Implementasi Knowledge Management System di Perusahaan 2010

IMPLEMENTASI KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM DI PERUSAHAAN

Boy Dewa Priambada

Program Pascasarjana Ilmu Komputer
Institut Pertanian Bogor

KNOWLEDGE MANAGEMENT

Knowledge management merupakan manajemen pengetahuan vital secara eksplisit

dan sistematis dan proses yang berasosiasi pada pembentukan, pengorganisasian, difusi,
penggunaan dan eksploitasi (Skyrme, 1998). Sedangkan menurut Anonim di dalam
Estriyanto et al. (2008), adalah proses bagaimana sebuah organisasi mengambil keuntungan
dari aset berbasis intelektual dan pengetahuan.
Pengetahuan yang menjadi objek dalam knowledge management terbagi menjadi dua,
yaitu tacit knowledge dan explicit knowledge. Tacit knowledge adalah pengetahuan yang
bersifat subyektif, cognitive, experiential learning dan kasat mata. Sangat sulit untuk
didokumentasikan. Sulit untuk ditransfer atau diajarkan maupun dipelajari. Berkaitan erat
dengan pemahaman manusia. Explicit knowledge adalah pengetahuan yang bersifat obyektif,
rational, dan teknis. Mudah untuk ditransfer atau diajarkan maupun dipelajari. Dapat
didokumentasikan dengan mudah. Bentuk explicit knowledge, antara lain dokumen, buku,
jurnal dan lain-lain.
Menurut SECI Model, terjadi empat proses transfer pengetahuan, yaitu socialization,
externalization, combination dan internalization. Socialization (tacit ke tacit) adalah proses
transfer informasi diantara orang-orang dengan cara conversation/percakapan. Proses
selanjutnya adalah externalization, yaitu transfer dari tacit knowledge ke explicit knowledge.
Misalnya, penulisan buku, jurnal, majalah dan lain-lain. Combination adalah transfer dari
explicit knowledge ke explicit knowledge, misalnya, merangkum buku. Internalization adalah
transfer dari explicit knowledge ke tacit knowledge, misalnya, guru mengajar didalam kelas.
Proses transfer pengetahuan berlangsung berulang-ulang membentuk suatu siklus. Hal
inilah yang menyebabkan pengetahuan terus berkembang dari waktu ke waktu. Jadi menurut
konsep SECI, siklus transfer pengetahuan akan terus berputar dan berkembang.

1|Page
 Implementasi Knowledge Management System di Perusahaan 2010

Gambar 1. Proses transfer pengetahuan Model SECI (Sumber : Akhmad Hidayatno, 2006)

Sistem pakar (expert system) merupakan salah satu teknologi andalan dalam
knowledge management, terutama melalui empat skema penerapan dalam suatu organisasi
yaitu:
1. case-based reasoning (CBR) yang merupakan representasi knowledge berdasarkan
pengalaman, termasuk kasus dan solusinya;
2. rule-based reasoning (RBR) mengandalkan serangkaian rules yang merupakan
representasi dari knowledge dan pengalaman karyawan/manusia dalam memecahkan
kasuskasus yang rumit;
3. model-based reasoning (MBR) melalui representasi knowledge dalam bentuk atribut,
perilaku, antar hubungan maupun simulasi proses terbentuknya knowledge;
4. constraint-satisfaction reasoning yang merupakan kombinasi antara RBR dan MBR.

Di dalam konfigurasi yang demikian, dimungkinkan pengembangan knowledge management

di salah satu unit organisasi dokumentasi dan informasi dalam bentuk:
1. proses mengoleksi, mengorganisasikan mengklasifikasikan, dan mendiseminasikan
knowledge ke seluruh unit kerja dalam suatu organisasi agar knowledge tersebut
berguna bagi siapapun yang memerlukannya,
2. kebijakan, prosedur yang dipakai untuk mengoperasikan database dalam suatu
jaringan intranet yang selalu up-to-date,
3. menggunakan ICT yang tepat untuk menangkap knowledge yang terdapat di dalam
pikiran individu sehingga knowledge itu bisa dengan mudah digunakan bersama
dalam suatu organisasi,
4. adanya suatu lingkungan untuk pengembangan aplikasi expert systems;

2|Page
 Implementasi Knowledge Management System di Perusahaan 2010

5. analisis informasi dalam databases, data mining atau data warehouse sehingga hasil
analisis tersebut dapat segera diketahui dan dipakai oleh lembaga,
6. mengidentifikasi kategori knowledge yang diperlukan untuk mendukung lembaga,
mentransformasikan basis knowledge ke basis yang baru,
7. mengkombinasikan pengindeksan, pencarian knowledge dengan pendekatan
semantics atau syntax,
8. mengorganisasikan dan menyediakan know-how yang relevan, kapan, dan bilamana
diperlukan, mencakup proses, prosedur, paten, bahan rujukan, formula, best practices,
prediksi dan cara-cara memecahkan masalah. Secara sederhana, intranet, groupware,
atau bulletin boards adalah sarana yang memungkinkan lembaga menyimpan dan
mendesiminasikan knowledge, memetakan knowledge (knowledge mapping) pada
suatu organisasi baik secara on-line atau off-line, pelatihan, dan perlengkapan akses
ke knowledge.

APLIKASI KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM DI PERUSAHAAN

Knowledge management (KM) diterapkan untuk meningkatkan dan memperbaiki

pengoperasian perusahaan untuk meraih keuntungan kompetitif dan meningkatkan laba.
Penerapan KM dilakukan untuk memperbaiki komunikasi antara manajemen puncak dengan
pegawai dan antar pegawai, dengan berbagi pengetahuan. Saat ini penggunaan Knowledge
Management System (KMS) sudah mulai berkembang, dan beberapa contoh diantaranya :

1. Dinas Sosial Provinsi DKI Jakarta

2. Asosiasi Pendidikan Teknik dan Kejuruan Indonesia (APTEKINDO)
3. Boeing Aerospace Company
4. Ford Motor Company
5. Siemens AG

Dari beberapa perusahaan yang memiliki konsep KM, pada dasarnya peningkatan kinerja
dilakukan dengan menumbuhkan budaya berbagi pengetahuan, dimana pengetahuan sebagai
aset kapital dalam suatu perusahaan dapat dikelola dengan baik sehingga dapat
dikomunakasikan dan digunakan secara bersama antar individu. KMS sebagai sistem
berbasis komputer mendukung penerapan KM agar penyebaran dan pengaksesan
pengetahuan lebih efektif dan efisien memiliki keuntungan yaitu :

3|Page
 Implementasi Knowledge Management System di Perusahaan 2010

a. Format pengetahuan digital lebih mudah disimpan dalam jaringan intranet dan proses
pemeliharaannya lebih efisien sehingga mudah dianalisa, ditelusuri, diperbaharui dan
disebarkan.
b. Setiap pegawai memiliki tanggungjawab, kewajiban dan hak akses yang sama terhadap
pengetahuan yang sesuai dengan kepentingannya.
c. Mendorong setiap orang untuk bekerja bersama-sama secara lebih baik dengan orang lain
untuk menyelesaikan tugas yang sedang dikerjakan.

Di organisasi-organisasi modern saat ini, pandangan tentang manajemen perubahan

bersinggungan dengan cara mereka memberlakukan knowledge sebagai modal intelektual.
Manajemen perubahan mencakup prinsip, alat analisis, ICT, teori perubahan strategis,
peningkatan fungsi individu, sistem, struktur dan proses kerja yang di dahului dengan desain
organisasi, perbaikan kinerja pegawai, hubungan antar bidang/bagian/kelompok dalam suatu
organisasi. Gambaran konseptual dari elemen-elemen penyusun sistem seperti terlihat pada
Gambar 2.

Gambar 2. Gambaran konseptual dari elemen-elemen penyusun Knowledge Management

System (KMS)

Untuk merancang sistem knowledge management yang dapat membantu lembaga

untuk meningkatkan kinerjanya diperlukan empat komponen, yaitu:

4|Page
 Implementasi Knowledge Management System di Perusahaan 2010

1. Aspek Manusia, disarankan pada organisasi untuk menunjuk/mempekerjakan seorang

document control atau knowledge manager yang bertanggung jawab mengelola sistem
knowledge management dengan cara mendorong para karyawan untuk
mendokumentasikan dan mempublikasikan knowledge mereka, mengatur file, menghapus
knowledge yang sudah tidak relevan dan mengatur sistem reward/punishment.
2. Proses, telah dirancang serangkaian proses yang mengaplikasikan konsep model SECI
dalam pelaksanaannya.
3. Teknologi, telah dibuat usulan penambahan infrastruktur yang diperlukan untuk
menunjang berjalannya sistem knowledge management yang efektif.
4. Content (isi), telah dirancang content dari sistem knowledge management yaitu berupa
database knowledge dan dokumen yang dibutuhkan karyawan untuk melaksanakan tugas
dan kewajibannya.

BERJALANNYA PROSES KMS DI PERUSAHAAN

Tujuan dari knowledge management adalah meningkatkan kemampuan organisasi

untuk melaksanakan proses inti lebih efisien. Proses KMS akan berjalan dalam suatu
perusahaan bila telah terbentuk budaya sharing knowledge baik secara individu maupun
secara institusi. Budaya sharing tersebut dilaksanakan dengan cara sebagai berikut:
a. menciptakan knowledge: knowledge diciptakan begitu seseorang menentukan cara baru
untuk melakukan sesuatu atau menciptakan know-how. Kadang-kadang knowledge
eksternal dibawa ke dalam organisasi/institusi,
b. menangkap knowledge: knowledge baru diidentifikasikan sebagai bernilai dan
direpresentasikan dalam suatu cara yang masuk akal,
c. menjaring knowledge: knowledge baru harus ditempatkan dalam konteks agar dapat
ditindaklanjuti. Hal ini menunjukkan kedalaman manusia (kualitas tacit) yang harus
ditangkap bersamaan dengan fakta explicit,
d. menyimpan knowledge: knowledge yang bermanfaat harus disimpan dalam format yang
baik dalam penyimpanan knowledge, sehingga semua anggota dalam organisasi dapat
mengaksesnya,
e. mengolah knowledge: seperti perpustakaan, knowledge harus dibuat up-to-date. Hal
tersebut harus di-review untuk menjelaskan apakah relevan atau akurat,

5|Page
 Implementasi Knowledge Management System di Perusahaan 2010

f. menyebarluaskan knowledge: knowledge harus tersedia dalam format yang bermanfaat

untuk semua orang dalam organisasi yang memerlukan, dimanapun dan tersedia setiap
saat.

Faktor-faktor yang perlu mendapatkan perhatian karena dapat mempengaruhi berhasil

tidaknya penerapan knowledge management pada suatu perusahaan adalah sebagai berikut:
a. Penerapannya tidak hanya untuk menghasilkan knowledge baru, tetapi juga mendaur ulang
knowledge yang sudah ada. Oleh karena itu knowledge yang dimiliki sejak lama harus
digali kembali dan di-eksplisitkan.
b. Teknologi informasi memang merupakan sarana yang paling mudah dalam menjembatani
terjadinya jejaring sistem knowledge management akan tetapi tatap muka antar anggota
masih tetap diperlukan.
c. Sebagian besar organisasi tidak pernah tahu apa yang sesungguhnya mereka ketahui,
banyak knowledge penting yang harus ditemukan lewat upaya-upaya khusus, padahal
knowledge itu sudah dimiliki organisasi tersebut sejak lama.

Dinas Sosial Provinsi DKI Jakarta

Prinsip utama yang mendasari pengembangan Knowledge Management System di
Dinas Sosial Provinsi DKI Jakarta diantaranya:
a. Format pengetahuan digital lebih mudah disimpan dalam jaringan intranet dan proses
pemeliharaannya lebih efisien sehingga mudah dianalisa, ditelusuri, diperbaharui dan
disebarkan.
b. Setiap pegawai memiliki tanggungjawab, kewajiban dan hak akses yang sama terhadap
pengetahuan yang sesuai dengan kepentingannya.
c. KMS Dinas Sosial berbasis antarmuka dinamis yang memungkinkan untuk mendorong
terbentuknya budaya saling berbagi pengetahuan. Begitupula dengan kemudahan akses
pengetahuan diberbagai lapisan struktural sebagai pendukung yang memudahkan proses
pembentukan budaya sharing knowledge dilakukan.
d. Berkerja secara kelompok (teamwork) mendorong setiap orang untuk bekerja bersama-
sama secara lebih baik dengan orang lain untuk menyelesaikan tugas yang sedang
dikerjakan.
e. Menghilangkan atau memperkecil sekat birokrasi karena memungkinkan Kepala Dinas
mendorong para pegawai struktural dibawahnya untukbekerja bersama-sama secara

6|Page
 Implementasi Knowledge Management System di Perusahaan 2010

sinergis. Memungkinkan pula bagi Kepala Dinas dapat memberi contoh atau model
berbagi pengetahuan atau informasi kepada semua lapisan struktural.

Strategi yang diterapkan oleh institusi tersebut dalam upaya membangun sistem
knowledge manajemen dapat dibagi menjadi lima, yaitu:
a. membangun platform teknologi dan sistem manajemen pengetahuan
b. mengelola kompetensi inti dan pengetahuan yang dibutuhkan pengguna
c. membangun kolaborasi dan inovasi
d. mengembangkan sumber-sumber pengetahuan, memberdayakan SDM dengan basis
pengetahuan
e. menghubungkan komunitas ahli.

Fasilitas yang disediakan dalam upaya knowledge sharing adalah portal KMS Dinas
Sosial yang terdiri dari messanging, forum, Chatting, wikis, blogs. Selain itu, fasilitas yang
terdapat dalam portal tersebut adalah: fasilitas penyusunan kategori pengetahuan yang
digunakan untuk memetakan pengetahuan, dokumentasi berbagai file ke dalam portal, forum
diskusi dan tanya jawab dengan pakar, pengelolaan modul-modul diklat, serta tools untuk
menjaring feedback dari pengguna.

Asosiasi Pendidikan Teknik dan Kejuruan Indonesia (APTEKINDO)

Sistem yang dibangun dalam institusi ini terdiri dari empat pilar utama, yaitu:
teknologi, aktifitas, interface, dan berbagai komponen. Aktifitas yang diperlukan dalam
sistem ini di antaranya web browing, computer based collaboration, searching dan data
mining. Semua aktifitas itu bisa dilakukan dengan menggunakan web browser. Interface yang
bisa dipergunakan untuk menjembatani terjadinya kolaborasi informasi ini selain web
browser juga mailling list, forum diskusi. Adapun komponen yang ada dalam sistem untuk
mensuplai terjadinya berbagai kegiatan tersebut meliputi database, web platform, data
management tools, perangkat pengirim pesan, search engine, web service, document
management, serta interference engine.
Dengan latar belakang anggota yang tersebar di seluruh Indonesia knowledge
management system yang dibangun APTEKINDO adalah web based knowledge management
portal, yaitu situs portal komunitas yang beranggotakan seluruh individu-individu dari

7|Page
 Implementasi Knowledge Management System di Perusahaan 2010

insitusi anggota APTEKINDO yang bertujuan untuk saling sharing pengetahuan. Bentuk ini
relatif sangat mudah untuk diwujudkan sedangkan manfaatnya juga sangat besar.
Boeing Aerospace Company
Boeing Aerospace Company adalah perusahaan besar yang bergerak dalam bidang
kedirgantaraan komersial maupun militer. Boeing memiliki banyak pekerja yang tersebar di
70 negara di dunia. Untuk mengelola aset pengetahuan yang sangat besar dan tersebar
tersebut, perusahaan ini membangun sebuah portal knowledge management. Portal tersebut
digunakan untuk kolaborasi knowledge yang dimiliki oleh bidang modelling, simulation, dan
analysis (MS&A) sehingga terbangun sebuah lingkungan kolaborasi antar bagian.
Fasilitas yang tersedia dalam portal tersebut diantaranya adalah sistem penjadwalan
sumber daya yang digunakan, dua portlet yang otomatis akan menampilkan link sharepoint
dan sistem akses lingkungan untuk menyimpan, menemukan dan bekerja menggunakan
informasi yang tersedia, repository yang digunakan untuk mengakses tools dan model MS&A
yang telah ada.

Ford Motor Company

Knowledge management system pada perusahaan Ford Motor Company
diimplementasikan melalui verifikasi produk (bagian dari pengembangan produk) dalam
upaya untuk mengurangi varification cost dan meningkatkan kualitas produk.
Pengembangan produk di Ford Motor Company terdiri dari tiga tahap utama, antara lain :
1. Planning–Perusahaan melakukan survey ketertarikan pasar, pengaturan waktu, dan
pembentukan tim engineering,
2. Design–Mendesain komponen, sistem, dan kendaraan sesuai dengan permintaan yang
telah ditentukan,
3. Verification Process–Melakukan evaluasi pada desain dan dokumen, apakah sudah sesuai
dengan permintaan.

Siemens AG
Portal sistem knowledge management yang dibangun oleh Siemens AG pada tahun
1990 dinamakan ShareNet yang berbasis intranet. Portal ini digunakan oleh para pekerja yang
tersebar di lebih 70 negara dalam rangka knowledge sharing. Pada awal terbentuknya portal
masih sedikit dari pekerja yang mau ikut bergabung menjadi anggota. Untuk saat ini portal
tersebut digunakan oleh para pekerja untuk memberikan evaluasi atas kinerja pekerja yang

8|Page
 Implementasi Knowledge Management System di Perusahaan 2010

lain sehingga terbentuk motivasi persaingan yang sehat diantara komunitas pekerja.
Knowledge management yang diterapkan di perusahaan ini tidak hanya terbatas untuk
internal saja tetapi digunakan oleh Siemens Business Services Consulting sebagai konsumen.

KESIMPULAN
Dengan penerapan knowledge management system, inovasi dan perkembangan
insitusi menjadi lebih cepat karena dengan pola siklus knowledge management tersebut
semua pengetahuan terarsip dengan baik dan dapat diakses dengan mudah oleh seluruh
anggota. Namun demikian diperlukan kemauan masing-masing individu dalam insitusi
anggota untuk mengeksplisitkan semua tacit knowledge yang dimiliki sehingga bisa
disebarluaskan kepada anggota lain. Sikap yang harus dibudayakan untuk pembentukan
sistem ini diantaranya menciptakan, menangkap, menjaring, menyimpan, mengolah, dan
menyebarluaskan knowledge masing-masing.
Knowledge Management System terdiri dari aspek aktifitas, teknologi pendukung,
interface dan berbagai komponen pendukung lainnya. Namun demikian perkembang
opensource web platform saat ini memungkinkan implementasi knowledge management
portal dalam bentuk yang lebih sederhana akan tetapi sudah cukup menjembatani terjadinya
sharingculture di organisasi.

PUSTAKA

Esposito, R. 2005. Integrated Defense System. Boeing Frontiers Online vol 4, issue 5.
http://www.boeing.com/news/frontiers/archive/2005/september/i_ids2.html, diakses
tanggal 6 Maret 2010.
Estriyanto, et. al. 2008. Implementasi Knowledge Management pada APTEKINDO, Pembentukan
Sharing Culture antar Pendidikan Teknologi dan Kejuruan di Indonesia. Konvensi Nasional IV
APTEKINDO.

Putri, et.al. 2009. Knowledge Management System: Knowledge Sharing Culture di Dinas
Sosial Provinsi DKI Jakarta. Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi.
Yogyakarta.
Saphörster, S. 2004. Pictures of the Future Spring 2004.
http://www.siemens.com/innovation/en/publikationen/publications_pof/
pof_spring_2004/knowledge_articles/ knowledge_management.htm, diakses tanggal 7
Maret 2010.
Setiarso, B. 2006. Penerapan Knowledge Management pada Organisasi: Studi Kasus di
Salah Satu Unit Organisasi LIPI. http://ilmukomputer.com/2007/04/04/penerapan-
knowledge-management-padaorganisasi/, diakses tanggal 7 Maret 2010.

9|Page