Cara pengelolaan arsip inaktif tidak teratur

1. Melakukan rekonstruksi dengan membangun kembali sistem sesuai penatan pada

masa aktifnya
2. Mengatur susunan rekod dalam setiap susunan file dalam series
3. Memilah arsip dan yang bukan arsip (blanko kosong, ordner, sampul kosong, amplop,
duplikat yang tidak termasuk kategori rekod langsung dimusnahkan.
4. Identifikasi dan pengelompokan rekod:
a. Memahami tugas dan fungsi organisasi dan sejarah arsip tersebut
b. Sebisa mungkin menggunakan prinsip aturan asli dalam pengelompokan, jika
kesulitan dengan cara aturan asli maka diberkas berdasarkan series (persamaan
jenis), rubrik (permasalahan) atau dosier (urusan atau kegiatan)
5. Melakukan pendeskripsian:
a. Melakukan perekaman isi informasi setiap berkas rekod
b. Membuat kartu deskripsi sekurang kurangnya berisi informasi tentang unit
pencipta, nomor sementara, nomor definitive, kode, indeks, isi, keterangan, dan
tahun .
c. Kartu deskripsi bersifa semenara untuk jembatan pembuatan daftar rekod inaktif
d. Jika daftar arsip inaktif sudah dibuat maka kartu deskripsi tidak berfungsi dan
dapat dimusnahkan.

6. Membuat skema pengelompokan rekod:

a. Pembuatan klasifikasi masalah sebagai dasar untuk menyusun kartu deskripsi
 b. Penyunana berdasarkankan pola kalasifikasi, struktur organisasi, tupoksi, deskripsi,
agu kombinasi
7. Manuver, mengelompokan kartu deskripsi sesuai dengan kesamaan masalah dan
mengurutkan sesuai dengan skema unit kerja
8. Memberikan nomor definitive pada kartu deskripsi, nomor definitive untuk
menyimpan berkas
9. Manuver berkas, berkasnya ditaruh di bawah kartu deskripsi yang mempunyai
kesamaan
10. Penomoran berkas
11. Memasukan arsip inaktif kedalam folder, diberi kode masalah dan nomor urut rekod
inaktif
12. Memasukan folder kedalam boks dan pelabelan boks . label mencatntumkan
informasi kode masalah dan nomor urut rekot inaktif
13. Membuat daftar arsip inaktif
Urutan kerja Setdin PKRL arsiparis
1. Memilah arsip dan bukan arsip
2. Memusnahkan bukan arsip
3. Arsip yang sudah dipilah dibuatkan deskrispsi dan diklasifikasikan dari tahun terlebih
dahulu dan kemudian diklasifikasikan kedalam kegiatan
4. Fokus pada tahun 2013 kebawah dengan asumsi 10 tahun
5. Membuat deskripsi arsip sesuai dengan tahun dan kegiatan
6. Pembuatan daftar arsip yang akan dimusnahkan
7. Membentuk tim pemusnahan
8. Membuat berita acara
9. Melakukan pemusnahan
10. Dokumen pemusnahan (rekomendasi tim, persetujuan kepala anri, persetujuan
direktorat, berita acara, daftar arsip musnah)
11. Berikutnya fokus kepada arsip 2013 keatas
12. Dilakukan klasifikasi pertahun yang kemudian diturunkan ke kegiatan arsip
13. Membuat deskripsi arsip untuk dasar pembuatan daftar arsip inaktif yang masa
JRAnya masih ada
14. Bila tidak ada JRA buat JRA dengan melihat tahun pembuatan arsip dan isi arsip
untuk tahu berapa jangka waktu JRAnya
15. Membuat daftar arsip inaktif
16. Melakukan penataan dan pelabelan