Knowledge Management

(Pengertian, Fungsi, Komponen, Jenis,

Level dan Siklus)
Apa itu Knowledge Management? 
Knowledge management atau manajemen pengetahuan adalah suatu sistem dan
proses yang terformat dan terarah yang dikembangkan dalam suatu organisasi
untuk menciptakan, mencari, mengumpulkan, memilih, mengorganisir,
mendokumentasikan, menyimpan, memelihara dan menyebarkan informasi dan
pengetahuan dalam rangka mendukung kebutuhan masing-masing individu di dalam
perusahaan sehingga dapat digunakan dalam pengambilan keputusan yang baik
untuk mendukung strategi bisnis.
Knowledge management digunakan dalam pengelolaan pengetahuan organisasi
untuk menciptakan nilai dan menghasilkan keunggulan bersaing atau kinerja prima.
Kombinasi pengetahuan manusia dalam organisasi akan menghasilkan
pengetahuan organisasi yang berbeda. Hanya saja, organisasi yang memiliki banyak
pengetahuan berkualitas belum tentu mampu menghasilkan barang atau jasa yang
sama kualitasnya. Maka dari itu penting bagi suatu perusahaan untuk memiliki
Knowledge Management guna mendapatkan manfaat sebesar-besarnya dari
pengetahuan.
Manajemen pengetahuan adalah sebuah proses perencanaan dan pengontrolan
kinerja aktivitas tentang pembentukan proses pengetahuan, yakni proses yang
membantu suatu organisasi atau lembaga dalam mendapatkan, memilih,
menyebarluaskan (distribusi), dan mentransfer informasi yang dianggap penting dan
informasi yang didapat dari beragam keahlian seseorang seperti informasi yang
muncul pada saat diskusi untuk menyelesaikan masalah organisasi, pembelajaran
dinamis, perencanaan strategis dan proses pengambilan keputusan.
Berikut definisi dan pengertian knowledge management atau manajemen
pengetahuan dari beberapa sumber buku: 
 Menurut Prijosaksono dan Sembel (2002), knowledge management adalah
suatu proses terformat dan terarah dalam mencerna informasi yang telah
dimiliki suatu perusahaan dan mencari apa yang dibutuhkan oleh masing-
masing individu di dalam perusahaan tersebut untuk kemudian
memfasilitasinya agar mudah diakses dan selalu tersedia bilamana
dibutuhkan. 
 Menurut Laudon dan Laudon (2008), knowledge management adalah
serangkaian proses yang dikembangkan dalam suatu organisasi untuk
menciptakan, mengumpulkan, memelihara dan mendiseminasikan
pengetahuan organisasi tersebut. 
 Menurut Widayana (2005), knowledge management adalah suatu sistem
yang dibuat untuk menciptakan, mendokumentasikan, menggolongkan dan
menyebarkan pengetahuan dalam organisasi. Sehingga pengetahuan mudah
digunakan kapan pun diperlukan, oleh siapa saja sesuai dengan tingkat
otoritas dan kompetensinya. 
  Menurut Ariani (2003), knowledge management adalah dukungan individu
untuk mengkomunikasikan atau menyampaikan pengetahuan yang dimilikinya
dengan cara menciptakan lingkungan dan sistem untuk pemahaman,
pengorganisasian, dan penyebaran pengetahuan ke seluruh organisasi. 
 Menurut Turban dkk (2005), knowledge management adalah suatu proses
yang membantu organisasi dalam mengidentifikasi, memilih, mengorganisir,
mencari, dan memindahkan informasi penting dan keahlian baik yang sudah
terstruktur pada organisasi maupun pengetahuan dalam organisasi yang
belum terstruktur. 
 Menurut Horwitch dan Armacost (2002), knowledge management adalah
pelaksanaan penciptaan, penangkapan, pentransferan, dan pengaksesan
pengetahuan dan informasi yang tepat ketika dibutuhkan untuk membuat
keputusan yang lebih baik, rangka mendukung strategi bisnis. 
 Menurut Davenport, Thomas dan Prusak (2000), knowledge management
adalah campuran dari pengalaman, nilai, informasi kontektual, pandangan
pakar dan intuisi mendasar yang memberikan suatu lingkungan dan kerangka
untuk mengevaluasi dan menyatukan pengalaman baru dengan informasi.
Fungsi dan Manfaat Knowledge Management 
Manajemen pengetahuan digunakan untuk memfasilitasi pengumpulan, perekaman,
pengorganisasian, penyaringan, analisis, temu kembali dan penyebaran
pengetahuan eksplisit dan implisit serta dapat menunjukkan fungsi strategis dengan
sangat jelas. Fungsi adanya aplikasi manajemen pengetahuan adalah sebagai
perantara transfer pengetahuan antara penyedia dan pencari pengetahuan dari
pikiran pemiliknya ke tempat penyimpanan eksternal dan sebaliknya pengambilan
pengetahuan dari penyimpanan eksternal yang disaring sesuai dengan kebutuhan
dan mudah dipahami oleh pengguna.
Menurut Frappaolo dan Toms (Dewiyana, 2006), fungsi knowledge management
adalah sebagai berikut: 
1. Intermediation, yaitu peran perantara transfer pengetahuan antara penyedia
dan pencari pengetahuan. Peran tersebut untuk mencocokkan (to match)
kebutuhan pencari pengetahuan dengan sumber pengetahuan secara
optimal. Dengan demikian, intermediation menjamin transfer pengetahuan
berjalan lebih efisien.
2. Externalization, yaitu transfer pengetahuan dari pikiran pemiliknya ke tempat
penyimpanan (repository) eksternal, dengan cara se-efisien mungkin.
Externalization dengan demikian adalah menyediakan sharing pengetahuan. 
3. Internalization, adalah pengambilan (extraction) pengetahuan dari tempat
penyimpanan eksternal, dan penyaringan pengetahuan tersebut untuk
disediakan bagi pencari yang relevan. Pengetahuan harus disajikan bagi
pengguna dalam bentuk yang lebih cocok dengan pemahamannya. Maka,
fungsi ini mencakup interpretasi format ulang penyajian pengetahuan. 
4. Cognition, yaitu fungsi suatu sistem untuk membuat keputusan yang
didasarkan atas ketersediaan pengetahuan. Cognition merupakan penerapan
pengetahuan yang telah berubah melalui tiga fungsi terdahulu. 
5. Measurement, yaitu kegiatan knowledge management untuk mengukur,
memetakan dan mengkuantifikasi pengetahuan korporat dan performance
dari solusi knowledge management. Fungsi ini mendukung empat fungsi
lainnya, untuk mengelola pengetahuan itu sendiri.
Implementasi knowledge management atau manajemen pengetahuan akan
memberikan pengaruh positif terhadap proses bisnis perusahaan baik secara
langsung maupun tidak langsung. Adapun manfaat adanya manajemen
pengetahuan di perusahaan antara lain adalah sebagai berikut: 
1. Penghematan waktu dan biaya. Dengan adanya sumber pengetahuan yang
terstruktur dengan baik, maka perusahaan akan mudah untuk menggunakan
pengetahuan tersebut untuk konteks yang lainnya, sehingga perusahaan
akan dapat menghemat waktu dan biaya.
2. Peningkatan aset pengetahuan. Sumber pengetahuan akan memberikan
kemudahan kepada setiap karyawan untuk memanfaatkannya, sehingga
proses pemanfaatan pengetahuan di lingkungan perusahaan akan meningkat,
yang akhirnya proses kreatifitas dan inovasi akan terdorong lebih luas dan
setiap karyawan dapat meningkatkan kompetensinya.
3. Kemampuan beradaptasi. Perusahaan akan dapat dengan mudah
beradaptasi dengan perubahan lingkungan bisnis yang terjadi. 
4. Peningkatan Produktifitas. Pengetahuan yang sudah ada dapat digunakan
ulang untuk proses atau produk yang akan dikembangkan, sehingga
produktivitas dari perusahaan akan meningkat.
Komponen Knowledge Management 
Menurut Bhatt (2000), knowledge management memiliki tiga komponen utama yang
saling terikat satu sama lain, yaitu people, process, technology. Ketiga komponen
dapat menghasilkan suatu pembelajaran bagi organisasi. Adapun penjelasan atas
ketiga komponen tersebut adalah sebagai berikut (Debowski, 2006):

a. People 
People adalah orang yang memiliki knowledge, mengelola sistem dan proses, dan
berkomitmen terhadap proses strategik knowledge untuk keseluruhan organisasi.
Budaya sharing mendorong penyebaran knowledge dapat dibangun melalui
hubungan knowledge efektif, networks, CoPs dan strategi komunitas sosial lainnya.
b. Process 
Process adalah pengaturan dan penyelarasan dari strategi, prinsip, proses, praktek
untuk memastikan bahwa knowledge management berjalan dengan baik ketika
diimplementasikan.
c. Technology 
Technology adalah peran atau media pendukung yang penting dalam knowledge
management, dimana dibutuhkan individu yang memiliki kompeten ketika
menggunakannya. Implementasi knowledge management system memerlukan
berbagai tools cukup beragam yang ikut terlibat dalam sepanjang siklus knowledge
management teknologi yang digunakan untuk memfasilitasi teruntama komunikasi,
kolaborasi, dan konten manajemen untuk knowledge capture, sharing,
dissemination, and application. Dalam hal ini teknologi berperan sebagai support
dan enabler bagi organisasi, karena people merupakan komponen knowledge
management yang paling berperan penting.
Jenis dan Sumber Knowledge Management 
Dalam perusahaan knowledge sering terkait pada dokumen atau tempat
penyimpanan barang berharga. Selain itu pengetahuan juga terletak pada rutinitas,
proses, praktek dan norma perusahaan. Menurut Wijaya (2014), knowledge dibagi
menjadi dua jenis yaitu Explicit Knowledge dan Tacit Knowledge. Adapun penjelasan
kedua jenis pengetahuan tersebut adalah sebagai berikut:
a. Pengetahuan Eksplisit (explicit knowledge) 
Merupakan sesuatu yang dapat diekspresikan dengan kata-kata dan angka, serta
dapat disampaikan dalam bentuk ilmiah, spesifikasi, manual dan sebagainya.
Knowledge jenis ini dapat segera diteruskan dari satu individu ke individu lainnya
secara formal dan sistematis. Explicit Knowledge juga dapat dijelaskan sebagai
suatu proses, metoda, cara, pola bisnis dan pengalaman desain dari suatu produksi.
Pengetahuan eksplisit lebih mudah ditemukan kembali dan ditransfer kepada orang
lain dibandingkan pengetahuan implisit. Hal ini disebabkan karena pengetahuan
implisit sulit untuk dibagi melalui ruang dan waktu.
b. Pengetahuan Implisit (tacit knowledge) 
Pengetahuan implisit adalah pengetahuan yang berada di dalam pikiran manusia
yang tidak dinyatakan dalam bentuk tulisan, melainkan sesuatu yang terdapat dalam
benak orang-orang yang bekerja di dalam suatu organisasi. Tacit knowledge
merupakan knowledge dari para pakar, baik individu maupun masyarakat, serta
pengalaman mereka. Tacit Knowledge bersifat sangat personal dan sulit dirumuskan
sehingga membuatnya sangat sulit untuk dikomunikasikan atau disampaikan kepada
orang lain. Perasaan pribadi, intuisi, bahasa tubuh, pengaman fisik serta petunjuk
praktis (rule-ofthumb) termasuk dalam jenis Tacit Knowledge. Pengetahuan implisit
memiliki dua dimensi, yaitu: 
1. Dimensi teknis, yang lebih bersifat informal dan know-how dalam melakukan
sesuatu. Dimensi teknis yang mengandung prinsip-prinsip dan teknis
pengetahuan yang diperoleh karena pengalaman ini, relatif sulit didefinisikan
dan dijelaskan. 
2. Dimensi kognitif, terdiri dari kepercayaan, persepsi, idealisme, values, emosi
dan mental yang juga sulit dijelaskan. Dimensi ini akan membentuk cara
seseorang menerima segala sesuatu yang ada di lingkungannya. 
Menurut Short (2000), Sumber-sumber pengetahuan dapat diklasifikasikan menjadi
tiga jenis, yaitu: modal pengetahuan (knowledge capital), modal sosial (social
capital) dan modal infrastruktur (infrastructure capital). Adapun penjelasan ketiga
jenis sumber pengetahuan tersebut adalah sebagai berikut: 
1. Modal pengetahuan (knowledge capital). Aset pengetahuan boleh jadi
tersimpan, atau terletak pada pekerjaan rutin, proses dan prosedur, peran
jabatan dan pertanggungjawaban, dan struktur organisasi. Pengetahuan yang
tersimpan dalam sistem ini digunakan secara reguler untuk melaksanakan
tugas atau langkah-langkah proses pekerjaan secara konsisten. 
2. Modal Sosial (social capital). Aset sosial adalah sejumlah sumber daya
yang potensial dan aktual yang tersimpan dalam, tersedia melalui, dan
diperoleh dari jaringan antar hubungan yang diproses oleh individu atau
organisasi. Inti teori aset sosial adalah tersedianya jaringan antar hubungan
yang menyediakan sumber untuk menjalankan kegiatan sosial, menyediakan
koleksi aset pengetahuan yang dimiliki kepada anggota mereka. 
3. Modal Infrastruktur (infrastructure capital). Infrastruktur kapital mencakup
sumber-sumber pengetahuan suatu perusahaan, seperti jaringan LAN/WAN,
file, server, network, intranet, PC, dan aplikasinya. Semua infrastruktur
teknologi informasi dapat dikatakan sebagai bagian dari infrastructure capital
juga mencakup struktur organisasi, pembukuan atau pemberkasan, peran
pertanggungjawaban, dan lokasi kantor secara geografis yang menyediakan
sarana fisik dalam berbagai pasar. Sumber daya ini secara rutin ditopang oleh
perusahaan dengan tugas keseharian, baik administrasi maupun operasional.
Level Knowledge Management 
Menurut Dewiyana (2009), level knowledge management atau manajemen
pengetahuan dapat digambarkan seperti piramida di bawah ini.

Adapun penjelasan setiap level manajemen pengetahuan gambar di atas adalah

sebagai berikut: 
1. Level 1: Data tersebar ditransformasikan oleh processing (pemrosesan data) ke
informasi. Pada level ini biasanya disebut manajemen dokumen yaitu mengelolah isi
informasi (content management), mengorganisasikan dan mendistribusikan
 informasi. Pemakai dapat melakukan akses dan temu kembali dokumen secara
Online pada database. 
2. Level 2: Data dianalisis dan diterapkan sehingga menjadi informasi. Pemakai bisa
menyumbangkan informasi ke sistem, menciptakan isi baru dan mengembangkan
database pengetahuan. Pemakai bisa membaca dokumen Online, mendownload,
melengkapinya dan kemudian mengirimkannya ke tujuan yang dikehendaki. Dengan
demikian informasi dapat secara terus menerus di-update. 
3. Level 3: Informasi dianalisis dan diterapkan sehingga menjadi pengetahuan. Hal ini
memerlukan pemahaman tentang input dan output informasi untuk mendukung
kegiatan organisasi. Pengetahuan dibangun oleh organisasi melalui proses
pemerolehan, pendistribusian, kolaborasi dan komunikasi serta penciptaan
pengetahuan baru. 
4. Level 4: Pengetahuan dianalisis dan diterapkan sehingga membuat orang bijaksana.
Pada level ini enterprise intelligence dikembangkan dengan membangun jaringan
pakar, interaksi dengan database operasional, dan performance support, dimana
pengetahuan baru yang dihasilkan, ditambahkan pada sistem.

Siklus Aliran Knowledge Management 

Menurut Wijaya (2014), siklus aliran knowledge management disebut sebagai
General Knowledge Model (GKM) yang digambarkan di bawah ini.

Adapun penjelasan General Knowledge Model adalah sebagai berikut: 

1. Knowledge Creation (penciptaan pengetahuan), merupakan proses penciptaan
pengetahuan baru, dapat dilakukan dengan proses pengembangan (development),
penemuan (discovery) ataupun penangkapan (capture) pengetahuan. 
2. Knowledge Retention (penyimpanan pengetahuan), merupakan proses yang
bertujuan untuk menjaga dan memelihara serta pengambilan-kembali pengetahuan
yang ada. 
3. Knowledge Transfer (pemindahan pengetahuan), merupakan proses untuk
mengalirkan pengetahuan dari satu pihak ke pihak yag lainnya, meliputi proses
komunikasi, penterjemahan, pengubahan dan juga pemilahan. Knowledge Transfer
dapat juga dipahami sebagai Knowledge Sharing (penyebarluasan pengetahuan). 
4. Knowledge Utilization (pemanfaatan pengetahuan), merupakan proses yang
berkaitan dengan pemanfaatan pengetahuan yang ada.
Daftar Pustaka
 Prijosaksono, A dan Sembel, R. 2002. Management Series. Jakarta: Elex media
Komputindo.
 Laudon, K.C, dan Laudon, J.P. 2008. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta:
Salemba Empat.
 Widayana, Lendy. 2005. Knowladge Management, Meningkatkan Daya Saing
Bisnis. Malang: Bayu Media.
 Ariani, D.W. 2003. Manajemen Kualitas Pendekatan Sisi Kualitatif. Jakarta:
Ghalia Indonesia.
 Turban, E., dan Jay, E.A. 2005. Decission Support Systems and Intelligent
Systems. Yogyakarta: Andi Offset.
 Horwitch, Mark dan Armacost, Robert. 2002. Helping Knowledge Management be
All It Can be. Journal of Business Strategy. Boston US: Thomson Media.
 Davenport, T.H, dan Prusak, L. 2000. Working Knowledge: How Organization
Manage What They Know. Boston: Harvard Business School Press.
 Dewiyana, Himma. 2006. Kompetensi dan Kurikulum Perpustakaan: Paradigama
Baru dan Dunia Kerja di Era Globalisasi Informasi. Jurnal StudiPerpustakaan dan
Informasi, Vol.2, No.1.
 Bhatt, D. 2000. Excellence Model and Knowledge Management Implications.
www.knowledgemanagementcentre.com
 Debowski, Shelda. 2006. Knowledge Management. Melbourne and Sydney: John
Wiley and Son.
 Wijaya, A.E. 2014. Model Penerapan Knowledge Management System untuk
Penyusunan Tugas Akhir Berbasis Teknologi Mobile Menggunakan J2ME
(Studi Kasus STMIK SUBANG). Seminar Nasional Informatika UPN Veteran
Yogyakarta.
 Short, Thomas. 2000. Components of Knowledge Strategy: Keys to Successful
Knowledge Management. New Jersey: Information Today.