BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Manajemen pengetahuan dan sistem kolaborasi di antara pertumbuhan yang
tercepat dari area investasi perangkat lunak korporat dan pemerintah. Pada dekade
yang lalu telah memperlihatkan lonjakan pertumbuhan dalam penelitian
mengenai pengetahuan dan manajemen pengetahuan dalam bidang ekonomi,
manajemen, dan sistem informasi. Manajemen pengetahuan dan kolaborasi sangat
erat terkait. Pengetahuan yang tidak dapat dikomunikasikan dan dibagikan dengan
orang lain menjadi hampir tidak berguna. Pengetahuan menjadi bermanfaat dan
ditindaklanjuti ketika dibagikan ke seluruh perusahaan. Dalam makalah ini, kita
akan menitikberatkan pada sistem manajemen pengetahuan, dan perlu disadari
bahwa mengomunikasikan dan membagi pengetahuan menjadi sangat penting.

Kita hidup dalam suatu perekonomian informasi yang mana sumber utama dari
kekayaan dan kemakmuran adalah produksi serta distribusi informasi dan
pengetahuan. Diperkirakan 37% dari tenaga kerja di AS terdiri atas pekerja bagian
pengetahuan dan informasi, yang mana merupakan segmen tenaga kerja tunggal
terbesar. Sekitar 45% dari produk domestik bruto PDB (gross domestic
product⎯GDP) Amerika Serikat dihasilkan oleh sektor pengetahuan dan informasi
(U.S. Department of Commerce, 2012). Manajemen pengetahuan telah menjadi suatu
tema yang penting pada banyak perusahaan bisnis besar, sebagaimana para manajer
menyadari bahwa banyak dari nilai perusahaan mereka bergantung pada kemampuan
perusahaan untuk menciptakan dan mengelola pengetahuan. Penelitian-penelitian
telah menemukan bahwa bagian yang cukup besar dari nilai pasar saham perusahaan
terkait dengan aset tak berwujud, yang mana pengetahuan merupakan salah satu
unsur penting, seiring dengan merek, reputasi, dan proses bisnis yang unik. Proyek-
proyek yang didasarkan pada pengetahuan yang diselenggarakan dengan baik telah
diketahui akan menghasilkan tingkat pengembalian atas investasi yang luar biasa,

4
meskipun dampak dari investasi berdasar pengetahuan tersebut sangat sulit untuk
mengukurnya. (Gu dan Leev:2001).

Menurut IBM, knowledge management (KM) adalah proses identifikasi,

organisasi, penyimpanan, dan penyebaran informasi atau pengetahuan (knowledge)
dalam sebuah organisasi. Knowledge perlu dikelola dengan baik sehingga bisa
diakses oleh semua orang dalam organisasi. Tujuan utama dari knowledge
management adalah untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas dalam
penyimpanan informasi-informasi penting perusahaan. Dengan pengelolaan informasi
penting tersebut, perusahaan bisa mendukung para karyawannya untuk meningkatkan
kualitas dan jadi lebih maksimal dalam bekerja.

1.2 Rumusan Masalah

1) Bagaimana landskap manajemen pengetahuan?
2) Bagaimana sistem manajemen pengetahuan keseluruhan perusahaan?
3) Apakah penting bagi perusahaan menerapkan Knowledge Management?

1.3 Tujuan Penulisan

1) Untuk mengetahui landskap manajemen pengetahuan.
2) Untuk mengetahui sistem manajemen pengetahuan keseluruhan perusahaan.
3) Untuk mengetahui penting bagi perusahaan menerapkan Knowledge
Management.

5
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Lanskap Manajemen Pengetahuan

Sistem manajemen pengetahuan dan kolaborasi merupakan bidang investasi
korporat dan pemerintah yang paling cepat berkembang. Manajemen pengetahuan
telah menjadi suatu tema yang penting pada banyak perusahaan bisnis bear
sebagaimana para manajer menyadari bahwa banyak dari nilai perusahaan mereka
bergantung pada kemampuan perusahaan untuk menciptakan dan mengelola
pengetahuan.

a. Dimensi Pengetahuan yang Penting

Data adalah arus peristiwa atau transaksi yang ditangkap oleh sistem organisasi
yang, dengan sendirinya, dan berguna untuk bertransaksi. Untuk mengubah data
menjadi informasi yang berguna, perusahaan harus mengeluarkan sumber daya
untuk mengatur data ke dalam kategori pemahaman, seperti laporan penjualan
total bulanan, harian, regional, atau penyimpanan. Untuk mengubah informasi
menjadi pengetahuan, perusahaan harus mengeluarkan sumber daya tambahan
untuk menemukan pola, aturan, dan konteks dimana ilmu itu bekerja. Akhirnya,
kebijaksanaan dianggap sebagai pengalaman kolektif dan individual untuk
menerapkan pengetahuan terhadap pemecahan masalah. Kebijaksanaan
melibatkan di mana, kapan, dan bagaimana menerapkan pengetahuan. Data
sebagai aliran kejadian atau transaksi yang dicatat oleh sistem suatu organisasi,
dan bermanfaat hanya dalam transaksi itu sendiri, dan tidak untuk yang lainnya.
Pengetahuan yang berada dalam pikiran karyawan yang belum didokumentasikan
disebut dengan pengetahuan tersirat (tacit knowledge), sedangkan pengetahuan
yang telah didokumentasikan dinamakan pengetahuan eksplisit (explicit
knowledge).

6
b. Pembelajaran Organisasional dan Manajemen Pengetahuan
Organisasi menciptakan dan mengumpulkan pengetahuan dengan menggunakan
berbagai mekanisme pembelajaran organisasi. Melalui pengumpulan data,
pengukuran aktivitas terencana yang cermat, trial and error (percobaan), dan
umpan balik dari pelanggan dan lingkungan pada umumnya, pengalaman
mendapatkan organisasi. Organisasi yang belajar menyesuaikan perilaku mereka
untuk mencerminkan pembelajaran itu dengan menciptakan proses bisnis baru
dan dengan mengubah pola pengambilan keputusan manajemen. Proses
perubahan ini disebut pembelajaran organisasi. Organisasi yang belajar untuk
menyesuaikan perilaku mereka mencerminkan pembelajaran tersebut dengan
menciptakan proses bisnis yang baru dan dengan mengubah pola dalam
pengambilan keputusan manajemen. Proses perubahan ini disebut dengan
pembelajaran organisasional (organizational learning).

c. Rantai Nilai Manajemen Pengetahuan

Manajemen pengetahuan (knowledge management) mengacu pada serangkaian
proses bisnis yang dikembangkan dalam suatu organisasi untuk menciptakan,
menyimpan, memindahkan, dan menerapkan pengetahuan. Manajemen
pengetahuan akan meningkatkan kemampuan dari organisasi untuk belajar dari
lingkungannya dan untuk memadukan pengetahuan ke dalam proses bisnisnya.
Manajemen pengetahuan mengacu pada serangkaian proses bisnis yang
dikembangkan dalam sebuah organisasi untuk menciptakan, menyimpan,
mentransfer, dan menerapkan pengetahuan. Manajemen pengetahuan
meningkatkan kemampuan organisasi untuk belajar dari lingkungannya dan untuk
menggabungkan pengetahuan ke dalam proses bisnisnya.

d. Penguasaan Pengetahuan
Organisasi dapat memperoleh pengetahuan dengan berbagai cara, bergantung
pada tipe dari pengetahuan yang mereka cari. Sistem manajemen pengetahuan
yang pertama berupaya untuk membangun gudang dokumen perusahaan, laporan,

7
 presentasi, dan praktik pelaksanaan yang terbaik Organisasi memperoleh
pengetahuan dengan berbagai cara, tergantung dari jenis pengetahuan yang
mereka cari. Sistem manajemen pengetahuan pertama berusaha membangun
gudang dokumen, laporan, presentasi, dan praktik terbaik perusahaan.

e. Penyimpanan Pengetahuan
Penyimpanan pengetahuan pada umumnya melibatkan penciptaan suatu database.
Sistem manajemen dokumen yang dibuat dalam bentuk digital, indeks, dan
memberikan label pada dokumen yang disesuaikan dengan kerangka kerja yang
jelas merupakan database yang bear yang mahir dalam menyimpan kumpulan
dokumen. Penyimpanan pengetahuan umumnya melibatkan pembuatan database.
Sistem pengelolaan dokumen yang mendigitalkan, mengindeks, dan memberi tag
dokumen sesuai kerangka koheren adalah database besar yang mahir menyimpan
koleksi dokumen. Sistem pakar juga membantu perusahaan mempertahankan
pengetahuan yang diperoleh dengan memasukkan pengetahuan tersebut ke dalam
proses dan budaya organisasi. Manajemen harus mendukung pengembangan
sistem penyimpanan pengetahuan yang direncanakan, mendorong pengembangan
skema keseluruhan perusahaan untuk mengindeks dokumen, dan menghargai
karyawan karena meluangkan waktu untuk memperbarui dan menyimpan
dokumen dengan benar

f. Penyebarluasan Pengetahuan
Teknologi portal, surel, pesan instan, wiki, alat bantu sosial bisnis, dan mesin
pencari telah ditambahkan pada pengaturan yang ada dari alat bantu kolaborasi
untuk berbagi kalender, data dokumen, dan grafik.

2.2 Sistem Manajemen Pengetahuan Keseluruhan Perusahaan

Manajemen pengetahuan (knowledge management) ialah suatu rangkaian
kegiatan yang digunakan oleh organisasi atau perusahaan untuk mengidentifikasi,
menciptakan, menjelaskan, dan mendistribusikan pengetahuan untuk digunakan

8
kembali, diketahui, dan dipelajari di dalam organisasi. Kegiatan ini biasanya
terkaitdengan objektif organisasi dan ditujukan untuk mencapai suatu hasil tertentu
seperti pengetahuan bersama, peningkatan kinerja, keunggulan kompetitif, atau
tingkatinovasi yang lebih tinggi.

1) Sistem Manajemen Konten Perusahaan (Enterprise Content

Management Systems)
Bisnis saat ini perlu mengatur dan mengelola aset pengetahuan
terstruktur dan semistructured. Pengetahuann terstruktur adalah pengetahuan
eksplisit yang adadalam dokumen formal, dan juga peraturan formal yang
diturunkan organisasidengan mengamati para ahli dan perilaku pengambilan
keputusan mereka. Sistemmanajemen konten perusahaan membantu
organisasi mengelola kedua jenisinformasi. Mereka memiliki kemampuan
untuk menangkap, penyimpanan,pengambilan, distribusi, dan pelestarian
pengetahuan untuk membantu perusahaanmemperbaiki proses bisnis dan
keputusan mereka. Masalah utama dalam mengelolapengetahuan adalah
penciptaan skema klasifikasi yang tepat, atau taksonomi, untuk

2) Sistem Manajemen Konten Perusahaan (Enterprise Content Management

Systems)
Bisnis saat ini perlu mengatur dan mengelola aset pengetahuan
terstruktur dan semistructured. Pengetahuan mengaturi nformasi ke dalam
kategori yang bermakna sehingga mudah diakses. Perusahaan dalam penerbitan,
periklanan, penyiaran, dan hiburan memiliki kebutuhan khusus untuk
menyimpan dan mengelola data digital tidak terstruktur seperti foto, gambar
grafis, video, dan konten audio. Sistem manajemen aset digital membantu
perusahaan mengklasifikasikan, menyimpan, dan mendistribusikan benda digital
ini.

9
3) Sistem Jaringan Pengetahuan
Sistem jaringan pengetahuan, juga dikenal sebagai lokasi keahlian dan
sistem manajemen, mengatasi masalah yang timbul saat pengetahuan yang tepat
tidak dalam bentuk dokumen digital melainkan berada dalam memori individu
ahli diperusahaan. Sistem jaringan pengetahuan menyediakan direktori pakar
korporat online di domain pengetahuan yang terdefinisi dengan baik dan
menggunakan teknologi komunikasi untuk mempermudah karyawan menemukan
pakar yang tepat di perusahaan.

4) Sistem Pengelolaan Kolaborasi dan Sistem Manajemen Pembelajaran

Sistem pengelolaan konten perusahaan utama mencakup teknologi portal
dan kolaborasi yang hebat. Portal pengetahuan perusahaan dapat menyediakan
akses ke sumber informasi eksternal, seperti umpan berita dan penelitian, serta
sumber pengetahuan internal bersama dengan kemampuan untuk e-mail,
obrolan/pesan instan, kelompok diskusi, dan konferensi video. Bookmark sosial
mempermudah pencarian dan berbagi informasi dengan mengizinkan pengguna
menyimpan bookmark mereka ke halaman Web di situs Web publik dan
menandai bookmark ini dengan kata kunci. Tag ini bisa digunakan untuk
mengatur dan mencari dokumen. Daftar tag dapat dibagi dengan orang lain
untuk membantu mereka menemukan informasi yang menarik. Taksonomi
buatan pengguna yang dibuat untuk bookmark bersama disebut folksonomies.
Delicious dan Digg adalah dua situs bookmark sosial yang populer. Sistem
manajemen pembelajaran (LMS) menyediakan alat untuk manajemen,
pengiriman, pelacakan, dan penilaian berbagai jenis pembelajaran dan pelatihan
karyawan.

Para manajer dan perusahaan harus menghadapi berbagai bentuk pengetahuan. Dalam
sistem manajemen penegetahuan perusahaan terdapat tiga kategori utama yang
digunakn dalam mengelola berbagai pengetahuan tersebut. Kadangkala manajer
memerlukan informasi berbentuk dokumen yang tidak benar-benar terstruktur, seperti

10
e-mail, voice mail, rekaman percakapan di chat room, video, gambar digital, brosur
atau buletin. Sistem jaringan pengetahuan memiliki fungsi sebagai penghubung
antara pasokan dan permintaan pengetahuan. Sistem jaringan pengetahuan
memberikan direktori online mengenai para pakar bidang-bidang tertentu di
perusahaan menggunakan teknologi komunikasi untuk memudahkan karyawan dalam
mencari pakar yang tepat. Sistem pengetahuan terstruktur melakukan fungsi
implementasi penandaan dokumen, antarmuka dengan basis data perusahaan di mana
dokumen disimpan, dan membuat portal perusahaan yang dapat digunakan oleh
karyawan yang memerlukan pengetahuan perusahaan. Informasi yang semiterstruktur
adalah seluruh informasi digital dalam suatu perusahaan yang tidak terdapat dalam
dokumen atau laporan formal.

2.3 Pentingnya Knowledge Management Bagi Perusahaan

Pengetahuan adalah aset yang sangat berharga bagi perusahaan. Semakin banyak
pengetahuan yang dimiliki oleh stakeholder dari sebuah perusahaan, akan membuat
perusahaan itu menjadi semakin maju. Tetapi, perusahaan yang memiliki banyak
pengetahuan berkualitas belum tentu mampu menghasilkan barang atau jasa yang
sama kualitasnya. Untuk itu, penting bagi suatu perusahaan untuk memiliki
Knowledge Management System (KMS) guna mendapatkan manfaat sebesar-
besarnya dari pengetahuan. KMS atau sistem pengelolaan pengetahuan dapat
membantu perusahaan untuk melakukan sharing pengetahuan seputar proses bisnis,
masalah-masalah yang terjadi pada setiap unit kerja, hingga berbagi pengalaman
tentang hal-hal di luar pekerjaan yang bermanfaat bagi pengembangan pengetahuan
dari karyawan perusahaan.

Secara sederhana knowledge management dapat diartikan sebagai proses

menciptakan, mengumpulkan, membagikan, menggunakan, dan mengelola suatu
pengetahuan dan informasi dari sebuah perusahaan. Tujuannya, agar pengetahuan itu
dapat digunakan dalam pengambilan keputusan yang baik untuk mendukung strategi
bisnis. Dalam perusahaan terdapat dua jenis pengetahuan yaitu tacit dan explicit.

11
Pengetahuan tacit (know-how) adalah pengetahuan yang masih berupa pemikiran di
kepala manusia. Pengetahuan ini agak sulit untuk dikomunikasikan, dipahami dan
diterjemahkan ke dalam bentuk lain yang lebih terstruktur karena bersumberkan pada
pengalaman atau intuisi pribadi serta bergantung pada konteks. Contoh dari tacit
knowledge adalah pengetahuan yang diperoleh karyawan dari hasil sharing karyawan
lain pada saat rapat atau pelatihan. Sedangkan, pengetahuan explicit (know-what)
adalah pengetahuan yang sudah direpresentasikan dalam media tertentu. Pengetahuan
ini mudah untuk dikomunikasikan, dipahami, dan diterjemahkan ke dalam bentuk lain
yang lebih terstruktur, sehingga dapat dikelola oleh KMS. Contoh pengetahuan secara
explicit adalah modul di perusahaan untuk karyawan baru yang berisi deskripsi
pekerjaan atau dokumentasi alur proses bisnis perusahaan.

Di perusahaan, knowledge management ini berfungsi untuk: pertama,

Intermediation, yaitu peran perantara transfer pengetahuan antara penyedia dan
pencari pengetahuan. Peran tersebut untuk mencocokkan (to match) kebutuhan
pencari pengetahuan dengan sumber pengetahuan secara optimal. Dengan demikian,
intermediation menjamin transfer pengetahuan berjalan lebih efisien. Kedua,
Externalization, yaitu transfer pengetahuan dari pikiran pemiliknya ke tempat
penyimpanan (repository) eksternal, dengan cara seefisien mungkin. Jadi, berfungsi
untuk sharing pengetahuan. Fungsi ketiga, Internalization, yaitu pengambilan
(extraction) pengetahuan dari tempat penyimpanan eksternal, dan penyaringan
pengetahuan tersebut untuk disediakan bagi pencari yang relevan. Pengetahuan harus
disajikan bagi pengguna dalam bentuk yang lebih cocok dengan pemahamannya.
Jadi, fungsi ini mencakup interpretasi format ulang penyajian pengetahuan. Keempat,
Cognition, yaitu fungsi suatu sistem untuk membuat keputusan yang didasarkan atas
ketersediaan pengetahuan. Cognition merupakan penerapan pengetahuan yang telah
berubah melalui tiga fungsi terdahulu. Dan, kelima, Measurement, yaitu kegiatan
knowledge management untuk mengukur, memetakan dan mengkuantifikasi
pengetahuan korporat dan performance dari solusi knowledge management. Fungsi
ini mendukung empat fungsi lainnya, untuk mengelola pengetahuan itu sendiri.

12
 Knowledge management ini memiliki tiga komponen utama yang saling terikat
satu sama lain, yaitu people, process, dan technology. Ketiga komponen dapat
menghasilkan suatu pembelajaran bagi perusahaan. People adalah orang yang
memiliki knowledge, mengelola sistem dan proses, dan berkomitmen terhadap proses
strategik knowledge untuk keseluruhan organisasi. Budaya sharing mendorong
penyebaran knowledge dapat dibangun melalui hubungan knowledge efektif,
networks, CoPs dan strategi komunitas sosial lainnya. Process adalah pengaturan dan
penyelarasan dari strategi, prinsip, proses, praktek untuk memastikan bahwa
knowledge management berjalan dengan baik ketika diimplementasikan. Sedangkan
Technology adalah peran atau media pendukung yang penting dalam knowledge
management, dimana dibutuhkan individu yang memiliki kompeten ketika
menggunakannya.

Implementasi KMS memerlukan berbagai tools cukup beragam yang ikut terlibat
dalam sepanjang siklus knowledge management teknologi yang digunakan untuk
memasilitasi teruntama komunikasi, kolaborasi, dan konten manajemen untuk
knowledge capture, sharing, dissemination, dan application. Dalam hal ini teknologi
berperan sebagai support dan enabler bagi organisasi, karena people merupakan
komponen knowledge management yang paling berperan penting. Implementasi
manajemen pengetahuan akan memberikan pengaruh positif terhadap proses bisnis
perusahaan baik secara langsung maupun tidak langsung.
Penerapan sistem manajemen pengetahuan memiliki beberapa manfaat bagi
perusahaan. Pertama, Penghematan waktu dan biaya. Dengan adanya sumber
pengetahuan yang terstruktur dengan baik, maka perusahaan akan mudah untuk
menggunakan pengetahuan tersebut untuk konteks yang lainnya, sehingga perusahaan
akan dapat menghemat waktu dan biaya. Kedua, Peningkatan aset pengetahuan.
Sumber pengetahuan akan memberikan kemudahan kepada setiap karyawan untuk
memanfaatkannya, sehingga proses pemanfaatan pengetahuan di lingkungan
perusahaan akan meningkat, yang akhirnya proses kreatifitas dan inovasi akan

13
terdorong lebih luas dan setiap karyawan dapat meningkatkan kompetensinya. Ketiga,
Kemampuan beradaptasi. Perusahaan akan dapat dengan mudah beradaptasi dengan
perubahan lingkungan bisnis yang terjadi. Keempat, Peningkatan produktifitas.
Pengetahuan yang sudah ada dapat digunakan ulang untuk proses atau produk yang
akan dikembangkan, sehingga produktivitas dari perusahaan akan meningkat. Kelima,
Permudaha transfer pengetahuan bagi karyawan baru. KMS juga dapat
mempermudah karyawan baru untuk mempelajari tentang perusahaan karena berisi
informasi dari seluruh divisi yang ada pada perusahaan tersebut. Termasuk
pengetahuan lain yang berhubungan tidak langsung dengan perusahaan, namun
mendukung pengembangan perusahaan. Misalnya berbagi pengetahuan tentang
teknologi terbaru yang sudah ada di luar negeri, namun belum masuk ke Indonesia.
Hal ini dapat menjadi inspirasi perusahaan dalam mengembangkan produk dan jasa,
maupun menggunakan teknologi terbaru tersebut sehingga menjadi perusahaan
pertama yang membawa teknologi tersebut ke Indonesia.

14
 BAB III
PENUTUPAN

3.1 Kesimpulan
Dari pembahasan di atas dapat disimpulkan bahwa . Manajemen pengetahuan
(knowledge management) ialah suatu rangkaian kegiatan yang digunakan oleh
organisasi atau perusahaan untuk mengidentifikasi, menciptakan, menjelaskan, dan
mendistribusikan pengetahuan untuk digunakan kembali, diketahui, dan dipelajari di
dalam organisasi. Manajemen pengetahuan telah menjadi suatu tema yang penting
pada banyak perusahaan bisnis bear sebagaimana para manajer menyadari bahwa
banyak dari nilai perusahaan mereka bergantung pada kemampuan perusahaan untuk
menciptakan dan mengelola pengetahuan. Pengetahuan yang berada dalam pikiran
karyawan yang belum didokumentasikan disebut dengan pengetahuan tersirat (tacit
knowledge), sedangkan pengetahuan yang telah didokumentasikan dinamakan
pengetahuan eksplisit (explicit knowledge). KMS atau sistem pengelolaan
pengetahuan dapat membantu perusahaan untuk melakukan sharing pengetahuan
seputar proses bisnis, masalah-masalah yang terjadi pada setiap unit kerja, hingga
berbagi pengalaman tentang hal-hal di luar pekerjaan yang bermanfaat bagi
pengembangan pengetahuan dari karyawan perusahaan. Implementasi KMS
memerlukan berbagai tools cukup beragam yang ikut terlibat dalam sepanjang siklus
knowledge management teknologi yang digunakan untuk memasilitasi teruntama
komunikasi, kolaborasi, dan konten manajemen untuk knowledge capture, sharing,
dissemination, dan application.

15
 DAFTAR PUSTAKA

Putra, Y. M. (2019). Sistem Manajemen Pengetahuan. Modul Kuliah Sistem

Informasi Manajemen. FEB-Universitas Mercu Buana: Jakarta
Management Information Systems, MANAGING THE DIGITAL FIRM, TWELFTH
EDITION, karya Kenneth C. Laudon dan Jane P. Laudon
Laudon, Kenneth.C dan Jane P.Laudon.2014.Management Information
System:Managing the digital firm (Thieteenth Edition)
Laudon, Kenneth C; Jane P. Laudon.2005. Sistem Informasi Manajemen
Herianti, Wenny. 2016. Mengelola Pengetahuan [Online]. Tersedia di
http://wennyherianti-lao.blogspot.com/2016/12/mengelola-pengetahuan.html
(diakses pada 12 Mei 2022)

16