PELATIHAN

AUDIT MUTU INTERNAL

(AMI)

Kantor Jaminan Mutu

Universitas Gadjah Mada
dengan
PPSDM Perhubungan Udara
21 – 22 November 2019

Tujuan Pelatihan

Memberi pemahaman kepada peserta agar

mampu:
1. melaksanakan audit mutu internal secara profesional,
independen, dan objektif
2. mengidentifikasi kesesuaian, kecukupan dan
efektivitas
: sistem mutu terkait kegiatan akademik
3. mengidentifikasi peluang perbaikan dan
pengembangan standar mutu Tri Dharma Perguruan
Tinggi secara berkelanjutan

AMI 1
 TOPIK BAHASAN
1. Pengertian Audit 3. Pelaksanaan Audit
Mutu Internal a. Pemeriksaan Hasil Audit
a. Landasan peraturan Sebelumnya
b. Definisi Audit Mutu
b. Mencari Bukti
c. Definisi Audit Berbasis
Risiko c. Teknik Bertanya
d. Klasifikasi Audit d. Teknik Audit
e. Peristilahan dalam Audit e. Teknik Telusur
2. Perencanaan Audit f. Mencatat Hasil
Mutu Internal g. Membuat Temuan
a. Penentuan Jadwal Audit h. Tindakan Koreksi
b. Pembuatan Daftar i. Laporan Audit
Periksa
j. Rapat Penutupan
c. Penentuan Auditor
d. Persiapan Rencana 4. Tinjauan Manajemen
Audit

01. Pengertian Audit Mutu

Internal

AMI 2
 A. LANDASAN PERATURAN
Bab III Pasal 52 Undang-Undang Nomor 12 tahun 2012
tentang Pendidikan Tinggi

(1) Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi merupakan kegiatan

sistemik untuk meningkatkan mutu pendidikan tinggi
secara berencana dan berkelanjutan.

(2) Penjaminan
: mutu sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
dilakukan melalui penetapan, pelaksanaan, evaluasi,
pengendalian, dan peningkatan standar pendidikan
tinggi.

Pasal 5 ayat (1) Permenristekdikti No. 62 Tahun 2016 Tentang

SPM Dikti
(1) SPMI memiliki siklus kegiatan yang terdiri atas:
a. Penetapan Standar Pendidikan Tinggi;
b. Pelaksanaan Standar Pendidikan Tinggi;
c. Evaluasi pelaksanaan Standar Pendidikan Tinggi
d. Pengendalian pelaksanaan Standar Pendidikan Tinggi; dan
e. Peningkatan Standar Pendidikan Tinggi.

(2) Evaluasi sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) huruf c

dilakukan melalui Audit Mutu Internal.

AMI 3
 Garis Besar Proses SPMI

Dokumen/ Dokumen/ Dokumen/ Dokumen/

Buku Buku Buku Buku
Kebijakan Manual Standar Formulir
SPMI SPMI Dikti SPMI

Dokumen SPMI/
Buku Pelaksanaan
Kebijakan Standar
Manual
Standar Dikti
Formulir
Kaizen

Monitoring
Tinjauan Audit dan
Manajemen Mutu Internal Evaluasi Diri

B. DEFINISI AUDIT MUTU

Audit Mutu adalah pengujian sistematik dan mandiri

untuk memastikan pelaksanaan kegiatan PT secara
efektif telah sesuai dengan rencana dan hasilnya
telah sesuai dengan standar untuk mencapai tujuan
institusi/PT serta peluang peningkatannya.

AMI 4
 TUJUAN AUDIT MUTU INTERNAL

1. Mengetahui kesesuaian atau ketidaksesuaian.

2. Mengevaluasi kemampuan sistem dalam
memenuhi persyaratan peraturan/
perundangan dan persyaratan lain yang
relevan (jika ada)
3. Mengevaluasi efektifitas penerapan sistem .
4. Mengidentifikasi peluang perbaikan.

MANFAAT AUDIT MUTU INTERNAL

Membantu organisasi dalam mencapai tujuannya
dengan cara mengevaluasi dan mendorong adanya
peningkatan melalui proses:
1. Mengkomunikasikan tujuan PT, Standar Dikti yang
ditetapkan PT dan nilai - nilai yang telah ditetapkan
2. Memantau pencapaian kesesuaian tujuan dengan
standar
3. Mengukur akuntabilitas dari pelaksanaan standar
4. Mengurangi Risiko PT :
a. Resiko Kualitas d. Resiko Kepatuhan
b. Resiko Hukum e. Resiko Operasional
c. Resiko Keuangan f. Resiko Reputasi
d. Resiko Strategik

AMI 5
 C. DEFINISI AUDIT BERBASIS
RESIKO
Audit berbasis risiko adalah sebuah metode audit
internal untuk memberikan jaminan bahwa risiko
pada sebuah institusi telah dikelola sesuai dengan
batasan risiko (risk appetite) yang telah ditetapkan
oleh institusi.

TUJUAN AUDIT BERBASIS RISIKO

Memberi keyakinan bahwa kegiatan manajemen
risiko yang dikelola PT telah berjalan secara efektif
dan efisien.

Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018

LANDASAN PERATURAN
Peraturan BAN-PT Nomor 59 tahun 2018 dalam
Instrumen Akreditasi Perguruan Tinggi, elemen
C.2.4.d :
1. mensyaratkan adanya audit berbasis risiko
(risk based audit) atau inovasi lainnya dalam
Sistem Penjaminan Mutu Internal PT
2. Butir 1 tersebut dibuktkan dengan :
a. keberadaan 5 aspek (organ fungsi SPMI,
dokumen SPMI, auditor internal, hasil
kegiatan audit, bukti tindak lanjut temuan
audit);
b. memiliki standar yang melampaui SN-DIKTI
c. menerapkan SPMI berbasis risiko

AMI 6
 PERAN AUDITOR DALAM AUDIT
BERBASIS RESIKO
1. menilai kemampuan manajemen PT dalam mengukur,
merespon dan melaporkan resiko.
2. memfokuskan pekerjaan audit pada risiko signifikan
yang telah diidentifikasi oleh jajaan manajemen
3. melakukan audit terhadap proses lintas unit kerja guna
memastikan pengelolaan risiko yang telah teridentifikasi
4. memberikan pemahaman kepada Unit Kerja yang
diaudit dalam memastikan efektivitas pengendalian
internal
5. memberikan dukungan dan partisipasi aktif dalam
proses pengendalian internal PT

Seorang auditor dalam audit

berbasis resiko harus:

1. memahami aspek pengendalian dari setiap

kegiatan proses akademik yang terkait
2. memahami risiko dan faktor-faktor
pengendalian guna mendukung pencapaian
sasaran/target PT

AMI 7
 D. KLASIFIKASI AUDIT

1. Tipe audit :
a. Audit internal
b. Audit eksternal
2. Tingkatan audit :
a. Audit sistem
b. Audit produk
c. Audit proses

Audit Internal
Adalah audit yang dilakukan untuk menentukan
tingkat kesesuaian terhadap rencana /standar
/peraturan internal PT, sehingga dapat dilakukan
analisis kekuatan, kelemahan, ancaman, dan
peluang penyempurnaan

Audit Eksternal
Adalah audit yang dilakukan oleh pihak eksternal /
badan audit independen menggunakan standar
eksternal. Misal: akreditasi BAN-PT, audit untuk
mendapatkan sertifikat ISO, dll

AMI 8
 Audit Sistem
1. Merupakan pemeriksaan yang mendalam
terhadap sistem mutu untuk menentukan
efektivitas dan kesesuaian terhadap standar
2. Pemeriksaan ini didesain untuk memastikan
bahwa:
• dokumentasi SPMI telah memenuhi
kebutuhan kegiatan layanan secara
memadai
• Manual / prosedur yang mudah dipahami
dan diimplementasikan
• SDM kompeten
• sumber daya cukup

Audit Produk
1. Pemeriksaan terhadap semua parameter
produk dan elemen sistem mutunya untuk
mengevaluasi terhadap standar atau spesifikasi
produk
2. Produk dapat berupa :
• Produk dalam proses;
• Produk akhir;
• Produk di pasar

Audit produk dilakukan untuk memastikan:

1. Proses produksi dilakukan secara efektif
2. Ukuran-ukuran pengendalian mutu cukup
memadai
3. Produk sesuai dengan spesifikasi atau standar
yang sudah ditetapkan

AMI 9
 Audit Proses
Merupakan pemeriksaan terhadap proses untuk
menentukan apakah proses yang dikerjakan
efektif dan sesuai dengan persyaratan

Proses adalah
• Serangkaian kegiatan yang dilakukan
setelah menerima input untuk
menghasilkan suatu output
• Input dan output dapat berupa informasi,
material atau lainnya.

INPUT PROSES OUTPUT

PRINSIP DASAR AUDIT

1. Mempunyai sikap dasar yang profesional
2. Wajib memberikan laporan yang benar dan
wajar berdasar fakta.
3. Teliti dan cermat dalam menggali informasi
sehingga menghasilkan kesimpulan audit yang
valid
4. Mempunyai sikap netral, independen dan
obyektif saat membuat kesimpulan audit
5. Didukung bukti audit yang rasional dalam
menghasilkan kesimpulan yang dapat
dipercaya

AMI 10
 PERISTILAHAN DALAM AUDIT
1. Klien (Client) : adalah organisasi yang mempunyai
hak untuk mengatur atau hak kontrak untuk meminta
audit
2. Teraudit (Auditee) : adalah organisasi/ unit kerja/
orang yang diaudit
3. Auditor : adalah orang yang memiliki kemampuan
untuk mengadakan audit
4. Ketua Tim Auditor : adalah orang yang ditunjuk
untuk mengelola audit dan memimpin pelaksanaan
audit dengan dibantu beberapa auditor
5. Penanggung-Jawab AMI : orang yang ditunjuk untuk
mengkoordinasikan pelaksanaan AMI

5. Daftar Tilik (Checklist) : Daftar pertanyaan yang

disusun berdasarkan hasil audit dokumen untuk
diverifikasi lebih lanjut dalam audit
lapangan/visitasi/kepatuhan
6. Kriteria Audit (Audit Criteria) : Kebijakan, prosedur
atau persyaratan yang digunakan sebagai referensi
7. Bukti Audit (Audit Evidence) : Catatan, pernyataan,
fakta atau informasi lainnya yang relevan dengan
kriteria audit dan dapat diperiksa
8. Temuan Audit (Audit Findings) : Hasil dari evaluasi
bukti audit yang dikumpulkan yang berlawanan dengan
kriteria audit
9. Kesimpulan Audit : Hasil gabungan dari proses audit
yang dibuat oleh tim audit, berdasarkan pertimbangan
tujuan audit dan semua temuan audit

AMI 11
 10. Tindakan koreksi : adalah tindakan untuk
meniadakan sebab-sebab ketidaksesuaian terhadap
standar / rencana dan mencegah pengulangan
ketidaksesuaian di kemudian hari dalam rangka
peningkatan mutu secara berkelanjutan
11. Permintaan Tindakan Koreksi : adalah permintaan
perbaikan kepada auditee atas dasar laporan audit
agar auditee menghilangkan KTS atau penyebab KTS

AREA AUDIT

Area audit adalah bagian/ unit kerja yang diaudit,

misalnya:
1. Program Studi
2. Laboratorium
3. Unit Kerja Pendukung (Kepegawaian, Keuangan,
Perlengkapan, dll)
4. Perpustakaan
5. Unit Teknologi Informasi
6. Dll

AMI 12
 LINGKUP (CAKUPAN) AUDIT
Lingkup audit adalah hal yang diperiksa dalam AMI, dapat
berupa semua persyaratan sistem yang berpengaruh
terhadap mutu layanan, seperti :
1. Dokumen sistem mutu
2. Organisasi
3. Kebijakan dan komitmen (tanggung jawab)
manajemen
4. Perencanaan dan target
5. Sumber daya (SDM dan Infrastruktur)
6. Proses dan pengendaliannya
7. Evaluasi, perbaikan, dan peningkatan
atau standar yang digunakan PT, misalnya:
1. Standar Pendidikan
2. Standar Penelitian
3. Standar Pengabdian
4. Standar lain /non akademik

Klien dan Penanggung-Jawab AMI menentukan

area dan lingkup audit sebelum proses audit
dilakukan dalam dokumen program audit.

AMI 13
 POSISI AUDIT DALAM SIKLUS SPMI
Audit Mutu Internal merupakan
bagian dari siklus SPMI

1.P
Audit Mutu
5.P 2.P

4.P 3.E

PPEPP ============ E

PDCA ============= C

INDIKATOR KEBERHASILAN AMI

1. Tindak lanjut (corrective action)

2. Implementasi rekomendasi
3. Teraudit minta diaudit kembali

Kepuasan teraudit dan klien

(customer satisfaction)

Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018

AMI 14
 RANGKUMAN
1. Tujuan utama AMI ialah untuk mendapatkan
ruang peningkatan pada aspek yang ditetapkan
sebagai lingkup AMI.
2. Agar perbaikan sistem penjaminan mutu dapat
dilakukan dengan mudah maka temuan audit
harus diformulasikan dengan baik.
3. Dengan pelaksanaan AMI dapat diperoleh
perbaikan sistem penjaminan mutu yang
efektif.

• Tugas (Test) I

AMI 15
 02. Perencanaan Audit Mutu
Internal

Kegiatan Perencanaan AMI

Meliputi semua kegiatan yang dilakukan sebelum Audit Mutu
Internal dilakukan.

Kegiatan dari adanya permintaan AMI sampai Persiapan

pelaksanaan AMI

Perencanaan audit yang baik akan menentukan kualitas dan

efektivitas pelaksanaan audit

AMI 16
 PERENCANAAN AMI

A. Permintaan atau Penugasan AMI

B. Penentuan Jadwal Audit
C. Pembuatan Daftar Periksa
D. Penentuan Auditor
E. Persiapan Rencana Audit
F. Pemeriksaan Hasil Audit Sebelumnya

Penanggungjawab perencanaan AMI dan

dokumen yang disiapkan

Unit Kerja Kegiatan Dokumen

Pimpinan Institusi Menetapkan kebijakan tentang Sistem Kebijakan SPMI

Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dan Audit
Mutu Internal (AMI).

Unit Penjaminan Menyusun mekanisme Audit Mutu Internal, SOP

Mutu instrumen, lingkup, dan melatih Auditor Mutu
Internal.

Auditor Mutu Internal Mempelajari mekanisme Audit Mutu Internal, IK, Instrumen Audit
lingkup dan instrument, serta berkoordinasi
dengan partner untuk melakukan desk
evaluation,

AMI 17
 Langkah pertama pada PT:
harus ada keputusan manajemen tentang penentuan
kebijakan pelaksanaan Audit Mutu Internal, yaitu apakah:

1. Audit berdasarkan siklus SPMI, atau

2. Audit berdasarkan penugasan/ permintaan
pimpinan institusi

Langkah kedua Kegiatan AMI

1. Penentuan lingkup dan area audit
2. Penentuan individu yang bertanggung jawab pada
pelaksanaan AMI
3. Penentuan tujuan AMI
4. AMI berdasarkan risiko/ risk based audit dilakukan
berdasarkan hasil audit sebelumnya atau hasil evaluasi diri.

Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2019

AMI 18
 Siklus AMI
1) Menetapkan tujuan audit 6) Menyelenggarakan rapat tim
2) Merencanakan audit tahunan audit
3) Menetapkan sasaran dan 7) Menetapkan jadwal audit
lingkup audit 8) Melaksanakan audit di tempat
4) Membentuk tim audit obyek audit (Audit kepatuhan)
5) Mengkaji ulang dokumen 9) Menyusun laporan audit
dan menyiapkan daftar [Temuan (KTS,OB) & PTK]
pengecekan (Audit 10) Melakukan kajiulang oleh
Kecukupan/Desk Evaluation) manajemen

Pemilihan
MANAJEMEN Pelatihan
1 Menentukan kebijakan
AMI MPAMI Kualifikasi AMI
3
Menentukan kajiulang
kebijakan Perencanaan Kelompok
Audit Auditor
10 Tentukan Tujuan
Audit
2
4 Membentuk Tim
Audit

LAPORAN AUDIT
9
Tim Audit

8 Melaksanakan Audit Kajiulang Dokumen

Lapangan dan Persiapan
checklist
7
6

Rapat
Jadwal Audit
Tim Audit
(Visitasi)

Siklus Audit Mutu Internal

AMI 19
 Tahapan Audit Kecukupan/Dokumen
1. Koordinasi/pembagian tugas audit
2. Kaji ulang dokumen evaluasi diri Prodi/unit sesuai
tugas masing-masing
3. menyusun dan menyepakati daftar periksa/check
list
4. menyusun jadwal pelaksanaan visitasi dan
menyepakati dengan teraudit

Tahapan Audit Kepatuhan

1. Rapat pembukaan: memperkenalkan tim,
menyampaikan tujuan dan mengkaji efektifitas
tindak lanjut audit siklus sebelumnya.
2. Pelaksanaan audit kepatuhan : wawancara,
observasi, kunjungan
3. Rapat pra-penutupan: memformulasikan dan
menyepakatin temuan audit dalam tim audit
4. Rapat penutupan: menyampaikan hasil temuan
audit kepada teraudit

AMI 20
 Penentuan jadwal audit oleh Pengelola Penjaminan Mutu

Jadwal Audit mencakup :

 Area / bagian / unit yang diaudit
 Tanggal dan hari pelaksanaan audit
 Ruang lingkup audit
 Auditor yang bertugas

Area/ bagian/ unit yang diaudit

Pendekatan Unit:

 Program Studi
 Laboratorium
 Unit Kerja Pendukung (Kepegawaian, Keuangan,
Perlengkapan, dll)
 Perpustakaan
 Unit Teknologi Informasi
 Dll

AMI 21
 PENENTUAN AUDITOR

Auditor Harus:
 Memiliki pengetahuan tentang area yang diaudit
 Menguasai teknik-teknik audit
 Memiliki karakteristik positif sebagai auditor
 Mampu bekerja sama dalam tim
 Memenuhi persyaratan sebagai auditor

Persyaratan Auditor

1. Personil terlatih
2. Independen
3. Penguasaan standar
4. Penguasaan teknik audit (examining, questioning,
evaluating, reporting)
5. Komunikasi (oral)
6. Kemampuan menulis
7. Kemampuan tambahan (planning, organizing,
communicating and directing)

AMI 22
 PEMILIHAN TIM AUDIT
Berdasarkan:
 Kecakapan / pengetahuan tentang audit
 Pengalaman audit
 Keakraban dengan proses / teknologi yang
akan dihadapi
 Kemampuan bekerja sama

PEMBUATAN DAFTAR PERIKSA (CHECKLIST)

Checklist :
 Merupakan alat audit
 Disusun berdasarkan standar
 Disusun di sekitar proses layanan
 Disusun berdasarkan persyaratan produk/
lulusan

AMI 23
 Contoh Daftar Tilik

Referensi
No. (Butir Mutu) Pertanyaan Catatan Audit S TS Catatan Khusus

1. Standar Apakah setiap dosen Sebagian dosen belum 

Pembelajaran merencanakan proses menyampaikan kontrak
pembelajaran secara baik. perkuliahan

Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2019

Syarat Checklist

i. Lengkap
Checklist harus dibuat dengan mengacu pada
persyaratan standar mutu, persyaratan sistem operasi,
persyaratan pelanggan dan persyaratan lain yang relevan
ii. Akurat
Checklist tidak boleh mengalami distorsi dari sumbernya
iii. Informatif
Maksud yang dikandung mudah dimengerti

AMI 24
 Format Checklist

PERSIAPAN RENCANA AUDIT

1. Pastikan persyaratan yang relevan untuk area sasaran sudah
lengkap
2. Tentukan bagaimana hubungan persyaratan tersebut
dengan aktivitas yang dijalankan oleh departemen yang
diaudit
3. Pastikan apa yang harus ditetapkan auditor dan dipenuhi
oleh auditee
4. Pastikan checklist telah lengkap dan akurat
5. Putuskan rencana tindakan (Kepada siapa harus bicara? Apa
yang akan ditanyakan? Dokumen apa yang ingin dilihat? Dll)

AMI 25
 PEMERIKSAAN HASIL AUDIT
SEBELUMNYA
Pastikan:
 Apakah tindakan efektif?
 Bukti-bukti penerapan lengkap?
 Masalah yang sama tidak berulang?

Catatan:
Menggunakan Formulir PTK (Permintaan Tindakan Koreksi)

INSTRUMEN EVALUASI DIRI

Agar AMI lebih fokus dan efektif maka sebaiknya

disediakan instrumen evaluasi diri dan teraudit
melaksanakan evaluasi diri

Evaluasi diri dilakukan sebelum AMI sebagai salah

satu bahan audit untuk menentukan risiko

Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2019

AMI 26
 INSTRUMEN EVALUASI DIRI
1. Dapat berbentuk portofolio, diskriptif
2. Dapat berupa data kuantitatif

Gradasi, sesuai harkat

Ruang peningkatan mutu menjadi lebih jelas

Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2019

INSTRUMEN EVALUASI DIRI

1. Alat bagi auditor untuk melihat kelebihan dan

kelemahan teraudit
2. Sebaiknya dibuat dengan rubrik gradasi kualitas
3. Dibuat sesuai standar organisasi
4. Alat untuk mengukur ketercapaian Standar
DIKTI
5. Dalam pelaksanaan AMI, auditor
mengklarifikasi bagian isian yang lemah dan
memverifikasi isian yang telah baik

Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2019

AMI 27
AMI
Formulir PTK Formulir PTK

2
1

3
2

28
 Diisi oleh auditor
pada saat
pelaksanaan
audit

Diisi oleh
teraudit pada
saat Rapat
Tinjauan
Manajemen

1. Dokumen Lengkap Diisi oleh auditor

2. Tertata Rapi pada saat proses
3. Sistem Penomoran jelas audit berikutnya

HASIL AKHIR PERENCANAN AMI

Adanya kepastian kegiatan AMI, semua pemangku
kepentingan siap untuk melakukan AMI dengan
tepat waktu sesuai kesepakatan.

Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2019

AMI 29
 • Tugas II (Test)

03. Pelaksanaan Audit Mutu

Internal

AMI 30
 Pemilihan
MANAJEMEN Pelatihan
1 Menentukan
kebijakan AMI MPAMI Kualifikasi AMI
3
Menentukan
kajiulang Perencanaan Kelompok
kebijakan Audit Auditor
10 Tentukan
2 Tujuan Audit
4 Membentuk
Tim Audit

LAPORAN
9 AUDIT Tim Audit

8 Melaksanakan Audit Kajiulang

Lapangan Dokumen dan
Persiapan checklist
7
6
Pelaksanaan
AMI
Jadwal Audit Rapat
(Visitasi) Tim Audit

Siklus Audit Mutu Internal

Tahapan AMI

1. Audit Dokumen
1. Audit terhadap kecukupan dokumen sistem organisasi, penjaminan mutu
dan dokumen (SPMI) untuk memenuhi persyaratan standar yang
ditetapkan.
2. dilakukan di kantor oleh masing-masing auditor.

2. Audit Lapangan
1. Memeriksa apakah standar yang telah ditetapkan dalam
dokumen standar dalam SPMI atau yang telah dijanjikan,
dipenuhi atau tidak.
2. Memeriksa/memastikan apakah setiap dokumen SPMI (misal:
manual SPMI atau instruksi kerja) telah dilaksanakan secara
tertib dan benar.

62

AMI 31
 AUDIT DOKUMEN

Tahapan dalam audit dokumen:

1. Ketua tim auditor menerima dokumen bahan AMI
2. Ketua tim audit memberitahukan identitas
teraudit, lingkup audit, dokumen yang ada kepada
tim auditor
3. . Ketua tim audit membagi tugas kepada anggota
tim
4. Setiap anggota tim auditor mencermati dokumen
dan membuat daftar tilik

63

Hasil dari audit dokumen adalah Daftar Tilik

Refere
Contoh nsi Catatan Catatan
No. (Butir Pertanyaan S TS
Audit Khusus
Mutu)
1. Standar Apakah setiap 25 % dosen 
5 Butir dosen belum
5.3 merencanakan menyampaika
proses n kontrak
pembelajaran perkuliahan
secara baik.
2. dst

S = Sesuai dengan standar/peraturan, prosedur, dll; TS = Tidak Sesuai

Hasil audit dokumen
Hasil audit lapangan

64

AMI 32
 Audit Lapangan
Tahapan
1. Wawancara dengan
Rapat Pengumpulan pengelola/stakeholder
Pembukaan bukti audit 2. Pemeriksaan dokumen
atau rekaman
3. Pengamatan terhadap
aktivitas/proses
4. Pengamatan terhadap
kondisi lapangan
Rapat Rapat Auditor/
Penutupan Pra-penutupan

Penyusunan laporan audit + PTK

65

Tahapan Audit Lapangan

A. Rapat Pembukaan
1. Ketua tim auditor memperkenalkan diri dan seluruh
anggota tim.
2. Ketua tim auditor menyampaikan tujuan audit,
lingkup dan area audit.
3. Ketua tim auditor menyampaikan jadwal acara audit
untuk disetujui oleh teraudit.
Selanjutnya:
Tim auditor melakukan audit dengan berpedoman pada
daftar tilik yang telah dibuat pada saat Audit Dokumen.
66

AMI 33
 Mencari Bukti Audit
Bukti-Bukti audit dikumpulkan melalui:
 Wawancara
 Pemeriksaan dokumen atau rekaman
 Pemeriksaan produk
 Pengamatan terhadap aktivitas
(observasi lapangan)
 Pengamatan terhadap kondisi
lingkungan

Setiap bukti yang terkumpul dilakukan verifikasi

Wawancara

Pemeriksaan
Dokumen/
Catatan verifikasi Pernyataan
/produk

Observasi lapangan

AMI 34
 Obyek audit dapat berupa:
i. Dokumentasi (prosedur, spesifikasi, gambar, dll)
 Apakah semua dokumen yang dibutuhkan
tersedia?
 Apakah dokumen lengkap dan mengandung
informasi yang dibutuhkan?
 Apakah dokumen diidentifikasi dan diberi status?
 Apakah dokumen dikendalikan?

ii. Peralatan
 Apakah tepat?
 Apakah dikalibrasi?
 Apakah dipergunakan dengan benar?
 Apakah diidentifikasi dengan benar?

iii. Bahan Material

 Apakah tepat tipe, grade-nya?
 Apakah dapat identifikasi/ ditelusur?
 Apakah statusnya diketahui?
 Apakah memenuhi persyaratan standar?

iv. Orang
• Apakah kompeten untuk melaksanakan tugas?
• Apakah mendapatkan pelatihan dengan
memadai?
• Apakah tanggung jawabnya jelas?
• Apakah sikapnya dapat diterima?

AMI 35
 v. Proses
 Apakah dikendalikan dengan benar?
 Apakah didokumentasikan?
 Apakah dalam lingkungan yang tepat?

Teknik Bertanya
Gunakan 4 pertanyaan bertingkat dibawah ini
untuk setiap obyek audit yang diamati :
- Ada ?
- Lengkap ?
- Akurat ?
- Mampu telusur ?

AMI 36
 Jenis Pertanyaan
a. Pertanyaan terbuka
• Jelaskan mekanisme monitoring proses
pembelajaran….
• Apa yang dilakukan bpk/ibu jika…..
b. Pertanyaan tertutup:
• Berdasarkan penjelasan sebelumnya dapat
dibuat kesimpulan bahwa dokumen acuan
belum tersedia untuk proses…..? Jawabnya: Ya
atau Tidak

Kata-kata Kunci dalam wawancara

 Mengapa
 Dimana
 Kapan
 Apa
 Siapa
 Bagaimana
Contoh:
Memeriksa ada-tidaknya atau dipahami-
tidaknya sebuah Sistem/Peraturan/Prosedur:
 Apa yang terjadi jika …….?
 Bagaimana tanggapan bapak jika ………?

AMI 37
 Kembangkan pertanyaan berdasarkan prinsip
diagram pohon

Beberapa tips saat wawancara

 Persiapkan dengan baik
 Wawancara orang yang tepat/ pelaku proses
 Lakukan wawancara terpisah antara kepala
bagian dan bawahannya/ staf
 Sesuaikan gaya wawancara/ Bicara dengan
bahasa auditee
 Buatlah pertanyaan yang spesifik/ tidak
bermakna ganda
 Usahakan agar wawancara dalam keadaan
santai

AMI 38
 Beberapa tips saat wawancara (Lnjtn)
 Ajukan pertanyaan satu persatu
 Bicara dengan jelas
 Perjelas/ulangi pertanyaan yang sulit
 Hindari memverifikasi/ cross-check pernyataan
para auditee yang berbeda
 Hindari menyodorkan opini dan corrective action
 Hindari kesan membaca checklist

Teknik audit
1. Horisontal auditing
Memeriksa setiap Unit Kerja dalam organisasi untuk
melihat efektivitas penerapan dari persyaratan
sistem penjaminan mutu internal (misal pertanyaan
yang sama ditanyakan di beberapa Unit Kerja yang
terkait)
RPKPS

Prodi A Prodi B Prodi C

AMI 39
 Kebijakan Dekan
2. Vertical Auditing yang Baru
Memeriksa Unit Kerja
dari organisasi yang
berkontribusi secara aktif
terhadap suatu kegiatan Departemen
tertentu atau terhadap
suatu persyaratan/
peraturan
Prodi

Laboratorium

3. Random Auditing
Memeriksa secara acak aspek-aspek dari suatu
proses pada beberapa unit kerja untuk keperluan
menguji secara detil suatu aktivitas tertentu (misal
kendala, penyimpangan, pengembangan sistem, dll)
INPUT DATA

Bagian
Kaprodi Laboratorium
Sarpras

AMI 40
 Teknik Telusur
a. Tujuan
 Pengujian jaringan
 Mengungkap fakta-fakta
 Identifikasi perbaikan

b. Dasar yang digunakan

 Sistem adalah input-proses-output
 Sistem adalah sebab-akibat
 Sistem adalah suatu jaringan

Menelusuri Jejak (Trail Following)

Berdasarkan suatu temuan tertentu auditor
bergerak (maju atau mundur) untuk
mengumpulkan informasi dan menyelidiki lebih
dalam suatu gejala atau pola tertentu

Forward And Backward Tracing

Auditor dapat bergerak dari sisi input hingga
rangkaian-rangkaian kegiatan dan output atau
sebaliknya bekerja dari sisi output mundur ke input

AMI 41
 Forward trace

OBYEK YANG DIAUDIT

Komisi Sub Bag
Pembelajaran
Kaprodi Evaluasi
Pendidikan

Backward trace

Penentuan obyek yang diaudit:

Berdasarkan 5 macam obyek audit (dokumen, peralatan,
bahan, orang, proses)
Contoh berdasarkan proses misal PPEPP/PDCA

Bagaimana Mengambil Sampel?

 Jangan meminta sampel kepada Auditee, tapi
tentukan sendiri sampel yang diinginkan
 Ambil sampel dari daftar-daftar yang tersedia
 Ambil sampel dari file yang ditemukan, satu sampel
dari depan dan satu lainnya dari belakang (minimal)
 Ambil sampel di lokasi proses kerja

AMI 42
 • Tugas III (Test)

Mencatat hasil verifikasi

Hal-hal yang Harus Dicatat
 Contoh-contoh ketidaksesuaian terhadap
standar/ dokumentasi/ peraturan
 Aspek dari proses yang cenderung
mengarah kepada ketidaksesuaian

AMI 43
 Catatan audit meliputi:
• Unit Kerja/ area yang diaudit
• Orang yang diwawancara
• Judul dan nomor dokumen yang diaudit
• Identifikasi peralatan
• Kondisi organisasi/unit kerja secara umum
• Identifikasi produk/ bahan
• Kondisi yang menyimpang
• Kondisi yang unggul/sesuai standar

Bagaimana Mencatat Hasil?

• Apa yang ditemukan

• Dimana ditemukan

• Mengapa dianggap sebagai

ketidaksesuaian

• Siapa yang hadir/ ada pada saat

ditemukan

AMI 44
 Pertemuan pra-penutupan / rapat tim auditor

Sebelum membuat laporan audit dilakukan pertemuan

tim auditor tanpa teraudit.
1. Dipimpin oleh ketua tim auditor
2. Melengkapi formulir ketidaksesuaian
3. Meninjau semua ketidaksesuaian
4. Mempersiapkan kesimpulan audit
5. Mempersiapkan agenda rapat penutupan (closing
meeting)

89

Aktivitas pada rapat pra-penutupan:

1. Pelajari semua bukti audit

2. Kelompokkan bukti berdasarkan standar/kriteria
3. Formulasikan temuan berdasarkan PLOR
4. Mempersiapkan Permintaan Tindakan Koreksi

90

AMI 45
 Membuat temuan audit

Temuan adalah:
 Segala sesuatu yang menyimpang atau
ketidaktercapaian terhadap standar
 Segala sesuatu yang potensial untuk
menyimpang atau ketidaktercapaian
terhadap standar

Klasifikasi Temuan
1. Ketidaksesuaian Mayor
Ketidaksesuaian yang memiliki dampak luas
terhadap sistem penjaminan mutu internal
Contoh:
 Pelanggaran terhadap sistem mutu
 Tidak dipenuhinya persyaratan

2. Ketidaksesuaian Minor
Ketidaksesuaian yang memiliki dampak terbatas
terhadap sistem penjaminan mutu internal
Contoh:
 Ketidaksempurnaan
 Ketidakkonsistenan

AMI 46
 3.Observasi
 Temuan yang dapat dengan cepat
diselesaikan (Closed)
 Temuan berupa suatu kondisi yang dapat
mengarah kepada ketidaksesuaian (kondisi
terkini tidak ada masalah)

TEMUAN YANG DILAPORKAN

• Harus disetujui process owner (auditee)
• Berdasarkan bukti

Contoh Temuan
 Ketidaksesuaian Mayor
Contoh problem:
Hampir semua perkuliahan berjalan :
• tidak sesuai jadwal/ RPKPS / SAP
• Jumlah tatap muka kurang 50 %
• tidak ada rekaman daftar hadir perkuliahan
• tidak dilakukan evaluasi
• kompetensi dosen tidak sesuai
• Tidak dilakukan verifikasi soal

Sehingga temuannya: kategori Ketidaksesuaian Major

Berdasarkan observasi di lapangan ditemukan bahwa
Perkuliahan di Prodi X tidak terkendali, misalnya…..

AMI 47
 Contoh Temuan
 Ketidaksesuain Minor
Contoh problem:
Ditemukan 3 mata kuliah A, B, dan C:
• tidak sesuai jadwal/ RPKPS / SAP
• tidak ada rekaman daftar hadir perkuliahan
• tidak dilakukan evaluasi
• Tidak dilakukan verifikasi soal
Sehingga temuannya: kategori Minor
Berdasarkan observasi di lapangan
ditemukan bahwa pengendalian perkuliahan
di Prodi X belum
berjalan secara konsisten, contohnya …...

Contoh Temuan
 OBSERVASI
Contoh problem:
Semua perkuliahan berjalan dengan baik dan
tercatat rapi, sesuai SAP, semua dosen datang ≥
14 kali tatap muka, dan selalu dilakukan evaluasi
baik terhadap soal maupun dosennya. Semua
dikerjakan oleh karyawan yang sangat rajin dan
penuh dedikasi, walaupun tidak ada prosedur
yang mengaturnya.

Sehingga temuannya : kategori Observasi

Berdasarkan observasi di lapangan ditemukan
bahwa belum ditemukan prosedur yang mengatur
perkuliahan di Prodi X.

AMI 48
 Penulisan Temuan

1. Spesifik
2. Jelas (di mana, mengapa)
3. Contoh bukti
Sehingga dalam menulis temuan audit:
 Harus berdasarkan fakta
 Harus ringkas dan jelas
 Tidak memasukkan opini
 Tidak memasukkan sebab-sebab ketidaksesuaian

Pernyataan Temuan:
Mengikuti Kaidah PLOR
- Problem (masalah yang ditemukan)
- Location (lokasi ditemukan problem)
- Objective (bukti temuan)
- Reference (dokumen yang mendasari)

98

AMI 49
 Contoh temuan yang mengikuti kaidah PLOR

Berdasarkan wawancara dengan Kaprodi ditemukan

bahwa mekanisme penanganan keluhan pemangku
kepentingan di Prodi X belum sesuai dengan standar
yang telah disusun,
Misalnya:
• Belum semua keluhan terdokumentasi,
• Perekaman tindak lanjut belum dilakukan secara
efektif. misalnya untuk masalah yang perlu
pembahasan secara komprehensif.

• Tugas IV (Test)

AMI 50
 Tindakan koreksi
Tindakan koreksi adalah tindakan untuk
meniadakan sebab-sebab ketidaksesuaian
terhadap standar / rencana dan mencegah
pengulangan ketidaksesuaian di kemudian hari
dalam rangka peningkatan mutu secara
berkelanjutan

Tindakan Koreksi hasil AMI dalam siklus PPEPP

dilakukan melalui Rapat Tinjauan MAnajemen

Contoh tindakan koreksi:

Temuan
• Ditemukan terjadi
penyimpangan proses
terhadap ketentuan angka
kehadiran perkuliahan (≥ 75%)
agar dapat mengikuti proses
ujian, contoh sdr. MA untuk
Mata kuliah Antioksidan TPP
835 yang tidak hadir selama
lebih dari 3 kali pertemuan
kuliah pada prodi X
Tindakan Koreksi
• Bagian Akademik melakukan rekapitulasi
kehadiran mahasiswa dalam perkuliahan setiap
bulan sekali.
• Bagian Akademik mengidentifikasi mahasiswa
yang tidak menghadiri kuliah dipastikan
statusnya ada-tidaknya surat ijin
• Ketua Prodi mensosialisasikan kembali
persyaratan kehadiran mahasiswa >75% dari
jumlah tatap muka yang dijadwalkan., kecuali
apabila ketidakhadiran mahasiswa disebabkan
oleh kondisi yang memaksa dan disertai dengan
surat ijin atau keterangan yang sah.
• Ketua Prodi memeriksa bukti-bukti yang tersedia,
membuat rekomendasi tentang kondisi yang
tidak sesuai tersebut secara tertulis, dan
menginformasikan kepada semua dosen
pengasuh mata kuliah yang diikuti oleh
mahasiswa tersebut dengan menggunakan
Formulir yang disediakan oleh UJM.

AMI 51
 Rapat penutupan audit
• Mendiskusikan temuan dan observasi hasil
audit
• Klarifikasi kesalahpahaman
• Persetujuan hasil audit
• Penetapan tanggal penyelesaian PTK
(Rencana Tindak Lanjut)
• Saran peluang peningkatan mutu
• Penandatanganan dan penyerahan laporan
audit

Rapat Tinjauan Manajemen

AMI 52
 Pengertian
Rapat Tinjauan Manajemen adalah
 suatu rapat dengan periode waktu tertentu
 bertujuan untuk membahas tindak lanjut
temuan audit
 dipimpin langsung oleh pimpinan
 dihadiri oleh seluruh jajaran manajemen.

Pelaksanaan rapat tinjauan manajemen

• Tinjauan Manajemen dilakukan untuk memastikan
kelanjutan kesesuaian, kecukupan dan efektivitas
sistem mutu
• Tinjauan ini harus mencakup penilaian untuk
peningkatan dan perubahan sistem mutu, termasuk
kebijakan mutu dan sasaran mutu.
• Setiap kegiatan Tinjauan Manajemen harus direkam
dan rekamannya harus dipelihara
• Penanggungjawab terhadap pengumpulan materi
Tinjauan Manajemen adalah Ketua Unit Jaminan
Mutu

AMI 53
 Materi Rapat Tinjauan Manajemen (inspirasi) *)

1. Hasil/temuan audit
2. Umpan balik pemangku kepentingan (keluhan,
kepuasan)
3. Kinerja proses dan kesesuaian luaran Tri Dharma
4. Status tindakan pencegahan dan perbaikan
5. Tindak lanjut dari tinjauan sebelumnya
6. Perubahan yang dapat mempengaruhi Sistem
Manajemen Mutu
7. Rekomendasi untuk peningkatan
*) Sumber : BAN-PT

107

Luaran Tinjauan Manajemen

Hasil Tinjauan Manajemen diharapkan berupa:
• Peningkatan efektivitas sistem mutu dan
prosesnya
• Peningkatan hasil layanan yang menuju
terpenuhinya persyaratan pelanggan,
• Pemenuhan kebutuhan sumber daya.

AMI 54
 Praktik Audit

PRAKTIK AUDIT I

• Audit Kecukupan (Desk Evaluation):

 pembagian tugas dalam Audit
 pembuatan check list untuk keperluan visitasi

• Praktik : Opening Meeting

AMI 55
 PRAKTIK AUDIT II

• Praktik Audit (Audit kepatuhan / visitasi)

• Pembuatan Laporan Audit dan PTK
• Presentasikan Hasil Audit

GinÖng Prati Dina

Terima Kasih

AMI 56