TUGAS MANAJEMEN PENGETAHUAN

LEARNING ORGANIZATION

Disusun oleh:
Luthfiah Nur Saffanah Fatharani 1401174121

PROGRAM STUDI MANAJEMEN BISNIS TELEKOMUNIKASI DAN INFORMATIKA

FAKULTAS EKONOMI BISNIS

UNIVERSITAS TELKOM

BANDUNG

2019
DAFTAR ISI

PENDAHULUAN ....................................................................................................................................... 3
PENGERTIAN KNOWLEDGE MANAGEMENT ........................................................................................... 4
PENTINGNYA MEMPELAJARI KNOWLEDGE MANAGEMENT................................................................... 4
KAJIAN UTAMA KNOWLEDGE MANAGEMENT ....................................................................................... 5
KAITAN KNOWLEDGE MANAGEMENT DENGAN PERUSAHAAN/BISNIS.................................................. 6
KAJIAN KHUSUS KNOWLEDGE MANAGEMENT....................................................................................... 7
ALASAN PENTINGNYA MEMPELAJARI LEARNING ORGANIZATION ......................................................... 9
INSTRUMEN UNTUK MENGUKUR/MENGKAJI LEARNING ORGANIZATION ............................................ 9

2
PENDAHULUAN

Pengetahuan semakin diakui sebagai keharusan strategis baru organisasi. Paradigma

yang paling mapan adalah bahwa pengetahuan adalah kekuatan dari sebuah organisasi atau
perusahaan. Paradigma baru adalah bahwa dalam organisasi atau perusahaan pengetahuan
harus dibagikan agar tumbuh. Telah terbukti bahwa organisasi yang berbagi pengetahuan, hasil
dari manajemen dan stafnya tumbuh lebih kuat dan menjadi lebih kompetitif. Hal ini adalah
inti dari manajemen pengetahuan, yaitu berbagi pengetahuan.

Untuk memahami manajemen pengetahuan, perlu terlebih dahulu memahami konsep

pengetahuan. Yang pertama adalah data. Sekumpulan data bukan informasi. Ini berarti bahwa
jika tidak ada hubungan antara potongan data, maka itu bukan informasi. Hal yang penting
dalam pembuatan data atau kumpulan informasi data adalah konteksnya, yaitu hubungan antara
potongan-potongan data. Ketika informasi diproses lebih lanjut, ia berpotensi untuk menjadi
pengetahuan. Informasi diproses lebih lanjut ketika seseorang menemukan hubungan pola yang
ada antara data dan informasi.
Secara umum, ada dua jenis pengetahuan yaitu Tacit knowledge dan explicit
knowledge. Pengetahuan Tacit adalah pengetahuan yang tersimpan di otak seseorang.
Pengetahuan eksplisit adalah yang terkandung dalam dokumen atau bentuk penyimpanan lain
selain otak manusia. Antara kedua pengetahuan itu dipastikan adanya sebuah interaksi.
Pengetahuan pribadi dapat menjadi pengetahuan organisasi melalui interaksi dinamis antara
tacit knowledge dan explicit knowledge.
Proses penciptaan pengetahuan didasarkan pada gerakan spiral ganda antara tacit knowledge
dan explicit knowledge.

Spiral of Organizational Knowledge Creation

Tabel diatas menunjukkan empat mode konversi pengetahuan, yaitu:

a. Sosialization: konversi dari tacit knowledge individu ke tacit knowledge kelompok
b. Eksternalization: konversi dari tacit knowledge ke explicit knowledge
c. Combination: konversi dari explicit knowledge yang terpisah ke explicit knowledge
sistemik
d. Internalization: konversi dari explicit knowledge untuk tacit knowledge

3
 A. PENGERTIAN KNOWLEDGE MANAGEMENT
Pada dasarnya, Knowledge Management atau Manajemen Pengetahuan pada
perusahaan melibatkan beberapa komponen yaitu karyawan, teknologi, dan proses
organisasional yang saling bertumpang tindih. Persaingan bisnis global menuntut perusahaan
untuk senantiasa mampu bersaing dan melakukan inovasi sehingga memiliki keunggulan dari
perusahaan lain.
Knowledge Management adalah sistem yang diciptakan agar knowledge (pengetahuan +
pengalaman) organisasi dapat selalu terdokumentasi dan dapat diambil dengan cepat.
Tujuannya, agar organisasi tidak selalu mengulangi aktivitas yang sama secara berulang-ulang
yang akan banyak menyita waktu, biaya dan kehilangan kesempatan.
Knowledge Management merupakan suatu aktivitas sistematik yang menawarkan
pengelolaan pengetahuan dalam hal pemerolehan, penggunaan, berbagi, penyimpanan,
pencarian kembali serta pengembangan sehingga menghasilkan gagasan baru yang berdampak
pada suatu inovasi. Setiap perusahaan pasti memiliki pengetahuan sebagai aset atau harta
perusahaan tersebut selain harta yang berbentuk finansial. Aktivitas KM sangat dipengaruhi
oleh KM asset, oleh sebab itu perusahaan harus senantiasa meningkatkan aset pengetahuannya.

B. PENTINGNYA MEMPELAJARI KNOWLEDGE MANAGEMENT

Manajemen pengetahuan merupakan satu tanggapan terhadap tantangan dalam
mencoba mengelola lingkungan kerja yang kompleks dan penuh informasi. Fakta di jaman
sekarang menurut Snowden (2002),manajemen pengetahuan memasuki generasi ketiga yaitu
manajemen pengetahuan yang dikhususkan untuk konteks, narasi, dan manajemen konten.
Dengan memasuki ketiga generasi tersebut manajemen pengetahuan memberikan manfaat bagi
karyawan secara perorangan, komunitas praktik, dan bagi organisasi itu sendiri. Pandangan
tiga tingkat KM ini membantu menekankan mengapa KM penting saat ini.
Beberapa contoh KM membantu dalam memberikan manfaat secara perorangan, komunitas
praktik dan organisasi yaitu:
a. Untuk individu:
- Membantu pekerjaan seseorang dengan menghemat waktu dalam pengambilan
keputusan dan memutuskan permasalahan dengan lebih baik.
- Membantu seseorang dalam mendapatkan informasi terupdate.
- Memberikan tantangan dan peluang untuk berkontribusi.

b. Untuk komunitas praktik:

- Mengembangkan keterampilan profesional.
- Mengembangkan kode etik profesional yang dapat diikuti oleh
anggota.
- Mengembangkan bahasa dalam komunitas yang sama.

c. Untuk Organisasi:
- Memecahkan masalah dengan cepat.
- Membangun memori organisasi.
- Mengembangkan gagasan dan meningkatkan peluang untuk inovasi.
- Memungkinkan organisasi untuk tetap unggul dalam persaingan.

4
C. KAJIAN UTAMA KNOWLEDGE MANAGEMENT
a. Elemen-elemen Knowledge Management
Sistem manajemen pengetahuan yang lengkap harus mengandung empat elemen.
Keempat elemen itu adalah:

1. Penciptaan dan penangkapan pengetahuan

Pengetahuan terus menerus diciptakan dalam kelompok, korporasi atau organisasi apa
pun karena interaksi yang terjadi di antara orang-orang menghasilkan pengetahuan.
Proses menciptakan pengetahuan baru adalah yang paling sulit untuk dikelola. Maka
dari itu, masyarakat berusaha membuat cara untuk memudahkan proses penciptaan &
penangkapan pengetahuan.

Pengetahuan bisa ditangkap dengan berbagai cara. Pengetahuan dari luar organisasi
dapat diperoleh dengan mengakses berbagai sumber seperti publikasi, situs web, email,
dan Internet. Dan juga knowledge explicit dari dalam dan luar organisasi dapat
diperoleh dalam berbagai bentuk seperti laporan tercetak, catatan pertemuan, salinan
memo dan sejenisnya.

2. Sharing dan pengayaan pengetahuan

Elemen ini mungkin adalah elemen yang paling penting di antara keempatnya.
Beberapa cara yang dapat dilakukan untuk meningkatkan sharing konowledge yaitu,
melalui penerapan teknologi, operasi, dan sistem yang tepat yang merangsang
kolaborasi, memfasilitasi proses berbagi, dan menghargai individu-individu yang
memiliki pengetahuan terbanyak serta individu-individu yang benar-benar
memanfaatkan pengetahuan yang telah dibagikan.

3. Penyimpanan dan pengambilan informasi

Dalam rangka menyejahterakan organisasi, organisasi harus memastikan bahwa
pengetahuan yang diperoleh atau dibagikan mudah diakses terutama oleh anggotanya.
Ada empat cara atau tempat untuk menyimpan informasi yang telah diterima atau
dibagikan oleh organisasi.
a. Penyimpanan sistem file (direktori dan folder lokal dan jaringan)
b. database
c. email
d. situs web (intranet dan eksternal)

4. Penyebaran pengetahuan.
Agar penyebaran pengetahuan menjadi efektif, diperlukan transformasi tacit
knowledge atau individual menjadi knowledge explicit yang dapat dibagikan secara
lebih luas. Beberapa bentuk yang sering digunakan untuk penyebaran pengetahuan
yaitu: Publikasi, presentasi, situs web, dan perpustakaan.

b. Tools Knowledge Managament

Semua organisasi pasti tidak lepas dari pengetahuan dalam operasi mereka sehari-hari.
Namun hanya beberapa organisasi yang melakukan operasi atau penerapan knowledge
management tersebut. Mayoritas organisasi sangatlah bergantung kepada proses adhoc.
dan tentunya ada sebuah konsekuensi dalam melakukan proses adhoc tersebut.
Biasanya ketika orang meninggalkan organisasi, mereka membawa pengetahuan

5
 mereka sehingga mengakibatkan hilangnya aset dan sumber daya organisasi yang
berharga.

Ada berbagai macam tools knowledge managament yang tersedia di pasaran atau sudah
tersebar luas, tools tersebut memiliki banyak fitur berbeda yang cocok untuk sejumlah
aplikasi berbeda. Beberapa tools tersebut diantaranya:

1. Document Management System

Document Management System memiliki 2 fungsi utama yaitu
menyediakan konten dan memfasilitasi pengelolaan dan akses konten tersebut.
Kedua fungsi ini memiliki dampak positif yang signifikan terhadap efisiensi
organisasi.
Kemudian document management system memiliki empat elemen dasar yaitu:
a. mencatat diskusi, email dan dokumen arsip
b. mengatur dokumen elektronik yang berada dalam jaringan organisasi
c. menyediakan mesin pencari (search engine) untuk pengambilan dokumen yang
diinginkan
d. meningkatkan keamanan konten dengan mengalokasikan tingkat akses yang
sesuai untuk setiap dokumen.

2. Enterprise Portal
Portal adalah alat yang penting untuk knowledge management karena
mereka memudahkan sharing knowledge dalam suatu organisasi. Salah satu tujuan
portal yaitu untuk meningkatkan kinerja perusahaan, maka dari itu sangatlah
penting bagi organisasi untuk mengisi portal dengan informasi dengan kualitas
terbaik untuk memastikan keberhasilan penggunaannya dalam sistem manajemen
pengetahuan.

3. Knowledge Map and Skills Management

Dalam organisasi, orang merupakan aset yang paling penting. Oleh sebab
itu, perlu diadakannya atau dilakukannya pengelolaan keterampilan, kemampuan,
minat, dan pengalaman. Dengan memiliki anggota yang memiliki keterampilan dan
juga pengalaman, maka organisasi dapat menghasilkan peta pengetahuan
perusahaan yang memberikan wawasan tentang titik-titik kuat dan lemah
perusahaan, serta dalam tren yang sedang berkembang.

4. Information Database and Lessons Learned

The Lessons Learned knowledge akan memproses sebuah histori atau
ingatan tentang organisasi. Selain itu, Information Database and Lessons Learned
juga akan menangkap dan menyebarkan pengetahuan. Tools ini sangat penting bagi
perusahaan karena mempunyai banyak manfaat terutama bisa membuat organisasi
menghindari kesalahan di masa depan dan juga memberikan penghematan dalam
berbagai aspek yang akan signifikan.

D. KAITAN KNOWLEDGE MANAGEMENT DENGAN PERUSAHAAN/BISNIS

Salah seorang ahli manajemen pengetahuan mempertimbangkan knowledge
management tersebut menjadi tiga perspektif. Dia mengatakan tiga perspektif tersebut
tentunya memiliki wawasan dan tujuan yang berbeda-beda.

6
 Ketiga perspektif tersebut adalah:
a. Perspektif bisnis
Perspektif ini berfokus pada mengapa, di mana, dan sejauh mana organisasi harus
berinvestasi atau mengeksploitasi pengetahuan. Dan strategi, produk dan layanan,
aliansi, akuisisi, atau divestasi juga harus dipertimbangkan dari sudut pandang
organisasi terkait pengetahuan.

b. Perspektif manajemen
Berfokus pada penentuan, pengorganisasian, pengarahan, fasilitasi, dan
pemantauan praktik dan kegiatan terkait pengetahuan yang diperlukan untuk
mencapai strategi dan tujuan bisnis yang diinginkan.

c. Perspektif Hands-on (praktek)

Berfokus pada penerapan keahlian untuk melakukan pekerjaan dan tugas terkait
pengetahuan explicit.

E. KAJIAN KHUSUS KNOWLEDGE MANAGEMENT

Dalam kajian khusus knowledge management ini, saya memimilih untuk
menganalisis kajian learning organization. Untuk materi yang lebih lengkap, akan saya
jelaskan dibawah ini:

a. Pengertian Learning Organization

Terdapat beberapa pendapat tentang learning organization menurut para ahli,
diantaranya:
- Menurut Kezar (2005), learning organizational lebih menekankan pada
ancaman eksternal sebagai alasan pembelajaran perlu dilakukan, sedangkan
pembelajaran organisasional lebih memfokuskan pada permasalahan internal untuk
mencapai kinerja organisasi yang ditargetkan.
- Menurut Yeo (2005), pembelajaran atau learning organizational bergantung
pada proses kognitif kolektif individu-individu dalam sebuah organisasi.
- Menurut Tsang (1997)mengemukakan bahwa learning organizational
adalah bidang studi yang mempelajari proses pembelajaran dari dan dalam suatu
organisasi, dan biasanya ditinjau dari perspektif akademis.

Learning organization sangat berpengaruh terhadap organisasi karena dapat menjadi

pendorong organisasi untuk mempunyai tingkat kinerja yang tinggi dan juga melakukan
pengelolaan pengetahuan baik secara tacit maupun explicit. Selain itu, learning organization
sangat perlu diaplikasikan dalam organisasi agar perusahaan mampu memenangkan persaingan
yang tajam.

Jadi kesimpulan dari beberapa analisis pendapat diatas yaitu, learning organization adalah
sebuah organisasi yang memiliki sebuah sistem, budaya, dan praktik dimana organisasi
tersebut secara aktif mempromosikan sharing knowledge (pembagian pengetahuan) dan
sharing experiences (pembagian pengelaman) untuk mendorong kinerja yang berkualitas dan
perbaikan berkelanjutan.

b. Dimensi/faktor penting dalam learning organization

7
 Peter Senge (1999) mengemukakan bahwa di dalam learning organization yang efektif
diperlukan 5 dimensi yang akan memungkinkan organisasi untuk belajar, berkembang,
dan berinovasi. Berdasarkan analisis dari buku, kelima dimensi tersebut yaitu:
1. Personal Mastery
Personal Mastery atau penguasaan pribadi adalah kemampuan seseorang dalam
memperbaiki wawasan atau tidak menyerah dalam mencari pengetahuan. Dalam
sebuah organisasi pasti memerlukan karyawan yang memiliki kompetensi tinggi,
agar bisa beradaptasi dengan perubahan khususnya dalam bidang teknologi dan
perubahan paradigma bisnis yang lebih cenderung berbasis pengetahuan untuk saat
ini.

2. Mental Model
Mental model adalah suatu proses menilai diri sendiri dengan tujuan untuk
memahami asumsi, keyakinan, dan prasangka yang muncul. Mental model bisa
membuat manusia bekerja lebih cepat, tetapi dengan keadaan organisasi yang
sering berubah, model ini biasanya tidak berjalan dengan lancar. Dan
dalamlearning organization, mental model ini didiskusikan, dicermati, dan direvisi
pada level individual, kelompok, dan organisasi.

3. Shared Vision
Shared vision adalah komitmen untuk menggali visi bersama tentang masa depan
secara murni tanpa paksaan. Organisasi terdiri dari anggota atau karyawan yang
sangat beragam, seperti latar belakang pendidikan, pengalaman, serta budaya yang
berbeda, maka sulit bagi organisasi untuk bekerja apabila para karyawannya ridak
memiliki visi yang sama. Oleh karena itu, Untuk menggerakkan organisasi pada
tujuan yang sama dengan aktivitas yang terfokus pada pencapaian tujuan bersama
diperlukan adanya visi yang dimiliki oleh semua orang dan semua unit yang ada
dalam organisasi.

4. Team Learning
Team learning adalah kemampuan dan motivasi untuk belajar secara adaptif,
generatif, dan berkesinambungan. Kini makin banyak organisasi berbasis tim,
karena rancangan organisasi dibuat dalam lintas fungsi yang biasanya berbasis
team. Pembelajaran dalam organisasi akan semakin cepat kalau orang mau berbagi
wawasan dan belajar bersama-sama. Berbagi wawasan pengetahuan dalam tim
menjadi sangat penting untuk peningkatan kapasitas organisasi dalam menambah
modal intelektualnya.

5. System Thinking
System thinking merupakan dasar untuk melihat pola suat permasalahan secara
holistic dengan mengkaitkan suatu bagian dengan bagian-bagian yang lain. Dengan
mengetahui dan memahami pola tersebut maka suatu persoalan yang ada dapat
dipahami secara tepat dan dapat diselesaikan dengan cepat.

Kelima dimensi diatas harus dilakukan atau diimplementasikan di suatu organisasi dalam
rangka meningkatkan kualitas SDM, dengan meningkatnya kualitas SDM disebuah organisasi
akan mempercepat proses learning organization dan meningkatnya kemampuan para anggota
dalam beradaptasi pada perubahan dan juga mengantisipasi perubahan tersebut di masa depan.

8
 F. ALASAN PENTINGNYA MEMPELAJARI LEARNING ORGANIZATION
Learning organization adalah salah satu pendukung terlaksanakannya knowledge
management. Learning organization juga menjadi kebutuhan dan peran yang sangat
penting untuk mengembangkan dan memperbaiki kinerja dari sebuah organisasi. Hal diatas
didukung juga oleh kemauan anggota dan tanggung jawab organisasi dalam melakukan
lima dimensi atau prinsip learning organization yang sudah dijelaskan diatas. Seorang
anggota organisasi diharuskan untuk menghasilkan cara berfikir yang open minded
sehingga akan mempermudah proses pengambilan keputusan melalui diskusi yang optimal
dan hilangnya mental block yang menghambat organisasi. Maka dengan organisasi
mempelajari learning organization, salah satu masalah diatas bisa teratasi.
Maka dapat disimpulkan mengapa seorang individu atau organisasi harus
mempelajari learning organization diantaranya karena learning organization dapat
mendorong peningatan produktivitas, keefektifan dan efisiensi kerja serta inovasi dari
semua tingkatan baik individu, kelompok maupun organisasi. Learning organization juga
akan menghasilkan keluaran yang cenderung positif dan inovatif jika organisasi tersebut
menjalankan pengelolaan pengetahuannya dengan efekif.

G. INSTRUMEN UNTUK MENGUKUR/MENGKAJI LEARNING ORGANIZATION

Instrumen untuk mengukur/mengkaji learning berbeda di setiap organisasi terutama
di berbagai negara kemudian di dalam sebuah organisasi atau tidak biasanya jika berbicara
tentang sumber daya manusia, maka akan mengacu pada pendidikan seseorang, keterampilan,
dan latar belakang yang diperlukan untuk menjadi produktif dalam suatu organisasi atau profesi.

Teori knowledge sharing dengan materi learning organization sangatlah berkaitan

atau bergantung satu sama lain maka komunitas berbagi pengetahuan adalah produsen utama
modal sosial (social capital), karena mereka memberikan kesempatan bagi individu untuk
mengembangkan jaringan dengan anggota yang memiliki minat profesional yang serupa.
Modal sosial memfasilitasi koordinasi dan kerja sama. Pada saat yang sama, modal sosial
memiliki "kelemahan" yang penting (Portes dan Landholt, 1996): komunitas, kelompok, atau
jaringan yang terisolasi, sempit, atau bekerja saling silang dengan kepentingan kolektif
organisasi.

9
DAFTAR PUSTAKA

Anatan, Lina. 2007. “INNOVATION AS CORE COMPETENCY: THE ROLE OF KNOWLEDGE AND
ORGANIZATIONAL LEARNING IN KNOWLEDGEBASED COMPETITION ERA .” Jurnal
Manajemen.

Budihardjo, Andreas. 2017. Efektif Berinovasi Meraih Sukses. Jakarta: Prasetiya Mulya Publishing.

Dalkir, Kimiz. 2005. Knowledge management In Theory And Practice. Burlington: British library.

Filemon. A Uriarte, Jr. 2008. Introduction to Knowledge Management . Jakarta: ASEAN Foundation.

Junita, Audia. 2017. “Kultur Pembelajaran Organisasional, Kepuasan Konsumen dan Sikap Karyawan:
Analisis Kausalitas.” Jurnal Dinamika Manajemen.

Prasetyo. 2012. “Organisasi Pembelajar (Learning Organization)Dalam Pencapaian Diri Perawat RSI
Jakarta Cempaka Putih.”

Rado Kotorov, Emily Hsu. 2001. “A model for enterprise portal management.” Journal of Knowledge
Management.

Uniati, Monica Ida. 2014. “ LEARNING ORGANIZATION, KOMITMEN PADA ORGANISASI, KEPUASAN
KERJA, EFEKTIVITAS PENERAPAN SISTEM ISO DAN DAMPAKNYA TERHADAP KINERJA
ORGANISASI (STUDI KASUS STAF ADMINISTRASI UK PETRA SURABAYA).” Jurnal Manajemen
Pemasaran.

10