DIGITALISASI TATA KELOLA PENGARSIPAN

DOKUMEN SURAT PERSETUJUAN

BERLAYAR DI BPTD XVII KALTIM -
KALTARA

Muhammad Rizki
NIP. 199705212022031008

Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil Kementerian Perhubungan.

Golongan V Angkatan XXXVIII Kelompok I
 STRUKTUR
ORGANISASI
 IDENTIFIKASI ISU

IDENTIFIKASI ISU A P K L JUMLAH

Digitalisasi Pengarsipan Dokumen Surat 4 4 5 5 18

Persetujuan Berlayar

Penerapan ISPS Code (Internasional Ship and 4 2 3 3 12

Port Facility Security Code)
Penerapan Sistem Zonasi 4 3 3 4 14

KETERANGAN :

A : Aktual, Isu yang benar terjadi dan sedang hangat dibicarakan.

P : Problematik, isu yang perlu dicarikan segera solusinya.
K : Kekhalayakan, isu yang menyangkut hajat hidup orang banyak.
L : Kelayakan, isu yang masuk akal dan realistis serta relevan.
ANALISIS ISU
METODE USG
Skala 1- 5
NO Identifikasi isu Jumlah
U S G

1. Pengarsipan
Dokumen Surat
4 5 4 13
Persetujuan
Berlayar
U : Urgency, seberapa medesak isu tersebut harus dibahas, dianalisa dan ditindak lanjuti
S ; seriousness, seberapa serius isu tersebut jika tidak diselesaikan
G : Growthness, Seberapa besar kemungkinan memburuknya isu tersebut jika tidak di
tangani sebagaimana mestinya

Skala : 1 = sangat rendah, 2 = rendah, 3 = sedang, 4 = tinggi, 5 = sangat tinggi.

PENETAPAN
ISU Isu Yang Terpilih
Digitalisasi Pengarsipan Dokumen Surat
Persetujuan Berlayar

Gagasan Pemecahan Isu

Membuat tata kelola

pengarsipan surat
persetujuan berlayar secara
online sehingga dapat di
akses dimanapun dan
berkas tersimpan dengan
aman
 1.
Mempersiapkan
kegiatan 2. Mempelajari
RENCANA KEGIATAN aktualisasi di peraturan
unit kerja terkait tugas
7. Menyimpan dan fungsi
database sesuai instansi serta
dengan prosedur peraturan
tentang surat
persetujuan
berlayar

6. Sosialisasi dan
evaluasi 3. Menyiapkan
penggunaan obyek database
google form

4. Mengupload
5. Melaporkan dan menginput
hasil data penggunaan
penginutan surat persetujuan
data kepada berlayar di BPTD
pimpinan terkait Wilayah XVII
Kaltim - Kaltara
 TAHAPAN
KEGIATAN
kegiatan 1 kegiatan 2 kegiatan 3 kegiatan 4
1. Berkoordinasi, komunikasi 1. Membaca dan memahami 1. Menyiapkan akun google 1. Mengupload data pada
dan konsultasi dengan peraturan terkait google drive dan mengisi
2. Membuat google form yang
pimpinan selaku mentor google form yang telah
2. Menyusun daftar data yang terhubung dengan akun
disediakan
2. Melaporkan rancangan perlu disiapkan dalam google google
2. Mengubah hasil google form
aktualisasi kepada pimpinan form
3. Menghubungkan google form ke google spreadsheet
ke google spreadsheet 3. Mengatur kebijakan privasi
data pada google drive

kegiatan 5 kegiatan 6 kegiatan 7

1. Mendiskusikan dengan staf 1. Melakukan koordinasi dengan 1. Menyimpan link penginputan
senior kerkait hasil pimpinan data di smartphone atau
penginputan data yang akan laptop serta meng-update
2. Menginformasikan kepada
disampaikan kepada data secara berkala
rekan rekan kerja terkait
pimpinan baik secara
kegiatan sosialisasi
langsung maupun virtual
3. Melakukan pengenalan,
2. Mengirimkan data dokumen
prosedur penginputan data
yang sudah di input kepada
dan pengisian google form
pimpinan terkait melalui
hasilnya ke google
whatsapp
sreedsheet dengan google
drive
 RENCANA OUTPUT KEGIATAN
1. Persetujuan mentor akan topik 2. Memahami peraturan yang
aktualisasi yang diangkat berkaitan dengan penerbitan
surat persetujuan berlayar

3. Mempunyai akun google 4. Data yang dihasilkan dalam

tersendiri untuk dokumen surat bentuk softcopy
persetujuan berlayar

5. Dapat dilihat oleh pimpinan 6. Mendapatkan izin serta arahan

kapanpun dan dimanapun perihal tersebut

7. Berkas dokumen surat

persetujuan berlayar tersimpan
dengan aman

Kegiatan 1
Ber : Ramah.
A : Integritas tinggi.
K : Cakap/Paham.
H : lingkungan kondusif
L : Berdedikasi.
A : Bertindak proaktif.
K : Kontribusi.
NILAI NILAI
BerAKHLAK DI SETIAP
TAHAP
Kegiatan 2 KEGIATAN
Kegiatan 3
Ber : Cekatan, solutif
A : Berintegritas tinggi
K : Kualitas terbaik
H : Lingkungan kondusif
L : Berdedikasi
A : Terus berinovasi
K : Kerjasama.
Kegiatan 4
Ber : Solutif Ber : Cekatan.
A : Bertanggung jawab A : Cermat
K : Kualitas terbaik K : Kualitas terbaik
H : Menolong orang lain H : Lingkungan kondusif
L : Menjaga rahasia L : Menjaga rahasia
A : Terus berinovasi A : Kreatifitas
K : Sinergis. K : Kerjasama

Kegiatan 5 Kegiatan 6 Kegiatan 7

Ber : Cekatan
A : Bertanggung jawab
K : Kuakitas terbaik
H : Lingkungan kondusif
L : Menjaga nama baik
A : Tanggap
K : Kerjasama
Ber : Ramah Ber : Melakukan perbaikan
A : Tidak menyalah gunakan tiada henti
kewenagan A : Bertanggung jawab
K : Membantu orang lain K : Kualitas terbaik
belajar H : Lingkungan kondusif
H : Lingkungan kondusif L : Menjaga rahasia jabatan
L : Berdedikasi A : Terus berinovasi
A : Bertindak Proaktif K : Kerjasama
K : Kontribusi
 RELEVANSI RENCANA KEGIATAN DENGAN
1. Berorientasi Pelayanan
AKTUALISASI
5. Loyal
ramah cekatan dan dapat diandalkan ketika sedang selalu berdedekasi dalam menjalankan tugas yang
menyelesaikan tugas atau persoalan yang merupakan diemban disertai rasa ikhlas sebagai implementasi
indikator dari berkomitmen dalam memberikan dari nilai dasar loyal.
pelayanan prima.

2. Akuntabel
kewajiban untuk bertanggung jawab terhadap target
yang harus dicapai atau penyelesaian tugas yang
telah diberikan oleh pimpinan.
3. Kompeten
menyelesaikan tugas dengan sunguh sunguh untuk
menghasilkan kualitas yang terbaik.
4. Harmonis
memiliki rasa saling peduli, menciptakan suasana
yang kondusif dalam menjalankan tugas.
6. Adaptif
terus berinovasi dan antusias serta berprilaku proaktif
dalam menyelesaikan tugas atau persoalan yang
dihadapi.
7. Kolaboratif
dapat memberi kesempatan berbagai pihak untuk
meberikan suatu pendapat atau masukan sebagai
implementasi nilai dasar membangung kerja sama
yang sinergis.
DOKUMENTASI
TERIMAH KASIH