Sejarah Knowledge Management

Knowledge management adalah disiplin ilmu baru yang mulai berkembang di akhir th 1990
an di Jepang. Tulisan Ikujiro Nonaka, Hirotaka takeuchi th 1995 Knowledge Creating
Company yang menjadi study case di Harvard School of Business telah membukakan mata
orang barat mengenai perhatian perusahaan Jepang terhadap intangible asset bernama
pengetahuan. Yang telah menghantarkan perusahaan jepang menjadi world class company.
Pada tahun 1999 majalah Fortune merangking 15 perusahaan urutan teratas hasil market
evaluation atas 500 perusahaan kelas dunia yang paling sukses. Sebagian besar perusahaan
yang sukses adalah yang berhasil mengelola pengetahuan sebagai aset strategis dan
menjadikan pengetahuan sebagai salah satu indikator utama keberhasilan.
Modal utama perusahaan tidak hanya terfokus pada tangible asset (tanah, bangunan, uang)
tetapi mencakup juga aset intangible asset (brand recognition, patent, customer loyalty) yang
merupakan wujud kreatifitas dan inovasi yang bersumber dari manajemen pengetahuan
(KM). Pengetahuan semakin disadari sebagai aset bisnis utama dan KM sebagai kunci
pembeda antara berbagai perusahaan di akhir tahun 1990an.
Sebagai aset yang strategis pengetahuan harus dikelola dan dikembangkan. Dengan
manajemen pengetahuan yang efektif akan tercipta iklim kondusif untuk belajar dan berbagi
pengetahuan, sehingga pengetahuan individu yang beragam menjadi mudah dipadukan
menjadi pengetahuan organisasi atau perusahaan.

Knowledge Management
Nonaka. Ikujiro & Konno. Noboru, 1998),

mengemukakan definisi: Knowledge

Management is the explicit and systematic management of vital knowledge and its associated
processes of creation, organisation, diffusion, use and exploitation. Knowledge management
merupakan manajemen pengetahuan vital secara eksplisit dan sistematis dan proses yang
berasosiasi pada pembentukan, pengorganisasian, difusi, penggunaan dan eksploitasi.
Definisi tersebut bukanlah satu-satunya definisi yang benar secara mutlak karena tidak ada
definisi yang universal mengenai knowledge management. Defini tersebut merupakan
definisi rumusan Skyrme yang paling merepresentasikan pengertian knowledge management
berdasarkan pengalaman dan kepakarannya. Definisi yang lain menyebutkan KM is the
process through which organizations generate value from intellectual and knowledge based

assets, maksudnya, knowledge management adalah proses bagaimana sebuah organisasi

mengambil keuntungan dari aset berbasis intelektual dan pengetahuan.
Definisi mengenai KM (Knowledge Management) tergantung dari cara organisasi
menggunakan dan memanfaatkan pengetahuan. Salah satu definisi KM adalah proses
sistematis untuk menemukan, memilih, mengorganisasikan, menyarikan dan menyajikan
informasi dengan cara tertentu yang dapat meningkatkan penguasaan pengetahuan dalam
suatu bidang kajian yang spesifik. Atau secara umum KM adalah teknik untuk mengelola
pengetahuan dalam organisasi untuk menciptakan nilai dan meningkatkan keunggulan
kompetitif.
Menurut Davenport manajemen pengetahuan adalah proses menterjemahkan pelajaran yang
dipelajari, yang ada dalam diri/pikiran seseorang menjadi informasi yang dapat digunakan
setiap orang. Manajemen pengetahuan adalah suatu disiplin yang memperlakukan modal
intelektual aset yang dikelola (Jerry Honeycutt, 2000). Sebab menurutnya konsep manajemen
pengetahuan (knowledge management) pada dasarnya adalah berkembang dari kenyataan
bahwa dimasa sekarang dan dimasa depan, aset utama sebuah organisasi agar mampu
berkompetisi adalah aset intelektual atau pengetahuan bukan aset kapital.
KM terdiri dari 3 komponen utama yaitu people, place, dan content. KM membutuhkan orang
yang kompeten sebagai sumber pengetahuan, tempat untuk melakukan diskusi, dan isi dari
diskusi itu sendiri. Dari ketiga komponen tersebut peran teknologi informasi adalah mampu
menghilangkan kendala mengenai tempat melakukan diskusi. TI memungkinkan terjadinya
diskusi tanpa kehadiran seseorang secara fisik. Dengan demikian kapitalisasi pengetahuan
dapat terus diadakan walaupun tidak bertatap muka.
Dalam konteks secara umum, pelaksanaan KM menghadapi masalah utama yaitu masalah
perilaku. Pertama, berkaitan dengan ketidakmauan orang untuk berbagi. Kedua berkaitan
dengan ketidakdisiplinan untuk selalu menuliskan apa yang didapatkan. Ini merupakan suatu
kendala karena budaya Indonesia lebih cenderung pada budaya lisan. Orang Indonesia belum
bisa mendisiplinkan diri untuk selalu menuliskan pengetahuan dan pengalaman yang dialami
dalam suatu sistem sebagai suatu aset organisasi.

Jenis Pengetahuan dalam Knowledge Management

Di knowledge management pengetahuan dibagi menjadi 2, yaitu :
1.

Tacit
Adalah pengetahuan yang terdapat dalam diri kita yang belum didokumentasikan.
Dalam hal ini Tacit Knowledge dapat menjadi aset yang berharga bagi perusahaan
karena Tacit Knowledge berisi pengetahuan dari pengalaman sehari-hari, yang jika
dibagikan akan sangat membantu seluruh stakeholder dalam perusahaan untuk
mengatasi masalah atau menambah pengetahuan. Contoh dari Tacit Knowledge
adalah pengetahuan yang diperoleh karyawan dari hasil sharing karyawan lain pada
saat rapat atau pelatihan.
Dengan kata lain, Tacit knowledge adalah pengetahuan yang bersifat subyektif,
cognitive, experimental learning dan kasat mata sulit untuk didokumentasikan dan
ditransfer. Berkaitan erat dengan pemahaman manusia, contoh keterampilan

2.

memasak, beladiri, merias wajah, dan lain-lain.

Explicit
Adalah pengetahuan yang bersifat tersirat atau sudah didokumentasikan, sehingga
memudahkan karyawan untuk mempelajarinya. Contoh pengetahuan secara explicit
adalah modul di perusahaan untuk karyawan baru yang berisi deskripsi pekerjaan
atau dokumentasi alur proses bisnis perusahaan.
Dengan kata lian, Explicit knowledge adalah pengetahuan yang bersifat obyektif,
rasional, dan teknis mudah untuk ditransfer dan didokumentasikan, contoh buku dan
jurnal. Pengetahuan berbicara tentang know-how dan know-why. Seseorang
walaupun dengan pengetahuan yang relevan, pengalaman, dan keahlian yang
tersimpan di kepala (tacit) tetap membutuhkan pengetahuan tertulis (explicit) untuk
menjadi best practice.

Dengan adanya kedua jenis pengetahuan tersebut di atas, maka diperlukan Knowledge
Management untuk mengatur pendokumentasian pengetahuan tersebut, sehingga dapat
menjadi keunggulan kompetitif bagi perusahaan. Hal inilah yang menjadikan Knowledge
Management System (KMS) diperlukan oleh perusahaan. KMS adalah sistem informasi
berbasis pengetahuan yang mendukung penciptaan, pengaturan, dan penyebaran dari
pengetahuan bisnis kepada karyawan dan manajer dari sebuah perusahaan (Marakas, 2010).
Ada 2 cara pandang terhadap pengetahuan yang mewakili barat dan timur. Menurut cara
pandang barat pengetahuan adalah explicit dan quantifiable sedangkan cara pandang timur
pengetahuan adalah tacit dan memerlukan transfer untuk dimengerti orang lain. Ada

pendekatan lebih komprehensif untuk menjelaskan transformasi pengetahuan yaitu dengan

SECI model (Ikujiro Nonaka, Hirotaka takeuchi, 1995). Berdasarkan SECI model ada 4 tipe
interaksi antara dan diluar sebuah organisasi yang didasarkan pada perbedaan yang jelas antar
tacit dan explicit knowledge, yaitu :

Socialization : transfer dari tacit ke tacit knowledge (ex:transfer informasi diantara

orang-orang dengan percakapan)

Externalization : transfer dari tacit ke explicit knowledge (ex: menulis buku)
Combination :transfer dari explicit ke explicit knowledge (ex: merangkum buku)
Internalization : transfer dari explicit ke tacit knowledge (ex: guru mengajar di kelas)

Keempat factor dalam SECI model menggambarkan sebuah proses yang dinamis dimana tacit
dan explicit knowledge berubah.

Komponen Knowledge Management

Untuk dapat menerapkan knowledge management, kita harus mengenal komponenkomponen apa saja yang menyusun knowledge management. Dalam artikelnya yang
berjudul EFQM Excellence Model and Knowledge Management Implications, Dilip Bhatt
seorang konsultan Knowledge Management mengungkapkan tiga komponen knowledge
management yang terdiri dari (Bhatt, 2000) yaitu People, Process, dan Technology.

Seperti yang dikemukakan Bhatt, setiap aspek dari knowledge management pasti berkaitan
dengan tiga komponen tersebut, yaitu people, process, dan tehnology. Berikut adalah contoh
dari tiga pilar diatas.
People : Knowledge berada didalam people dan akan ditransfer ke people juga, jadi people
adalah faktor utama dalam penerapan keberhasilan knowledge management.
Process : Proses membantu untuk mengeksternalisasi (tacit menjadi explicit) yang
berhubungan dengan perubahan proses kerja, organisasi dan lain sebagainya.

Technology : Teknologi disini berperan serta sebaga enabler dalam knowledge management,
dimana teknologi mempunyai fungsi dalam capture, store, update, search dan re-use
knowledge atau yang sering kita kenal sebagai KMS (Knowledge Management System).

SECI Model
Lkujiro Nonaka dan Hirakata Takeuvchi (1995), menganggap bahwa pengetahuan merupakan
suatu hal yang dinamis dan dapat berubah bentuk antara Tacit dan Explicit. Mereka
kemudian mengusulkan suatu model dalam proses penciptaan pengetahuan, yang kemudian
memungkinan organisasi untuk mengelola proses tersebut secara efektif. Mereka mengajukan
empat langkah penciptaan pengetahuan disebut model SECI atau Socialization,
Externalization, Combination, dan Internalization.

Socialization : Transfer knowledge dari satu individu ke individu lainnya dalam

bentuk tacit knowledge. Disebutkan bahwa Socialization muncul dari aktivitas berbagi
dan menciptakan pengetahuan tacit melalui pengalaman langsung.

Externalization : Transformasi knowledge dari bentuk Tacit ke bentuk Explicit.

Dengan externalization, pengetahuan tacit yang ada dalam diri individu dikeluarkan dan
diformulasikan ke dalam media lain yang dapat dengan mudah dipelajari oleh individu
lain.

Combination : Mengorganisasi kumpulan Explicit knowledge ke dalam satu bentuk

media yang lebis sistematis, melalui proses penambahan knowledge baru, kombinasi dan
kategorisasi pengetahuan yang telah terkumpul.

Internalization : Tranformasi knowledge dari bentuk Explicit ke bentuk Tacit.

Contohnya dengan proses belajar yang kemudian diikuti dengan learning by doing
yang lambat laun membentuk pengetahuan baru dalam diri individu.

Penciptaan dan Pengembangan Knowledge

Penciptaan pengetahuan melibatkan lima langkah utama (Nonaka. Ikujiro & Konno. Noboru,
1998 ) mengemukakan bahwa penciptaan pengetahuan organisasional terdiri dari lima
langkah utama yaitu:
a.
b.
c.
d.
e.

berbagi pengetahuan terbatinkan,

menciptakan konsep,
membenarkan konsep,
membangun prototype, dan
melakukan penyebaran pengetahuan di berbagai fungsi dan tingkat di organisasi.

Skyrme membedakan siklus inovasi dan siklus knowledge management seperti yang terlihat
pada Gambar dibawah ini.

Gambar Siklus inovasi dan siklus knowledge management

Siklus knowledge

management mempunyai

kelebihan

dalam

hal

pengkategorian,

pengoraganisasian dan penyimpanan, deseminasi, dan kemudahan untuk diakses. Dengan

demikian siklus konsep yang dibangun atas knowledge management jauh lebih baik dan lebih
mendorong terjadinya inovasi dibandingkan dengan siklus inovasi itu sendiri. Sistem pakar
(expert system) merupakan salah satu teknologi andalan dalam knowledge management,
terutama melalui empat skema penerapan dalam suatu organisasi yaitu:

1.

case-based reasoning (CBR) yang merupakan representasi knowledge berdasarkan

pengalaman, termasuk kasus dan solusinya

2.

rule-based reasoning (RBR) mengandalkan serangkaian rules yang merupakan

representasi dari knowledge dan pengalaman karyawan/manusia dalam memecahkan
kasus-kasus yang rumit

3.

model-based reasoning (MBR) melalui representasi knowledge dalam bentuk atribut,

perilaku, antar hubungan maupun simulasi proses terbentuknya knowledge

4.
Di

constraint-satisfaction reasoning yang merupakan kombinasi antara RBR dan MBR.

dalam

konfigurasi

yang

demikian,

dimungkinkan

pengembangan knowledge

management di salah satu unit organisasi dengan dokumentasi dan informasi dalam bentuk :
1.

proses mengoleksi, mengorganisasikan, mengklasifikasikan, dan mendiseminasikan

knowledge ke seluruh unit kerja dalam suatu organisasi agar knowledge tersebut
berguna bagi siapapun yang memerlukannya,

2.

kebijakan, prosedur yang dipakai untuk mengoperasikan database dalam suatu

jaringan intranet yang selalu up-to-date,

3.

menggunakan ICT yang tepat untuk menangkap knowledge yang terdapat di dalam
pikiran individu sehingga knowledge itu bisa dengan mudah digunakan bersama dalam
suatu organisasi,

4.

adanya suatu lingkungan untuk pengembangan aplikasi expert systems

5.

analisis informasi dalam databases, data mining atau data warehouse sehingga hasil
analisis tersebut dapat segera diketahui dan dipakai oleh lembaga,

6.

mengidentifikasi kategori knowledge yang diperlukan untuk mendukung lembaga,

Mentransformasikan basis knowledge ke basis yang baru,

7.

mengkombinasikan

peng-indek-an,

pencarian knowledge dengan

pendekatan semantics atau syntacs,

8.

mengorganisasikan dan menyediakan know-how yang relevan, kapan, dan bilamana

diperlukan, mencakup proses, prosedur, paten, bahan rujukan, formula, best practices,
prediksi dan cara-cara memecahkan masalah. Secara sederhana, intranet, groupware,
ataubulletin boards adalah sarana yang memungkinkan lembaga menyimpan dan
mendesiminasikan knowledge,

9.

memetakan knowledge (knowledge

mapping)

pada

suatu

organisasi

baik

secara online atau off-line, pelatihan, dan perlengkapan akses ke knowledge.

Pemicu Knowledge Management

Pemicu Knowledge Management (The 24 Drivers of KM) yang membuat KM menjadi hal
yang tidak dapat diabaikan dalam suatu bisnis dibagi menjadi 6 kelompok [TIWA 2000] :
a. Knowledge-Centric Drivers :
1. Kegagalan perusahaan mengetahui apa yang telah mereka ketahui.
2. Kebutuhan mendesak untuk distribusi knowledge yang cerdas.
3. Kecepatan dan kelambanan knowledge.
4. Masalah knowledge walkout dan tingkat ketergantungan yang tinggi pada tacit
knowledge.
5. Kebutuhan untuk menangani kecenderungan penumpukan knowledge
(knowledge-hoarding) diantara pegawai.
6. Kebutuhan akan systemic unlearning

(belajar

meninggalkan

hal-hal

lama/usang bila sudah tidak sesuai dengan kebutuhan).

b. Technology Drivers :
7. Berakhirnya peranan teknologi sebagai differentiator jangka panjang yang
layak.
8. Kompresi dari siklus hidup produk dan proses.
9. Kebutuhan akan rantai penghubung yang sempurna antara knowledge, strategi
bisnis dan teknologi informasi.
c. Organisational structure-based Drivers :
10. Konvergensi fungsional.
11. Munculnya struktur organisasi project-centric.
12. Tantangan yang muncul akibat deregulasi.
13. Ketidak mampuan perusahaan untuk mengimbangi perubahan kompetitif
akibat globalisasi.
14. Konvergensi produkung dan jasa layanan.
d. Personnel Drivers :
15. Konvergensi fungsional yang sangat luas.
16. Kebutuhan untuk mendukung kolaborasi cross-functional yang efektif.
17. Mobilitas dan fluidititas tim.
18. Kebutuhan untuk menghadapi ekspektasi korporasi yang kompleks.
e. Process focused Drivers :
19. Kebutuhan untuk mencegah kesalahan yang mahal dan berulang-ulang.
20. Kebutuhan untuk mencegah penemuan kembali yang tidak perlu.
21. Kebutuhan untuk antisipasi prediksi yang akurat.
22. Kebutuhan yang muncul akan tanggapan yang kompetitif.
f. Economic Drivers :
23. Potensi untuk menciptakan kemampuan yang luar biasa melalui knowledge.
24. Permintaan untuk diferensiasi produk dan layanan yang ampuh.

Tujuan Penerapan Knowledge Management (KM)

Penerapan KM akan memberikan pengaruh terhadap proses bisnis organisasi:
1. Penghematan waktu dan biaya. Dengan adanya sumber pengetahuan yang terstruktur
dengan baik, maka organisasi akan mudah untuk menggunakan pengetahuan tersebut
untuk konteks yang lainnya, sehingga organisasi akan dapat menghemat waktu dan
biaya.
2. Peningkatan aset pengetahuan. Sumber pengetahuan akan memberikan kemudahaan
kepada setiap karyawan untuk memanfaatkannya, sehingga proses pemanfaatan
pengetahuan di lingkungan organisasi akan meningkat, yang akhirnya proses
kreatifitas dan inovasi akan terdorong lebih luas dan setiap karyawan dapat
meningkatkan kompetensinya.
3. Kemampuan beradaptasi. Organisasi akan dapat dengan mudah beradaptasi dengan
perubahan lingkungan bisnis yang terjadi.
4. Peningkatan produktfitas. Pengetahuan yang sudah ada dapat digunakan ulang untuk
proses atau produk yang akan dikembangkan, sehingga produktifitas dari organisasi
akan meningkat.
Untuk mendukung kesusksesan pembuatan dan implementasi dari KMS diperlukan
kerjasama dari seluruh karyawan maupun manajer di dalam perusahaan untuk membangun
sharing habit untuk mengisi KMS tersebut. Apabila KMS diisi dengan baik secara berkala
dengan informasi dan pengetahuan baru yang diperoleh karyawan maupun manajer, maka
KMS akan menjadi efektif untuk digunakan. KMS juga dapat mempermudah karyawan baru
untuk mempelajari tentang perusahaan karena berisi informasi dari seluruh divisi yang ada
pada perusahaan tersebut, serta pengetahuan lain yang berhubungan tidak langsung dengan
perusahaan, namun mendukung pengembangan perusahaan, misalnya berbagi pengetahuan
tentang teknologi terbaru yang sudah ada di luar negeri, namun belum masuk ke Indonesia.
Hal ini dapat menjadi inspirasi perusahaan dalam mengembangkan produk dan jasa, maupun
menggunakan teknologi terbaru tersebut sehingga menjadi perusahaan pertama yang
membawa teknologi tersebut ke Indonesia.
Dengan demikian, KMS sangat penting untuk diimplementasikan di perusahaan karena dapat
membawa keuntungan, yaitu meningkatkan pengetahuan dari karyawan secara akurat karena
berasal dari satu sumber KMS yang sama, mempercepat proses kerja karena lebih cepat
memperoleh pengetahuan, dan mempermudah penyebaran pengetahuan ke seluruh karyawan.

Refrensi

Karsen Marisa. 2014. Pentingnya Knowledge Management System bagi Perusahaan. Binus
Ubiversity. http://sis.binus.ac.id/2014/05/07/pentingnya-knowledge-managementsystem-bagi-perusahaan/ Diakses pada 16 Mei 2015.
Maryani. 2014. Analisis Dan Perancangan Knowledge Management System Pada
Konsorsium Lembaga Pengabdian Kepada Masyarakat PTS. Binus University.
http://sis.binus.ac.id/2014/05/07/analisis-dan-perancangan-knowledge-managementsystem-pada-konsorsium-lembaga-pengabdian-kepada-masyarakat-pts/ Diakses pada
15 Mei 2015.
Mulyanto Eko. 2010. Komponen dan Pilar Knowledge Management. Indonesia.
http://echo4share.blogspot.com/2010/10/komponen-dan-pilar-knowledgemanagement.html Diakses pada 16 Mei 2015.
Nur Imanssyah Ridho. 2010. Nonaka& Takeuci : SECI Model. Indonesia.
http://imansyah.blog.binusian.org/knowledge-management/nonaka-takeuci-secimodel/ Diakses pada 16 Mei 2015.
Setiadi Wiguna Hendro. 2011. Penerapan Knowledge Management pada Perusahaan
Reasuransi. Universitas Pancasila Indonesia.
http://hendrosetiadiwiguna.blogspot.com/2012/01/makalah-knowledgemanagement.html Diakses pada 16 Mei 2015.
Priambodo Marjanu. 2011. Knowledge Management. Indonesia.
https://janupriambodo.wordpress.com/2011/05/10/knowlegde-management/ Diakses
pada 16 Mei 2015.