SEMINAR AKTUALISASI

PENINGKATAN PENGELOLAAN DOKUMEN ANAK ASUH DAN PENGARSIPAN

MELALUI PENYIMPANAN GOOGLE DRIVE
DI UPT PPSAA NGANJUK

NAMA : YETI WIJI RAHAYU, S.Tr.Sos.

NDH : 34
ANGKATAN : LXXIV
INSTANSI : UPT PPSAA NGANJUK
PENGUJI : Dr. Ikhsan Budi Riharjo, SE.,M.Si.,Ak.,CA
MENTOR : EDI SOEWARSONO, S.ST.
COACH : Dr. dr . HANDAYANTO, MM

PELATIHAN DASAR CPNS GOL. III ANGKATAN LXXIV TAHUN 2022

 PENDAHULUAN
Latar Belakang
-belum adanya dokumen dan data yang tertata rapi
atau termuat dalam satu database secara rinci.
-Rasa kebingungan saat membutuhkan file secara
dadakan.
-tugas dan fungsi pelayanan instansi tidak tercapai
dengan maksimal
Tujuan
a. Terwujudnya pengelolaan dokumen anak
asuh dan pengarsipan melalui penyimpanan
Google Drive di UPT PPSAA Nganjuk
b.Memahami teknik kearsipan digital atau
literasi digital
c. Tersosialisasikannya penggunaan google
drive dalam pengarsipan
d.Adanya kontrol terhadap dokumen yang
masuk
e. Adanya evaluasi kearsipan pada instansi.
Ruang Lingkup
-dilaksanakan di unit kerja penulis
bertugas, yaitu di UPT PPSAA
Nganjuk kelas jauh asrama
kertosono.
-dilaksanakan pada tanggal 20
Agustus 2022 sampai dengan
tanggal 22 September 2022
UPT PPSAA NGANJUK
UPT PPSAA Nganjuk ini terbagi atas
asrama nganjuk dan asrama kertosono sebagai
kelas jauh. UPT PPSAA Nganjuk asrama
nganjuk beralamatkan di Jl. Veteran No. 47
Ganung Kidul Kec. Nganjuk Kab. Nganjuk.
Sedangkan untuk kelas jauhnya asrama
kertosono beralamatkan di Jl. Sultan Agung
No. 29 Kutorejo Kec. Kertosono Kab.
Nganjuk. Jarak antara kedua asrama ini cukup
jauh yakni sebanyak 23 km.
 TAHAPAN KEGIATAN AKTUALISASI

1. KOORDINASI MENGENAI PENGARSIPAN DIGITAL

KONTRIBUSI
TAHAPAN OUTPUT NILAI BERAKHLAK ASN
VISI/MISI
• Mengumpulkan referensi mengenai •Rundown • Berorientasi pelayanan : memahami Membangun atau
kearsipan digital, termasuk bahan pelaksanaan kegiatan kebutuhan instansi meningkatkan jaringan
sosialisasi dan evaluasi pengarsipan digital • Akuntabel : bentuk komitmen dan kerja antar pegawai di
• Rapat dengan mentor dan kepala TU dokumen anak asuh tanggung jawab mencapai tujuan UPT PPSAA Nganjuk
berdasarkan hasil bimbingan dengan •google form untuk • Kompeten : menyampaikan isu yang
coach bahan sosialisasi diangkat dan gagasan kreatif
• Menanyakan akun google mail Lembaga •hasil dokumentasi • Harmonis : membangun lingkungan kerja
untuk mendaftar akun google drive kegiatan yang kondusif
• Loyal : menjaga nama baik antar pegawai
saat koordinasi
• Adaptif : mencari referensi pengarsipan
digital secara mandiri
• Kolaboratif : terbuka dalam bekerjasama
antar pegawai
 BUKTI KEGIATAN

Koordinasi Dengan Kepala TU Terkait Rancangan Aktualisasi Pembuatan Soal Pre-test Dan Post Test Bahan Sosialisasi Aktualisasi
 2. MENGKLASIFIKASIKAN DOKUMEN
(JENIS, PERIHAL, WAKTU)
TAHAPAN
• Mencatat jenis dokumen anak asuh
yang masuk di lembaga
• Meminta bantuan kepada rekan
kerja untuk menyebutkan kategori
dokumen anak asuh yang masuk
• Memilah dokumen berdasarkan
jenis, perihal dan waktu
• Menyimpan dokumen ditempat
yang aman dan sesuai untuk proses
scanning
KONTRIBUSI
OUTPUT NILAI BERAKHLAK ASN
VISI/MISI
•Dokumen dan arsip anak • Berorientasi pelayanan : menyiapkan Membangun atau
asuh sudah terpilah dan dokumen dengan cekatan meningkatkan jaringan
tertata secara urut sesuai • Akuntabel : memilah dokumen dengan kerja antar pegawai di
kategorinya sebelum cermat dan teliti UPT PPSAA Nganjuk
proses scanning • Kompeten : suka membantu pegawai dan sebagai bentuk
•hasil dokumentasi lainnya saat memilah dokumen upaya peningkatan
kegiatan • Harmonis : saling membantu satu sama profesionalisasi
lain pelaksana
pembangunan
• Loyal : menjaga dokumen dengan baik
kesejahteraan sosial
supaya tidak tercampur aduk/ hilang saat
proses scanning
• Adaptif : proaktif terhadap kegiatan
• Kolaboratif : Pemanfaatan SDM untuk
tujuan bersama
 BUKTI KEGIATAN

Mengklasifikasikan Dokumen Anak Asuh

Dengan Bantuan Rekan Kerja Mengklasifikasikan dokumen anak asuh

Melakukan proses pengurutan kelompok

dokumen Mencatat dokumen anak asuh
 3. MEMBUAT DOKUMEN ELEKTRONIK
(Mulai Proses Scanning Hingga Penyimpanan)

KONTRIBUSI
TAHAPAN OUTPUT NILAI BERAKHLAK ASN
VISI/MISI
• Mendaftar akun google drive melalui •Dokumen dan arsip • Berorientasi pelayanan : wujud Membangun atau
email, sesuai hasil koordinasi awal dengan anak asuh tertata perbaikan tiada henti dalam pelayanan meningkatkan jaringan
kepala TU secara baik dan • Akuntabel : membuat folder dengan teliti kerja antar pegawai di
• Melakukan scanning terhadap dokumen runtut sesuai • Kompeten : mengajari pegawai lain UPT PPSAA Nganjuk
yang sudah dipilah dan diurutkan kategori dalam proses scanning serta mewujudkan
(dilakukan bersama rekan kerja) penyimpanan, • Harmonis : membangun lingkungan kerja pelayanan asuhan anak
• Mengupload dokumen ke masing-masing sehingga akan yang kondusif yang holistic,
kategori mempermudah bila komprehensif dan
• Loyal : menggunakan Bahasa Indonesia
• Merapikan dokumen yang sudah di dibutuhkan setiap sesuai dengan standart
saat pada akun google drive pelayanan pekerjaan
scanning secara baik dan teliti untuk • Adaptif : mengikuti perkembangan
menghindari kerusakan/hilang •hasil dokumentasi sosial
kegiatan teknologi
• Kolaboratif : saling berkontribusi dalam
peningkatan layanan
 BUKTI
Melakukan Proses Scanning Dokumen KEGIATA Melakukan proses scanning dokumen
bersama rekan kerja
N

Melakukan pemindahan file ke google drive UPT Senantiasa merapikan kembali file yang sudah selesai di scan
 4. SOSIALISASI DAN EVALUASI PENGGUNAAN
GOOGLE DRIVE

KONTRIBUSI
TAHAPAN OUTPUT NILAI BERAKHLAK ASN
VISI/MISI
• Berkordinasi dengan mentor dan kepala •Seluruh pegawai • Berorientasi pelayanan : kegiatan Membangun atau
TU terkait pengarsipan elektronik yang mengetahui proses dilakukan dengan ramah, cekatan dan meningkatkan jaringan
sudah dilakukan pengelolaan dan solutif kerja antar pegawai di
• Melakukan sosialisasi pengelolaan pengarsipan • Kolaboratif : membangun kerjasama UPT PPSAA Nganjuk dan
dokumen melalui pemanfaatan google dokumen anak asuh antar seluruh pegawai merupakan upaya
drive dengan pegawai (menggunakan secara baik serta • Adaptif : mengikuti perkembangan mewujudkan pelayanan
FGD dan simulasi secara visual). dapat teknologi dan berinovasi asuhan anak yang
• Pemberian pretest dan post test untuk mengaktualisasikan • Harmonis : membagi link kuisioner profesional berdasarkan
mengukur perubahan atau pemahaman nya dalam kegiatan evaluasi kepada seluruh pegawai standart pekerjaan
peserta sosialisasi pengarsipan sehari- sosial melalui usaha
• Kompeten : membantu pegawai lain
• Melaksanakan evaluasi dengan pengisian hari (perubahan bersama
pada hasil pretest untuk memahami kearsipan digital
kuisioner yang telah dibuat melalui • Akuntabel : merekap hasil evaluasi
google form dan post test)
•hasil dokumentasi melalui google form dengan cermat dan
kegiatan penuh tanggung jawab
• Loyal : menjaga nama baik pegawai saat
sosialisasi
 HASIL SOSIALISASI
PRE-TEST POST TEST

Dapat dilihat dari hasil pre-test dan post test terjadi peningkatan hasil atau score peserta sosialisasi. Berawal
dari hasil rata-rata perolehan score pre-test 45,71 sedangkan hasil score post test diperoleh dengan total rata-
rata 70. Sehingga dapat ditarik kesimpulan bahwa peserta sosialisasi cukup memahami mengenai apa yang
telah disampaikan penulis.
 HASIL EVALUASI

Pengarsipan dokumen klien selama ini masih bersifat manual

Inovasi penggunaan google drive perlu karena praktis dan mudah diakses,
namun masih perlu dikaji kedepannnya dari segi keamanan file tersebut

Pengelolaan dokumen klien diharapkan bisa dilaksanakan secara

berkelanjutan karena setiap tahun ada perubahan daftar klien.
BUKTI
Sosialisasi penggunaan google drive Pengaplikasian langsung melalui HP

KEGIATA

Pengisian soal pre-test Pengisian soal post-test

MATRIKS AKTUALISASI NILAI DASAR BERAKHLAK ASN
 KESIMPULAN DAN SARAN
• Kesimpulan
Penyimpanan arsip di UPT PPSAA Nganjuk selama ini mengalami permasalahan, mulai dari tata ruang penyimpanan arsip
fisik, kepraktisan bila dibutuhkan sewaktu-waktu serta rusaknya arsip baik hilang maupun bercampur aduk dan sebagainya.
Sehingga penulis melaksanakan aktualisasi dengan judul “peningkatan pengelolaan dokumen anak asuh dan pengarsipan
melalui penyimpanan google drive di UPT PPSAA nganjuk.
Aktualisasi ini dimulai dari tahap koordinasi, pemilahan dokumen, scanning, hingga sosialisasi kepada seluruh pegawai. Demi
efisiensi waktu penulis melaksanakan aktualisasi di kelas jauh UPT PPSAA Nganjuk asrama kertosono. Hasil sosialisasi dan
evaluasi yang sudah dilaksanakan dapat ditarik kesimpulan secara menyeluruh bahwa penggunaan google drive ini direspon
secara baik dan dapat dilaksanakan secara berkelanjutan dalam pemenuhan dokumen anak asuh.

• Saran
1. Pelaksanaan aktualisasi ini tidak hanya berjalan pada masa saat ini saja namun juga masa yang akan datang (berkelanjutan)
2. Pelaksanaan aktualisasi ini secara terus-menerus mendorong kerja sama antar pegawai UPT PPSAA Nganjuk sehingga
dimohon untuk diadakan evaluasi setiap triwulan oleh atasan atau yang membawahi langsung terkait kelengkapan dokumen
anak asuh
TERIMA KASIH
MOHON ARAHAN DAN BIMBINGANNYA