Peran Documents Management Systems sebagai Teknologi

Informasi untuk Mengelola Pengetahuan Eksplisit

Dirancang Oleh: Rikat Nalendra Wiratama

NPM: 2206827485

I. Pendahuluan
Document Management System (DMS) atau Sistem Manajemen
Dokumen adalah sebuah platform atau tempat yang dirancang untuk
mengelola, menyimpan, mengorganisasi, hingga memfasilitasi akses ke
dokumen dan informasi eksplisit di dalam organisasi. DMS menjadi salah satu
elemen penting dari sistem manajemen pengetahuan yang membantu dalam
pengelolaan pengetahuan eksplisit. Sumber bacaan yang saya temukan yaitu
Information Technology in Support of Knowledge Management menyatakan
bahwa banyak organisasi biasanya tertanam sebuah pengetahuan dalam
setiap dokumen-dokumen yang ada, sebagian besar dari dokumen-dokumen
yang ada dulunya berisi pengetahuan dalam berbagai bentuk teks seperti
laporan, buku, atau kertas kerja. Maka, singkatnya manajemen dokumen
berarti proses produksi dokumen teks tersebut menggunakan pengolah kata
yang kemudian disimpan salinan elektroniknya dan dicetak untuk
didistribusikan sesuai kebutuhan. Di era yang serba digital ini tentunya sistem
manajemen dokumen dapat diintegrasikan dengan teknologi lain seperti alur
kerja dimana dokumen tersebut diproses sampai dapat diarahkan ke individu
yang berbeda seperti yang ditentukan oleh alur kerja mereka.
Dalam konteks manajemen pengetahuan, pengetahuan eksplisit
adalah sebuah pengetahuan yang dapat diterima dan dimanfaatkan oleh
banyak orang dalam organisasi karena sifatnya yang terdokumentasi dan
mudah diakses. Merujuk pada judul artikel saya yaitu mengelola pengetahuan
eksplisit, itu adalah suatu proses untuk memastikan bahwa pengetahuan ini
dapat diakses, dikelola, dan dimanfaatkan secara efisien di dalam organisasi.
Adanya DMS ini tentunya mempermudah proses pembuktian tersebut
mengingat bahwa DMS ini adalah salah satu teknologi informasi yang
memang dirancang untuk dapat mengelola pengetahuan eksplisit. Untuk
dapat mengelola pengetahuan eksplisit umumnya melibatkan pembuatan,
penciptaan, atau perolehan pengetahuan dan kodifikasi serta
pengorganisasian pengetahuan untuk memudahkan akses dan pemecahan
masalah yang terkandung dalam informasi eksplisit itu sendiri.
Terdapat beberapa langkah yang dapat dilakukan untuk mengelola
pengetahuan eksplisit dengan baik dan benar, yaitu:
1. Mengidentifikasi sekaligus mengklasifikasi pengetahuan eksplisit itu
sendiri berdasarkan topik, jenis, atau kategori yang relevan.
2. Mengumpulkan dan mendokumentasi pengetahuan eksplisit yang
didapat.
 3. Membuat dan menyimpan basis data pengetahuan.
4. Melakukan pengindeksan yang baik dan benar sehingga pengguna
nantinya dapat melakukan proses pencarian dengan mudah.
5. Mengatur hak akses hanya kepada yang berwenang untuk melindungi
informasi yang sifatnya sensitif.
6. Selain mengelola, pengetahuan eksplisit yang disimpan juga dapat
dibagikan kepada para anggota organisasi sehingga ilmunya dapat
tersebar untuk dapat dijadikan bahan penelitian atau sekedar berbagi
pengetahuan

Dalam artikel ini saya akan membahas mengenai bagaimana Sistem

Manajemen Dokumen dapat berperan sebagai salah satu teknologi informasi
yang memfasilitasi pengelolaan pengetahuan eksplisit. Artikel ini saya buat
dengan tujuan untuk meneliti sekaligus memenuhi nilai Ujian Tengah
Semester dalam mata kuliah Manajemen Pengetahuan Lembaga Informasi
yang sedang saya pelajari.

II. Pembahasan
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, Sistem Manajemen
Dokumen menjadi salah satu teknologi yang memiliki peran penting
dalam mengelola pengetahuan eksplisit dalam organisasi. Salah satu
peran DMS yang sangat terlihat adalah dimana DMS memungkinkan
organisasi untuk dapat mengumpulkan dokumen dan informasi eksplisit
dari berbagai sumber seperti file elektronik, surat, laporan, ataupun
catatan sekaligus yang mencakup peraturan dan kebijakan suatu hal.
DMS juga secara otomatis akan melakukan kegiatan organisasi dan
klasifikasi dokumen tersebut ke dalam berbagai kategori dan struktur.
Hal tersebut pun akhirnya menciptakan peran utama DMS dalam
mengelola pengetahuan eksplisit, yaitu menyediakan kemampuan temu
kembali yang kuat dengan hasil pencarian yang juga relevan.
Tidak hanya itu, DMS juga memberikan kontrol akses ke
dokumen dan membatasi akses orang lain sehingga dokumen yang
tersedia benar-benar hanya digunakan oleh orang yang berwenang dan
informasi penting di dalamnya dapat terlindungi. Berbicara mengenai
keamanan, DMS pun menyediakan kemampuan untuk dapat melacak
pengguna yang telah mengakses, mengedit, atau bahkan menghapus
dokumen yang ada sehingga semakin meningkatkan aspek keaslian
dokumen tersebut. Berbagai fasilitas lain seperti kolaborasi yang
memungkinkan beberapa pengguna untuk bekerja bersama pada
dokumen yang sama, memasukkan komentar hingga masukan pun
dapat dilakukan jika pengelolaan pengetahuan eksplisit dibuat dengan
sistem manajemen dokumen yang kuat. Di sisi lain, DMS juga
 menyediakan akses untuk mengintegrasikan dokumennya dengan
proses bisnis organisasi yang akan mempermudah para penggunanya
untuk mengakses dokumen setiap harinya.
Semua fasilitas yang mudah tersebut dapat dicapai ketika sistem
manajemen dokumen memang sudah mengelola pengetahuan eksplisit
sesuai standarnya, namun jika terdapat kesalahan dalam prosesnya
tentu saja akan mempengaruhi kemampuan-kemampuan yang telah
tercipta. Hal terburuk yang dapat terjadi jika pengelolaan dilakukan
dengan tidak benar adalah tersebarnya informasi yang salah, dokumen
tidak memiliki sistem keamanan, dan terhambatnya kegiatan temu
kembali yang seharusnya menjadi peran penting dalam pengelolaan
pengetahuan eksplisit.

III. Kesimpulan
Dapat disimpulkan bahwa Document Management Systems memang
berperan banyak bahkan menciptakan peran penting dalam aspek
pengelolaan pengetahuan eksplisit seperti pengumpulan dokumen dan
informasi eksplisit dari berbagai sumber, melakukan kegiatan organisasi
dan klasifikasi dokumen secara otomatis, jaminan keamanan dalam
pemberian kontrol akses yang terbatas ke dokumen, kolaborasi
dokumen, sampai proses integrasi dokumen ke dalam bisnis.
Kedepannya DMS diharapkan dapat dikelola dan dikembangkan
dengan lebih baik lagi agar dapat selalu membantu dalam proses
pengumpulan dan organisasi dokumen dan memastikan bahwa dokumen
tersebut tersedia secara efisien dan mudah diakses. Jangan sampai DMS
tidak dikelola dengan benar dan menciptakan dampak-dampak buruk bagi
kelangsungan proses pengelolaan pengetahuan eksplisit. Oleh karena itu,
penting untuk menjalankan DMS sesuai dengan praktik terbaik agar dapat
memaksimalkan manfaatnya dalam pengelolaan pengetahuan eksplisit dan
mencegah dampak negatif yang mungkin terjadi.

IV. Daftar Pustaka

Sahasrabudhe, Vikas. Chapter 16: Information Technology in Support
of Knowledge Management.