KAPITA SELEKTA

KNOWLADGE MANAGEMENT

Disusun oleh :
ARI SETIYONO
NIM. 13221725

PROGRAM STUDI TEKNIK TELEKOMUNIKASI

FAKULTAS TEKNIK ELEKTRO
INSTITUT SAINS & TEKNOLOGI NASIONAL
JAKARTA
2015

Knowledge Manajement adalah suatu informasi yang di gunakan untuk

membuat sesuatu. suatu kekuatan berpikir yang butuh proses dan dapat
dikembangkan serta di transfer. suatu ide yang muncul dalam pemikiran
seseorang atau suatu pemikiran yang sudah di buat.

PENGERTIAN KNOWLEDGE MANAGEMENT

Manajemen pengetahuan (knowledge management) ialah suatu
rangkaian kegiatan yang digunakan oleh organisasi atau perusahaan
untuk mengidentifikasi, menciptakan, menjelaskan, dan mendistribusikan
pengetahuan untuk digunakan kembali, diketahui, dan dipelajari di dalam
organisasi. Kegiatan ini biasanya terkait dengan objektif organisasi dan
ditujukan untuk mencapai suatu hasil tertentu seperti pengetahuan
bersama, peningkatan kinerja, keunggulan kompetitif, atau tingkat inovasi
yang lebih tinggi. Definisi Knowledge Management menurut para ahli :
1. Dr. Yogesh Malhotra (2003) president and founding chairman
dari Brinnt Institute menyatakan bahwa knowledge is the
potential for action based upon data, information, insights,
intuition and experience. Yang artinya pengetahuan adalah
potensi untuk tindakan yang berdasar pada data, informasi,
wawasan, intuisi dan pengalaman.
2. Probst

(2001)

mengemukakan

bahwa

knowledge

keseluruhan

bagian

dari

pengetahuan

keterampilan

individu

yang

digunakan

yang

untuk

adalah

ada

dan

memecahkan

masalah. Knowledge tersebut terbagi dalam teori dan praktek

yang

pada

umumnya

berupa

aturan

dan

petunjuk

untuk

mengambil keputusan. Knowledge bergantung pada data dan

informasi yang dimiliki oleh suatu personal yang merefleksikan
tentang suatu pendapat.

3. Laudon

dan

Laudon

(2002),

knowledge

management

berfungsi meningkatkan kemampuan organisasi untuk belajar

dari lingkungannya dan menggabungkan pengetahuan ke dalam
proses

bisnis.

proses

yang

Knowledge

Management

dikembangkan

menciptakan,

dalam

adalah

suatu

mengumpulkan,

serangkaian

organisasi

memelihara

untuk
dan

mendiseminasikan pengetahuan organisasi tersebut.

4. Honeycutt, (2000) Knowledge management adalah suatu
disiplin yang memperlakukan modal intelektual sebagai aset
yang dikelola. Sistem knowledge management memberikan
informasi yang tepat kepada orang yang tepat pada saat yang
tepat. Knowledge management mengubah pengalaman dan
informasi menjadi hasil.
5. Barclay

dan

Murray

(2002)

mendefinisikan

knowledge

management sebagai suatu aktivitas bisnis yang mempunyai dua

aspek penting, yaitu: 1) Memperlakukan komponen pengetahuan
dalam aktivitas-aktivitas bisnis yang direfleksikan dalam strategi,
kebijakan, dan berbagai praktek perusahaan secara keseluruhan.
2) Membuat suatu hubungan langsung antara aset intelektual
perusahaan baik yang explicit maupun tacit untuk mencapai
tujuan perusahaan.
6. HarvardCollege (1999) Knowledge Management merupakan
suatu proses terformat dan terarah dalam mencerna informasi
yang telah dimiliki suatu perusahaan dan mencari apa yang
dibutuhkan oleh masing-masing individu didalam perusahaan
tersebut untuk kemudian memfasilitasinya agar mudah diakses
dan selalau tersedia bilamana dibutuhkan
7. Amrit Tiwana Knowledge Management merupakan pengelolaan
pengetahuan secara terorganisasi untuk membuat nilai bisnis
dan membangkitkan keuntungan yang bersaing

8. Kirk Klassio Knowledge Management merupakan kemampuan

untuk membuat dan menguasai nilai tinggi dari inti persaingan
bisnis
9. Dimttia dan Oder (2001), manajemen pengetahuan adalah
mengenai penggalian dan pengorganisasian pengetahuan untuk
mengembangkan organisasi yang menguntungkan dan lebih
efisien. Secara terperinci Dimttia dan Oder memaparkan bahwa
manajemen

pengetahuan

merupakan

proses

menangkap

keahlian kolektif organisasional, di mana pun pengetahuan

tersebut berada, baik di dalam database, pada paper-paper, atau
di kepala orang, dan kemudian mendistribusikan pengetahuan
tersebut ke mana pun agar dapat menghasilkan pencapaian yang
terbesar.
10.

Wiig (1999), manajemen pengetahuan adalah bangunan

sistematis, eksplisit dan disengaja, pembaharuan, dan aplikasi

pengetahuan untuk memaksimalkan efektivitas yang berkenaan
dengan pengetahuan organisasi dan pengembalian kembali aset
pengetahuan organisasi.
11.

Townley

(2001),

manajemen

pengetahuan

adalah

seperangkat proses menciptakan dan berbagi pengetahuan ke

seluruh organisasi untuk mengoptimalkan pencapaian misi dan
tujuan

organisasi.

mengenai

Jadi,

manajemen

meningkatkan

pengetahuan

penggunaan

adalah

pengetahuan

organisasional melalui praktik-praktik manajemen informasi dan

pembelajaran

organisasi

untuk

mencapai

keunggulan

kompetetitif dalam pengambilan keputusan.

12.

Gupta (2000) A process that helps organizations find, select,

disseminate, and transfer important information and expertise

necessary for activities such as problem solving, dynamic
learning, strategic planning and decision making

13.

Bhatt (2000) A process of knowledge creation, validation,

presentation, distribution, and application

14.

Blake, Knowledge Management is the process of capturing a

companys collective expertise wherever it resides- in databases,

on papers, or in peoples head- and distributing it to wherever it
can help produce the biggest payoffs.

Hakikat Knowledge Management Manajemen Pengetahuan atau

Knowledge Management (KM) dimaksudkan untuk mewakili pendekatan
terencana dan sistematis untuk menjamin penggunaan penuh dasar
pengetahuan organisasi, ditambah keahlian, kompetensi, pemikiran,
inovasi, dan ide individual potensial untuk menciptakan organisasi yang
lebih efisien dan efektif

Tipe Manajemen Pengetahuan

1. Mengumpulkan dan menggunakan ulang pengetahuan terstruktur.
Pengetahuna banyak terdapat dalam kehidupan sehari dimana
opengetahuan tersebut berdampak baik langsung maupun tidak
langsung terhadap kehidupan suatu organisasi atau perusahaan,
dimana semuanya tersebut dapat digunakan secara berulang
ulang tanpa harus adanya pengkajian ulangkarena dapat langsung
digunakan dan dapat menghemat waktu
2. Mengumpulkan dan berbagi pelajaran sudah dipelajari dalam
praktek praktek . Dalam suatu organisasi atau pun perusahaan
dalam suatu proses pekerjaan nyata ( praktikal) dimana dalam
praktek tersebut dapat diambil keuntungan dari suatu kegiatan,
dimana kegiatan tersebut dan dapat dipergunakan didalam kontek
pengerjaan yang baru
3. Membuat struktur dan memetakan pengetahuan yang diperlukan
untuk meningkatkan performans. Projek ini memberikan pengaruh

seperti pada proses pengembangan produk baru atau disain ulang

proses bisnis dengan menjadikan lebih explisit atau terbuka dari
pengetahuan yang diperlukan pada tahap-tahap tertentu.
4. Mengukur dan mengelola nilai ekonomis dari pengetahuan. Banyak
perusahaan mempunyai aset intelektual yang terstuktur, seperti
hak paten, copyright, software licenses dan database pelanggan.
Dengan

mengetahui

semua

aset-aset

ini

memungkinkan

perusahaan untuk membuat revenue dan biaya untuk perusahaan.

5. Menyusun dan menyebarkan pengetahuan dari sumber-sumber
external. Dalam

tipe

ini

organisasi

menyusun

pengetahuan

manajemen dan menyebarkannya kepada para anggota, dengan

harapan misi dari suatu organisasi tersebut dalam terealisasikan
dengan baik
Tiga Komponen Knowledge Management.
Pelaksanaan knowledge management dalam organisasi melibatkan tiga
komponen yaitu:
1. Manusia. Penerapan knowledge management yang berhasil harus
didukung dengan ketersediaan manusia yang kompeten. Dimana
manusia

sebagai

hal

utama

Dalam

komponen

knowledge

manajemen bertugas untuk melaksanakan proses manajemen yaitu

mempelajari, meningkatkan, atau mengalirkan pengetahuan.
2. Proses.

Proses knowledge

mempermudah

management yang

inovasi/penciptaan

jelas

pengetahuan

akan
dan

mempermudah transfer pengetahuan.

Dimana manusia sebagai

pihak

dapat

yang

menjalan

proses

ini,

mentrasfer

ilmu

pengetahuannya dalam bentuk jejaring sosial maupun blog dan

berbasis teknologi.
3. Teknologi.

Teknologi

dan komunikasi yang

akan
terjadi

membantu
dalam

kolaborasi

proses knowledge

management diantaranya dengan menangkap, menyimpan, dan

mempermudah

menggunakan

informasi.

Setelah

manusia

memproses ilmu ilmu yang akan mereka pergunakan, mereka

dapat mengkolaborasikannya dengan teknologi, dimana teknologi

bersifat

membantu

mempermudah

dalam

hal

pembelajaran

manajemen.
Knowledge

Management dibangun

melalui

empat

pilar

proses knowledge management yaitu:

1. Penciptaan

pengetahuan:

saat

pengetahuan

baru

diciptakan

melalui proses inovasi berpikir untuk mencapai tujuan misi yang

baru.
2. Transfer pengetahuan: saat menyamakan dan membagi tingkat
pengetahuan melalui transfer pengetahuan.
3. Penggunaan pengetahuan: saat pengetahuan digunakan dalam
organisasi dan mengaplikasikannya dalam pencapaian misi atau
tujuan organisasi maupun perusahaan.
4. Penyimpanan pengetahuan: saat menyimpan pengalaman saat ini
dan

yang

telah

lalu

untuk

pemanfaatan

atau

penciptaan

pengetahuan baru di masa depan. tahap ini merupakan tahap yang

paling mudah dilaksanakan.
Manfaat Knowledge Manajemen :
1. Penghematan

waktu

dan

biaya.

Dengan

adanya

sumber

pengetahuan yang terstruktur dengan baik, maka perusahaan akan

mudah untuk menggunakan pengetahuan tersebut untuk konteks
yang lainnya, sehingga perusahaan akan dapat menghemat waktu
dan biaya.
2. Peningkatan
memberikan

aset

pengetahuan.

kemudahaan

Sumber

kepada

setiap

pengetahuan

akan

karyawan

untuk

memanfaatkannya, sehingga proses pemanfaatan pengetahuan di

lingkungan perusahaan akan meningkat, yang akhirnya proses
kreatifitas dan inovasi akan terdorong lebih luas dan setiap
karyawan dapat meningkatkan kompetensinya.
3. Kemampuan beradaptasi. Perusahaan akan dapat dengan mudah
beradaptasi dengan perubahan lingkungan bisnis yang terjadi.

4. Peningkatan produktfitas. Pengetahuan yang sudah ada dapat

digunakan

ulang

dikembangkan,

untuk

sehingga

proses

atau

produktifitas

produk

dari

yang

akan

perusahaan

akan

meningkat.

KONSEP KNOWLEDGE MANAGEMENT

Konsep manajemen pengetahuan ini meliputi pengelolaan sumber
daya manusia (SDM) dan teknologi informasi (TI) dalam tujuannya untuk
mencapai organisasi perusahaan yang semakin baik sehingga mampu
memenangkan persaingan bisnis. Perkembangan teknologi informasi
memang memainkan peranan yang penting dalam konsep manajemen
pengetahuan. Hampir semua aktivitas kehidupan manusia akan diwarnai
oleh penguasaan teknologi informasi, sehingga jika berbicara mengenai
manajemen

pengetahuan

tidak

lepas

dari

pengelolaan.

Pada

perkembangan ini menunjukan makin cepatnya perubahan dalam segala

bidang kehidupan, akibat dari efek globalisasi serta perkembangan
teknologi informasi yang sangat akseleratif.
Kondisi ini jelas telah mengakibatkan perlunya cara-cara baru dalam
menyikapi semua yang terjadi agar dapat tetap survive. Penekanan akan
makin pentingnya kualitas sumber daya manusia (SDM) merupakan salah
satu respon dalam menyikapi perubahan tersebut, dan ini tentu saja
memerlukan upaya-upaya untuk meningkatkan dan mengembangkan
SDM. Sehubungan dengan itu peranan ilmu pengetahuan menjadi makin
menonjol, karena hanya dengan pengetahuanlah semua perubahan yang
terjadi dapat disikapi dengan tepat.

Ini

berarti

pendidikan

memainkan

peran

penting

dalam

mempersiapkan SDM yang berkualitas dan kompetitif. Ketatnya kompetisi

secara global khususnya dalam bidang ekonomi telah menjadikan
organisasi usaha memikirkan kembali strategi pengelolaan usahanya, dan
SDM yang berkualitas dengan penguasaan pengetahuannya menjadi
pilihan penting yang harus dilakukan dalam konteks tersebut.
Knowledge management ini bisa dimanfaatkan baik bagi kita
sebagai

pendidikan

sampai

level

perusahaan

maupun

negara.

Pemanfaatannya dalam kehidupan pribadi, sebenarnya kita sudah sering

melakukannya, namun mungkin kita tidak sadar bahwa kita sudah
melakukan knowledge management, misalnya kita ingin menjadi juara
kelas di sekolah (impian yg ingin diraih), maka strategi yang kita pilih
untuk dapat mewujudkannya diantaranya :

Rajin belajar

Rajin membuat rangkuman pelajaran sehingga mudah dipelajari dan

diingat kembali

Rajin mengikuti berita baik nasional maupun internasional menaati

peraturan di sekolah

Adapun tantangan dari Knowledge Management adalah bagaimana

meng-capture

pengetahuan

dan

pengalaman

dari

karyawan

dan

bagaimana mengelolanya. Termasuk dalam hal ini ide-ide, best practise,

worst practise. Alasan perlunya implementasi konsep, yaitu :
1. Mempercepat arus informasi di internal perusahaan / proses edukasi
ke karyawan menjadi lebih mudah.
2. Efisiensi biaya peningkatan kualitas dan knowledge SDM

3. Menghindari hilangnya key person perusahaan yang menyebabkan

hilangnya knowledge perusahaan.
4. Membantu perusahaan dlm hal knowledge retention.
5. Perusahaan menjadi tidak perlu terlalu banyak mengadakan in-class
training, krn proses pelatihan dpt dilakukan dimana saja dan kapan
saja. contoh : Jika teknisi / analis mendapat problem yg belum
pernah mereka temui, mereka bisa mencari contoh kasusnya di
sistem database Knowladge Manajemen (best practise).
6. Dengan penanganan problem dgn cepat, berdampak pada customer
satisfaction.
7. Manajemen juga bisa mendapat informasi yg lebih akurat untuk
analisis dan mengambil keputusan.
8. Manfaat terbesarnya : merangsang tumbuhnya ide dari setiap
karyawan pada bisnis perusahaan.

Kegiatan Manajemen Pengetahuan ini biasanya dikaitkan dengan

tujuan organisasi semisal untuk mencapai suatu hasil tertentu seperti
pengetahuan bersama, peningkatan kinerja, keunggulan kompetitif, atau
tingkat inovasi yang lebih tinggi. Pada umumnya, motivasi organisasi
untuk menerapkan MP antara lain:

Membuat pengetahuan terkait pengembangan produk dan jasa

menjadi tersedia dalam bentuk eksplisit

Mencapai siklus pengembangan produk baru yang lebih cepat

Memfasiltasi dan mengelola inovasi dan pembelajaran organisasi

Mendaya-ungkit keahlian orang-orang di seluruh penjuru organisasi

Meningkatkan keterhubungan jejaring antara pribadi interna dan

juga eksternal

Mengelola lingkungan bisnis dan memungkinkan para karyawan

untuk mendapatkan pengertian dan gagasan yang relevan terkait
pekerjaan mereka

Mengelola modal intelektual dan aset intelektual di tempat kerja

Karakteristik Knowledge Management

1. Penggunaan pengetahuan tidak akan menghabiskannya
2. Perpindahan pengetahuan tidak akan menghilangkannya
3. Pengetahuan itu berlimpah, tetapi kemampuan terbatas untuk
menggunakannya
4. Banyak pengetahuan berharga hilang begitu saja

Jenis Penerapan Knowledge Management

Perbedaan yang paling signifikan di antara jenis knowledge ialah
tacit versus explicit. Di dalam organisasi explicit knowledge tidak menjadi
masalah karena mudah didokumentasikan, diarsipkan, dan diberi kode. Di
lain pihak, tacit knowledge merupakan suatu tantangan tersendiri karena
pengetahuan sering kali dirasakan sangat berharga untuk dibagikan dan
digunakan dengan cara yang tepat. Pemahaman akan perbedaan kedua
jenis knowledge ini sangatlah penting, dan yang perlu diperhatikan juga
adalah aplikasinya dengan cara yang berbeda untuk memindahkan jenis
knowledge yang berbeda.
1. Tacit Knowledge

Pada

dasarnya

tacit

knowledge

bersifat

personal,

dikembangkan melalui pengalaman yang sulit untuk diformulasikan

dan dikomunikasikan (Carrillo et al.,2004). Tacit knowledge tidak
dinyatakan dalam bentuk tulisan, melainkan sesuatu yang terdapat
dalam benak orang-orang yang bekerja di dalam suatu organisasi.
Menurut Polanyi (2006) tacit knowledge secara umum dijabarkan
sebagai:

Pemahaman dan aplikasi pikiran bawah sadar

Susah untuk diucapkan

Berkembang dari kejadian langsung dan pengalaman

Berbagi pengetahuan melalui percakapan (story-telling)

Jenis pengetahuan Tacit :

Tacit yang ada di dalam masing-masing orang, pribadi-pribadi,
bersifat unik, tidak tertulis, tapi diketahui. Tacit yang ada di dalam
sekelompok orang. Yaitu pengetahuan yang dimiliki bersama oleh
sekelompok orang namun sifatnya masih tidak terlihat dan ada di
dalam pikiran kelompok itu.
Contoh yang kerap digunakan adalah orang bermain bola,
mereka saling mengoper secara refleks tanpa komunikasi yang bisa
dilihat

bentuknya.

Ini

terjadi

karena

diantara

mereka

ada

pengetahuan yang sifatnya tidak tertulis.

Pengetahuan tacit semacam ini sebanarnya banyak dimiliki
oleh masyarakat, yang disebut pengetahuan yang tertanam di
dalam hubungan antar manusia. Dan pengetahuan semacam ini
biasanya disebut trust atau kepercayaan. Saling percaya dan solider
menjadi bagian dari pengetahuan. Paradigma lama berpikir bahwa

pengetahuan tidak ada hubungannya dengan solidaritas dan normanorma.

Tapi sekarang makin terbukti bahwa hubungan itu ada.
Berdasarkan pengertiannya, maka tacit knowledge dikategorikan
sebagai personal knowledge atau dengan kata lain pengetahuan
yang diperoleh dari individu (perorangan). Tacit knowladge juga di
dapat dari ide seseorang.

2. Explicit Knowledge
Explicit knowledge bersifat formal dan sistematis yang mudah
untuk dikomunikasikan dan dibagi (Carrillo et al., 2004). Menurut
pernyataan Polanyi (1966) pada saat tacit knowledge dapat
dikontrol dalam benak seseorang, explicit knowledge justru harus
bergantung pada pemahaman dan aplikasi secara tacit, maka dari
itu semua pengetahuan berakar dari tacit knowledge. Secara umum
explicit knowledge dapat dijabarkan sebagai:
1. Dapat diucapkan secara tepat dan resmi
2. Mudah disusun, didokumentasikan, dipindahkan, dibagi dan
dikomunikasikan
3. Penerapan

explicit

knowledge

ini

lebih

mudah

karena

pengetahuan yang diperoleh dalam bentuk tulisan atau

pernyataan
karyawan
Internal.

yang
dapat

didokumentasikan,
mempelajarinya

sehingga

secara

setiap

independent.

Elemen Pokok Knowledge

1. People yang berarti Knowledge Management berasal dari orang.
People merupakan bentuk dasar untuk membentuk knowledge
baru. Tanpa ada orang tidak akan ada knowledge.
2. Technology merupakan infrastruktur teknologi yang standar,
konsisten, dan dapat diandalkan dalam mendukung alat-alat
perusahaan.
3. Processes

yang

terdiri

dari

menangkap,

menyaring,

mengesyahkan,

mentransformasikan,

dan

knowledge

seluruh

dilengkapi

ke

perusahaan

menyebarkan
dengan

menjalankan prosedur dan proses tertentu.

Tujuan Penerapan Knowledge Management

Tujuan dasarnya adalah untuk memanfaatkan pengetahuan untuk
keunggulan

organisasi.

Implementasi

knowledge

management

atau

manajemen pengetahuan akan memberikan pengaruh positif terhadap

proses bisnis perusahaan baik secara langsung maupun tidak langsung,
beberapa

manfaat

knowledge

management

atau

manajemen

pengetahuan bagi perusahaan antara lain:

1. Penghematan

waktu

dan

biaya.

Dengan

adanya

sumber

pengetahuan yang terstruktur dengan baik, maka perusahaan

akan mudah untuk menggunakan pengetahuan tersebut untuk
konteks

yang

lainnya,

sehingga

perusahaan

akan

dapat

menghemat waktu dan biaya.

2. Peningkatan aset pengetahuan. Sumber pengetahuan akan
memberikan

kemudahaan

kepada

setiap

karyawan

untuk

memanfaatkannya, sehingga proses pemanfaatan pengetahuan

di lingkungan perusahaan akan meningkat, yang akhirnya proses

kreatifitas dan inovasi akan terdorong lebih luas dan setiap

karyawan dapat meningkatkan kompetensinya.
3. Kemampuan beradaptasi. Perusahaan akan dapat dengan mudah
beradaptasi dengan perubahan lingkungan bisnis yang terjadi.
4. Peningkatan produktfitas. Pengetahuan yang sudah ada dapat
digunakan

ulang

untuk

proses

atau

produk

yang

akan

dikembangkan, sehingga produktifitas dari perusahaan akan

meningkat.
5. Fasilitasi masa transisi orang lama dengan orang baru
6. Minimalisasi hilangnya pengetahuan karena keluarnya karyawan
7. Mengetahui sumber daya dan area pengetahuan kritis yang
dimiliki
8. Mengembangkan metode untuk mencegah hilangnya kekayaan
intelektual perusahaan

Penciptaan dan Pengembangan Knowledge

Penciptaan pengetahuan melibatkan lima langkah utama (Nonaka.
Ikujiro & Konno. Noboru, 1998 ) mengemukakan bahwa penciptaan
pengetahuan organisasional terdiri dari lima langkah utama yaitu:
1.
2.
3.
4.
5.

Berbagi pengetahuan terbatinkan,

Menciptakan konsep,
Membenarkan konsep,
Membangun prototype, dan
Melakukan penyebaran pengetahuan di berbagai fungsi dan
tingkat di organisasi.

Skyrme

membedakan

siklus

inovasi

dan

management seperti yang terlihat pada Gambar 1.

siklus

knowledge

Gambar 1. siklus inovasi dan siklus knowledge management

Siklus knowledge management mempunyai kelebihan dalam hal

pengkategorian, pengoraganisasian dan penyimpanan, deseminasi, dan
kemudahan untuk diakses. Dengan demikian siklus konsep yang dibangun
atas knowledge management jauh lebih baik dan lebih mendorong
terjadinya inovasi dibandingkan dengan siklus inovasi itu sendiri. Sistem
pakar (expert system) merupakan salah satu teknologi andalan dalam
knowledge management, terutama melalui empat skema penerapan
dalam suatu organisasi yaitu:
1. case-based

reasoning

(CBR)

yang

merupakan

representasi

knowledge berdasarkan pengalaman, termasuk kasus dan solusinya

2. rule-based reasoning (RBR) mengandalkan serangkaian rules yang
merupakan

representasi

dari

knowledge

dan

pengalaman

karyawan/manusia dalam memecahkan kasus-kasus yang rumit

3. model-based reasoning (MBR) melalui representasi knowledge
dalam bentuk atribut, perilaku, antar hubungan maupun simulasi
proses terbentuknya knowledge
4. constraint-satisfaction reasoning yang merupakan kombinasi antara
RBR dan MBR.
Di dalam konfigurasi yang demikian, dimungkinkan pengembangan
knowledge

management

di

salah

satu

unit

organisasi

dengan

dokumentasi dan informasi dalam bentuk hal berikut :

1. proses mengoleksi, mengorganisasikan, mengklasifikasikan, dan
mendiseminasikan knowledge ke seluruh unit kerja dalam suatu

organisasi agar knowledge tersebut berguna bagi siapapun yang

memerlukannya,
2. kebijakan, prosedur yang dipakai untuk mengoperasikan database
dalam suatu jaringan intranet yang selalu up-to-date,
3. menggunakan ICT yang tepat untuk menangkap knowledge yang
terdapat di dalam pikiran individu sehingga knowledge itu bisa
dengan mudah digunakan bersama dalam suatu organisasi,
4. adanya suatu lingkungan untuk pengembangan aplikasi expert
systems
5. analisis

informasi

dalam

databases,

data

mining

atau

data

warehouse sehingga hasil analisis tersebut dapat segera diketahui

dan dipakai oleh lembaga,
6. mengidentifikasi

kategori

knowledge

yang

mendukung lembaga, Mentransformasikan

diperlukan

untuk

basis knowledge ke

basis yang baru,

7. mengkombinasikan peng-indek-an, pencarian knowledge dengan
pendekatan semantics atau syntacs,
8. mengorganisasikan dan menyediakan know-how yang relevan,
kapan, dan bilamana diperlukan, mencakup proses, prosedur, paten,
bahan rujukan, formula, best practices, prediksi dan cara-cara
memecahkan masalah. Secara sederhana, intranet, groupware, atau
bulletin

boards

adalah

sarana

yang

memungkinkan

lembaga

menyimpan dan mendesiminasikan knowledge,

9. memetakan knowledge (knowledge mapping) pada suatu organisasi
baik secara online atau off-line, pelatihan, dan perlengkapan akses
ke knowledge.
Proses Konversi Knowledge
(Nonaka. Ikujiro & Konno. Noboru, 1998) bahwa tacit knowledge
maupun explicit knowledge dapat dikonversikan dengan proses sosialisasi,
eksternalisasi, internalisasi, maupun kombinasi seperti yang terlihat pada
Gambar 2. Untuk mengubah tacit knowledge menjadi explicit knowledge

diperlukan proses eksternalisasi, sedangkan untuk mengubah explicit

knowledge menjadi tacit knowledge iperlukan proses internalisasi.

Gambar 2. Proses Konversi Tacit Knowledge dan Explicit Knowledge

Metodologi
Metode penelitian yang digunakan penulis dalam menyelesaiakan
makalah ini dimulai dengan studi literatur mengenai domain proses
operasional di KLPM-PTS. Studi literatur ini dilakukan agar penulis
mempunyai gambaran mengenai Kegiatam di KLPM-PTS. Kemudian
dilanjutkan ke tahap pengumpulan pengetahuan.
Pengetahuan ini ada yang telah terdokumentasikan dan ada yang
belum. Untuk pengetahuan yang tak terdokumentasikan diambil dengan
cara melakukan wawancara pada sejumlah pengurus dan pendapat
dewan

kehormatan

pada

pengoperasian

KLPM-PTS

Informasi

hasil

wawancara dengan para pengurus dan pakar (yang disebut dengan tacit
knowledge) divalidasi oleh pakar yang kemudian diolah menjadi explicit
knowledge. Pengolahan tacit knowledge menjadi explicit knowledge
dengan menggunakan kodifikasi pengetahuan.Kodifikasi ini membuat
bentuk dan struktur pengetahuan, dengan menggunakan map.
Setelah proses klasifikasi, pengetahuan mengenai operasional
KLPM-PTS

disusunlah

knowledge

base

dengan

menggunakan

wiki

engine agar pengetahuan tersebut dapat diambil dan digunakan untuk

kepentingan operasional dan managemen KLPM-PTS. Knowledge base
tersebut

merupakan

prototipe

awal

yang

akan

mengumpulkan pengetahuan tacit yang berikutnya.

digunakan

untuk

Pengetahuan yang belum ada dalam prototipe tersebut dapat

ditambahkan dengan cepat setelah sesi wawancara berikutnya. Terakhir
hasil prototipe knowledge base divalidasi oleh pakar dari KLPM-PTS.

Gambar 3. Metodelogi Penelitian

HASIL DAN PEMBAHASAN

Pembudayaan Knowledge Sharing
Knowledge Management system diharapkan mampu membuat
berbagai informasi (shared information) menjadi lebih baik. Knowledge
management termasuk strategi dari tanggung jawab dan tindak lanjut
(komitmen), baik untuk meningkatkan efektifitas organisasi maupun untuk
meningkatkan peluang/kesempatan. Tujuan dari knowledge management
adalah meningkatkan kemampuan organisasi untuk melaksanakan proses
inti lebih efisien. Supaya knowledge management system berhasil
dilaksanakan

pada

Konsorsium,

maka

hal-hal

berikut

ini

harus

dibudayakan pada anggotanya, baik secara individu maupun institusi:

1. Menciptakan knowledge: knowledge diciptakan begitu seseorang
menentukan cara baru untuk melakukan sesuatu atau menciptakan
know-how. Kadang-kadang knowledge eksternal dibawa ke dalam
organisasi/institusi.
2. Menangkap knowledge: knowledge baru diidentifikasikan sebagai
bernilai dan direpresentasikan dalam suatu cara yang masuk akal
3. Menjaring knowledge: knowledge baru harus ditempatkan dalam
konteks agar dapat ditindaklanjuti. Hal ini menunjukkan kedalaman
manusia (kualitas tacit) yang harus ditangkap bersamaan dengan
fakta eksplisit

4. Menyimpan

knowledge:

knowledge

yang

bermanfaat

harus

disimpan dalam format yang baik dalam penyimpanan knowledge,

sehingga semua anggota dalam organisasi dapat mengaksesnya
5. Mengolah

knowledge:

seperti

perpustakaan,

knowledge

harus

dibuat up-to-date. Hal tersebut harus direview untuk menjelaskan

apakah relevan atau akurat
6. Menyebarluaskan knowledge: knowledge harus tersedia dalam
format yang bermanfaat untuk semua orang dalam organisasi yang
memerlukan, dimanapun dan tersedia setiap saat
Dalam organisasi Konsorsium aspek yang perlu untuk di-manage
sebagai knowledge yang perlu dishare di antaranya kemampuan, jadual
kegiatan (rapat, ceramah, diskusi, seminar, dsb), output yang dihasilkan
misalnya pedoman, laporan, prosedur, klasifikasi dan lain sebagainya. Halhal tersebut menjadi objek knowledge yang bermanfaat bagi seluruh
anggota Konsorsium jika dikelola dengan baik, dieskplisitkna, dan bisa
diakses oleh seluruh anggota.
Catatan penting yang juga sangat mempengaruhi berhasil tidaknya
knowledge management pada konsorsium adalah:
1. Penerapannya tidak hanya menghasilkan knowledge baru, tetapi
juga mendaur ulang knowledge yang sudah ada. Oleh karena itu
knowledge yang dimiliki sejak lama harus digali kembali dan
dieksplisitkna
2. Teknologi informasi memang merupakan sarana yang paling mudah
dalam

menjembatani

terjadinya

jejaring

sistem

knowledge

management akan tetapi harus disadari pula belum sepenuhnya

bisa menggantikan fungsi-fungsi jaringan sosial antar anggota
organisasi. Oleh karena itu, tatap muka juga masih tetap diperlukan
3. Sebagian

besar

organisasi

tidak

pernah

tahu

apa

yang

sesungguhnya mereka ketahui. Banyak knowledge penting yang

harus ditemukan lewat upaya-upaya khusus, padahal knowledge itu
sudah dimiliki organisasi tersebut sejak lama.

Usulan Konsep Konsorsium Knowledge Management

Di organisasi-organisasi modern saat ini, pandangan tentang
manajement

perubahan

memberlakukan

knowledge

bersinggungan
sebagai

modal

dengan

cara

intelektual.

mereka

Manajemen

perubahan mencakup prinsip, alat analisis, ICT, teori perubahan strategis,

peningkatan fungsi individu, sistem, struktur dan proses kerja yang
didahului dengan desain organisasi, perbaikan kinerja pegawai, hubungan
antar bidang/bagian/kelompok dalam suatu organisasi. Hal ini juga berlaku
bagi Konsorsium.
Konsep

Konsorsium

knowledge

management

system.

Sistem

terbangun atas 4 pilar utama, yaitu teknologi, aktifitas, interface, dan

berbagai

komponen.

Aktifitas

yang

diperlukan

dalam

sistem

ini

diantaranya web browsing, computer based collaboration, searching dan

data mining. Semua aktivitas itu bisa dilakukan dengan menggunakan
web browser. Interface yang bisa dipergunakan untuk menjembatani
terjadinya kolaborasi informasi ini selain web browser juga mailing list,
forum diskusi, bahkan jika diperlukan aplikasi Customer Service. Adapun
komponen yang ada dalam sistem untuk mensuplai terjadinya berbagai
kegiatan tersebut meliputi database, web platform, data management
tools, perangkat pengirim pesan, search engine, web service, document
management serta interference engine.
Teknologi yang dibutuhkan untuk menyokong layanan tersebut
diantaranya adalah RDBMS, aplikasi client-server, web service serta
artificial intelligence (AI)
Dengan latar belakang anggota yang tersebar di seluruh Indonesia maka
hal yang paling memungkinkan Konsorsium knowledge management
system tersebut adalah web based knowledge management portal, yaitu
situs portal komunitas yang beranggotakan seluruh individu-individu dari
institusi anggota Konsorsium yang bertujuan untuk saling sharing
pengetahuan.
Bentuk ini relative sangat mudah untuk diwujudkan sedangkan
manfaatnya juga sangat besar. Konsep semacam ini sudah dilaksanakan

dengan sangat baik bahkan dipromotori secara mandiri oleh perorangan.

Kedua situs tersebut dibangun untuk tujuan sharing ilmu, hanya saja
dalam hal ini, dilakukan oleh sukarelawan yang berasal dari pribadi
maupun berbagai kalangan yang dengan kesadaran men-share pikirannya
untuk dipelajari orang.
Berkembangnya opensource web platform yang sangat melimpah
merupakan potensi yang sangat besar untuk implementasi sistem
tersebut. Tentu saja hal ini masih memerlukan pencermatan yang lebih
mendalam sehingga bisa dipilih web-platform yang memadai untuk
melaksanakan fungsi ini. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam memilih
opensource web platform tersebut diantaranya:
1. Semaksimal mungkin bisa menjalankan berbagai fungsi seperti yang
telah diuraikan di atas, diantaranya fungsi manajemen data,
manajemen dokumen, searching, messaging dan sebagainya
2. Banyak disuplai oleh berbagai plugin oleh komunitas terbuka
sehingga memungkinkan penyempurnaan fasilitas jika diperlukan
3. Mudah diimplementasikan dengan interface yang user friendly
4. Multi-user sehingga memungkinkan penggunaan Bersama-sama
oleh seluruh anggota. Namun demikian juga harus ada feature
untuk manajemen hak akses oleh anggota
Kesimpulan
Beberapa keuntungan dengan dimilikinya knowledge portal bagi
konsorsium adalah adanya gambaran yang konsisten mengenai organisasi
konsorsium,

kemampuan

mengelola

dan

mencari

informasi,

akses

langsung ke informasi dan sumber daya organisasi, hubungan langsung ke

laporan-laporan, dan pertanyaan-pertanyaan, hubungan langsung ke data
yang dibutuhkan dan keahlian seseorang, serta identitas individu dan
akses ke isi/subyek (content) yang dapat dipersonalisasi