PELATIHAN DASAR CPNS GOLONGAN II

BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PUPR WILAYAH III JAKARTA

PUSDIKLAT MANAJEMEN DAN PENGEMBANGAN JABATAN FUNGSIONAL
BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT

LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI

PEMANFAATAN APLIKASI ONEDRIVE SEBAGAI MANAJEMEN

DOKUMEN DI BIRO KEUANGAN

DISUSUN OLEH

NAMA : FAISAL BAGUS PRAKOSO

NIP : 199706292018121001
UNIT ORGANISASI : BIRO KEUANGAN

BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PUPR WILAYAH III JAKARTA

PUSDIKLAT MANAJEMEN DAN PENGEMBANGAN JABATAN FUNGSIONAL
BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
TAHUN 2019
 PELATIHAN DASAR CPNS GOLONGAN II
BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PUPR WILAYAH III JAKARTA
PUSDIKLAT MANAJEMEN DAN PENGEMBANGAN JABATAN FUNGSIONAL
BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT

LEMBAR PENGESAHAN

LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI

PEMANFAATAN APLIKASI ONEDRIVE SEBAGAI MANAJEMEN DOKUMEN
DI BIRO KEUANGAN

Disusun oleh
FAISAL BAGUS PRAKOSO
199706292018121001

Diseminarkan pada
HARI : Selasa
TANGGAL : 23 April 2019

MENTOR COACH PENYELENGGARA BALAI DIKLAT

PUPR WIL. III JAKARTA

(Diah Hiramurti, S.AP, MT.) (Diki Zulkarnaen, ST, M.Sc.) (Yunaldi, ST, MT)
NIP. 198106302008012008 NIP. 197904182005021001 NIP. 197212301998031003

KEPALA PUSDIKLAT MANAJEMEN DAN PENGEMBANGAN JABATAN FUNGSIONAL,

BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA,
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT

(Ir. Moeh. Adam, MM)

NIP. 196503031992031002

ii
 KATA PENGANTAR

Puji syukur Penyusun panjatkan kehadirat Allah SWT. Shalawat serta salam
tidak lupa dihaturkan kepada junjungan Nabi besar Muhammad SAW beserta
keluarga dan para sahabat. Karena atas segala limpahan rahmat dan karunia yang
diberikan-Nya, Penyusun dapat menyelesaikan laporan pelaksanaan aktualisasi
dengan judul “Pemanfaatan Aplikasi OneDrive sebagai Manajemen Dokumen di
Biro Keuangan” dalam rangka memenuhi persyaratan kegiatan Pelatihan Dasar
CPNS Golongan II Tahun 2019.

Dalam menyusun dan menyelesaikan laporan pelaksanaan aktualisasi ini,

Penyusun mengucapkan terima kasih kepada :

1. Ibu Diah Hiramurti, S.AP, MT selaku mentor yang telah memberikan

bimbingan, saran, serta koreksi dalam kegiatan penyusunan laporan
aktualisasi.
2. Bapak Diki Zulkarnaen, ST, M.Sc selaku coach yang telah memberikan
bimbingan, saran, serta koreksi dalam persiapan seminar aktualisasi.
3. Bapak Ir. Harris Hasudungan Batubara, M.Eng.SC selaku penguji yang
telah memberikan kritik serta saran dalam seminar aktualisasi.
4. Kedua orang tua Penyusun yang telah memberikan semangat serta do’a
untuk Penyusun.
5. Teman-teman sesama CPNS STAN Bidang Keuangan Kementerian PUPR
yang telah memberikan waktu, bantuan, serta kerjasama.
6. Serta pihak-pihak lain yang telah bersedia untuk dilibatkan dan dimintai
pertolongan dalam menyusun laporan pelaksanaan aktualisasi ini.

Penyusun menyadari bahwa laporan ini masih jauh dari kata sempurna, oleh
karena itu Penyusun menerima dengan terbuka kritik serta saran yang membangun
demi lebih baiknya penyusunan laporan yang selanjutnya.

Jakarta, April 2019

Penyusun

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ....................................................................................................... i

DAFTAR ISI .....................................................................................................................1

DAFTAR GAMBAR .........................................................................................................3

DAFTAR TABEL..............................................................................................................3

DAFTAR LAMPIRAN ......................................................................................................3

1.1 Latar Belakang ......................................................................................4

1.1.1 Pengertian OneDrive ............................................................................4

1.2 Tujuan Aktualisasi ................................................................................5

1.3 Ruang Lingkup .....................................................................................5

BAB II GAMBARAN UNIT KERJA ................................................................................6

2.1 Profil Organisasi ...................................................................................6

BAB III PELAKSANAAN AKTUALISASI ......................................................................7

3.1 Deskripsi Core Issue .............................................................................7

3.1.1 Gagasan Aktualisasi .............................................................................7

3.2 Pelaksanaan Kegiatan............................................................................7

3.2.1 Kegiatan 1: Persiapan dan Identifikasi Kondisi saat ini .........................8

3.2.2 Kegiatan 2: Melakukan Uji Coba Penggunaan Aplikasi OneDrive ........9

3.2.3 Kegiatan 3: Perancangan SOP Penggunaan Aplikasi OneDrive ..........11

3.2.4 Kegiatan 4: Membuat Buku Panduan atas Penggunaan Aplikasi

OneDrive ............................................................................................12

3.2.5 Kegiatan 5: Sosialisasi Penggunaan Aplikasi OneDrive ......................14

3.3 Capaian Aktualisasi.............................................................................15

3.4 Konstribusi terhadap Organisasi ..........................................................16

BAB IV TANTANGAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...........................................18

4.1 Tantangan ...........................................................................................18

1
 4.2 Solusi Permasalahan............................................................................18

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ............................................................................19

5.1 Kesimpulan .........................................................................................19

5.2 Saran ...................................................................................................19

DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................................20

LAMPIRAN ....................................................................................................................21

2
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1 Konsultasi atas Kegiatan Penelahaan Aplikasi.................................................9

Gambar 3.2 Formulir Isian Perjalanan Dinas dari BPK.....................................................10

Gambar 3.3 Uji Coba terhadap Formulir Isian Perjalanan Dinas .......................................10

Gambar 3.4 Melakukan Konsultasi terkait SOP................................................................11

Gambar 3.5 Draft SOP Hasil Konsultasi dengan Atasan ................................................... 11

Gambar 3.6 Merancang Desain Panduan dengan Adobe Ilustrator....................................13

Gambar 3.7 Konsultasi atas Draft Desain Panduan ...........................................................13

Gambar 3.8 Persetujuan atas Draft Desain Panduan .........................................................13

Gambar 3.9 Sosialisasi dan Pembimbingan ke masing-masing Subbagian ........................14

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Kegiatan Aktualisasi ...........................................................................................8

Tabel 3.2 Matriks Capaian Aktualisasi .............................................................................15
Tabel 3.5 Kontribusi Terhadap Organisasi .......................................................................17

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran I Konsultasi Penelaahan Aplikasi .....................................................................21

Lampiran II Laporan Uji Coba Aplikasi ...........................................................................23
Lampiran III Pembuatan Desain Rancangan SOP .............................................................27
Lampiran IV Desain Panduan Penggunaan Aplikasi OneDrive .........................................30

3
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Berdasarkan Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara
(UU ASN), setiap CPNS diharuskan untuk menjalani pelatihan dasar sebagai pengembangan
kompetensi, penanaman nilai-nilai dasar ASN yaitu ANEKA (Akuntabilitas, Nasionalisme,
Etika Publik, Komitmen Mutu, dan Anti Korupsi), serta penanaman pemahaman mengenai
kedudukan dan peran ASN dalam kerangka NKRI. Semua yang didapatkan pada pelatihan
dasar tersebut harus menjadi dasar untuk pelaksanaan aktualisasi di unit kerja dimana
Penyusun melaksanakan On the Job Training (OJT) untuk memberikan perubahan atau
peningkatan nilai di dalam unit organisasi. Dalam hal ini Penyusun ditempatkan di unit kerja
Biro Keuangan, Sekretariat Jenderal, Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat
(PUPR). Aktualisasi tersebut disesuaikan dengan nilai-nilai yang didapatkan pada pelatihan
dasar, tugas pokok dan fungsi, serta visi misi dalam organisasi demi mewujudkan ASN
profesional yang berkarakter sebagai pelayan masyarakat.
Tugas pokok Biro Keuangan berdasarkan Permen PUPR No. 15/PRT/M/2017 adalah
untuk melaksanakan pembinaan dan penyusunan tata laksana keuangan, perbendaharaan,
akuntansi, penatausahaan Pendapatan Negara Bukan Pajak dan Badan Layanan Umum,
Laporan Keuangan Kementerian serta penetapan pejabat perbendaharaan satuan kerja.
Dengan adanya tugas pokok tersebut, Biro Keuangan merupakan gerbang terdepan dalam
menjaga pengelolaan keuangan di Kementerian PUPR. Terlebih ketika ada pemeriksaan oleh
Badan Pemeriksa Keuangan (BPK), Biro Keuangan dituntut bergerak cepat ketika
pemeriksa membutuhkan isian data, hal ini menuntut efisiensi dalam bekerja. Oleh karena
itu, Penyusun membuat sebuah rancangan aktualisasi terkait dengan manajemen dokumen
yang bertujuan untuk meningkatkan efisiensi kerja, menciptkan monitoring, dan
meningkatkan kolaborasi tim dalam bekerja di Biro Keuangan.

1.1.1 Pengertian OneDrive

OneDrive merupakan aplikasi kepunyaan dari Microsoft, dengan nama resmi
Microsoft OneDrive. Aplikasi ini merupakan layanan komputasi awan (cloud storage) yang
serupa dengan Dropbox dan Google Drive yang memungkinkan pengguna untuk melakukan

4
unggahan dan mensikronisasikan dokumen ke dalam penyimpanan awan tersebut. OneDrive
juga dapat membantu pekerjaan dokumen karena mempunyai fitur kolaboratif, sehingga
banyak user dapat melakukan pengeditan dalam satu dokumen yang sama. Dibandingkan
dengan Dropbox maupun Google Drive, OneDrive lebih mudah dipahami karena
tampilannya menggunakan Microsoft Office yang sering digunakan di pemerintahan, selain
itu penyimpanannya cukup (5 GB) untuk melakukan pekerjaan dokumen perkantoran.

1.2 Tujuan Aktualisasi

Tujuan dilaksanakannya kegiatan aktualisasi nilai-nilai dasar profesi ASN yang
Penyusun laksanakan ini adalah memahami dan menginternalisasi nilai-nilai dasar ASN
yang diaktualisasikan di unit kerja melalui peningkatan komitmen mutu. Peningkatan
komitmen mutu dilakukan dengan meningkatkan efisiensi dalam bekerja, bertanggung
jawab terhadap pekerjaan, monitoring dalam melaksanakan pekerjaan.

1.3 Ruang Lingkup

Pelaksanaan aktualisasi ini dilakukan di unit organisasi Sekretariat Jenderal,
khususnya unit kerja Biro Keuangan dengan subjeknya adalah pegawai di Biro Keuangan.
Adapun waktu untuk pelaksanaan aktualisasi nilai-nilai dasar profesi ASN ini adalah selama
off campus atau tepatnya pada tanggal 4 Maret hingga 20 April 2019.

5
 BAB II
GAMBARAN UNIT KERJA

2.1 Profil Organisasi

Berdasarkan Peraturan Menteri PUPR No. 15/PRT/M/2017, Organisasi dan Tata Kerja
Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat sebagai berikut:
1. Bagian Tata Laksana Keuangan dan Umum:
a. Kepala Bagian Tata Laksana Keuangan dan Umum;
b. Kepala Subbagian Peraturan Keuangan;
c. Kepala Subbagian Tata Laksana Keuangan;
d. Kepala Subbagian Tata Usaha Biro.
2. Bagian Pembinaan dan Informasi Pengelolaan Keuangan:
a. Kepala Bagian Pembinaan dan Informasi Pengelolaan Keuangan;
b. Kepala Subbagian Bimbingan Perbendaharaan;
c. Kepala Subbagian Bimbingan Penganggaran dan Akuntansi;
d. Kepala Subbagian Data dan Informasi Keuangan.
3. Bagian Perbendaharaan:
a. Kepala Bagian Perbendaharaan;
b. Kepala Subbagian Penatausahaan PNBP dan BLU;
c. Kepala Subbagian Penatausahaan Pengelola Keuangan;
d. Kepala Subbagian Penatausahaan Laporan Hasil Pemeriksaan dan Kerugian Negara.
4. Bagian Evaluasi dan Pelaporan Keuangan:
a. Kepala Bagian Evaluasi dan Pelaporan Keuangan;
b. Kepala Subbagian Pemantauan Evaluasi Pengelolaan Keuangan;
c. Kepala Subbagian Pelaporan Sekretariat Jenderal;
d. Kepala Subbagian Pelaporan Kementerian.

6
 BAB III
PELAKSANAAN AKTUALISASI

3.1 Deskripsi Core Issue

Isu yang Penyusun angkat yaitu pengerjaan sebuah dokumen di Biro Keuangan yang
selama ini tidak efisien jika dikerjakan bersama-sama.
Permasalahan tersebut dipilih karena pengerjaan sebuah dokumen di Biro Keuangan
merupakan hal yang berulang dan selalu ada di setiap pekerjaan. Sehingga ketika terdapat
pengerjaan dokumen secara kolaboratif tidak dilaksanakan secara efisien, maka kerja
pegawai akan terhambat ketika melakukan konsolidasi dokumen. Apalagi ketika sedang
waktu pemeriksaan, Biro Keuangan dituntut selalu bergerak cepat. Ketika pemeriksa
membutuhkan isian yang berisi data satu biro, maka data tersebut harus segera terisi. Selama
ini, pekerjaan yang membutuhkan kolaborasi tim masih dilaksanakan secara mandiri dahulu
di masing-masing dokumen bagian, lalu mengirimkan pekerjaan dokumen ke
email/flashdisk ke konsolidator untuk dilakukan penggabungan dokumen menjadi satu.
Maka diperlukan sebuah aplikasi yang dapat menjadikan pengerjaan sebuah
dokumen dapat dikerjakan bersama-sama sehingga dapat meningkatkan efisiensi kerja di
Biro Keuangan.

3.1.1 Gagasan Aktualisasi

Dari hasil identifikasi permasalahan tersebut diperlukan cara bekerja atas dokumen
yang lebih efisien, terdapat adanya monitoring, dan melibatkan kolaborasi tim melalui
aplikasi OneDrive. Gagasan yang Penyusun rancang dalam menyelesaikan permasalahan
tersebut adalah mempersiapkan rancangan SOP dan Buku Panduan agar mendorong pegawai
menggunakan aplikasi OneDrive dalam melaksanakan pekerjaan.
Kegiatan pemanfaatan aplikasi OneDrive diharapkan dapat dijadikan sebagai
manajemen dokumen di Biro Keuangan sehingga meningkatkan efisiensi kerja, adanya
monitoring, dan memperkuat kolaborasi tim di Biro Keuangan

3.2 Pelaksanaan Kegiatan

Dari hasil identifikasi masalah dirumuskan beberapa kegiatan guna menanggulangi
dampak terkait isu yang telah dijelaskan pada subbab sebelumnya yang dapat dilihat pada
tabel di bawah ini:

7
 Tabel 3.1 Kegiatan Aktualisasi

KEGIATAN TAHAPAN KEGIATAN OUTPUT

1. Persiapan dan Identiikasi • Mempelajari aplikasi OneDrive
kondisi saat ini • Berkonsultasi dengan atasan Hasil penelaahan aplikasi
• Meminta izin akses email
2. Melakukan Ujicoba • Diskusi dengan atasan
penggunaan aplikasi Hasil evaluasi terhadap uji
• Pelsaksanaan uji coba
OneDrive coba aplikasi
• Penilaian atas kegiatan uji coba
3. Perancangan SOP atas • Mencari referensi SOP
penggunaan aplikasi • Mendesain rancangan SOP Desain Rancangan SOP
OneDrive • Berkonsultasi dengan atasan
4. Pembuatan buku panduan • Diskusi dengan atasan
atas penggunaan aplikasi • Pembuatan desain rancangan Brosur panduan
OneDrive • Konsultasi atas desain yang telah penggunaan
dibuat
• Diskusi dengan atasan
5. Sosialisasi penggunaan • Membagikan brosur panduan
Akun OneDrive masing-
aplikasi OneDrive penggunaan aplikasi
masing subbagian
• Melakukan pembimbingan ke masing-
masing subbagian

3.2.1 Kegiatan 1: Persiapan dan Identifikasi Kondisi saat ini

Tahapan Kegiatan 1:
- Mempelajari tentang kelebihan dan kelemahan aplikasi OneDrive
- Membuat simulasi yang tepat agar ketika nanti dilakukan ujicoba dapat digunakan
secara mudah sesuai kebutuhan pegawai
- Meminta izin atas akses email subbagian tu untuk melakukan simulasi
Output/Hasil:
- Hasil Penelaahan Aplikasi OneDrive
- Email Subbagian TU yang sudah terdaftar di OneDrive
Keterkaitan dengan substansi:
- Akuntabilitas : Mengerjakan pekerjaan dengan penuh tanggung jawab
- Nasionalisme : Bekerja dengan melihat kebutuhan orang lain (kepentingan bersama)
- Etika Publik : Berperilaku sopan ketika diskusi dengan atasan
- Komitmen Mutu : Berusaha mengumpulkan data tentang kelebihan dan kelemahan
agar dapat menjawab kebutuhan pegawai
- Anti Korupsi : Menggunakan izin akses email dengan baik dan tidak
menyalahgunakan

8
Dokumentasi:

Gambar 3.1 Konsultasi atas Kegiatan Penelaahan Aplikasi

3.2.2 Kegiatan 2: Melakukan Uji Coba Penggunaan Aplikasi OneDrive

Tahapan Kegiatan 2:
- Pada Tahapan Uji Coba ini waktunya sangat tepat karena pemeriksa BPK sedang
melakukan pemeriksaan di Biro Keuangan dan BPK meminta untuk melakukan
pengisian data Perjalanan Dinas untuk satu Biro Keuangan yang sudah disediakan
formnya. Sehingga Penyusun melakukan izin kepada atasan untuk melaksanakan Uji
Coba aplikasi OneDrive terhadap formulir perjalanan dinas tersebut.
- Melakukan koordinasi kepada pengisi data tersebut dengan memberikan tutorial
singkat dan meminta email masing-masing pengisi data.
- Penilaian atas kegiatan uji coba
9
- Memberikan hasil penilaian atas kegiatan ujicoba kepada atasan untuk menentukan
langkah selanjutnya.
Keterkaitan dengan substansi:
- Akuntabilitas : Mengerjakan pekerjaan dengan penuh tanggung jawab
- Nasionalisme : Melakukan koordinasi dengan pelaksana kegiatan
- Etika Publik : Berperilaku sopan ketika melakukan koordinasi dan arahan
- Komitmen Mutu : Mendengarkan keluhan pelaksana kegiatan atas kegiatan uji coba
dan memberikan solusi
- Anti Korupsi : Melihat kekurangan dengan objektif dan tidak melebih-lebihkan
Dokumentasi:

Gambar 3.2 Formulir Isian Perjalanan Dinas dari BPK

Gambar 3.3 Uji Coba terhadap formulir isian perjalanan dinas

10
 3.2.3 Kegiatan 3: Perancangan SOP Penggunaan Aplikasi OneDrive
Tahapan Kegiatan 3:
- Berdiskusi dengan atasan mengenai pembuatan rancangan SOP dan mencari referensi
SOP di Biro Keuangan
- Mendesain rancangan SOP yang melibatkan semua elemen pegawai di Biro Keuangan
- Berkonsultasi dengan atasan terkait desain yang telah dibuat dan meminta masukan
Output/Hasil:
- Rancangan SOP Penggunaan Aplikasi OneDrive
Keterkaitan dengan substansi:
- Akuntabilitas : Mengerjakan pekerjaan dengan penuh tanggung jawab
- Nasionalisme : Bekerja dengan melihat kebutuhan orang lain (kepentingan bersama)
- Etika Publik : Berperilaku sopan ketika diskusi dengan atasan
- Komitmen Mutu : Berusaha membuat rancangan SOP yang mudah dipahami
- Anti Korupsi : Membuat rancangan SOP secara mandiri
- Whole of Government : melibatkan semua pihak dalam merancang SOP
Dokumentasi:

Gambar 3.4 Melakukan Konsultasi terkait SOP

11
 Gambar 3.5 Draft SOP Hasil Konsultasi dengan Atasan

3.2.4 Kegiatan 4: Membuat Buku Panduan atas Penggunaan Aplikasi OneDrive

Tahapan Kegiatan:
- Berdiskusi dengan atasan mengenai isi dari Buku Panduan agar memudahkan pegawai
serta jenis buku panduan Buku/Pamflet/Poster.
- Pembuatan rancangan desain menggunakan Adobe Illustrator
- Konsultaasi atas desain yang telah dibuat agar disetujui untuk dicetak
- Mencetak rancangan desain dengan kertas Artpaper 150gsm dengan model brosur lipat
Output/Hasil:
- Brosur Panduan Penggunaan Aplikasi OneDrive
Keterkaitan dengan substansi:
- Akuntabilitas : Mengerjakan pekerjaan dengan penuh tanggung jawab
- Nasionalisme : Bekerja keras dan melihat kebutuhan orang lain (kepentingan
bersama)
- Etika Publik : Berperilaku sopan ketika berdiskusi dengan atasan
- Komitmen Mutu : Berusaha membuat buku panduan yang menarik
- Anti Korupsi : Membuat desain buku panduan secara mandiri dan tidak melakukan
plagiarisme
- Pelayanan Publik : Memastikan buku panduan dapat dipahami oleh pegawai dan
meminimalisasi kesulitan
Dokumentasi:

12
Gambar 3.6 Merancang Desain Panduan dengan Adobe Ilustrator

Gambar 3.7 Konsultasi atas Draft Desain Panduan

Gambar 3.8 Persetujuan atas Draft Desain Panduan

13
 3.2.5 Kegiatan 5: Sosialisasi Penggunaan Aplikasi OneDrive
Tahapan Kegiatan:
- Berdiskusi dengan atasan dan persetujuan untuk melakukan sosialisasi ke masing-
masing subbagian
- Membagikan brosur panduan dan menjelaskan tentang aplikasi OneDrive
- Melakukan pembimbingan dan memeberikan tutorial bagaimana menjalankan
OneDrive. Selain itu Penyusun juga meminta akun subbagian untuk didaftarkan agar
kemudian hari mudah dalam melakukan akses ke OneDrive
Output/Hasil:
- Akun OneDrive masing-masing subbagian
Keterkaitan dengan substansi:
- Akuntabilitas : Mengerjakan pekerjaan dengan penuh tanggung jawab
- Nasionalisme : Bekerja dengan memperhatikan kepentingan bersama
- Etika Publik : Berperilaku sopan ketika melaksanakan sosialisasi dan pembimbingan
- Komitmen Mutu : Berusaha membuat pegawai tidak kesusahan ketika
mengoperasikan OneDrive
- Anti Korupsi : Bekerja secara mandiri
- Pelayanan Publik : Melakukan pembimbingan kepada masing-masing subbagian
Dokumentasi:

Gambar 3.9 Sosialisasi dan Pembimbingan ke masing-masing Subbagian

14
3.3 Capaian Aktualisasi
Sesuai dengan tahapan kegiatan aktualisasi yang tertuang di dalam rancangan
aktualisasi, maka target capaian kegiatan aktualisasi yang direncanakan secara rinci dapat
dilihat pada matriks berikut:

Tabel 3.4 Matriks Capaian Aktualisasi

RENCANA MINGGU KE-
TAHAPAN KEGIATAN DAN MAR APR
REALISASI 1 2 3 4 1 2
1. Persiapan dan Identifikasi kondisi
Rencana
Mempelajari aplikasi OneDrive
Realisasi
Rencana
Berkonsultasi dengan atasan
Realisasi
Rencana
Meminta izin akses email
Realisasi
2. Melaksanakan Uji Coba penggunaan Aplikasi OneDrive
Rencana
Berdiskusi dengan atasan
Realisasi
Rencana
Pelaksanaan Uji Coba
Realisasi
Rencana
Penilaian atas Kegiatan Uji Coba
Realisasi
3. Perancangan SOP atas Penggunaan Aplikasi OneDrive
Rencana
Mencari referensi SOP
Realisasi
Rencana
Mendesain rancangan SOP
Realisasi
Rencana
Berkonsultasi dengan atasan
Realisasi
4. Pembuatan Buku Panduan atas Penggunaan Aplikasi OneDrive
Rencana
Berdiskusi dengan atasan
Realisasi
Rencana
Pembuatan desain rancangan buku panduan
Realisasi
Rencana
Konsultasi atas desain yang telah dibuat
Realisasi
5. Sosialisasi Penggunaan Aplikasi OneDrive
Rencana
Berdiskusi dengan atasan
Realisasi
Membagikan brosur panduan penggunaan aplikasi Rencana
ke tiap Bagian Realisasi

Melakukan Pembimbingan ke masing-masing Rencana

Bagian Realisasi

15
 Berdasarkan tabel Capaian Aktualisasi di atas, terdapat beberapa tahapan yang
mengalami perubahan jadwal pelaksanaan dengan hasil yang relatif lebih cepat daripada
jadwal yang telah direncanakan. Hal ini terjadi karena Penyusun menemui berbagai bentuk
penyesuaian yang baru dijumpai ketika pelaksanaan aktualisasi. Perubahan yang terjadi
antara lain:
1. Kegiatan Uji Coba. Tahapan ini semula dilaksanakan pada Minggu keempat bulan
Maret dimajukan menjadi minggu ketiga bulan Maret bertepatan ketika BPK datang
untuk memeriksa di Biro Keuangan. Sehingga tahapan Uji Coba dipercepat sesuai
kebutuhan.
2. Pembuatan Desain Buku Panduan. Tahapan kegiatan ini semula memerlukan waktu
dua minggu hanya untuk desain saja. Karena memakan waktu, Penyusun membuat
desain brosur yang lebih mudah dan ringkas dibandingkan buku.

3.4 Konstribusi terhadap Organisasi

Kegiatan aktualisasi pemecahan isu yang ada pada unit kerja Penyusun memberikan
kontribusi terhadap penguatan nilai organisasi i-Prove yang akan Penyusun jabarkan sebagai
berikut:
1. Integritas. Kegiatan aktualisasi ini dilaksanakan berdasarkan nilai-nilai luhur dan
keyakinan serta apa yang seharusnya menjadi tanggung jawab Penyusun baik terhadap
atasan maupun masyarakat.
2. Profesional. Kegiatan aktualisasi ini dilaksanakan sebagai bentuk profesionalitas
organisasi sesuai dengan tugas dan wewenang yang telah diamanahkan.
3. Orientasi Misi. Pelaksanaan kegiatan aktualisasi ini berorientasi kepada misi unit
organisasi dan berusaha agar misi organisasi tercapai. Terutama dalam bekerja dengan
efisien dan tuntas.
4. Visioner. Gagasan pemecahan isu aktualisasi ini melihat kemungkinan yang akan
terjadi di masa depan dimana semua serba online dan cepat. Maka dari itu diperlukan
strategi pembuatan buku panduan yang menarik dan informatif agar mudah diterapkan.
5. Etika (Akhlakul Karimah). Tujuan dari pelaksanaan aktualisasi ini adalah untuk
memberikan kebermanfaatan sebesar-besarnya bagi lingkungan kerja organisasi agar
lebih baik.

16
 Sedangkan, kontribusi hasil kegiatan terhadap visi dan misi organisasi dapat dilihat
pada tabel berikut ini:

Tabel 3.5 Kontribusi Terhadap Organisasi

PENGUATAN
KONSTRIBUSI TERHADAP VISI MISI
KEGIATAN NILAI
ORGANISASI
ORGANISASI

Integritas
1. Persiapan dan Dengan mempelajari aplikasi OneDrive, diharapkan
Profesional
Identifikasi dapat mengetahui kelebihan dan kelemahan yang
Orientasi Misi
kondisi saat ini dimiliki oleh aplikasi sehingga meminimalisasi risiko
Visioner
dokumen yang terkait administrasi keuangan.
Etika

2. Melakukan Uji Integritas

Coba Dengan adanya Uji Coba memperlihatkan gambaran
Profesional
Penggunaan tentang penggunaan OneDrive sebagai manajemen
Orientasi Misi
Aplikasi dokumen terkait administrasi keuangan agar lebih
Visioner
OneDrive akuntabel.
Etika

3. Merancang Integritas
SOP Mempertegas alur wewenang, dan tanggung jawab Profesional
Penggunaan tiap kerja terkait dokumen yang dikerjakan. Sehingga Orientasi Misi
Aplikasi administrasi keuangan lebih akuntabel. Visioner
OneDrive Etika

4. Membuat Integritas
panduan Memudahkan pegawai ketika melaksanakan Profesional
pengisian manajemen dokumen sehingga mempercepat kelola Orientasi Misi
mading administrasi keuangan. Visioner
Etika

5. Sosialisasi dan Integritas

Pembimbingan Memudahkan pegawai ketika melaksanakan Profesional
atas aplikasi manajemen dokumen sehingga mempercepat kelola Orientasi Misi
OneDrive administrasi keuangan. Visioner
Etika

17
 BAB IV
TANTANGAN PELAKSANAAN AKTUALISASI

4.1 Tantangan
Dalam proses pelaksanaan aktualisasi, beberapa kendala yang Penyusun temui yaitu:
1. Tidak cukup waktu untuk melakukan evaluasi ke semua bagian karena alasan
subbagian tidak di tempat (misal perjalanan dinas), selain itu tidak subbagian
menggunakan aplikasi OneDrive karena semisal Bagian Empat yang bertugas
menyusun Laporan Keuangan sudah ada aplikasi dari Kementerian Keuangan (e-
rekon)
2. Ketika mengerjakan dokumen masih ada yang mengerjakan offline, lalu setelah selesai
mengisi baru memasukkan data tersebut. Sehingga hal ini menyebabkan tidak adanya
monitoring.
3. Masih malas menggunakan email PU karena alasan tertentu.
4. Membudayakan pegawai menggunakan aplikasi OneDrive.

4.2 Solusi Permasalahan

Berdasarkan hambatan di atas, maka Penyusun mendapatkan solusi permasalahan
sebagai berikut:
1. Mengerjakan dokumen tersebut secara online didukung dengan koneksi internet yang
memadai dalam rangka sinkronisasi antara pengerjaan dokumen dengan aplikasi
OneDrive
2. Perlu contoh dari semua pihak (pimpinan maupun staff) untuk menggunakan aplikasi
OneDrive sekaligus mendaftarkan email PU nya ke aplikasi OneDrive.

18
 BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan
Berdasarkan laporan rancangan aktualisasi yang telah Penyusun buat, dapat
disimpulkan bahwa dengan adanya kegiatan aktualisasi ini maka terjadi peningkatan
manajemen dokumen di Biro Keuangan melalui aplikasi OneDrive, dimana pengerjaan
dokumen lebih efisien, adanya monitoring atas dokumen, dan terciptanya kolaborasi tim.
Dalam rangka aktualisasi juga diperlukan internalisasi atas nilai-nilai ANEKA
(akuntabilitas, nasionalisme, etika publik, komitmen mutu, dan anti korupsi) serta Whole of
Government dan Pelayanan Publik dalam setiap kegiatan sehingga Penyusun memberikan
contoh-contoh yang baik terlebih dahulu sebelum menuntut orang lain untuk mengubah
kebiasaan untuk menggunakan aplikasi OneDrive.
5.2 Saran
Berdasarkan hasil laporan pelaksanaan aktualisasi ini, Penyusun menyarankan bahwa
kegiatan ini perlu dilanjutkan agar dampak perubahan dalam bekerja dapat terlihat.
Penyusun berharap agar semua pihak mendukung penggunaan Aplikasi yang memudahkan
pekerjaan seperti OneDrive ini. Karena selain lebih efisien juga terdapat monitoring atas
pekerjaan.
Buku Panduan yang hanya sebagai pedoman. Maka dari itu, semua pihak diharapkan
terlibat dengan memberikan contoh yang baik sehingga menciptakan manajemen dokumen
yang baik di Biro Keuangan sehingga terciptanya efisiensi kerja, monitoring, serta
peningkatan dalam kolaborasi tim.

19
 DAFTAR PUSTAKA

Undang-undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara

Peraturan Menteri PUPR Nomor 15 /PRT/M/2017 tentang Organisasi dan Tata Kerja
Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat.
https://setjen.pu.go.id/article/95/infografis-iprove diakses pada 16 April 2019
https://id.wikipedia.org/wiki/OneDrive diakses pada 16 April 2019
https://support.office.com/id-id/article/berkolaborasi-pada-file-dengan-tim-anda-
9b200289-dbac-4823-85bd-628a5c7bb0ae diakses pada 16 April 2019

20
 LAMPIRAN

_______

Lampiran I

Konsultasi Penelaahan Aplikasi

21
22
 _______

Lampiran II

Laporan Uji Coba Aplikasi

23
 Laporan Uji Coba Aplikasi OneDrive
Uji coba aplikasi OneDrive ini melibatkan CPNS Biro Keuangan yang sedang
menjalani Habituasi. Peserta Uji Coba diberi tugas untuk mengisi formulir perjalanan dinas
dalam rangka pemeriksaan BPK. Sehingga agar pekerjaan lebih efisien, maka dibuatlah
dokumen OneDrive dalam rangka bekerja secara kolaboratif dan monitoring. Langkah yang
dilakukan oleh administrator antara lain:
1. Membuat/upload dokumen di OneDrive dengan menggunakan Excel Online.
2. Mengundang orang dengan memasukkan email peserta uji coba.

3. Membuat lembar “PUSAT PERTANYAAN”. Pada lembar tersebut peserta uji coba
bisa mengajukan pertanyaan dan membuat komentar.

24
4. Melakukan monitoring pada dokumen yang dikerjakan secara kolaboratif.

Kendala yang dihadapi

1. Peserta uji coba lebih suka melakukan pekerjaan secara offline terlebih dahulu
dengan menggunakan Microsoft Excel karena alasan koneksi yang tidak stabil.
2. Ketika melakukan monitoring, peserta yang melakukan penyuntingan data masih
bernama “Guest” karena peserta uji coba belum melakukan sign up OneDrive
3. Ketika terdapat salah satu peserta melakukan klik pada “Buka di Excel” maka peserta
lain tidak dapat melakukan penyuntingan.

Klik Buka di Excel

4. Jika klik Buka di Excel dan pada saat itu juga ada peserta lain sedang melakukan
penyuntingan, maka peserta akan diberi kotak peringatan
 Tampilkan salinan baca saja: Tidak bisa
melakukan edit. Hanya baca
 Simpan dan edit salinan file: simpan dan
melakukan edit di komputer secara offline.

25
26
 _______

Lampiran III

Pembuatan Desain Rancangan SOP

27
Lampiran III.1 : Draft SOP ke—1

28
Lampiran III.2 : Desain Rancangan SOP OneDrive

29
 _______

Lampiran IV

Desain Panduan Penggunaan Aplikasi OneDrive

30
31
32