EVALUASI PELAKSANAAN RETENSI DAN PENYIMPANAN BERKAS

REKAM MEDIS INAKTIF DI RSUD RA. KARTINI KABUPATEN JEPARA

Dariyanto*) Marsum

Jurusan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Poltekkes Kemenkes Semarang

Jl. Tirto Agung, Pedalangan, Banyumanik

ABSTRAK

Pada Permenkes No.269 Tahun 2008 Pasal 8 Ayat 1 menyebutkan bahwa rekam
medis pasien disimpan sekurang-kurangnya selama 5 tahun terhitung dari tanggal
terakhir pasien berobat atau dipulangkan.
Tujuan penelitian ini adalah mengetahui pelaksanaan retensi dokumen rekam medis
aktif ke inaktif diruang filing RSUD RA Kartini Kabupaten Jepara.
Jenis penelitian ini adalah deskriptif, dengan pendekatan cross sectional. Instrumen
penelitian berupa pedoman wawancara terstruktur dan pedoman observasi dengan
cara pengumpulan data menggunakan observasi dan wawancara terstruktur. Data
yang telah didapat akan diolah kembali dengan teknik pengolahan sebagai berikut
pengumpulan (collecting), edit (editing), dan menyajikan data dengan analisis data
menggunakan deskriptif.
Berdasarkan hasil penelitian di RSUD RA Kartini Kabupaten Jepara terdapat 5 orang
petugas filing semuanya berlatar belakang pendidikan SLTA. Rumah sakit sudah
mempunyai SPO (Standart Operating Prosedur) retensi tetapi petugas tidak
melaksanakan kegiatan tersebut. Retensi berkas rekam medis di RSUD RA.Kartini
Kabupaten Jepara terakhir dilakukan tahun 2006, dari tahun tersebut belum pernah
dilakukan retensi kembali sampai dengan tahun 2018. Dikarenakan petugas filing
tidak melakukan kegiatan tersebut dan tempat penyimpanan rekam medis sudah
penuh maka perlu segera dilakukan retensi rekam medis. Akhirnya proses
penyusutan dilakukan dengan cara Digitalisasi yaitu pemindaian dari berkas rekam
medis kemudian dilakukan Scan dan disimpan dalam komputer.
Sebaiknya rumah sakit mengadakan pelatihan bagi petugas filing non pendidikan
rekam medis dan informasi kesehatan agar lebih memahami pelaksanaan retensi.
Rumah sakit juga perlu segera membuat jadwal retensi arsip agar ada jadwal yang
teratur untuk melakukan retensi.

Kata kunci : Retensi, Penyimpanan Rekam Medis inaktif.

1
 2

ABSTRACT

[English Title : Evalution of Retention Implementation and Storage of Inaktive

Medical Recording files in RA Kartini Regency of Jepaara] In Permenkes No.269 of
2008 Article 8 Paragraph 1 states that a patient's medical record is kept for at least 5
years from the date the patient was last treated or discharged.
The purpose of this study was to determine the implementation of the retention of
active and inactive medical record documents in the RA Kartini Regional Hospital
filing room in Jepara Regency.
This type of research is descriptive, with cross sectional approach. The research
instrument was structured interview guidelines and observation guidelines by
collecting data using structured observation and interviews. The data that has been
obtained will be reprocessed with the following processing techniques (collecting),
editing (editing), and presenting data with data analysis using descriptive.
Based on the results of research in RA Kartini District Hospital in Jepara, there are 5
filing officers all with a high school education background.
The hospital already has a retention SPO (Standard Operating Procedure) but the
officer does not carry out these activities. Retention of medical records in RA.Kartini
District Hospital in Jepara Regency was last conducted in 2006, from that year no
retention had been carried out until 2018. Because the filing officer does not carry
out these activities and the medical record storage is full, it is necessary to
immediately retain the medical record. Finally, the shrinkage process is done by
digitizing, which is scanning of medical records, then scanning and stored in a
computer.
Hospitals should provide training for non-education filing officers in medical records
and health information to better understand the implementation of retention. The
hospital also needs to immediately make an archive retention schedule so that there is
a regular schedule for retention.

Keywords: Retention, inactive Medical Record Storage.

1.Pendahuluan
Permenkes Nomor 269/Menkes/Per/III/2008 Rekam medis adalah berkas
yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan,
pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.
Rekam medis harus berisikan data yang cukup untuk identifikasi pasien,
mendukung diagnosis atau sebab kedatangan pasien ke rumah sakit,
melakukan tindakan serta mendokumentasikan hasil tindakan tersebut dengan
akurat. Rekam medis dikatakan bermutu apabila rekam medis tersebut akurat,
lengkap, valid dan tepat waktu.
 3

Berkas rekam medis pada tempat penyimpanan tidak selamanya akan

disimpan. Hal tersebut dikarenakan jumlah berkas rekam medis di rumah sakit
yang terus bertambah sehingga tempat penyimpanan rekam medis menjadi
semakin penuh dan tidak mencukupi untuk penyimpanan berkas rekam medis yang
baru. Diperlukan adanya jadwal retensi berkas rekam medis di fasilitas pelayanan
kesehatan untuk penentuan jangka waktu penyimpanan berkas rekam medis aktif
dan inaktif.
Profesional informasi kesehatan harus mengembangkan sebuah rencana
resmi atau jadwal retensi catatan untuk transfer otomatis ke tempat
penyimpanan inaktif dan kemudian penghancuran catatan medis itu sendiri
(Huffman,1994)
Penulis tertarik melakukan penelitian ini pada pelaksanaan retensi berkas
rekam medis dan penyimpanan berkas rekam medis inaktif. Hal ini dilakukan
dengan pertimbangan bahwa pertambahan berkas rekam medis berpengaruh
terhadap ruang penyimpanan. Dengan bertambahnya kunjungan pasien tiap
harinya mengakibatkan terjadinya penumpukan berkas rekam medis karena
terbatasnya ruangan dan rak penyimpanan. Selain dari itu selama ini di RSUD RA
Kartini kabupaten Jepara belum melaksanakan retensi rekam medis inaktif
karena petugas filling yang hanya sibuk pada pengambilan dan penyimpanan saja
sehingga terjadi penumpukan berkas rekam medis di ruang penyimpanan
mengakibatkan pelayanan terhadap pasien terganggu. Oleh karena itu, peneliti
tertarik untuk melaksanakan penelitian dengan judul “Evaluasi Pelaksanaan
Retensi dan Penyimpanan Berkas Rekam Medis Inaktif di RSUD RA Kartini
Kabupaten Jepara”.

2.Metode
Jenis dan rancangan penelitian yang dilakukan adalah penelitian deskriptif
analitis, yaitu bertujuan untuk mendeskripsikan secara sistematis, faktual dan
akurat terhadap proses retensi dan penyimpanan rekam medis. Populasi terdiri dari
subyek yaitu petugas rekam medis sebanyak 4 orang, kepala rekam medis1orang,
sehingga subjek sebanyak 5 orang, dan objeknya retensi dan penyimpanan berkas
rekam medis inaktif.
Adapun variabel yang digunakan sebagai indikator penilaian, terdiri dari:
1) Penyusutan arsip rekam medis, yang meliputi: pemilahan, pemindahan, dan
pemusnahan arsip.
2) Kendala-kendala penyusutan arsip rekam medis.
Sub Variabel agaar lebih jelas, penulis akan menguraikan variabel tersebut ke
dalam bentuk tabel, sebagai berikut
 4

Tabel 3.1

Variabel dan Indikator Penelitian

No Variabel Sub Variabel Indikator

1. Penyusutan Arsip 1. Pemindahan Arsip 1. Melakukan
pemilahan arsip
sesuai masa simpan
2. Melakukan penilaian
arsip
3. Menggolongkan
arsip sesuai jenis
arsip rekan
medisnya
4. Menemukan arsip
dengan cepat dan
tepat
5. Menyimpan arsip
sesuai dengan SOP
2. Pemusnahan Arsip 1. Menentukan jenis
arsip yang
dimusnahkan
2. Memusnahkan arsip
dengan metode yang
baik dan benar
3. Membuat laporan
pemusnahan arsip
rekam medis
 5

2. Upaya Rumah 1. Tersedianya

Sakit dalam fasislitas penunjang
menangani yang memadai
kendala 2. Mengembangkan
Penyusutan Arsip area penyimpanan
Rekam Medis arsip
3. Merekrut pegawai
yang kompeten
dalam mengelola
arsip
4. Mampu
mengoptimalkan
SDM yang tersedia
untuk mengelola
arsip dengan
mengikuti kegiatan
pembinaan dan
pelatihan

Metode dan Cara Pengambilan Data :

1) Metode Pengumpulan data
Teknik sampling dengan teknik pengambilan Non Probality sampling
dengan jenis Consecutive sampling.
2) Cara Pengumpulan data
Studi lapangan :
Studi lapangan adalah cara mengumpulkan data yang bertujuan
untuk memperoleh data primer, yaitu data yang diperoleh langsung dari
responden. Alat yang digunakan untuk memperoleh data primer melalui
pedoman wawancara.
Observasi adalah teknik pengumpulan data yang dilakukan secara
sistematis dan sengaja, yang dilakukan melalui pengamatan dan
pencatatan gejala-gejala yang diselidiki.
Studi kepustakaan adalah cara mengumpulkan data yang bertujuan
untuk memperoleh data sekunder, yaitu data yang diperoleh melalui
bahan-bahan kepustakaan.

Instrumen Penelitian
Instrumen penelitian dilakukan dengan menggunakan pedoman
wawancara mendalam (indepth interview) kepada informan utama dan
penunjang di RSU Kartini Kabupaten Jepara serta dibantu dengan
menggunakan alat tulis, voice recorder, buku catatan, dan lainnya.
 6

Pengolahan dan Analisa Data :

1) Tehnik Pengolahan Data
Menggunakan data p ri m e r da n sekunder, diolah secara univariat.
2) Analisis Data
Analisis data pada penelitian ini adalah metode kualitatif. Analisis
kualitatif artinya menguraikan data secara bermutu dalam bentuk kalimat
yang teratur, runtut, logis tidak tumpang tindih dan efektif. ehingga
emudahkan interpretasi data dan pemahaman hasil analisis. Jadi
penguraian data dalam bentuk kalimat yang logis, efektif dan sistematis
untuk memudahkan dalam menganalisis data.

3. Hasil dan Pembahasan

Hasil
a. Pelaksanaan Retensi Rekam Medis
Metode penyimpanan berkas rekam medis di RSUD RA Kartini
Kabupaten Jepara secara Sentralisasi yaitu berkas rekam medis Rawat Inap
dan Rawat Jalan disimpan menjadi satu tempat penyimpanan.
Berdasarkan Hasil wawancara kepada petugas rekam medis mekanisme
penyusutan berkas rekam medis di RSUD Kartini Kabupaten Jepara belum
sesuai dengan SPO karna petugas rekam medis tidak patuh terhadap SPO
yang telah ada. dikarnakan ruang penyimpanan rekam medis sudah penuh
sedangkan proses penyusutan belum dilakukan akhirnya Kepala Instalasi
Rekam Medis mengambil langkah untuk mengurangi kapasitas ruang
penyimpanan rekam medis dengan bekerjasama dengan Pihak Ketiga untuk
melakukan kegiatan Penyusutan secara Digitalisasi yaitu pemindaian dari
berkas rekam medis kemudian dilakukan Scan dan disimpan dalam komputer.
Tidak semua berkas rekam medis dilakukan secara Digitalisasi hanya
formulir – formulir penting saja yaitu :
a. Resume Medis
b. Laporan Operasi
c. Sertifikast Kematian
d. Surat Kelahiran
e. Informed Consent
Setelah dilakukan pemindaian berkas rekam medis secara Digitalisasi
hasil pemindaian tersebut disimpan dalam Software yang diberikan kepada
Rumah Sakit dari Pihak Ketiga dengan aplikasi tersebut Pet gas Rekam medis
dapat mencari berkas rekam medis bila sewaktu waktu dibutuhkan untuk
keperluan asuransi maupun kegiatan Responden lainnya. Kemudian Berkas
yang telah dilakukan Scanning akan dimusnahkan dengan cara dicacah
menggunakan mesin pencacah dan disaksikan oleh Tim pemusnahan dengan
bukti Berita Acara.
 7

Selain memberikan software, pihak ketiga tersebut juga memberikan

bukti fisik daftar Dokumen rekam medis yang telah dilakukan Scaning buku
tersebut berisikan :
a. Nomor Rekam Medis
b. Nama Pasien
c. Alamat
d. Tanggal Lahir
e. Tahun Kunjungan Terakhir
Pihak ketiga juga memberikan buku panduan penggunaan Software
tersebut untuk melanjutkan pelaksanaan retensi di RSUD RA Kartini Kab
Jepara, Petugas rekam medis dapat menggunakan software tersebut dan
proses retensi akan terus dilakukan terhadap dokumen rekam medis yang
sudah lebih dari 5 tahun tidak pernah digunakan kembali.
Pada tahun 2019 RSUD RA Kartini Kabupaten Jepara akan memulai
kembali proses Retensi secara Digitalisasi dengan melakukan scanning
Formulir penting setelah masa penyimpanan rekam medis In Aktif 5 tahun
terhitung dari kunjungan terakhir.

b. Penyimpanan Rekam Medis In Aktif

Metode penyimpanan Rekam Medis In Aktif di RSUD RA Kartini
Kabupaten Jepara secara terpisah dengan dokumen Aktif, pemindahan
Dokumen Aktif ke In Aktif berdasarkan tahun kunjungan terakhir dan nomor
rekam medis. Saat ini pemindahan dokumen rekam medis aktif ke in aktif
dilakukan berdasarkan nomor rerkam medis lama yaitu dari nomor awal
kepala 3x-xx-xx sampai dengan 4x-xx-xx, sistem penomoran rekam medis di
RSUD RA Kartini Kabupaten Jepara adalah sistem Terminal Digit Filing
yaitu sistem penomoran angka akhir. Nomor rekam medis yang masih aktif
berkunjung ini dikarenakan ruang penyimpanan sudah penuh sehingga banyak
nomor rekam medis yang masih aktif, namun karena nomor rekam medisnya
kepala 3 dan 4 dipindahkan ke penyimpanan in aktif, namun jika pasien yang
datang berkunjung lagi dengan nomor rekam medis lama petugas pendaftaran
akan melakukan mutasi nomor rekam medis lama ke nomor rekam medis
yang baru kemudian riwayat pasien akan dicetak melalui SIMRS Rumah
Sakit, sehingga riwayat penyakit pasien masih dapat terlihat sedangkan
dokumen lama pasien akan dimasukkan ke dalam penyimpanan In Aktif.
 8

Pembahasan
a. Pelaksanaan Retensi Rekam Medis
Berdasarkan Hasil wawancara kepada petugas rekam medis mekanisme
penyusutan berkas rekam medis di RSUD Kartini Kabupaten Jepara belum
sesuai dengan SPO karna petugas Rekam medis tidak patuh terhadap SPO
yang telah ada. dikarnakan Ruang penyimpanan Rekam medis sudah penuh
sedangkan proses penyusutan belum dilakukan akhirnya Kepala Instalasi
Rekam Medis mengambil langkah untuk mengurangi kapasitas Ruang
penyimpanan Rekam medis dengan bekerjasama dengan Pihak Ketiga untuk
melakukan kegiatan Penyusutan secara Digitalisasi yaitu pemindaian dari
berkas Rekam medis kemudian dilakukan Scan dan disimpan dalam
komputer. Tidak semua berkas rekam medis dilakukan secara Digitalisasi
hanya formulir – formulir penting saja yaitu :
a. Resume Medis
b. Laporan Operasi
c. Sertifikasi Kematian
d. Surat Kelahiran
e. Informed Consent
Setelah dilakukan pemindaian berkas rekam medis secara Digitalisasi
hasil pemindaian tersebut disimpan dalam Software yang diberikan kepada
Rumah Sakit dari Pihak Ketiga dengan aplikasi tersebut Petugas Rekam
medis dapat mencari berkas rekam medis bila sewaktu waktu dibutuhkan
untuk keperluan asuransi maupun kegiatan Responden lainnya.
Kemudian Berkas yang telah dilakukan Scanning akan dimusnahkan
dengan cara dicacah menggunakan mesin pencacah dan disaksikan oleh Tim
pemusnahan dengan bukti Berita Acara.
Hal tersebut belum sesuai dengan Surat Edaran Dirjen Pelayanan
Medik tahun 1995 No. Hk. 00.06.1.501160 tentang Petunjuk Teknis
Pengadaan Formulir Rekam Medis Dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis
Di Rumah Sakit.
Retensi berkas rekam medis di RSUD RA.Kartini Kabupaten Jepara
terakhir dilakukan tahun 2006, dari tahun tersebut belum pernah dilakukan
retensi kembali sampai dengan tahun 2018 dikarnakan petugas filing tidak
melakukan tugas tersebut sesuai SPO yang telah dibuat. Oleh karena itu
tenpat penyimpanan rekam medis di RSUD RA Kartini Kabupaten Jepara
penuh sehingga telah perlu dilakukan retensi rekam medis sesuai dengan SPO
yang berlaku di RSUD RA Kartni Kab Jepara.

b. Penyimpanan Rekam Medis In Aktif

Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara kegiatan penyusutan
berkas rekam medis aktif ke In Aktif belum sesuai dengan Permenkes
269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis. Bab IV Pasal 8 tentang
lama penyimpanan rekam medis. RM pasien ruang inap di RS wajib
 9

disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 5 (lima) tahun

terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat atau dipulangkan.
Setelah batas waktu 5 (lima) tahun dilampaui, rekam medis dapat
dimusnahkankecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik,
Ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik harus disimpan untuk
jangka waktu 10 tahun terhitung dari tanggal dibuatnya ringkasan tersebut.
Sedangkan Ruang penyimpanan Rekam Medis In Aktif di RSUD RA
Kartini Kabupaten Jepara baru difungsikan pada tahu 2018, menurut hasil
wawancara kepada petugas filing, terakhir dilakukanya penyusutan rekam
medis pada tahun 2006 dan baru dilakukan kembali pada tahun 2018.
Saat ini Pemindahan Dokumen Rekam medis aktif ke in aktif dilakukan
berdasarkan nomor rerkam medis lama yaitu dari nomor awal kepala 3x-xx-
xx sampai dengan 4x-xx-xx, sistem penomoran rekam medis di RSUD RA
Kartini Jepara adalah sistem Straight yaitu sistem penomoran langsung
termasuk nomor rekam medis yang masih aktif berkunjung ini dikarnakan
ruang penyimpanan sudah penuh sehingga banyak nomor rekam medis yang
masih aktif namun karena nomor rekam medisnya kepala 3 dan 4 dipindahkan
ke penyimpanan in aktif, namun jika pasien yang datang berkunjung lagi
dengan nomor rekam medis lama petugas pendaftaran akan melakukan mutasi
nomor rekam medis lama ke nomor rekam medis yang baru kemudian riwayat
pasien akan dicetak melalui SIMRS Rumah Sakit, sehingga riwayat penyakit
pasien masih dapat terlihat sedangkan dokumen lama pasien akan dimasukkan
ke dalam penyimpanan In Aktif

4. SIMPULAN DAN SARAN

simpulan
1. Pelaksanaan penyusutan rekam medis belum sesuai dengan SPO.
2. Pelaksanaan penyusutan rekam medis terakhir dilakukan pada tahun 2006
kemudian pada tahun 2018 dilaksanakan kembali, kegiatan tersebut berjarak
lebih dari 10 tahun.
3. Pelaksaan retensi sudah baik dilakukan secara Digitalisasi, sehingga dalam
pencarian dokumen dapat dilakukan dengan Computer.
4. Belum ada kepatuhan petugas filing dalam kegiatan retensi dan penyususutan
berkas rekam medis in aktif sehingga harus dikerjakan oleh pihak ketiga.
 10

Saran
1. Diharapkan kepada pihak manajemen / Direktur rumah sakit untuk menambah
fasilitas ruang penyimpanan dokumen rekam medis in aktif, karena fasilitas
yang ada belum mencukupi.
2. Sebaiknya Kepala Instalasi Rekam Medis dengan tugas pokok dan
kewenangannya melakukan kontrol terhadap stafnya.
3. Pelaksanan retensi / penyusutan dilakukan sesuai SPO yang ada.
4. Sebaiknya Pelaksaan Retensi dilakukan setiap 5 tahun sekali agar tidak terjadi
penumpukan dokumen rekam medis.
5. Petugas filing diharapkan patuh dalam melaksanakan kegiatan Retensi /
penyusutan berkas rekam medis in aktif serta dapat melanjutkan kegiatan
Digitalisasi .
6. Sebaiknya diusulkan tambahan penghasilan bagi petugas yang kerjanya efektif
dan memberikan sanksi untuk petugas apabila tidak sesuai dengan peraturan
yang sudah ditetapkan.
 11

5. DAFTAR PUSTAKA
Departemen Kesehatan RI. (1995). Surat Edaran Dirjen Yanmed
No.Hk.00.06.1.501160 Tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir
Rekam Medis dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit. Jakarta:
Departemen Kesehatan RI.
Hatta. Gemala R, 2008 Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana
Pelayanan Kesehatan. Jakarta: UI Press.
Huffman, Edna K. 1994. Health Information Management. Berwyn, Illinois
Physician's Record Company.
KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia). (2005). Jakarta: PT (Persero) penerbitan dan
percetakan.
Lily Wijaya dan Deasy Rosmaladewi, 2017. Bahan Ajar Rekam medis dan Informasi
Kesehatan (RMIK). Jakarta : Pusat Pengembangan Sumber Daya Manusia
Kesehatan
Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269/Per/MENKES/2008
tentang Rekam Medis. Jakarta: Menteri Kesehatan Republik Indonesia.

Rustiyanto, Ery. 2012. Etika profesi: perekam medis & informasi kesehatan.
Yogyakarta: Graha Ilmu.
Shofari, Bambang (1998) tentang penjajaran dokumen rekam medis.
Sugiyono, 2010. Metodologi penelitian kuantitatif kualitatif dan R&D. (Ed. 1).
Bandung: Alfabeta.
Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medik Nomor HK. 00.06.1.5.01160 Tahun 1995
tentang Pengadaan Formulir Rekam Medis
Statistik Instalasi Rekam Medis RSUD RA Kartini Kabupaten Jepara Tahun 2019.
UU No 44 tahun 2009 Tentang Rumah Sakit Jakarta ; Indonesia
Zainal Arifin, 2013, Evaluasi Pembelajaran: Prinsip, Teknik,Prosedur, Bandung:
Remaja Rosdakarya.