Rancangan Aktualisasi

PENINGKATAN KUALITAS SISTEM DOKUMENTASI

NOTULEN RAPAT UNTUK MENDUKUNG PELAKSANAAN
TUGAS SUBDIT SPAM PERDESAAN

OLEH :

RIF’AL MUZAKKI, S.T.

NIP : 199201222018021002
TEKNIK PENYEHATAN LINGKUNGAN AHLI PERTAMA
DIREKTORAT JENDERAL CIPTA KARYA

PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL

BATCH III

BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PUPR

WILAYAH IV BANDUNG
2018
 LEMBAR PERSETUJUAN IDE GAGASAN

Nama : Rif’al Muzakki, ST

Nomor Absen : 29
Kelas : B
Kelompok : 6 (Enam)
Judul Rancangan Aktualisasi : Peningkatan Kualitas Sistem Dokumentasi
Notulen Rapat untuk Mendukung Pelaksanaan
Tugas Subdit SPAM Perdesaan

Diajukan untuk memenuhi salah satu persyaratan kelulusan dasar CPNS golongan III di Balai
Pendidikan dan Pelatihan PUPR Wilayah IV Bandung tahun 2018

Bandung, ……………..…. 2018

Menyetujui,
Mentor

Ir. Tanosizochi Lase, M.Sc

19681209.199503.1.001
 DAFTAR ISI

Lembar Persetujuan Ide Gagasan

Daftar Isi
Bab I Pendahuluan
Bab II Environmental Scanning
2.1 Isu
2.2 Core Issue
2.3 Dampak Isu
2.4 Gagasan

Bab III Problem Solving

3.1 Kegiatan
3.2 Tahap Kegiatan
3.3 Output/Hasil

Bab IV Analisis
4.1 Keterkaitan Substansi Mata Pelajaran
4.2 Kontribusi Terhadap Visi Misi Organisasi
4.3 Penguatan Nilai Organisasi

Bab V Penutup
Lampiran (Matriks)
 BAB I
PENDAHULUAN

Notulen adalah sebutan tentang perjalanan suatu kegiatan baik rapat, seminar, diskusi, atau
sidang yang dimulai dari awal sampai akhir acara dan ditulis oleh seorang Notulis.
Fungsi dari notulen adalah :
1. Sebagai bukti telah di adakan rapat
2. Sebagai manometer atau ukuran kesuksesan rapat
Orang yang mempunyai kewajiban untuk membuat sebuat notulen rapat adalah sekretaris
namun yang mencatatnya adalah notulis. Sebaiknya dalam pemilihan notulis harus
memperhatikan kemampuan notulis, karena notulis harus dapat menangkap dengan terperinci
apa saja yang perlu ditulis pada kegiatan rapat yang dilaksanakan.
Langkah-langkah dalam penulisan notulen rapat diantaranya adalah :
1) Mencatat tujuan kegiatan
2) Mencatat pikiran-pikiran yang dibahas dalam kegiatan
3) Mencatat saran dan keputusan dalam kegiatan
4) Mencatat waktu pelaksanaan
5) Mencatat pihak-pihak yang hadir dalam kegiatan
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pola penulisan notulen rapat adalah :
a. Berikan judul yang berisi kepentingan pelaku
b. Sebutkan waktu dan tempat pelaksanaan rapat
c. Jelaskan susunan dan pelaksanaannya
d. Tulislah format notulen secara jelas
Komponen notulen rapat
a. Kepala Notulen :
- Nama atau tema yang akan dibahas
- Hari dan tanggal acara dilaksanakan
- Waktu (Jam) pelaksanaan acara
- Tempat pelaksanaan acara
 - Acara saat berlangsung
- Unsur-unsur yang terlibat dalam rapat, yaitu :
~ Ketua dan Wakil Ketua
~ Sekretaris
~ Notulis
~ Peserta
b. Isi Notulen :
- Kata pembukaan
- Pembahasan
- Pembacaan keputusan dari hasil rapat
- Waktu (Jam) penutupan
c. Bagian Akhir Notulen :
- Nama Jabatan
- Tanda tangan
- Nama pejabat, pangkat, dan NIP
e. Penandatanganan :
Penandatanganan merupakan kumpulan tanda tangan orang-orang yang dianggap
penting terhadap pertanggung jawaban acara yang dilaksanakan. Notulen yang ditanda
tangani oleh pejabat di lingkungan sekretariat daerah dibuat dalam kertas ukuran folio
dengan menggunakan kop naskah dinas sekretariat. Notulen yang ditanda tangani oleh
pejabat dilingkungan satuan organisasi dibuat dalam kertas ukuran folio, dengan
menggunakan kop naskah dinas satuan organisasi yang bersangkutan.

Pada saat sekarang ini dimana perkembangan teknologi semakin pesat setiap harinya
menuntut kita untuk bersikap lebih bijak dalam penggunaannya. Karena jika kita tidak bisa
mengontrol perkembangan teknologi yang sedemikian pesat, maka kita akan mudah terbawa arus
perkembangan teknologi tersebut. Dan adanya tuntutan untuk mengurangi penggunaan kertas
dalam segala kegiatan membuat kita harus menggunakan teknologi informasi yang terpadu untuk
menyimpan segala macam bentuk berkas yang dibutuhkan. Salah satu cara untuk mengatur
berkas yang banyak dan beragam adalah dengan melakukan dokumentasi berkas.
 Dokumentasi adalah pengumpulan, pemilihan, pengolahan dan penyimpanan informasi
dari bidang tertentu atau pengumpulan bukti dan keterangan dari bidang tertentu. Dengan adanya
dokumentasi ini akan memberikan banyak keuntungan dan kemudahan. Salah satunya adalah
menjaga kualitas dari berkas yang sudah didokumentasikan.
 BAB II
ENVIRONMENTAL SCANNING

2.1 Isu
Isu yang saya angkat pada kesempatan kali ini adalah ketidakjelasan sistem
dokumentasi notulen rapat di Subdit SPAM Perdesaan. Ketidakjelasan yang saya maksud
disini bukan berarti sistemnya tidak ada. Namun lebih kepada bagaimana pengelolaan dari
sistem itu sendiri. Karena jika tidak dilakukan dengan baik maka akan timbul anggapan
bahwa sistem yang ada saat ini hanyalah sekedar syarat saja, namun tidak jelas cara
pengelolaannya.

2.2 Core Issue

Adapun core issue yang saya peroleh dari proses identifikasi isu adalah belum
baiknya sistem dokumentasi notulen rapat di lingkungan kerja Subdit SPAM Perdesaan.
Alasan saya mengatakan hal tersebut adalah karena saya tidak melihat proses pengelolaan
dari sistem dokumentasi yang benar pada subdit tersebut.

2.3 Dampak Isu

Isu yang saya temukan di subdit SPAM perdesaan ini tentunya memiliki dampak jika
tidak segera dilakukan perbaikan. Dampak yang bisa ditimbulkan antara lain :

1. Adanya kemungkinan kerusakan ataupun kehilangan dari notulen rapat yang

sudah didokumentasikan
2. Timbulnya kesulitan untuk mengakses notulen rapat tersebut oleh pegawai
subdit SPAM Perdesaan jika dibutuhkan pada keadaan tertentu karena belum
baiknya sistem dokumentasi dari notulen rapat tersebut

2.4 Gagasan
Untuk mengatasi isu yang diperoleh, saya memunculkan sebuah gagasan untuk
rancangan aktualisasi yang bisa saya lakukan di subdit SPAM Perdesaan. Adapun gagasan
yang muncul dari pemikiran saya tersebut adalah “Peningkatan Kualitas Sistem
Dokumentasi Notulen Rapat untuk Mendukung Pelaksanaan Tugas Subdit SPAM
Perdesaan.
 BAB III
PROBLEM SOLVING

3.1 Kegiatan
Untuk mewujudkan gagasan rancangan aktualisasi tersebut, saya perlu menyusun
rencana kegiatan yang bisa mengatasi permasalahan yang saya temukan di Subdit SPAM
Perdesaan. Berikut ini adalah rencana kegiatan yang saya buat :

1. Tahap awal rencana aktualisasi

2. Persiapan dokumentasi notulen rapat
3. Pelaksanaan dokumentasi notulen rapat
4. Tahap akhir dokumentasi notulen rapat
5. Pengontrolan sistem dokumentasi notulen rapat
6. Evaluasi kegiatan aktualisasi

3.2 Tahap Kegiatan

Pada bagian ini, saya akan menjelaskan lebih detail rencana kegiatan yang telah saya
buat. Tahap kegiatan dari setiap rencana kegiatan dapat dilihan pada tabel yang ada di
bawah ini :

No. Rencana Kegiatan Tahap Kegiatan

• Melakukan diskusi dengan
penanggungjawab dokumentasi
notulen rapat
1. Tahap Awal Rencana Aktualisasi
• Meminta berkas notulen rapat yang
sudah didokumentasikan oleh
penanggungjawab
• Melakukan pengumpulan notulen
rapat
2. Persiapan Dokumentasi Notulen Rapat
• Melakukan pengelompokan notulen
rapat
 • Melakukan proses digitalisasi
notulen rapat dengan sistem scan
Pelaksanaan Dokumentasi Notulen
3. • Membuat sistem folder di dalam
Rapat
komputer untuk pengumpulan hasil
scan notulen rapat
• Penyimpanan berkas fisik
(hardcopy) notulen rapat di dalam
map yang sudah ditentukan
Tahap Akhir Dokumentasi Notulen
4. pengelompokannya
Rapat
• Penyimpanan berkas non-fisik
(softcopy) notulen rapat ke dalam
sistem folder yang ada di komputer
• Sosialisasi kepada penanggungjawab
Pengontrolan Sistem Dokumentasi dokumentasi notulen rapat untuk
5.
Notulen Rapat melakukan pengecekan sistem
secara berkala
• Melakukan diskusi dengan
penanggungjawab tentang
6. Evaluasi Kegiatan Aktualisasi
pelaksanaan sistem dokumentasi
notulen rapat yang telah dibuat

3.3 OUTPUT

Setiap rencana kegiatan beserta tahapannya tentu menghasilkan output/hasil yang

sesuai dengan harapan yang diinginkan. Berikut ini adalah output/hasil dari rencana
kegiatan yang dilakukan :

No. Rencana Kegiatan Output/Hasil

• Adanya gambaran mengenai sistem
1. Tahap Awal Rencana Aktualisasi yang sudah ada dalam kegiatan
dokumentasi notulen rapat
 • Adanya kejelasan mengenai sistem
2. Persiapan Dokumentasi Notulen Rapat
pengelompokan notulen rapat
• Menghasilkan berkas notulen rapat
Pelaksanaan Dokumentasi Notulen dalam bentuk softcopy agar bisa
3.
Rapat disimpan di dalam sistem folder
komputer
• Menghasilkan sistem dokumentasi
Tahap Akhir Dokumentasi Notulen notulen rapat yang jelas dan mudah
4.
Rapat diakses setiap pegawai Subdit
SPAM Perdesaan
• Terjaganya sistem dokumentasi
Pengontrolan Sistem Dokumentasi notulen rapat yang baik, aman dan
5.
Notulen Rapat bisa diakses oleh seluruh pegawai
Subdit SPAM Perdesaan
• Adanya gambaran pelaksanaan
sistem dokumentasi notulen rapat
sehingga dapat ditentukan metode
6. Evaluasi Kegiatan Aktualisasi yang lebih efektif dan efisien dalam
penerapan selanjutnya dalam
lingkungan kerja Subdit SPAM
Perdesaan
 BAB IV
ANALISIS

4.1 Keterkaitan Substansi Mata Pelajaran

Semua rencana kegiatan, tahapan kegiatan dan output yang dihasilkan tentunya
memiliki keterkaitan dengan substansi mata pelajaran yang telah didapat selama mengikuti
Latsar CPNS Kementerian PUPR. Di mana dalam kegiatan Latsar tersebut, saya
mempelajari nilai-nilai dasar seorang PNS dan kedudukan serta peran PNS dalam NKRI.
Dan pada kesempatan kali ini saya akan membahas keterkaitan rencana kegiatan yang
dibuat dengan substansi mata pelajaran yang telah diperoleh :

1. Akuntabilitas
Nilai ini tercermin dari proses sistem dokumentasi notulen rapat yang saya
lakukan, dimana semua proses tersebut dilaksanakan dengan jelas, transparan dan
dapat dipertanggungjawabkan.
2. Etika Publik
Nilai ini tercermin dari sikap saya yang ramah dan mengadakan kerjasama
dengan penanggungjawab dokumentasi dalam melaksanakan rencana kegiatan
yang saya buat.
3. Komitmen Mutu
Nilai Ini tercermin dari hasil evaluasi pelaksanaan sistem dokumentasi notulen
rapat. Dari hal tersebut akan diperoleh gambaran pelaksanaannya, sehingga dapat
ditentukan metode pelaksanaan yang lebih efektif dan efisien untuk penerapan
yang selanjutnya di lingkungan Subdit SPAM Perdesaan
4. Manajemen ASN
Nilai ini tercermin dari usaha saya untuk mengajak penanggungjawab
dokumentasi tersebut untuk selalu mengngkatkan kompetensi yang dimiliki.
Karena dengan meningkatkan kompetensi yang dimiliki, kita bisa menyelesaikan
semua pekerjaan yang ditugaskan dan memperoleh hasil yang baik dan
memuaskan.
4.2 Kontribusi Terhadap Visi-Misi Organisasi
Rencana kegiatan beserta tahapan dan outputnya ini tentu juga memberikan
kontribusi kepada visi misi organisasi saya saat ini yaitu Kementerian Pekerjaan Umum
dan Perumahan Rakyat. Adapun misi Kementerian PUPR yang saya maksud di sini adalah
“Meningkatkan tata kelola sumber daya organisasi bidang PUPR yang meliputi Sumber
Daya Manusia, Pengawasan dan Pengendalian, kesekertariatan, dan Penelitan
Pengembangan”.

4.3 Penguatan Nilai Organisasi

Semua rencana kegiatan, tahapan dan output-nya juga memberikan penguatan nilai
organisasi yang ada saat ini yaitu :

1. Integritas
Nilai ini tercermin dari ketepatan rencana kegiatan dengan tahapan kegiatan yang
saya lakukan. Tidak ada hal yang melenceng pada bagian ini.
2. Profesional
Nilai ini tercermin dari sikap dan usaha saya untuk menyelesaikan permasalahan
yang ditemui dengan cara yang benar dan sesuai dengan kemampuan yang
dimiliki.
3. Orientasi Misi
Nilai ini tercermin dari usaha untuk meningkatkan kualitas sistem dokumentasi
notulen rapat menjadi lebih baik lagi dari sebelumnya.
4. Visioner
Nilai ini tercermin dari usaha untuk selalu mengingatkan penanggungjawab
dokumentasi untuk melakukan pengecekan sistem secara berkala sehingga dapat
meminimalkan kemungkinan buruk yang dapat terjadi.
5. Etika Akhlakul Karimah
Nilai ini tercermin dari sikap saya yang santun dan ramah dalam mengajarkan
pengelolaan dan pengecekan sistem secara berkala kepada penanggungjawab
dokumentasi tersebut.
 BAB V
PENUTUP

Pada bagian ini, saya ingin menyampaikan ringkasan dari beberapa hal terkait
permasalahan beserta rencana kegiatan yang mendukung penyelesaian masalah tersebut. Berikut
ini adalah rinciannya :

1. Timbulnya masalah berupa ketidakjelasan sistem dokuemntasi notulen rapat di Subdit

SPAM Perdesaan ini dikarenakan belum baiknya sistem dokumentasi yang sudah ada
pada subdit tersebut.
2. Perlu adanya langkah-langkah nyata berupa rencana kegiatan beserta tahapan dan
outputnya untuk bisa mengatasi masalah pada kasus ini.
3. Semua rencana kegiatan yang dibuat harus memiliki nilai-nilai dasar PNS dan
kedudukan serta peran PNS dalam NKRI. Dan tidak lupa harus memberikan kontribusi
positif terhadap visi-misi organisasi melalui penguatan nilai organisasi dari rencana
kegiatan yang dibuat.
LAMPIRAN
UNIT KERJA : Subdit Sistem Penyedian Air Minum Perdesaan Direktorat Pengembangan Sistem Penyediaan Air Minum
IDENTIFIKASI ISU : - Belum baiknya sistem dokumentasi notulen rapat yang sudah ada

ISU YANG DIANGKAT : Ketidakjelasan Sistem Dokumentasi Notulen Rapat di Subdit SPAM Perdesaan
DAMPAK ISU : - Resiko kerusakan atau kehilangan notulen rapat
- Kesulitan untuk mengakses notulen rapat yang telah dibuat pada keadaan tertentu

GAGASAN PEMECAHAN ISU : Peningkatan Kualitas Sistem Dokumentasi Notulen Rapat untuk Mendukung Pelaksanaan Tugas Subdit SPAM Perdesaan

KONTRIBUSI PENGUATAN
KETERKAITAN SUBSTANSI
NO KEGIATAN TAHAPAN KEGIATAN OUTPUT/HASIL TERHADAP VISI- NILAI
MATA PELATIHAN
MISI ORGANISASI ORGANISASI
1 2 3 4 5 6 7

1. Melakukan diskusi dengan

penanggungjawab dokumentasi
notulen rapat Adanya gambaran mengenai sistem
Tahap Awal Rencana
1 yang sudah ada dalam kegiatan Etika Publik
Aktualisasi
2. Meminta berkas notulen rapat yang dokumentasi notulen rapat
sudah didokumentasikan oleh
penanggungjawab

1. Melakukan pengumpulan notulen

rapat
Persiapan Dokumentasi Adanya kejelasan mengenai sistem
2 Akuntabilitas
Notulen Rapat pengelompokan notulen rapat
2. Melakukan pengelompokan notulen
rapat

1. Melakukan proses digitalisasi

notulen rapat dengan sistem scan Menghasilkan berkas notulen rapat Kegiatan ini
Pelaksanaan Dokumentasi dalam bentuk softcopy agar bisa memberikan
3 Akuntabilitas
Notulen Rapat 2. Membuat sistem folder di dalam disimpan di dalam sistem folder kontribusi terhadap
komputer untuk pengumpulan hasil komputer salah satu Misi
scan notulen rapat PUPR yaitu : Kegiatan ini akan
"Meningkatkan tata memberikan
kelola sumber daya penguatan nilai
organisasi bidang organisasi meliputi
nilai : Integritas,
PUPR yang
Profesional,
1. Penyimpanan berkas fisik (hardcopy) meliputi Sumber
Orientasi Misi,
notulen rapat di dalam map yang sudah Daya Manusia,
Menghasilkan sistem dokumentasi Visioner dan Etika
ditentukan pengelompokannya Pengawasan dan
Tahap Akhir Dokumentasi notulen rapat yang jelas dan mudah Akhlakul Karimah
4 Akuntabilitas Pengendalian,
Notulen Rapat diakses setiap pegawai Subdit kesekertariatan,
2. Penyimpanan berkas non-fisik
SPAM Perdesaan
(softcopy) notulen rapat ke dalam dan Penelitan
sistem folder yang ada di komputer Pengembangan "

Sosialisasi kepada penanggungjawab

Terjaganya sistem dokumentasi
dokumentasi notulen rapat untuk 1. Etika Publik
Pengontrolan Sistem notulen rapat yang baik, aman dan
5 melakukan pengecekan sistem secara
Dokumentasi Notulen Rapat bisa diakses oleh seluruh pegawai
berkala 2. Manajemen ASN
Subdit SPAM Perdesaan

Adanya gambaran pelaksanaan

Melakukan diskusi dengan
penanggungjawab tentang
6 Evaluasi Kegiatan Aktualisasi
pelaksanaan sistem dokumentasi
notulen rapat yang telah dibuat
sistem dokumentasi notulen rapat
sehingga dapat ditentukan metode
yang lebih efektif dan efisien dalam Komitmen Mutu
penerapan selanjutnya dalam
lingkungan kerja Subdit SPAM
Perdesaan