TUGAS INDIVIDU HRMT

SELEKSI CALON KARYAWAN DITEMPAT KERJA

Disusun Oleh
Khuriyatun Nadhifah C2C022062

PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN
2022
 PENDAHULUAN

Staf / Karyawan merupakan salah satu produksi yang terpenting dalam pengelolaan
rumah sakit, tanpa mereka betapa sulitnya rumah sakit dalam mencapai tujuan dan pelayanan.
Mereka yang menentukan maju mundurnya rumah sakit, dengan memiliki tenaga-tenaga trampil
dengan motivasi yang tinggi suatu instansi telah memiliki aset yang sangat mahal, yang sulit
dinilai dengan uang. Proses pendirian suatu instansi yang bergerak dalam bidang pelayanan
kesehatan dalam hal ini rumah sakit dilandasi untuk mencapai tujuan dan sasaran tertentu sesuai
dengan visi dan misi Rumah Sakit

Langkah awal dalam pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM) yang baik pada
umumnya dimulai dengan seleksi, pemeliharaan dan penempatan kerja karyawan sebab fungsi
ini merupakan langkah awal untuk mempersiapkan SDM yang benar-benar mampu dan sanggup
menjalankan tugasnya.

Seleksi karyawan merupakan salah satu bagian yang terpenting dalam keseluruhan proses
manajemen Sumber Daya Manusia, dikatakan demikian karena apakah dalam organisasi terdapat
sekelompok karyawan yang dituntut organisasional atau tidak sangat tergantung pada cermat
tidaknya seleksi yang dilakukan.

Proses seleksi yang efektif harus dilakukan dengan mempertimbangkan informasi tentang
analisis pekerjaan agar dapat tergambar dengan uraian pekerjaan yang akan dilakukan. Berbagai
persyaratan yang harus dipenuhi oleh karyawan yang melakukan pekerjaan tersebut dan standart
produktifitas kerja yang harus dicapai. Jadi seleksi yang efektif dan penempatan karyawan yang
tepat akan mendorong naiknya produktifitas dan prestasi karyawan.
 BAB II

RUANG INGKUP

Lingkup pembahasan panduan penerimaan staf ini meliputi : identifikasi kebutuhan staf,
perencanaan seleksi staf, pelaksanaan seleksi penerimaan staf, penempatan staf dan penentuan
status staf.

1. Identifikasi Kebutuhan Staf

Perencanaan tenaga kerja dalam jangka panjang ditentukan oleh sisi permintaan perusahaan,
yaitu perkiraan kebutuhan tenaga kerja dan sisi penawaran yaitu ketersediaan tenaga kerja di
pasar. Perkiraan kebutuhan tenaga kerja perusahaan ditentukan oleh perkiraan tersedianya
tenaga kerja di perusahaan dan rencana-rencana perusahaan. Sedangkan perkiraan
tersedianya tenaga kerja itu sendiri ditentukan dari analisis beban kerja, analisis perpindahan
tenaga kerja, dan analisis kelebihan atau kekurangan tenaga kerja. Analisis kelebihan atau
kekurangan tenaga kerja perusahaan berkaitan dengan besarnya jumlah tenaga kerja yang
ada pada perusahaan tersebut berada pada kondisi berlebih atau kurang jika dikaitkan dengan
beban kerja. Analisis tersebut dapat dilaksanakan apabila sudah diketahui beban kerjanya.
Analisis beban kerja sendiri memberikan arahan tentang produktivitas. Produktivitas kerja
dapat digambarkan dalam efisiensi penggunaan tenaga kerja, dimana tenaga kerja tersebut
akan dapat digunakan secara efisien jika jumlah tenaga kerja yang ada seimbang dengan
beban kerjanya.

2. Perencanaan Seleksi Penerimaan Staf

Perencanaan seleksi penerimaan staf dilakukan dalam beberapa tahapan yaitu : seleksi
administrasi, penjadwalan tes, pelaksanaan seleksi penerimaan staf, pengenalan dan
pembekalan (orientasi) umum dan penempatan staf.
 BAB III
TATA LAKSANA

A. Identifikasi Kebutuhan Staf

Rumah Sakit melakukan identifikasi staf sebelum melakukan perencanaan seleksi
penerimaan staf. Dengan memberikan wewenang kepada masing- masing kepala unit untuk
mengajukan permintaan tenaga kerja ke bagian SDM & Diklat sesuai dengan analisa
kebutuhan staf unit terkait beserta perhitungan beban kerja. Kepala Sub Bagian SDM &
Diklat merekap kebutuhan staf setiap unit yang mengajukan tambahan staf untuk dilaporkan
kepada Kepala Bagian Operasional SDM dan Keuangan. Tindak lanjut yang dilakukan oleh
bagian Operasional, SDM & Keuangan yaitu menyampaikan dan mendiskusikan serta
menganalisa permintaan tenaga kerja kepada Direktur, untuk melakukan proses
perencanaan seleksi penerimaan staf baru. Pengajuan permintaan kebutuhan staf yang
disetujui oleh direktur kemudian didisposisikan kepada staf SDM untuk kemudian
dilakukan tindak lanjut pelaksanaan seleksi penerimaan staf. Untuk pengajuan permintaan
kebutuhan staf yang belum atau tidak mendapatkan persetujuan dari direktur, maka tidak
akan ditindaklanjuti ke proses seleksi penerimaan calon staf. Hasil keputusan ini merupakan
pertimbangan yang dihubungkan dengan kondisi rumah sakit. Bagian SDM menyampaikan
keputusan ini kepada bagian dan Bidang yang mengajukan permintaan kebutuhan staf.

B. Perencanaan Penerimaan Calon Staf Baru

Kepala Sub Bagian SDM membuat pengumuman/ informasi lowongan kerja melalui media
masa (website dan facebook) maupun media cetak dan bekerjasama dengan instansi
pendidikan untuk menginformasikan lowongan pekerjaan di RSKIA Arvita Bunda.

C. Perencanaan Seleksi Penerimaan Staf

Perencanaan seleksi penerimaan staf dilakukan dalam beberapa tahapan yaitu :
1. Seleksi Administrasi
Pengajuan permintaan akan kebutuhan staf yang telah disetujui oleh Direktur,
ditindaklanjuti oleh Kepala bagian Operasional SDM dan Keuangan dengan
menginstruksikan kepada Sub Bagian SDM untuk melaksanakan proses seleksi
administrasi. Seleksi administrasi ini dilakukan pada berkas-berkas surat lamaran yang
 sudah masuk dan sudah diarsipkan oleh Sub Bagian SDM. Proses seleksi administrasi ini
dilakukan oleh sub bagian SDM bersama dengan kepala sub bagian dan Sub Bidang
terkait. Yang menjadi dasar pertimbangan dari seleksi administrasi adalah sebagai berikut
:
a. Tanggal masuk berkas lamaran, dipilih berkas lamaran yang jarak antara masuk
ke rumah sakit dengan tanggal seleksi tidak terlalu lama (maksimal 1 tahun).
b. Domisili, dipilih yang alamatnya adalah dari sekitar daerah rumah sakit
c. Kelengkapan administrasi yang meliputi sebagai berikut :

Tabel 1
No. Bagian Kelengkapan Administrasi
1. Semua Bagian 1. Riwayat hidup
2. Fotokopi ijasah legalisir
3. Fotokopi transkrip nilai
4. Fotokopi KTP (yang masih berlaku)
5. Surat Keterangan Berkelakuan Baik
6. Surat Keterangan Pengalaman Kerja
7. Fotokopy sertifikat pelatihan-pelatihan yang
pernah diikuti
8. Foto terbaru
Kelengkapan Khusus
2. Dokter Umum Ijasah legalisir S1 Kedokteran
Fotokopi Sertifikat ACLS/ATLS
3. Dokter Spesialis Fotokopi ijasah legalisir S1 Dokter Spesialis
Fotokopi surat keterangan anggota dokter spesialis
4. Perawat Fotokopiijasah D3/S1 keperawatanlegalisir
Fotokopi Surat Tanda Registrasi (STR)
5. Bidan Fotokopiijasah D3/S1 kebidanan legalisir
Fotokopi Surat Tanda Registrasi (STR)
6. Radiologi Fotokopiijasah D3 radiografer legalisir
Fotokopi Surat Tanda Registrasi (STR)
7. Laboratorium Fotokopi ijasah D3 analis kesehatan
Fotokopi Surat Tanda Registrasi (STR)
8. Apoteker Fotokopi ijasah S1 Farmasi Apoteker legalisir
Fotokopi Surat Tanda Registrasi (STR)
9. Asisten Apoteker Fotokopi ijasah SMK/D3 legalisir
Fotokopi Surat Tanda Registrasi (STRA)
10. Ahli Gizi Fotokopi ijasah D3 ahli gizi
Fotokopi Surat Tanda Registrasi (STR)
11. Sanitasi Fotokopi ijasah D3 / S1 Teknik Kesehatan
Lingkungan ligalisir
Fotokopi Surat Tanda Registrasi (STR)
 12. Satpam Sertifikat Satpan
Kartu Anggota
Surat keterangan kerja sebagai satpam

Sub Bagian SDM akan memeriksa lamaran tersebut sesuai dengan form check list
kelengkapan data. Apabila dari berkas-berkas lamaran yang ada di arsip Sub Bagian SDM ada
yang sesuai dan memenuhi kualifikasi dengan kebutuhan dan direkomendasikan oleh kepala sub
bagian dan sub bidang terkait, maka sub bagian SDM segera melaksanakan tindak lanjut ke
tahap penjadwalan pelaksanaan tes penerimaan calon staf. Namun apabila dari berkas-berkas
lamaran yang ada ternyata tidak ada yang sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan maka sub
bagian SDM mempunyai tugas untuk mencarikan pelamar dengan mengumumkan informasi
lowongan kerja ke khalayak umum dengan cara memasang iklan lowongan kerja baik melalui
media cetak maupun melalui media sosial yang ada di rumah sakit dan bekerjasama dengan
instansi pendidikan.

2. Penjadwalan Tes
Tindak lanjut dari hasil seleksi administrasi adalah penjadwalan tes. Tes yang akan dilaksanakan
dalam proses penerimaan calon staf adalah tes tertulis dan tes wawancara. Sebelum pelaksanaan
tes, sub bagian SDM harus menghubungi pihak-pihak yang akan terlibat dalam tes tersebut,
yaitu kepala sub bagian dan sub bidang yang terkait. Sub bagian SDM menghubungi masing-
masing pihak tersebut dan menyampaikan agenda pelaksanaan tes. Setelah semua pihak
bersepakat akan hari, tanggal dan waktu pelaksanaan tes, maka sub bagian SDM segera
menindaklanjuti dengan melakukan pemanggilan kepada pelamar (via telepon atau sms) yang
sudah direkomendasikan untuk mengikuti tes calon staf rumah sakit. Ketentuan tim penguji
dalam tes wawancara adalah sebagai berikut :

Tabel 2
Ketentuan tim penguji dalam tes wawancara
No. Bagian yang di uji Tim Penguji
1. Medis Bagian Unit Terkait dan Direktur
2. Non Medis Bagian Unit Terkait dan Direktur
 D. Pelaksanaan Seleksi Penerimaan Staf

Bagian SDM mengampu pelaksanaan seleksi penerimaan staf. Pelaksanaan seleksi sesuai dengan
jadwal yang sudah disepakati oleh pihak-pihak yang berkepentingan. Sehari sebelum
pelaksanaan, staf SDM menyiapkan ruangan untuk tes tertulis dan tes wawancara, serta
menyiapkan beberapa berkas yang digunakan dalam pelaksanaan seleksi tersebut, yang meliputi:

a. Daftar hadir
Daftar hadir untuk peserta yang akan mengikuti ujian seleksi dan untuk tim
penguji yang akan menguji peserta
b. Materi Ujian, lembar LJK, dankertas HVS kosonguntuk jawaban
Materi ujian untuk tes tertulis terdiri dari 3 soal ujian, yaitu:
1) Materi Umum, ini adalah soal tentang Teknologi Informatika
2) Materi Khusus, ini adalah materi yang disesuaikan dengan keahlian atau
ketrampilan dari masing-masing bagian.
3) Materi Psikotest
c. Blangko Penilaian untuk test wawancara
Blangko penilaian wawancara ini untuk menilai sejauh mana kompetensi dan
motivasi kerja pelamar. Blangko penilaian yang disiapkan adalah sebagai berikut :
Tabel 3
Blangko penilaian wawancara untuk tim penguji dari rumah sakit
Penilaian

No. Nama Pendidikan Motivasi Pengalaman Penguasaan Attitude Team working Gaji Sosial
kerja materi & kemasyarakatan
kepemimpinan

Tabel 4
Panduan Pengisian Kolom Lembar Penilaian
No. Aspek Penilaian Keterangan
No Nomor urut pelamar yang dinilai
 Pendidikan Gelar pendidikan pelamar dan lembaga pendidikannya

Motivasi Hal yang mendasari keinginan untuk bekerja

Pengalaman Kerja Tempat kerja sebelumnya (jika ada)

Penguasaan materi Pemahaman tentang materi yang berkaitan di bidangnya

Attitude Sikap selama menjalani tes wawancara

Teamworking & Kepemimpinan Menggali informasi tentang kemampuan kerjasama dan sikap
kepemimpinan, bisa dengan contoh kasus
Gaji Gaji yang diinginkan

Sosial Kemasyarakatan Kegiatan atau aktivitas pelamar di masyarakat

Tabel 5
Kompetensi Penilaian Wawancara
No. Tim penilai Aspek yang dinilai
1. Direktur Pendidikan, motivasi, pengalaman kerja,
penguasaan materi, attitude, team working &
kepemimpinan, gaji, sosial kemasyarakatan
2. Kepala Unit atau bagian terkait Penguasaan materi, attitude

Standar Penilaian :
a. Poin SB (Sangat Baik) untuk nilai 85 – 100
b. Poin B (Baik) untuk nilai 75 – 84
c. Poin C (Cukup) untuk nilai 50 – 74
d. Poin K (Kurang) untuk nilai 31 – 49
e. Poin SK (Sangat Kurang) untuk nilai ≤ 30

2. Pada hari H pelaksanaan tes penerimaan :

Sesaat sebelum tes penerimaan dimulai, staf SDM mengumpulkan seluruh peserta tes yang
sudah mengisi daftar hadir. Staf SDM menyampaikan agenda tes yang akan dilaksanakan,
dimulai dari tes tertulis yang terdiri dari tes dengan materi umum, materi keahlian atau
ketrampilan di bidang masing-masing, dan materi psikotest. Materi tes diberikan secara
berbarengan dan untuk pengerjaannya diserahkan kepada peserta. Boleh mengerjakan materi
yang umum dulu baru kemudian materi keahlian atau ketrampilan, atau sebaliknya. Waktu
yang disediakan untuk mengerjakan materi tes tertulis adalah 40 (empat puluh) menit,
 dilanjutkan dengan tes Psikotest waktu yang dibutuhkan 20 (dua puluh menit). Setelah tes
tertulis selesai, kemudian staf SDM akan menyatukan hasil jawaban pelamar tersebut dengan
surat lamarannya atau CV pelamar. Kemudian pelamar di minta mempersiapkan diri untuk
tes selanjutnya, yaitu tes wawancara dengan tim penguji yang dilakukan secara bergantian.

3. Setelah tes penerimaan berakhir

Sesaat setelah pelaksanaan tes berakhir, staf SDM mengumpulkan kembali seluruh
peserta tes dan memberitahukan bahwa pelaksanaan tes sudah berakhir dan untuk
pengumuman hasil akan diberitahukan via telepon/sms 3 (tiga) hari setelah pelaksanaan tes.
Peserta yang lolos maupun tidak lolos akan diberitahukan.

Setelah peserta tes pulang, staf SDM mengumpulkan tim penguji untuk mengadakan
pembahasan dari hasil tes wawancara. Masing-masing penguji diminta untuk menyebutkan
nama-nama peserta tes yang direkomendasikan untuk diterima sebagai calon staf, kemudian
dilakukan diskusi yang hasil dari diskusi tersebut adalah berupa kesepakatan nama-nama
yang direkomendasikan untuk diterima. Staf SDM kemudian membuat laporan pelaksanaan
tes penerimaan staf dengan hasil kesepakatan dari tim penguji untuk disampaikan dan
dimintakan persetujuan dari direktur. Apabila dari tim penguji ternyata tidak muncul nama
yang direkomendasikan, maka staf SDM akan mengajukan proses tes penerimaan ulang.

4. Setelah ada persetujuan dari direktur

Bila laporan yang telah diserahkan mendapat persetujuan dari direktur, maka staf
SDM segera menindaklanjuti dengan mengumumkan hasil tes penerimaan staf. Dan
memberitahukan kepada calon staf terpilih kapan harus mulai masuk bekerja.Hasil keputusan
direktur ini menandai berakhirnya proses penerimaan. Staf SDM kemudian mengarsipkan
blangko penilaian tim penguji, berkas pelamar yang tidak terima, dan berkas pelamar yang
diterima pada personal file sesuai dengan bagiannya.

E. Penempatan Staf

Penempatan merupakan tindak lanjut dari proses seleksi, yaitu menempatkan calon
staf yang diterima (lulus seleksi) pada jabatan atau pekerjaan yang membutuhkannya dan
sekaligus mendelegasikan authority kepada orang tersebut. Dengan demikian, calon staf itu
akan dapat mengerjakan tugas-tugasnya pada jabatan yang bersangkutan. Untuk
 mendukung berhasilnya proses penempatan dengan baik, maka diperlukan adanya proses
orientasi kepada calon staf. Pihak-pihak yang harus mendapatkan orientasi adalah sebagai
berikut :

1. Anggota staf klinis dan nonklinis baru, diberikan orientasi tentang rumah sakit,
tentang unit kerja atau unit dimana mereka ditugaskan dan tentang tanggungjawab
pekerjaan serta setiap penugasan khusus.
2. Pekerja kontrak, diberikan orientasi tentang rumah sakit, tentang unit kerja dan unit
dimana mereka ditugaskan dan tentang tanggungjawab pekerjaan serta setiap
penugasan khusus mereka.
3. Mahasiswa atau Trainer dilakukan orientasi pada Rumah Sakit dan Tanggungjawab
yang diberikan
Proses orientasi ini melibatkan bagian SDM dan bagian terkait di mana calon staf tersebut
ditempatkan. Bagian SDM akan menjelaskan tentang aturan kekaryawanan sebelum calon
staf masuk bergabung bersama Rumah Sakit dan ditempatkan sesuai dengan latar belakang
pendidikannya. Aturan kekaryawanan yang dijelaskan kepada calon staf adalah sebagai
berikut :

a. Menjalani masa percobaan kerja/Orientasi

F. Pengenalan dan Pembekalan (Orientasi)
Program Orientasi atau Masa Percobaan merupakan salah satu program di bidang Sumber
Daya Manusia dalam memberikan pengarahan dan bimbingan serta mempersiapkan para
karyawan baru agar dapat bekerja cepat, tepat dan efisien sesuai dengan peran dan
fungsinya.
Program Orientasi di Rumah Sakit terbagi menjadi 2 (dua) yaitu
a. Orientasi Umum
Program orientasi umum adalah proses pengenalan secara umum tentang organisasi,
tanggung jawab, hak dan kewajiban untuk seluruh calon karyawan. Orientasi umum
terdiri dari :

1) Visi dan misi Rumah Sakit

2) Logo dan arti logo Rumah Sakit
3) Pasien Safety
 4) Pencegahan dan Pengendalian Infeksi

b. Orientasi Khusus
Program orientasi khusus adalah proses pengenalan secara khusus tentang struktur
organisasi di unit kerja masing-masing, uraian tugas disetiap unit yang terkait,
tanggung jawab, hak dan kewajiban, standar prosedur perunit kerja untuk seluruh
calon karyawan berdasarkan profesi.
 BAB IV
DOKUMENTASI

Kegiatan pendokumentasian dalam proses penerimaan staf sangat diperlukan untuk

benar-benar memastikan bahwa proses yang dijalankan adalah berlaku sama dan seragam untuk
semua bagian yang ada di rumah sakit. Kegiatan pendokumentasian juga diperlukan untuk
memastikan bahwa proses penerimaan staf sudah sesuai dengan peraturan yang berlaku serta
memastikan bahwa calon staf yang akan diterima adalah orang yang tepat. Baik secara
kompetensi maupun secara kepribadian.