengeluaran Keuangan administr Peralatan Output
s DPRD
asi umum
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1. Penerimaan dan Penyerahan SPD oleh Pengguna DPA - SPD 3 menit Disposisi SOP surat
Anggaran kepada Bendahara pengeluaran melalui masuk
PPTK dan PPK SKPD
2. Berdasarkan SPD, Bendahara Pengeluaran membuat Disposisi 4 jam Disposisi -
usulan SPP-UP/GU/TU/LS per program dan kegiatan Usulan SPP Konsep SPP
beserta rinciannya
3. Menyampaikan usulan kepada PPK untuk dikoreksi Disposisi 15 Konsep SPP -
dan dicermati Konsep SPP menit dan rinciannya
4. Meneliti kelengkapan dokumen SPP UP/GU/TU/LS Konsep SPP dan 30 Disposisi -

dan kesesuaiannya dengan SPD dan DPA-SKPD. rinciannya menit Konsep SPM
Jika SPP dinyatakan sah dan lengkap akan dibuatkan Konsep SPM
Rancangan SPM oleh PPK-SKPD paling lambat 2 DPA- SPD
hari kerja sejak SPP diterima. Dan jika SPP
dinyatakan tidak sah dan tidak lengkap, PPK-SKPD
akan menerbitkan Surat Penolakan SPM paling
lambat 1 hari kerja sejak SPP diterima
5. Membuat dan menyampaikan Rancangan SPM Konsep SPM 1 jam Konsep SPM -
kepada Pengguna Anggaran SKPD untuk Komputer, ATK
mendapatkan otorisasi
6. Menerima dan mencermati rancangan SPM. Jika Konsep SPP dan 15 Disposisi -
sudah benar akan ditandatangani dan diteruskan ke rinciannya menit SPM
BUD. Jika belum akan dikembalikan dan dibetulkan Konsep SPM
sesuai arahan DPA- SPD
7. Menerima SPM yang telah ditandatangani/ otorisasi Disposisi 3 menit Disposisi SOP surat
Pengguna Anggaran SKPD kemudian diberi nomor SPM, Buku agenda, cap, SPM keluar
surat, cap stempel serta diagendakan, stempel
8. Menyampaikan SPM kepada Kuasa BUD Disposisi 15 Tanda terima Tergantung

SPM menit jarak SKPD
245

Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY
HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Pelaporan pengeluaran dan penerimaan
keuangan

1. Perdais Nomor 1 Tahun 2018 tentang Kelembagaan Pemerintah Daerah DIY. 1. Mengetahui tugas dan fungsi Pengelola keuangan dan
Sekretariat Dewan perwakilan Rakyat Daerah 5. Rapi, tertib

1. SOP Pembuatan surat /Naskah dinas 1. Lembaran kerja / Dokumen Pelaksanaan Anggaran

Apabila Pelaporan pengeluaran dan penerimaan keuangan tidak berjalan dengan baik maka pengelolaan Aktivitas Pelaporan pengeluaran dan penerimaan keuangan dicatat dan
keuangan akan dapat menghambat kegiatan kantor dan bahkan melumpuhkan aktivitas didata sebagai dokumen atau bahan laporan keuangan dan pertanggung
jawaban
246
SOP; Pelaporan pengeluaran dan penerimaan keuangan
Pengelola Kasubbag Pengadmi Kelengkapan dan Waktu n
KEGIATAN Sekretaris
keuangan Keuangan nistrasi Peralatan Output
DPRD
umum
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1. Menyiapkan, menerima dan menyusun Agenda kerja/ Tupoksi 15 menit Dokumen atau -
bukti bukti penerimaan dan penyetoran keuangan Bukti bukti, ATK berkas
terhadap pihak ketiga
2. Mencatat semua transaksi ke : BKU, Dokumen atau berkas 15 menit Dokumen atau -
Buku Pembantu per rincian obyek penerimaan, Buku pembantu, berkas
Buku Rekapitulasi penerimaan harian Rekapitulasi Buku pembantu,
ATK Rekapitulasi
3. Membuat surat surat keterangan Dokumen atau berkas 1 jam Konsep surat SOP
beserta kelengkapan dokumen terdiri dari : Surat Buku pembantu, keterangan pembuatan
Keterangan Pajak Daerah, Surat Keterangan Rekapitulasi surat
Retribusi, Surat Tanda Setoran, Surat Tanda Konsep surat keterangan
Bukti Pembayaran dan bukti penerimaan lainnya Komputer, ATK
yang sah
4. Menyampaikan surat surat keterangan Konsep surat keterangan 3 menit Konsep surat -
untuk dicermati, diberi paraf dan ditandatangani keterangan
2. Mencermati surat surat keterangan yang Konsep surat keterangan 15 menit Disposisi -
disampaikan. Jika sudah benar akan diberi paraf
untuk diteruskan kepada Kepala. Jika belum
benar akan dikembalikan untuk diperbaiki sesuai
arahan
3. Mencermati kembali surat surat keterangan Konsep surat keterangan 10 menit Disposisi -
yang telah mendapat paraf. Jika sudah benar
akan ditandatangani untuk ditindaklanjuti atau
finalisasi . Jika belum benar akan dikembalikan
untuk diperbaiki sesuai arahan
4. Menerima dan mengirimkan surat surat Disposisi 5 menit Surat SOP surat
keterangan beserta lampirannya secara lengkap Surat surat keterangan keluar
sebagai laporan kepada DPPKA Cap, stempel, buku
agenda
5. Menyimpan surat surat keterangan sebagai Surat 2 menit Arsip surat -

arsip
247

Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY

NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Pelaksanaan verifikasi SPJ

1. Perdais Nomor 1 Tahun 2018 tentang Kelembagaan Pemerintah Daerah DIY. 1. Mengetahui tugas dan fungsi Verifikator SPJ dan Bendahara
2. Pergub 117 Tahun 2014 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur pengeluaran
Kerja Sekretariat Daerah. 4. Kemampuan menganalisa, mencermati, menghitung semua SPJ
4. Peraturan Gubernur Daerah Istimewa Nomor Tahun tentang Rincian Tugas dan Fungsi didalam proses pengelolaan keuangan

SOP Surat keluar 1. Lembaran kerja / Dokumen Pelaksanaan Anggaran
2. Ruangan arsip

Apabila Pelaksanaan verifikasi SPJ tidak berjalan dengan baik maka pengelolaan keuangan akan Aktivitas Pelaksanaan verifikasi SPJ dicatat dan didata sebagai dokumen
mendapat temuan dari pihak pengawasan sehingga dapat menghambat kegiatan kantor dan bahkan atau bahan laporan keuangan dan pertanggung jawaban
melumpuhkan aktivitas
248
SOP : Pelaksanaan verifikasi SPJ
Bendahara Verifikator Kasubba Kelengkapan dan Waktu
KEGIATAN Pengeluaran SPJ g Sekretaris Peralatan
Output
Keuanga DPRD
n
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1. Mengumpulkan data realisasi Agenda kerja/ Tupoksi 4 jam Data dan bukti -
keuangan dan bukti bukti pengeluaran terkait SPJ Data, bukti pengeluaran pengeluaran
dari PPTK
2. Menyusun dan meneliti kelengkapan Agenda kerja/ Tupoksi 1 jam Berkas SPJ -
SPJ meliputi bukti pengeluaran , pemeriksaan Data, bukti pengeluaran
kebenaran, pencocokan dan perhitungan keuangan DPA
.per rincian kegiatan
3. Berdasarkan Buku Penatausahaan Rancangan SPJ 1 jam Rancangan SPJ -
Keuangan, Bendahara Pengeluaran membuat Buku penatausahaan
rancangan SPJ Pengeluaran dan menyerahkannya keuangan
kepada verifikator
4. Mencermati kebenaran perhitungan Agenda kerja/ Tupoksi 30 menit Verifikasi -
keuangan SPJ yang diterima dalam rangka Rancangan SPJ
verifikasi. Jika sudah benar diteruskan ke PPK dan
jika belum akan dikembalikan untuk diperbaiki
sesuai kesalahan
2. Menyerahkan hasil verifikasi ke PPK untuk Hasil Verifikasi 3 menit Verifikasi -
dicermati.. Jika sudah sesuai akan diparaf Komputer, ATK
kemudian diteruskan ke Pengguna anggaran dan
jika belum, akan dikembalikan dan diperbaiki
sesuai arahan
3. Melakukan pencermatan dan penilaian. Hasil Verifikasi 10 menit Disposisi -
Jika sudah sesuai akan di otorisasi kemudian Rancangan SPJ SPJ
diteruskan ke PPKD selaku BUD dan jika belum,
akan dikembalikan dan diperbaiki sesuai arahan
4. Menerima pengesahan SPJ dari PA dan Disposisi 1 jam Laporan SPJ -
kemudian membuat laporan SPJ Fungsional dan SPJ
administrasi untuk disampaikan kepada PPKD Laporan
selaku BUD dan Komputer, ATK
249
5. Menyampaikan pengesahan SPJ ke PPKD Laporan SPJ 3 menit Surat/ Arsip SOP Surat
selaku BUD dan menyimpan berkas SPJ sebagai Keluar
arsip
Nomor SOP 05/SOP/ KEUANGAN- Setwan /2019
SEKRETARIAT DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH Tanggal Pembuatan 2019

Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY
HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Penyusunan laporan bulanan, triwulanan,
semesteran, prognosis dan laporan akhir
keuangan
Kerja Sekretariat Daerah. 4. Kemampuan pembuatan laporan sesuai tata naskah dinas didalam
4. Peraturan Gubernur Daerah Istimewa Nomor Tahun tentang Rincian Tugas dan Fungsi proses pengelolaan keuangan

1. SOP Pembuatan Laporan 1. Lembaran kerja / Dokumen Pelaksanaan Anggaran
Apabila Pelaksanaan Penyusunan laporan bulanan, triwulanan, semesteran, prognosis dan laporan akhir Aktivitas Pelaksanaan Penyusunan laporan bulanan, triwulanan,
keuangan tidak berjalan dengan baik maka pengelolaan keuangan akan mendapat hambatan untuk semesteran, prognosis dan laporan akhir keuangan dicatat dan didata
pengajuan SPP sehingga dapat menghambat kegiatan kantor dan bahkan melumpuhkan aktivitas sebagai dokumen atau bahan laporan keuangan dan pertanggung
250
jawaban
SOP; Penyusunan laporan bulanan, triwulanan, semesteran, prognosis dan laporan akhir keuangan
KEGIATAN Pengelola Kasubbag Peng Kelengkapan dan Peralatan Waktu
Sekretaris
keuangan Keuangan administras Output
DPRD
i umum
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1. Menyimpan semua bukti bukti realisasi Agenda kerja/ Tupoksi 3 menit Dokumen atau Per transaksi
pelaksanaan anggaran setiap Bulan untuk Bukti bukti, ATK berkas
bahan laporan
2. Menyusun capaian realisasi anggaran Dokumen atau berkas 15 menit Dokumen atau -
dari masing masing bagian setiap bulan Bukti bukti, ATK berkas
3. Penyusunan konsep laporan realisasi Dokumen atau berkas 1 jam Konsep Laporan dan SOP
pelaksanaan anggaran semester pertama Konsep Laporan dan prognosis pembuatan
(enam bulan) dan prognosisi berdasarkan prognosis laporan
laporan bulanan Komputer, ATK
4. Menyampaikan konsep laporan realisasi, Konsep Laporan dan 3 menit Konsep Laporan dan -
capaian dan prognosis anggaran untuk prognosis prognosis
dicermati, diberi paraf dan ditandatangani
5. Mencermati konsep laporan dan Konsep Laporan dan 15 menit Disposisi -
prognosis. Jika sudah benar akan diberi prognosis
paraf untuk diteruskan kepada Kepala.
Jika belum benar akan dikembalikan untuk
diperbaiki sesuai arahan
6. Mencermati kembali konsep laporan dan Konsep Laporan dan 10 menit Disposisi -
prognosis yang telah mendapat paraf. prognosis
Jika sudah benar akan ditandatangani
untuk ditindaklanjuti atau finalisasi . Jika
belum benar akan dikembalikan untuk
diperbaiki sesuai arahan
7. Menerima dan mengirimkan laporan dan Disposisi 5 menit Laporan dan SOP surat
prognosis beserta lampirannya secara Laporan dan prognosis prognosis keluar
rutin kepada DPPKA Cap, stempel, buku agenda
251
8. Menyimpan laporan dan prognosis Laporan dan prognosis 2 menit Arsip Laporan dan -
sebagai arsip prognosis
Nomor SOP 06/SOP/ KEUANGAN- Setwan/2019

Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY
HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Penyusunan Laporan Keuangan Tahunan


Apabila Pelaksanaan Penyusunan Laporan Keuangan Tahunan tidak berjalan dengan baik maka Aktivitas Pelaksanaan Penyusunan Laporan Keuangan Tahunan
pengelolaan keuangan akan mendapat hambatan untuk pengajuan SPP sehingga dapat menghambat dicatat dan didata sebagai dokumen atau bahan laporan keuangan dan
kegiatan kantor dan bahkan melumpuhkan aktivitas pertanggung jawaban
252
253
SOP; Penyusunan Laporan Keuangan Tahunan
caraka Pengelola Kasubbag Ka Bag Sekretaris Kelengkapan dan Waktu
keuangan Keuangan Penyusu DPRD Peralatan
nan
KEGIATAN Program
Output
dan
Keuanga
n
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1. Menyiapkan bahan untuk laporan keuangan Agenda kerja/ Tupoksi 1 hari Dokumen -
SKPD yang meliputi : LRA, Neraca dan Data dan bahan bahan, atau berkas
CALK ATK
2. Laporan keuangan diselenggarakan Dokumen atau berkas Konsep -
dengan SPI dan SAP Konsep LRA, Neraca, LRA,
CALK Neraca,
Komputer, ATK CALK
3. Finalisasi laporan keuangan Disposisi Disposisi SOP

LRA, Neraca, CALK pembuatan
Cap, stempel, buku agenda laporan
4. Laporan keuangan disampaikan kepada LRA, Neraca, CALK 15 LRA, SOP surat
Kepala Daerah melalui PPKD sebagai menit Neraca, keluar
dasar penyusunan laporan keuangan CALK
Pemerintah Daerah
254
Nomor SOP 07/SOP/ KEUANGAN- Setwan//2019

Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY

HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Penyusunan laporan pertanggung-jawaban
anggaran

Apabila Pelaksanaan Penyusunan laporan pertanggung-jawaban anggaran tidak berjalan dengan baik Aktivitas Pelaksanaan Penyusunan laporan pertanggung-jawaban
maka pengelolaan keuangan akan mendapat hambatan untuk pengajuan SPP sehingga dapat anggaran dicatat dan didata sebagai dokumen atau bahan laporan
menghambat kegiatan kantor dan bahkan melumpuhkan aktivitas keuangan dan pertanggung jawaban
255
SOP; Penyusunan laporan pertanggung-jawaban anggaran
KEGIATAN Pengelola Kasubbag Peng Kelengkapan dan Peralatan Waktu
Sekretaris
keuangan Keuangan administras Output
DPRD
i umum
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1. Menyiapkan dan Agenda kerja/ Tupoksi 3 menit Dokumen atau -
mengumpulkan data dan bahan bahan Data dan bahan bahan, ATK berkas
penyusunan laporan pertanggung-jawaban
anggaran
2. Menyusun dan membuat Dokumen atau berkas 15 menit Dokumen atau -
LRA, Neraca, CALK Konsep LRA, Neraca, CALK berkas
Komputer, ATK
3. Menyampaikan konsep LRA, Dokumen atau berkas 3 menit Konsep LRA, SOP
Neraca, CALK untuk dicermati, diberi paraf Konsep LRA, Neraca, CALK Neraca, CALK pembuatan
dan ditandatangani laporan
4. Mencermati konsep LRA, Konsep LRA, Neraca, CALK 15 menit Disposisi -
Neraca, CALK. Jika sudah benar akan
diberi paraf untuk diteruskan kepada
Kepala. Jika belum benar akan
dikembalikan untuk diperbaiki sesuai
arahan
5. Mencermati kembali konsep Konsep LRA, Neraca, CALK 15 menit Disposisi -
LRA, Neraca, CALK yang telah mendapat
paraf. Jika sudah benar akan
ditandatangani untuk ditindaklanjuti atau
finalisasi . Jika belum benar akan
dikembalikan untuk diperbaiki sesuai
arahan
6. Menerima dan mengirimkan Disposisi 10 menit Disposisi SOP surat
LRA, Neraca, CALK beserta lampirannya LRA, Neraca, CALK LRA, Neraca, keluar
secara lengkap kepada Kepala Daerah Cap, stempel, buku agenda CALK
melalui PPKD sebagai dasar penyusunan
laporan keuangan Pemerintah Daerah
6. Menyimpan laporan pengiriman LRA, LRA, Neraca, CALK 3 menit Arsip LRA, -
Neraca, CALK dan prognosis sebagai Neraca, CALK
arsip
256
257
Nomor SOP 01 /SOP/MONEV- Setwan2019
Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY

HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Penyusunan rencana Program/Kegiatan Sub.Bagian
Monitoring & Evaluasi

1. SOP Penyusunan rencana program/kegiatan 1. Rencana Kerja dan Anggaran
Apabila draft Penyusunan program kegiatan Subag Monitoring danEvaluasi yang diajukan tidak Disimpan sebagai dokumen Program kerja dan Kegiatan
disetujui maka penyelesaian pekerjaan selanjutnya akan terlambat dan berakibat pada kinerja
yang rendah
258
SOP : Menyusun program kegiatan Subag Monev
Kasub Pemantau dan Penyusun Kabag Sekretaris Kelengkapan dan Waktu
Bag Pengevaluasi/ Laporan Penyusun DPRD Peralatan
KEGIATAN Monev Pelaksanaan Kegaiatan an
Output
kegiatan DPRD & Program &
DPRD & Set Sekretariat Keuangan
DPRD DPRD
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1. Menyusun rencana kerja subag ATK,Tupoksi,Perang 4 jam Konsep/ -
Monitoring dan Evaluasi kat Komputer Rencana
program
2. Menyiapkan dan mengumpulkan Disposisi, Data, 30 menit rekapitulasi , -
bahan/data , referensi ,serta aturan Bahan, Komputer, analisis,
terkait penyusunan program /kegiatan ATK pencermatan
Monitoring
3. Mengumpulkan data lapangan , ATK 120 Notulen rapat SOP Rapat
saran dan masukan dalam rangka menit internal
peningkatan monitoring
4. Melakukan rekapitulasi , analisis, Ruangan, 60 menit Jadwal rencana
pencermatan atas data dan bahan Laptop/computer, program/kegiata
dan menyerahkan ke Kasubag Monev data, ATK n
5. Membuat draf rencana program /
kegiatan menjadi sebuah dokumen
dan menyerahkannya kepada
pimpinan /Kabag Penyusunan
Program untuk dicermati dan koreksi
6. Memeriksa dan mengoreksi draf ATK, Draf Rencana 30 menit Draf sdh
Rencana program untuk diteruskan program terkoreksi
Sekretaris DPRD.
7. Pencermatan Rencana Draft rencana 30 menit Dokument -
Program/kegiatan Sekretaris DPRD , program / kegiatan rencana
jika sudah benar akan disetujui , jika program /
ada koreksi akan dikembalian ke kegiatan
Kasub Bag Monev untuk diperbaiki
sesuai arahan.
8. Melakukan Finalisasi sekaligus Dokument rencana 5 menit Arsip -

mendokumentasikan arsip Monev program / kegiatan,
lemari arsip
259
Nomor SOP 02 /SOP/MONEV -Setwan/2019

Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY
HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Pemantauan Kegiatan DPRD & Sekretariat DPRD

1. Perdais Nomor 1 Tahun 2018 tentang Kelembagaan Pemerintah Daerah DIY. 1. Memiliki kemampuan memantau terhadap Kegiatan Rapat Rapat DPRD &
2. Pergub 117 Tahun 2014 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Sekretariat DPRD
Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah. 2. Memiliki Kemampuan untuk menyimpulkan Rapat -Rapat
3. Pergub No, 54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, 3. Memiliki kemampuan dan mengetahui penggunaan perangkat komputer

SOP Pengumpulan Data 1. Agenda kegiatan ,Kontrak Perjanjian Kerja
2. ATK
3. Komputer, Printer dan set .( jaringan lengkap)
4. DPA, Kontrak

Apabila Pemantauan tidak dilaksanakan dengan baik dan cermat, maka terjadil ketidak akuratan Disimpan sebagai dokumen pelaksanaan pemantauan kegiatan DPRD & Set.DPRD
hasil pantauan kegiatan
260
SOP : Pemantauan Kegiatan DPRD & Sekretariat DPRD
Pemant Kasubag Sekrfetaris Kelengkapan dan Waktu
Kabag
KEGIATAN au & Monev DPRD Peralatan
Penyusunan
Evaluasi Output
Program U &
Kegiata
Keuangan
n
261
2 3 4 6 7 8 9
1. Mengumpulkan data dan informasi kegiatan 1 Agenda Kegiatan 10 menit data kegiatan -
yang dilaksanaan DPRD dan Sekretariat DPRD. ,Dokumen Kontrak &
Komputer,ATK
2. Menginventarisasi dan menganalisa serta Instruksi , Perangkat 3 jam Akurasi Data -
mengkopilasikan data data kegiatan DPRD dan Komputer, ATK
Sekreariat DPRD
3. Mengentri data kegiatan DPRD dan sekretariat Computer, data 2 hari Data di
DPRD sesuai dengan hasil inventarisasi untuk realisasi keuangan komputer
dijadikan sebuah dokumen
4. Mengentri data capaian realisasi keuangan ke Jaringan Komputer, 90 menit Data web
Web Monev sebagai konsep Data realisasi
5. Melakukan rapat koordinasi Internal atas Ruang Rapat, Mamin, 120 menit Draf laporan -
capaian keuangan dan fisik dicroskan dengan Computer, ATK, pantauan
DPA, ROPK, serta Kontrak kegiatan , serta
mengkomunikasikan adanya hambatan serta
masalah bila ada
6. Entry data web monev sesuai dengan hasil Jaringan Komputer, 120 menit Data web
rapat koordinasi internal. Dilakukan tiap bulan, ATK
triwulan..
7. Melaporkan hasil entry data berupa draf laporan Draf Laporan 15 menit Draf Laporan
ke kasub bag.Monev untuk dikoreksi,
selajutnya diteruskan ke kabag untuk dicermati
dan diperiksa.
8. Draf laporan diteruskan ke Sekretaris untuk Draf :Laporan 15 menit Draf laporan
dperiksa, bila ada koreksi dikembalikan ke
kasub Monev untuk diperbaikai sesuai arahan,
bila tidak ada koreksi maka akan disetujui
9. Melakukan Finalisasi hasil pantauan dan Dokumen laporan 10 menit Dokumen
Menyimpan sebagai sebuah dokumen laporan
Nomor SOP 03/ SOP/MONEV -Setwan/2019

Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
262
SEKRETARIS DPRD DIY
HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP EVALUASI KEGIATAN DPRD DAN

SEKRETARIAT DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH SEKRETARIAT DPRD

1. Perdais Nomor 1 Tahun 2018 tentang Kelembagaan Pemerintah Daerah DIY. 1 Memiliki kemampuan Pengumpulan data, Bahan, Referensi dan
Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah. 2 Memiliki kemampuan menyimpulkan hasil rapat rapat
3. Pergub No. 54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, Dan Tata 3 Mengetahui penggunaan perangkat komputer

1. SOP Pengumpulan data 1. Data Laporan Realisasi per bulan
2. SOP Rapat Internal 2. Informasi
4. Komputer, Printer, LCD, ATK
Apabila draft laporan yang diajukan tidak disetujui maka penyelesaian Renstra akan terlambat atau Disimpan sebagai dokumen Program kerja dan Kegiatan
bahkan tidak terselesaikan
SOP : EVALUASI KEGIATAN DPRD DAN SEKRETARIAT DPRD

KEGIATAN Pemantau Penyusun Kasubag Kabab Sekretaris Kelengkapan Waktu
Output
& Evaluasi Laporan Monev Penyusunan DPRD dan Peralatan
263
Kegiatan Program &
Keuangan
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1. Mengumpulkan data dan informasi Komputer, 3 hari Kompilasi data SOP
kegiatan yang telah dilaksanaan DPRD dan ATK, , data Pengumpulan
Sekretariat DPRD Data
2. Melihat, mencermati serta menilai dan Instruksi , 1 hari Hasil analisa

kegiatan dicocokkan dengan DPA, ROPK, Perangkat
Dokumen Kontrak. Komputer, ATK
3. Rapat koordinasi internal, terkait dengan Ruang Rapat, 5 hari kesepakatan SOP Rapat
evaluasi kegiatan DPRD & Sekretariat DPRD LCD, Mamin, Internal
untuk persiapan penyusunan progress report ATK
sebagai penilaian kinerja,
4. Entri data Aplikasi penilaian kinerja Komputer, 3 jam Draf laporan
kegiatan dan sasaran Instansi hasil Evaluasi ATK, Data
Evaluasi
5. Koreksi draf laporan evaluasi kegiatan ATK, Draf 1 hari Draf final
DPRD dan Sekretariat DPRD untuk diteruskan Evaluasi laporan
ke Kabag Penyusunan Program dan
Keuangan
6. Pencermatan Draf evaluasi kegiatan, bila

sudah benar difinalisasi , bila ada koreksi
dikembalikan ke Kasub.Bag Monev
7. Finalisasi laporan evaluasi kegiatan Dokumen 1 hari Dokumen

DPRD dan Sekretariat DPRD dan Evaluasi Laporan hasil
mendokumentasikan mon
Nomor SOP 04/ /SOP/MONEV -Setwan/2019

Tanggal Revisi -
264
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY
HARYANTA, SH
SEKRETARIAT DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH NIP. 19631009 199303 1 007
DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA Nama SOP PENYUSUNAN LAPORAN AKHIR TAHUN
Malioboro Nomor 54, Telepon (024) 512688,560293,565622, Fax (0274) 580692 ANGGARAN DPRD DAN SEKRFETARIAT DPRD

1. Perdais Nomor 1 Tahun 2018 tentang Kelembagaan Pemerintah Daerah DIY. 1. Mengetahui tugas dan fungsi penyusun Laporan Kegiatan Akhir Tahun
2. Pergub 117 Tahun 2014 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur 2. Mengetahui penggunaan perangkat computer
Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah. 3. Mengetahui aplikasi computer penyusunan Laporan
3. Pergub No, 54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, Dan
1 SOP Pengumpulan data 1. Data laporan kegiatan DPRD dan Sekretariat DPTRD
2 SOP Rapat Internal 2. Ruangan rapat internal
3 SOP Penyusunan Laporan 3. Komputer, Printer, LCD, HVS,

Apabilan penyusunan laporan kegiatan terlambat dilaksanakan maka akan menyebabkan penyusunan Laporan Kegatan di distribusikan dan disimpan sebagai dokumen
laporan kegiatan DPRD dan Sekretariat DPRD menjadi terhambat.
SOP: Menyusun Laporan Akhir Tahun DPRD & Sekretariat DPRD

265
Waktu
Kabag
Penyusun Kasub. Keu & Kelengkapan dan
Laporan Bag Peny Sekretaris Peralatan Output
Kegiatan Monev Program DPRD
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1. Mengumpulkan data dari bagian dan notulis Data Hasil kerja 12 Data SOP
Laat Kelengkapan DPRD DPRD & Set DPRD bulan Pengumpulan
Data
2. Kompilasi dan cheking data Komputer, ATK, cek Akurasi data -
data hasil kegiatan
3. Rapat koordinasi Internal Ruang rapat, soun kesepakatan SOP Rapat

system, Kompuetr,
LCD ,ATK
4. Menyiapkan draf laporan akhir tahun DPRD Seperangkat Data base
dan Sekretariat DPRD Komputer
lengkap,ATK,Data
Realiasasi
Keuangan & Fisik
5. Menyampaikan draf Laporan Kegiatan Komputer,ATK, Draf laporan -
DPRD & Sekretariat DPRD ke Kabag Data Laporan Akhir akhir tahun
Penyusunan Program dan Keuangan untuk DPRD & Set DPRD
dicermati dan dikoreksi
6. Meneruskan Draf laporan kegiatan DPRD ATK, Draf Laporan Draf final laporan -
dan Sekretariat DPRD ke Sekretaris DPRD,
bila ada kesalahan dibetulkan sesuai arahan
7. Finalisasi laporan kegiatan DPRD dan ATK Dokumen -
Sekretariat DPRD, dan dibagikan dan Laporan
didokumentasikan Kegiatan DPRD
& Sekretariat
DPRD
Nomor SOP 05/ SOP/MONEV- Setwan/2019
266
Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY

Malioboro Nomor 54, Telepon (024) 512688,560293,565622, Fax (0274) 580692 NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Penyiapan Bahan bahan LPPD

1. Perdais Nomor 1 Tahun 2018 tentang Kelembagaan Pemerintah Daerah DIY. 1. Mengetahui tugas dan fungsi penyiapan bahan bahan LPPD
3. Pergub No, 54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, Dan
1. SOP Rapat 1. Lembaran kerja
2. SOP Penyerahan Bahan LPPDdan LKPJ 2. Ruangan rapat internal
4. Bahan laporan keuangan

Apabila bahan LPPD dan bahan LKPJ tidak diserahkan akan menghambat penyusunan laporan LPPD Akan mendapat Laporan LPPD dari biro Tapem serta Laporan LKPJ Gubernur
dan LKPJ Gubernur dari Bapeda sebagai bahan rapat DPRD danselanjutnya disimpan menjadi
sebuah dokumen
SOP: Penyiapan Bahan –Bahan Laporan Penyelenggara Pemerintah Daerah (LPPD ) dan LKPJ Unit Sekretariat DPRD
KEGIATAN
Penyusun Kasub.Bag Kabag Sekretaris Kelengkapan dan Waktu Output
267
Laporan Monev penyusun Peralatan
Kegiatan Program &
keuangan
1 2 3 4 5 6 7 8
1. Menerima Surat Permohonan data untuk Surat dari 30 menit Disposisi, Bendel -
penyusunan LPPD dan LKPJ Gubernur pemerintah daerah Data LPPD dan
LKPJ
2. Menerima surat dari Pemerintah Daerah tentang Surat dari 30 menit Disposisi
permohonan personil anggota TIM penyusun LPPD Pemerintah daerah
DIY tahun ybs
3. Mengirim data tim Penyusun LPPD ke Biro tata
Pemerintahan
4. Mengumpulkan data data dari kepegawaian dan data Instruksi, ATK 5 hari Data kepegawaian SOP
keuangan serta data lainnya untuk mengisi format dan data keuangan, pengumpulan
laporan Produk hukum, Data data
Aset
5. Menganalisa data – data dan mengidentifikasi data Komputer,ATK 2 hari Analisa data
sesuai format LPPD & LKPJ
6. Klarifikasi data Draf Lakip,ATK 2 hari Draf LPPD dan LKPJ
7. Menyusun Draf LPPD dan LKPJ Draf Lakip, ATK 4 hari Draf LPPD dan LKPJ -
8. Koreksi draf LPPD dan LKPJ untuk diteruskan ke ATK, Draf LPPD 2 hari Draf final LPPD dan -
Kabag untuk diperiksa dan dicermati dan Draf LKPJ LKPJ
9. Finalisasi data LPPD dan LKPJ , bila ada koreksi ATK, Draf LPPD 1 hari Legalisasi LPPD dan -
dibenarkan sesuai arahan,bila sudahbenar dan LKPJ Final LKPJ
difinalisasi untukpersiapan dikirim ke Biro Tapem dan
Bapeda
10. Mengirimkan LPPD ke Biro Tata Pemerintahan Dokumen LPPD, 30 menit Terkirimnya LPPD -
dan LKPJ ke Bapeda serta mengarsip data LPPD LKPJ ,sepeda dan LKPJ,
dan LKPJ motor, pengantar pendokumentasi
pengiriman arsip
dokumen
Nomor SOP 06/SOP/MONEV -Setwan/2019
268
Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY

NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Penyusunan LAKIP

3. Pergub No, 54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, Dan Tata 4. Mengetahui computer
2. SOP Penyusunan LKj IP 2. Ruangan rapat internal
4. Data data keuangan, kepegawaian, sarana prasarana dll

Apabila draft LKj IP tidak segera dikirim akan menghambat penyusunan LPPD dan LKPJ Gubernur Disimpan sebagai dokumen Program kerja dan Kegiatan Penyusunan LKj IP
SOP: Pelaksanaan penyusunan LKj IP

269
n
Kasubag Kabag Sekretaris Kelengkapan dan Peralatan Waktu
KEGIATAN Penyusun
Monev Penyusun DPRD
Laporan Output
program &
Kinerja
keuangan
1. 2 3 4 5 6 7 8 9
1. Pengumpulan data-data pendukung ( Renstra , Data data 4 hari Kumpulan data

Renja, ROPK, DPA , IKU SKPD.Struktur Pegawai, yang diperlukan
, fungsi Tugas, Keadaan Pegawai, Sarana
Prasarana, laporan realisasi keuangan dan
fisik/monev, RKT, Penetapan Kinerja peraturan
perundang-undangan)
2. Menyusun Pengukuran Kinerja Kegiatan (PKK) ATK, Computer, Ruangan 3 hari Matrik PKK
3. Menganalisa data dari pengukuran kinerja ATK, Data data 3 hari Analisa PKK
kegiatan
4. Melaksanakan rapat Klarifikasi data dengan Ruangan Rapat, Hidangan, 120 notulen
masing-masing Sub Bagian/PPTK untuk Computer, ATK menit
penyusunan draft LKj IP
5. Menyusun draf LKj IP untuk diteruskan ke Kabag ATK, Computer, data renstra, 3 hari Draf LKj IP
untuk diperiksa ddan dicermati Renja, ROPK, DPA, data
kepegawaian, sarana
prasarana, Laporan fisisk
keuangan , RKT, PK
6. Memeriksa & Koreksi draf LKj IP untuk diteruskan ATK, computer, data- data 1 hari Draf LKj IP yang
ke Sekretaris sudah dikoreksi
7. Finalisasi LKj IP, bila ada koreksi, dibenarkan ATK 1 hari Draf LKj IP yang
sesuai arahan,bila sudah benar difinalisasi untuk sudah disetujui
persiapan dikirim ke Bapeda
8. Mengirimkan LKj IP ATK, computer, kendaraan 30 menit Lakip terkirim ke

Bapeda
9. Dokumentasi dan pengarsipan Ruang/tempat 15 menit Arsip LKJ IP
270
Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY

Nama SOP Penyusunan Pengukuran Kinerja Kegiatan

3. Pergub No 54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, Dan Tata 4. Mengetahui computer
2. SOP Penyusunan PKK 2. Ruangan rapat internal
3. Komputer, Printer, LCD, ATK
4. IKU, DPA

Apabila draft ROPK yang disampaikan tidak sesuai dengan prioritas dan aturan SHBJ dan ASB maka Disimpan sebagai dokumen Program kerja dan Kegiatan Penyusunan LAKIP
draft LKIP akan sering dikembalikan dan menghambat jadwal selanjutnya seperti pencermatan oleh
TAPD
SOP: Pelaksanaan penyusunan Pengukuran Kinerja Kegiatan (PKK)

KEGIATAN Kasubag Kabag Sekretar Kelengkapan dan Peralatan Waktu
Penyusun Output
271
an Monev Penyusun is
Laporan program dan DPRD
Kinerja Keuangan
2. 1 2 3 4 5 6 7 8 9
1. Pengumpulan data-data pendukung berupa Data laporan monev, IKU, 2 hari Data terkumpul
laporan realisasi keuangan dan fisik/monev, ROPK,DPA, Penetapan dengan baik
Indikator Kinerja Utama (IKU) ROPK, DPA, Kinerja
Penetapan Kinerja
2. Rapat Koordinasi Menyusun PKK (Pengukuran Computer, Ruangan 2 hari Notulen
kinerja kegiatan)
3. Menyusun PKK ATK 2 hari Rancangan

PKK
4. Klarifikasi data dengan masing-masing Sub ATK 2 hari Hasil Karifikasi

Bagian/PPTK untuk penyusunan draft PKK Data PPTK
5. Memeriksa dan mencermati Draf PKK untuk ATK, Data 1 hari Draf PKK yang
diteruskan ke Sekretaris sudah dicermati
6. Finalisasi PKK , bila ada koreksi dibenarkan ATK 1 hari Draf PKK yang
sesuai arahan,bila sudahbenar difinalisasi untuk sudah
persiapan Peyusunan RKA difinalisasi
7. Dokumentasi dan pengarsipan 15 menit Arsip
272
Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY

Malioboro Nomor 54, Telepon (024) 512688,560293,565622, Fax (0274) 580692 Nama SOP Penyusunan Indikator Kinerja Utama

3. Pergub No, 54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, Dan Tata 4. Mengetahui aturan dan regulasi penyusunan RPJP,RPJM, Renstra, IKU
SOP Rapat Internal 1. Lembaran kerja
3. Komputer, Printer, LCD, ATK,
4. Data Program dan Kegiatan

Apabila draft IKU yang disampaikan tidak sesuai dengan RPJP, RPJM dan Renstra maka draft IKU akan Disimpan sebagai dokumen IKU
sering dikembalikan dan menghambat jadwal Finalisasi
SOP : Penyusunan IKU

273
Kasubag Kabag Sekretaris Kelengkapan dan Peralatan Waktu
Analis Monev Penyusun DPRD
Output
Monev program &
keu
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1. Membuat konsep IKU melalui program kegiatan Agenda kerja 1 hari Rancangan -
yang merupakan ukuran keberhasilan dari ATK IKU
implementasi sasaran strategis
2. Memberikan persentase capaian target yang akan Rancangan IKU 1 jam Rancangan -
diperoleh dengan membandingkan dengan tahun Dokumen IKU tahun IKU
sebelumnya, Menentukan target capaian indikator sebelumnya
kinerja sasaran sesuai dengan sasaran strategis
pada dokumen Renstra
3. Menyampaikan informasi kepada masing masing Rancangan IKU 2 jam Rancangan Pelaksanaannya
seksi terkait persentase target indikator sasaran Program dan kegiatan IKU termasuk
strategis yang akan dicapai serta masukan draft IKU berkoordinasi
4. Rapat koordinasi mencakup pembagian tugas, Rancangan IKU, hidangan, 3 jam Rancangan SOP Rapat
jadwal penyelesaian, Jadwal pertemuan progres minum, ruang rapat, ATK, IKU
report LCD, Komputer Notulen
5. Membuat dan menyusun draft indikator kinerja Rancangan IKU, Notulen, 2 hari Konsep IKU -
utama dan kemudian menyerahkannya ke Kasubag masukan, Komputer, ATK
untuk diteliti dan diberi paraf
6. Meneliti dan mencermati draft IKU .Jika sudah sesuai Konsep IKU 30 menit Draft IKU -
akan diberi paraf dan diteruskan kepada Kepala. Jika ATK
belum akan dikembalikan untuk diperbaiki sesuai
koreksi yang diberi
7. Memeriksa draft IKU. Jika draft yang disampaikan Draft IKU 15 menit Disposisi -
sudah baik akan diberikan tandatangan dan jika Buku atau
belum akan dikembalikan untuk diperbaiki Dok IKU
8. Menggandakan dan mendistribusikan Buku IKU ke Disposisi 3 hari Buku atau Pelaksanaan-
masing masing seksi dan pihak luar secara terbatas Buku atau Dokumen IKU, Dokumen nya terkait
Foto copy, penjilidan IKU percetakan
9. Menyimpan buku Indikator kinerja utama sebagai Buku / Dokumen IKU 15 menit Arsip -
arsip Buku agenda, lemari arsip
Nomor SOP 01/SOP/ Sub Bagian Humas,Data dan TI -Setwan/ 2019
274
Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY
HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Pengelolaan Administrasi dan Dokumentasi

2. Pergub 117 Tahun 2014 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur 1. Kemampuan menata kearsipan sesuai dengan tata kelola dokumen dan kearsipan
Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah. yang telah dibakukan
3. Pergub No. 54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, 2. Kemampuan mengetik dan membuat laporan dengan menggunakan komputer
Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah. 3. Memiliki tingkat kedisiplinan yang baik dan rapi di dalam menjalankan petugasan
4. Peraturan Gubernur Daerah Istimewa Nomor Tahun tentang Rincian Tugas dan 4. Kemampuan menggunakan komputer dan internet dengan baik.
SOP-SOP yang ada di sub bagian Humas dan Protokol 1. Alat tulis
2. Meja dan kursi
3. Komputer, printer, internet

Pengelolaan administrasi dan dokumentasi yang buruk akan menghambat kinerja seluruh Pencatatan dan pengelolaan administrasi dan dokumentasi hendaknya menggunakan
bagian humas dan protokol sistem kelola yang baik agar nantinya mudah di dalam melaksanakan pencarian
apabila diperlukan.
SOP : PENGELOLAAN ADMINISTRASI DOKUMENTASI
275
MUTU BAKU Keterangan
Petugas Staf Kepala Sub Kabag Sekretaris Kelengkapan Waktu
KEGIATAN Administrasi Pelaksa Bagian Humas dan DPRD dan
dan na dari Protokol DIY Peralatan Output
Dokumentasi Sub
Bagian
1 2 3 4 6 6 7 8 9
1. Mencatat surat-surat masuk yang telah ATK, 15 menit Surat/ -
didisposisi oleh Sekwan kepada Kabag Humas Komputer dokumen
dan Protokol untuk dicatat ke dalam dan Internet
SISMINKADA DIY
2. Surat-surat masuk kemudian diserahkan kepada ATK 1 jam Surat/ -
Kepala Bagian Humas dan Protokol untuk dapat dokumen
ditindaklanjuti.
3. Kepala Bagian Humas dan Protokol ATK 15 menit Disposisi
memberikan disposisi untuk ditindaklanjuti
kepada Kepala-kepala Sub Bagian sesuai dengan
Tupoksinya
4. Surat yang telah didisposisi kemudian ATK, 15 menit Disposisi
diserahkan kembali kepada petugas administrasi Komputer
dan dokumentasi kemudian dimasukkan ke dan Internet
dalam SISMINKADA DIY sampai kepada
Kepala Sub Bagian
5. Kalau Kepala Sub Bagian melaksanakan ATK, 15 menit Disposisi -
disposisi dari Kepala Humas dan Protokol Komputer
sendiri, maka tidak perlu memasukkan ke dalam dan Internet
SISMINKADA, sedangkan kalau Kepala Sub
Bagian mendisposisi surat dimaksud kepada
staf, maka hendaknya dimasukkan terlebih
dahulu ke dalam SISMINKADA untuk
dicatatkan
6. Pejabat/staf pelaksana yang melaksanakan ATK 30 menit Laporan -
disposisi terakhir tersebut setelah melaksanakan
melaporkan kepada Kepala Sub Bagian (atasan
langsungnya)
276
7. Kepala Sub Bagian meneruskan laporan ATK dan 30 menit Laporan
pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bagian Komputer
Humas dan Protokol
8. Apabila masih perlu ada tindak lanjut, maka alur ATK 60 menit Laporan
kembali kepada Kepala Sub Bagian yang Telaah
ditunjuk untuk menyelesaikannya. Namun
apabila sudah dirasa sudah selesai untuk direkap
dengan petugasan sub bagian lain yang
kemudian dilaporkan kepada Sekretaris DPRD
DIY.
9. Surat dan Laporan pelaksanaan tugas kemudian ATK, 15 menit Dokumen

didokumentasikan oleh pengelola administrasi Komputer
dan dokumentasi untuk diarsipkan sesuai dengan dan Internet
sistem pengarsipan yang benar.
Nomor SOP 02/SOP/ Sub Bagian Humas,Data dan TI -Setwan/2019

Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY

HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Pengelolaan Kehumasan
277
1. Perdais Nomor 1 Tahun 2018 tentang Kelembagaan Pemerintah Daerah DIY. 1 Memiliki pemahaman yang baik mengenai kehumasan modern
2. Pergub 117 Tahun 2014 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional 2 Memiliki kemampuan untuk melakukan komunikasi dengan baik baik dengan media
Prosedur Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah. massa maupun dengan pihak-pihak terkait lainnya
3. Pergub No,54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, 3 Mengetahui dan mengikuti agenda kegiatan-kegiatan DPRD DIY dan Sekretariat
Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah. DPRD DIY baik di dalam maupun di luar
4. Peraturan Gubernur Daerah Istimewa Nomor Tahun tentang Rincian Tugas dan 4 Memiliki kemampuan menggunakan bahasa asing, minimal kemampuan bahasa
Fungsi Sekretariat Dewan perwakilan Rakyat Daerah Inggris. baik secara aktif maupun pasif

1. SOP Sub Bagian Protokol 1. Ruangan Kamera DSLR, Handycam, dan alat perekam
2. SOP Sub Bagian Pelayanan Aspirasi 2. Komputer, Scanner dan Printer
3. SOP setiap kegiatan kehumasan 3. Jaringan internet

Tidak dilaksanakannya fungsi kehumasan dengan baik dan sesuai dengan SOP akan Data komputer, data laptop, data jaringan wifi, data login dan password dari masing-
menurunkan citra baik Sekretariat DPRD maupun DPRD DIY. masing komputer, NOC, data perangkat IT, data wartawan di DIY
SOP SOP :PENGELOLAAN KEHUMASAN

MUTU BAKU Keterang
Pengelola Pengelola Kabag Sekretaris Kelengkap Waktu an
Pengelola
Administr Sistem Kasub Humas dan DPRD DIY an dan
KEGIATAN Kehumasa
asi dan Informasi Humas, Protokol Peralatan Output
n
Dokument dan .jaringa Data dan TI
asi n
1 2 4 5 5 6 6 7 8 9
1. Merencanakan pelaksanaan kegiatan kehumasan Komputer, 1 Dokume -
untuk satu tahun ke depan berdasarkan aliran kas telepon (satu) n
Sekretariat DPRD DIY dan mingg
internet u
2. Melaporkan kepada atasan langsung dan meminta Komputer, 2 (dua) Dokume
masukan serta koreksi untuk penyempurnaan telepon hari n
rencana kegiatan yang telah dibuat dan
internet
278
3. Koordinasi dengan pihak-pihak terkait, yaitu media Rapat, Dokume
massa, wartawan unit DPRD, dan masing-masing komputer, n
bagian di Sekretariat DPRD DIY sesuai dengan telepon,
jadwal yang telah direncanakan berdasarkan SOP internet
dari masing-masing kegiatan
4. Melakukan peliputan baik untuk kegiatan DPRD Komputer, Dokume
DIY dan melaksanakan kegiatan yang bersifat di telepon n
luar rencana yang ada sesuai dengan urgensi dan
kepentingannya dan mengunggahnya ke website internet
DPRD DIY.
5. Melaporkan kepada atasan langsung apabila ada Komputer, Dokume
kendala dalam pelaksanaan kegiatan atau adanya telepon n
perubahan karena satu dan lain hal yang tidak dan
sesuai dengan rencana awal untuk dicarikan internet
penyelesaiannya agar kegiatan tetap dapat
dilaksanakan dengan baik
6. Melaksanakan setiap kegiatan sesuai dengan Komputer, Dokume
arahan dari atasan langsung dan mencatat setiap telepon n
perubahan sebagai bahan untuk melaksanakan dan
evaluasi setiap kegiatan internet
7. Merekap dan mengevaluasi setiap agenda Komputer, Dokume
kehumasan dan melaporkan kepada atasan telepon n
langsung sebagai bahan pembuatan laporan dan
internet
8. Laporan diteruskan kepada Kepala Bagian Komputer, Dokume
Humas dan Protokol dan diteruskan kepada telepon n
Sekretaris DPRD DIY untuk diarsipkan dan dan
diberikan kepada pihak-pihak yang internet
membutuhkan
279
Nomor SOP 03/SOP/ Sub Bagian Humas, Data dan TI-Setwan2019

Tanggal Revisi -
Disahkan Oleh
SEKRETARIS DPRD DIY

NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Pengelolaan Sistem Informasi dan Jaringan
280

2. Pergub 117 Tahun 2014 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur 1. Memiliki kemampuan untuk mengelolan informasi dan jaringan secara efektif
Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah. 2. Memiliki kemampuan sebagai programmer untuk pengelolaan informasi yang lebih
3. Pergub No. 54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, efektif.
Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah. 3. Mengetahui tugas dan fungsi anggota DPRD DIY sesuai dengan bidangnya
4. Peraturan Gubernur Daerah Istimewa Nomor Tahun tentang Rincian Tugas dan 4. Memiliki akses data ke seluruh Sekretariat DPRD DIY dan akses ke Server DPRD
Fungsi Sekretariat Dewan perwakilan Rakyat Daerah DIY dan website DPRD DIY

1. SOP Administrasi dan Dokumentasi 1 Ruangan Pelayanan Informasi
2. SOP Kehumasan 2 Komputer, Scanner dan Printer
3 Jaringan internet

Pengelolaan informasi dan jaringan yang buruk akan berakibat kepada buruknya pelayanan Data Informasi dari masing-masing sub bagian dalam setiap kegiatan sangat
informasi baik Sekretariat DPRD maupun DPRD diperlukan untuk kemudian dapat dipublikasikan kepada masyarakat.
SOP :PENGELOLAAN SISTEM INFORMASI DAN JARINGAN

MUTU BAKU Keteran
gan
KEGIATAN Masyara Admin/ Kasub Kasub Kabag Sekretaris Kelengkapan Waktu
kat pengelola Bagian di Bagian Humas dan DPRD dan
data dan Sekretariat Humas,
Output
Protokol DIY Peralatan
informasi DPRD DIY Data dan TI
1 2 3 4 5 6 6 7 8 9
1 Masyarakat datang ke Bagian Humas dan Form 1 jam Formulir -
Protokol Sekretariat DPRD DIY untuk meminta Permintaan permintaan
informasi baik terkait dengan DPRD DIY Data data
maupun Sekretariat DPRD DIY
2 Petugas mencatat identitas masyarakat yang ATK, 15 Data identitas -
bersangkutan dan informasi publik yang Komputer menit dan data
dimintakannya permintaan
281
3 Admin pengelola sistem informasi dan jaringan Komputer 30 Data dan -
melakukan searching ke website DPRD DIY dan Internet menit informasi hasil
apakah informasi yang diminta tersebut telah pencarian
ada atau belum.
4 Apabila telah ada apakah informasi publik ATK, 30 Data dan
tersebut ada tanda tangan dari penanggung Komputer menit informasi
jawab utamanya atau belum. Apabila sudah, dan Internet dalam bentuk
petugas dapat memberikan link download hardcopy
terhadap data yang diminta tersebut dan/atau
menyerahkan data hardcopynya kepada yang
bersangkutan.
5 Apabila belum ada tanda tangan penanggung ATK Data dan
jawab, petugas mengembalikan kepada Kepala informasi
Sub Bagian untuk dimintakan terlebih dahulu dalam bentuk
kepada Sekretaris DPRD DIY. hardcopy
6 Seluruh data permintaan informasi publik ATK dan Data dan
direkap untuk dijadikan laporan dan bahan Komputer informasi baik
untuk melakukan evaluasi terhadap pelayanan dalam bentuk
data dimaksud software atau
hardcopy
7 Kepala Sub Bagian Humas, Data dan TI ATK dan Hasil evaluasi
melakukan evaluasi terhadap pengelolaan Komputer pelayanan
informasi untuk dijadikan bahan laporan dan informasi
koreksi untuk kinerja yang lebih baik di masa
yang akan datang
8 Hasil evaluasi dan rekapitulasi dilaporkan ATK dan Data informasi
kepada atasan langsung untuk diteruskan Komputer berupa
kepada Kepala Bagian Humas & Protokol, hardcopy dan
Sekretaris DPRD dan didokumentasikan secara softcopy
offline dan online
282
Nomor SOP 01/SOP/Sub Bagian Protokol -Setwan/2019
TanggalRevisi -
DisahkanOleh
SEKRETARIS DPRD DIY

HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Prosedur pelayanan tamu melalui proses surat menyurat
283
DasarHukum KualifikasiPelaksana
1. Perdais Nomor 1 Tahun 2018 tentang Kelembagaan Pemerintah Daerah DIY. 1. Memiliki kemampuan administrasi surat menyurat
2. Pergub 117 Tahun 2014 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur 2. Mengetahui tugas dan fungsi Keprotokolan
Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah. 3. Memahami pentingnya pelayanan
3. Pergub No 54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, 4. Memahami pentingnya komunikasi
SOP Keprotokolan 1 Tempat pendaftaran tamu
2 ATK
3 Fax
4 Telepon
Peringatan PencatatandanPendataan
Proses surat menyurat tidak berbelit-belit Surat permohonan kunjungan diicatat dalam buku agenda surat masuk
kemudiandimintakan disposisi Pimpinan DPRD DIY
SOP : Prosedur pelayanan tamu melalui proses surat menyurat

KEGIATAN Security Staf Sub Sekretaris Sekretaris Pimpinan Bag Bag Pihak Kelengkapand Wakt
Bag DPRD Pimpinan DPRD Humas Persidanga Terkait anPeralatan u Output
TU n
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1. Menerima surat permohonan ATK 3 surat -
kunjungan dari petugas kantor menit
pos/ fax
1. Mencatat dlm buku agenda dan computer, ATK 5 surat -
memberi lembar disposisi menit
3. Mengajukan surat permohonan ATK 10 paraf

kunj kpd Sekwan untuk diketahui menit
dan paraf
284
4. Mengajukan surat permohonan ATK 5 Disposisi pimp
kunj kpd Pimp dwn untuk menit DPRD
diberikan disposisi
5 Memberi disposisi surat ATK 1 Disposisi
permohonan kunjungan hari Sekwan
6. Mengambil disposisi surat dari ATK 5 Surat dg
Pimpinan Dewan untuk menit disposisi Pimp
dimintakan disposisi Sekwan dwn dan
Sekwan
7. Memberi disposisi surat Surat dg 30 Jadwal
permohonan kunjungan untuk disposisi, menit penerimaan
bag humas dan protokol telepon tamu
8. Mengambil surat yang sudah di Surat dg 10 Anfraq agenda

disposisi pimpinan dewan dan disposisi, ATK menit penerimaan
sekwan tamu
9. Menyerahkan surat permohonan Anfraq, ATK 10 Anfraq masuk

kunjungan yg telah didisposisi menit di agenda
Pimpinan DPRD dan Sekretaris kegiatan
DPRD kepada Bagian Humas DPRD
dan Protokol
10. Koordinasi dengan Pimpinan Undangan 2 jam Kehadiran
DPRD terkait dengan jadwal tamu
penerimaan tamu
11. Membuat Anfraq agenda Ruang, ATK, 2 jam Kepuasan

penerimaan tamu konsumsi, dok tamu
12. Koordinasi dengan Bagian Anfrag 5 Jadwal

Persidangan terkait jadwal menit penerimaan
penerimaan tamu tamu
13. Menyerahkan anfrag ke staf Sub Anfraq 5 Jadwal
Bag TU menit penerimaan
tamu
14. Menerbitkan undangan dan Undangan 15 Undangan
mengirim ke pihak terkait menit
15. Penerimaan tamu R.Pertemuan, 90 Notulen hasil

ATK,kera,kons menit pertemuan
umsi
16. Mengarahkan tamu untuk Kartu,kotak 5 Kepuasan
mengisi dan memasukkan kartu kepuasan menit tamu
kepuasan tamu tamu
Keterangan :
285
= Memulai dan mengakhiri kegiatan = Kegiatan berupa proses atau eksekusi = Alur proses
= Kegiatan berupa pengambilan keputusan dan opsi = off-line connector/proses dalam lembar atau halaman yang lain
1. Menerima surat permohonan kunjungan dari petugas kantor pos / fax dilaksanakan oleh Security
2. Mencatat dalam buku agenda dan memberi lembar disposisi dilaksanakan oleh Staf Sub Bag TU
3. Mengajukan surat permohonan kunjungan kepada Sekretaris DPRD untuk diketahui dan diparaf dilaksanakan oleh Staf Sub Bag TU
4. Mengajukan surat permhonan kunjungan kepada Pimpinan DPRD untuk diberikan disposisi dilaksanakan oleh Sekretaris Pimpinan
5. Memberi disposisi surat permohonan kunjungan ke sekretariat dewan
6. Mengambil disposisi surat dari Pimpinan Dewan untuk dimintakan disposisi Sekwan
7. Memberi disposisi surat permohonan kunjungan untuk bag humas dan protokol
8. Mengambil surat yang sudah di disposisi pimpinan dewan dan sekwan
9. Menyerahkan surat permohonan kunjungan yg telah didisposisi Pimpinan DPRD dan Sekretaris DPRD kepada Bagian Humas dan Protokol,
lembar disposisi warna kuning diserahkan ke staf Sub Bag TU, dilaksanakan oleh Sekretaris Pimpinan,
10. Koordinasi dengan Pimpinan DPRD terkait dengan jadwal penerimaan tamu dilaksanakan oleh Bagian Humas dan Protokol
11. Membuat Anfraq agenda penerimaan tamu dilaksanakan oleh Bagian Humas dan Protokol
12. Koordinasi dengan Bagian Persidangan terkait jadwal penerimaan tamu untuk dimasukkan dalam agenda DPRD DIY dilaksanakan oleh Bagian
Humas dan Protokol
13. Menyerahkan anfrag ke staf Sub Bag TU dilaksanakan Bagian humas dan Protokol, untuk menerbitkan undangan pelaksanaan penerimaan tamu
dan mengirimkan ke pihak terkait dilaksanakan oleh Staf Sub Bag TU
14. Menerbitkan undangan dan mengirim ke pihak terkait
15. Penerimaan tamu dilaksanakan oleh Bagian Humas dan Protokol antara lain menyiapkan fotocopy surat permohonan kunjungan, materi, alat tulis,
kertas folio, data pimpinan rombongan dari tamu yang berkunjung, data Pimpinan DPRD yang akan memimpin pertemuan,konsumsi dll, dengan
difasilitasi oleh :
 Bagian Umum terkait dengan R. Penerimaan Tamu, AC, Sound System, Lampu, membantu menyajikan konsumsi, Penyiapan paparan jika
diperlukan sesuai dengan tugas dan fungsi Bagian Umum
 Bagian Penyusunan Program dan Keuangan terkait dengan anggaran dan penjadwalan kegiatan DPRD dll, Penyiapan paparan jika diperlukan
sesuai dengan tugas dan fungsi Bagian Penyusunan Program dan Keuangan
 Bagian Alat Kelengkapan DPRD dan Persidangan terkait dengan Kegiatan alat kelengkapan DPRD dll, Penyiapan paparan jika diperlukan
sesuai dengan
tugas dan fungsi Bagian Alat Kelengkapan DPRD dan Persidangan
286
 Bagian Pembentukan Produk Hukum dan Pengkajian terkait dengan Produk-produk hukum, Penyelenggaraan pengkajian dll, Penyiapan
paparan jika diperlukan sesuai dengan tugas dan fungsi Bagian Pembentukan Produk Hukum dan Pengkajian
16. Mengarahkan tamu untuk mengisi dan memasukkan kartu kepuasan tamu ke dalam kotak layanan kepuasan tamu
Nomor SOP 02/SOP/ Sub Bagian Protokol - Setwan/2019
TanggalRevisi -
DisahkanOleh
SEKRETARIS DPRD DIY

HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Prosedur pelayanan tamu yang datang langsung di
lingkungan DPRD DIY
287
2. Pergub 117 Tahun 2014 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur 1. Familiar baikdengantelepon maupun komunikasi tatap muka
Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah. 2. Memilikiakseskestaf Pimpinan, staf Fraksi dan staf Komisi DPRD DIY
3. Pergub No 54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, Dan 3. Mengetahuitugaspokokdanfungsi sub BagianProtokol
Tata Kerja Sekretariat Daerah. di Sekretariat DPRD DIY
4. Peraturan Gubernur Daerah Istimewa Nomor Tahun tentang Rincian Tugas dan Fungsi 4. MemilikihubunganbaikdenganseluruhBagian di Sekretariat DPRD DIY
SOP Keprotokolan 1. Tempat PendaftaranTamu
2. ATK
3. Ruang tunggu tamu
4. Ruang penenerimaan tamu
2. Meja Kursi tamu
Catat Identitas dan Keperluan tamu yang berkunjung Tamu yang berkunjung dicatat dalam buku tamu
SOP : Pelayanan tamu yang datang langsung di lingkungan DPRD DIY

Security Humas Sekretaris Staf Pimp Anggota KelengkapandanP Waktu
KEGIATAN Pimp Fraksi DPRD fraksi/komi eralatan
Staf
Output
si
Komisi
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
1. Memeriksa kartu identitas/surat tugas Kotak penyimpan 5 menit kartuidentit -
kartu identitas/ as/surat
surat tugas tugas
2. Memberikan kartu tamu
3. Mencatat hari,tanggal,jam Buku tamu, 5 menit Data -

kedatangan,identitas,maksud dan tujuan ballpoint, kartu keperluan
kedatangan tamu tamu tamu
288
4. Mengkomunikasikan dan konfirmasi Telepon, kartu 5 menit Data
kedatangan tamu kesediaan terima kesediaan
tamu terima
tamu
5. Menerima tamu Ruang pelayanan 15 menit Notulen
tamu
6. Mencatat jam pulang dan kejadian-kejadian ATK 5 menit Catatan -

saat menerima tamu kejadian
7. Mengarahkan tamu untuk mengisi dan Kotak dan kartu 3 menit Kepuasan
memasukkan kartu kepuasan tamu ke dalam layanan kepuasan tamu
kotak layanan kepuasan tamu tamu
8. Meminta kartu tamu Kartu tamu
Keterangan:
= Memulai dan mengakhiri kegiatan = Kegiatan berupa proses atau eksekusi
= Kegiatan pengambilan keputusan dan opsi = Alur proses
289
Keterangan :
 Memeriksa kartu identitas/surat tugas dilaksanakan oleh security
 Memberikan kartu tamu dilaksanakan oleh security
 Mencatat hari,tanggal,jam kedatangan,identitas,maksud dan tujuan kedatangan tamu dilaksanakan oleh Petugas Humas
 Mengkomunikasikan dan konfirmasi kedatangan tamu dilaksanakan oleh Staf Pimpinan DPRD, Staf Fraksi, Staf Komisi
 Mengarahkan dan menyiapkan kebutuhan tamu dilaksanakan oleh Petugas Humas dengan difasilitasi oleh Bagian lain sesuai dengan tugas dan
fungsi
 Mencatat jam pulang dan kejadian-kejadian saat menerima tamu dilaksanakan oleh Petugas Humas
 Mengarahkan tamu untuk mengisi dan memasukkan kartu kepuasan tamu ke dalam kotak layanan kepuasan tamu dilaksanakan oleh Security
 Meminta kartu tamu dilaksanakan oleh Security
290
Nomor SOP 03/SOP/ Sub Bagian Protokol - Setwan/2019
TanggalRevisi -
DisahkanOleh
SEKRETARIS DPRD DIY
HARYANTA, SH
NIP. 19631009 199303 1 007
Nama SOP Pelayanan Rapat Paripurna DPRD DIY
1. Perdais Nomor 1 Tahun 2018 tentang Kelembagaan Pemerintah Daerah DIY. 1 Memiliki kemampuan Komunikasi dengan banyak pihak yang terkait
2. Pergub 117 Tahun 2014 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur 2 Mengetahui tugas dan fungsi Keprotokolan
Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah. 3 Mengetahui tugas dan fungsi Jabatan
3. Pergub No 54 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi,
SOP Keprotokolan 1 Rencana Kerja dan Anggaran
2 RuanganrapatParipurna
3 Perlengkapan Audio
Semua tamu harus dilayani dengan baik Semua tamu wajib mengisi daftar hadir
291
SOP : Pelayanan Rapat Paripurna DPRD DIY
PELAKSANA MUTU BAKU K

et
Pranata Petugas Kasubbag Kasubbag Kabag Sekwan Semua Kelengkapa Wa
KEGIATAN
Acara Protokol Protokol Kasubbag Humas Pelayanan Humas Pihak ndanPeralat ktu
Output
dan TI Aspirasi dan Terkait an
Protokol
1 3 4 5 6 7 8 9
1. Menyiapkan Data, ATK, 10 Susunan -
Susunan Acara Bahan/Mater Mnt Acara
i, Komputer
2. Menyiapkan Sarana dan data, 30 Sarana -
Prasarana bahan/ Mnt dan
materi, ATK Prasarana
3. Koordinasi dengan Bagian Telepon 10 Skenario
Persidangan terkait Skenario Rapur Mnt
4. Mengkondisikan kehadiran Telepon 60 Data

anggota dan tamu undangan Mnt Kehadiran
5. Melaporkan Kesipan Data, 5 Data

Rapur Bahan/Mater Mnt Kehadiran
i
6. Koordinasi dengan Data, 5 Pelaksana
pimpinan DPRD DIY terkait kesiapan Bahan/Mater Mnt an Rapur
pelaksanaan Rapur i
7. Melaksanakan rangkai Data, ATK, 120 Notulen/
acara rapat Paripurna Bahan/Mater Mnt Risalah
i Rapur
Keterangan
= Mengawali dan Mengakhiri Kegiatan
= Kegiatan berupa proses/eksekusi
= Alur Proses
292
293
294
295
296

Contoh Koreksian SOP (BIRO ORG)

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Contoh Koreksian SOP (BIRO ORG)

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

SK NYA MANA?????

Nomor SOP 01/SOP/ Sub Bagian Pembentukan Produk Hukum-

SEKRETARIAT DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH

Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana

PELAKSANA MUTU BAKU Keterangan

8. Finalisasi Dokumen rencana program 1 hari Dokumen rencana -

SEKRETARIAT DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH

Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana

5. Memberikan bahan, data, dan Daftar peraturan- 15 Bahan, referensi, -

SEKRETARIAT DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH

Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana

1. Memiliki kemampuan Pengumpulan data, Bahan, Referensi dan Aturan

Peringatan Pencatatan dan Pendataan

2. Mengkonsepkan surat Pimpinan Komputer, Printer 1 jam Surat Pimpinan

4. Mengagendakan rapat Badan Komputer, LCD, Printer 15 menit Rapat Badan

5. Mengkonsepkan Keputusan Komputer, Printer 1 jam Surat Pimpinan

7. Menyusun draf Naskah Akademik Draf Naskah Akademik 45 hari Naskah

9. Melakukan proses-proses Komputer, LCD, Internet, 30 hari Naskah

Tanggal Pembuatan 2019

Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana

1. Memiliki kemampuan Pengumpulan data, Bahan, Referensi dan Aturan

Peringatan Pencatatan dan Pendataan

2. Menerima disposisi permintaan Disposisi 15 Daftar usulan

3. Berkoordinasi dengan Badan Komputer, LCD ruang 1 hari Catatan/Daftar

4. Mengumpulkan Komputer, akses internet, 3 hari Bahan, referensi,

5. Menyusun Draf rancangan Draf rancangan Peraturan 45 hari Draf awal

Tanggal Pembuatan 2019

Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana

Keterkaitan Peralatan / Perlengkapan

Peringatan Pencatatan dan Pendataan

Tanggal Pembuatan 2019

Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana

Keterkaitan Peralatan / Perlengkapan

Peringatan Pencatatan dan Pendataan

PELAKSANA MUTU BAKU Keteranga

3. Mengumpulkan Bahan- Komputer, Akses 2 jam Bahan, referensi,

Tanggal Pembuatan 2019

Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana

Keterkaitan Peralatan / Perlengkapan

Peringatan Pencatatan dan Pendataan

PELAKSANA MUTU BAKU Keterangan

3. Mengadakan rapat koordinasi dengan Komputer, Bahan 1 hari Rekomendasi

4. Mengkonsepkan surat Pimpinan Komputer, Printer, 1 Jam Surat Pimpinan

5. Mengirimkan surat Pimpinan DPRD Surat Pimpinan 30 menit Terkirimnya Surat

6. Menerima disposisi surat Ketua KPUD Disposisi, 15 menit Dokumen

8. Mengkonsepkan surat Pimpinan Komputer, Printer, 1 Jam Surat Pimpinan

Tanggal Pembuatan 2019

Keterkaitan Peralatan / Perlengkapan

Peringatan Pencatatan dan Pendataan

Nomor SOP 08/ SOP/ Sub Bagian Pembentukan Produk

Tanggal Pembuatan 2019

SEKRETARIAT DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH

Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana

Keterkaitan Peralatan / Perlengkapan

Peringatan Pencatatan dan Pendataan

PELAKSANA MUTU BAKU Keterang

Tanggal Pembuatan 2019

PELAKSANA MUTU BAKU Keterangan

2 Menyiapkan dan mengumpulkan bahan , Disposisi 1 hari bahan , referensi , -

7 Menugaskan penyusun program untuk Dokument rencana 10 menit Dokument rencana -

8 Finalisasi Dokument rencana 1 hari Dokument rencana -

Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana

3 Menyiapkan daftar instansi/lembaga/pihak- Draft program kegiatan 3 Jam Draft program -