TUGAS

RESUME BAB I MANAJEMEN PENEGTAHUAN

DOSEN PENGAMPU :
RITA YUANITA TOENDAN, SE, M.Si

DI BUAT OLEH :
NAMA : ANGGI SAPUTRA
NIM : BBA 118 015
MATA KULIAH : MANAJEMEN PENGETAHUAN
KELAS : GANJIL

UNIVERSITAS PALANGKA RAYA

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
JURUSAN MANAJEMEN
2021
A. Pengertian Knowledge Management
Manajemen pengetahuan (knowledge management) ialah suatu rangkaian
kegiatan yang digunakan oleh organisasi atau perusahaan untuk mengidentifikasi,
menciptakan, menjelaskan, dan mendistribusikan pengetahuan untuk digunakan
kembali, diketahui, dan dipelajari di dalam organisasi. Kegiatan ini biasanya
terkait dengan objektif organisasi dan ditujukan untuk mencapai suatu hasil
tertentu seperti pengetahuan bersama, peningkatan kinerja, keunggulan
kompetitif, atau tingkat inovasi yang lebih tinggi.
Konsep manajemen pengetahuan ini meliputi pengelolaan sumber daya
manusia (SDM) dan teknologi informasi (TI) dalam tujuannya untuk mencapai
organisasi perusahaan yang semakin baik sehingga mampu memenangkan
persaingan bisnis. Perkembangan teknologi informasi memang memainkan
peranan yang penting dalam konsep manajemen pengetahuan. Hampir semua
aktivitas kehidupan manusia akan diwarnai oleh penguasaan teknologi informasi,
sehingga jika berbicara mengenai manajemen pengetahuan tidak lepas dari
pengelolaan.
Pada perkembangan ini menunjukan makin cepatnya perubahan dalam
segala bidang kehidupan, akibat dari efek globalisasi serta perkembangan
teknologi informasi yang sangat akseleratif. Kondisi ini jelas telah mengakibatkan
perlunya cara-cara baru dalam menyikapi semua yang terjadi agar dapat tetap
survive. Penekanan akan makin pentingnya kualitas sumber daya manusia (SDM)
merupakan salah satu respon dalam menyikapi perubahan tersebut, dan ini tentu
saja memerlukan upaya-upaya untuk meningkatkan dan mengembangkan SDM.
Sehubungan dengan itu peranan ilmu pengetahuan menjadi makin
menonjol, karena hanya dengan pengetahuanlah semua perubahan yang terjadi
dapat disikapi dengan tepat. Ini berarti pendidikan memainkan peran penting
dalam mempersiapkan SDM yang berkualitas dan kompetitif. Ketatnya kompetisi
secara global khususnya dalam bidang ekonomi telah menjadikan organisasi usaha
memikirkan kembali strategi pengelolaan usahanya, dan SDM yang berkualitas
dengan penguasaan pengetahuannya menjadi pilihan penting yang harus
dilakukan dalam konteks tersebut.
B. Jenis Penerapan Knowledge Management
Perbedaan yang paling signifikan di antara jenis knowledge ialah tacit
versus explicit (Nonaka dan Takeuchi, 1995). Di dalam organisasi explicit
knowledge tidak menjadi masalah karena mudah didokumentasikan, diarsipkan,
dan diberi kode. Di lain pihak, tacit knowledge merupakan suatu tantangan
tersendiri karena pengetahuan sering kali dirasakan sangat berharga untuk
dibagikan dan digunakan dengan cara yang tepat. Pemahaman akan perbedaan
kedua jenis knowledge ini sangatlah penting, dan yang perlu diperhatikan juga
adalah aplikasinya dengan cara yang berbeda untuk memindahkan jenis
knowledge yang berbeda.

1. Tacit Knowledge
Pada dasarnya tacit knowledge bersifat personal, dikembangkan melalui
pengalaman yang sulit untuk diformulasikan dan dikomunikasikan (Carrillo et
al.,2004). Tacit knowledge tidak dinyatakan dalam bentuk tulisan, melainkan
sesuatu yang terdapat dalam benak orang-orang yang bekerja di dalam suatu
organisasi.
Menurut Polanyi (1966) tacit knowledge secara umum dijabarkan sebagai:
1.Pemahaman dan aplikasi pikiran bawah sadar
2.Susah untuk diucapkan
3.Berkembang dari kejadian langsung dan pengalaman
4.Berbagi pengetahuan melalui percakapan (story-telling)
Berdasarkan pengertiannya, maka tacit knowledge dikategorikan sebagai
personal knowledge atau dengan kata lain pengetahuan yang diperoleh dari
individu (perorangan).

C. Proses Knowledge Management (Manajemen Pengetahuan) Dalam

Organisasi
Pengembangan knowledge managemen pada kondisi sekarang ini, organisasi
biasanya menggunakan media-media sebagai sarana komunikasi antar sumber
daya manusia yang ada di organisasi dan pihak-pihak yang berkepentingan.

1. Rapat secara berkala

 2. Diskusi secara berkala
3. Pertemuan bulanan
4. Intranet
5. Surat edaran/ surat keputusan
6. Papan pengumuman
7. Intranet/ media massa.

Untuk mendukung proses aktivitas dan pengembangan sumber daya

manusia di suatu organisasi yang merupakan perwujudan dari model socialzation,
externalization, combination, internalization (SECI) , menurut Nonaka dan
Takeuchi (2004, dalam Setiyoso, et.al, 2009) digunakan perangkat teknologi
informasi yang ada di organisasi melalui empat cara konversi yaitu sosialisasi,
eksternalisasi, internalisasi, & kombinasi.

Menurut Setiarso (2009, p35) untuk mendukung proses aktivitas dan

pengembangan SDM disuatu perusahaan merupakan perwujudan dari model SECI
(Socialization, Externalization, Combination, Internalization) milik Nonaka,
digunakan perangkat teknologi yang ada di perusahaan. Berikut adalah penjelasan
dari SECI:

 Sosialisasi

Proses sosialisasi antar SDM di perusahaan salah satunya dilakukan melalui

pertemuan tatap muka (rapat, diskusi, dan pertemuan bulanan). Dengan demikian
SDM dapat saling berbagi knowledge dan pengalaman yang dimilikinya sehingga
tercipta knowledge baru. Rapat dan diskusi yang dilakukan secara berkala harus
memiliki notulen rapat. Notulen rapat ini kemudian menjadi bentuk explicit
(dokumentasi) dari knowledge.

Di dalam sistem KM yang akan dikembangkan, fitur-fitur Collaboration,

seperti e-mail, diskusi elektronik, communities of practice memungkinkan
pertukaran tacit knowledge yang dimiliki seseorang sehingga perusahaan semakin
mampu belajar serta melahirkan ide-ide baru, kreatif, dan inovatif. Perusahaan
telah mendorong penggunaan intranet dan e-mail kepada seluruh karyawannya.
Hal ini baik untuk dilakukan karena bermanfaat untuk meningkatkan koordinasi,
mempercepat proses aktivitas, dan menumbuhkan budaya belajar.

 Eksternalisasi

Sistem KM akan sangat membantu proses eksternalisasi ini,yaitu proses

untuk mengartikulasikan tacit knowledge akan menjadi suatu konsep yang jelas.
Dukungan terhadap proses eksternalisasi ini, dapat diberikan dengan
mendokumentasikan notulen rapat (bentuk eksplisit dari knowledge yang tercipta
saat diadakannya pertemuan) ke dalam bentuk elektronik untuk kemudian dapat
dipublikasikan kepada yang berkepentingan. Perusahaan telah mendatangkan
expert untuk melakukan serangkaian kegiatan sesuai dengan bidang keahliannya,
yang tidak dimiliki oleh perusahaan. Dengan mendatangkan expert, akan terdapat
knowledge baru dalam perusahaan yang dapat dipelajari, dikembangkan dan
dimanfaatkan untuk meningkatkan kompetensi sumber daya.

 Kombinasi

Proses konversi knowledge melalui kombinasi adalah mengkombinasikan

berbagai explicit knowledge yang berbeda untuk disusun ke dalam sistem KM.
Media untuk proses ini dapat melalui intranet (forum diskusi), database
perusahaan dan internet untuk memperoleh sumber eksternal. Fitur-fitur enterprise
portal seperti knowledge organization system yang memiliki fungsi untuk
pengkategorian informasi (taksonomi), pencarian, dan sebagainya sangat
membantu dalam proses ini.

Data yang telah tersimpan dalam system dianalisis terutama untuk analisis
data kondisi daerah, keuangan, operasional, serta yang bersifat strategis, seperti
pembuatan indikator-indikator kinerja. Demikian pula content management
memiliki fungsi untuk mengolah informasi perusahaan baik terstruktur (database)
maupun tidak terstruktur (dokumen, laporan, notulen) dapat mendukung proses
kombinasi ini.
 Internalisasi

Semua dokumen data, informasi dan knowledge yang sudah

didokumentasikan dapat disebarkan, dan terjadilah peningkatan knowledge SDM.
Sumber-sumber explicit knowledge dapat diperoleh melalui media intranet
(database perusahaan), surat edaran atau surat keputusan, papan pengumuman dan
internet serta media massa sebagai sumber external untuk dapat mendukung
proses ini sistem perlumemiliki alat bantu pencarian dan pengambilan dokumen.

Content Management, selain mendukung proses kombinasi, juga dapat

memfasilitasi proses internalisasi pemicu untuk proses ini adalah penerapan
“learning by doing”. Fitur-fitur terdapat pada fungsi learning akan sangat
membantu terlaksananya proses ini. Selain itu pendidikan dan pelatihan (training)
dapat mengubah pelajaran tertulis (explicit knowledge) menjadi tacit knowledge
pada karyawan.

D. Personal Knowledge
Menurut Berkeley (1957, p. 23) pengetahuan manusia bermula pada saat
orang mendapatkan ide dimana kesan tersebut muncul dari perasaan dan sistem
kerja pikiran atau dengan kata lain ide dibentuk dengan bantuan dari memori dan
imajinasi yang menambah, membagi, mengungkapkan perasaan sebenarnya.
Selanjutnya menurut Bahm (1995, p. 199) penelitian pada sifat dasar
pengetahuan seketika mempertemukan perbedaan antara knower dan known, atau
seringkali diartikan dalam istilah subject dan object, atau ingredient subjective dan
objective dalam pengalaman. Pengalaman yang diperoleh tiap karyawan tentunya
berbeda-beda berdasarkan situasi dan kondisi yang tidak dapat diprediksi. Definisi
experience yang diambil dari kamus bahasa Inggris adalah the process of gaining
knowledge or skill over a period of time through seeing and doing things rather
than through studying. Yang artinya proses memperoleh pengetahuan atau
kemampuan selama periode tertentu dengan melihat dan melakukan hal-hal
daripada dengan belajar.
Davenport dan Prusak dalam Martin (2010, p. 2) mendefinisikan personal
knowledge is a fluid mix of framed experience, values, contextual information
and expert insight that provides a framework for evaluating and incorporating new
experiences and information.” Secara garis besar, berarti gabungan dari
pengalaman, nilai – nilai, informasi kontekstual, dan wawasan luas yang
menyediakan sebuah kerangka pengetahuan untuk mengevaluasi dan
menggabungkan pengalaman – pengalaman dan informasi yang baru.
Menurut Martin (2010), personal knowledge didapat dari instruksi formal dan
informal. Personal knowledge juga termasuk ingatan, story-telling, hubungan
pribadi, buku yang telah dibaca atau ditulis, catatan, dokumen, foto, intuisi,
pengalaman, dan segala sesuatu yang dipelajari, mulai dari pekarangan hingga
pengembangan nuklir.

E. Explicit Knowledge
Explicit knowledge bersifat formal dan sistematis yang mudah untuk
dikomunikasikan dan dibagi (Carrillo et al., 2004). Menurut pernyataan Polanyi
(1966) pada saat tacit knowledge dapat dikontrol dalam benak seseorang, explicit
knowledge justru harus bergantung pada pemahaman dan aplikasi secara tacit,
maka dari itu semua pengetahuan berakar dari tacit knowledge. Secara umum
explicit knowledge dapat dijabarkan sebagai:
1. Dapat diucapkan secara tepat dan resmi
2. Mudah disusun, didokumentasikan, dipindahkan, dibagi, dan
dikomunikasikan
3. Penerapan explicit knowledge ini lebih mudah karena pengetahuan yang
diperoleh dalam bentuk tulisan atau pernyataan yang didokumentasikan,
sehingga setiap karyawan dapat mempelajarinya secara independent.

F. Job Procedure
Secara terpisah pengertian job adalah a responsibility, duty or function,
dan procedure adalah a formal or official order or way of doing things. Jadi
pengertian job procedure atau prosedur kerja adalah tanggung jawab atau tugas
yang bersifat formal atau perintah resmi atau cara melakukan hal-hal. Berdasarkan
pernyataan Anshori selaku pihak yang mencetuskan knowledge management,
salah satu bentuk konkret dari explicit knowledge adalah Standard Operation
Procedure.
 Standard Operation Procedure atau prosedur pelaksanaan dasar dibuat untuk
mempertahankan kualitas dan hasil kerja. Dengan menggunakan Standard
Operation Procedure maka tugas-tugas akan semakin mudah dikerjakan, juga
tamu akan terbiasa dengan sistem pelayanan yang ada. Disamping itu Standard
Operation Procedure diciptakan agar para tamu merasa nyaman dalam
mendapatkan apa yang dibutuhkan dan diinginkan. Standard Operation Procedure
sendiri dalam pelaksanaannya sangat fleksibel karyawan dapat memberikan
masukan berdasarkan pengetahuan yang didapat.
Lebih lanjut menurut Sulastiyono (2001, p. 244) Standard adalah sebagai
langkah awal untuk mendapatkan derajat kesesuaian suatu produk, dibandingkan
dengan harapan-harapan tamu. Oleh sebab itu, agar suatu jenis pekerjaan dapat
menghasilkan produk yang standard dari waktu ke waktu, maka cara-cara
mengerjakan untuk menghasilkan produk tersebut juga harus dilakukan dengan
cara-cara yang standard pula. Yang dimaksudkan dengan produk yang standard
adalah:
1. Memiliki derajat kesesuaian untuk pemakai.
2. Setiap jenis produk yang dihasilkan untuk digunakan, secara konsisten
memiliki spesifikasi yang sama.
G. Keuntungan-keuntungan yang dapat diperoleh dengan adanya atau
digunakannya Standard Operation Procedure adalah:

1. Mempunyai nilai sebagai alat atau saluran komunikasi bagi manajemen dengan
para staf dan para pelaksananya. Melalui Standard Operation Procedure, seluruh
staf dan karyawan akan mengetahui secara jelas, berusaha untuk memahami
tentang tujuan dan sasaran, serta kebijakan dan prosedur kerja perusahaan.
Dengan demikian setiap orang dalam organisasi akan menerima pesan yang jelas
dari Standard Operation Procedure tersebut.

2. Standard Operation Procedure juga dapat digunakan sebagai alat atau acuan
untuk melaksanakan pelatihan baik bagi para staf dan karyawan, serta bagi
karyawan baru.
3. Standard Operation Procedure dapat mengurangi waktu yang terbuang, dengan
demikian diharapkan akan meningkatkan produktivitas kerja baik bagi manajemen
ataupun bagi para staf dan karyawan. Apabila tidak tersedia manual pekerjaan,
maka bila terjadi sesuatu kesulitan dalam menyelesaikan pekerjaan harus dicari
dahulu jalan pemecahannya, atau didiskusikan dahulu dengan rekan sekerja dan
atasannya, dan ini berarti membuang waktu. Lain halnya bila cara
penyelesaiannya sudah tersedia secara tertulis, maka akan lebih cepat
pelaksanaanya dan waktu lebih banyak dihemat, serta dapat lebih dimanfaatkan
untuk menyelesaikan pekerjaan lain.

4. Dengan dibantu oleh pengawasan yang dilaksanakan dalam proses pekerjaan,

maka Standard Operation Procedure dapat dilaksanakan secara lebih konsisten,
dan menjamin terciptanya produk yang standar, sekalipun dikerjakan oleh orang-
orang yang berbeda dan waktu pelaksanaan yang tidak bersamaan.

H. Technology
Teknologi merupakan salah satu elemen pokok yang terdapat pada
knowledge management, dikenal sebagai media yang mempermudah penyebaran
explicit knowledge. Berdasarkan pernyataan Gillingham dan Roberts (2006) awal
mulanya knowledge management digerakkan oleh teknologi, khususnya explicit
knowledge yang lebih mudah disusun. Menurut Marwick (2001) teknologi
bukanlah hal baru dalam knowledge management, dan pengalaman yang telah
dibentuk oleh para ahli sebelumnya menjadi bahan pertimbangan terbentuknya
teknologi itu sendiri. Seiring dengan berjalannya waktu teknologi yang
mendukung knowledge management akan selalu berkembang dalam bentuk
sistem-sistem yang mempermudah proses penyebaran knowledge. Salah satu
teknologi paling mutakhir yang saat ini digunakan oleh banyak perusahaan
untukproses penyebaran knowledge adalah intranet, dimana hal ini didasarkan
pada kebutuhan untuk mengakses knowledge dan melakukan kolaborasi,
komunikasi serta sharing knowledge secara ”on line”. Intranet merupakan salah
satu bentuk teknologi yang diterapkan di Surabaya Plaza Hotel. Intranet atau yang
disebut juga internal internet menawarkan kesempatan untuk menggunakan
telekomunikasi yang maju yang telah dikembangkan dari internet. Menurut
pendapat Merali peralatan seperti intranet dan internet dianggap sebagai sistem
knowledge management yang utama untuk menjalankan dan mendukung forum
diskusi dan praktek (1999). Intranet bukan merupakan jaringan tunggal juga
bukan merupakan perangkat yang menghubungkan jaringan-jaringan seperti
internet. Nama intranet digunakan sebagai perwujudan dimana standar dan alat-
alat dikembangkan dalam internet digunakan untuk menyimpan dan mengirim
data perusahaan kepada pengguna dalam jaringan internal

I. Elemen Pokok Knowledge

1. People
Yang berarti Knowledge Management berasal dari orang. People
merupakan bentuk dasar untuk membentuk knowledge baru. Tanpa ada
orang tidak akan ada knowledge.

2. Technology
Merupakan infrastruktur teknologi yang standar, konsisten, dan dapat
diandalkan dalam mendukung alat-alat perusahaan.

3. Processes
Yang terdiri dari menangkap, menyaring, mengesyahkan,
mentransformasikan, dan menyebarkan knowledge ke seluruh perusahaan
dilengkapi dengan menjalankan prosedur dan proses tertentu.

J. Tujuan Penerapan Knowledge Manajemen

Implementasi knowledge management atau manajemen pengetahuan akan
memberikan pengaruh positif terhadap proses bisnis perusahaan baik secara
langsung maupun tidak langsung, beberapa manfaat knowledge management atau
manajemen pengetahuan bagi perusahaan antara lain:
 1. Penghematan waktu dan biaya. Dengan adanya sumber pengetahuan yang
terstruktur dengan baik, maka perusahaan akan mudah untuk
menggunakan pengetahuan tersebut untuk konteks yang lainnya, sehingga
perusahaan akan dapat menghemat waktu dan biaya.
2. Peningkatan aset pengetahuan. Sumber pengetahuan akan memberikan
kemudahaan kepada setiap karyawan untuk memanfaatkannya, sehingga
proses pemanfaatan pengetahuan di lingkungan perusahaan akan
meningkat, yang akhirnya proses kreatifitas dan inovasi akan terdorong
lebih luas dan setiap karyawan dapat meningkatkan kompetensinya.
3. Kemampuan beradaptasi. Perusahaan akan dapat dengan mudah
beradaptasi dengan perubahan lingkungan bisnis yang terjadi.
4. Peningkatan produktfitas. Pengetahuan yang sudah ada dapat digunakan
ulang untuk proses atau produk yang akan dikembangkan, sehingga
produktifitas dari perusahaan akan meningkat.

K. Contoh Nyata Penerapan Manajemen Pengetahuan

contoh penerapan knowledge management adalah ITCP (Indonesian
Technical Cooperation Programmes). ITCP merupakan proyek yang
dikembangkan oleh Sekretariat Kabinet Indonesia. Tujuannya untuk berbagi
informasi dan keahlian antara Indonesia dengan negara berkembang lainnya.
Aktivitas ITCP meliputi pelatihan; studi kunjungan; pertemuan kelompok yang
mencakup area pertanian, pendidikan, informasi, sumber alam, perencanaan
keluarga, dan sebagainya. Saat ini peserta ITCP tersebar sampai ke 90 negara
dengan jumlah mencapai lebih dari empat ribu orang.
Semula proyek ini mengalami banyak kesulitan, tidak hanya dalam proses
persiapan dan registrasi, melainkan juga pada proses dokumentasi dan pelaporan.
Bagaimana menentukan jenis pelatihan yang paling dibutuhkan; bagaimana
mencari dan menentukan kebutuhan akan pakar yang kompeten di bidangnya;
bagaimana mengklasifikasikan laporan hasil suatu proyek atau studi agar dapat
dimanfaatkan oleh negara lain; merupakan kendala yang dihadapi selama ini dan
tidak dapat secara cepat dan optimal ditangani oleh administrasi manual.
 Sekretariat Kabinet kemudian memutuskan untuk menggunakan aplikasi
berbasis web sehingga kecepatan informasi dapat jauh lebih meningkat,
mengingat luasnya area cakupan peserta ITCP. Dengan hanya bermodalkan
program penjelajah (browser) dan koneksi ke internet, para peserta dapat dengan
mudah memantau laporan proyek serta agenda pertemuan, serta memberikan
masukan mengenai kebutuhan akan pelatihan serta pakar.
Masukan ini akan menjadi salah satu faktor penentu dalam pembuatan
agenda kegiatan pelatihan ataupun studi. Kemudahan lainnya adalah dalam proses
pencarian informasi. Data, dokumen, dan laporan sudah diklasifikasikan dengan
beberapa kriteria yang diolah sedemikian rupa, sehingga informasi yang
dihasilkan akan optimal dan tepat sesuai dengan kebutuhan dari peserta.
‘One stop service’ Pendekatan yang hampir serupa juga dilakukan oleh
United Nations Development Programme (UNDP). UNDP menyediakan suatu
fasilitas yang disebut one stop service kepada para stafnya agar dapat mengelola
proyek-proyek UNDP di Indonesia. Disebut one stop service, karena semua
perangkat lunak (Word, Excell, dan lain-lain), aplikasi database, jadwal
kegiatan/kalendar, pendistribusian pekerjaan dan data dapat diakses dengan
mudah melalui program penjelajah (browser). UNDP menggunakan program
penjelajah agar semua informasi dapat tersaji secara visual, mulai dari proses
pemantauan sampai dengan pendeteksian kemajuan dan perkembangannya.
Sistem manajemen proyek berbasis web di UNDP terintegrasi dengan
database dan sistem surat-menyurat, sehingga pengguna dapat dengan mudah
berkolaborasi baik melalui program e-mail, faksimile maupun dokumen melalui
antarmuka (interface) yang sama. Guna mengurangi kesalahan, disediakan juga
template untuk setiap dokumen yang sudah baku dan draft pada tiap tahapan
proyek yang bila sudah diselesaikan, secara otomatis akan masuk ke langkah
selanjutnya dan menjadi semacam tugas (task) untuk pengguna selanjutnya.
Proses aliran pekerjaan ini selain membuat proyek menjadi lebih efisien
dan terorganisasi, juga memungkinkan semua pihak melihat sejarah setiap proyek,
sehingga memudahkan untuk proses perencanaan selanjutnya seperti sistem
database. Pada umumnya akses terhadap data-data yang berhubungan dengan
proyek dibatasi dengan simpul-simpul keamanan yang terintegrasi pada tingkat
pemakai dan pengelola database.
Sampai saat ini UNDP belum melakukan penghitungan secara rinci
mengenai manfaat intranet terhadap pilihan sistem tanpa kertas (paperless
system) ini, karena penerapannya baru sebatas penyediaan dokumentasi dalam
bentuk intranet, internal memo, pendelegasian pekerjaan, pengumuman, dan
katalog. Tapi yang jelas, proses pengambilan keputusan jadi lebih cepat dan
efesien.