DAFTAR ISI

BAB I DEFINISI................................................................................................................................................... 1

BAB II RUANG LINGKUP .................................................................................................................................... 2

BAB III TATA LAKSANA ...................................................................................................................................... 3

BAB IV DOKUMENTASI ..................................................................................................................................... 8

i
 BAB I
DEFINISI

Paradigma pelayanan di dunia kesehatan kini sudah berubah, dari pandangan lama “pemberi
jasa pelayanan” yang merasa sangat berjasa kepada si pasien, berubah menjadi “pelayanan jasa
kesehatan” yang mengangggap pasien sebagai pelanggan (customer oriented) (Widajat, 2008).
Rumah sakit juga mengalami transformasi besar, situasi global dan kompetitif pun tak terelakkan.
Konsep manajemen yang jelas dibutuhkan untuk membuat perkembangan rumah sakit di Indonesia
berjalan dengan cepat. Konsep manajemen inilah yang akan mengantarkan rumah sakit untuk
meningkatkan mutu pelayanan yang memperhatikan tuntutan masyarakat.

Penerimaan staf merupakan tahap yang sangat kritis dalam manajemen SDM. Bukan saja karena
biaya proses penerimaan staf sangat mahal tetapi merekrut orang yang tidak tepat ibarat menanam
benih yang buruk. Ia akan menghasilkan buah yang dapat merusak tatanan sebuah organisasi secara
keseluruhan. Rumah sakit merupakan sebuah organisasi pelayanan jasa yang sifat produknya
intangible (tidak bisa dilihat) tetapi bisa dirasakan. Dan pelayanan ini hampir mutlak langsung
diberikan oleh staf (bukan oleh mesin/atau alat). Sehingga sikap, perilaku dan karakter staf sangat
mempengaruhi kualitas jasa yang diberikan. Oleh karena itu, proses penerimaan SDM rumah sakit
harus memperhatikan sikap, perilaku dan karakter calon staf.
Jika proses penerimaan RSIA Kartini tidak dioptimalkan, maka tidak dihasilkan tenaga rumah
sakit yang akan mendukung pelayanan kesehatan professional sehingga mutu pelayanan yang
diberikan akan menurun dikarenakan staf kurang menampilkan keprofesionalismeannya dimana hal
ini dapat menyebabkan citra RSIA Kartini sebagai rumah sakit akan menurun juga. Dengan
demikian penerimaan yang akurat dan tepat sesuai dengan kebutuhan rumah sakit akan menentukan
sukses rumah sakit di kompetisi global yang semakin kuat.
Oleh karena itu perlu disusun suatu panduan yang diharapkan menjadi acuan dalam penerimaan
staf di RSIA Kartini. Dimana tujuan dari proses penerimaan adalah menghasilkan kandidat calon
staf yang berkualitas dan memiliki nilai-nilai sumber daya manusia sesuai dengan kualifikasi yang
distandarkan oleh RSIA Kartini dengan proses penerimaan staf/staf yang tepat.

1
 BAB II
RUANG LINGKUP

Lingkup pembahasan panduan penerimaan staf ini meliputi : identifikasi kebutuhan staf,
perencanaan seleksi staf, dan pelaksanaan seleksi penerimaan staf.

1) Identifikasi Kebutuhan Staf

Perencanaan tenaga kerja dalam jangka panjang ditentukan oleh sisi permintaan rumah sakit,
yaitu perkiraan kebutuhan tenaga kerja dan sisi penawaran yaitu ketersediaan tenaga kerja di
pasar. Perkiraan kebutuhan tenaga kerja rumah sakit ditentukan oleh perkiraan tersedianya
tenaga kerja di rumah sakit dan rencana-rencana rumah sakit. Sedangkan perkiraan tersedianya
tenaga kerja itu sendiri ditentukan dari analisis beban kerja. Analisis kelebihan atau kekurangan
tenaga kerja rumah sakit berkaitan dengan besarnya jumlah tenaga kerja yang ada pada rumah
sakit tersebut berada pada kondisi berlebih atau kurang jika dikaitkan dengan beban kerja.
Analisis tersebut dapat dilaksanakan apabila sudah diketahui beban kerjanya. Analisis beban
kerja sendiri memberikan arahan tentang produktivitas. Produktivitas kerja dapat digambarkan
dalam efisiensi penggunaan tenaga kerja, dimana tenaga kerja tersebut akan dapat digunakan
secara efisien jika jumlah tenaga kerja yang ada seimbang dengan beban kerjanya.

2) Perencanaan Seleksi Penerimaan Staf

Perencanaan seleksi penerimaan staf dilakukan dalam beberapa tahapan yaitu : seleksi
administrasi, penjadwalan tes, pelaksanaan seleksi penerimaan staf, pengenalan dan
pembekalan (orientasi) umum dan khusus.

3) Pelaksanaan Seleksi Penerimaan Staf

Pelaksanaan seleksi penerimaan staf dilaksanakan di RSIA Kartini dibedakan menjadi du (2)
jenis : Seleksi Karyawan Medis dan Seleksi Karyawan Non Medis

2
 BAB III
TATA LAKSANA

1) Identifikasi Kebutuhan Staf

Rumah Sakit melakukan identifikasi staf sebelum melakukan perencanaan seleksi
penerimaan staf. Dengan memberikan wewenang kepada masing- masing kepala unit untuk
mengajukan permintaan tenaga kerja ke bagian SDM sesuai dengan analisa kebutuhan staf unit
terkait beserta perhitungan beban kerja. Kepala Bagian SDM merekap kebutuhan staf setiap
unit yang mengajukan tambahan staf untuk dilaporkan kepada Direksi agar mendapat instruksi
tindak lanjut yang dilakukan untuk melakukan proses perencanaan seleksi penerimaan staf
baru. Pengajuan permintaan kebutuhan staf yang disetujui oleh direktur kemudian
didisposisikan kepada Unit Kepegawaian untuk kemudian dilakukan tindak lanjut pelaksanaan
seleksi penerimaan staf. Untuk pengajuan permintaan kebutuhan staf yang belum atau tidak
mendapatkan persetujuan dari direktur, maka tidak akan ditindaklanjuti ke proses seleksi
penerimaan calon staf. Hasil keputusan ini merupakan pertimbangan yang dihubungkan dengan
kondisi rumah sakit. Bagian SDM menyampaikan keputusan ini kepada bagian dan Bidang
yang mengajukan permintaan kebutuhan staf

2) Perencanaan Penerimaan Calon Staf Baru

Kepala Unit Kepegawaian membuat pengumuman/ informasi lowongan kerja melalui
media masa (website dan facebook) maupun media cetak dan bekerjasama dengan instansi
pendidikan untuk menginformasikan lowongan pekerjaan di RSIA Kartini.

3) Perencanaan Seleksi Penerimaan Staf

Perencanaan seleksi penerimaan staf dilakukan dalam beberapa tahapan yaitu :
a) Seleksi Administrasi
Pengajuan permintaan akan kebutuhan staf yang telah disetujui oleh Direktur,
ditindaklanjuti oleh Kepala bagian SDM dengan menginstruksikan kepada Unit
Kepegawaian untuk melaksanakan proses seleksi administrasi. Seleksi administrasi ini
dilakukan pada berkas-berkas surat lamaran yang sudah masuk dan sudah diarsipkan oleh
Unit Kepegawaian. Yang menjadi dasar pertimbangan dari seleksi administrasi adalah
sebagai berikut :
1. Tanggal masuk berkas lamaran, dipilih berkas lamaran yang jarak antara masuk ke
rumah sakit dengan tanggal seleksi tidak terlalu lama (maksimal 1 tahun).

3
 2. Foto, dipilih yang dari foto tersebut wajahnya menunjukkan seseorang yang ramah dan
berpenampilan menarik.
3. Kelengkapan administrasi yang meliputi sebagai berikut :

No Bagian Kelengkapan Administrasi

Kelengkapan Umum
1 Semua Bagian 1. Riwayat hidup
2. Fotokopi ijasah legalisir
3. Fotokopi transkrip nilai
4. Fotokopi KTP (yang masihberlaku)
5. Surat Keterangan Berkelakuan Baik
6. Surat Keterangan Pengalaman Kerja
7. Fotokopy sertifikat pelatihan-pelatihan yang pernah diikuti
8. Foto terbaru
Kelengkapan Khusus
1 Dokter Umum 1. Ijasalh legalisisr S1 Kedokteran
2. Fotokopi Surat Tanda Registrasi (STR)
3. Fotokopi sertifikat ACLS/BTLS
2 Dokter Spesialis 1. Fotokopi ijasah legalisir S1 Dokter Spesialis
2. Fotokopi Surat Tanda Registrasi (STR)
3 Perawat 1. Fotokopi ijasah D3/S1 keperawatan legalisir
2. Fotokopi Surat Tanda Registrasi (STR) atau
3. Fotokopi Surat Keterangan Rekomendasi
4 Bidan 1. Fotokopi ijasah D3/S1 Kebidanan legalisir
2. Fotokopi Surat Tanda Registrasi (STR) atau
3. Fotokopi Surat Keterangan Rekomendasi
6 Radiologi 1. Fotokopi ijasah D3 radiografer legalisir
2. Fotokopi STR atau
3. Fotokopi Surat Keterangan Rekomendasi
7 Laboratorium 1. Fotokopi ijasah D3 analis kesehatan
2. Fotokopi STR atau
3. Fotokopi Surat Keterangan Rekomendasi
8 Apoteker 1. Fotokopi ijasah S1 Farmasi Apoteker legalisir
2. Fotokopi STRA

4
9 AsistenApoteker 1. Fotokopi ijasah SMF/ D3 AA legalisisr
2. Fotokopi STR atau
3. Fotokopi Surat Keterangan Rekomendasi
10 AhliGizi 1. Fotokopi ijasah D3 ahligizi
2. Fotokopi STR
3. Fotokopi Surat Keterangan Rekomendasi
11 Kesling 1. Fotokopi ijasah D3 Kesling / S1 Tekhnik Lingkungan legalisisir
2. Fotokopi STR
3. Fotokopi Surat Keterangan Rekomendasi
12 RM 1. Fotokopi ijasah D3/S1 RM legalisir
2. Fotokopi STR
3. Fotokopi Surat Keterangan Rekomendasi
13 Satpam 1. Fotokopi Sertifikat Pelatihan Satpam
2. Kartu Tanda Anggota
3. Surat pengalaman kerja sebagai satpam

Unit Kepegawaian akan memeriksa lamaran tersebut sesuai dengan form check list
kelengkapan data. Apabila dari berkas-berkas lamaran yang ada di arsip Unit Kepegawaian
ada yang sesuai dan memenuhi kualifikasi dengan kebutuhan dan direkomendasikan oleh
Kepala Bagian/ Kepala Unit terkait, maka unit kepegawaian segera melaksanakan tindak
lanjut ke tahap penjadwalan pelaksanaan tes penerimaan calon staf. Namun apabila dari
berkas-berkas lamaran yang ada ternyata tidak ada yang sesuai dengan kualifikasi yang
dibutuhkan maka unit kepegawaian mempunyai tugas untuk mencarikan pelamar dengan
mengumumkan informasi lowongan kerja ke khalayak umum dengan cara memasang iklan
lowongan kerja baik melalui media cetak maupun melalui media sosial yang ada di rumah
sakit (FaceBook dan website) dan bekerjasama dengan instansi pendidikan.

b) Penjadwalan Tes
Tindak lanjut dari hasil seleksi administrasi adalah penjadwalan tes. Tes yang akan
dilaksanakan dalam proses penerimaan calon staf adalah tes tertulis dan tes wawancara.
Sebelum pelaksanaan tes, unit kepegawaian harus menghubungi pihak-pihak yang akan
terlibat dalam tes tersebut, yaitu Kepala Bagian dan Kepala Unit/ Instalasi yang terkait. Unit
kepegawaian menghubungi masing-masing pihak tersebut dan menyampaikan agenda
pelaksanaan tes. Setelah semua pihak bersepakat akan hari, tanggal dan waktu pelaksanaan
tes, maka unit kepegawaian segera menindaklanjuti dengan melakukan pemanggilan kepada
5
 pelamar (via telepon atau sms) yang sudah direkomendasikan untuk mengikuti tes calon staf
rumah sakit.
4) Pelaksanaan Seleksi Penerimaan Staf
Bagian SDM mengampu pelaksanaan seleksi penerimaan staf. Pelaksanaan seleksi sesuai
dengan jadwal yang sudah disepakati oleh pihak-pihak yang berkepentingan. Sehari sebelum
pelaksanaan, staf SDM menyiapkan ruangan untuk tes tertulis dan tes wawancara, serta
menyiapkan beberapa berkas yang digunakan dalam pelaksanaan seleksi tersebut, yang
meliputi:
1. Daftar hadir
Daftar hadir untuk peserta yang akan mengikuti ujian seleksi dan untuk tim penguji yang
akan menguji peserta
2. Materi Ujian, lembar LJK, dankertas HVS kosong untuk jawaban
Materi ujian untuk tes tertulis terdiri dari 3 soal ujian, yaitu:
a) Materi Umum, ini adalah soal pengetahuan tentang seputar Rumah Sakit.
b) Materi Khusus, ini adalah materi yang disesuaikan dengan keahlian atau ketrampilan
dari masing-masing bagian/ instalasi.
c) Materi Psikotest

3. Pada Hari H Pelaksanaan Tes Penerimaan :

Sesaat sebelum tes penerimaan dimulai, Unit Kepegawaian mengumpulkan seluruh
peserta tes yang sudah mengisi daftar hadir. Unit Kepegawaian menyampaikan agenda
tes yang akan dilaksanakan, dimulai dari tes tertulis yang terdiri dari tes dengan materi
umum, materi keahlian atau ketrampilan di bidang masing-masing, dan materi psikotest.
Materi tes diberikan secara berbarengan dan untuk pengerjaannya diserahkan kepada
peserta. Boleh mengerjakan materi yang umum dulu baru kemudian materi keahlian
atau ketrampilan, atau sebaliknya. Waktu yang disediakan untuk mengerjakan materi tes
tertulis adalah 40 (empat puluh) menit, dilanjutkan dengan tes Psikotest waktu yang
dibutuhkan 20 (dua puluh menit). Setelah tes tertulis selesai, kemudian Unit
Kepegawaian akan menyatukan hasil jawaban pelamar tersebut dengan surat
lamarannya atau CV pelamar. Kemudian pelamar di minta mempersiapkan diri untuk
tes selanjutnya, yaitu tes wawancara dengan tim penguji yang dilakukan secara
bergantian.

6
4. Setelah tes penerimaan berakhir
Sesaat setelah pelaksanaan tes berakhir, Unit Kepegawaian mengumpulkan kembali
seluruh peserta tes dan memberitahukan bahwa pelaksanaan tes sudah berakhir dan
untuk pengumuman hasil akan diberitahukan via telepon/sms 3 (tiga) hari setelah
pelaksanaan tes. Peserta yang lolos maupun tidak lolos akan diberitahukan setelah
peserta tes pulang, Kepala Bagian SDM mengumpulkan tim penguji untuk mengadakan
pembahasan dari hasil tes wawancara. Masing-masing penguji diminta untuk
menyebutkan nama-nama peserta tes yang direkomendasikan untuk diterima sebagai
calon staf, kemudian dilakukan diskusi yang hasil dari diskusi tersebut adalah berupa
kesepakatan nama-nama yang direkomendasikan untuk diterima. Apabila dari tim
penguji ternyata tidak muncul nama yang direkomendasikan, maka Unit Kepegawaian
akan mengajukan proses tes penerimaan ulang.

7
 BAB IV
DOKUMENTASI

Kegiatan pendokumentasian dalam proses penerimaan staf sangat diperlukan untuk benar-
benar memastikan bahwa proses yang dijalankan adalah berlaku sama dan seragam untuk semua
bagian yang ada di rumah sakit. Kegiatan pendokumentasian juga diperlukan untuk memastikan
bahwa proses penerimaan staf sudah sesuai dengan peraturan yang berlaku serta memastikan bahwa
calon staf yang akan diterima adalah orang yang tepat. Baik secara kompetensi maupun secara
kepribadian.
Untuk dokumentasi kondisi kesehatan calon staf diperlukan Evaluasi Medis yaitu
pemeriksaan kesehatan fisik calon staf apakah memenuhi spesifikasi yang telah ditentukan untuk
jabatan yang bersangkutan. Evaluasi ini hendaknya diperhatikan dengan cermat karena sangat
menentukan prestasi kerja staf. Tidak mungkin staf akan dapat berprestasi baik jika sering sakit dan
tidak dapat hadir untuk melaksanakan tugas-tugasnya.

8
Lampiran I : Surat Keputusan Direktur Rumah Sakit Ibu Anak Kartini

Nomor : 008/SPO-03/RSIA K/I/2019

Tanggal : 2 Januari 2019
Perihal : Pemberlakuan Panduan Penerimaan Karyawan
di RSIA Kartini

PANDUAN PENERIMAAN KARYAWAN RSIA

KARTINI