Standar Operasional Prosedur (SOP)

Audit Mutu Internal

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

UNIVERSITAS AIRLANGGA
BADAN PENJAMINAN MUTU
Identitas SOP

Nama SOP Audit Mutu Internal

Nomor SOP SOP-UNAIR-MSM-01
Tanggal Pembuatan 23 April 2021
Tanggal Revisi -
Tanggal Efektif 18 Agustus 2021
Perumusan: Penetapan: Pengendalian

Suciati, S.Si. Apt., M.Phil, Ph.D. Nurul Barizah, S.H., LL.M., Ph.D. Nurul Barizah, S.H., LL.M., Ph.D.
NIP. 197911042005012001 NIP. 197102221995122002 NIP. 197102221995122002
A. DASAR HUKUM
1. Permenristekdikti No. 71/2017 tentang Pedoman Penyusunan dan Evaluasi Peta Proses
Bisnis dan Strandar Operasional Prosedur di Lingkungan Kemenristekdikti
2. Permenpan RB No. 35/2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur
Administrasi Pemerintah
3. Permenpan RB No. 19/2018 tentang Penyusunan Peta Proses Bisnis Instansi Pemerintah
4. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Nomor 62 Tahun 2016,
tentang Sistem Penjaminan Mutu Internal

B. KETERKAITAN
1. SOP Rapat Tinjauan Manajemen
2. Dokumen Mutu

C. KUALIFIKASI PELAKSANA
a. Koordinator Bidang Audit Internal dan Pengukuran
1. Memiliki pengalaman dalam penerapan sistem manajemen mutu
2. Memiliki keterampilan komunikasi serta manajerial.
b. Auditee
1. Ketua Unit Kerja
2. Dekan
3. Koordinator Program Studi
c. Auditor
1. Dosen tetap Universitas Airlangga
2. Memiliki sertifikat pelatihan auditor internal
3. Memiliki pengalaman dalam penerapan sistem manajemen mutu
4. Memiliki keterampilan komunikasi serta manajerial
5. Menguasai Aplikasi Sistem Mutu Universitas Airlangga

D. PERALATAN/PERLENGKAPAN
1. Instrumen Audit Mutu Internal (AMI)
2. Instrumen Evaluasi Diri (ED)
3. Instrumen Manajemen Risiko (MR)
4. Sistem Informasi Manajemen (SIM) Penjaminan Mutu Universitas Airlangga
(qa.unair.ac.id)
5. Jaringan internet

E. PERINGATAN
1. Auditor yang ditunjuk tidak boleh memiliki keterkaitan tanggung jawab dengan unit
yang diauditnya.
2. Auditor yang ditunjuk sudah pernah mengikuti pelatihan auditor sistem mutu
Airlangga Integrated Management System (AIMS).
 3. Auditor atau Auditee yang berhalangan pada waktu audit kepatuhan yang ditentukan
harus mengonfirmasikan waktu pengganti yang telah disepakati antara auditor dan
auditee kepada Koordinator Audit yaitu Koordinator Bidang Audit Internal dan
Pengukuran BPM. Konfirmasi waktu pengganti paling lambat 2 (dua) hari sebelum
jadwal Pelaksanaan Audit Mutu Internal yang ditentukan semula. Waktu pengganti
harus tetap dalam jadwal masa audit.
4. Bila temuan audit tidak dapat segera diperbaiki karena berkaitan dengan kebijaksanaan
Universitas, maka Auditee dengan sepengetahuan Pimpinan Unit terkait harus
menginformasikan temuan audit tersebut kepada Satuan Penjaminan Mutu (SPM) di
Fakultas atau Koordinator Bidang Audit Internal dan Pengukuran BPM untuk
dikoordinasikan di tingkat Fakultas dan/atau Universitas.

F. URAIAN SOP
a. Tahap Persiapan
1. Rektor menugaskan Ketua Badan Penjaminan Mutu (BPM) untuk mengelola
Audit Mutu Internal (AMI) minimal 1 tahun sekali melalui SK Rektor tentang
AMI yang memuat tujuan dan lingkup audit yaitu unit kerja, fakultas, dan
program studi. Waktu penerbitan SK adalah 2 minggu terhitung sejak diberikan
perintah AMI.
2. Ketua BPM menugaskan Koordinator Bidang Audit Internal dan
Pengukuran (KBAIP) untuk mengelola pelaksanaan AMI dan menetapkan
jadwal pelaksanaannya dalam waktu 1 minggu setelah diterbitkan SK Rektor.
3. KBAIP memeriksa kesiapan instrumen (AMI, Evaluasi Diri/ED, dan
Manajemen Risiko/MR) dan sistem aplikasi audit pada SIM Penjaminan
Mutu Universitas Airlangga dalam waktu 2 minggu setelah diterbitkan SK
Rektor.
4. Ketua BPM melaksanakan sosialisasi pelaksanaan AMI kepada auditor dan
auditee dalam waktu 2 minggu setelah diterbitkan jadwal pelaksanaan AMI.
5. Ketua BPM meminta kesediaan auditor untuk melaksanakan AMI dengan cara
mengisi formulir kesediaan auditor dalam waktu 1 minggu sejak sosialisasi
pelaksanaan AMI, untuk penyusunan daftar nama auditor yang bersedia.
6. KBAIP melakukan plotting auditor pada prodi, fakultas dan unit kerja dalam
waktu 1 minggu setelah menerima daftar nama auditor yang bersedia.
7. KBAIP menyusun jadwal audit kepatuhan dalam waktu 1 minggu setelah
plotting auditor.
8. Ketua BPM mengumumkan dan mendistribusikan jadwal audit kepatuhan
kepada para Auditor dan Auditee dalam waktu 1 hari setelah tersusun jadwal
audit kepatuhan.
b. Tahap Pelaksanaan
1. Auditee melakukan pengisian data AMI (data kuantitatif, ED, MR, dan
pertanyaan audit) pada SIM Penjaminan Mutu dalam waktu 3 minggu sejak
sosialiasai AMI.
2. Auditor melaksanakan audit sistem dengan memeriksa penerapan sistem mutu
yang dilakukan auditee berdasar instrumen AMI, ED dan MR secara daring
melalui SIM penjaminan mutu dalam waktu 1 minggu sejak berakhirnya waktu
pengisian data AMI, yang meliputi:
a. pemeriksaan pengisian data kuantitatif
b. pengisian komentar pada laporan ED
c. pemeriksaan jawaban atas pertanyaan audit
d. pemeriksaan pengisian MR
3. Auditor melaksanakan audit kepatuhan dengan memeriksa penerapan sistem mutu
melalui data, fakta, dan dokumen pendukung yang sesuai dalam waktu 2 minggu
sejak berakhirnya audit sistem. Kegiatan audit kepatuhan meliputi:
a. Auditor memberikan penilaian laporan ED, pertanyaan audit dan MR
b. Auditor mencatat semua temuan dan saran perbaikan secara daring di SIM
penjaminan mutu
c. Auditee mengajukan cara perbaikan dan cara pencegahan terulangnya
ketidaksesuaian yang ditemukan serta batas waktu yang dijanjikan dengan
mengisi tanggapan hasil audit secara daring apabila hasil audit menunjukkan
adanya temuan.
d. Auditee mengunggah borang Berita Acara Pelaksanaan (BAP) AMI yang telah
ditandatangani di SIM penjaminan mutu.
e. Auditor dan auditee mengisi form evaluasi di SIM penjaminan mutu.
4. KBAIP melakukan verifikasi hasil AMI secara keseluruhan dalam waktu 2
minggu setelah semua proses AMI berakhir.
5. KBAIP menyusun laporan hasil AMI dalam waktu 1 minggu setelah waktu
verifikasi hasil AMI berakhir.
6. Ketua BPM mengirimkan hasil AMI kepada auditee dalam waktu 1 minggu
setelah waktu verifikasi hasil AMI berakhir. Auditee membahas hasil AMI dalam
rapat koordinasi internal di unit kerja/fakultas.
7. Ketua BPM memverifikasi dan menyerahkan laporan hasil AMI ke Rektor dalam
waktu 1 minggu setelah laporan hasil AMI selesai disusun oleh KBAIP. Hasil AMI
akan dibahas dalam Rapat Tinjauan Manajemen.

c. Tindak Lanjut
1. Auditee melakukan perbaikan temuan sesuai dengan cara dan jangka waktu yang
telah disepakati terhitung sejak audit kepatuhan berakhir.
 2. SPM melakukan verifikasi terhadap perbaikan temuan yang telah dilakukan
auditee Program Studi dan Fakultas dan melaporkan ke BPM per 3 bulan sejak
seluruh kegiatan AMI berakhir.
3. KBAIP BPM melakukan pemantauan terhadap tindak lanjut perbaikan temuan
oleh auditee setiap 3 bulan sekali sejak kegiatan audit berakhir.
4. Ketua BPM mengirimkan surat peringatan kepada auditee yang belum
melakukan perbaikan temuan paling lambat 1 (satu) minggu sejak dilakukan
pemantauan tindak lanjut perbaikan temuan.

G. PENCATATAN DAN PENDATAAN

1. Formulir kesediaan auditor
2. Pengisian data kuantitatif pada SIM Penjaminan Mutu UNAIR (qa.unair.ac.id) oleh
auditee
3. Pengisian Evaluasi Diri pada SIM Penjaminan Mutu UNAIR (qa.unair.ac.id) oleh
auditee
4. Pengisian manajemen risiko pada SIM Penjaminan Mutu UNAIR (qa.unair.ac.id) oleh
auditee
5. Pengisian pertanyaan audit pada SIM Penjaminan Mutu UNAIR (qa.unair.ac.id) oleh
auditee
6. Penilaian kinerja teraudit pada SIM Penjaminan Mutu UNAIR (qa.unair.ac.id) oleh
auditor
7. Penilaian evaluasi diri pada SIM Penjaminan Mutu UNAIR (qa.unair.ac.id) oleh
auditor
8. Pencatatan temuan audit pada SIM Penjaminan Mutu UNAIR (qa.unair.ac.id) oleh
auditor
9. Pencatatan saran pada SIM Penjaminan Mutu UNAIR (qa.unair.ac.id) oleh auditor
10. Pengisian berita acara audit pada SIM Penjaminan Mutu UNAIR (qa.unair.ac.id) oleh
auditee dan auditor
11. Penilaian auditee pada SIM Penjaminan Mutu UNAIR (qa.unair.ac.id) oleh auditor
12. Penilaian auditor pada SIM Penjaminan Mutu UNAIR (qa.unair.ac.id) oleh auditee
13. Laporan Audit Mutu Internal oleh BPM kepada Rektor.