PEMERINTAH KABUPATEN INDRAMAYU

DINAS KESEHATAN
UPTD PUSKESMAS ANAJATAN
Jln. Raya Anjatan Utara No.3 DesaAnjatanUtara Kec. Anjatan 45256
Hotline : SMS 081284347460/0812709418
E-mail : puskesmasanjatan6@gmail.com

BAB I

1. PENDAHULUAN

Dokumen Puskesmas merupakan data manajemen Puskesmas, sehingga data maupun

dokumen Puskesmas wajib dikelola secara baik agar tidak sampai tercecer. Untuk memudahkan
didalam pengelolaan dokumen penting ditentukan system pengendalian dokumen agar
memudahkan didalam pengelolaan, penyimpanan dan pencarian untuk diberlakukan
pelaksanaannya, sebagi pedoman didalam pengelolaan dokumen di Puskesmas, baik dokumen
yang bertalian dengan dokumen administrasi Puskesmas maupun dokumen akreditasi Puskesmas.
Oleh karena itu sebagai acuan didalam pengelolaan dokumen maka wajib disusun Pedoman
Pengendalian Dokumen Puskesmas.

2. DASAR PENGENDALIAN DOKUMEN

DidalampenetapanpedomanpengendaliandokumenPuskesmasPondohsebagaidasarnyaadalah:
1. Undang-Undang No. 36 tahun 2009 tentangKesehatan.
2. Permenkes RI no 75 tentangPuskesmas

3. DEFINISI
Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua dokumen yang terkait
dengan sistem manajemen mutu yang digunakan sebagai acuan dalam kegiatan pengendalian
mutu.
3.1. Pengendalian Dokumen
Adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumen-dokumen sistem manajemen
mutu yang mencakup pembuatan, distribusi, penggunaan, perubahan dengan
mengikuti ketentuan/metode yang diatur dalam prosedur ini.
3.2. Dokumen Dikendalikan
Dokumen dengan status DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen acuan kerja
tersebut di-up-date/diperbarui secara berkala sesuai perubahan-perubahan yang
terjadi selama pemakaiannya.
3.3. Dokumen Tidak Dikendalikan
Dokumen dengan status TIDAK DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen tersebut
sejak diterbitkan tidak di-up-date/diperbarui dan karenanya tidak diperuntukan
sebagai acuan kerja.
3.4. Dokumen Tidak Berlaku
Dokumen dengan status KADALUARSA artinya adalah bahwa dokumen tersebut
sudah tidak berlaku lagi dan selanjutnya diperlakukan sebagai arsip.
3.5. Manual Mutu
Manual Mutu adalah dokumen sistem manajemen mutu yang memuat ketentuan-
ketentuan / persyaratan-persyaratan / kebijakan-kebijakan yang digunakan sebagai
acuan umum dalam menjalankan semua kegiatan operasional organisasi.
 PEMERINTAH KABUPATEN INDRAMAYU
DINAS KESEHATAN
UPTD PUSKESMAS ANAJATAN
Jln. Raya Anjatan Utara No.3 DesaAnjatanUtara Kec. Anjatan 45256
Hotline : SMS 081284347460/0812709418
E-mail : puskesmasanjatan6@gmail.com

3.6. Master Dokumen

Master dokumen adalahdokumen yang telah lengkap/ telah dinomori, disyahkan dan
ditanda-tangani namun belum dibubuhi cap Puskesmas.

3.7. Prosedur Kerja

Prosedur Kerja adalah dokumen sistem manajemen mutu yang
mengatur/mengkoordinasikan kegiatan/proses secara lintas fungsi agar dicapai sasaran
dan persyaratan yang telah ditetapkan
4. TUJUAN

Tujuan kegiatan pegendalian dokumen agar terkendalinya proses perubahan, penerbitan,

distribusi dan sirkulasi dokumenyang ada di Puskesmas Bontang utara II sesuai dengan
Perundangan dan Peraturan yang berlaku serta memenuhi Persyaratan Akreditasi Puskesmas dan
Sistem Manajemen Mutu Puskesmas Beber.

5. TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG

PenanggungJawabdalamkegiatanpengendaliandokumenyaitu :
1. WakilManajemenMutu
2. PengendaliDokumen
3. PenanggungJawab Program/Unit Kerja
 PEMERINTAH KABUPATEN INDRAMAYU
DINAS KESEHATAN
UPTD PUSKESMAS ANAJATAN
Jln. Raya Anjatan Utara No.3 DesaAnjatanUtara Kec. Anjatan 45256
Hotline : SMS 081284347460/0812709418
E-mail : puskesmasanjatan6@gmail.com

BAB II

1. PENETAPAN JENIS DOKUMEN

Kepala Puskesmas/MR/Pemegang Program/Koordinator Unit/ Menetapkan jenis dokumen

terkendali, meliputi:

1.1 Manual Mutu

1.2 Prosedur Kerja/SOP

1. 1.4 Formulir

2. PEMBUATAN DOKUMEN

MR/ Wakil Manajemen menetapkan sistematika pembuatan dokumen sebagai berikut :

Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja terdiri dari :

 Pengertian
 Tujuan
 Kebijakan
 Prosedur
 Diagram Alir (jika diperlukan)
 Unit Terkait
 Referensi
 Dokumen terkait
 Catatan revisi/ Perubahan
3. PENGESAHAN ISI DOKUMEN

Setiap dokumen terkendali harus mendapat bukti persetujuan dan pengesahan dari Kepala
Puskesmas

4. PEMBERIAN IDENTITAS DOKUMEN

Setiap dokumen terkendali memiliki bagian header yang merupakan identitas dokumen yang
berisi

 Judul dokumen
 Nomor kode dokumen
 Terbitan ( duadigit )
 Revisi ( duadigit )
 Tanggalmulaiberlaku,
 Halaman
 Penanggungjawab ( disiapkan, diperiksa, disahkan )
 PEMERINTAH KABUPATEN INDRAMAYU
DINAS KESEHATAN
UPTD PUSKESMAS ANAJATAN
Jln. Raya Anjatan Utara No.3 DesaAnjatanUtara Kec. Anjatan 45256
Hotline : SMS 081284347460/0812709418
E-mail : puskesmasanjatan6@gmail.com

5. PENOMORAN DOKUMEN

Setelah disahkan, sekretariat memberi nomor dokumen yang terdiri dari 4 bagian:

5.1 Penomoran Manual mutu, prosedur kerja dan instruksi kerja

Bagian I menunjukkan jenis dokumen

MM untuk manual mutu

PK untuk prosedur kerja

FORM untuk Formulir yang digunakan

Bagian II

menunjukkan unit yang membuat dokumen menunjukkan nomor urut penerbitan

dokumen, dengan 3 digit menunjukkan tahun penerbitan dengan 2 digit

Contoh penomoran dokumen: PK/ BPG/001/ 07

Artinya :

PK: Jenis dokumen Prosedur Kerja

BPG: BP Gigi

001 nomor urut dokumen

07 tahun 2007

5.2 Penomoran formulir

Contoh : FORM /BPG/ 001/ 07

Form menunjukkan jenis dokumen

Artinya : Jenis dokumen Formulir

BPG : BP Gigi

001 nomor urut dokumen

07 tahun 2007

6. PENERBITAN DAN DISTRIBUSI DOKUMEN

6.1 Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah mendapat persetujuan dan pengesahan dari
Kepala Puskesmas

6.2 Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh Sekretariat ISO dan MR kepada semua
pihak yang berkepentingan dengan mengisi Formulir Bukti Penerimaan Dokumen.
 PEMERINTAH KABUPATEN INDRAMAYU
DINAS KESEHATAN
UPTD PUSKESMAS ANAJATAN
Jln. Raya Anjatan Utara No.3 DesaAnjatanUtara Kec. Anjatan 45256
Hotline : SMS 081284347460/0812709418
E-mail : puskesmasanjatan6@gmail.com

6.3 Sekretariat bertanggung jawab menyimpan dokumen sah memelihara Daftar Induk
Prosedur Kerja, Instruksi Kerja dan Formulir yang ada pada Bagian,Sub Bag, Bidang
atau Seksi

6.4 Untuk menunjukkan Salinan dokumen tersebut terkendali diberi cap “TERKENDALI”
dengan persetujuan MR.

7. REVISI DOKUMEN

Suatudokumendapatdirevisidengan tata cara:

1. Pemohon revisi mengisi formulir usulan revisi kepada Kepala Puskesmas

2. Permintaan revisi disetujui pejabat yang berwenang
3. Revisidicatatdalamrekamanhistorisperubahan pada tiapdokumen
8. PENERBITAN ULANG DOKUMEN

Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang jika:

1. Terjadi perubahan sistem mutu

2. Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi dokumen
3. Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksanaan tugas
4. Bila terjadi penerbitan ulang, dokumen lama ditarik
9. PENARIKAN DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN

Wakil Manajemen Mutu menarik salinan dokumen yang sudah tidak berlaku dari
peredaran dengan menggunakan formulir bukti penarikan dokumen. Salinan dokumen yang sudah
ditarik, dimusnahkan dengan cara dibakar dan dicatat dalam formulir berita acara pemusnahan
dokumen. Dokumen asli dari dokumen yang sudah ditarik diberi cap ‘ TAK TERKENDALI’ , dan
disimpan MR sebagai arsip. Formulir berita acara pemusnahan dokumen disimpan oleh MR.

10. PENINJAUAN ULANG DOKUMEN

Setiap dokumen ditinjau ulang setiap satu tahun sekali

11. PENGENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL

Koordinator Unit/Pemegang program mengidentifikasi dan mengendalikan distribusi

dokumen eksternal dengan formulir daftar dokumen eksternal. Bila suatu dokumen eksternal sudah
tidak digunakan, MR menarik dokumen eksternal tersebut dan dicatat dalam formulir daftar
dokumen eksternal