AUDIT INTERNAL

No. dokumen :
S No. Revisi :
O Tanggal Terbit : Januari 2018
P Halaman : 1/3

PUSKESMAS Ttd Penanggung Jawab Udin Ema, SKM

WABULA Puskesmas Wabula NIP.19730818199903 1
007

Defenisi a. Audit Mutu Internal adalah proses pemeriksaan yang

sistematik, independen, dan terdokumentasi, yang
dilakukan secara berkala oleh tim auditor internal yang
ditunjuk berdasarkan SK Kepala Puskesmas dengan
tujuan memperoleh bukti audit dan mengevaluasi
secara objektif dalam rangka menentukan tingkat
kesesuaian aktivitas yang terjadi pada setiap unit kerja
yang melaksanakan semua aktivitas dokumen sistem
mutu dengan Standar Sistem Mutu yang ditentukan
serta untuk melihat efektivitas penerapan sistem
tersebut.
b. Sistem Manajemen Mutu adalah sistem yang
menyangkut masalah struktur dan fungsi organisasi,
tanggung jawab, prosedur, proses, dan sumber daya
untuk melaksanakan manajemen mutu.
c. Unit Kerja adalah seluruh bagian pelayanan maupun
non pelayanan di Puskesmas Wabula.
d. Auditor ialah orang yang mempunyai kualifikasi untuk
melaksanakan audit mutu dan ditunjuk melalui SK
Kepala Puskesmas untuk melaksanakan Audit Mutu
Internal.
e. Teraudit (auditee) adalah unit kerja yang diperiksa
dalam proses Audit MutuInternal.
f. Bukti Objektif merupakan informasi yang bersifat
kualitatif maupun kuantitatif berupa catatan atau
pernyataan tentang fakta mengenai mutu pelayanan,
eksistensi, dan implementasi elemen-elemen sistem
mutu, yang didasari dari pengamatan, pengukuran, dan
dapat diverifikasi.
g. Observasi merupakan pernyataan dari temuan selama
audit mutu internal yang didasari bukti objektif yang
membutuhkan penyempurnaan dalam waktu yang
 cepat.
h. Ketidaksesuaian merupakan pernyataan temuan
selama audit mutu internal yang tidak sesuai dengan
persyaratan mutu dan/atau unsur sistem manajemen
mutu yang telah ditetapkan.
Tujuan Tujuan audit mutu adalah untuk mendapatkan data dan
informasi aktual dan signifikan sebagai dasar pengambilan
keputusan, pengendalian manajemen, perbaikan, dan/atau
perubahan.
Secara khusus, tujuan audit mutu adalah sebagai berikut:
a. Memeriksa kesesuaian unsur-unsur sistem mutu dengan
standar yang telah ditentukan.
b. Memeriksa keefektifan pencapaian tujuan mutu yang
telah ditentukan.
c. Memberi kesempatan teraudit memperbaiki sistem mutu.
Alasan audit di antaranya :
a. Memfasilitasi evaluasi kinerja, sistem kontrol, dan
prosedur penjaminan mutu.
b. Meyakinkan bahwa institusi akuntabel pada mutu dan
standar yang telah ditentukan.
c. Meningkatkan kemampuan institusi untuk
memprioritaskan lingkup tertentu dan memfasilitasi
pengambilan keputusan.
d. Memudahkan institusi untuk memberikan tanggapan
lebih baik pada penilaian mutu.
e. Menyediakan sarana bagi identifikasi cara kerja yang baik
untuk dijadikan percontohan bagi tempat lain.
f. Merupakan sarana untuk peningkatan dan
pengembangan mutu.

Referensi Manual Mutu

Ruang lingkup Prosedur ini berlaku untuk semua aktivitas dokumen 2ystem
mutu yang dipakai dalam 2ystem manajemen mutu
Puskesmas Wabula yang meliputi manual mutu (kebijakan-
kebijakan), prosedur, dan instruksi kerja dari area yang
diaudit.

Prosedur 1. Kepala Puskesmas memberikan Perintah Kepada Wakil

Manajemen Mutu untuk melaksanakan audit Internal.
2. Wakil Manajemen Mutu mempersiapkan Ruang Lingkup
dan dokumen audit
3. Kepala Puskesmas mengesahkan Ruang Lingkup audit
 Internal
4. Wakil Manajemen Mutu membuat jadwal sosialisasi dan
pelaksanaan Audit Internal serta menentukan auditor
dalam pelaksanaan Audit
5. Wakil Manajemen Mutu meminta kesediaan dan alokasi
waktu auditor
6. Dekan dan Wakil Manajemen Mutu melakukan koordinasi
pelaksanaan Audit Internal denganUnit Kerja sebagai
Auditee
7. Wakil Manajemen Mutu Meminta kesediaan dan waktu
pelaksanaan audit Internal kepada Auditee
Pelaksanaan
1. Wakil Manajemen Mutu membuat check List dan
memberitahukan kepada auditor bahwa audit sudah
dapat dilakukan
2. Auditor melakukan audit
3. Wakil Manajemen Mutu meminta klarifikasi jika
ditemukan Ketidaksesuaian dengan mengundang Auditor
dan Auditee yang bersangkutan
4. Wakil Manajemen Mutu Menyusun laporan hasil audit
dan menyampaikan kepada kepala puskesmas disertai
dengan konsep permintaan tindakan koreksi
5. Kepala Puskesmas menerbitkan dan menyampaikan surat
permintaan tindakan koreksi Unit Kerja
6. Unit kerja melakukan tindakan koreksi sesuai
permintaan Kepala Puskesmas dan melaporkannya
kepada Kepala Puskesmas

KRITERIA KEBERHASILAN
Aktivitas Audit Mutu Internal dikatakan berhasil jika proses
audit terlaksana sekurangnya sekali dalam satu tahun
akademik, dan temuan audit mutu internal telah
ditindaklanjuti oleh Unit Kerja/UPT selambat-lambatnya
sebelum proses audit mutu internal periode berikutnya.
Dokumen Terkait Dokumen Visi, Misi dan Tujuan
Dokumen Rencana Strategis (Renstra)
Dokumen Program Kerja
Manual Prosedur
Instruksi Kerja
Dokumen Mutu lainnya
Distribusi  Karyawan/karyawati Puskesmas
Rekaman historis perubahan
No Yang dirubah Isi Perubahan Tgl.mulai
diberlakukan
 PEMBENTUKAN TIM AUDIT INTERNAL

1. Wakil Manajemen Mutu bertanggung jawab menentukan auditor yang

akan diusulkan kepada Kepala Puskesmas untuk diterbitkan SK Auditor
Sistem Manajemen Mutu.
2. Tugas dan tanggung jawab serta jangka waktu tugas Tim Auditor Sistem
manajemen Mutu berdasarkan SK Kepala Puskesmas.
3. Tim Auditor Sistem Manajemen Mutu melakukan audit secara
independen.
4. Setiap audit dilakukan oleh auditor internal yang terlatih. Kriteria
pemilihan untuk menjadi auditor mutu internal:
1) Kriteria pendidikan dan pelatihan
a. Kualifikasi pendidikan
b. Telah mengikuti pelatihan akreditasi minimal 1 hari.
c. Telah mengikuti pelatihan mengenai Audit Mutu Internal
minimal 2 hari.
2) Atribut Personal
a. Jujur dan terbuka.
b. Memiliki kemampuan untuk mengambil keputusan.
c. Memiliki kemampuan analitik dan keteguhan hati.
d. Memiliki kemampuan untuk memahami pelaksanaan audit
yang komplek.
e. Memiliki kemampuan untuk memahami peran unit organisasi.
f. Memiliki kemampuan berkomunikasi.
g. Memiliki pengetahuan dalam bidang audit.
h. Lulus ujian audit internal.
3) Karakteristik dan Independensi auditor adalah
a. Tidak dibenarkan mengaudit pekerjaan yang sedang menjadi
tanggung jawabnya.
b. Tidak memiliki kepentingan apa pun terhadap teraudit.
c. Memiliki pengetahuan atas topik-topik yang ditugaskan dan
bila perlu dapat melibatkan pihak lain (technical expert) yang
dapat diterima oleh teraudit dan pihak Puskesmas.
d. Memahami tempat yang menjadi lokasi auditnya.
e. Auditor bebas dari hal-hal yang dapat mempengaruhi
objektivitasnya sehingga semua bagian harus menghormati dan
mendukung independensi serta integritas auditor.
 PELATIHAN TIM AUDIT INTERNAL

1. Uraian tugas dalam audit adalah sebagai berikut:

1) Lead auditor/Koordinator tim audit bertugas :
a. Merencanakan audit, mengatur pekerjaan audit, dan
memberikan pengarahan kepada anggota tim audit.
b. Membuat jadwal audit yang disepakati oleh teraudit
c. Melaporkan dengan segera setiap ketidaksesuaian dan
hambatan yang mungkin terjadi dalam audit.
d. Membuat laporan akhir dari hasil audit.
2) Auditor bertugas :
a) Mengkaji ulang kelengkapan dokumen sistem manajemen
mutu yang berlaku.
b) Menggali dan menganalisis bukti yang relevan agar dapat
menyimpulkan pelaksanaan sistem manajemen mutu auditee.
c) Mempelajari indikasi yang dapat mempengaruhi hasil audit
atau mungkin memerlukan audit lebih lanjut.
3) Auditee bertugas :
a) Menginformasikan kepada penanggung jawab unit kerja yang
akan diaudit tentang tujuan dan lingkup audit.
b) Menyepakati jadwal audit yang ditawarkan oleh tim auditor
system manajemen mutu.
c) Menunjuk staf yang mendampingi tim audit.
d) Menyepakati lingkup audit.
e) Menyediakan dokumen dan ruang yang diperlukan oleh tim
audit untuk menjamin independensi pelaksanaan audit.
f) Membuka akses ke fasilitas dan bukti material yang diminta
auditor.
g) Melakukan kerja sama sinergis dengan tim auditor agar tujuan
audit tercapai.
h) Melakukan inisiatif tindakan koreksi atas temuan tim auditor.
4) Inisiasi audit meliputi :
Lingkup Audit
a) Auditor dan auditee menetapkan lingkup batasan dari
masalah yang diaudit, lokasi, aktivitas unit kerja, dan
waktu audit.
b) Auditor menentukan standar dokumen sistem mutu yang
dijadikan acuan kepatuhan.
c) Auditee menunjukkan bukti yang memadai dan tersedia
pada saat audit berlangsung.
d) Auditee menyediakan sumber daya yang memadai sesuai
dengan lingkup dan kedalaman audit.
Tahapan Audit
a) Audit sistem adalah audit terhadap kecukupan kebijakan
dan prosedur organisasi untuk memenuhi persyaratan
standar system audit mutu.
 b) Audit kepatuhan adalah audit yang dilaksanakan untuk
memeriksa atau memastikan bahwa setiap prosedur atau
instruksi kerja dilaksanakan secara tertib dan benar
sesuai prosedur yang ada.
Frekuensi Audit
Audit internal dilaksanakan secara rutin dan teratur minimal
sekali dalam satu tahun dengan waktu pelaksanaan
menyesuaikan kebutuhan yang ditetapkan oleh Rektor.
Telaah Awal Sistem Mutu Audit
a) Sebagai dasar perencanaan audit, auditor melakukan
kajian awal untuk melihat kecukupan bukti audit sebagai
dasar untuk menentukan pemenuhan kebutuhan
persyaratan dokumen system manajemen mutu auditee.
b) Jika kajian awal dari dokumen sistem manajemen mutu
tidak memenuhi persyaratan, auditor tidak dapat
melanjutkan proses pemeriksaan hingga persyaratan
tersebut dapat dipenuhi.
 PROGRAM KERJA AUDIT INTERNAL

1. Persiapan Audit, dapat dituangkan dalam rencana audit sebagai berikut

:
1) Rencana audit disusun oleh Ketua Tim Audit (Lead Auditor) yang
dikomunikasikan kepada auditee.
2) Rencana audit dirancang secara fleksibel agar dapat diubah
berdasarkan informasi yang dikumpulkan selama audit.
3) Rencana audit meliputi
a) Tujuan dan lingkup audit
b) Identifikasi individu yang bertanggung jawab langsung pada
tujuan dan lingkup audit.
c) Identifikasi dokumen acuan yang berlaku, antara lain
kebijakan akademik, manual mutu dan prosedur mutu
auditee.
d) Identifikasi anggota tim audit.
e) Tanggal dan tempat audit dilakukan.
f) Identifikasi unit organisasi auditee.
g) Waktu dan lama audit untuk tiap aktivitas audit.
h) Jadwal pertemuan yang dilakukan untuk pengumpulan bukti
audit dan interview.
i) Jadwal penyerahan laporan audit.
j) Jika ada keberatan dari auditee, harus segera disampaikan
kepada ketua tim audit.
2. Masing-masing anggota tim audit bertugas untuk mengaudit system
manajemen mutu pada unit kerja yang telah ditentukan.
3. Dokumen kerja yang diperlukan untuk memfasilitasi tugas tim audit
adalah :
1) Daftar pengecekan yang telah disiapkan tim audit.
2) Dokumen yang berhubungan dengan lingkup pemeriksaan tim
auditor.
3) Auditor yang ditunjuk bertanggung jawab untuk menyiapkan Daftar
Periksa Audit Mutu Internal serta Permintaan Tindakan Koreksi dan
Pencegahan.
4. Setiap pelaksanaan audit dimulai dengan cara pembukaan (opening
meeting) yang dibuka oleh Ketua Tim Auditor. Selanjutnya, Ketua Tim
Auditor menjelaskan rencana audit dan dilanjutkan dengan pelaksanaan
audit dengan urutan sebagai berikut:
1) Perkenalan / Pembukaan
a) Memperkenalkan anggota tim audit kepada auditee.
b) Menelaah lingkup dan tujuan audit.
c) Menyampaikan ringkasan metode dan prosedur yang
digunakan dalam proses audit.
d) Mengonfirmasikan segala data dan kebutuhan lain yang perlu
disiapkan.
2) Tujuan dan ruang lingkup audit
 Memberikan penjelasan mengenai alasan dilakukan audit pada
tempat teraudit dan menunjukkan kedalaman ruang lingkup
masalah yang diaudit.
3) Melakukan pemeriksaan lapangan :
a) Pengumpulan bukti.
b) Melakukan pengamatan audit.
c) Penyampaian temuan sementara hasil audit.
4) Metode Pelaporan
a) Laporan audit berisi hasil pelaksanaan audit secara lengkap.
b) Laporan audit berisi beberapa hal antara lain :
1) Tujuan dan lingkup audit.
2) Rincian rencana audit, identitas anggota tim audit,
tanggal audit, dan unit kerja teraudit
3) Identitas dokumen standar yang dipakai dalam audit
antara lain Manual Mutu teraudit.
4) Temuan ketidaksesuaian.
5) Penilaian tim audit mengenai kesesuaian teraudit dengan
standar sistem mutu yang berlaku dan dokumen terkait.
6) Kemampuan sistem mutu untuk mencapai tujuan yang
telah ditentukan.
7) Daftar penerima laporan audit.
c) Laporan audit kemudian dikirimkan ke DInas Kesehatan
dengan kerahasiaan yang tetap terjaga.
5. Di dalam pelaksanaan audit mutu internal, Auditor bertanya langsung
dan mencatat setiap jawaban pertanyaan dalam Daftar Periksa Audit
Mutu Internal.
6. Kriteria ketidaksesuaian yang ditemui selama audit mutu internal
dikategorikan sebagai berikut:
1) NCR yakni prosedur yang dipersyaratkan dalam standar tidak
tersedia atau dalam satu prosedur tidak dilaksanakan secara
konsisten sehingga berpotensi besar terhadap kegagalan sistem.
2) Observasi jika terdapat ketidakkonsistenan tetapi tidak melanggar
standar dapat diberikan rujukan lain atau berupa saran untuk
perbaikan sistem.

7. Setelah keseluruhan audit selesai dilaksanakan, selanjutnya Ketua Tim

Auditor melakukan rapat penutupan (closing meeting) yang dihadiri oleh
seluruh auditor dan auditee. Dalam rapat penutupan membahas antara
lain:
1) Ucapan terima kasih.
2) Presentasi terhadap hal-hal yang sesuai.
3) Presentasi terhadap temuan yang ada.
4) Persetujuan tanggal perbaikan.
5) Melakukan tanya jawab jika ada.
8. Semua temuan harus didiskusikan dengan auditee, ditulis dalam
Formulir Permintaan Tindakan Koreksi dan Pencegahan (PTKP) yang
 diberi nomor menggunakan nomor berjalan serta harus mendapat tanda
tangan auditee.
9. Bila terdapat ketidaksesuaian, auditee perlu diberi jangka waktu yang
sesuai dan disetujui untuk melaksanakan tindakan perbaikan seperti
yang dinyatakan dalam Formulir Permintaan Tindakan Koreksi dan
Pencegahan.
10. Untuk setiap ketidaksesuaian yang terjadi, auditee harus
melaksanakan tindakan perbaikan sesuai dengan yang telah diusulkan
seperti dalam Permintaan Tindakan Koreksi dan Pencegahan.
11. Auditor memeriksa pelaksanaan tindakan perbaikan yang
dijalankan dan menandatangani Formulir Permintaan Tindakan Koreksi
dan Pencegahan bila tindakan perbaikan telah dilaksanakan sesuai
dengan usulan auditor.
12. Semua permintaan tindakan koreksi dan perbaikan akan ditinjau
oleh Wakil Manajemen Mutu untuk memastikan sistem berjalan dengan
efektif dan lancar.
13. Semua dokumen yang berhubungan dengan audit mutu internal
menjadi tanggung jawab Wakil Manajemen Mutu untuk disimpan pada
media yang sesuai.
14. Ketua Tim Auditor bertanggung jawab merangkum hasil audit
mutu internal ke dalam bentuk Ringkasan Audit Mutu Internal yang
kemudian diserahkan kepada Wakil Manajemen Mutu.
15. Wakil Manajemen Mutu bertanggung jawab menyiapkan hasil
audit mutu internal sebagai salah satu agenda Rapat Tinjauan
Manajemen.