STASIUN METEOROLOGI KELAS I SOEKARNO-HATTA

PROSEDUR MUTU

AUDIT INTERNAL
BMKG
No. Dok. : PM-WM-03 No. Revisi: 01 Tgl. Berlaku: 17/04/23 Halaman: 1 / 4

Jabatan Tanda Tangan

Dibuat Oleh Ketua Komite Mutu

Kepala Stamet Kelas I

Diperiksa Oleh
Soekarno-Hatta

Kepala Stamet Kelas I

Disetujui Oleh
Soekarno-Hatta
 STASIUN METEOROLOGI KELAS I SOEKARNO-HATTA

PROSEDUR MUTU

AUDIT INTERNAL
BMKG
No. Dok. : PM-WM-03 No. Revisi: 01 Tgl. Berlaku: 17/04/23 Halaman: 2 / 4

1.0 Tujuan:
Untuk memastikan bahwa Audit Internal mempunyai perencanaan yang sistematis
dan dilaksanakan secara efektif, independen sesuai dengan Sistem Manajemen
Mutu yang diterapkan.

2.0 Ruang Lingkup:

Prosedur ini diberlakukan dalam pelaksanaan Audit Sistem Manajemen Mutu di
Stasiun Meteorologi Kelas I Soekarno – Hatta, Badan Meteorologi Klimatologi dan
Geofisika yang meliputi Pedoman Mutu, Prosedur dan Instruksi Kerja dari setiap
area yang diaudit beserta penerapannya.

3.0 Definisi:
3.1 Tidak ada.

4.0 Dokumen Pendukung:

4.1 Prosedur Tinjauan Manajemen
4.2 Prosedur Tindakan Koreksi
4.3 Prosedur Tindakan Pencegahan

5.0 Uraian Prosedur

5.1 Perencanaan
5.1.1 Audit internal dilaksanakan sesuai dengan Jadual Audit Internal yang sudah
disetujui oleh Ketua Komite Mutu.
5.1.2 Audit Internal dilaksanakan minimal 2(dua) kali dalam setahun; audit
internal tambahan di luar jadual yang telah ditetapkan dapat diiakukan bila
terdapat indikasi adanya penyimpangan dalam pelaksanaan kegiatan Sistem
Manajemen Mutu.
5.1.3 Ketua Komite Mutu bertanggung jawab menentukan Lead Auditor dan
Auditor yang akan melaksanakan Audit Internal dengan memperhatikan
bahwa Lead Auditor dan Auditor yang ditunjuk bukan berasal dari unit kerja
yang akan diaudit. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga independensi
Auditor dalam menentukan ketidaksesuaian yang terjadi di dalam audit
Sistem Manajemen Mutu.
5.1.4 Setiap audit dilakukan oleh Auditor internal yang terlatih, berdasarkan:
• Telah mengikuti Pelatihan Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu
• Telah mengikuti Pelatihan Audit Internal
 STASIUN METEOROLOGI KELAS I SOEKARNO-HATTA

PROSEDUR MUTU

AUDIT INTERNAL
BMKG
No. Dok. : PM-WM-03 No. Revisi: 01 Tgl. Berlaku: 17/04/23 Halaman: 3 / 4

• Berpengalaman kerja di Stasiun Meteorologi Kelas I Soekarno - Hatta

minimal 2 (dua) tahun
5.2 Persiapan
5.2.1 Ketua Komite Mutu bertanggung jawab membuat dan menyerahkan
Pemberitahuan Audit kepada Auditor yang ditunjuk dan unit kerja yang
akan diaudit (Auditee).
5.2.2 Lead Auditor yang ditunjuk bertanggungjawab untuk melakukan konfirmasi
Tanggal, Waktu dan Ruang Lingkup Audit dengan Auditee.
5.2.3 Auditor membuat audit checklist sebagai panduan dalam melakukan proses
audit internal berdasarkan rencana audit yang telah dibuat.
5.3 Pelaksanaan
5.3.1 Setiap pelaksanaan Audit Internal dimulai dengan pertemuan pembukaan
(Opening Meeting) dipimpin oleh Lead Auditor dengan mata acara sebagai
berikut:
• Tujuan dan ruang lingkup;
• Metode pelaksanaan audit;
• Klasifikasi ketidaksesuaian ;
• Tanya jawab (jika ada)
5.3.2 Auditor dalam melaksanakan audit bertanya langsung kepada auditee.
5.3.3 Auditor melaksanakan audit dengan memeriksa dokumen, catatan, aktivitas
dan proses operasional yang relevan terhadap standar, pedoman mutu,
prosedur, instruksi kerja dan dokumen lain yang terkait berdasarkan ruang
lingkup audit dan Daftar Periksa Audit Internal yang telah disiapkan.
5.3.4 Hasil audit dengan bukti obyektif yang ditemukan dicatat dalam Daftar
Periksa Audit Internal
5.3.5 Auditor harus mencatat setiap hasil audit internal yang bersifat
ketidaksesuaian.
5.3.6 Anggota tim Auditor Internal akan berkumpul untuk membahas hasil temuan
yang didapat auditor internal selama proses on-site audit dilakukan serta
menetapkan kategori temuan dengan kategori Sesuai/ Major/ Minor/
Observasi/ Saran.
 STASIUN METEOROLOGI KELAS I SOEKARNO-HATTA

PROSEDUR MUTU

AUDIT INTERNAL
BMKG
No. Dok. : PM-WM-03 No. Revisi: 01 Tgl. Berlaku: 17/04/23 Halaman: 4 / 4

Kriteria temuan audit:

1. Major : - temuan dalam kategori negatif yang menyebabkan sistem
manajemen terhenti

- Ketidaksesuaian yang muncul kembali saat audit berlangsung

- Multiple finding / temuan yang sama tejadi pada beberapa
bagian
2. Minor : - Ketidaksesuaian yang muncul karena ketidak konsistenan
dalam penerapan

- Tidak merupakan temuan dari major.

3. Observasi : Temuan kesesuaian namun jika tidak diperbaiki akan menjadi
ketidaksesuaian.
4. Saran : Saran dari auditor berdasarkan best practice yang ada.
5.3.7 Auditee harus memberikan tanggal penyelesaian yang sesuai dan disetujui
Auditor untuk melaksanakan penyelesaian tindakan perbaikan.
5.3.8 Setelah keseluruhan audit dilaksanakan, selanjutnya Lead Auditor
melakukan rapat penutupan (closing meeting) yang dihadiri oleh seluruh
Auditor dan Auditee untuk menyampaikan :
− Ucapan terima kasih
− Presentasi terhadap hal-hal yang sesuai
− Presentasi terhadap temuan yang ada
− Auditee meneliti penyebab ketidaksesuaian untuk menentukan
tindakan perbaikan dan pencegahan yang akan dilakukan dalam
mengatasi ketidaksesuaian tersebut serta mencegah terulangnya
kembali hal sama di masa yang akan datang.
− Auditee harus memberikan tanggal penyelesaian yang sesuai dan
disetujui Auditor untuk melaksanakan penyelesaian tindakan
perbaikan.
− Hasil audit disampaikan dan disetujui oleh seluruh peserta rapat
closing meeting.
− Jika ada temuan yang tidak dapat diputuskan dalam closing meeting
maka akan di diskusikan antar pimpinan fungsi/ bagian dengan
pimpinan puncak/ Kasmet
− Melakukan tanya jawab (jika ada)
 STASIUN METEOROLOGI KELAS I SOEKARNO-HATTA

PROSEDUR MUTU

AUDIT INTERNAL
BMKG
No. Dok. : PM-WM-03 No. Revisi: 01 Tgl. Berlaku: 17/04/23 Halaman: 5 / 4

5.4 Laporan Audit

5.4.1 Lead Auditor bertanggung jawab untuk merangkum hasil audit internal ke
dalam Laporan Audit Internal berupa Ringkasan Audit Internal yang
diserahkan kepada Ketua Komite Mutu.
5.4.2 Ketua Komite Mutu akan menyampaikan hasil Audit Internal yang telah
dilaksanakan dalam Rapat Tinjauan Manajemen.
5.5 Tindak Lanjut Audit
5.5.1 Ketika ada temuan dalam kategori Major/ Minor/ Observasi/ Saran, maka
Kepala Unit akan mempersiapkan Tindakan perbaikan sesuai dengan
penyebab ketidaksesuaian.
5.5.2 Hasil Tindakan perbaikan yang telah dibuat akan disampaikan ke Koordinator
Audit Internal untuk di-review dan diverifikasi.
5.5.3 Auditor yang menerbitkan temuan atau yang ditunjuk oleh Ketua
Komite Mutu akan meninjau hasil perbaikan yang telah dilaksanakan oleh
Auditee. (5.5.1)
5.5.4 Koordinator Audit Internal berserta Lead Auditor mendistribusikan hasil akhir
laporan audit kepada Kepala Bagian terkait dengan persetujuan dari Ketua
Komite Mutu.
5.6 Penyiapan Hasil Audit
Semua dokumen yang berhubungan dengan Audit Internal menjadi
tanggung jawab Ketua Komite Mutu dan Pengendali Dokumen untuk
menyimpannya.

6.0 Lampiran
6.1 Jadwal Audit Internal
6.2 Pemberitahuan Audit Internal
6.3 Daftar Periksa Audit Internal
6.4 Laporan Audit Internal
6.5 Status Revisi Prosedur Mutu Audit Internal
6.6 Form FR.00.04
 STASIUN METEOROLOGI KELAS I SOEKARNO-HATTA

PROSEDUR MUTU

AUDIT INTERNAL
BMKG
No. Dok. : PM-WM-03 No. Revisi: 01 Tgl. Berlaku: 17/04/23 Halaman: 6 / 4