PELATIHAN ONLINE

INTERNAL CONTROL SYSTEM (ICS) DALAM

PENGELOLAAN PERKEBUNAN
BERKELANJUTAN PADA PETANI

M. Syarip Lambaga, S.P., M.Si.

Teenera Academy
MENGAPA PERLU ICS
 TANTANGAN

tatakelola manajemen kualitas produksi produktivitas dan akses

pasar
 5,8 juta ha atau 41% Area Kelapa Sawit Dikuasai
Perkebunan Rakyat
Sumber: Kementerian Pertanian RI, 2019
disadur dari databox.katadata.co.id

Lahan Produksi
Luas Total : 14,3 Juta Ha Perk. Rakyat: 14 Jt MT (33%)
Perkebunan Swasta : 7,7 juta Ha (54%) Perkebunan Swasta :26,5 Jt MT (51%)
Badan usaha Milik Negara: 715.000 Ha (7,7%) Badan usaha Milik Negara: 2,5 Jt MT(6%)
5,8 juta ha atau 41% Area Kelapa Sawit Dikuasai
Perkebunan Rakyat
Sumber: Kementerian Pertanian RI, 2019
disadur dari databox.katadata.co.id

Produktifitas:

Petani : 0,98 MT CPO/Ha

Swasta: 3,44 MT CPO/Ha
BUMN: 3,49 MT CPO/ha
BAGAIMANA MEMBANGUN ICS

• PENGERTIAN
• STANDAR
• SISTEM & KELEMBAGAAN PETANI
• MANAJEMEN SERTIFIKASI
SESI I
PENGERTIAN ICS
 PENGERTIAN PENGENDALIAN/CONTROL

Kamus International Words (2002), kontrol diartikan sebagai:

• Pengawasan, pemeriksaan sesuatu; perbandingan aktual dan
yang dibutuhkan kondisi;
• Suatu perusahaan atau sekelompok orang yang mengontrol
pekerjaan dan tanggung jawab orang lain, perusahaan atau
kelompok orang;
• Pemeliharaan sesuatu.
PENGENDALIAN/CONTROL

• INTERNAL ADALAH PENGENDALIAN YANG

DILAKUKAN OLEH INTERNAL
KOPERASI/KELOMPOK TANI.
• EKSTERNAL ADALAH PENGENDALIAN
YANG DILAKUKAN OLEH PIHAK LAIN,
SEPERTI DIKENDALIKAN OLEH PASAR,
LINGKUNGAN ATAU OLEH PEMERINTAH
PENGENDALIAN INTERNAL

Pengendalian internal sebagai rencana dan

cara serta cara terkoordinasi lainnya oleh
perusahaan untuk menjaga asetnya aman,
memeriksa kerahasiaan dan keandalan
data, untuk meningkatkan efektivitasnya
dan memastikan politik manajemen yang
mapan.
PENGENDALIAN INTERNAL

Penilaian
Resiko

Pengendalian
Monitoring
Kerangka Lingkungan

Pengendalian
Internal

Informasi dan Kegiatan

Komunikasi Pengendalian
 PENGENDALIAN INTERNAL

Jenis
Pengendalian Internal

Pencegahan Deteksi Korektif

(preventive control) (detective control) (detective control)
 SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL
PENGENDALIAN INTERNAL

SYSTEM PROSES

TINGKAT PANDUAN
PENGENDALIAN PENERAPAN PENGENDALIAN

Pengendalian internal adalah sistem yang Pengendalian internal adalah Pengendalian internal
melibatkan seluruh bagian dari sistem pengendali proses replikasi pengendalian adalah proses untuk
yang ada dan mengelola pengendalian resiko untuk mengurangi kesalahan mencapai tujuan

Sistem pengendalian internal adalah bagian dari sistem manajemen koperasi, menjamin tercapainya tujuan, menjaga
performance, efektif mengendalikan resiko yang dapat menyebabkan sejumlah kesalahan yang tidak diinginkan,
menjauhkan penipuan dalam performance yang dilakukan oleh manajemen itu sendiri dan pekerja.
 DEFINISI DAN PRINSIP ICS
• Sistem pengendalian internal atau internal control system (ICS)
merupakan bagian dari sistem jaminan mutu yang
terdokumentasi yang memungkinkan satu lembaga sertifikasi
eksternal untuk mendelegasikan inspeksi periodik dari individu
anggota kelompok ke satu lembaga atau unit tertentu dalam
operator yang telah tersertifikasi (IFOAM).
• Ini berarti bahwa lembaga sertifikasi pihak ketiga hanya harus
menginspeksi sistem yang berfungsi dengan baik dan
melakukan “a few spot-check re-inspection” dari individu
anggota kelompok.
 ALASAN DAN MANFAAT ICS
Alasan di belakang ICS untuk sertifikasi kelompok tani adalah:
a) Untuk membantu sertifikasi petani kecil, menyederhanakan sertifikasi
dan mengurangi biaya untuk petani kecil melalui dokumentasi yang
dikoordinasikan
b) Untuk mengimplementasikan dan mempertahankan satu sistem
jaminan mutu yang tinggi untuk standar dalam produksi petani kecil.
 ALASAN DAN MANFAAT ICS
Sertifikasi kelompok memungkinkan petani kecil meraih akses pasar dan
memungkinkan negara berkembang untuk mengkomersilkan
produknya pada level internasional.

ICS juga menyediakan satu dasar yang baik untuk sistem mutu yang
sangat baik dalam memastikan mutu produk yang baik
 CONTOH RANTAI NILAI SAWIT

Organisasi
Petani
Petani PKS Buyer End User
mandiri
Mandiri
SESI II
KETERSEDIAAN STANDAR
 APA ITU STANDAR

Standar adalah dokumen tertulis yang berisi aturan, pedoman

atau karakteristik suatu barang dan/atau jasa atau proses
dan metode yang berlaku umum dan digunakan secara
berulang.
 PEMBENTUKAN STANDAR
Standar disusun dengan memperhatikan : kebijakan
pembangunan nasional keselamatan, keamanan
dan kesehatan konsumen perkembangan dan
kebutuhan perdagangan nasional dan internasional
Kemampuan dan kebutuhan industri dalam negeri
Perkembangan teknologi mutakhir Kelestarian fungsi
lingkungan hidup.
 FUNGSI STANDAR

• Mendorong daya saing produk

• Akses pasar
• Perbaikan mutu
• Efektif dan efisien
• Menjaga lingkungan, keselamatan, Kesehatan
dan pelestarian fungsi lingkungan hidup.
 PENERAPAN STANDAR
• PT, Riset dll
• Terbuka & transparan
• Konsensus dan tidak Badan Standardisasi
Pengembangan
berpihak Standar

Kebijakan
• Kompetensi Standar
Penilaian Penerapan • SUKARELA
Kesesuaian Standar • WAJIB

Badan Akreditasi Stakeholders

 PENERAPAN STANDAR

Dari segi sumber, standar dapat berupa:

• Internal
• Eksternal

Dari segi pemberlakuan, standar dapat bersifat:

• Wajib
• Sukarelal
 PENERAPAN STANDAR
Standar yang bersifat wajib:
• ISPO
• SNI
• SMK3
Standar yang bersifat sukarela:
• ISCC
• RSPO
• ISO 9001, ISO 14001 dll
SESI III
SISTEM DAN KELEMBAGAAN KELOMPOK TANI
 KELEMBAGAAN PETANI
Adanya kelembagaan petani tidak secara otomatis
meningkatkan kesejahteraan dan memberdayakan para
anggotanya, tetapi diharapkan secara berkelompok
merespon kebutuhan-kebutuhan secara efektif mengenai:
q Kualitas,
q Gangguan mendadak terhadap produksi: serangan
hama dan bencana alam
q Peningkatan cara berproduksi >> bisa bersaing secara
lebih baik di pasar.
 SISTEM MANAJEMEN MUTU
Salah satu cara untuk meningkatkan kualitas baik dari segi
manajemen dan produk ialah melalui penerapan “Sistem Manajemen
Mutu” (SMM):
Ø Sebagai permulaan [persiapan]>>mempelajari kondisi awal
(baseline) >> menyusun sistem manajemen mutu dan
menentukan apa saja yang akan menjadi pokok perhatian pada
saat ini.
Ø Bilamana sudah diketahui baseline dan apa tematiknya, proses
dapat dilakukan dengan siklus Plan-Do-Check-Action (PDCA)
TERAPKAN P-D-C-A

• Perencanaan: termasuk di dalamnya Analisa

resiko dan penentuan prioritas yang akan
dikerjakan.
• Laksanakan: kerjakan apa yang telah
direncanakan dengan sebaik mungkin
• Evaluasi: lakukan evaluasi, internal audit dll
• Perbaikan: dari hasil evaluasi lakukan langkah-
langkah lanjutan secara berkelanjutan.
 BAGAIMANA MENGEMBANGKAN ICS
• Perlu ada organisai ICS
• Perlu adanya struktur khusus atau
Tim ICS yang bertindak sebagai Tim
Audit/Inspeksi Internal
• Menyediakan sumberdaya dan
sarana agar tim ini bisa bekerja
• Menyediakan buku pedoman
GAP, SOP, Pedoman Penilaian
Kebun, dan Cek List Penilaian
Usaha Tani
• Perlu ada Pelatihan mengenai ICS
dan prinsip-prinsip Audit/Inspeksi
 SUMBER DAYA MANUSIA

• Satu orang yang bertanggungjawab untuk keseluruhan ICS.

• Manager ICS dapat mendelegasikan tugas dan tanggung jawabnya
pada setiap bidang.
• Semua personil harus memenuhi kualifikasi dan mengerti akan
tanggungjawabnya
• Posisi/hierarki dari organisasi dapat digambarkan dalam diagram
organisasi
• Personil dapat berupa; pekerja (staf) atau kontraktor (pembelian,
transport)
 STRUKTUR ORGANISASI

Manager

Komite
Persetujuan
Internal

Pendaftaran Inspeksi Internal Pembelian Marketing

 TANGGUNG JAWAB
Dokumentasi Staf:
• Peran dan tanggungjawab dari tiap anggota staf harus secara jelas
didefinisikan dan didokumentasikan oleh operator ICS.
• Merupakan praktek yang umum untuk operator ICS mempunyai file-
file untuk posisi kunci:

1. Job description dan detal tangungjawab meliputi Daftar riwayat

hidup pekerja, Kontak penempatan pekerja atau detail perjanjian
kerja, Formulir penyataan konflik kepentingan yang ditandatangi
(untuk beberapa posisi penjanjian yang sifatnya rahasia yang
ditandatangan).
2. Rekaman pelatihan.
 MANAGER ICS
Tugas utama: mengelola ICS

Memerlukan seseorang yang dapat mendemostrasikan:

1. Pemahaman mendetail mengenai standart ICS, prosedur dan dokumen
dan persyaratan lembaga sertifikasi eksternal
2. Keterampilan managemen orang dan kemampuan untuk melatih yang
lain dalam sistem dan prosedur
3. Efisiensi dalam penanganan dokumen
4. Keterampilan koordinatr ICS adalah juga manager pengakuan internal
 MANAGER ICS

Mengelola ICS, menetapkan Mengkoordinasikan

prosedur ICS persetujuan staf

Mengkoodniasikan inspeksi Sebagai Contact Person

MANAGER
eksternal untuk certifier

Mengkoordinasikan staf Supervisi aliran/penanganan

lapang produk
 BAGIAN PENDAFTARAN
Bagian pendaftaran wajib:
• Familiar dan paham dengan aspek legalitas, aspek GAP, aspek
lingkungan, aspek biodiversity dll
• Memahami visi, misi, kebijakan, QMS dan prosedur internal
• Biasanya adalah seseorang yang dihargai/dihormati di antara petani
dan organisasi.
• Tidak memiliki konflik kepentingan untuk petani yang dinilai
• Inspeksi dan persetujuan harus dilakukan oleh orang yang berbeda
 PENILAIAN RESIKO
• Bagian pendaftaran juga harus memperhatikan resiko-
resiko yang timbul.
• Dokumen penilaian resiko bisa berbentuk matriks yang
memudahkan siapa saja dalam mengakses ketika di
audit.
• Pertimbangkan juga resiko yang dipersyaratkan oleh
standar.
 INSPEKSI INTERNAL
Inspeksi internal merupakan satu komponen kritikal dari proses ICS.
Inspeksi internal merupakan verifikasi formal bahwa petani memenuhi
semua persyaratan yang telah digariskan dalam standar GAP dan SOP.
Semua petani yang telah melewati proses pendaftaran harus diinspeksi
setiap tahun (100%) inspeksi internal.

Catatan:
Inspeksi harus dirancang
agar terjadi selama momen
kritikal dalam siklus produksi
ketika resiko ketidaksesuaian
tertinggi.
 INSPEKTOR INTERNAL
• Inspektor internal merupakan posisi kunci dalam ICS
• Peranan dan tanggungjawab menurut keterampilan teknis dan sosial
serta mata untuk detail dan kemampuan dalam menjaga detail
rekaman dengan cara yang terorganisir
• Inspektor internal harus memahami prinsip-prinsip audit/inspeksi
 TEKNIK AUDIT

• TEKNIK AUDIT MENGACU PADA ISO 19011 PANDUAN UNTUK

PENILAIAN AUDIT SISTEM MANAJEMEN
• PELATIHAN TEKNIK AUDIT BAGI AUDITOR
 APA YANG DIINSPEKSI?

• LEGALITAS LAHAN SETIAP PETANI.

• TATACARA BUDIDAYA (GAP) DAN PANEN
• PENGELOLAAN SAMPAH DAN LIMBAH B3
• PENYIMPANAN (BAHAN KIMIA, B3, PUPUK DLL)
• PENGELOLAAN LINGKUNGAN, KAWASAN LINDUNG, BIODIVERSITY
• PENGANGKUTAN
• DOKUMENTASI DAN PENCATATAN.
 KEBERHASILAN INSPEKTOR INTERNAL
• Inspektor internal merupakan mata dan telinga operator ICS.
Keberhasilan ICS dapat tergantung kepada bagaimana inspektor
internal didukung dan difasilitasi untuk melaksanakan tugasnya.
• Inspektor harus mampu mendemonstrasikan satu kisaran keterampilan
teknis dan sosial agar efektif dalam pekerjaannya
• Mengikuti pelatihan secara regular dan selalu memperbaharui
informasi dan kompetensinya terkait standar, peraturan perundang-
undangan dan informasi lainnya yang relevan.
• Menyiapkan inspektor yang professional dan didukungan oleh seluruh
manajemen ICS.
 TUGAS INSPEKTOR INTERNAL

Membantu
petani dalam
registrasi

Memeriksa
Melengkapi
Lahan dan
ceklist
Rekaman
inspeksi
petani
Tugas kunci
Inspektor
Internal

Menghadiri Menangani
Training Isu-isu
tahunan Ketidak-
sesuaian
 PERAN TRAINER/PENYULUH
Membantu
mengupdate
Rekaman
petani
Training Mengkoordinasikan
Meningkatkan penggunaan/
Mutu produk Peran Kunci pembelian input
Petugas eksternal
Lapang

Menyiapkan Isu-isu
Perkiraan Memonitor produksi
Hasil panen Risiko
eksternal
 KONFLIK KEPENTINGAN
• Konflik kepentingan merupakan situasi dimana kemampuan
inspector/manager persetujuan dalam membuat satu judgement
bisa terganggu dan dapat dipersepsikan telah terjadi kompromi
• Konflik kepentingan bisa mengganggu integritas keseluruhan ICS
• Adanya potensi konflik kepentingan perlu dinyatakan untuk
mencegah adanya konflik kepentingan yang nyata
• Manager ICS harus mengecek pernyataan dan memastikan tidak
seorang pun menginspeksi/menyetujui petani dimana satu konflik
dapat muncul.

Contoh: Seorang inspeksi tidak boleh menginspeksi lahan teman atau

keluarga dekatnya.
 PELATIHAN ATAU PENYULUHAN
• Penyuluhan lapang merupakan satu aspek penting dari penerapan GAP
dan sering penyuluh lapang pada saat yang sama juga merupakan
inspektor internal
• Akan tetapi, penyuluh lapang cenderung sangat dekat dengan petani dan
sering tinggal di desa yang sama. Karenanya menjadi tidak cukup netral
untuk inspeksi yang sesungguhnya
• Namun, dalam kasus tertentu, dapat juga diterima, bahwa seseorang
mengerjakan penyuluhan dan inspeksi internal, tetapi sekurang-kurangnya
mereka harus dalam even yang terpisah secara jelas. Ini hanya mungkin jika
penyuluh tsb cukup jauh dari petani untuk memastikan inspeksi yang tidak
memihak.
• Menginformasikan persyaratan standard kepada petani tidak diangap
sebagai konsultansi. Inspeksi internal dapat juga mencakup pemberian
saran.
 BAGIAN PEMBELIAN
Petugas pembelian harus dapat menjalankan tugas berikut:

• Memeriksa Identifikasi petani.

• Menimbang atau menghitung produk
• Menilai bahwa produk telah mencapai standar mutu yang
disepakati.
• Mengecek kuantitas produk yang disajikan untuk dijual berada dalam
perkiraan hasil panen petani seperti terekam dalam rekaman
pembelian/daftar petani dan memecahkan masalah bila muncul.
• Menjaga baik dokumentasi yang berkaitan.
• Mengeluarkan tanda terima.
• Menangani pembayaran.
 TRAINING STAF ICS DAN PETANI

Merupakan bagian proses ICS yang

penting.

Pelatihan ini bertujuan untuk

memberikan pemahaman yang jelas
kepada petani dan staf ICS mengenai
standar yang diacu, GAP, pengelolaan
Kawasan lindung, biodiversity, K3,
sistem sertifikasi, dan terutama
membuat mereka sadar mengenai isi
dan implikasi dari aturan internal untuk
sertifikasi.
 TRAINING UNTUK STAF LAINNYA
• Semua staf harus menerima training dalam area yang menjadi
tangugjawabnya. Diharapkan bahwa staf tsb memiliki pengetahuan dasar
mengenai keamaan pangan, GAP dan pengetahuan khusus dalam bidang
pekerjaannya.
• Staf persetujuan harus menerima training untuk mengupdate
pengetahuannya terkait dengan perubahan persyaratan ICS dan inspeksi
lembaga sertifikasi eksternal.
• Staf yang terlibat dalam pembelian produk harus dilatih dan dicek secara
reguler, karena rekaman pembelian dan penjuan yang akurat merupakan
bagian integral terhadap rekonsiliasi hasil panen petani dan penjualan yang
sesungguhnya.
• Semua traing tersebut harus didokumentasikan termasuk tanggal dan isi
training dalam register staf ICS. Rekaman ini dapat diminta oleh inspektor
selama inspeksi eksternal.
 PELATIHAN PETANI
Setiap petani perlu menerima sekurang-kurangnya satu training awal
dalam penerapan GAP, Pengelolaan Kawasan Lindung, Biodiversity dan
K3. Training yang berkelanjutan adalah penting sebagai:
a) Training petani dilihat sebagai bagian kritikal dari ICS.
b) Tujuan adalah untuk meningkatkan pengetahuan dan pemahaman
petani dalam prinsip dan metode penerapan GAP dan sertifikasi
standar.
c) Idealnya ICS akan diperkenalkan kepada petani sebagai satu seri
langkah, mulai dengan pengantar GAP secara umum dan kemudian
difokuskan ke masalah spesifik atau aspek kritikal.
d) Training dapat diberikan dalam seminar training termasuk training
praktek di kebun percontohan atau dengan kunjungan penyuluhan
lapang yang reguler.
 DOKUMEN PETANI
• Kontrak yang berisi pernyataan komitmen petani untuk mengikuti standar.
• Data dasar petani (nama pemilik, alamat, luas, koordinat) > siapkan form
khusus.
• Rekaman lahan gabungan tahunan (penggunaan bahan kimia, pupuk dll),
dapat dimasukkan dalam ceklist internal.
• Ceklist inspeksi lahan (satu tiap tahun).
• Peta lokasi.
• Catatan training atau saran yang diberikan kepada petani.
• Dokumen ini sering dikelola dalam satu file lahan untuk setiap petani file-file
lahan disimpan di tempat terpusat atau dipusat yang berbeda.
• Petani sekurang-kurangnya mempunya kontrak dan standard
 RINGKASAN DARI INTERNAL CONTROL
• Tanggal Inspeksi
• Hasil Inspeksi Internal
• Luas Total Lahan Internal

LIST PETANI MENCAKUP:

• Perkiraan Hasil Panen
• Luas Lahan yang Teregistrasi GAP (jumlah lahan)
• Tanggal Petani teregister ICS
• Tanggal terakhir kali input terlarang digunakan
• Nama-nama dan kode petani
 KOMPONEN KUNCI ICS DI PETANI
Dalam mempelajari ICS ada 12 komponen kunci yang harus dipelajari
secara mendalam oleh petani:

1. Prinsip dasar 7. Ketidaksesuaian dan sanksi

2. Resiko kontaminasi
3. Pendaftaran petani
4. Inspeksi internal
5. Perkiraan panen
6. Prosedur persetujuan internal
8. Dokumentasi
9. Organisasi
10. Struktur dan personil
11. Pasca panen dan pengelolaan
12. Inspeksi internal dan pengelolaan
SESI IV
MANAJEMEN SERTIFIKASI
 PROSES SERTIFIKASI PADA KELOMPOK TANI
• Sertifikasi bagi perorangan/petani sangat kecil kemungkinan
dapat dilaksanakan >> biaya sangat tinggi.
• Perlu berkelompok dengan memperhatikan: tingkat resiko
lahan, keseragaman anggota: lokasi geografis, sistem produksi,
ukuran lahan dan sistem pemasaran bersama .
• Pada prinsipnya, hanya petani kecil yang dapat menjadi
anggota sertifikasi kelompok.
• PKS dapat merupakan bagian dari sertifikasi kelompok, tapi
harus diinspeksi secara tahunan oleh lembaga sertifikasi
 PROSES SERTIFIKASI PADA KELOMPOK TANI
Dalam proses sertifikasi pada kelompok tani terdapat:

• Lembaga sentral yang bertanggungjawab memastikan kesesuaian

standar yang diterapkan oleh kelompok tani. Ini dapat dikelola oleh
kelompok tani sendiri/koperasi tani atau oleh pembeli atau pengolah
yang mengontrak petani “kontrak produksi”.

• Sertifikasi Kelompok berlaku untuk semua lahan petani termasuk

kegiatan pengolahan dan penanganan yang didaftarkan dalam
kelompok. Anggota kelompok tani secara individu tidak
diperbolehkan menggunakan sertifikat secara independen.
 PROSES SERTIFIKASI PADA KELOMPOK TANI
• Anggota-anggota kelompok menjalankan usaha taninya
berdasarkan kontrak atau terikat dengan syarat keanggotaan untuk
mengikuti standar yang sesuai dan mengijinkan untuk diinspeks.

• Penyelenggara ICS mengelola berkas-berkas semua anggota

kelompok dan menginspeksi setiap petani anggota sedikitnya sekali
dalam setahun. Daftar dari semua anggota kelompok tani harus
tersedia. Kelompok melalui mekanisme ICS memutuskan mengenai
kesesuaian praktik budidaya anggota dengan standar yang
diterapkan. Ketidaksesuaian diperlakukan sesuai dengan prosedur
dan sanksi yang telah disepakati.
 PENILAIAN PADA KELOMPOK TANI
• Teknik penilaian/audit berbeda antara perusahaan dan kelompok
tani.
• Biasanya setiap standar memiliki tatacara atau aturan baku tersendiri.
• Umumnya, penilaian petani dilakukan berdasarkan sampel kebun
petani.
• Oleh karena itu ICS wajib memastikan proses mulai pendaftaran,
internal inspeksi, pelatihan dan prosedur telah dijalankan dan
menjangkau seluruh anggota kelompok tanpa terkecuali.
• Pada beberapa standar, ketidaksesuaian yang muncul pada salah
satu petani dapat menyebabkan dilakukan replikasi sampel yang
harus diaudit.