Mengaplikasikan Sistem Informasi pada Organisasi

LATAR BELAKANG Sistem Informasi Manajemen (SIM) dalam bayangan mungkin berhubungan dengan perusahaan perusahaan besar. Pendapat ini memang tak salah, namun SIM juga tak hanya sering digunakan oleh perusahaan, lembaga pendidikan seperti universitas juga menggunakan SIM. Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan serangkaian sub sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi yang secara rasional mampu mentransformasikan data sehingga menjadi informasi dengan berbagai cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan. Dengan kata lain SIM adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama. Dalam teori SIM, komputer bukan prasyarat mutlak bagi sebuah SIM, namun dalam praktek SIM yang baik tidak akan ada tanpa bantuan kemampuan pemrosesan komputer. Bagaimanapu untuk melakukan koordinasi dalam SIM akan lebih tebantu jika melibatkan komputer. Berbagai perusahaan kini memerlukan SIM, dengan pengeloaan SIM yang tepat tentunya perusahaan akan berkembang. Namun, meskipun telah mengeluarkan biaya yang besar, pengembangan SIM pada suatu perusahaan tidak berhasil. Oleh karena itu, diperlukan evaluasi apa sajakah yang dapat menyebabkan kegagalan pada pengembangan SIM tersebut.

KONSEP SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah serangkaian sub sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu dimana mampu

mentransformasikan data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningktkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas adasar kriteria mutu yang telah ditetapkan. Menurut beberapa ahli, Sistem Informasi Manajemen adalah: Robert G. Murdick & Joel E Ross Proses komunikasi dimana input dan output yang direkam, disimpan, dan diproses untuk pengambilan keputusan, mengenai perancangan, pengeoperasian, dan pengendalian. Gordon B Davis Sistem manusia dan mesin yang terpadu untuk menghasilkan informasi guna mendukung manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dalam suatu organisasi. Dari definisi diatas dapat diuraikan lebih lanjut bahwa: Sistem Informasi Manajemen memiliki sub sistem informasi. Sistem Informasi Manajemen adalah serangkaian sub sistem, dimana sub sistem tersebut mendukung tercapainya sasaran Sistem Informasi Manajemen dan organisas sebagaian dari sub sistem berperan hanya dalam satu kegiatan atau lapisan manajemen, sementara yang lainnya berperan ganda. Sistem Informasi Manajemen di koordinasikan secara terpusat untuk menjamin bahwa data yang di proses dapat dioperasikan secara terencana dan terkoordinasi. Semuanya untuk menjamin bahwa informasi melewati dan menuju sub sistem yang diperlukan, serta menjamin bahwa sistem informasi bekerja secara efisien. Sistem Informasi Manajemen mentransformasikan data kedalam informasi. Apabila data diolah dan berguna bagi manajer untuk tujuan tertentu, maka ia akan menjadi informasi. Sistem Informasi Manajemen sesuai dengan gaya manajer Sistem Informasi Manajemen dikembangkan lewat pengenalan atas sifat dan gaya manajerial dari personil yang akan menggunakannya. Para perancang sistem apabila akan mengembangkan Sistem

Informasi Manajemen hendaknya mempertimbangkan faktor manusiawi dengan cermat. Apabila tidak demikian, maka sistem yang dihasilkan tidak efektif. Menurut Malhotra (1997), Knowledge Managemen merupakan isu penting mengenai adopsi organisasi, kelangsungan hidup, dan kompetensi organisasi untuk mengahadapi peningkatan perubahan lingkungan yang terputus. Intinya, knowledge managemen merupakan proses organisasi dalam mencari kombinasi sinergi data dan informasi dari kapasitas produksi informasi teknoligi, kapasitas kreativitas serta inovasi manusia. Davenport dan Prusak (1998) memberikan metode dengan mengubah informasi menjadi pengetahuan melalui kegiatan yang dimulai dengan huruf

C: Comparation, Consequences, Connections, dan Conversation. Definisi atau pengertian Pengetahuan menurut Davenport dan Prusak adalahknowledge is a fluid mix of framed experience, values, contextual informational, and expert insight that provides a framework for evaluating and incorporating new experiences and information. It originates and is applied in the minds of knowers. In organizations, it often becomes embedded not only in documents or fepositories but also in organizational routines, processes, practices and norms. Menurut Dilip Bhatt (2000) bahwa Knowledge Management memiliki komponen yang saling terkait satu sama lain, adapun komponennya: 1. People 2. Technology 3. Process Dimana ketiganya yang dapat menghasilkan suatu pembelajaran bagi organisasi. Dari gambar dapat diketahui bahwa komponen sumber daya manusia menjadi faktor penting penerapan knowledge management untuk menghasilkan budaya belajar dalam suatu organisasi. Hal tersebut terjadi karena sebagaian besar pengetahuan yang dimiliki seseorang jauh lebih berpotensi daripada teknologi yang disediakan oleh organisasi.

Pengetahuan yang umum tersedia dalam universitas berupa: 1. Tacit knowledge Pengetahuan yang berbentuk know how, pengalaman, skill, pemahaman, maupun rules of thumb. 2. Explicit knowledge Pengetahuan yang tertulis, terarsip, tersebar (cetak maupun elektronik) dan bisa bisa sebagai bahan pembelajaran (reference) untuk orang lain. Definisi Knowledge Management menurut Dr. Yogesh Malhotra (2003) president and founding chairman dari Brintt Institu menyatakan: knowledge is the potential for action based upon data, information, insights, intuition, and experience. Yang berarti pengetahuan adalah suatu potensi untuk proses dalam suatu tindakan berdasar pada data, informasi, wawasan, intuisi, dan pengalaman. Tiwana (1999) mendefinisikan Knowledge Managemen secara luas dalam sebuah arti manajemen pengetahuan sebagai: management of organizayional knowledge for creating business value and generating a compatitive advantage. Knowledge Management menciptakan, mengkomunikasikan dan menerapkan pengetahuan yang akan diperlukan dan berguna bagi pencapaian semua jenis tujuan bisnis. Tiwana juga menjelaskan:knowledge management is the ability to create and retain greater value from core business competencies. Knowledge Management menyelesaikan masalah bisnis partikular mencakup penciptakaan dan penyebaran barang atau jasa inovativ, mengelola dan memperbaiki hubungan dengan para pelanggan, juga mengadministrasi serta meningkatkan praktek dan proses kerja. Probost (2001) mengemukakan bahwa knowledge adalah bagian dari pengetahuan yang ada dan keterampilan individu digunakan untuk memecahkan masalah. Knowledge terbagi dalam teori dan praktek pada umumnya berupa aturan dan petuntuk untuk mengambil keputusan. Knowledge sangat bergantung pada data dan informasi yang dimiliki oleh suatu personal yang merefleksikan tentang suatu pendapat. Menurut Laudon dan Laudon (2002), knowledge management berfungsi meningkatkan kemampuan organisasi untuk belajar dari lingkungannya dan menggabungkan pengetahuan ke dalam proses bisnis. Knowledge Management adalah serangkaian proses yang

dikembangkan dalam suatu organisasi untuk menciptakan, mengumpulkan, memelihara dan mendiseminasikan pengetahuan pengetahuan organisasi tersebut. Menurut Honeycutt, (2000) Knowledge Management adalah suatu disiplin yang memperlakukan modal intelektual sebagai aset yang dikelola. Sistem knowledge management kepada orang yang tepat pada saat yang tepat. Knowledge management mengubah pengalaman dan informasi menjadi hasil.

PEMBAHASAN
Ulasan diatas merupakan pendapat dari tokoh yang telah memahami arti dari knowledge management dan menurut kelompok kami knowledge management merupakan intervensi bersama sama dari sumber daya manusia, prosesm dan teknologi untuk mendukung proses pembuatan (creation), pembauran (assimilation), penyebaran

(dissemination) dan pemanfaatan (application) pengetahuan di dalam lingkungan perusahaan atau organisasi. Pembuatan pengetahuan (knowledge creation) adalah proses perbaikan pengetahuan tertentu selama proses pembelajaran. Pembauran pengerahuan (knowledge assimilation) adalah proses pengumpulan, penyimpanan dan penyaringan pengathuan yang dibuat dengan pengetahuan yang sudah dipunyai sebelumnya. Penyebaran pengetahuan (knowledge dissemination) adalah proses akses dan distribusi pengetahuan untuk dipergunakan dalam pekerjaan yang lainnya. Pemanfaatan pengetahuan (knowledge application) adalah penggunaan pengetahuan yang ada untuk mendukung penyelesaian masalah masalah yang dihadapinya. Pengetahuan dibangun atau dikembangkan melalui proses pengalaman dimana pengetahuan tersebut dipergunakan, seperti proses penyelesaian masalah, proyek atau pekerjaan. Knowledge Management dapat dipandang dari dua sisi yaitu secara operasional dan strategis. Knowledge Management secara operasional artinya knowledge managemen merupakan aktivitas organisasi dimana terjadi pengembangan dan pemanfaatan pengetahuan, sedangkan knowledge management secara strategis artinya knowledge management merupakan langkah untuk memantapkan setiap organisasi sebagai organisasi yang berbasis pengetahuan. Knowledge management dapat didefinisikan sebagai satu set (himpunan) intervensi orang, proses dan tool (teknologi) untuk mendukung proses pembuatan, pembauran, penyebaran dan penerapan pengetahuan.Knowledge Management merupakan proses yang terus menerus harus dilakukan sehingga proses tersebut akan menjadi satu budaya dari perusahaan tersebut dan akhirnya perusahaan akan membentuk organisasi yang berbasis pada pengetahuan.

Knowledge Management di Organisasi Modern Menanggapi tentang isu Implementasi Manajemen Pengetahuan atau Knowledge

Management dalam hal penting untuk meningkatkan kinerja perusahaan, yang belakangan ini semakin banyak dibicarakan dalam kaitan manajemen modern. Knowledge Manajement sebagaimana yang telah didefinisikan oleh Amrit Tiwana dalam bukunya The Knowledge Management Toolkit (2000) yakni pengelolaan pengetahuan organisasi untuk menciptakan nilai dan menghasilkan keunggulan bersaing atau kinerja yang prima. Pentingnya knowledge management karena implementasinya memberi manfaat pada bidang operasi dan pelayanan, dapat meningkatkan kompetensi personal, memelihara ketersediaan knowledge dan inovasi serta pengetahuan produk. Penerapan knowledge management memberikan pengaruh terhadap proses bisnis perusahaan: 1. Penghematan waktu dan biaya. Dengan adanya sumber pengetahuan yang terstruktur dengan baik, maka perusahaan akan mudah untuk menggunakan pengetahuan tersebut untuk konteks yang lainnya, sehingga perusahaan akan dapat menghemat waktu dan biaya. 2. Peningkatan aset pengetahuan. Sumber pengetahuan akan memberikan kemudahan kepada setiap karyawan untuk memanfaatkannya, sehingga proses pemanfaatan pengetahuan di lingkungan perusahaan akan meningkat, yang akhirnya proses kreatifitas dan inovasi akan terdorong lebih luas dan setiap klaryawan dapat meningkatkan kompetisinya. 3. Kemampuan beradaptasi. Perusahaan akan dapat dengan mudah beradaptasi dengan perubahan lingkungan bisnis yang yang terjadi. 4. Peningkatan produktifitas. Pengetahuan yang sudah ada dapat digunkan ulang untuk proses atau produk yang akan dikembangkan, sehingg produktifitas dari perusahaan akan meningkat. Knowledge management merupakan langkah strategis untuk perusahaan dalam proses pengembangan sumber daya manusia yang mempunyai pengetahuan pribadi yang dapat meningkatkan produktifitas dan pengetahuan perusahaan. Diagram cause effect dapat memberikan kemudahan untuk memahami pengaruh knowledge management dalam perusahaan dengan baik.

Model ini perlu terus dikembangkan untuk memungkinkan lebih mengetahui terhadap pengaruhnya apabila diterapkan teknologi informasi untuk mendukung knowledge management dan juga dapat dikadi tentang pengaruh sistem manajemen perusahaan untuk kelancaran penerapan knowledge management. Sebagai contoh berapa pentingnya peran knowledge management adalah apabila perusahaan menghadapi kasus pengunduran diri dari karyawan yang memiliki knowledge sangat menonjol, namun sementara pada saat itu belum adanya transfer knowledge bagi karyawan lain sebagai penggantinya. Bisa terjadi kepindahan karyawan itu diikuti dengan kepindahan pelanggan. Di tengah situasi tersebut kehadiran buku baru mengenai knowledge management memberi makna penting mengingat literatur sejenis dalam Bahasa Indonesia masih sangat kurang.

a. Penciptaan Pengetahuan Mengutip pendapat dari Henzel dalam Singh (2007), Cut Zurnali mengemukakan bahwa untuk mendefinisikan suatu sistem knowledge benar benar sulit sebagaimana menggabungkan banyak intangibles seperti pengalaman (experience), intuisi (intuition), pertimbangan (judgement), keahlian (skill), dan pelajaran yang dipelajari (leason learned), yang secara keseluruhan memperbaiki berbagai tindakan. Knowledge merupakan keadaan kognitif pikiran yang dicapai dengan menggabungkan pemahaman dan kognisi. Hal ini sering ditunjukkan sebagai hasil dari dokumentasi knowledge seperti patents, databases, manuals, report, procedures, dan white papers. Terdapat beberapa definisi manajemen pengethuan, yang dirangkum Singh dalam Cut Zurnali (2008), yaitu: Menurut Dimttia dan Order (2001), manajemen pengetahuan yakni mengenai penggalian dan pengorganisasian pengetahuan untuk mengembangkan organisasi yang menguntungkan dan lebih efisien. Secara terperinci Dimttia dan Oder memaparkan bahwa manajemen pengetahuan merupakan proses mmenangkap keahlian kolektif organisasional, dimanapun pengetahuan tersebut berada, baik di dalam database, pada paper paper atau di kepala orang dan kemudian mendistribusikan pengetahuan tersebut ke mana pun agar dapat menghasilkan pencapaian yang terbesar.

Menurut Wiig (1999), manajemen pengetahuan adalah bangunan sistematis, eksplisit dan disengaja, pembaharuanm dan aplikasi pengetahuan untuk memaksimalkan efektifitas yang berkenaan dengan pengetahuan dan pengembalian aset pengetahuan organisasi. Menurut Townley (2001), manajemen pengetahuan adalah seperangkat proses menciptakan dan berbagai pengetahuan ke seluruh organisasi untuk mengoptimalkan pencapaian misi dan tujuan organisasi. Jadi, manajemen pengetahuan adalah mengenai meningkatkan penggunaan pengetahuan organisasional melalui praktik praktik manajemen informasi dan pembelajaran organisasi untuk mencapai keunggulan kompetitif dalam pengambilan keputusan.

b. Sharing Pengetahuan Sharing pengetahuan adalah fungsi utama di dalam manajemen pengetahuan di antara individu atau kelompok yang ada di perusahaan. Yakni proses dimana individu saling bertukar pengetahuan baik implisit maupun eksplisit untuk kemudian menciptakan suatu ilmu pengetahuan baru. Setiap proses dalam sharing pengetahuan selalu berhubungan dengan bagaimana mengumpulkan dan memberikan suatu informasi atau data kepada orang lain. Melalui sharing pengetahuan ini yang akan dilakukan baik secara formal maupun interaksi tersebut, para karyawan dapat berbagi ilmu atau informasi kepada sesama rekan kerjanya. Disamping itu, mereka dapat menyampaikan gagasan gagasan cemerlangnya kepada perusahaan untuk memberi masukan bagi peningkatan kinerja perusahaan. Jika karyawan mampu berbagi terhadap karyawan lainnya maka mereka akan mendapatkan keuntungan dari pengetahuan tersebut. Karyawan yang terlibat dalam kerja dan mengelola proyek dapat mengakses berbagai informasi dengan sangat mudah jika mereka saling melakukan proses sharing pengetahuan. Perusahaan tentunya akan memerlukan individu yang bekerja berdasarkan pengalaman dan kerja sama yang baik diantara para karyawan, subsistem maupun organisasi untuk meningkatkan pengetahuan mereka. Namun, kebanyakan karyawan merasa takut untuk menyampaikan idenya kepada perusahaan karena perasaan takut kehilangan reputasim tidak adanya penghargaan (reward) atas usahanya tersebut untuk berbagi ide.

Sebagai contoh pengaplikasian Sistem Informasi pada Knowledge Management suatu Perusahaan yaitu Sistem Informasi pada Manajemen PT. LG Electronic Indonesia: LG Electronics, Inc. (LG) adalah pimpinan global dan inovator dalam teknologi elektronik konsumen, komunikasi mobile dan home appliances. Dalam mempekerjakan lebih dari 84.000 orang yang bekerja di 112 operasi termasuk 81 anak perusahaan di seluruh dunia. Pada tahun 2008, penjualan secara global mencapai $ 44,7 Milyar. LG terdiri dari lima unit bisnis: Home Entertainment, Mobile Communications, Home Appliance, penyejuk udara dan Business Solutions. LG adalah salah satu alat elektronil terkemuka di dunia produsen panel datar TV, produk audio dan video, mobile handset, AC dan mesin cuci. LG Electronics didirikan pada tahun 1958 dan sejak itu memimpin jalan ke era digital yang maju berkat keahlian teknologi menufaktur yang diperoleh oleh banyak home appliances seperti radio dan TV. LG Electronics telah meluncurkan banyak produk baru, diterapkan teknologi baru dalam bentuk perangkat mobile dan TV digital di abad 21 dan terus memperkuat statusnya sebagai perusahaan global. Sistem Informasi Manjemen PT LG Electronic Indonesia dalam mengendalikan Inventori memiliki suatu portal yang terdiri dari sistem sistem yang dapat diakses oleh semua pegawai PT LG Electronics Indonesia yang berada di seluruh Indonesia. Portal tersebut dinamakan LG Electronics Enterprise Portal atau dapat disingkat dengan LGEP. Seluruh pegawai yang telah memiliki akses resmi dapat menggunakan portal ini untuk memperoleh data data yang dibutuhkan. Akses tersebut berupa email yang didapatkan secara resmi dari PT LG Electronics Indonesia, sehingga dengan log in menggunakan email tersebut ke dalam portal ini seluruh pegawai akan mendapatkan atau memberikan informasi terbaru mengenai data data perusahaan. Namun, portal dan email ini hanya dapat diakses di lingkungan perusahaan saja. Yang akan dibahas dalam bagian ini adalah suatu sistem yang digunakan oleh PT LG Electronics Indonesia dalam mengendalikan inventori yang dimiliki. Sistem tersebut dinamakan Global Digital Logistic System (GDLS). Dimana sistem ini berfungsi untuk: Mengetahui pengiriman barang dari pusat ke cabang perusahaan ataupun sebaliknya, meliputi ekspedisi yang digunakan dalam pengiriman, barang barang apa saja yang dikirim dan kapan waktu keberangkatan dan kedatangan barang setelah sampai di tujuan. Membuat

jadwal jadwal pengiriman barang dari pusat ke cabang perusahaan atau pun sebaliknya, meliputi zona tujuan, rute dan nomer truk yang digunakan untuk melakukan pengiriman. Mendapatkan informasi mmengenai jumalah persediaan barang yang tersedia di gudang perusahaan baik gudang pusat maupun cabang, mengetahui apakah ada pengembalian barang yang telah dikirim dikarenakan adanya barang yang tidak laku terjual ataupun barang yang telah rusak atau cacat, mengetahui berapa nilai barang yang telah dikirim atau diterima termasuk biaya loading barang ke gudang dan biaya tamnahan lainnya. Sistem ini terdiri dari beberapa subsistem yang memiliki fungsi berbeda berdasarkan tujuan penggunaan datanya, antara lain: 1. Delivery Dalam subsistem ini dapat digunakan untuk membuat jadwal pengiriman barang, untuk mengkonfirmasi pengiriman barang, untuk mengalokasikan truk yang digunakan untuk pengiriman barang, untuk mengetahui status pengiriman barang dan untuk mengetahui apakah ada pengiriman yang tertunda atau keterlambatan atas pengiriman barang. 2. Cost Dalam subsistem ini dapat digunakan untuk memanage berbagai faktor faktor pengiriman (biaya biaya lain, kondisi barang, wilayah tujuan, tarif yang digunakan), untuk mengetahui apabila terjadi kesalahan selama pengiriman, untuk memanage pengiriman barang termasuk biaya biaya atas pengiriman tersebut. 3. Stock Dalam subsistem ini dapat digunakan untuk mengetahui status penerimaan barang, perhitungan fisik persediaan barang di gudang dan status persediaan barang. 4. Return Dalam subsistem ini dapat digunakan untuk mengetahui ada atau tidaknya pengembalian barang yang tidak laku terjual dan rusak atau cacat.

Dampak dari penerapan Sistem Informasi Manajemen: Dengan adanya sistem GDLS ini, seluruh pegawai PT LG Electronics Indonesia dapat mengetahui bagaimana kondisi inventori perusahaan yang berada di gudang pusat maupun cabang. Begitu pula, apabila terjadi masalah atau kesalahan yang berhubungan dengan inventori dapat segera diatasi langsung oleh pegawai yang berwenang. Hal ini akan meningkatkan efisiensi dan efektifitas biaya dan kinerja perusahaan.

KESIMPULAN

Sistem Informasi Manajemen adalah serangkaian sub sistem informasi berbasis komputer yang menyeluruh dan terkoordinasi, sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas, yang kegiatannya meliputi perencanaan kemudian

diimplementasikan, melakukan pengendalian, dan tentunya juga dilakukan pengambilan keputusan. Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan ouput dari model matematika. Output informasi digunakan oleh manager maupun non manager dalam suatu perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah. Banyak perusahaan atau organisasi yang gagal karena disebabkan oleh berbagai faktor kurangnya perencanaan, kurangnya personil handal serta perlunya perbaikan pada sistem lama. Ada beberapa hal yang dapat dijadikan indikator pengembangan Sistem Informasi Manajemen, seperti keluhan pelanggan, pembayaran gaji yang terlambat, dan lain sebagainya.