Teori Knowledge codification dalam organisasi

Knowledge Codification merupakan salah satu fase dari Knowledge Management Life Cycle, yang
berkaitan dengan upaya mendapatkan tacit knowledge sehingga dapat menjadi explicit dan explicit
knowledge menjadi terorganisasi dan terkodifikasi. Knowledge Codification juga merupakan upaya
untuk menjadikan pengetahuan menjadi tangible dan explicit ke dalam dokumen sehingga dapat
dikomunikasikan lebih luas dan murah. Kualitas kodifikasi meliputi akurasi, kemudahan
dibaca/dipahami, diakses, kemutakhiran dan kredibilitasnya. Atau juga mengorganisasikan dan
menyajikan suatu Knowledge sebelum knowledge tersebut digunakan oleh pengguna. Kodifikasi
Pengetahuan merupakan salah satu tahapan dari Siklus Hidup Manajemen Pengetahuan, yang terkait
dengan upaya untuk memperoleh tacit knowledge sehingga bisa menjadi pengetahuan eksplisit dan
eksplisit menjadi terorganisir dan dikodifikasi . Menurut Buzan dalam John et al. (2014)mind map
adalah teknik dimana proses berpikir yang diwakili secara visual dengan menghubungkan konsep dan
ide-ide terkait dengan isu sentral atau masalah. Teknik mind map pertama kali diusulkan dan
dikembangkan oleh Buzan pada tahun 1974. Menurut Davies dalam Noonan (2013) keuntungan dari
mind map adalah "bentuk yang unik" dan struktur tidak dibatasi, generasi jaringan ide-ide yang tak
terbatas, promosi kreativitas dan dorongan dari brainstorming. Kemudian kekurangan mind map
terletak pada pembatasan jenis link yang berasosiasi sederhana, tidak adanya kaitan yang jelas antara
ide-ide, sulit bagi dosen untuk membaca, tidak konsisten dalam tingkat detail dan mungkin terlalu
rumit dan kehilangan gambaran keseluruhan
Tools dalam Knowledge Codification
1. Menurut Willem-Olaf Huijsen, Samuel J. Driessen, Jan W. M. Jacobs Knowledge mapping
adalah proses di mana organisasi dapat mengidentifikasi dan mengkategorikan aset
pengetahuan dalam organisasi mereka - orang, proses, konten, dan teknologi. Ini
memungkinkan organisasi untuk sepenuhnya memanfaatkan keahlian yang ada dalam
organisasi, serta mengidentifikasi hambatan dan kendala memenuhi tujuan dan sasaran
strategis. Ini sedang membangun peta jalan untuk menemukan informasi yang diperlukan
memanfaatkan sumber daya dengan sebaik-baiknya, terlepas dari sumber atau bentuk.
2. Decision tree adalah sebuah diagram alir yang berbentuk seperti struktur pohon yang mana
setiap internal node menyatakan pengujian terhadap suatu atribut, setiap cabang menyatakan
output dari pegujian tersebut dan leaf node menyatakan kelas–kelas atau distribusi kelas.
Node yang paling atas disebut sebagai root node atau node akar. Sebuah root node akan
memiliki beberapa edge keluar tetapi tidak memiliki edge masuk, internal node akan memiliki
satu edge masuk dan beberapa edge keluar, sedangkan leaf node hanya akan memiliki satu
edge masuk tanpa memiliki edge keluar. Decision tree digunakan untuk mengklasifikasikan
suatu sampel data yang belum diketahui kelasnya ke dalam kelas–kelas yang sudah ada. Jalur
pengujian data adalah pertama melalui root node dan terakhir adalah melalui leaf node yang
akan menyimpulkan prediksi kelas bagi data tersebut. Atribut data harus berupa data
kategorik, bila kontinu maka atribut harus didiskretisasi terlebih dahulu
3. Decision Table menurut J. Vanthienen dan G. Wets (1994:265) adalah sebagai berikut : “A
decision table ia s table, representing the exchaustive set of mutual exclusive conditional
expressions, within a predefined problem area.” Decision Table merupakan suatu metode
yang digunakan untuk menjelaskan dan menggambarkan aliran data secara logika yang
tersimpan didalamnya yang dapat digunakan untuk menyelesaikan sebuah masalah. Decision
table bekerja dengan cara mengkombinasikan semua kondisi yang ada dimana kondisi ini
berisikan aturan-aturan (rules) yang disimpan dalam bentuk tabel pada suatu masalah
sehingga dapat dipastikan bahwa tidak ada kemungkinan yang terlewati didalam analisa
logika terhadap masalah tersebut.
Knowledge merupakan informasi yang dikombinasikan dengan pengalaman. Menurut Nonaka dan
Takeuchi (1995) terdapat dua jenis knowledge, yaitu: Tacit Knowledge dan Explicit Knowledge.
Tacit Knowledge
Pengetahuan yang terdapat di dalam otak atau pikiran seseorang sesuai dengan pemahaman dan
pengalaman orang itu sendiri. Biasanya pengetahuan ini tidak terstruktur, susah untuk didefinisikan
dan diberitahukan dengan bahasa formal kepada orang lain dan isinya mencakup pemahaman pribadi.
Pengetahuan ini umumnya belum terdokumentasi karena pengetahuan ini masih terdapat di dalam
pikiran seseorang. Tacit Knowledge memiliki ciri-ciri, yaitu:
 Tacit diperoleh dari pengalaman, pengalaman yang pernah dirasakan
 Tidak mudah dikomunikasikan atau diberikan kepada orang lain karena sulit untuk di
ekspresikan
 Pengetahuannya dapat di transfer secara efektif melalui bertatap muka (person to
person), yaitu pengetahuan yang di dapat oleh kita akan mudah untuk di transfer melalui
percakapan dari kita ke orang lain.

Explicit Knowledge
Pengetahuan yang sudah dikumpulkan serta diterjemahkan ke dalam suatu bentuk dokumentasi
(rangkuman) sehingga lebih mudah dipahami oleh orang lain. Pengetahuan ini bersifat formal dan
mudah untuk dibagikan ke orang lain dalam bentuk dokumentasi karena umumnya merupakan
pengetahuan yang bersifat teori yang mempermudah seseorang dalam membagi pengetahuannya
kepada orang lain melalui buku, artikel dan jurnal tanpa harus datang langsung untuk mengajari orang
tersebut. Dalam proses penerapannya, pengetahuan explicit lebih mudah karena pengetahuan yang
diperoleh dalam bentuk tulisan atau dokumentasi

Berikan penjabaran mengenai proses knowledge codification dalam organisasi. Jabarkan cara
cara organisasi merubah knowledge yang bersifat tacit menjadi ekspilisit selanjutnya menjadim
terkodifikasi.
Pada proses knowledge codification dalam UGM yaitu:
Pada proses tacitnya berawal dari penciptaan pengetahuan, difusi pengetahuan, dan pemanfaatan
pengetahuan. Hasil yang diharapkan dari ketiga proses ini adalah social impact.
Pada proses eksplisitnya seperti berikut ini :
Webinar
Webinar adalah singkatan dari web seminar. Istilah populernya, seminar online. Meskipun
dilakukan secara online, tetapi pesertanya tak kalah antusias dengan seminar biasa. Kualitas dan
profesional yang dihadirkan juga tak kalah dengan seminar biasa. Webinar adalah salah satu bentuk
media yang memudahkan proses membagi dan menyaring informasi. Terutama bagi yang tak suka
bepergian tetapi tetap ingin mendapat banyak pengetahuan. Entah itu pekerja, ilmuwan, ibu rumah
tangga, hingga anak sekolahan. Siapa saja bisa mengikuti sesuai dengan segmentasi.
Webinar memungkinkan pengajaran dan berbagai informasi tanpa perlu menggunakan tempat dan
ruang yang besar. Webinar bisa dilakukan di mana saja dan kapan saja jika mau. Bisa gunakan
komputer, laptop, ataupun smartphone.
Mekanisme webinar cukup sederhana. Webinar adalah seminar online yang memanfaatkan
teknologi video call. Agar proses menyimak lebih longgar dan lancar, hindari melihatnya secara
rombongan. Meski sebenarnya cara ini bisa saja dilakukan.
 Peserta bisa mendapatkan ilmu dari seminar online yang diikutinya. Informasi akan lebih
cepat didapat dari seminar ini. Tanpa perlu keluar rumah dan menghabiskan banyak waktu
diperjalanan. Informasi yang didapat tetaplah sama kualitasnya.

Pembuatan portal E-Learning

Penggunaan teknologi informasi dan komunikasi untuk pengembangan kapasitas pegawai saat ini
sudah menjadi suatu keharusan, walaupun teknologi bukan satu-satunya alat bantu dalam KM. Salah
satu tools KM yang sangat bermanfaat adalah E-Learning.
Sehingga pengetahuan yang dilakukan menjadi terorganisir dengan baik