AUDIT KEARSIPAN

TAHAPAN PENGAWASAN KEARSIPAN

Pelaksanaan pengawasan
Perencanaan program Penilaian hasil Monitoring hasil
kearsipan berupa Audit
pengawasan kearsipan pengawasan pengawasan kearsipan.
Kearsipan
 Audit Kearsipan

• Formulir Audit
Kearsipan
• Wawancara
Instrume • Verifikasi
n Lapangan
TAHAPAN AUDIT KEARSIPAN
1. Menyusun Rencana Kerja Audit
2. Melaksanakan audit kearsipan
a. Melaksanakan pengujian lapangan
b. Melaksanakan Wawancara
c. Menyusun Risalah Hasil Pengujian
Lapangan dan meyampaikannya kepada
Obyek Pengawasan
3. Menyusun Laporan Hasil Audit Sementara
4. Menyusun LAKE/LAKI
RENCANA KERJA AUDIT
 Dalam setiap penugasan audit, pengawas kearsipan harus
menyusun rencana pengawasan.
 Perencanaan pengawasan kearsipan bertujuan untuk
menjamin bahwa tujuan pengawasan dapat tercapai secara
berkualitas, efisien, dan efektif.
 Dalam perencanaan ini, pengawas menetapkan sasaran,
ruang lingkup, metodologi, dan alokasi sumber daya serta
mempertimbangkan berbagai hal termasuk ketaatan obyek
pengawasan terhadap peraturan perundang-undangan dan
penegakan peraturan perundang-undangan kearsipan
Format RKA
1. Sasaran
Sasaran audit kearsipan adalah untuk menilai apakah pencipta
arsip telah melaksanakan penyelenggaraan kearsipan sesuai
dengan peraturan perundang-undangan bidang kearsipan.
2. Ruang Lingkup
Berisi tentang aspek pengawasan yang akan dilaksanakan
3. Metodologi
Berisi tentang penentuan waktu, Bukti yang akan diuji, sampling,
standar peraturan perundang-undangan
4. Alokasi Sumber Daya
Berisi tentang alokasi sumber daya yang dibutuhkan
Formulir Audit Kearsipan
 Audit Kearsipan Eksternal
 Audit Kearsipan Internal
PELAKSANAAN
PENGAWASAN KEARSIPAN
TAHUN 2022
 Nilai Pengawasan merupakan Akumulasi Nilai Pengawasan
Kearsipan Eksternal Dan Pengawasan Kearsipan Internal
 Skema Penilaian: Pemenuhan (Wajib) Dan Reform
 Capaian Level Sesuai Kondisi Faktual ( Level 0 S.D Level 4)
Berdasarkan Pemenuhan Kriteria
 Kondisi Faktual Menggambarkan Capaian Kinerja Setiap Aspek
Pengawasan Kearsipan pada setiap tahun
SKEMA PENILAIAN PENGAWASAN KEARSIPAN
TAHUN 2022

 PEMENUHAN (70%)
 REFORM (30%)
 INDEKS KINERJA PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
OBJEK PENGAWASAN

NILAI PENGAWASAN
KEARSIPAN INTERNAL
TERVERIFIKASI

40%
NILAI PENGAWASAN
EKSTERNAL

60%
  Ketersediaan Arsip Aktif pada
UP meliputi seluruh program
dan kegiatan berdasarkan
pelaksanaan fungsi dan
anggaran pada setiap tahun
 Ketersediaan Arsip Inaktif
pada UK II

Pengelolaan Arsip Dinamis Sumber Daya Kearsipan

• Penciptaan, penggunaan, • SDM

pemeliharaan, penyusutan • Sarana dan Prasarana
• Pemberkasan arsip aktif
• Penyimpanan arsip
PENGAWASAN KEARSIPAN EKSTERNAL

 PENILAIAN :
 1. ASPEK KEBIJAKAN
 2. ASPEK PEMBINAAN KEARSIPAN
 3. ASPEK PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF
 4. ASPEK PENGELOLAAN ARSIP STATIS
 5. ASPEK SMBER DAYA KEARSIPAN
Kualitas penyelenggaraan kearsipan yang
direprentasikan dengan pencapaian pada setiap
indikator sesuai kriteria dan kualitas kinerja
kearsipan pada objek pengawasan diwujudkan
dengan pemberian level sbb:
No Kondisi Nilai

1. Level 0 : belum memiliki kinerja 0

2. Level 1 : kesesuaian dengan kriteria atau aktivitas kinerja mencapai 20%. 20

3. Level 2 : kesesuaian dengan kriteria atau aktivitas kinerja mencapai 50% 50

4. Level 3 : kesesuaian dengan kriteria atau aktivitas kinerja mencapai 70% 70

5. Level 4 : kesesuaian dengan kriteria atau aktivitas kinerja mencapai 100% 100
Wawancara
 Wawancara merupakan suatu teknik audit dalam
bentuk percakapan tanya jawab dalam rangka
menggali suatu informasi.
 Wawancara dilakukan dalam rangka klarifikasi atas
pernyataan yang disampaikan oleh obyek
pengawasan berdasarkan Formulir Audit
Kearsipan.
Hal-hal yang perlu diperhatikan

 Urutan wawancara sebaiknya dimulai dari orang

yang paling mudah memberikan informasi yang
diperlukan;
 Wawancara yang dilaksanakan di tempat kerja
orang yang diwawancarai akan memberikan
kenyamanan dan rasa percaya
Jenis pertanyaan
 Pertanyaan pembuka
 Pertanyaan untuk mendapatkan atau menggali informasi pada obyek

pengawasan, antara lain:

a. Kebijakan kearsipan yang telah ditetapkan dan dipergunakan

b. Pembinaan kearsipan yang dilaksanakan

c. Pengelolaan Arsip yang dilaksanakan

d. Sumber Daya Manusia yang ada baik kuantitas maupun kualitasnya

e. Kelembagaan atau organisasi kearsipan

f. Prasarana dan sarana kearsipan yang dipergunakan

 Pertanyaan untuk menilai, apakah jawaban dari orangyang diwawancara sudah

sesuai dengan kondisi yang sebenarnya

 Pertanyaan untuk mendapatkan klarifikasi

 Pertanyaan penutup pada bagian akhir suatu wawancara

Catatan Hasil Wawancara
 Pengawas Kearsipan mencatat hasil wawancara
yang dilakukan sebagai bagian dari dokumen audit
kearsipan dan bahan penyusunan laporan hasil
audit.
Verifikasi Lapangan
 Pemeriksaan fisik atau verifikasi lapangan adalah
pemeriksaan langsung yang dilakukan oleh seorang
pengawas kearsipan untuk mengetahui kondisi
sesungguhnya dari suatu obyek yang diawasi
Obyek Verifikasi Lapangan
Pengelolaan Arsip Aktif
a. Kondisi fisik arsip yang disimpan di central file
b. Cara penataan fisik arsip sesuai dengan klasifikasi arsip
c. Daftar Arsip Aktif (Daftar Berkas dan Daftar Isi Berkas)
d. Kesesuaian daftar arsip dengan fisik arsip
e. Kondisi sarana kearsipan yang dipergunakan dalam
pengelolaan arsip aktif
f. Sarana pencatatan arsip aktif baik manual maupun
elektronik
g. Sarana layanan arsip aktif
Obyek Verifikasi Lapangan
Pengelolaan Arsip Inaktif
a. Kondisi fisik arsip yang disimpan di record center
b. Cara penataan fisik arsip sesuai dengan klasifikasi arsip
c. Daftar Arsip Inaktif
d. Kesesuaian daftar arsip inaktif dengan fisik arsip
e. Kondisi media simpan arsip
f. Kondisi penempatan arsip inaktif pada rak arsip
g. Kondisi gedung penyimpanan arsip terkait dengan pemenuhan standar record
center seperti lokasi, ruangan, dan peralatan pendukung.
h. Kondisi dalam ruangan penyimpanan arsip sesuai dengan media arsip yang
disimpan, seperti suhu, kelembaban, intensitas cahaya dan kandungan ultra violet.
i. Kondisi fisik bangunan (kebocoran, hama dan serangga)
j. Sarana layanan arsip inaktif
Obyek Verifikasi Lapangan
Pengelolaan Arsip Statis
a. Kondisi fisik arsip statis yang disimpan di depot arsip
b. Cara penataan fisik arsip statis
c. Daftar Arsip Statis, Guide, Inventaris.
d. Kesesuaian daftar arsip statis dengan fisik arsip
e. Kondisi media simpan arsip
f. Kondisi penempatan arsip statis pada rak arsip
g. Kondisi gedung depot arsip terkait dengan pemenuhan standar depot arsip seperti
lokasi, ruangan, dan peralatan pendukung.
h. Kondisi dalam ruangan penyimpanan arsip sesuai dengan media arsip yang
disimpan, seperti suhu, kelembaban, intensitas cahaya dan kandungan ultra violet.
i. Kondisi fisik bangunan baik di dalam maupun diluar gedung (kebocoran, hama dan
serangga)
j. Sarana layanan arsip statis
Catatan Hasil Verifikasi Lapangan
 Pengawas Kearsipan mencatat hasil pemeriksaan
fisik dengan didukung bukti-bukti berupa foto atau
rekaman video sebagai bagian dari dokumen audit
kearsipan dan bahan penyusunan laporan hasil
audit kearsipan.
PENYUSUNAN LAPORAN
JENIS LAPORAN

LA
KE
LHA
Sementara
LHPK
N
LA
KI
LHA SEMENTARA
 Disusun oleh Ketua Tim berdasarkan hasil audit
kearsipan yang dilaksanakan pada obyek
pengawasan
 Ditanda tangani oleh Ketua Tim dan Anggota
 Disampaikan kepada Penanggungjawab/pengarah
 Sebagai bahan penyusunan LAKE/LAKI
LAKE
 Disusun oleh Tim Pengawas Kearsipan Pusat atau
Tim Pengawas Kearsipan Daerah berdasarkan
Laporan Hasil Audit Sementara
 Ditandatangani oleh Kepala Pusat Akreditasi
Kearsipan (TPKP) atau Kepala Lembaga Kearsipan
Daerah (TPKD) Provinsi
 Disampaikan Kepala ANRI kepada Pimpinan
Pencipta Arsip Tingkat Pusat, Gubernur, Rektor
 Disampaikan Gubernur kepada Bupati/Walikota
LAKI
 Disusun oleh Tim Pengawas Kearsipan Internal berdasarkan Laporan
Hasil Audit Sementara
 Ditandatangani oleh Kepala Unit Kearsipan/Kepala Lembaga Kearsipan
 LAKI disampaikan oleh:
 pimpinan LKD Provinsi kepada Gubernur;
 pimpinan LKD Kabupaten/Kota kepada Bupati/Walikota;
 pimpinan LKPT kepada Rektor; dan
 pimpinan unit kearsipan kepada pimpinan lembaga negara,

BUMN, BUMD, organisasi kemasyarakatan atau organisasi

politik;
 Tembusan disampaikan kepada Kepala ANRI setiap tgl 31 Agustus
Materi Muatan
A. Dasar hukum pelaksanaan pengawasan kearsipan
B. Uraian hasil pengawasan kearsipan;
C. Kesimpulan dan rekomendasi perbaikan
LHPKN
 ANRI menyusun LHPKN berdasarkan LAKE dan
LAKI.
 LHPKN disusun paling lambat pada 30 November
setiap tahun anggaran.
 LHPKN disampaikan kepada Wakil Presiden
Republik Indonesia, menteri yang membidangi
urusan pemerintahan dalam negeri, dan menteri
yang membidangi urusan pendayagunaan aparatur
negara dan reformasi birokrasi.