TEKNIK PENGAWASAN KEARSIPAN

Ardiani, S.AP. M.AP

 ARSIP?

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai

bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara.

(Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan)

 WHY?
“Arsip yang tercipta dari kegiatan
lembaga negara (K/L/D/BUMN) dan kegiatan yang menggunakan
sumber
dana negara dinyatakan sebagai
arsip milik negara”
(Pasal 33 UU No 43 Tahun 2009)
“ arsip sebagai identitas dan jati diri
bangsa, serta sebagai memori, acuan, dan bahan
pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa,
dan bernegara harus dikelola dan
diselamatkan oleh negara”
“Perlu dilakukan pengawasan kearsipan"
 Menjaga kedaulatan negara : Perbatasan,
kewilayahan, budaya, perjanjian internasional
(pertahanan non militer)

Mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik: Bukti

ARSIP ??? akuntabilitas kinerja, alat bukti yang sah, tulang punggung
manajemen, akar budaya dari segala dimensi

Arsip sebagai pelindung hak-hak keperdataan rakyat :

Bukti hak dan status kependudukan, kepemilikan tanah
dan bangunan

Arsip menjaga keselamatan aset nasional

 PENGAWASAN
KEARSIPAN ??
Proses kegiatan dalam menilai kesesuaian prinsip,
kaidah, dan standar kearsipan dengan Penyelenggaraan
Kearsipan (Akuntabilitas Penyelenggaraan Kearsipan).
 Ruang lingkup
pengawasan

Audit Kearsipan
Monitoring
 Audit Monitoring
Kearsipan
Audit Kearsipan adalah proses
Monitoring merupakan proses
identifikasi masalah, analisis,
penilaian tindak lanjut hasil
dan evaluasi bukti yang
pengawasan kearsipan
dilakukan secara independen,
berdasarkan hasil pengawasan
objektif dan profesional
kearsipan
berdasarkan standar kearsipan
untuk menilai kebenaran,
kecermatan, kredibilitas,
efektivitas, efisiensi, dan
keandalan penyelenggaraan
kearsipan.
 Alat Ukur INSTRUMEN
Instrumen berbentuk formulir
Audit kearsipan yang memuat aspek-aspek dan
membutuhkan alat ukur yang sub aspek penilaian. Setiap
memuat indikator penilaian aspek terdiri dari sub aspek dan
dalam rangka mengukur pernyataan terkait kondisi
kinerja penyelenggaraan penyelenggaraan kearsipan.
kearsipan pada suatu Jenis instrumen atau formulir
terdiri dari Formulir Audit
instransi yaitu instrumen
Kearsipan Eksternal dan
pengawasan kearsipan
Formulir Audit Kearsipan
Internal.
 07

PROSEDUR PENGAWASAN
KEARSIPAN

PERENCANAAN PROGRAM PELAKSANAAN LAPORAN

PENYUSUNAN PKPKT PEMBENTUKAN TIM PENGAWAS, PEYUSUNAN LAPORAN HASIP

VERIFIKASI DOKUMEN DAN PENGAWASAN ; LAKE ATAU
PROGRAM KERJA PENGAWASAN
LAPANGAN, WAWANCARA, SERTA LAKI
KEARSIPAN TAHUNAN
PENILAIAN
 Universitas
Borcelle

PRINSIP PERILAKU

INTEGRITAS KERAHASIAAN
Jujur, Teliti, Bertanggung jawab menjaga Menjaga dan tidak menyalahgunakan
Citra organisasi dan solidaritas tim informasi

OBJEKTIF KOMPETEN
Berdasarkan fakta, Independen, dan bebas Melaksanakan tugas sesuai peraturan
KKN meningkatkan profesionalisme dan kualitas
hasil pekerjaan

www.reallygreatsite.com
 TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB TIM
PENGAWAS KEARSIPAN

1. Memastikan kecukupan bukti

Wawancara dengan orang

2.
yang tepat
4. Disiplin terhadap jadwal
3. Menjaga kerjasama tim
Menjaga informasi (nilai )
5. sblm ditetapkan
 Kegiatan Pengawasan Kearsipan

1 2 3 4 5
LANGKAH LANGKAH LANGKAH LANGKAH LANGKAH
Persiapan Ketua Tim Entry meeting, Penilaian dan Exit meeting
Verifikasi dan Uji Penyusunan RHAS
Melengkapi Penyusunan Rencana Pemaparan RHAS dan
Kebutuhan Kerja Audit (RKA)
petik penandatanganan
Administrasi Tim Kearsipan • Entry Meeting Penilaian berdasarkan RHAS oleh pimpinan
Audit Kearsipan 2. validasi melalui hasil verifikasi dan uji unit dan tim pengawas
verifikasi dokumen, petik
wawancara dan serta menyusun RHAS
pengamaran langsung
dan uji petik)
 METODE PENILAIAN

Penilaian pada pengawasan kearsipan internal menggunakan metode kuesioner

ya/tidak yang memiliki skor (skoring).
Skor penilaian antara 0-100.
Definisi operasional merupakan petunjuk untuk mengukur suatu indikator atau
variable.
Instrumen Waskar
Instrumen waskarin merupakan alat untuk menilai kesesuaian
antara pengelolaan arsip dengan prinsip, kaidah dan standar
kearsipan.

Bentuk
Formulir ASKI menggunakan Excel
yang didalamnya memuat
pertanyaan berdasarkan aspek
penilaian
Prinsip
• Setiap pertanyaan memiliki
skor
• Setiap pertanyaan
membutuhkan bukti dukung
 INSTRUMEN ASKE
Formulir ASKE K/L
Formuli ASKE Pemda Provinsi
Formulir ASKE Pemda
Kab/Kota
Formulir ASKE LKPTN
Formulir ASKE BUMN/BUMD
Seluruh Formulir ASKE disusun
berdasarkan kebijakan kearsipan
nasional.
Formulir aske ditetapkan oleh
Kepala ANRI melalui Kepka
Nomor 165 Tahun 2023 tentang
Instrumen Pengawasan atas
Pelaksanaan Penyelenggaraan
Kearsipan dan tata cara penilaian
pengawasan kearsipan
TATA CARA AUDIT
KEARSIPAN
 AUDIT KEARSIPAN
MENENTUKAN NILAI
1 STANDAR
KESEPAKATAN BERSAMA TIM
PENGAWAS SEBELUM
MELAKSANAKAN AUDIT
KEARSIPAN.
MEMBERIKAN NILAI
AUDIT
2 KEARSIPAN
TIM PENGAWAS KEARSIPAN
MEMBERIKAN NILAI PADA SETIAP
PENYATAAN SESUAI DENGAN
KONDISI FAKTUAL DAN BUKTI
DUKUNG.
VERIFIKASI NILAI
Dilakukan oleh Tim pengawas ANRI dalam rangka
verifikasi hasil pengawasan kearsipan Kab/kota dan hasil
3
pengawasan kearsipn internal pada K/L dan provinsi. Tim
pengawas kearsipan provinsi melaksanakan verifikasi hasil
pengawasan kearsipan internal Kab/kota di lingkup
kewenangannnya..
NILAI HASIL
PENGAWASAN
4
INTERNAL
Penetapan nilai hasio pengawasan
kearsipan internal oleh pimpinan
lembaga/BUMN/PTN/Daerah
THANK
YOU