PENGAWASAN

KEARSIPAN INTERNAL

DINAS KEARSIPAN
PROVINSI SUMATERA SELATAN

Disampaikan Oleh :

Drs. HAZAIRIN, M.M

(Arsiparis Ahli Madya Prov. Sumsel)
 DINAS KEARSIPAN
PROV.SUMSEL 2

Pengertian Umum
 Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
 Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima
olehlembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
 Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip
dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
 Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi
kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan
apabila rusakatau hilang.
 Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
 Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
 Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna
kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah
diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik
Bidang
Pembinaan Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
Kearsipan Ilham Jy
 DINAS KEARSIPAN
PROV.SUMSEL 3

Pengertian Umum...Lanjutan
 Pengawasan Kearsipan adalah proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip,
kaidah, dan standar kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan.
 Audit Kearsipan adalah proses identifikasi masalah, analisis, dan evaluasi bukti yang dilakukan
secara independen, objektif dan profesional berdasarkan standar kearsipan untuk menilai
kebenaran, kecermatan, kredibilitas, efektivitas, efisiensi, dan keandalan penyelenggaraan
kearsipan.
 Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan
tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di
lingkungannya.
 Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung
jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.
 Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi
sekurangkurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang
berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau
dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
 Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip
Bidang
Pembinaan
inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan
Kearsipan Ilham Jy
 DASAR HUKUM

UNDANG-UNDANG NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANG

KEARSIPAN

PERATURAN PEMERINTAH RI NOMOR 28 TAHUN

2012 TENTANG PELAKSANAAN UNDANG-UNDANG
NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN

PERATURAN ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

NOMOR 6 TAHUN 2019 TENTANG PENGAWASAN
KEARSIPAN
 ARAH DAN TUJUAN
PENGAWASAN KEARSIPAN

Terwujudnya
memori
kolektif
bangsa
Terwujudnya
Akuntabilitas
Ketersediaan kinerja
dan
Pengawasan kemanfaatan
Kearsipan arsip
Strategi Pengawasan Kearsipan minimal “B’
BAIK
(> 60 – 70 (B) )
 Pasal 24
(1) Nilai hasil Pengawasan Kearsipan merupakan akumulasi nilai
Pengawasan Kearsipan eksternal dan nilai Pengawasan Kearsipan
internal.

(2) Nilai hasil Pengawasan Kearsipan sebagaimana dimaksud pada

ayat (1) berlaku ketentuan sebagai berikut:
a. nilai Pengawasan Kearsipan eksternal memiliki bobot 60%
(enam puluh persen).
b. nilai Pengawasan Kearsipan internal memiliki
bobot 40%
(empat puluh persen); dan

(3) Nilai hasil Pengawasan Kearsipan menjadi acuan dalam

menentukan indeks kinerja penyelenggaraan kearsipan pada
Objek Pengawasan .
 INDEKS KINERJA PENYELENGGARAAN KEARSIPAN OBJEK PENGAWASAN

NILAI PENGAWASAN
KEARSIPAN INTERNAL
TERVERIFIKASI

40%
NILAI PENGAWASAN
EKSTERNAL

60%
FOKUS PENGAWASAN KEARSIPAN INTERNAL

• Ketersediaan Arsip Aktif pada UP

meliputi seluruh program dan
kegiatan berdasarkan pelaksanaan
fungsi dan anggaran pada setiap
tahun
• Ketersediaan Arsip Inaktif pada UK II

Pengelolaan Arsip Dinamis Sumber Daya Kearsipan

• Penciptaan, penggunaan, pemel • SDM
iharaan, penyusutan • Sarana dan Prasarana
• Pemberkasan arsip aktif
• Penyimpanan arsip
 ASPEK PENGAWASAN KEARSIPAN INTERNAL

SISTEM KEARSIPAN
INTERNAL

1
PENGELOLAAN ARSIP AKTIF
1. PENGELOLAAN

2
1. PEMBERKASAN
ARSIP 2. PENYIMPANAN
DINAMIS
 Penciptaan disesuaikan dengan
 Penggunaan DIPA, DPA, atau sebutan lain
 Pemeliharaan
 Penyusutan
ASPEK
2. SUMBER DAYA
KEARSIPAN
 SDM
 Prasarana dan
Sarana
 DALAM PELAKSANAAN AUDIT YANG PERLU DILAKUKAN
OLEH OBYEK PENGAWASAN (UNIT PENGOLAH)

Menjaga audit dilaksanakan

dengan transparan dan
Obyektif.
Memberikan akses kepada
Tim Pengawas untuk
Menyediakan bukti memastikan observasi/verifikasi
dukung dan sampel lapangan dilaksanakan
yang sah dan dengan tuntas.
Pimpinan unit pengolah
akuntabel.
berkomitmen untuk
menindaklanjuti
rekomendasi hasil
pengawasan.
 60% NILAI
PENGAWASAN
KEARSIPAN
EKSTERNALLAKE
NILAI
PENGAWASAN
KEARSIPAN
40% NILAI
PENGAWASAN
KEARSIPAN INTERNAL

Sumber : Perka ANRI No 6 Tahun

2019
Tentang Pengawasan Kearsipan
 TANTANGAN YANG DIHADAPI DALAM PELAKSANAAN PENGAWASAN KEARSIPAN EKSTERNAL
Tahun 2021 masih masa Antara tim audit (tim
pandemi covid-19  Sumber pengawas kearsipan daerah
Daya Manusia (SDM) di 27 eksternal) dan objek
Kabupaten/Kota banyak yang pengawasan (27
melaksanakan WFH (Work Kabupaten/Kota) tidak
melakukan kegiatan off line
From Home), mempengaruhi
(tatap muka) melainkan
ke dalam pengumpulan data
dengan metode pasif (self
dukung/evidence.
assesment).
Keterbatasan Sumber Daya
Manusia (SDM) di
kabupaten/kota yaitu Arsiparis
dan pengelola kearsipan yang
mengerjakan pengawasan
kearsipan eksternal dan internal
yaitu orang yang sama dan
dalam waktu yang bersamaan
harus mengerjakan 2 kegiatan
pengawasan.
STRATEGI DALAM MENGHADAPI KENDALA YANG A. Pembentukan Surat Keputusan Tim Pengawas Kearsipan Daerah oleh Sekretaris
DIHADAPI Daerah ditindaklanjuti dengan Surat Perintah Kepala Dinas per objek
B. Melaksanakan Program Kerja Pengawasan Kearsipan Tahunan (PKPKT) setiap
Melaksanakan pengawasan tahunnya

kearsipan sesuai dengan C. Seluruh tim Pengawas Kearsipan Daerah sudah mengikuti Bimbingan Teknis

prosedur pengawasan pengawasan kearsipan (bersertifikat)

Melakukan pembinaan rutin terhadap

kabupaten/kota mengenai aspek-aspek
temuan dan yang direkomendasikan
dalam laporan pengawasan kearsipan
sebelumnya
Gencar melaksanakan webinar secara
Zoom Meeting dengan tema-tema yang
berhubungan dengan rekomendasi dan
temuan dari tim pengawas kearsipan
Melakukan komunikasi yang aktif
antara tim pengawas kearsipan
daerah dengan semua objek
pengawasan

Memberikan solusi terhadap

permasalahan yang dialami
oleh setiap Perangkat Daerah
atau objek pengawasan.
 PENGAWASAN
KEARSIPAN INTERNAL
 STRATEGI MENAIKKAN NILAI PENGAWASAN
KEARSIPAN INTERNAL

1 2 3 4

Membentuk Tim Pembinaan Menyelaraskan IKI, SKP, Bimtek Pengelolaan Arsip Model Pengawasan
/ Pendampingan PK Bidang dengan Arsi- Dinamis / Pengisian Instru- Luring dan Daring
paris men Kearsipan Internal

Optimalisasi Penggunaan Pengumuman Nilai

5 Simanis Juara dalam 6 Pengawasan Kearsipan
Pengeloaan Arsip Dinamis Oleh Pimpinan
 CATATAN DISKUSI
Belum: Belum :
seluruh Kab/Kota dilakukan seluruh UP memindahkan arsip inaktif
pengawasan kearsipan eksternal pada UK
seluruh UP/UK II dilakukan Seluruh K/L, OPD menyerahkan arsip
pengawasan kearsipan internal statis kepada ANRI/ LKD

?
Intensitas Layanan dan
pemanfaatan arsip belum
maksimal

Ketersediaan Sumber Daya

•Kearsipan
Kelembagaan: optimalisasi fungsi
• SDM: kualitas (kompetensi) dan kuantitas
Ketersediaan Tim
• Prasarana: sesuai standar (menjamin
Pengawas
keamanan dan keselamatan arsip
• Pendanaan: Pemda mengacu pada
Kepmendagri No 050- 5889 Tahun 2021
 LABEL

FILLING KABINET

SARANA
ARSIP
UNTUK UNIT
PENOLAH
(UP)
SEKAT / GUIDE
MAP FOLDER
MAP GANTUNG 19
SARANA ARSIP UNTUK UNIT
KEARSIPAN

Disampaikan dalam rangka persiapan Pengawasan Inte 20

rnal Juli-Agustus 2020
DINAS
KEARSIPAN
PROV.SUMSEL
ASPEK2 PENGOLAHAN ARSIP DINAMIS
PADA OPD
1. PENCIPTAAN

2. PENGGUNAAN
ASPEK PENGOLAHAN
ARSIP DINAMIS 3. PEMELIHARAAN
PADA UNIT 4. PENYUSUTAN
PENGOLAH (UP)
ASPEK SUMBER 1. SDM
ASPEK BIDANG/BAGIAN
DAYA KEARSIPAN
PENGOLAHAN 2. SAPRAS
ARSIP
1. PENCIPTAAN
DINAMIS
2. PENGGUNAAN
21 ASPEK PENGOLAHAN
ARSIP DINAMIS 3. PEMELIHARAAN
PADA UNIT
KEARSIPAN (UK) 4. PENYUSUTAN
SEKRETARIAT
ASPEK SUMBER 1. SDM
DAYA KEARSIPAN
2. SAPRAS
 DINAS
KEARSIPAN
PROV.SUMSEL
g i a n ) ...
a n g / Ba I S
ah ( Bi d DI N A M
en g o l R S I P
Unit P O L A H A N A  Pemberian Nomor
P EN G
ASPEK 1. 1. PEMBUATAN  Klasifikasi
PENCIPTAAN ARSIP  Penggunaan Kertas
 Struktur Naskah Dinas
 Format Naskah Dinas
2. PENGGUNAAN  Pembubuhan Paraf
 Penggunaan Cap
PENGOLAHAN  Penandatangan Naskah
ARSIP UNIT  Pengamanan Naskah
PENGOLAH 3.  Pengendalian Naskah Dinas
PEMELIHARAAN Keluar
 Penggunaan Amplop
 DLL

2. PENERIMAAN Pengendalian Naskah Masuk

4. PENYUSUTAN
 Penerimaan, Pencatatan,
Pengarahan, Penyampaian
3.
Bidang KETENT.INTERNAL
Pembinaan 22
Kearsipan
 DINAS KEARSIPAN
PROV.SUMSEL
Unit Pengolah (Bidang/Bagian) ...
ASPEK PENGOLAHAN ARSIP DINAMIS
1. Ketersediaan
1. PENCIPTAAN
Arsip Aktif

2. PENGGUNAAN
 Buku Peminjaman
ASPEK 2. Sarana
 Out Indicator
Peminjaman Arsip
PENGELOLAAN  Daftar Arsip Aktif
Aktif
ARSIP DINAMIS 3.  Klasifikasi Keamanan dan
PEMELIHARAAN Akses Arsip

 Penyajian arsip aktif untuk

kepentingan Eksternal
4. PENYUSUTAN 3. Penyajian Arsip
Aktif  Penyajian arsip aktif untuk
kepentingan Eksternal

Bidang
Pembinaan 23
Kearsipan
 DINAS KEARSIPAN
PROV.SUMSEL
Unit Pengolah (Bidang/Bagian) ...
ASPEK PENGOLAHAN ARSIP DINAMIS
 Pemberkasan arsip sesuai klasifikasi,
menyusun daftar arsip aktif.
 Penyusunan terdiri dr daftar berkas dan
1. PENCIPTAAN 1. Pemberkasan
daftar isi berkas atau daftar arsip aktif
 Menyampaikan ke UK setelah 6 bln
selesai kegiatan

2. PENGGUNAAN 2. Penyimpanan  Arsip yg disimpan terdaftar dlm arsip

aktif
 Arsip disimpan tidak melewati retensi
ASPEK arsif aktif sesuai JRA
PENGOLAHAN  Tempat penyimpanan memadai
ARSIP DINAMIS 3.
PEMELIHARAAN  Unit pengolah melakukan alih media
3. Alih Media  Alih media arsip aktif dibuat BA dan
Arsip Aktif daftar arsip yg dialih media dan
tersusun

 Unit pengolah menyimpan arsip vital

4. PENYUSUTAN 4. Pemeliharaan  Identifikasi arsip vital, perlindungan/
Arsip Vital dan pengamanan
Terjaga  Pembuatan Daftar Arsip Vital dan
Terjaga
Bidang
Pembinaan 24
Kearsipan
DINAS KEARSIPAN
PROV.SUMSEL
Unit Pengolah (Bidang/Bagian) ...
ASPEK PENGOLAHAN ARSIP DINAMIS

1. PENCIPTAAN

2. PENGGUNAAN

ASPEK
PENGELOLAAN Penyusutan Meliputi :
3. 1. Pemindahan arsip inaktif ke Unit Kearsipan
ARSIP DINAMIS
PEMELIHARAAN (UK)
2. Pemindahan dilakukan seleksi, telah
melewati retensi arsip aktif
3. Dibuat BA, daftar arsip inaktif, yang
4. PENYUSUTAN dipindahkan
4. Pemindahan arsip inaktif retensya
sekurang2nya 10 tahun ke atas Ke UK I
5. Dan UK I memindahkan arsip in aktif lebih
10 ke LKD

25
 DINAS KEARSIPAN
PROV.SUMSEL
Unit Pengolah (Bidang/Bagian) ...
ASPEK PENGOLAHAN ARSIP DINAMIS

1. ARSIPARIS
1. SDM
2. PENGELOLA
ARSIP

ASPEK 1. FOLDER
SUMBER DAYA
KEARSIPAN 2. GUIDE / SEKAT

3. LABEL
2. SD
SARPRAS 4. SARANA ARSIP
AKTIF LAINNYA
(Out Indikator, Tunjuk
Silang)
4. FILLING
Bidang
CABINET
Pembinaan 26
Kearsipan
 DINAS
KEARSIPAN
PROV.SUMSEL KONDISI SAAT INI
27

Bidang
Pembinaan
Kearsipan
 DINAS KEARSIPAN
PROV.SUMSEL

28

HARAPAN / KEINGINAN

Bidang
Pembinaan
Kearsipan
 SARANA
ARSIP RECORD CENTRE RAK ARSIP
UNTUK
UNIT
KEARSIPAN
BOX ARSIP
(UK. II)
LEMARI ARSIP

29
Ilham Jy
 LABEL

FILLING KABINET

SARANA
ARSIP
UNTUK UNIT
PENOLAH
(UP)
SEKAT / GUIDE
MAP FOLDER
MAP GANTUNG 30
TERIMA
KASIH