Tugas individu

ANALISIS ISU INSTANSI

1. Identifikasi & deskripsikanlah 1 (satu) isu aktual yg terjadi di Instansi Anda disertai dengan
data dan fakta yang ada.

2. Jelaskan dampak yang akan terjadi jika isu tersebut tidak segera diselesaikan.

3. Tentukan penyebab-penyebab terjadinya isu tersebut.

4. Buatlah rekomendasi penyelesaian terhadap isu tersebut dengan mengedepankan gagasan

kreatif Anda.

5. Gunakan Teknik-Teknik Analisis Isu yang Anda kuasai.

6. Hasil Analisis dibuat dalam bentuk tulisan paling banyak 5 lembar kertas A4, huruf ukuran 11
, spasi 1,5.

a. Bentuk file : pdf.

b. Waktu pembuatan : Hari ke-2

c. Waktu pengumpulan : Hari ke-2 pukul : 22.00 WIB

Tidak Terlaksananya Retensi dan Pemusnahan Arsip

Retensi/Penyusutan dan pemusnahan berkas merupakan salah satu sarana penting untuk mengatasi
masalah bertumpuknya arsip-arsip yang tidak mempunyai nilai guna lagi.

2. Dampak

Dampak yang terjadi apabila tidak melakukan Retensi atau Pemusnahan Arsip maka dapat
memicu terjadinya keterlambatan atau bahkan tidak terlaksananya retensi dokumen. Apabila retensi
mengalami keterlambatan, maka akan terjadi penumpukan dokumen. Penumpukan dokumen
membuat rak penyimpanan tidak rapi dan rentan terjadinya kesalahan letak dokumen.

3. Penyebab terjadinya adalah:

a. Kurangnya pengetahuan pegawai mengenai retensi arsip.

Pengetahuan pegawai merupakan bagian dari investasi sumber daya manusia untuk meningkatkan
kemampuan dan keterampilan kerja dan dengan demikian meningkatkan kinerja pegawai, untuk itu
diperlukan pelatihan-pelatihan kerja. PP RI Nomor 31 Tahun 2006 tentang sistem pelatihan kerja
nasional, bahwa pelatihan kerja peningkatan kemampuan pegawai untuk memberikan, memperoleh,
meningkatkan serta mengembangkan keterampilan, produktivitas, disiplin, sikap kerja dan etos kerja
pada tingkat keterampilan tertentu yang pelaksanaannya lebih mengutamakan praktek dari pada
teori.

Pengetahuan pegawai di ruang panmud hukum Pengadilan Tinggi Agama medan akan pelayanan
berkas terutama tentang pelaksanaan retensi dan pemusnahan berkas masih perlu ditingkatkan lagi
agar pegawai bisa lebih memahami dan melaksanakan tugasnya lebih baik lagi. Tentu saja hal
tersebut memerlukan kepedulian, keterlibatan, dan dukungan dari semua pihak.

b. Ketidakmampuan pegawai dalam penyusunan berkas dalam rak-rak yang sudah disediakan.

c. Tidak tersedianya sarana prasarana yang meliputi tempat dan juga jadwal retensi, dimana rak
penyimpanan yang masih minim dan jadwal retensi yang tidak ada, terakhir retensi tahun 2015.

d. Kebijakan retensi dan pemusnahan berkas sebagai salah satu penyebab tidak terlaksananya
retensi dan pemusnahan berkas di ruang Panmud Hukum.

Apabila faktor-faktor di atas tersebut tidak terpenuhi maka dapat memicu terjadinya keterlambatan
atau bahkan tidak terlaksananya retensi dokumen di ruang panmud hukum. Apabila retensi
mengalami keterlambatan, maka akan terjadi penumpukan dokumen. Penumpukan dokumen
membuat rak penyimpanan tidak rapi dan rentan terjadinya kesalahan letak dokumen.

4. Berdasarkan rekomendasi saya, agar pelaksanaan retensi di Ruang Panmud Hukum Pengadilan
Tinggi Agama Medan dapat berjalan dengan efektif sebaiknya perlu diadakan pelatihan dan
pemahaman kepada petugas filing tentang pelaksanaan retensi, membuat jadwal daftar retensi,
membuat SOP retensi, menambah sarana prasarana seperti rak penyimpanan arsip inaktif, serta
membuat protap tentang retensi.

METODE ANALISIS USG

 Urgency : Seberapa mendesak suatu isu harus dibahas, dianalisis dan ditindaklanjuti.
 Seriousness: Seberapa serius suatu isu harus dibahas dikaitkan dengan akibat yang akan
ditimbulkan
 Growth : Seberapa besar kemungkinan memburuknya isu tersebut jika tidak ditangai
segera.

No Isu/Masalah Urgency Seriousness Growth Total

1. Tidak Terlaksananya 4 3 4 11
Retensi dan
Pemusnahan Arsip
 METODE ANALISIS FISHBONE

PENYEBAB AKIBAT
Tidak terlaksananya
MAN Retensi/Pemusnahan
MATERIAL
Arsip.
Ketidaktahuan tentang
Pentingnya Retensi / Pencatatan
arsip lama 1. Terjadinya
Pemusnahan Arsip
menggunak penumpukan
Belum ada Rak-rak yang masih an buku dokumen
Inisiatif terbatas 2. Rak
perubahan penyimpanan
tidak rapi.
3. Rentan
terjadinya
Metode Retensi Arsip yang kesalahan letak
Belum terlaksana dengan baik
dokumen.
Sosialisasi Retensi
yang masih minim

Belum ada agenda

Pelatihan terkait Retensi

MANAGEMENT METODE