STANDAR SIKLUS AUDIT MUTU INTERNAL

1. Visi dan Misi Visi Politeknik Negeri Manado

Politeknik Negeri
Manado (Polimdo) Menjadikan Politeknik Negeri Manado sebagai perguruan tinggi
vokasional unggul dan berstandar internasional.

Misi Politeknik Negeri Manado

1. Meningkatkan dan memperluas akses dan layanan prima bagi

masyarakat untuk mendapatkan pendidikan bermutu;
2. Meningkatkan mutu, relevansi dan daya saing semua program
studi;
3. Menciptakan lulusan berkualitas secara komprehenship meliputi
aspek pengetahuan, ketrampilan dan sikap;
4. Menciptakan dan mengembangkan manajemen institusi
berdasarkan prinsip tata kelola institusi secara berkelanjutan;
5. Meningkatan kualitas hasil penelitian berbasis teknologi terapan;
6. Membangun kemitraan yang kokoh dengan pemerintah pusat dan
daerah;
7. Membangun kolaborasi dengan pihak industry dalam
menghasilkan karya produktif dan inovatif yang berdampak
peningkatan kualitas hidup masyarakat; dan
8. Membangun kerjasama pendidikan dan penelitian dengan
institusi/ perguruan tinggi nasional dan internasional.
2. Definisi Istilah Standar siklus audit mutu internal merupakan kriteria minimal
siklus audit mutu internal (AMI) untuk menentukan tahapan dalam
AMI.

Audit mutu internal adalah audit yang dilakukan untuk menentukan

tingkat kesesuaian terhadap standar Dikti dalam manajemen organisasi
Polimdo oleh auditor mutu internal dari Polimdo dengan referensi
standar Dikti yang ditetapkan sebagai standar internal.

Siklus AMI mencakup tahapan persiapan, perencanaan AMI,

pelaksanaan AMI dan pelaksanaan Rapat Tinjauan Manajemen (RTM).

Klien adalah organisasi/perorangan yang mempunyai hak untuk

mengatur atau hak kontrak untuk meminta audit.

Teraudit (auditee) adalah organisasi/unit kerja/orang yang diaudit.

Teraudit bisa sekaligus sebagai klien.

Auditor adalah orang yang memiliki kompetensi atau kemampuan

untuk melakukan AMI dengan dibantu beberapa auditor.

SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL - POLIMDO 1

STANDAR SIKLUS AUDIT MUTU INTERNAL

Ketua tim auditor (lead auditor) adalah orang yang ditunjuk untuk
memimpin pelaksanaan AMI dengan dibantu beberapa auditor.

Kriteria audit (audit criteria) adalah kebijakan, standar, prosedur atau

persyaratan yang digunakan sebagai referenso

Bukti audit (audit evidence) adalah catatan, pernyataan, fakta atau

informasi lainnya yang relevan dengan kriteria audit dan dapat
diperiksa. Bukti audit dapat bersifat kuantitatif atau kualitatif.

Daftar tilik (check list) adalah daftar pertanyaan yang disusun

berdasar hasil audit dokumen yang disiapkan untuk digali lebih lanjut
dalam audit kepatuhan. Checklist memandu auditor agar fokus ketika
melakukan audit kepatuhan. Checklist yang dilengkapi dengan catatan-
catatan tentang hasil audit kepatuhan dapat digunakan untuk bahan
laporan audit.

Temuan audit (audit findings) adalah hasil dari evaluasi bukti audit
yang dikumpulkan yang tidak sesuai dengan kriteria audit . Temuan
audit bisa pada kesesuaian atau ketidaksesuaian dengan kriteria audit
atau peluang untuk perbaikan. Klasifikasi temuan audit dapat
ditetapkan dengan kategorisasi sebagai berikut:
1. Observasi (OB): ketidaksesuaian yang dapat diselesaikan
dengan cepat dan mudah
2. Ketaksesuaian (KTS) minor: ketidaksesuaian yang memiliki
dampak terbatas terhadap sistem mutu seperti
ketidaksempurnaan dan ketidakkonsistenan.
3. Ketaksesuaian (KTS) mayor: ketidaksesuaian yang memiliki
dampak luas terhadap sistem mutu seperti pelanggaran terhadap
sistem mutu, tidak dipenuhinya persyaratan/standar.

Kesimpulan audit adalah hasil gabungan dari proses audit yang dibuat
oleh tim audit, berdasarkan pertimbangan tujuan audit dan semua
rekomendasi peningkatan mutu serta jika ada temuan audit, dirangkum
dalam sebuah kesimpulan audit.

3. Rasionale Peraturan Menteri Riset Teknologi, dan Pendidikan Tinggi

Republik Indonesia No. 62 Tahun 2016 tentang sistem penjaminan
mutu perguruan tinggi, Pasal 5 ayat 2, mengamanatkan bahwa
evaluasi pelaksanaan standar Dikti dilakukan melalui AMI. Oleh
karena itu, dibutuhkan adanya standar siklus AMI dalam pelaksanaan
evaluasi tersebut.
4. Pernyataan Isi Persiapan AMI setiap tahunnya:
Standar

SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL - POLIMDO 2

STANDAR SIKLUS AUDIT MUTU INTERNAL

1. Direktur Polimdo wajib menunjuk seorang Manajer Program AMI

(MP-AMI).
2. Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu melalui
MP-AMI wajib membentuk kelompok auditor mutu internal dari
semua bidang keahlian yang menguasai SPMI, bidang/objek yang
akan diaudit dan mempunyai ketrampilan untuk melakukan audit.
3. Direktur Polimdo melakukan pengesahan melalui Surat Keputusan
untuk kelompok auditor mutu internal yang dibentuk oleh Pusat
Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu.
4. Direktur Polimdo melalui pusat Pengembangan Pembelajaran dan
Penjaminan Mutu wajib melakukan pelatihan auditor mutu internal
yang diselenggarakan oleh lembaga yang kompeten.

Perencanaan pelaksanaan AMI:

1. Pihak manajemen atau pimpinan Polimdo atau klien wajib
menetapkan tujuan audit, merencanakan audit dan menetapkan
objek dan lingkup audit.
2. Manajemen wajib mengkomunikasikan rencana audit tersebut
kepada auditor dan teraudit.

Pelaksanaan AMI:
1. MP-AMI wajib membentuk tim auditor. Tim auditor tersebut
berasal dari kelompok auditor mutu internal yang sudah dibentuk
dan minimal berjumlah dua orang. Salah satu anggota tim auditor
ditetapkan sebagai ketua tim auditor.
2. MP-AMI wajib membuat surat penugasan kepada tim auditor
berdasarkan rencana audit dari manajemen.
3. Tahap pelaksanaan AMI meliputi audit dokumen/sistem dan audit
kepatuhan/audit lapangan

Pelaksanaan Rapat Tinjauan Manajemen:

1. MP-AMI wajib menyusun laporan audit mutu internal untuk
disampaikan kepada manajemen
2. Direktur Polimdo wajib melakukan RTM untuk mengkaji ulang
laporan audit mutu internal dan merencanakan tindak lanjut temuan
audit

5. Strategi Direktur Polimdo:

a. Mengangkat manajer program AMI
b. Mengkoordinasikan perencanaan dan pelaksanaan AMI kepada
puat pengembangan pembelajaran dan penjaminan mutu dan
manjer program AMI
c. Melakukan RTM setelah adanya laporan audit mutu internal
d. Menindaklanjuti hasil RTM

Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu

Polimdo:
a. Membentuk kelompok auditor mutu internal
b. Mengagendakan pelatihan auditor mutu internal dalam sasaran
mutunya.

SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL - POLIMDO 3

STANDAR SIKLUS AUDIT MUTU INTERNAL

c. Melaksanakan pelatihan auditor mutu internal

d. Mengkoordinasikan perencanaan dan pelaksanaan AMI
e. Menyampaikan laporan audit mutu internal kepada Direktur
Polimdo

Manajer program AMI:

a. Membuat surat penugasan kepada tim auditor
b. Melakukan rapat tim auditor
c. Bersama-sama tim auditor melakukan audit dokumen dan
menetapkan jadwal site visit
d. Menyampaikan laporan audit mutu internal kepada kepala Pusat
Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu

Tim auditor:
a. Melakukan audit lapangan
b. Membuat laporan audit mutu internal
c. Menyampaikan laporan audit mutu internal kepada manajer
program AMI
d. Menindaklanjuti temuan-temuan audit berdasarkan tangga jatuh
tempo yang telah disepakati

6. Indikator Terlaksananya perencanaan pelaksanaan AMI

7. Subyek/Pihak yang 1. Direktur Polimdo.
Bertanggungjawab 2. Manajemen Polimdo
untuk Mencapai/ 3. Kepala Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu
Memenuhi Isi Standar 4. Manajer Program AMI
5. Kelompok auditor
6. Kelompok auditee
8. Dokumen Terkait 1. Surat keputusan pengangkatan MP-AMI dan auditor internal
2. Surat penugasan audit
3. Dokumen audit
4. Risalah rapat
5. Checklist audit
6. Laporan audit mutu internal

9. Referensi 1. Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi No. 44

Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi
2. Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi No. 62
Tahun 2016 tentang Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi
3. Buku Pedoman Audit Mutu Internal Tahun 2016
4. Buku Pedoman Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi Tahun
2017.

SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL - POLIMDO 4