Anda di halaman 1dari 7

PT.

AMAN SEJAHTERA

SISTEM MANAJEMEN KESELAMATAN DAN KESEHATAN KERJA

Judul Dokumen Prosedur Audit Internal SMK3


No. Dokumen SMK3 – Prosedur - 13
No. Revisi 00
Tanggal Berlaku 20 / 06 / 2006

Jabatan Nama Tanda Tangan

Disusun
Oleh

Diperiksa
Oleh
Disetujui
Oleh

Dokumen ini milik PT. Aman Sejahtera dan tidak boleh disalin atau
digunakan untuk keperluan lain baik sebagian maupun seluruhnya tanpa
persetujuan manajemen PT. Aman Sejahtera

Distribusi Dokumen
Copy Copy Copy
01 04 07
02 05 08
03 06 09
No.Dokumen SMK3-Prosedur-13
PROSEDUR Tanggal 14 – 12 – 2004
AUDIT INTERNAL SMK3 Revisi 00
Halaman 2/7

1. Tujuan
Prosedur ini disusun untuk mengatur tata cara melaksanakan kegiatan audit internal SMK3

2. Ruang Lingkup
Prosedur ini dipakai untuk menjadwalkan, melaksanakan, dan melaporkan audit serta
penentuan auditor untuk kegiatan yang dilakukan pada semua proses dalam sistem.

3. Acuan
- OHSAS 18001:2007
- Manual SMK3

4. Definisi
- Audit : suatu kegiatan atau proses sistematis,terencana dan terdokumentasi untuk
mengumpulkan bukti objektif dan menilainya secara objektif untuk menentukan sejauh
mana kriteria audit terpenuhi
- Ketidaksesuaian Audit : Temuan audit yang menunjukkan adanya bukti yang menunjukkan
penyimpangan atau ketidaksesuain terhadap kriteria audit
- Tindakan Koreksi : suatu proses tindakan yang diperlukan untuk memperbaiki
ketidaksesuain agar tidak terulang kembali di masa mendatang.

5. Uraian Prosedur
5.1 Tanggung jawab dan wewenang
5.1.1 Wakil Manajemen K3 bertanggung jawab untuk menjadwalkan, mangatur
pelaksanaan, dan melaporkan hasil audit internal.
5.1.2 Auditor yang ditunjuk bertanggung jawab melaksanakan audit internal sesuai
prosedur ini.
5.1.3 Setiap karyawan dan manajemen bertanggung jawab untuk berperan aktif dalam
kegiatan audit internal.

5.2 Program Audit


5.2.1 Wakil Manajemen (MR) menyusun program audit tahunan dan jadual pelaksanaan
audit untuk audit internal berdasarkan status dan pentingnya proses / bagian atau
No.Dokumen SMK3-Prosedur-13
PROSEDUR Tanggal 14 – 12 – 2004
AUDIT INTERNAL SMK3 Revisi 00
Halaman 3/7

kegiatannya dan hasil audit sebelumnya. Audit internal dilaksanakan minimal 2 (dua)
kali dalam setahun.

5.2.2 Penyusunan program audit untuk proyek disusun tersendiri bersama penanggung jawab
proyek atau manager proyek dengan mempertimbangkan status pelaksanaan proyek
yang tengah berlangsung.
5.2.3 Dalam jangka waktu setahun itu semua bagian/kegiatan harus pernah diaudit dan audit
harus mencakup semua aspek bagian atau kegiatan itu. Bagian/kegiatan yang diaudit
tidak boleh diaudit oleh seseorang dari kalangan bagian/kegiatan itu
5.2.4 Audit internal ditujukan untuk melihat keefektifan sistem manajemen mutu yang
dikembangkan dan diterapkan, serta melihat peluang untuk perbaikan.
5.2.5 Lingkup audit mencakup semua yang telah menjadi lingkup sistem manajemen mutu,
sedangkan kriteria audit mencakup klausul ISO 9001:2000 yang sesuai dengan
lingkup sistem dan dokumentasi yang ditetapkan dalam sistem, seperti pedoman mutu
dan prosedur.
5.2.6 Program audit dan jadual pelaksanaan audit harus dikomunikasikan kepada auditor dan
bagian yang akan diaudit.
5.2.7 Program audit ini direview ulang setiap akhir pelaksanaan audit untuk menetapkan
program audit berikutnya.

5.3 Persiapan Audit


5.3.1 Wakil manajemen K3 memilih dan menunjuk auditor sesuai dengan persyaratan
kemampuan/kompetensi auditor internal yang ditetapkan. Tiap auditor haruslah
seseorang yang telah mendapat pelatihan dalam hal ketrampilan mengaudit. Wakil
manajemen K3 mempunyai daftar auditor internal untuk membantu tugasnya.
5.3.2 Auditor dibagi dalam tim-tim kecil. Tiap tim dipimpin oleh ketua tim audit yang
ditunjuk oleh wakil manajemen mutu. Auditor tidak boleh mengaudit bidang
pekerjaannya sendiri atau yang masih dalam tanggung jawabnya.
5.3.3 Auditor yang ditunjuk mempersiapkan check list sesuai kriteria audit yang ditetapkan,
lembar pengamatan, dan dokumen kerja lainnya.
5.3.4 Bagian yang diaudit menyediakan keperluan audit, seperti dokumen, rekaman,
seseorang yang ditunjuk untuk mendampingi auditor dan sebagai wakil auditee.
No.Dokumen SMK3-Prosedur-13
PROSEDUR Tanggal 14 – 12 – 2004
AUDIT INTERNAL SMK3 Revisi 00
Halaman 4/7

5.4 Pelaksanaan audit

5.4.1 Auditor membuka kegiatan audit terlebih dahulu, dengan memastikan kesiapan
bagian yang akan diaudit sesuai jadual yang telah ditetapkan dan tersedianya segala
sesuatu yang dibutuhkan selama audit.
5.4.2 Auditor menghimpun dan memverifikasi informasi yang sesuai dengan cara :
- wawancara,
- pengamatan kegiatan,
- memeriksa dokumen, rekaman, dan data.
5.4.3 Auditor mencatat semua fakta dan bukti yang ditemukan dalam proses audit dalam
lembar pengamatan atau catatan lainnya.
5.4.4 Bila ditemukan ketidaksesuain atau adanya peluang perbaikan dalam proses / fungsi
dari bagian yang diaudit, auditor menuliskannya dalam formulir Laporan
Ketidaksesuaian Audit, dengan menuliskan fakta, bukti, dan kriteria audit secara
lengkap. Hal ini disampaikan kepada wakil/pimpinan bagian yang diaudit agar
dipahami isi laporan tersebut dan dimintakan tindakan koreksinya.
5.4.5 Kepala bagian atau kegiatan yang diaudit harus menanggapi laporan
ketidaksesuaian itu dan menentukan, kalau dapat dilakukannya sendiri, tindakan
koreksi apa yang akan dilakukan dan berapa lama tindakan koreksi terselesaikan
5.4.6 Apabila pimpinan bagian atau kegiatan yang diaudit tidak dapat menentukan
sendiri, maka masalah tindakan koreksinya diangkat ke atas, ke rapat tinjauan
manajemen.
5.4.7 Jika tindakan koreksi dan kerangka waktu penyelesaiannya telah disepakati, Wakil
Manajemen Mutu harus mengusahakan adanya audit terhadap hasil tindakan koreksi
tersebut
5.4.8 Jika verifikasi ini menunjukkan hasil yang negative (tidak dapat menghilangkan
ketidaksesuaian dan penyebabnya), maka dibuatkan laporan ketidaksesuaian lagi
dengan nomor laporan yang sama disertai huruf “A” di belakangnya
5.4.9 Jika verifikasi ini menunjukkan hasil yang positif, maka Auditor dapat menutup
laporan tersebut
No.Dokumen SMK3-Prosedur-13
PROSEDUR Tanggal 14 – 12 – 2004
AUDIT INTERNAL SMK3 Revisi 00
Halaman 5/7

5.4.10 Hasil pelaksanaan audit dilaporkan oleh wakil manajemen (MR) kepada manajemen
puncak.

5.5 Pelaporan dan Tinjauan Audit

5.5.1 Wakil manajemen menyusun laporan audit dan meninjau pelaksanaan audit beserta
hasil-hasilnya terhadap tujuan dan kriteria audit yang ditetapkan.
5.5.2 Wakil manajemen melaporkan hasil pelaksanaan audit dan tinjauannya kepada
manajemen dalam rapat tinjauan manajemen.
5.5.3 Hasil tinjauan audit dijadikan rujukan dan umpan balik bagi penetapan program /
jadual audit berikutnya

6. Ketentuan Khusus
Tidak ada

7. Rekaman
7.1. Program Audit Tahunan (SMK3-Form-XX)
7.2. Daftar Auditor (SMK3-Form-XX)
7.3. Jadwal Pelaksanaan Audit (SMK3-Form-XX)
7.4. Daftar Periksa Audit (SMK3-Form-XX)
7.5. Laporan Ketidaksesuaian Audit (SMK3-Form-XX)
7.6. Rekapitulasi Hasil Audit (SMK3-Form-XX)

8. Lampiran
A. Flow Chart Audit Internal

9. Riwayat Revisi Dokumen


Tidak ada
No.Dokumen SMK3-Prosedur-13
PROSEDUR Tanggal 14 – 12 – 2004
AUDIT INTERNAL SMK3 Revisi 00
Halaman 6/7

Lampiran A. Flow chart Audit Internal