APA PERAN SISTEM MANAJEMEN PENGETAHUAN DALAM BISNIS?

Manajemen pengetahuan dan sistem kolaborasi adalah yang tercepat

area tumbuh investasi perangkat lunak perusahaan dan pemerintah. Itu

dekade terakhir telah menunjukkan pertumbuhan eksplosif dalam penelitian tentang pengetahuan

dan manajemen pengetahuan di bidang ekonomi, manajemen, dan

bidang sistem informasi.

Manajemen dan kolaborasi pengetahuan sangat erat kaitannya. Pengetahuan

yang tidak dapat dikomunikasikan dan dibagikan kepada orang lain hampir tidak berguna.

Pengetahuan menjadi berguna dan dapat ditindaklanjuti ketika dibagikan ke seluruh perusahaan.

Kami telah menjelaskan alat utama untuk kolaborasi dan bisnis sosial

di Bab 2. Dalam bab ini, kita akan fokus pada manajemen pengetahuan

sistem, dan sadar bahwa berkomunikasi dan berbagi pengetahuan adalah

menjadi semakin penting.

Kita hidup dalam ekonomi informasi di mana sumber utama kekayaan dan

kemakmuran adalah produksi dan distribusi informasi dan pengetahuan. Sebuah

Diperkirakan 37 persen tenaga kerja AS terdiri dari pengetahuan dan informasi

pekerja, segmen tunggal terbesar dari angkatan kerja. Sekitar 45 persen

dari produk domestik bruto (PDB) dari Amerika Serikat dihasilkan oleh

sektor pengetahuan dan informasi (Departemen Perdagangan AS, 2012).

Manajemen pengetahuan telah menjadi tema penting di banyak bisnis besar

perusahaan sebagai manajer menyadari bahwa banyak dari nilai perusahaan mereka bergantung
pada

kemampuan perusahaan untuk membuat dan mengelola pengetahuan. Studi telah menemukan
bahwa substansial

bagian dari nilai pasar saham perusahaan terkait dengan aset tidak berwujud, di antaranya

pengetahuan adalah salah satu komponen penting, bersama dengan merek, reputasi, dan

proses bisnis yang unik. Proyek-proyek berbasis pengetahuan yang dijalankan dengan baik telah

diketahui menghasilkan pengembalian luar biasa atas investasi, meskipun dampaknya

investasi berbasis pengetahuan sulit diukur (Gu dan Lev, 2001).

DIMENSI PENTING PENGETAHUAN

Ada perbedaan penting antara data, informasi, pengetahuan, dan

kebijaksanaan. Bab 1 mendefinisikan data sebagai aliran peristiwa atau transaksi yang ditangkap
oleh

sistem organisasi yang, dengan sendirinya, berguna untuk bertransaksi tetapi hanya sedikit.

Untuk mengubah data menjadi informasi yang berguna, perusahaan harus mengeluarkan sumber
daya untuk mengatur

data ke dalam kategori pemahaman, seperti bulanan, harian, regional, atau

laporan berbasis toko dari total penjualan. Untuk mengubah informasi menjadi pengetahuan, a

perusahaan harus mengeluarkan sumber daya tambahan untuk menemukan pola, aturan, dan
konteks

dimana pengetahuan bekerja. Akhirnya, kebijaksanaan dianggap sebagai kolektif

dan pengalaman individu menerapkan pengetahuan untuk solusi masalah.

Kebijaksanaan melibatkan di mana, kapan, dan bagaimana menerapkan pengetahuan.

Pengetahuan adalah atribut individual dan atribut kolektif dari

perusahaan. Pengetahuan adalah peristiwa kognitif, bahkan fisiologis, yang terjadi

di dalam kepala orang. Ini juga disimpan di perpustakaan dan catatan, dibagikan

kuliah, dan disimpan oleh perusahaan dalam bentuk proses bisnis dan karyawan

tahu-bagaimana. Pengetahuan berada di benak karyawan yang belum

didokumentasikan disebut pengetahuan tacit, sedangkan pengetahuan yang telah

didokumentasikan disebut pengetahuan eksplisit. Pengetahuan dapat berada dalam e-mail,

pesan suara, grafik, dan dokumen tidak terstruktur serta terstruktur

dokumen. Pengetahuan umumnya diyakini memiliki lokasi, baik di dalam

pikiran manusia atau dalam proses bisnis tertentu. Pengetahuan adalah "lengket" dan

tidak berlaku universal atau mudah dipindahkan. Akhirnya, pengetahuan dianggap

bersifat situasional dan kontekstual. Misalnya, Anda harus tahu kapan harus tampil

prosedur serta cara melakukannya. Tabel 11.1 mengulas dimensi-dimensi ini

pengetahuan.

Kita dapat melihat bahwa pengetahuan adalah jenis aset perusahaan yang berbeda dari, katakanlah,

bangunan dan aset keuangan; pengetahuan itu adalah fenomena yang kompleks; dan

bahwa ada banyak aspek dalam proses mengelola pengetahuan. Kita juga bisa

mengakui bahwa kompetensi inti berbasis-pengetahuan perusahaan — dua atau tiga

hal-hal yang paling baik dilakukan organisasi — adalah aset organisasi utama. Penuh arti

bagaimana melakukan berbagai hal secara efektif dan efisien dengan cara yang dilakukan oleh
organisasi lain

tidak dapat menduplikasi adalah sumber utama keuntungan dan keunggulan kompetitif itu

tidak dapat dibeli dengan mudah oleh pesaing di pasar. Misalnya, memiliki sistem produksi build-to-
order yang unik

suatu bentuk pengetahuan dan mungkin aset unik yang tidak dapat disalin oleh perusahaan lain

dengan mudah. Dengan pengetahuan, perusahaan menjadi lebih efisien dan efektif dalam
penggunaannya

sumber daya yang langka. Tanpa pengetahuan, perusahaan menjadi kurang efisien dan kurang

efektif dalam penggunaan sumber daya mereka dan akhirnya gagal.

Pembelajaran Organisasi dan Manajemen Pengetahuan

Seperti manusia, organisasi menciptakan dan mengumpulkan pengetahuan menggunakan variasi

mekanisme pembelajaran organisasi. Melalui pengumpulan data, hati-hati

pengukuran kegiatan yang direncanakan, trial and error (percobaan), dan

umpan balik dari pelanggan dan lingkungan secara umum, organisasi

mendapatkan pengalaman. Organisasi yang belajar menyesuaikan perilaku mereka untuk

mencerminkan

pembelajaran itu dengan menciptakan proses bisnis baru dan dengan mengubah pola

pengambilan keputusan manajemen. Proses perubahan ini disebut organisasi

belajar. Bisa dibilang, organisasi yang dapat merasakan dan menanggapi mereka

lingkungan dengan cepat akan bertahan lebih lama daripada organisasi yang miskin

mekanisme pembelajaran.
RANTAI NILAI MANAJEMEN PENGETAHUAN

Manajemen pengetahuan mengacu pada serangkaian proses bisnis yang dikembangkan di

sebuah organisasi untuk membuat, menyimpan, mentransfer, dan menerapkan pengetahuan.

Manajemen pengetahuan

meningkatkan kemampuan organisasi untuk belajar dari lingkungannya

dan untuk memasukkan pengetahuan ke dalam proses bisnisnya. Gambar 11.1 mengilustrasikan

lima langkah nilai tambah dalam rantai nilai manajemen pengetahuan. Setiap

tahap dalam rantai nilai menambah nilai pada data mentah dan informasi sebagaimana adanya

diubah menjadi pengetahuan yang bermanfaat.

Pada Gambar 11.1, aktivitas sistem informasi dipisahkan dari yang terkait

manajemen dan kegiatan organisasi, dengan kegiatan sistem informasi

bagian atas grafik dan aktivitas organisasi dan manajemen di bawah ini. Satu

slogan apt dari bidang manajemen pengetahuan adalah, "manajemen pengetahuan yang efektif

adalah 80 persen manajerial dan organisasi, dan teknologi 20 persen. "

Dalam Bab 1, kami mendefinisikan modal organisasi dan manajemen sebagai himpunan

proses bisnis, budaya, dan perilaku yang diperlukan untuk mendapatkan nilai dari investasi

dalam sistem informasi. Dalam hal manajemen pengetahuan, seperti halnya

investasi sistem informasi lainnya, nilai-nilai yang mendukung, struktur, dan

pola perilaku harus dibangun untuk memaksimalkan laba atas investasi dalam pengetahuan

proyek manajemen. Pada Gambar 11.1, manajemen dan organisasi

kegiatan di bagian bawah diagram mewakili investasi dalam organisasi

modal yang diperlukan untuk memperoleh pengembalian substansial pada teknologi informasi

Investasi (TI) dan sistem ditampilkan di bagian atas diagram.

Akuisisi Pengetahuan

Organisasi memperoleh pengetahuan dalam beberapa cara, tergantung pada jenisnya

pengetahuan yang mereka cari. Sistem manajemen pengetahuan pertama dicari

untuk membangun repositori dokumen, laporan, presentasi, dan terbaik perusahaan

praktik. Upaya-upaya ini telah diperluas untuk memasukkan dokumen yang tidak terstruktur

(seperti e-mail). Dalam kasus lain, organisasi memperoleh pengetahuan dengan mengembangkan

jaringan pakar online sehingga karyawan dapat "menemukan ahli" di perusahaan

yang memiliki pengetahuan pribadi.

Dalam kasus lain, perusahaan harus menciptakan pengetahuan baru dengan menemukan pola

dalam data perusahaan atau dengan menggunakan workstation pengetahuan di mana para insinyur
dapat

temukan pengetahuan baru. Berbagai upaya ini dijelaskan di seluruh bab ini. Sistem pengetahuan
yang koheren dan terorganisir juga membutuhkan sistematis

data dari sistem pemrosesan transaksi perusahaan yang melacak penjualan, pembayaran,

inventaris, pelanggan, dan data penting lainnya, serta data dari sumber eksternal

seperti umpan berita, laporan industri, pendapat hukum, penelitian ilmiah, dan

statistik pemerintah.

Penyimpanan Pengetahuan

Setelah mereka ditemukan, dokumen, pola, dan aturan ahli harus disimpan

sehingga mereka dapat diambil dan digunakan oleh karyawan. Penyimpanan pengetahuan
umumnya

melibatkan pembuatan database. Sistem manajemen dokumen yang mendigitalkan,

indeks, dan tag dokumen sesuai dengan kerangka kerja yang koheren besar

database yang mahir menyimpan koleksi dokumen. Sistem pakar juga membantu

perusahaan melestarikan pengetahuan yang diperoleh dengan memasukkan itu

pengetahuan tentang proses dan budaya organisasi. Masing-masing dibahas

nanti di bab ini dan di bab berikutnya.

Manajemen harus mendukung pengembangan penyimpanan pengetahuan terencana

sistem, mendorong pengembangan skema perusahaan untuk pengindeksan

dokumen, dan memberi penghargaan kepada karyawan karena meluangkan waktu untuk
memperbarui dan menyimpan
dokumen dengan benar. Misalnya, itu akan memberi imbalan kepada tenaga penjualan untuk
mengirimkan

nama-nama prospek ke database perusahaan bersama tentang prospek di mana semua

staf penjualan dapat mengidentifikasi setiap prospek dan meninjau pengetahuan yang disimpan.

Diseminasi Pengetahuan

Portal, e-mail, pesan instan, wiki, alat bisnis sosial, dan pencarian

teknologi mesin telah ditambahkan ke array alat kolaborasi yang ada

berbagi kalender, dokumen, data, dan grafik (lihat Bab 2). Kontemporer

teknologi tampaknya telah menciptakan banjir informasi dan pengetahuan. Bagaimana

dapat menemukan manajer dan karyawan, di lautan informasi dan pengetahuan,

apa yang benar-benar penting untuk keputusan dan pekerjaan mereka? Di sini, pelatihan

program, jaringan informal, dan pengalaman manajemen bersama dikomunikasikan

melalui dukungan budaya yang membantu para manajer memfokuskan perhatian mereka pada

pengetahuan dan informasi penting.

Aplikasi Pengetahuan

Terlepas dari jenis sistem manajemen pengetahuan apa yang terlibat,

pengetahuan yang tidak dibagi dan diterapkan pada masalah praktis yang dihadapi perusahaan

dan manajer tidak menambah nilai bisnis. Untuk memberikan laba atas investasi,

pengetahuan organisasi harus menjadi bagian sistematis dari manajemen

pengambilan keputusan dan menjadi terletak dalam sistem untuk mendukung keputusan (dijelaskan

di Bab 12). Pada akhirnya, pengetahuan baru harus dibangun ke dalam bisnis perusahaan

proses dan sistem aplikasi utama, termasuk aplikasi perusahaan untuk

mengelola internal kunci proses bisnis dan hubungan dengan pelanggan dan pemasok. Manajemen
mendukung proses ini dengan menciptakan — berdasarkan pengetahuan baru — praktik bisnis baru,
produk dan layanan baru, dan newmarket untuk perusahaan.

Membangun Modal Organisasi dan Manajemen:

Kolaborasi, Komunitas Praktik, dan Kantor

Lingkungan

Selain kegiatan yang baru saja kami jelaskan, manajer dapat membantu

mengembangkan peran dan tanggung jawab organisasional baru untuk akuisisi

pengetahuan, termasuk penciptaan chief chief executive officer

posisi, posisi staf khusus (manajer pengetahuan), dan komunitas

latihan. Komunitas praktik (COP) adalah jejaring sosial informal

profesional dan karyawan di dalam dan di luar perusahaan yang memiliki kesamaan

kegiatan dan minat terkait pekerjaan. Kegiatan komunitas ini termasuk

pendidikan dan pendidikan kelompok diri, konferensi, buletin online, dan hari untuk-

berbagi pengalaman dan teknik sehari-hari untuk memecahkan masalah pekerjaan tertentu.

Banyak organisasi, seperti IBM, Administrasi Jalan Federal AS,

dan Bank Dunia telah mendorong pengembangan ribuan online

komunitas praktik. Komunitas praktik ini sangat bergantung pada

lingkungan perangkat lunak yang memungkinkan kolaborasi dan komunikasi.

COP dapat mempermudah orang untuk menggunakan kembali pengetahuan dengan mengarahkan
komunitas

anggota untuk dokumen yang berguna, membuat repositori dokumen, dan penyaringan

informasi untuk pendatang baru. Anggota COP bertindak sebagai fasilitator, mendorong

kontribusi dan diskusi. COPs juga dapat mengurangi kurva pembelajaran untuk yang baru

karyawan dengan menyediakan kontak dengan para ahli subyek dan akses ke

metode dan alat yang dibangun masyarakat. Akhirnya, COP dapat bertindak sebagai pemijahan

tanah untuk ide-ide baru, teknik, dan perilaku pengambilan keputusan.

JENIS SISTEM MANAJEMEN PENGETAHUAN

Pada dasarnya ada tiga jenis utama sistem manajemen pengetahuan:

sistem manajemen pengetahuan perusahaan-lebar, sistem kerja pengetahuan,

dan teknik cerdas. Gambar 11.2 menunjukkan manajemen pengetahuan

aplikasi sistem untuk masing-masing kategori utama ini.

Sistem manajemen pengetahuan perusahaan adalah tujuan umum

upaya menyeluruh untuk mengumpulkan, menyimpan, mendistribusikan, dan menerapkan konten

digital dan

pengetahuan. Sistem ini termasuk kemampuan untuk mencari informasi,

menyimpan data terstruktur dan tidak terstruktur, dan menemukan keahlian karyawan

di dalam perusahaan. Mereka juga termasuk teknologi pendukung seperti portal,

mesin pencari, kolaborasi dan perangkat bisnis sosial, dan manajemen pembelajaran

sistem. Pengembangan workstation dan perangkat lunak jaringan yang kuat untuk

membantu insinyur dan ilmuwan dalam penemuan pengetahuan baru telah memimpin

untuk penciptaan sistem kerja pengetahuan seperti desain yang dibantu komputer

(CAD), visualisasi, simulasi, dan sistem realitas virtual. Pekerjaan pengetahuan

sistem (KWS) adalah sistem khusus yang dibangun untuk insinyur, ilmuwan, dan lainnya

pekerja pengetahuan dituntut untuk menemukan dan menciptakan pengetahuan baru untuk

perusahaan. Kami membahas aplikasi kerja pengetahuan secara rinci dalam Bagian 11.3.

Manajemen pengetahuan juga mencakup beragam kelompok yang cerdas

teknik, seperti penambangan data, sistem pakar, jaringan syaraf, logika fuzzy,

algoritma genetika, dan agen cerdas. Teknik-teknik ini memiliki tujuan yang berbeda,

dari fokus pada penemuan pengetahuan (penambangan data dan jaringan syaraf),

untuk menyaring pengetahuan dalam bentuk aturan untuk program komputer (sistem pakar

dan logika fuzzy), untuk menemukan solusi optimal untuk masalah (genetik

algoritma). Bagian 11.4 memberikan lebih banyak detail tentang teknik-teknik cerdas ini.