0224M Knowledge Management

LECTURE NOTES

Knowledge Capture and Codification

0224M Knowledge Management

LEARNING OUTCOMES
1. Explain different knowledge type and how they are addressed by knowledge management.
2. Describe the major roles and responsibilities in knowledge management implementations.

OUTLINE MATERI :
1. Tacit Knowledge Capture at the Individual and Group Level.
2. Explicit Knowledge codification.
3. Cognitive Maps.
4. Decision Trees.
5. Knowledge Taxonomies.
6. The relationship among KM, Competitive Intelligence, Business Intelligence, and Strategic
Intelligence.

0224M Knowledge Management

ISI MATERI
Dalam meng-capture sebuah pengetahuan, perbedaan harus diciptakan antara menangkap atau
mengidentifikasi pengetahuan yang ada dan penciptaan pengetahuan baru. Dalam kebanyakan
organisasi, pengetahuan eksplisit belum atau sudah diidentifikasi dan kode pengetahuan
biasanya hanya mewakili sebagian ujung gunung es (Seperti materi pada sesi 1). Pengetahuan
yang sudah didapat itu bisa menangkap hampir seluruh host kegiatan dari pengorganisasian,

Knowledge capture and codification merupakan fase pertama dari siklus KM, yang berkaitan
dengan upaya mendapatkan tacit knowledge sehingga dapat menjadi explicit dan explicit
knowledge menjadi terorganisasi dan terkodifikasi. Tahap ini masih pada tahap mendapatkan
/identifikasi, belum sampai pada penciptaan pengetahuan. Jika tahapan ini berhasil maka
dilanjutkan dengan knowledge sharing and dissemination lalu knowledge acquisition and
application. Aktivitasnya meliputi discovery, organization an integrated of knowledge into the
fabric of organization sehingga menjadi part of knowledge base of organization. Setiap
organisasi memiliki sebuah memory yang merupakan pengalaman karyawan dikombinasikan
dengan tangible data dan knowledge di organisasi (Dalkir).

Gambar 1. Knowledge Capture dan Creation

Sumber: Dalkir, 2011

0224M Knowledge Management

Yang sukar adalah menangkap tacit knowledge karena ini merupakan proses untuk menangkap
pengalaman, keahlian individu dalam organisasi dan menyediakan bagi siapapun yang
membutuhkannya.Tacit akan tetap tacit sampai ada yang mengajukan pertanyaan hingga menjadi
explicit. Capture explicit knowledge adalah merupakan pendekatan sistematik untuk capture,
organizing dan refining informasi agar mudah ditemukan dan digunakan untuk proses belajar
dan problem solving. Capture knowledge dapat dilakukan dalam tingkatan individu serta
kelompok dalam organisasi (Dalkir).

Sejak dulu Knowledge Capture telah menekankan peran individu dalam mengumpulkan
informasi dan menciptakan pengetahuan baru. Beberapa penulis (contoh: Nelson dan Winter,
1982) percaya bahwa perusahaan adalah sebuah tempat pembelajaran kepada sebuah individu
sendiri. Sebaliknya penulis lain (contoh: Dodgson, 1993) tidak percaya bahwa organisasi
merupakan tempat untuk belajar dan memperoleh pengetahuan, melainkan bagi individu tertentu
yang bisa belajar dan belajar. Sebuah jalan tengah diperlukan, di mana individu di perusahaan
memainkan peran penting dalam memperoleh pengetahuan tentang peng-organisasian.

Gambar 2. Matrik dari Known - Unknown

Sumber: Dalkir, 2011

0224M Knowledge Management

Gambar 3. Model Organizational Learning (4I)

Sumber: Dalkir, 2011

TACIT KNOWLEDGE CAPTURE

Dalam KM, knowledge creation atau capture dapat dilakukan oleh individu yang bekerja untuk
organisasi ataupun dalam group yang berada dalam organisasi, oleh

setiap anggota dari

community of practice (CoP). Hal ini dapat dilakukan pada tingkat personal, untuk
memungkinkan setiap personal melakukan aktifitas knowledge creation, capture, dan
codification diluar pekerjaan merek. Cope (2000) mengklasifikasikan hal ini sebagai PKM
(personalized KM).

Sejumlah teknik yang dapat digunakan untuk meng-capture tacit knowledge dari individu dan
kelompok adalah:
Ad hoc sessions.
Road maps.
Learning histories.
Action learning.

0224M Knowledge Management

E-learning.
Learning dari business guest speakers dan benchmarking kembali dengan best
practices.

Proses learning history terdiri dari : (1) planning, (2) reflective interviews,(3) distillation, (4)
writing, (5) validation, dan (6) dissemination.

EXPLICIT KNOWLEDGE CODIFICATION

Pengetahuan dapat dibagi melalui komunikasi pribadi dan interaksi, seperti yang kita pelajari di
kuadran pertama, sosialisasi, dari Nonaka dan Takeuchi model KM.

Ada 4 Konsep Penting yang mewakili Kodifikasi Pengatahuan Eksplisit:

Cognitive or concept map (Kerangka Konsep)
Decision tree (Kerangka Keputusan)
Manual knowledge taxonomy (Pengetahuan Taksonomi Secara Manual)
Automated knowledge taxonomy (Pengetahuan Taksonomi Secara Otomatis)

COGNITIVE MAP
Cognitive /knowledge map merepresentasikan dari mental model dari pengetahuan yang
dimiliki seseorang dan menyediakan bentuk yang lebih baik dari codified knowledge. Mental
model menjelaskan proses pada saat seseorang berpikir dan masuk akal dalam lingkungan yang
kompleks.

Cognitive map adalah cara yang paling ampuh untuk mendukung captured

knowledge karena hal ini juga berarti meng-capture konteks dan juga hubungan yang kompleks
antara konsep kunci yang berbeda.

0224M Knowledge Management

Gambar 4. Contoh dari Knowledge Map

Sumber: Dalkir, 2011

DECISION TREE
Pohon Keputusan merupakan sebuah sistem atau cara yang manusia kembangkan untuk
membantu mencari dan membuat keputusan untuk masalah-masalah tersebut dan dengan
memperhitungkan berbagai macam faktor yang ada di dalam lingkup masalah tersebut. Secara
umum, pohon keputusan adalah suatu gambaran permodelan dari suatu persoalan yang terdiri
dari serangkaian keputusan yang mengarah ke solusi.

0224M Knowledge Management

Contoh:

Gambar 5. Decision Tree

Sumber:
http://thesonofdevil.wordpress.com/2009/12/07/pohon-keputusan/

Terminologi dalam pohon keputusan:

1. Anak (Child) atau Orangtua (Parents). Keterangan: b,c, dan d adalah anak dari a. Dan a
adalah orangtua dari b,c, dan d.
2. Lintasan (Path). Keterangan: lintasan dari a ke j adalah a,b,e,j. Panjang lintasan dari a ke j
adalah jumlah sisi yang dilalui, yaitu 3.
3. Saudara Kandung (Sibling). Keterangan: b,c,dan d adalah saudara kandung, karena
ketiganya memiliki orangtua yang sama, yaitu a.
4. Derajat. Keterangan: jumlah anak yang ada pada simpul tersebut - a berderajat 3 dan b
berderajat 2.
5. Daun. Keterangan: adalah simpul yang tidak memiliki anak contoh: c, f, g, h, i, dan j
adalah daun.
6. Simpul Dalam (Internal Nodes). Keterangan: Simpul yang mempunyai anak. Simpul a,b,
dan d adalah Simpul Dalam.
7. Tingkat (Level). Keterangan: 1 + panjang lintasan dari simpul teratas ke simpul tersebut.
Simpul teratas mempunyai tingkat = 1.

0224M Knowledge Management

8. Pohon n-ary. Keterangan: pohon yang setiap simpul cabangnya memiliki banyaknya n
buat anak disebut pohon n-ary. Jika n=2, pohonnya disebut pohon biner.

Contoh Pohon Keputusan:

Gambar 6. Contoh dari Pohon Keputusan

Sumber: Dalkir, 2011
KNOWLEDGE TAXONOMY
Kebanyakan informasi yang tidak terstruktur di perusahaan adalah informasi yang tidak dikelola,
sebesar 90% (Sumber: Gartner, 2005). Hal ini berdampak pada beberapa masalah antara lain
kesulitan menemukan dan mengakses informasi, kelemahan security, duplikasi informasi dan
lain-lain.

Survey dari IDC terhadap 706 pekerja pengetahuan (knowledge worker), menunjukkan bahwa
rata-rata pekerja pengetahuan menghabiskan terlalu banyak waktu untuk menemukan dan
memproses informasi, dengan biaya yang relatif tinggi.

Solusi: membangun Knowledge Taxonomy. Knowledge Taxonomy merupakan representasi

pengetahuan secara terstruktur dan dalam bentuk sedemikian rupa sehingga mencerminkan
kepakaran dan pengetahuan bidang tertentu dalam organisasi.

0224M Knowledge Management

Contoh:

Gambar 7. Contoh dari Knowledge Taxonomy

Sumber: Dalkir, 2011

0224M Knowledge Management

SIMPULAN
Knowledge Capture dapat dilakukan dalam tingkatan individu serta kelompok dalam organisasi.
Knowledge Capture merupakan fase awal dari siklus KM, yang berkaitan dengan upaya
mendapatkan Tacit Knowledge sehingga dapat menjadi Explicit Knowledge. Tacit Knowledge
sangat sulit untuk ditangkap adalah hal yang sulit untuk menangkap pengalaman dan keahlian
individu

dalam

organisasi,

dan

kemudian

menyebarkannya

bagi

siapapun

yang

membutuhkannya. Tacit Knowledge akan tetap menjadi Tacit Knowledge sampai ada seseorang
yang mengajukan pertanyaan hingga menjadi Explicit Knowledge dan kemudian disimpan
dalam Repository Knowledge.

0224M Knowledge Management

DAFTAR PUSTAKA
1. Dalkir, K. (2011). Knowledge Management in Theory and Practice. The MIT Press.
USA. ISBN: 9780262015080, Chapter 4.
2. http://thesonofdevil.wordpress.com/2009/12/07/pohon-keputusan/
3. http://rimatakm.blogspot.com/2009/11/knowledge-capture-dan-codification.html
4. http://thesonofdevil.wordpress.com/2009/12/07/pohon-keputusan/