BAB 2

Landasan Teori
 

2.1 Pengertian Data, Informasi dan Knowledge

2.1.1 Data
Menurut O’Brien (2005, p.38) data merupakan fakta atau observasi mentah yang

biasanya banyak data yang menjelaskan kegiatan tersebut. Untuk dapat menggunakan

data yang telah dimiliki menjadi sebuah informasi, perusahaan harus mampu

memanfaatkan sumber daya yang dimiliki untuk dapat mengelola data tersebut dan

melakukan pengkategorian sehingga mudah digunakan.    

2.1.2 Informasi
Menurut Holsapple (2003), informasi merupakan kumpulan data yang telah

dikelola dan diproses, yang mempunyai intensitas waktu dan akurat. Informasi yang

sudah didapat dan dilakukan pengkategorian dapat digunakan menjadi pengetahuan

bersama.

2.1.3 Knowledge
Pengertian Knowledge menurut Debowski (2006,p.16) adalah proses

menerjemahkan informasi dan pengalaman akan masa lalu yang dapat menjadi

hubungan bermakna, dimengerti dan diterapkan oleh setiap individu. Dengan begitu,

knowledge dikembangkan melalui adaptasi dan interpretasi dari informasi, keahlian masa

lalu, pengalaman, kesalahan-kesalahan , dan pengaruh lainnya. Jenis Knowledge dibagi

menjadi dua macam, yaitu :

7 

 
8 

a. Tacit Knowledge
Menurut Groff dan Jones (2003:3), Tacit knowledge adalah knowledge yang

mengacu pada knowledge pribadi dan melekat dalam pengalaman individu dan

melibatkan faktor-faktor seperti keyakinan, perspektif dan nilai-nilai pribadi.

Sedangkan Menurut Evers, Gerke, dan Menkhoff (2010), tacit knowledge pada

dasarnya adalah pengalaman yang diperoleh melalui tindakan.

b. Explicit Knowledge

Menurut Groff dan Jones (2003:3), Explicit knowledge adalah knowledge yang

mengacu pada tacit knowledge yang sudah didokumentasikan. Explicit knowledge

biasanya dalam bentuk bahasa formal dan lebih mudah dipindahkan antara individu-

individu. Sedangkan menurut Evers, Gerke, dan Menkhoff (2010), explicit

knowledge mengacu pada pengetahuan yang disimpan dan dibuat dalam buku,

databanks atau jenis media lainnya.

Konversi Tacit Knowledge dan Explicit Knowledge

Fokus utama untuk menerjemahkan knowledge ini menjadi suatu produk atau

proses tangible yaitu untuk dapat mengidentifikasi siapa yang memiliki knowledge

ini dan memungkinkan orang lain mengakses ketika membutuhkan informasi

tersebut. Menurut Nanoka dan Takeuchi (1995), kedua jenis dalam siklus

transfer knowledge, disebut dengan SECI proses (Socialization,

Eksternalization, Combination,Internalization), seperti gambar 2.1.

 
 9 

Gambar 2.1 Konversi SECI model (Nanoka & Takeuchi, 1995)

• Socialization (tacit knowledge ke tacit knowledge)

Tacit Knowledge disampaikan kepada orang lain melalui proses sosialisasi

dalam pelatihan maupun tim kerja, dan juga dapat melalui interaksi sosial

dan berbagi pengalaman antara anggota organisasi. Seseorang dapat

mempelajari pengetahuan tanpa harus berinteraksi dengan pembimbing

ataupun tutornya. Mereka dapat belajar dengan cara mengamati seseorang

dan berlatih.

• Eksternalization (tacit knowledge ke explicit knowledge)

Pengetahuan ini diciptakan ketika seseorang memiliki pengetahuan yang ada,

kemudian ditambah dengan pengetahuan pribadinya dan mengembangkan

sesuatu yang baru dan dapat dibagikan kepada seluruh organisasi. Dengan

demikian, eksternalisasi akan muncul disaat seseorang menerjemahkan Tacit

Knowledge yang dimilikinya, sehingga dapat dimengerti oleh para karyawan

lainnya.
10 

• Internallization (explicit knowledge ke tacit knowledge )

Learning-by-doing merupakan hal dasar dari konversi ini, dimana

menunjukkan tingkatan Tacit Knowledge dari Explicit Knowledge.

• Combination (explicit knowledge ke explicit knowledge)

Kombinasi merupakan konsep untuk menciptakan Explicit Knowledge yang

terbaru dengan digabung, memberikan kategori, dan mengumpulkan dua

ataupun lebih Explicit Knowledge yang ada.

2.2 Knowledge Management

Debowski (2006), mendefinisikan knowledge management sebagai proses identifikasi,

menangkap, mengorganisir dan menyebarkan asset intelektual yang kritis untuk performa

jangka panjang organisasi. Sedangkan menurut (Young, 2010), Knowledge management

merupakan pendekatan secara integrasi dengan cara menciptakan, membagi dan menerapkan

pengetahuan untuk dapat meningkatkan produktifitas, profitabilitas dan perkembangan

perusahaan.

2.2.1 Komponen Utama Knowledge Management

2.2.1.1 People
Menurut Debowski (2006, p 47), People adalah orang yang memiliki knowledge,

mereka mengatur sistem dan proses, dan berkomitmen terhadap proses strategic

knowledge untuk kesuksesan perusahaan. Dengan sharing culture dapat mendorong

penyebaran knowledge agar dapat dibangun melalui hubungan knowledge yang

efektif dan baik.

 11 

2.2.1.2 Process
Menurut Debowski (2006, p.47), Process merupakan pengaturan dan

penyelarasan dari strategi, prinsip, proses dan praktek untuk memastikan bahwa

Knowledge Management dapat berjalan baik ketika di implementasikan. Menurut

Probst, et al (2000, p29-34) untuk mengatur dan mengelola pengetahuan perusahaan

atau organisasi perlu dilakukan pengelompokan dan pengkategorian masalah yang

ditemui pada perusahaan tersebut.

Berikut merupakan penjelasan dari Gambar 2.2. Core Process Knowledge

Management dikategorikan menjadi 6 bagian, hal ini ditujukan agar peranan manajer

mampu mengoptimalkan aktifitas Knowledge di dalam area individu ke seluruh area

organisasi.

Gambar 2.2 Core Process Knowledge Management, Probst et al (2000)

12 

• Knowledge Identification

Merupakan proses mengidentifikasi Knowledge, baik yang bersifat tacit maupun

explicit. Di dalam pengidentifikasian Knowledge maka dilakukan analisis dan

gambaran Knowledge di lingkungan perusahaan. Banyak sekali perusahaan yang

kesulitan dalam mengatur gambaran umum data internal dan eksternal, informasi

dan kemampuan. Ketidakjelasan inilah mengakibatkan ketidakefisienan,

keputusan tidak tersampaikan, dan duplikasi. Maka dari itu, Knowledge

Management yang efektif harus memastikan kejelasan internal dan eksternal dan

membantu karyawan secara individual untuk menentukan apa yang dibutuhkan.

• Knowledge Acquisition

Proses yang menggambarkan hubungan dengan pihak luar perusahaan, seperti

customer, supplier, competitor dan business partner lainnya yang ikut bekerja

sama dalam memberikan pengetahuan yang potensial. Perusahaan juga dapat

membeli Knowledge yang tidak bisa dibangunnya sendiri dengan merekrut ahli

atau memperolehnya dari perusahaan. Knowledge Management yang sistematik

harus mampu mengambil kemungkinan ini sebagai sesuatu yang harus

diperhitungkan.

• Knowledge Development

Proses dalam pembangunan blok-blok di mana setiap komponennya saling

melengkapi dengan Knowledge Acquisition. Tahap ini meliputi seluruh usaha

manajemen untuk ditujukan pada cara menghasilkan kemampuan yang belum

ada di dalam perusahaan atau yang belum ada keberadaannya di dalam atau di

luar perusahaan atau yang belum ada keberadaannya di dalam atau di luar

perusahaan. Di dalam Knowledge Development ini difokuskan terhadap

 13 

pembangunan keahlian baru, produk baru, ide – ide luar biasa dan banyak proses

efisiensi lainnya.

• Knowledge Sharing and Distribution

Proses membagi dan menyebarkan pengetahuan yang sudah ada dalam

perusahaan. Sehingga dalam tahap ini ditujukan untuk merubah informasi dan

pengalaman yang terisolasi menjadi sesuatu, di mana Knowledge tersebut

nantinya dapat dimanfaatkan untuk kemajuan organisasi. Langkah yang penting

dalam pendistribusian Knowledge ini adalah dengan menganalisis peralihan

pengetahuan dari individual ke group atau perusahaan.

• Knowledge Utilization

Pada tahap ini, Knowledge harus dipastikan disimpan sebaik mungkin guna

mendukung aktivitas atau proses bisnis yang berlangsung di dalam organisasi.

Tahap identifikasi dan distribusi yang sukses belum bisa menjamin penggunaan

produktifitas yang dihasilkan dalam operasi bisnisnya. Terdapat tantangan yang

bisa menjadi penghambat pengunaan pengetahuan dari luar. Maka dari itu

langkah-langkah harus diambil guna memastikan bahwa kemampuan yang

bernilai dan Asset pengetahuan seperti hak paten atau license dapat digunakan

secara utuh.

• Knowledge Retention

Dalam tahap ini, termasuk juga aktifitas pemilihan, penyimpanan dan meng-

update Knowledge akan sangat bernilai bagi masalah potensial yang ada di

organisasi. Jika aktifitas-aktifitas tersebut mampu dilakukan secara maksimal,

maka mampu untuk menyimpan keahlian berharga bagi perusahaan.

14 

• Knowledge Assesment

Merupakan metode yang akan digunakan untuk mengukur pengetahuan

strategic, normative dan operational.

• Knowledge Goal

Memberikan arahan pada knowledge management, biasanya knowledge

goals terdapat pada tiga level manajemen. Normative knowledge goals

yang berhubungan dengan visi umum dari kebijakan organisasi dan semua

aspek budaya organisasi.

Menurut Probst, ada 3 level knowledge goals:

1. Normative Knowledge Goals, berhubungan dengan visi umum dari

kebijakan organisasi dan semua aspek dari budaya organisasi.

2. Strategic Knowledge Goals, serangkaian program jangka panjang yang

membantu realisasi visi.

3. Operational Knowledge Goals, membantu untuk memastikan bahwa

program tujuan strategic dilaksanakan dalam aktivitas sehari-hari

perusahaan. Idealnya, tiga level knowledgegoals diatas melengkapi satu sama

lain dan seharusnya berkontribusi untuk merealisasikan tujuan

organisasi.

2.2.1.3 Technology
Menurut Debowski (2006, p.47), Technology merupakan peran pendukung

yang penting dalam Knowledge Management, dimana dibutuhkan user yang

berkompeten dan confident ketika menggunakannya.

 15 

2.2.2 Pentingnya Knowledge Management

Knowledge management memberikan manfat bagi karyawan secara individu,

communities of practices, dan untuk organisasi. Pada tabel 2.1merupakan penjelasan

manfaat knowledge management menurut Dalkir (2005).

Tabel 2.1 Manfaat Knowledge Management (Dalkir, 2005)

Individu Communities of practice Organisasi

1. Membantu karyawan 1. Mengembangkan 1. Membantu mengarahkan
melakukan pekerjaannya kemampuan strategi.
dan menghemat waktu professional. 2. Memecahkan
melalui pengambilan 2. Mempromosikan peer- permasalahan dengan
keputusan yang lebih baik to-peer-mentoring. lebih cepat.
dan dalam pemecahan 3. Memfasilitasi jaringan 3. Menyerap best practices.
masalah. dan kolaborasi yang 4. Meningkatkan penyertaan
2. Membangun suatu perasaan relatif lebih efektif. knowledge pada produk
keterkaitan sebagai suatu 4. Mengembangkan dan layanan.
komunitas pada organisasi. suatu kode etik 5. Meningkatkan
3. Membangun agar tetap up to professional yang kesempatan untuk
date. harus diikuti berinovasi.
4. Memberikan tantangan dan anggotanya. 6. Meningkatkan untuk
kesempatan untuk 5. Mengembangkan berkompetisi lebih baik.
berkontribusi. suatu bahasa yang 7. Membangun memory
umum. organisasi.

2.3 Pengertian Knowledge Management System

Menurut O’Brien dan Marakas (2010:65), Knowledge Management System mengacu

pada penggunaan teknologi informasi yang modern seperti internet, intranets, extranets, data

warehouses untuk mengatur, meningkatkan dan memperlancar intra- dan inter- knowledge

management.
16 

2.3.1 Komponen Knowledge Management System

Dalam buku Debowski (2006) menyebutkan terdapat empat (4) komponen dari

Knowledge Management System yang tergambarkan pada tabel 2.2.

Tabel 2.2 Komponen Knowledge Management System (Debowski, 2006, p.144)

Purpose Technical Components Typical Activities

Business Enables access to business
Process knowledge within the
Management organization
Content Ensures valued knowledge
mangement sources are indexed,
retrievable, logically arranged
and securely protected
Web Content Provides an accessible and
Management secure platform in which the
KMS can operate.
Ensures knowledge user are
protected and helped while
accessing knowledge sources
Knowledge Help users with knowledge
Applications creation and workflow
Management management
Provides access to specialised
tools and services as required
Organisational process Decision making
Organisational records Corporate communication
Contributor Knowledge Discussion boards
Systems
Policies, access,
procedures
Metadata Knowledge repository
Indexes Document Management
Quality Control System
Server management Portals
File sharing Browser
Portal Development Human-Computer
Browser management Interface
User Identification System Integration
Security User System
System upgrades
Desktop Packages Workflow management
Specialized tools Project management
Communication processes
Document management

Berikut merupakan keterangan tabel 2.2, komponen Knowledge Management System:

1. Business Process Management

Secara strategis Business Process Management mengarahkan dan mempertajam

pembangunan Knowledge Management System dengan membangun strategi

perusahaan untuk Knowledge Management. Hal ini secara langsung berpengaruh

pada Knowledge Management System dan aspek lain Knowledge Management yang

menentukan akses terhadap Knowledge tertentu, Knowledge yang memiliki prioritas

tinggi dan bagaimana dukungan terhadap akses Knowledge.

 17 

2. Content Management System

Terdapat banyak sumber Knowledge yang ditemukan dalam organisasi. Namun sulit

untuk mengidentifikasi, mengelola dan mengakses secara efisien. Terdapat sumber

yang terstruktur dan tidak terstruktur, official, dinamis dan archive content. Content

Management System memastikan effective content dan document management

sehingga Knowledge Management System secara efektif menghubungkan end user

dengan banyak sumber intelectual content baik dalam maupun luar organisasi.

3. Web Content Management System

Web Management System mengoperasikan platform teknologi KMS. Pada level

dasar, ini menyediakan kapasitas teknologi untuk menghubungkan KMS dengan user

dan sumber Knowledge yang lain yang berada didalam dan diluar organisasi. Adanya

server, interface dan KMS portal yang mendukung Web Content Mangement System.

4. Knowledge Applications Management

Knowledge Application Management menyediakan user dengan kemudahan dan

efektivitas Knowledge tools. Fungsi utamanya adalah memfasilitasi pembentukan

Knowledge, kolaborasi dan komunikasi. Efektivitas KMS sebagian tergantung pada

kapasitas user untuk menciptakan Knowledge baru dan mengelola workflows

menggunakan teknologi yang ada dan manajemen aplikasi Knowledge yang

mendukung hal ini.

Ada tiga (3) criteria yang harus diraih agar implementasi KMS berhasil :

1. Sistem merefleksikan dan responsive terhadap kebutuhan perusahaan.

2. Sistem merefleksikan prinsi-prinsip KM, terutama pendorong untuk kolaborasi dan

komunikasi.

3. Sistem merefleksikan perhatian yang dalam terhadap individual di seluruh fase

pengembangannya.
18 

2.3.2 Tahapan Knowledge Management system

Kemampuan untuk mendistribusikan dan menduplikasi knowledge merupakan kunci

dari nilai dan kesuksesan organisasi. Knowledge didalam organisasi bergantung pada

kumpulan kontribusi dan individu, juga berevolusi karena ada review dari pihak lain,

Menurut Debowski (2006), ada lima fase dalam pengembangan knowledge seperti

gambar 2.3.

Gambar 2.3 Fase-fase penciptaan knowledge orgasnisasi Sumber : Debowski (2006)

1. Knowledge Sourcing

Proses dari penggambaran sebanyak mungkin informasi mengenai sumber

knowledge disebut sebagai knowledge sourching. Sumber ini dapat meliputi

spesialisasi ataupun knowledge yang sebelumnya dimiliki oleh individu di dalam

organisasi, petunjuk dari para ahli seperti konsultan, catatan organisasi, atau intranet

perusahaan. dapat juga belajar dari pengalaman sebelumnya sehingga dapat

mengatisipasi masalah yang ada.

 19 

2. Knowledge Abstraction

Setelah menganalisa sumber knowledge, prinsip dan konsep umum digeneralisasikan

sebagai petunjuk dari konstruksi knowledge baru yang disebut sebagai knowledge

abstraction. Knowledge abstraction membantu dalam membuat kerangka

pemahaman yang diperoleh dari knowledge sourcing dan untuk memperluas

knowledge baru dari petunjuk dan masalah umum yang ada.

3. Knowledge Conversion

Menggambarkan fase selama berbagai ide dan prinsip disaring untuk hasil yang lebih

spesifik. Knowledge dapat berupa codified ataupun embodied. Codified knowledge

adalah knowledge yang dapat dicatat dan diakses oleh orang lain ketika dibutuhkan.

Embodied knowledge adalah tacit knowledge yang dibutuhkan. Embodied Knowledge

lebih sulit untuk diakses tanpa adanya keterikatan dengan pencipta knowledge.

4. Knowledge Diffusion

Penyebaran pengetahuan yang biasa disebut juga di-codified atau embodied. Pada

organisasi, difusi dapat terjadi melalui komunikasi, membuat model praktik baru,

dan demonstrasi prosedur khusus. Kesuksesan dari knowledge diffusion bergantung

pada tingkatan knowledge sebelumnya yang dimiliki oleh peserta dan keefektidan

dari saluran-saluran yang ada untuk berbagi pengetahuan. Difusi ini terjadi paling

baik ketika penerima dapat mengerti dan mengintegrasikan pemahaman yang ada

pada konstruksi mentalnya sendiri.

5. Knowledge Development and Refinement

Proses evolusi pembentukan kembali dan menguji lebih jauh melalui penambahan

pengalaman dan feedback disebut sebagai knowledge development and refinement

yang memastikan pengetahuan tetap berlaku dan bermanfaat. Organisasi perlu untuk
20 

memastikan bahwa penciptaan pengetahuan secara konsisten di-review dan di-update

untuk mencerminkan pemahaman baru yang sudah diperoleh.

2.3.3 Teori Knowledge Management system

Menurut Dalkir (2011, p.38) Fungsi atau teori Knowledge Management System

memiliki enam langkah cycle, seperti gambar 2.4.

Gambar 2.4 Teori Knowledge Management System, Dalkir (2011, p.38)

a) Create Knowledge

Pengetahuan tercipta sebagaimana orang menentukan cara untuk melakukan seuatu

atau mengembangkan keahlian. Terkadang pengetahuan dari luar telah membawa

masuk.

b) Capture Knowledge

Pengetahuan yang baru haruslah teridentifikasi sebagai sesuatu yang bernilai dan

terwakili dengan cara yang wajar.

c) Refine Knowledge

Pengetahuan baru haruslah ditempatkan dalam suatu konteks sehingga dapat

ditindaklanjuti. Disinilah wawasan manusia harus dapat ditangkap.

 21 

d) Store Knowledge

Pengetahuan yang dapat berguna kemudian harus dapat tersimpan dalam format yang

wajar pada repository yang ada sehingga orang lain dalam organisasi dapat

mengaksesnya.

e) Manage Knowledge

Seperti halnya perpustakaan, pengetahuan harus tetap terjaga dan tersimpan hingga

saat ini. Ini harus ditinjau kembali untuk dapat memverifikasi bahwa hal tersebut

relevan dan akurat.

f) Disseminate Knowledge

Pengetahuan yang telah tersimpan dengan baik dan sudah terverifikasi secara

keseluruhan dapat mulai dilakukan sosialisasi dalam organisasi.

2.3.4 Manfaat Knowledge Management System

Menurut Debowski (2006), adalah menyediakan dukungan teknis yang

memungkinkan untuk meng-capture dan bertukar knowledge secara bebas diantara

stakeholder - stakeholder dalam organisasi. KMS yang baik dapat memastikkan bahwa

tidak adanya rintangan bagi pengguna dalam mencari, berbagi atau memperoleh

knowledge dari berbagai sumber yang ada. KMS dibangun menggunakan tiga komponen

dalam teknologi diantaranya:

1. Komunikasi

Teknologi dalam berkomunikasi menyediakan fasilitas dan media bagi pengguna

untuk mengakses pengetahuan yang dibutuhkan dan saling berkomunikasi antar

pengguna.
22 

2. Kolaborasi

Teknologi dalam kolaborasi memungkinkan antar individu untuk bekerjasama dalam

suatu organisasi. Kelompok dapat menggunakan data, dokumen pada waktu yang

bersamaan, biasanya sistem kerja dari kolaborasi bekerja secara online.

3. Penyimpanan dan Pengambilan

Knowledge merupakan modal intelektual yang harus dikelola organisasi sehingga

dapat bermanfaat untuk pengembangan organisasi tersebut Proses mengambil,

menempatkan dan mengelola pengetahuan dibutuhkan perubahan tacit knowledgemt

menjadi knowledge, sehinga dapat dengan mudah untuk dikomunikasikan dan

didokumentasikan. Proses dokumentasi menjadi satu hal yang harus diperhatikan

karena dalam Knowledge Management pengetahuan yang ada harus mudah untuk

diakses oleh siapapun, kapanpun dan dimanapun.

2.4 Core Knowledge

Menurut Debowski (2006, p170), Core Knowledge adalah pengetahuan strategic atau

operational yang membantu proses atau hasil utama dalam organisasi. Dengan banyaknya

perusahaan yang gagal untuk dapat menentukan pengetahuan apa yang penting dalam

bisnisnya, hingga dapat menyebabkan dalam organisasi tidak bisa memaksimalkan

pengetahuan yang ada. Dengan demikian penentuan Core Knowledge dalam suatu organisasi

sangat penting untuk membangun Knowledge Management System. Berikut merupakan tiga

fase dalam menentukan core Knowledge dalam suatu organisasi, seperti gambar 2.5.
 23 

Gambar 2.5 Pengembangan Core Knowledge (Debowski:2006)

2.4.1 Clarify Core Knowledge Scope

Fase pertama adalah menentukan pengetahuan yang ada untuk dapat mendukung

dalam bisnis utama pada suatu organisasi. Core Knowledge harus ditentukan agar bisa

dicari sumbernya dan dapat mengatur agar Knowledge Management System yang

dibangun bisa memberikan nilai tambah bagi organisasi. Terdapat tiga kategori dalam

fase pertama ini, antara lain:

a. Identify core business and its knowledge requirements

Yaitu melakukan identifikasi mengenai aktivitas utama organisasi, menentukan

pengetahuan yang unik jika ada dan menentukan pengetahuan yang perlu untuk

melakukan sharing.

b. Define the knowledge domain

Yaitu menentukan area pengetahuan yang mendukung strategi bisnis utama

organisasi.
24 

c. Review knowledge capabilities

Yaitu identifikasi kemampuan yang diinginkan dan sumber-sumber pengetahuan

yang berharga.

2.4.2 Define Core Knowledge Parameter

Pada fase ini akan ditentukan policy yang berhubungan dengan

knowledgedomain pada fase pertama dan menentukan batas-batas core knowledge

yang akan didukung dalam Knowledge Management System. Dalam hal ini, user

mendapat keuntungan dari petunjuk yang jelas dan siap digunakan serta memudahkan

mereka untuk menggunakan sistem dan mengembangkannya pada Knowledge yang

ada pada user. Parameter core knowledge harus flexible untuk dapat memenuhi

perubahan arah dan prioritas organisasi, dan memiliki content management yang dapat

diprediksi dan diatur. Terdapat tiga kategori dalam fase ini, antara lain:

a. Define Core Knowledge

Yaitu menentukan Core Knowledge dalam organisasi. Terdapat 3 tipe Knowledge

yang bisa diidentifikasi:

1) Basic Core Knowledge,

Yaitu pengetahuan penting dan utama yang dapat dibuat, dibagi, diakses dan

diatur oleh semua orang atau individu. Dengan memberikan fokus kepada

Knowledge tambahan dan pengayaan, basic core knowledge dapat membangun

dasar yang baik untuk bisa menggambarkan kebutuhan pada saat ini.

2) Strategic Core Knowledge

Yaitu pengetahuan penting yang berevolusi secara cepat dan tidak bisa diakses

oleh semua orang atau hanya individu-individu tertentu dalam organisasi.

Knowledge ini lebih memfokuskan kepada pembaharuan Knowledge daripada

 25 

perkembangan Knowledge yang dapat ditemukan pada organisasi Knowledge

yang dapat ditemukan pada organisasi.

3) Developmential Core Knowledge,

Yaitu pengetahuan yang penting bagi organisasi namun masih dalam tahap

eksplorasi dan pengujian.

b. Develop the core knowledge policy

Yaitu menentukan kebijakan dalam Knowledge Management System yang

digunakan, menentukan pentingnya Knowledge Management System, dan

menentukan aturan-aturan yang berlaku.

2.4.3 Develop the Core Knowledge Structure

Pada fase ini merupakan sistem dan proses yang akan melakukan pemetaan dan

menjelaskan mengenai kategori-kategori pengetahuan dan akan dibangun knowledge

repository.

a. Map core knowledge

Yaitu membuat Knowledge map yang merupakan desain struktural dari Core

Knowledge dalam organisasi.

b. Build the knowledge repository

Yaitu membangun repository sebagai link antara sumber-sumber pengetahuan yang

berbeda-beda.

2.5 Analisis Knowledge GAP

Michael H. Zack meyakini bahwa faktor yang paling penting dalam menuntun knowledge

management adalah strategi bisnis, zack menggambarkan hubungan antara strategi

knowledge dan strategi organisasi, seperti pada gambar 2.6.

26 

Gambar 2.6 Gap analysis Zack framework

Gap analysis dilakukan dengan menggunakan Zack framework dari Michael H. Zack,

yang membandingkan poin-poin tentang pengetahuan yang dimiliki organisasi terhadap poin-

poin tentang apa yang dikerjakan oleh organisasi. Baik pengetahuan maupun apa yang

dikerjakan, masing-masing dibagi lagi ke dalam dua kutub, yaitu apa yang telah diketahui

atau telah dikerjakan dan apa yang harus diketahui dan dikerjakan. Dari poin-poin tersebut

dapat dilakukan analisa gap yang terjadi antara pengetahuan dan apa yang harus dilakukan.

2.6 Knowledge Management Implementation

2.6.1 Road Map

Menurut Amrit Tiwana (Tiwana, 2002 Terdapat 10 langkah dalam 4 fase, yang

dijabarkan pada gambar 2.7 sebagai berikut. Sehingga dapat dijadikan sebagai pedoman

dalam proses penciptaan knowledge management System.

 27 

Gambar 2.7 The 10 Step Knowledge Management Roadmap (Tiwana, 2002)

Dalam beberapa waktu framework dari amrit tiwana telah di implementasikan di

beberapa perusahaan di berbagai negara belahan dunia dan terbukti framework ini sangat

efektif. Seiring berjalannya waktu framework ini mengalami penyempurnaan dengan

penambahan langkah, berikut dibawah ini adalah langkah lanjutan dari roadmap yaitu

platform ecosystem, seperti pada gambar 2.8.

28 

11. Migration to Ecosystem competition Next  

step  

12. Ecosystem orchestration drives evolutionary survival   Business 
Ecosystem 

13. Orchestration Requires Interlocking of Ecosystem Architecture and Governance

Gambar 2.8 The Three key ideas extrapolated to business ecoSystem (Tiwana, 2014)

Platform EcoSystem ini dibangun pada beberapa penelitian yang terbaru dalam sistem

informasi, rekayasa perangkat lunak, dan strategi bisnis. Profesor Tiwana telah menjadi

kontributor langsung untuk penelitian dalam jurnal peer-review di ketiga bidang. Yaitu pada

Sistem Informasi Penelitian, Jurnal Sistem Informasi Manajemen, dan IEEE Transactions on

Manajemen Rekayasa dan jurnal strategi bisnis (Strategic Management Journal). Pada
 29 

framework lanjutan ini menjelaskan cara manajer dalam industri non-teknologi aktif dapat

menerapkan ide-ide inti untuk bisnis mereka. Tiga ide utama framework tambahan ini adalah

untuk memelihara ekosistem bisnis, menekankan bagaimana mereka menawarkan cara

biologis yang terinspirasi dari pemikiran desain entitas ekonomi.

Idea 1: migration to ecoSystem competition

Munculnya ekosistem bisnis merubah aturan pertama kompetisi, bahwa perusahaan

bersaing dengan perusahaan saingan. Persaingan, dalam berbagai industri, semakin

bermigrasi untuk menjadi ekosistem saingan dari pada produk atau jasa pesaing. Setelah

transisi ini, produk barang atau jasa tanpa ekosistem yang menarik tidak akan memiliki

ketertarikan di pasar. Migrasi industri agnostik terhadap ekosistem bisnis diaktifkan dan

didorong oleh era digitalisasi serta intensitas software pertumbuhan produk, jasa, dan proses

bisnis di industri dan di mana-mana yang murah dan cepat Internet berbasis jaringan.

Meskipun seperti ini hanya keingintahuan, tetapi pertemuan mereka menciptakan pencitraan

yang sempurna. Digitalisasi memungkinkan produk dan jasa yang akan diubah menjadi bit

informasi digital dan konektivitas di mana-mana menghapuskan biaya untuk memperoleh dan

memberikan mereka informasi ke semua lokasi. Ini semakin memungkinkan pasar

menawarkan produk atau jasa-akan disatukan menggunakan komponen global tersebar dan

kemudian disampaikan secara digital hampir di mana saja.

Idea 2: EcoSystem orchestration drives evolutionary survival

Ide kunci kedua yang dikembangkan dalam framework ini adalah bahwa evolusi ekosistem

bisnis menentukan kesejahteraan dan kelangsungan hidup.

Idea 3: Orchestration Requires Interlocking of EcoSystem Architecture and Governance

Ide ketiga yang dikembangkan dalam framework ini adalah bahwa arsitektur ekosistem

dengan tata kelola ekosistem adalah kunci untuk evolusinya.

30 

2.6.2 Summary of the KM implementation

Berikut dibawah ini adalah summary KM implementation, yang terlihat pada tabel 2.3.  

Tabel 2.3 Framework and Methodology form KMS implementation (Calabrese and Orlando)

Steps Tiwana’s 10-step roadmap George Washington IBM (9 event process)

1 Identify knowledge critical to
your business
2 Align business strategy and
knowledge management
3 Analyse existing knowledge
management
4 Building on, not discarding
existing IT investment
5 Focus on processes and tacit,
not just explicit, knowledge
6 Design a future-proof,
adaptable knowledge
management platform
7 Build and deploy a results-
driven knowledge
management system
8 Impelement leadership and
reward structures needed to
make knowledge management
work
9 Evaluate initiatives using real
options analyses
10 Learn from war stories
University 8-step
blueprint
Locate knowledge Deal with a critical
critical functions business problem that
faces the organization
Develop processes Align knowledge effort
models for candidate with most pressing
functions/applications business issues
Analyse knowledge Familiares oneself with
critical gaps, expertise and skills
opportunities and risk within the organization
Priorities and select Implement
goals repositories/technologies
Ensure aligment of Establish communities
KM with corporate of practice and
strategy mentoring programs
Develop KM Understand unique
requirements needs of various users
groups
Document Create new products and
requirements and services and provide
describe KM cycle better support for
element required existing ones
Develop and “sell” Measure contribution
KM resources(s) and KM makes to buttom
manage management line
commitement to plan
Share appropriate
knowledge

2.6.3 Metodologi yang digunakan

Dalam penelitian ini, framework Knowledge Management System yang

digunakan adalah 10 step Knowledge Management RoadMap framework yang

ditulis oleh Amrit Tiwana. Metode ini dipilih karena memiliki beberapa

kelebihan dibandingkan dengan metode untuk perancangan Knowledge

Management System lainnya. Kelebihan dari metode ini diantaranya adalah :

 31 

1. Memiliki tahapan yang jelas dalam perancangan knowledge management

System, mulai dari tahapan analisis infrastruktur yang telah ada sampai

dengan tahapan evaluasi knowledge management yang dibangun.

2. Menyediakan knowledge management System kit (KMAK). KMAK ini berisi

pertanyaan-pertanyaan kuesioner yang bisa membantu kita dalam merancang

knowledge management sytem yang sesuai untuk kondisi perusahaan atau

organisasi yang kita teliti.

2.7 Perancangan Sistem Knowledge Management

2.7.1 Use Case Diagram

Use case adalah kasus yang mendeskripsikan tentang bagaimana sistem akan

dipergunakan. Diagram ini juga menunjukan ikhtisar fungsionalitas sistem dari sudut

pandang pengguna yang sangat berperan dalam penemuan akan kebutuhan sistem.

Sebuah Use case dapat memrepresentasikan sebuah interaksi antara aktor dengan sistem,

misalnya login ke sistem, membuat sebuah daftar belanja, dan sebagainya. Aktor

merupakan istilah yang digunakan untuk menggambarkan pengguna aplikasi. Aktor bisa

berupa orang, hardware, atau sistem informasi lain yang berinteraksi dengan obyek

dalam sistem. Dimana use case menggambarkan perilaku software aplikasi, termasuk

didalamnya interaksi antara aktor dengan software aplikasi.

Use case dibuat berdasarkan proses-proses yang dilakukan untuk kepentingan aktor

untuk menggambarkan apa yang dikerjakan oleh aplikasi tetapi bukan bagaimana aplikasi

mengerjakannya. Sebuah Use case dapat juga termasuk fungsionalitas Use case lain

sebagai bagian dari proses dalam dirinya. Sebuah Use case juga dapat di include oleh

lebih dari satu Use case lainnya, sehingga duplikasi fungsionalitas dapat dihindari dengan
32 

cara menarik keluar fungsionalitas yang common. Sebuah use case juga dapat meng-

extend Use case lain dengan behaviornya sendiri.

2.7.2 Desain Arsitektur

Dibawah ini merupakan Seven layer of Knowledge Management System, yang

terlihat pada gambar 2.9 

Gambar 2.9 Seven layer of Knowledge Management System (Tiwana, 2002)

 33 

a. Interface layer

Ini merupakan penghubung lapisan tertinggi antara orang dengan sistem manajemen

pengetahuan yang berfungsi menciptakan, menggunakan, menemukan kembali dan

berbagi pengetahuan.

b. Access and authentication layer

Ini merupakan lapisan yang membuktikan keaslian pengguna siapa yang mengakses

database ini, menyediakan keamanan untuk mencegah pengakses yang tidak sah dan

menyediakan cadangan apabila ada pihak yang akan merusak database tersebut.

c. Collaborative filtering and intelligence layer

Lapisan ini berisi sarana untuk meminta data sesuai permintaan, mencari, mengindeks

dan sebagainya.

d. Application layer

Lapisan ini berisi tempat penyimpanan keterampilan, yellow pages, sarana

berkolaborasi, piranti keras dan lunak konferensi yang menggunakan video,

whiteboard digital, electronic forum dan sebagainya.

e. Transport layer

Lapisan ini memuat teknologi seperti web server, email server, pendukung untuk alur

video dan audio dan sebagainya.

f. Middleware and legacy-integration layer

Legacy System merupakan mainframe atau sistem komputer yang sudah ada.

Middleware dalam hal ini berfungsi menghubungkan format data lama dengan yang

baru.
34 

2.8 Kuisioner
Menurut Kothari, C.R. (2004, p.100), suatu kuesioner terdiri dari beberapa pertanyaan

yang dicetak dengan urutan tertentu pada suatu formulir. Kuesioner diberikan kepada

responden yang diharapkan untuk dapat membaca dan mengerti dalam pertanyaan pertanyaan

yang diberikan dan menuliskan jawaban pada tempat yang telah disediakan untuk kegunaan

kuesioner itu sendiri. Berikut merupakan beberapa keunggulan dalam pengumpulan data

dengan menggunakan teknik kuesioner, yaitu:

• Biayanya kecil walaupun populasinya besar dan tersebar secara geografis

• Bebas dari bias seperti interview, bias dimana responden dapat menjawab dengan

kalimatnya sendiri.

• Responden mempunyai cukup waktu untuk memberikan jawabannya.

• Responden yang tidak mudah dijangkau, dapat dijangkau dengan lebih baik.

• Sample yang besar dapat digunakan dengan hasil yang didapat lebih handal.

Selain hal tersebut, kuesioner juga memiliki kelemahan, antara lain:

• Tingkat pengembalian yang relative kecil.

• Cenderung digunakan ketika responden diedukasi dan dapat bekerja sama.

• Kontrol dari kuesioner mungkin hilang ketika didistribusikan.

 35 

2.9 Penelitian Sebelumnya

Dalam Proses penulisan ini mengambil beberapa jurnal pendukung yang

dijadikan sebagai referensi pembahasan perancangan knowledge management System,

sehingga hasil dari penulisan ini dapat lebih baik.

1. Ringel dan Bicklemaier (2010) Knowledge Management in international organizations

Hasil Penelitian : Hasil penelitian menunjukkan dengan jelas bahwa sebagian

besar organisasi internasional masih menunjukkan banyak

ruang untuk perbaikan mengenai informasi dan system

Knowledge Management.

Penelitian dahulu : Meninjau pendekatan organisasi internasional untuk men-

dorong Knowledge Management.

Penelitian sekarang : Melakukan pendekatan untuk mendorong penerapan

Knowledge Management.

2. Ravi Shankar, Sourish Acharia and Alok Baveja (2009),Soft-system knowledge

management framework for new product development

Hasil Penelitian : Hasil penelitian ini mengidentifikasi daftar metode berbagi

pengetahuan, yang membantu dalam intra-level atau antar-

tingkat aliran pengetahuan. Kerangka yang diusulkan

menyoroti sifat hirarki dan bi-directional mengalir

pengetahuan.

Penelitian dahulu : Mengamati bahwa ada dua enabler kunci tambahan untuk

efektif Sistem manajemen pengetahuan - kompetensi dan

infrastruktur.
36 

Penelitian sekarang : Menerapkan dua enabler kunci tambahan untuk efektif

Sistem manajemen pengetahuan - kompetensi dan

infrastruktur.

3. Ahmed Belaid Kridan and Jack Steven Goulding (2006)A case study on knowledge

management implementation in the banking sector

Hasil Penelitian : Hasil penrlitian ini adalah Manfaat dari KMS merupakan

langkah penting dalam menentukan daerah-daerah kritis

dalam menerapkan KMS dan menentukan strategi.

Penelitian dahulu : Mengamati hasil penelitian yang menunjukkan bahwa KMS

bisa menjadi yang paling penting untuk meningkatkan

kinerja organisasi dan membawa mereka ke posisi yang

lebih baik di hari ini kompetitif lingkungan hidup

Penelitian sekarang : Menerapkan manfaat yang didapat dari implementasi KM .

agar lebih baik dalam mengambil keputusan, meningkatkan

hubungan karyawan dan manajemen dan menciptakan nilai

baru melalui layanan baru (inovasi).