RESUME SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

BAB 11
MANAGING KNOWLEDGE AND COLLABORATION

Oleh:
Olga Evelyn Santoso

041311333152

Melani Sisilia Dewi

041311333339

Deama Ratna

041311333345

S1 AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS AIRLANGGA

BAB 11
MANAGING KNOWLEDGE AND COLLABORATION

11.1 BIDANG MANAJEMEN PENGETAHUAN

Manajemen pengetahuan telah menjadi aspek penting di banyak perusahaan di mana
para manajernya menyadari bahwa keberhasilan perusahaan mereka bergantung pada
kemampuan perusahaan untuk menciptakan dan mengelola pengetahuan.
DIMENSI PENGETAHUAN YANG PENTING
Data adalah aliran kejadian atau transaksi yang dicatat oleh sistem suatu organisasi
dan bermanfaat hanya dalam transaksi itu sendiri, dan tidak untuk yang lainnya. Untuk
mengubah data menjadi informasi, perusahaan harus memanfaatkan sumber daya yang ada
untuk menyusun data ke dalam kategori-kategori yang mudah digunakan. Untuk mengubah
informasi menjadi pengetahuan, perusahaan harus memanfaatkan lebih banyak lagi sumber
daya untuk menemukan pola, aturan, dan konteks dimana pengetahuan tersebut berguna.
Kebijaksanaan adalah pemikiran perorangan atau kelompok dalam menerapkan pengetahuan
untuk memecahkan suatu masalah.
Pengetahuan yang terekam dalam pikiran karyawan dan belum terdokumentasikan
disebut pengetahuan tersirat, dan pengetahuan yang sudah didokumentasikan disebut
pengetahuan eksplisit. Pengetahuan bersifat melekat dan dalam penerapannya tidak bersifat
universal, serta tidak mudah dipindahkan. Pengetahuan adalah pemikiran yang bergantung
pada situasi dan konteks.
Dimensi penting pengetahuan : Pengetahuan adalah asset perusahaan, pengetahuan
ada dalam berbagai bentuk, pengetahuan memiliki lokasi, pengetahuan bersifat situasional.
Pembelajaran Organisasi dan Manajemen Pengetahuan
Organisasi menciptakan dan mengumpulkan pengetahuan menggunakan beberapa
mekanisme pembelajaran. Melalui sekumpulan data, kegiatan terencana dengan pengukuran
yang teliti, percobaan, dan masukan dari pelanggan maupun lingkungan sekitar, organisasi
mendaatkan pengalaman. Organisasi yang mempelajari hal-hal di atas akan mengubah

perilakunya dengan membuat proses bisnis baru dan mengubah pola manajemen pengambilan
keputusannya. Proses perubahan ini disebut pembelajaran organisasi.

RANTAI NILAI MANAJEMEN PENGETAHUAN

Manajemen pengetahuan adalah seperangkat proses bisnis yang dikembangkan dalam
organisasi untuk menciptakan, menyimpan, memindahkan, dan menerapkan pengetahuan.
Manajemen pengetahuan meningkatkan kemampuan perusahaan dalam mempelajari
lingkungan sekitar dan menerapkan pengetahuan tersebut dalam proses bisnisnya.
Pemerolehan Pengetahuan
Sistem manajemen pengetahuan yang pertama mencoba membangun pusat data yang
berisi dokumen, laporan, presensi, dan praktik-praktik terbaik. Dalam kasus lain, perusahaan
harus menciptakan pengetahuan baru dengan mencari pola dari data perusahaan atau
menggunakan pengetahuan yang dimasukkan dalam workstation sehingga para teknisi dapat
mencari pengetahuan baru dengan mengakses workstation tersebut. Sistem pengetahuan yang
koheren dan teratur juga membutuhkan data yang sistematis dari sistem pemrosesan transaksi
perusahaan tersebut.
Penyimpanan Pengetahuan
Penyimpanan pengetahuan umumnya melibatkan proses pembuatan basis data. Sistem
manajemen dokumen mengubah data ke dalam bentuk digital, menyusun indeks, dan
menandai dokumen dokumen yang diperlukan berdasarkan kerangka kerja yang koheren
dengan bentuk akhirnya suatu basis data yang dapat menyimpan berbagai dokumen.
Penyebaran Pengetahuan
Teknologi

kontemporer tampaknya

telah

membanjiri

dunia

informasi dan

pengetahuan. Portal, e-mail, pesan instan, dan teknologi mesin pencari telah digunakan dalam
penyebaran pengetahuan.
Penerapan Pengetahuan
Agar investasi yang ditaamkan tidak terbuang sia-sia, pengetahuan organisasional
harus menjadi bagian sistematis dari manajemen pengambilan keputusan dan menjadi sistem

yang dapat mendukung keputusan. Pengetahuan baru harus dimasukkan ke dalam proses
bisnis dan sistem aplikasi yang penting, termasuk aplikasi perusahaan yang mengelola proses
bisnis internal dan hubungan dengan pihak luar, yaitu pelanggan dan pemasok.
Membangun Modal Organisasi dan Modal Manajemen: Kolaborasi, Komunitas
Praktik, dan Lingkungan Perkantoran
Direktur pengetahuan adalah eksekutif senior yang bertanggungjawab dalam program
manajemen pengetahuan perusahaan. Jabatan tersebut juga turut serta dalam merancang
sistem dan program untuk mendapatkan sumber-sumber pengetahuan baru atau membuat
pengetahuan yang sudah ada dalam proses manajemen dan organisasi digunakan dengan lebih
baik.
Komunitas praktik adalah jaringan umum informal yang terdiri atas para professional
dan karyawan baik di dalam maupun di luar perusahaan dengan minat dan kegiatan yang
sama. Hal ini dapat memudahkan orang dalam menggunakan kembali pengetahuan yang telah
digunakan sebelumnya, sebagai fasilitator yang mendorong kontribusi dan diskusi di antara
para anggotanya, mengurangi waktu yang diperlukan dalam proses pembelajaran karyawan
baru, dan tempat bertumbuhnya banyak ide, teknik, dan perilaku pengambilan keputusan
yang baru.
JENIS SISTEM MANAJEMEN PENGETAHUAN
Terdapat 3 jenis sistem manajemen pengetahuan yang umum digunakan: sistem
manajemen pengetahuan keseluruhan perusahaan, sistem kerja perusahaan, dan teknik cerdas.
Sistem manajemen pengetahuan perusahaan adalah sistem serba guna yang digunakan
oleh perusahaan untuk mengumpulkan, menyimpan, mendistribusikan, dan menerapkan
pengetahuan dan muatan digital. Sistem kerja perusahaan adalah sistem yang dikembangkan
khusus untuk para teknisi, ilmuwan, dan para pekerja di bidang pengetahuan lainnya yang
bertugas memperoleh dan menciptakan pengetahuan baru bagi perusahaan mereka.
Manajemen pengetahuan juga meliputi berbagai kelompok teknik erdas, seperti penggalian
data, sistem canggih, jaringan saraf, logika fuzzy, algortime genetic, dan agen inteligen.

SISTEM MANAJEMEN PENGETAHUAN KESELURUHAN PERUSAHAAN

Sistem manajemen pengetahuan keseluruhan perusahaan memberikan gambaran
mengenai kemampuan dan teknologi yaitu memiliki kemampuan untuk menyimpan dokumen
terstruktur dan tidak terstruktur, perangkat untuk menemukan karyawan berkemampuan
khusus dalam perusahaan tersebut, dan kemampuan mengambil data dan informasi dari
sistem transaksi utama.
Para manajer dan perusahaan harus menghadapi berbagai bentuk pengetahuan.
Pengetahuan terstruktur adalah menyusun pengetahuan terstruktur tersebut ke dalam
perpustakaan dan membuat pengetahuan tersebut dapat diakses di seluruh perusahaan, dan
sistemnya disebut sistem pengetahuan terstruktur.
Kadangkala manajer memerlukan informasi berbentuk dokumen yang tidak benarbenar terstruktur. Pengetahuan semacam ini disebut pengetahuan semiterstruktur, dan
sistemnya disebut sistem pengetahuan semiterstruktur.
Sistem untuk pengetahuan terstruktur dan tidak terstruktur berfungsi sebagai pusat
penyimpanan pengtahuan. Pusat penyimpanan pengetahuan adalah kumpulan pengetahuan
internal dan eksternal yang berada dalam satu lokasi untuk efisiensi pengelolaannya dan
penggunaannya.
Manajer juga harus membangun jaringan penghubung antara permintaan dan pasokan
pengetahuan. Sistem jaringan pengetahuan memiliki fungsi sebagai penghubung antara
pasokan dan permintaan pengetahuan.
SISTEM PENGETAHUAN TERSTRUKTUR
Sistem pengetahuan terstruktur melakukan fungsi implementasi penandaan dokumen,
antarmuka dengan basis data perusahaan dimana dokumen disimpan, dan membuat portal
perusahaan yang dapat digunakan oleh karyawan yang memerlukan pengetahuan perusahaan.

SISTEM PENGETAHUAN SEMITERSTRUKTUR

Informasi yang semiterstruktur adalah seluruh informasi digital dalam suatu
perusahaan yang tidak terdapat dalam dokumen atau laporan formal. Sejumlah vendor telah
merespons kebutuha ini dengan sistem pengetahuan semiterstruktur yang mampu melacak,

menyimpan, dan menata dokumen-dokumen semiterstruktur dan dokumen-dokumen

tradisional lainnya yang lebih terstruktur.
Mengorganisasikan Pengetahuan: Taksonomi dan Penandaan
Taksonomi adalah skema untuk mengkalsifikasikan informasi dan pengetahuan
sedemikian rupa hingga informasi dan pengetahuan tersebut mudah diakses. Sebuah
perusahaan bisnis dapat mengakses informasi lebih mudah jika perusahaan tersebut
merancang taksonominya sendiri untuk mengkalsifikasikan informasi menjadi kategorikategori.
SISTEM JARINGAN PENGETAHUAN
Sistem jaringan pengetahuan mengatasi masalah yang muncul saat pengetahuan yang
tepat adalah pengetahuan tersirat dan tersimpan dalam ingatan para pakar dalam perusahaan.
Sistem jaringan pengetahuan menyediakan suatu direktori online mengenai keberadaan pakar
dalam bidang pengetahuan tertentu dan menggunakan teknologi komunikasi untuk
memudahkan karyawan menemukan pakar yang tepat.
TEKNOLOGI PENDUKUNG: PORTAL, PERANGKAT KOLABORASI, DAN
SISTEM MANAJEMEN PEMBELAJARAN
Vendor sistem manajemen pengetahuan komersial besar telah mengintegrasikan isi
dan kemampuan manajemen dokumennya dengan portal dan teknologi kolaborasi yang
canggih. Portal pengetahuan perusahaan dapat memberikan akses pada informasi sumber
daya eksternal, seperti umpanan berita dan riset, chat/pesan instan, diskusi kelompok, dan
konferensi video.
Social bookmarking mempermudah pencarian, dan juga untuk berbagi informasi
dengan memungkinkan para pengguna menyimpan bookmark mereka untuk halaman tertentu
dalam sistus web public dan menandai bookmark ini dengan kata kunci.

Sistem Manajemen Pembelajaran

Perusahaan memerlukan cara untuk selalu melacak dan mengatur pembelajaran
karyawan dan untuk mengintegrasikannya secara lebih menyeluruh ke dalam manajemen
pengetahuan dan sistem perusahaan lainnya. Sistem manajemen pembelajaran menyediakan

alat bantuk untuk manajemen, pengiriman, pelacakan, dan penilaian berbagai jenis
pembelajaran dan pelatihan karyawan.

11.3 KNOWLEDGE WORK SYSTEMS

KNOWLEDGE WORKERS AND KNOWLEDGE WORK
Tiga peran kunci knowledge workers (researches, designers, architects, scientist, engineers):

Menjaga arus organisasi dalam pengetahuan selama berkembang dalam dunia

eksternal
Melayani sebagai konsultan internal sehubungan dengan area pengetahuan mereka
Bertindak sebagai agen perubah, mengevaluasi, memulai, dan mempromosikan
proyek perubahan

REQUIREMENTS OF KNOWLEDGE WORK SYSTEMS

Kemampuan komputasi yang cukup untuk menangani grafis dan kalkulasi yang
mutakhir
Harus memberikan pekerja akses database eksternal yang cepat dan mudah
Bersifat user-friendly interfaces yang memungkinkan pengguna untuk melakukan
tugas yang diperlukan tanpa harus menghabiskan waktu yang panjang untuk
mempelajari bagaimana menggunakan sistem tersebut
Kemampuan manajemen dokumen dan komunikasi

EXAMPLES OF KNOWLEDGE WORK SYSTEMS

Computer-aided design (CAD), mengotomitasi penciptaan dan revisi desain,

menggunakan computer dan software grafis yang mutakhir. Dengan CAD, desain
dapat diuji dan diganti dengan mudah. Selain itu software CAD juga memiliki
kemampuan untuk menyediakan spesifikasi desain untuk proses tooling dan
manufacturing dengan problem yang jauh lebih sedikit.
Virtual reality systems menggunakan software grafis yang interaktif untuk
menciptakan computer-generated simulation yang begitu dekat dengan kenyataan
sehingga pengguna hampir percaya mereka berpartisipasi dalam simulasi dunia nyata.
Augmented reality (AR) menyediakan live view yang langsung dan tidak langsung
atas lingkungan dunia nyata yang elemennya ditambah dengan perbandingan
computer-generated virtual.
Virtual Reality Modeling Language (VRML) merupakan serangkaian spesifikasi
untuk modeling interaktif 3-D pada World Wide Web yang dapat mengorganisasi
banyak tipe media, meliputi animasi, gambar, dan audio yang menempatkan pengguna
dalam simulasi lingkungan dunia nyata.
Investment workstation, digunakan industri keuangan untuk mengungkit
pengetahuan dan waktu broker, pedagang, dan manajer protofolio.

11.4 TEKNIK CERDAS

Kecerdasan buatan dan teknologi basis data memberikan sejumlah teknik cerdas yang
dapat digunakan oleh berbagai organisasi untuk menangkap pengetahuan perorangan dan
pengetahuan kolektif, serta mengembangkan pengetahuan tersebut. Sistem-sistem ahli,
penalaran berbasis kasus, dan logika fuzzy digunakan untuk menangkap pengetahuan yang
tersembunyi.

Menangkap Pengetahuan: Sistem Ahli

Sistem ahli (expert system) adalah teknik cerdas untuk menangkap pengetahuan yang
tersembunyi dalam keahlian manusia yang sangat spesifik dan terbatas cakupannya.

Kecerdasan Organisasional: Penalaran Berbasis Kasus

Penalaran berbasis kasus (case-based reasoning CBR) yaitu deskripsi dari

pengalaman masa lalu seorang spesialis yang direpresentasikan sebagai contoh kasus
disimpan dalam basis data untuk digunakan kembali di suatu waktu pada saat seorang
pengguna berhadapan dengan kasus baru dengan parameter yang serupa.

Sistem Logika Fuzzy

Logika fuzzy (fuzzy logic) adalah teknologi berbasis aturan yang dapat
mempresentasikan ketidakpresisian seperti yang telah disebutkan, dengan menciptakan aturan
yang menggunakan nilai subjektif atau nilai yang mendekati. Organisasi dapat
menggunakan fuzzy untuk menciptakan sistem peranti lunak yang menangkap pengetahuan
tersirat yang mengandung ambiguitas linguistik. Jaringan saraf tiruan digunakan untuk
menyelesaikan masalah-masalah yang kompleks dan sulit dipahami, di mana sejumlah besar
data mengenai masalah tersebut telah dikumpulkan. Jaringan saraf tiruan mencari pola dan
hubungan dalam data yang sangat besar yang terlalu rumit dan sulit untuk dianalisis manusia.

Jaringan Saraf Tiruan

Digunakan untuk menyelesaikan masalah-masalah yang kompleks dan susah

dipahami, di mana sejumlah besar data mengenai masalah tersebut telah dikumpulkan.

Algoritme Genetik

Digunakan untuk mendapatkan solusi optimal untuk masalah spesifik dengan

memeriksa sejumlah besar kemungkinan solusi untuk masalah tersebut. Teknik pemecahan
masalah dengan algoritme ini secara konsep berbasis pada metode bagaimana organisme
hidup beradaptasi dengan lingkungannya.

Sistem AI Hibrida

Algoritme genetic, logika fuzzy, jaringan saraf tiruan, dan sistem ahli dapat
diintegrasikan menjadi aplikasi tunggal untuk mengambil manfaat dari fitur-fitur terbaik
teknologi tersebut.

Agen Inteligen

Adalah program peranti lunak yang bekerja di latar belakang tanpa intervensi
manusia secara langsung untuk menjalankan tugas-tugas yang spesifik, berulang, dan dapat
diprediksi. Teknologi agen inteligen dapat membantu para pebisnis menjelajahi data yang
besar untuk menemukan dan mengambil tindakan informasi yang dianggap penting