Bab 11 (Mengelola Pengetahuan)

Pembelajaran Organisasi dan Manajemen Pengetahuan

Proses perubahan ini disebut pembelajaran organisasi (organizational
learning). Organisasi yang dapatmerasakan dan merespons lingkungannya secara
cepat akan bertahan lebih lama dibandingkan organisasi yang mekanisme
pembelajarannya kurang baik.

RANTAI NILAI MANAJEMEN PENGETAHUAN

Manajemen pengetahuan (knowledge management) adalah seperangkat
proses bisnis yang dikembangkan dalam organisasi untuk menciptakan,
menyimpan, memindahkan, dan mempercepat pengetahuan.

Pemerolehan Pengetahuan
Organisasi memperoleh pengetahuan melalui beberapa cara, tergantung pada
jenis pengetahuan yang dicarinya. Sistem manajemen pengetahuan yang pertama
mencoba membangun pusat data yang berisi dokumen, laporan, presentasi, dan
praktik-praktik terbaik.

Penyimpanan Pengetahuan
Setelah berbagai dokumen, pola, dan aturan pakar terkumpul, data tersebut
harus disimpan sehingga dapat diambil kembali dan digunakan oleh para
karyawan.Penyimpanan pengetahuan umumnya melibatkan proses pembuatan
basis data.

Penyebaran Pengetahuan
Portal, e-mail, pesan instan, dan teknologi mesin pencari telah ditambahkan
ke dalam serangkaian teknologi kolaborasi dan sistem perkantoran pyang
digunakan untuk berbagi agenda, dokumen, data, dan grafik.

Penerapan Pengetahuan
Pengetahuan yang tidak dibagikan dan tidak dapat diterapkan dalam
kejadian nyata oleh para manajer atau perusahaan tidak akan memberikan nilai
tambah bagi bisnis, apa pun jenis sistem manajemen pengetahuannya.

Membangun Modal organisasi dan Modal Manajemen: Kolaborasi,

Komunitas Praktik, dan Lingkungan Perkantoran
Direktur pengetahuanb (chief knowledge officer—CKO) adalah eksekutif
senior yang bertanggungjawab dalam program manajemen pengetahuan
perusahaan.
 Komunitas praktik (community of practice—COP) adalah jaringan umum
informal yang terdiri atas para profesional dan karyawan baik di dalam maupun di
luar perusahaan dengan minat dan kegiatan yang sama.

JENIS SISTEM MANAJEMEN PENGETAHUAN

Secara mendasar, terdapat tiga jenis sistem manajemen pengetahuan yag
umum digunakan: sistem manajemen pengetahuan keseluruhan perusahaan, sistem
kerja pengetahuan, dan teknik cerdas.
Sistem kerja pengetahuan (knowledge work systems—KWS) adalah sistem
yang dikembangkan khusus untuk para teknisi, ilmuwan, dan para pekerja di
bidang pengetahuan lainnya yang bertugas memperoleh dan menciptakan
pengetahuan baru bagi perusahaan mereka.

11.2 Sistemmanajemen Pengetahuan Keseluruhan Perusahaan

Pengetahuan seperti itu disebut pengetahuan terstruktur (structured
knowledge), dan sistemnya disebut sistem pengetahuan terstruktur (structured
knowledge systems).
Kadangkala manajer memerlukan informasi berbentuk dokumen yang tidak
benar-benar terstruktur, seperti e-mail, voice mail, rekaman percakapan di chat
room, video, gambar digital, brosur, atau buletin. Pengetahuan semacam ini disebut
pengetahuan semiterskturktur (semistructured knowledge), dan sistemnya
disebut sistem pengetahuan semiterstruktur (semistructured knowledge system),
namaindustrinya adalah sistem manajemen aset digital.
Pusat penyimpanan pengetahuan (knowledge repository) adalah
kumpulan pengetahuan internal dan eksternal yang berada dalam satu lokasi untuk
efisiensi pengelolaannya dan penggunaannya.
Sistem jaringan pengetahuan (knowledge network system), yang juga
dikenal sebagai sitem manajemen dan lokasi keahlian, memiliki fungsi sebagai
penghubung antara pasokan dan permintaan pengetahuan.

SISTEM PENGETAHUAH TERSTRUKRUR

Masalah mendasar dalam mengelola pengetahuan terstruktur adalah
membuat skema klasifikasi yang sesuai untuk menyusun informasi dalam basis
data pengetahuan menjadi kategori yang bermanfaat dan mudah diakses oleh
seluruh karyawan.

SISTEM PENGETAHUAN SEMITERSTRUKTUR

Informasi yang semiterstruktur (terstruktur sebagian) adalah seluruh
informasi digital dalam suatu perusahaan yang tidak terdapat dalam dokumen atau
laporan formal.
 Mengorganisasikan Pengetahuan: Taksonomi dan Penandaan
Taksonomi (taxonomy) adalah skema untuk mengklarifikasikan informasi
dan pengetahuan sedemikian rupa hingga informasi dan pengetahuan tersebut
mudah diakses. Taksonomi adalah seperti daftar isi sebuah buku atau seperti sistem
perpustakaan untuk mengklarifikasikan buku dan majalah menurut judul dan
penulisnya.

SISTEM JARINGAN PENGETAHUAN

Sistem jaringan pengetahuan mengatasi masalah yang muncul saat
pengetahuan yang tepat adalah pengetahuan tersirat dan tersimpan dalam ingatan
para pakar dalam perusahaan.Karena pengetahuan seperti ini tidak dapat
ditemukan dengan mudah, karyawan menghabiskan sumber daya yang cukup besar
untuk mendapatkan kembali pengetahuan tersebut.

TEKNOLOGI PENDUKUNG: PORTAL, PERANGKAT KOLABORASI,

DAN SISTEM MANAJEMEN PEMBELALJARAN
Social bookmarking mempermudah pencarian, dan juga untuk berbagi
informasi dengan memungkinkan para pengguna menyimpan bookmark mereka
untuk halaman Web dalam situs Web publik dan menandai bookmark ini dengan
kata kunci.

Sistem Manajemen Pembelajaran

Perusahaan memerlukan cara untuk selalu melacak dan mengatur
pembelajaran karyawan dan untuk mengintegrasikannya secara lebih menyeluruh
ke dalam manajemen pengetahuannyadan sistem perusahaan lainnya. Sistem
manajemen pembelajaran (learning management system—LMS) menyediakan
alat bantu untuk manajemen, pengiriman, pelacakan, dan penilaian berbagai jenis
pembelajaran dan pelatihan karyawan.

11.3 Sistem Kerja Pengetahuan

PEKERJA PENGETAHUAN DAN KERJA PENGETAHUAN

Pekerja pengetahuan biasanya memiliki tingkat pendidikan yang tinggi,
memiliki keanggotaan di organisasi profesional, dan kerap diminta untuk
melakukan penilaian sebagai aspek rutin dari pekerjaan mereka.
Pekerja pengetahuan melakukan tiga peran kunci yang sangat penting bagi
organisasi dan untuk manajer yang bekerja dalam organisasi:
 Menjaga aliran pengetahuan dalam perusahaan seiring dengan perkembangan
perusahaan—dalam teknologi, sains, pemikiran sosial, dan seni.
 Bertugas melayani sebagai konsultan internal mengenai pengetahuan khusus
mereka berbagai perubahan yang terjadi, dan kesempatan yang muncul.
 Bertindak sebagai agen perubahan, mengevaluasi, merintis, dan mendukung
proyek perubahan.

PERSYARATAN SISTEM KERJA PENGETAHUAN

Pekerja pengetahuan juga memerlukan sistem kerja pengetahuan yang
sangat spesifik dengan grafis, alat bantu analisis, dan kemampuan komunikasi dan
manajemen dokumen yang canggih.

CONTOH SISTEM KERJA PENGETAHUAN

Desain berbantuan komputer (computer-aided design—CAD) membuat
proses penciptaan dan revisi rancangan menjadi otomatis, dengan menggunakan
komputer dan peranti lunak grafis yang rumit.
Sistem realitas virtual (virtual reality system) memiliki kemampuan
visualisasi penerjemahan, dan simulasi yang jauh melebihi sistem desaindengan
bantuan komputer. Sistem ini menggunakan peranti lunak grafis interaktif untuk
menciptakan simulasi buatan komputer yang sangatmirip dengan kenyataan
hingga bahkan para pengguna hampir mempercayai bahwa berada dalam dunia
nyata.
Industri keuangan menggunakan workstation investasi (investment
workstation) khusus untuk mendayagunakan pengetahuan dan waktu dari para
pialang, pedagang, dan manajer portofolio.