Pusat Penjaminan Mutu

Poltekkes Kemenkes Tasikmalaya

http://pjm.poltekkestasikmalaya.ac.id
AUDIT MUTU INTERNAL

PADA POLTEKKES
KEMENKES TASIKMLAYA
 Pelaksanaan sistem
penjaminan mutu di
lingkungan Poltekkes
Tasikmalaya dilakukan
melalui penerapan Sistem
Penjaminan Mutu Internal
(SPMI) dengan siklus
P-P-E-P-P.
 Evaluasi pelaksanaan
SPMI dilakukan dengan
Audit Mutu Internal
(AMI)
 Kecukupan dokumen mutu
LINGKUP Ketercapaian IKU dan CPL
AUDIT
Implementasi SPMI

Pemenuhan standar perguruan tinggi

Pemenuhan Standar Nasional
Pendidikan Tinggi (SN-DIKTI)
 SASARAN ATAU PIHAK YANG DIAUDIT
(AUDITEE)
1.Unit Kerja yang ada di Direktorat:
a. SPI (Satuan Pengawas Internal)
b. Bagian Akademik dan Umum
1)Keuangan dan BMN
2)Kepegawaian dan Umum
c. Subbag adak, kemahasiswaan, alumni dan kerjasama
d. Pusat Penjaminan Mutu
e. Pusat Pengembangan Pendidikan
f. Pusat Penelitian dan Pengabmas
g. Laboratorium ( Wilayah Tasikmalaya dan Cirebon)
h. Perpustakaan (Wilayah Tasikmalaya dan Cirebon)
i. Unit IT
j. Unit Bahasa
k. Unit Bisnis
2. Jurusan
3. Program Studi
 AUDITOR MUTU INTERNAL

• Kriteria auditor mutu internal :

a. Dosen tetap yang telah memiliki NIDN.
b.Memiliki sertifikat pelatihan audit mutu internal.
c. Ditugaskan oleh Direktur
d.Tenaga Kependidikan yang telah memiliki sertifikat pelatihan
AMI
• Jumlah Auditor : 68 Orang
 Tim Auditor Internal terdiri dari Koordinator Tim dan Anggota
 Penugasan Tim Auditor Internal (minimal 2 orang) dilakukan secara
silang antar unit kerja/prodi dan terlebih dahulu menyetujui/
menandatangani Pakta Integritas dan menyusun Rencana Kerja Audit
(RKA).
 Koordinator Tim Auditor Internal adalah seorang Auditor Internal
yang cakap dan berpengalaman dalam mengkoordinir pelaksanaan
tugas anggota Tim Auditor Internal.
 Lead Auditor adalah seorang Auditor Internal yang ditugaskan
berdasarkan SK direktur yang ditugaskan untuk membantu Kepala
Pusat Penjaminan Mutu dalam mengelola AMI
 Frekuensi Pelaksanaan Audit Mutu
Internal
• Pelaksanaan audit mutu internal dilakukan 1 (satu) kali dalam
setahun (mulai tahun 2021), sebelum tahun 2021 dilaksanakan
2 kali dalam setahun
• Terdiri dari:
1. Pre-AMI
2.AMI
3.post-AMI
 PRE AMI

a. Rapat Pre-AMI adalah pertemuan antara Pusat Penjaminan Mutu

dengan para Auditor Internal yang dilakukan sebelum pelaksanaan
audit
b. Rapat Pre-AMI dilakukan untuk menjelaskan tujuan, ruang lingkup,
jadwal penugasan, instrumen, dan teknis pelaksanaan AMI
c. Peserta: Pusjamu, Auditor, Auditee
 PELAKSANAAN AMI
• Auditor Membuat RKA (Rencana Kerja Audit)
• Formulir RKA di isi oleh Koordinator Tim Auditor setelah dilakukan
kesepatan jadwal dan pembagian tugas antara Auditor Internal dengan
Auditee.
• Copy rekaman RKA dikirimkan oleh koordinator tim auditor kepada
anggota tim Auditor Internal, Auditee, dan Pusat Penjaminan Mutu
sebelum pelaksanaan audit
 Sesuai kesepakatan Auditor melakukan pemeriksaan, pengecekan atau
penggalian informasi, terkait penetapan standar, pemenuhan standar,
serta bukti rekaman dan dokumen yang harus tersedia. Selanjutnya
auditor menyusun deskripsi temuan audit, melakukan verifikasi kepada
auditi dan menyepakati tindak lanjut temuan, menyusun ringkasan
temuan audit pada form yang sudah disiapkan
 Metode yang digunakan adalah wawancara, pengecekan dokumen,
maupun observasi. Tidak diperkenankan melakukan audit dengan
metode melalui telefon atau teleconferences
 Hasil audit dituliskan di dalam Formulir Tindakan
Koreksi/Korektif (TKK)
 Copy rekaman TKK dikirimkan oleh masing – masing Auditor
internal kepada Auditee, dan Pusat Penjaminan Mutu maksimal 1
minggu setelah pelaksanaan Audit.
 Temuan Ketidaksesuaian (KTS)
a. Temuan KTS merupakan hasil evaluasi/bukti audit yang telah dikumpulkan dan berlawanan dengan kriteria
audit, dan dapat menjadi celah perbaikan atau peluang peningkatan sistem yang dituliskan dalam Formulir TKK
b. Pengisian rumusan KTS dilakukan oleh masing – masing Auditor Internal.
 Klasifikasi KTS
1) MINOR
 KTS yang mempunyai dampak terbatas terhadap sistem mutu (ketidaksempurnaan atau ketidakkonsistenan
pelaksanaan)
2) MAJOR
 KTS yang memiliki dampak luas terhadap sistem mutu (pelanggaran sistem mutu, tidak dipenuhinya
persyaratan).
 KTS MINOR yang berulang lebih dari 3 kali dapat diklasifikasikan sebagai KTS MAJOR.
 POST AMI

1. Rapat Post-AMI adalah pertemuan antara Pusat Penjaminan Mutu dengan

para Auditor Internal serta auditee yang dilakukan setelah pelaksanaan
audit
2. Rapat Post-AMI bertujuan untuk membahas hasil temuan, menggali
permasalahan dalam pelaksanaan AMI, serta mencari solusi untuk
meningkatkan mutu pelaksanaan AMI pada periode berikutnya.
3. Rapat dipimpin oleh Kepala Pusat Penjaminan Mutu dan dihadiri oleh
Direktur Poltekkes Kemenkes serta pengelola direktorat, jurusan, prodi,
para auditor, auditee dan unit terkait lainnya.
4. Hasil rapat Post-AMI digunakan sebagai agenda Rapat Tinjauan
Manajemen (RTM).
 RTM

 Rapat Tinjauan Manajemen dipimpin langsung oleh Direktur Poltekkes Kemenkes Tasikmalaya
 Pembahasan RTM

1. Hasil AMI

2. Umpan balik pengguna layanan/konsumen

3. Kinerja proses & pemenuhan produk

4. Status tindakan koreksi & pencegahan

5. Tindak lanjut tinjauan sebelumnya

6. Perubahan sistem manajemen mutu

7. Rekomendasi untuk peningkatan

• Rapat tinjauan manajemen wajib dihadiri oleh unsur-unsur sebagai berikut:
1. Jajaran Manajemen Poltekkes Kemenkes Tasikmalaya (Direktur, Wadir,
Kabag, Kasubbag)
2. Pusat Penjaminan Mutu
3. Pusat Pengembangan Pendidikan
4. Pusat Penelitian dan Pengabdian Masyarakat
5. Jajaran Manajemen Jurusan, Prodi dan Unit Kerja Lainnya.
6. Auditor
7. Auditee
TERIMAKASIH