Rancangan aktualisasi ini disusun berdasarkan identifikasi beberapa isu yang ditemukan

selama menjalankan tugas dibagian Sub Umum dan kepegawaian di Kecamatan Pinang
Kota Tangerang. Adapun isu-isu yang ditemukan, adalah sebagai berikut:

1. Belum optimalnya penyimpanan arsip di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian di

Kecamatan Pinang khususnya untuk dokumen pengadaan
2. Belum adanya standar operasional mengenai arsip khususnya untuk dokumen
pengadaan
3. Bertambahnya volume arsip secara terus menerus mengakibatkan tempat dan
peralatan yang tersedia tidak dapat menampung arsip lagi
4. Tidak dapat atau sulit ditemukannya kembali arsip dengan cepat dan tepat bila
diperlukan oleh pihak lain.

Penetapan Isu Aktual

Berdasarkan identifikasi terhadap masalah yang ada, maka dilakukan penapisan isu
untuk menentukan isu aktual yang akan diangkat menjadi isu utama dengan menggunakan
analisis APKL (Aktual, Problematik, Kekhalayakan, dan Layak) yang merupakan salah satu
metode yang digunakan untuk menguji kelayakan suatu masalah dan akan dicarikan solusi
penyelesaiannya dalam aktualisasi.

Teknik APKL memiliki rentang nilai (1 – 5), yaitu jika Isu bernilai (1) sangat rendah; (2)
rendah; (3) sedang; (4) tinggi; (5) sangat tinggi.

Adapun penjabaran terkait analisis APKL adalah sebagai berikut:

a. Aktual, yaitu isu tersebut benar – benar terjadi dan sedang hangat
dibicarakan dalam masyarakat;
b. Problematik, yaitu itu tersebut memiliki dimensi masalah yang kompleks,
sehingga perlu dicarikan segera solusinya secara komprehensif;
c. Kekhalayakan, yaitu isu tersebut menyangkut hajat hidup orang banyak
d. Layak, yaitu isu tersebut masuk akal, realistis, relevan, dan dapat
dimunculkan inisiatif pemecahan masalahnya.

Analisis Isu Dengan Teknik APKL

NO ISU NILAI KRITERIA JUMLAH RANGKING

A P K L
1 Belum optimalnya penyimpanan arsip di 4 4 3 4 15 1
Sub Bagian Umum dan Kepegawaian di
Kecamatan Pinang khususnya untuk
dokumen pengadaan
2 Belum adanya standar operasional 4 3 4 3 14 2
 mengenai arsip khususnya untuk
dokumen pengadaan
3 Bertambahnya volume arsip secara terus 4 3 3 3 13 3
menerus mengakibatkan tempat dan
peralatan yang tersedia tidak dapat
menampung arsip lagi

4 Tidak dapat atau sulit ditemukannya 3 3 3 3 12 4

kembali arsip dengan cepat dan tepat
bila diperlukan oleh pihak lain.

Dari analisis isu dengan menggunakan teknik APKL, maka diperoleh isu prioritas (nilai
tertinggi) dan ditetapkan sebagai isu dalam Rancangan aktualisasi serta akan dicarikan
solusi pemecahan masalahnya adalah “Belum optimalnya penyimpanan arsip di Sub
Bagian Umum dan Kepegawaian di Kecamatan Pinang khususnya untuk Dokumen
Pengadaan”

Penetapan Faktor Penyebab/Masalah

1. kurangnya tenaga pengarsipan yang terampil dalam memanfaatkan teknologi

informasi

2. Belum adanya Standar Operasional tentang kearsipan Di Sub Bagian Umum dan
Kepegawaian Kecamatan Pinang

3. Tidak adanya sistem kearsipan khusus dokumen pengadaan yang berbasis informasi
dan teknologi

4. Tidak dapat atau sulit ditemukannya kembali arsip dengan cepat dan tepat bila
diperlukan oleh pihak lain.

Berdasarkan faktor penyebab yang diidentifikasi diatas, maka ditentukan faktor

penyebab prioritas, yaitu dengan menggunakan kriteria USG (Urgency, Seriousness,
Growth) dengan skala nilai 1 – 5 yaitu jika faktor penyebab bernilai (1) sangat rendah; (2)
rendah; (3) sedang; (4) tinggi; (5) sangat tinggi.

1. Urgency, adalah seberapa mendesak suatu isu harus dibahas, dianalisis dan
ditindaklanjuti.

2. Seriousness, adalah seberapa serius suatu isu harus dibahas dikaitkan dengan
akibat yang akan ditimbulkan.
 3. Growth, adalah seberapa besar kemungkinan memburuknya isu tersebut jika tidak
ditangani segera.
NO PENYEBAB/MASALAH NILAI JUMLA RANGKIN
KRITERIA H G
U S G
1 Tidak adanya sistem kearsipan khusus 4 4 3 11 1
dokumen pengadaan yang berbasis informasi
dan teknologi

2 Belum adanya Standar Operasional tentang 3 3 3 9 2

kearsipan di Sub Bagian Umum dan
Kepegawaian di Kecamatan Pinang
3 Kurangnya Tenaga terampil arsip 3 3 2 8 3

4 Belum dimanfaatkannya teknologi 3 2 2 4 4

informasi

Berdasarkan analisis faktor penyebab/dampak dengan menggunakan teknik USG,

maka di dapat faktor penyebab yang prioritas (nilai tertinggi) yaitu “Belum Ada media
penyimpanan berbasis digitalisasi arsip untuk Dokumen Pengadaan”.

Berdasarkan isu prioritas yaitu “Belum optimalnya penyimpanan arsip di Sub

Bagian Umum dan Kepegawaian di Kecamatan Pinang khususnya untuk Dokumen
Pengadaan”” dan faktor penyebab dari isu prioritas yaitu “Belum Ada media
penyimpanan berbasis digitalisasi arsip untuk Dokumen Pengadaan”. maka rancangan
aktualisasi ini diberi judul : “Optimalisasi penggunaan e-Procbase pada pengarsipan
Dokumen Pengadaan di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Kecamatan Pinang”

Berdasarkan judul diatas, maka Rencana Kegiatan pada Rancangan Aktualisasi ini
dapat di rumuskan sebagai berikut:

1. Melakukan konsultasi dengan mentor dan diskusi dengan rekan kerja terkait rancangan
aktualisasi

2. Mencari referensi untuk penyusunan standar operasional arsip digital menggunakan e-

Procbase

3. Menyusun arsip dokumen perencanaan menurut kelompoknya dan mengunggah ke e-

Procbase

4. Melaporkan hasil penggunaan e-Procbase dalam mengarsipkan dokumen pengadaan

Rancangan Aktualisasi Kegiatan

Nama Peserta : Prasasti Budhi Utami, S.Sos

NIP : 198505202020122010
Unit Kerja : Kecamatan Pinang
Jabatan : Pengelola Pengadaan Barang/Jasa

Daftar Pekerjaan : 1. Membantu pembuatan dokumen pengadaan untuk pengadaan bahan cetakan
2. Membantu dalam merumuskan kontrak untuk pengadaan bahan cetakan
3. Membantu membuat surat menyurat untuk keperluan Kantor Kecamatan Pinang sesuai arahan
atasan
4. Mengelola kegiatan untuk pengadaan bahan cetakan untuk kelurahan dan Kecamatan Pinang
5. Membantu melakukan serah terima pada kegiatan pengadaan bahan cetakan untuk kelurahan dan
kecamatan pinang
Isu-isu (Masalah) yang : 1. Belum optimalnya penyimpanan arsip di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian di Kecamatan Pinang
teridentifikasi
khususnya untuk dokumen pengadaan
2. Belum adanya standar operasional mengenai arsip khususnya untuk dokumen pengadaan
3. Bertambahnya volume arsip secara terus menerus mengakibatkan tempat dan peralatan yang
tersedia tidak dapat menampung arsip lagi
4. Tidak dapat atau sulit ditemukannya kembali arsip dengan cepat dan tepat bila diperlukan oleh pihak
lain.

Isu (Masalah) yang diangkat
Keterkaitan Isu (masalah) yang
diangkat dengan Substansi Mata
Pelatihan
: “Belum optimalnya penyimpanan arsip di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian di Kecamatan Pinang
khususnya untuk Dokumen Pengadaan”
: PP : - Isu ini berkaitan dengan Mata Pelajaran Pelayanan Publik yaitu menerapkan pelayanan
publik berupa pelaksanaan pelayanan administrasi di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
Kecamatan Pinang
WoG : - Menerapkan WoG pada proses implementasi e-Procbase dimana terjadi komunikasi,

Penyebab Masalah
Dampak Masalah
Gagasan Pemecahan Masalah
Judul Rancangan Aktualisasi
koordinasi, dan sinergi antara penulis dengan atasan dan rekan kerja
MASN : - Menerapkan MASN karena melakukan fungsi sebagai pelayan publik
: - Aspek SDM : Kurangnya tenaga pengarsipan yang terampil dalam memanfaatkan teknologi informasi
- Aspek Tata Laksana/ Prosedur/ Cara Pelaksanaan: Belum adanya Standar Operasional tentang
kearsipan di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian di Kecamatan Pinang
- Aspek Prasarana/Sarana/Alat/Bahan: Tidak adanya sistem kearsipan khusus dokumen pengadaan
yang berbasis informasi dan teknologi
- Aspek Teknologi/ Sistem Informasi: Belum dimanfaatkannya teknologi informasi
: 1. Pencarian data yang tidak efisien/ memerlukan waktu yang lama
2. Pekerjaan tertunda penyelesaiannya karena data yang ada sulit dicari/membutuhkan waktu untuk
mencarinya
3. Adanya dokumen yang hilang, tidak ditemukan, tercecer dan rusak
: “Penggunaan e-Procbase sebagai database berkas dokumen pengadaan”
: “Optimalisasi penggunaan e-Procbase pada pengarsipan dokumen pengadaan di Sub Bagian Umum dan
Kepegawaian Kecamatan Pinang
NO KEGIATAN TAHAPAN TARGET OUTPUT KETERKAITAN SUBSTANSI KONTRIBUSI PENGUATAN NILAI
KEGIATAN MATA PELATIHAN TERHADAP ORGANISASI
VISI-MISI
ORGANISASI
1 2 3 4 5 6 7
MATA KETERKAITAN
PELATIHAN NILAI DASAR
1 Melakukan a Melakukan - Catatan yang Akuntabilitas Berkonsultasi Dengan Melakukan
konsultasi konsultasi dan berisikan saran dengan atasan penggunaan e- konsultasi,diskusi
dengan melaporkan dan untuk Procbase dalam dan koordinasi
mentor dan rancangan masukan dari mendapatkan data pengadministrasi dengan atasan dan
diskusi aktualisasi yang hasil yang akuntabel an berkas rekan kerja
dengan akan pertemuan dan dapat dokumen mengenai rancangan
rekan kerja dilaksanakan Dokumen yang dipertanggungjawa pengadaan aktualisasi yang
terkait berisikan saran bkan diharapkan dapat akan dilakukan dan
rancangan dan meningkatkan menghasilkan catata-
aktualisasi masukan dari efektifitas dan catatan yang akan
hasil efisiensi kegiatan dilakukan untuk
pertemuan pengarsipan dan peningkatan
Dokumen yang transparansi efektifitas dan
berisikan saran dalam proses efisiensi pengarsipan
dan pengadaan berkas dokumen
masukan dari Barang/Jasa pengadaan sehingga
hasil untuk nilai-nilai organisasi
pertemuan menghindarkan profesional,
Catatan yang penyimpangan integritas, inovatif
berisikan dalam proses dan peduli terhadap
memberikan pengadaan. Hal permasalahan
saran dan ini akan organisasi
masukan dari mempengaruhi
hasil pertemuan efektifitas dan
- Foto Kegiatan efisiensi, demi
mendukung
 b Melakukan - Catatan hasil Etika Publik Dengan meminta tercapainya visi
diskusi dengan koordinasi waktu konsultasi organisasi yaitu
rekan kerja dengan rekan kepada atasan dan "Terwujudnya
mengenai kerja rekan kerja dengan Kota Tangerang
rancangan sopan, merupakan yang sejahtera,
aktualisasi yang wujud etika, tata berakhlakul
akan - Foto Kegiatan krama dan sopan karimah,dan
dilaksanakan santun penulis berdaya saing",
sebagai ASN dan misi Kota
Tangerang yang
c Meminta - Surat Whole of Melakukan pertama yaitu
persetujuan akan persetujuan dari Governement koordinasi, "Bersama
rencana mentor konsultasi, dan mengembangkan
aktualisasi yang diskusi dengan kualitas sdm
akan rekan kerja melalui
dilaksanakan merupakan peningkatan
penerapan dari mutu pendidikan,
whole of kesehatan, dan
government kesejahteraan
sosial dengan
mewujudkan tata
2 Mencari a Mencari, - Data, literatur Komitmen Pencarian Mencari referensi
kelola
referensi membaca, dan referensi Mutu referensi dari data, sebelum melakukan
pemerintahan
untuk memahami mengenai literatur dan kegiatan dengan
yang profesional
penyusunan referensi penyusunan bertanggungjawab konsisten dalam
dan berintegritas"
standar mengenai arsip digital untuk menyusun e-
operasional penyusunan dengan mendapatkan Procbase sehingga
arsip disital arsip digital menggunakan e- referensi yang dapat dihasilkan
menggunak dengan Procbase dan dapat dipercaya database yang baik
an e- menggunakan e- standar sehingga menguatkan nilai
Procbase Procbase operasional dihasilkan data- Menemukan
kemudian penggunaan e- data yang dapat referensi yang dapat
menuangkannya Procbase dipertanggungjawa dipertanggungjawabk
dalam standar bkan demi an dan konsultasi
operasional terciptanya dengan mentor
efektifitas dan menguatkan nilai-
efisiensi nilai organisasi yaitu
profesionalisme dan
 b Konsultasi - Catatan hasil Nasionalisme Dengan komitemen
mengenai konsultasi berkonsultasi
standar dengan mentor
operasional dan rekan kerja
penggunaan e- menunjukan sikap
Procbase untuk menghargai
pengadministrasi pendapat orang
an dokumen - Foto Kegiatan lain
pengadaan

3 Menyusun a Mengumpulkan - Tersedianya Etika Publik Meminta email dari Meminta email dari
arsip email pengelola akun email pengelola pengelola
dokumen pengadaan di pengelola pengadaan di pengadaan di
perencanaa Kecamatan pengadaan di Kecamatan Pinang Kecamatan Pinang,
n menurut Pinang sebagai Kecamatan dengan sikap membuat e-
kelompokny konfirmasi data Pinang sopan dan santun Procbase sebagai
a dan yang diinput inovasi
mengungga sudah masuk permasalahan
h ke e- pengarsipan berkas
Procbase dokumen pengadaan
agar tercipta
c Membuat sistem - sebuah Aplikasi Komitmen Penggunaan e- efektifitas dan
e-Procbase yang terintegrasi Mutu Procbase efisiensi menguatkan
dalam diharapkan mampu nilai integritas,
pemberkasan membuat komitmen dan
berkas dokumen penyimpanan disiplin
pengadaan berkas dokumen
pengadaan
menjadi lebih
efektif dan efisien
demi komitmen
mutu

3 Melakukan a Melakukan - Rekomendasi Nasionalisme Melakukan Melakukan evaluasi

evaluasi konsultasi dan hasil konsultasi konsultasi dan penggunaan e-
penggunaan evaluasi dan evaluasi diskusi , Procbase
e-Procbase terhadap e- menhgargai setiap menguatkan nilai-
pada Procbase yang masukan, saran nilai organisasi
pengarsipan sudah dibuat dan pendapat dari yaitu integritas dan
dokumen atasan dan rekan transparansi, dan
 pengadaan kerja profesional

4 Melaporkan a Tindak lanjut - Perbaikan hasil Komitmen Melakukan Melaporkan hasil

hasil Hasil Evaluasi Evaluasi Mutu perbaikan sebagai penggunaan e-
penggunaan tindak lanjut hasil Procbase
e-Procbase evaluasi demi menguatkan nilai-
dalam perbaikan mutu nilai organisasi yaitu
mengarsipk transparansi,
an dokumen profesionlisme dan
pengadaan integritas

b Melaporkan hasil - Laporan hasil Anti Korupsi Melaporkan hasil

pemanfaatan e- kegiatan kegiatan dengan
Procbase pada pemanfaatan e- jujur dan penuh
penyusunan Procbase rasa tanggung
berkas dokumen padapenyusunan jawab
pengadaan berkas dokumen
pengadaan