MODUL PERKULIAHAN

Modul 4

KNOWLEDGE MANAJEMEN
DALAM ORGANISASI

Modul Standar untuk

digunakan dalam
Perkuliahan di Universitas
Mercu Buana

Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh

4
Ilmu Komputer Sistem Informasi Ratna Mutu Manikam, Skom, MT

Abstract Kompetensi
Manajemen Data merupakan bagian Mahasiswa mampu data dan
dari manajemen Sumber Daya manajemen database
Informasi. Sumber Daya
Pengertian Knowledge Management

Manajemen pengetahuan (knowledge management) ialah suatu rangkaian kegiatan yang

digunakan oleh organisasi atau perusahaan untuk mengidentifikasi, menciptakan,
menjelaskan, dan mendistribusikan pengetahuan untuk digunakan kembali, diketahui, dan
dipelajari di dalam organisasi. Kegiatan ini biasanya terkait dengan objektif organisasi dan
ditujukan untuk mencapai suatu hasil tertentu seperti pengetahuan bersama, peningkatan
kinerja, keunggulan kompetitif, atau tingkat inovasi yang lebih tinggi.

Konsep manajemen pengetahuan ini meliputi pengelolaan sumber daya manusia (SDM) dan
teknologi informasi (TI) dalam tujuannya untuk mencapai organisasi perusahaan yang
semakin baik sehingga mampu memenangkan persaingan bisnis. Perkembangan teknologi
informasi memang memainkan peranan yang penting dalam konsep manajemen
pengetahuan. Hampir semua aktivitas kehidupan manusia akan diwarnai oleh penguasaan
teknologi informasi, sehingga jika berbicara mengenai manajemen pengetahuan tidak lepas
dari pengelolaan.

Pada perkembangan ini menunjukan makin cepatnya perubahan dalam segala bidang
kehidupan, akibat dari efek globalisasi serta perkembangan teknologi informasi yang sangat
akseleratif. Kondisi ini jelas telah mengakibatkan perlunya cara-cara baru dalam menyikapi
semua yang terjadi agar dapat tetap survive. Penekanan akan makin pentingnya kualitas
sumber daya manusia (SDM) merupakan salah satu respon dalam menyikapi perubahan
tersebut, dan ini tentu saja memerlukan upaya-upaya untuk meningkatkan dan
mengembangkan SDM.

Sehubungan dengan itu peranan ilmu pengetahuan menjadi makin menonjol, karena hanya
dengan pengetahuanlah semua perubahan yang terjadi dapat disikapi dengan tepat. Ini
berarti pendidikan memainkan peran penting dalam mempersiapkan SDM yang berkualitas
dan kompetitif. Ketatnya kompetisi secara global khususnya dalam bidang ekonomi telah
menjadikan organisasi usaha memikirkan kembali strategi pengelolaan usahanya, dan SDM
yang berkualitas dengan penguasaan pengetahuannya menjadi pilihan penting yang harus
dilakukan dalam konteks tersebut.

Jenis Penerapan Knowledge Management

Perbedaan yang paling signifikan di antara jenis knowledge ialah tacit versus explicit
(Nonaka dan Takeuchi, 1995). Di dalam organisasi explicit knowledge tidak menjadi masalah
karena mudah didokumentasikan, diarsipkan, dan diberi kode. Di lain pihak, tacit knowledge

2019 Sistem Informasi Manajemen

2 Ratna Mutu Manikam, Skom, MT
merupakan suatu tantangan tersendiri karena pengetahuan sering kali dirasakan sangat
berharga untuk dibagikan dan digunakan dengan cara yang tepat. Pemahaman akan
perbedaan kedua jenis knowledge ini sangatlah penting, dan yang perlu diperhatikan juga
adalah aplikasinya dengan cara yang berbeda untuk memindahkan jenis knowledge yang
berbeda.

1. Tacit Knowledge
Pada dasarnya tacit knowledge bersifat personal, dikembangkan melalui pengalaman yang
sulit untuk diformulasikan dan dikomunikasikan (Carrillo et al.,2004). Tacit knowledge tidak
dinyatakan dalam bentuk tulisan, melainkan sesuatu yang terdapat dalam benak orang-
orang yang bekerja di dalam suatu organisasi.

Menurut Polanyi (1966) tacit knowledge secara umum dijabarkan sebagai:

1.Pemahaman dan aplikasi pikiran bawah sadar
2. Susah untuk diucapkan
3. Berkembang dari kejadian langsung dan pengalaman
4. Berbagi pengetahuan melalui percakapan (story-telling)

Berdasarkan pengertiannya, maka tacit knowledge dikategorikan sebagai personal

knowledge atau dengan kata lain pengetahuan yang diperoleh dari individu (perorangan).

1.1. Personal Knowledge

Menurut Berkeley, pengetahuan manusia bermula pada saat orang mendapatkan ide
dimana kesan tersebut muncul dari perasaan dan sistem kerja pikiran atau dengan kata lain
ide dibentuk dengan bantuan dari memori dan imajinasi yang menambah, membagi,
mengungkapkan perasaan sebenarnya.

Selanjutnya menurut Bahm, penelitian pada sifat dasar pengetahuan seketika

mempertemukan perbedaan antara knower dan known, atau seringkali diartikan dalam
istilah subject dan object, atau ingredient subjective dan objective dalam pengalaman.
Pengalaman yang diperoleh tiap karyawan tentunya berbeda-beda berdasarkan situasi dan
kondisi yang tidak dapat diprediksi. Definisi experience yang diambil dari kamus bahasa
Inggris adalah the process of gaining knowledge or skill over a period of time through seeing
and doing things rather than through studying. Yang artinya proses memperoleh
pengetahuan atau kemampuan selama periode tertentu dengan melihat dan melakukan hal-
hal daripada dengan belajar.

2019 Sistem Informasi Manajemen

3 Ratna Mutu Manikam, Skom, MT
Davenport dan Prusak dalam Martin (2010, p. 2) mendefinisikan personal knowledge is a
fluid mix of framed experience, values, contextual information and expert insight that
provides a framework for evaluating and incorporating new experiences and information.”
Secara garis besar, berarti gabungan dari pengalaman, nilai – nilai, informasi kontekstual,
dan wawasan luas yang menyediakan sebuah kerangka pengetahuan untuk mengevaluasi
dan menggabungkan pengalaman – pengalaman dan informasi yang baru.
Menurut Martin (2010), personal knowledge didapat dari instruksi formal dan informal.
Personal knowledge juga termasuk ingatan, story-telling, hubungan pribadi, buku yang telah
dibaca atau ditulis, catatan, dokumen, foto, intuisi, pengalaman, dan segala sesuatu yang
dipelajari, mulai dari pekarangan hingga pengembangan nuklir.

2. Explicit Knowledge
Explicit knowledge bersifat formal dan sistematis yang mudah untuk dikomunikasikan dan
dibagi (Carrillo et al., 2004). Menurut pernyataan Polanyi (1966) pada saat tacit knowledge
dapat dikontrol dalam benak seseorang, explicit knowledge justru harus bergantung pada
pemahaman dan aplikasi secara tacit, maka dari itu semua pengetahuan berakar dari tacit
knowledge. Secara umum explicit knowledge dapat dijabarkan sebagai:
1. Dapat diucapkan secara tepat dan resmi
2. Mudah disusun, didokumentasikan, dipindahkan, dibagi, dan dikomunikasikan
Penerapan explicit knowledge ini lebih mudah karena pengetahuan yang diperoleh dalam
bentuk tulisan atau pernyataan yang didokumentasikan, sehingga setiap karyawan dapat
mempelajarinya secara independent.

2.1 Job Procedure

Secara terpisah pengertian job adalah a responsibility, duty or function, dan procedure
adalah a formal or official order or way of doing things. Jadi pengertian job procedure atau
prosedur kerja adalah tanggung jawab atau tugas yang bersifat formal atau perintah resmi
atau cara melakukan hal-hal. Berdasarkan pernyataan Anshori selaku pihak yang
mencetuskan knowledge management, salah satu bentuk konkret dari explicit knowledge
adalah Standard Operation Procedure.

Standard Operation Procedure atau prosedur pelaksanaan dasar dibuat untuk

mempertahankan kualitas dan hasil kerja. Dengan menggunakan Standard Operation
Procedure maka tugas-tugas akan semakin mudah dikerjakan, juga tamu akan terbiasa
dengan sistem pelayanan yang ada. Disamping itu Standard Operation Procedure
diciptakan agar para tamu merasa nyaman dalam mendapatkan apa yang dibutuhkan dan

2019 Sistem Informasi Manajemen

4 Ratna Mutu Manikam, Skom, MT
diinginkan. Standard Operation Procedure sendiri dalam pelaksanaannya sangat fleksibel
karyawan dapat memberikan masukan berdasarkan pengetahuan yang didapat.

Lebih lanjut menurut Sulastiyono (2001, p. 244) Standard adalah sebagai langkah awal
untuk mendapatkan derajat kesesuaian suatu produk, dibandingkan dengan harapan-
harapan tamu. Oleh sebab itu, agar suatu jenis pekerjaan dapat menghasilkan produk yang
standard dari waktu ke waktu, maka cara-cara mengerjakan untuk menghasilkan produk
tersebut juga harus dilakukan dengan cara-cara yang standard pula.

Yang dimaksudkan dengan produk yang standard adalah:

1. Memiliki derajat kesesuaian untuk pemakai.
2. Setiap jenis produk yang dihasilkan untuk digunakan, secara konsisten memiliki
spesifikasi yang sama.

Keuntungan-keuntungan yang dapat diperoleh dengan adanya atau digunakannya

Standard Operation Procedure adalah:

1. Mempunyai nilai sebagai alat atau saluran komunikasi bagi manajemen dengan para staf
dan para pelaksananya. Melalui Standard Operation Procedure, seluruh staf dan karyawan
akan mengetahui secara jelas, berusaha untuk memahami tentang tujuan dan sasaran,
serta kebijakan dan prosedur kerja perusahaan. Dengan demikian setiap orang dalam
organisasi akan menerima pesan yang jelas dari Standard Operation Procedure tersebut.

2. Standard Operation Procedure juga dapat digunakan sebagai alat atau acuan untuk
melaksanakan pelatihan baik bagi para staf dan karyawan, serta bagi karyawan baru.

3. Standard Operation Procedure dapat mengurangi waktu yang terbuang, dengan demikian
diharapkan akan meningkatkan produktivitas kerja baik bagi manajemen ataupun bagi para
staf dan karyawan. Apabila tidak tersedia manual pekerjaan, maka bila terjadi sesuatu
kesulitan dalam menyelesaikan pekerjaan harus dicari dahulu jalan pemecahannya, atau
didiskusikan dahulu dengan rekan sekerja dan atasannya, dan ini berarti membuang waktu.
Lain halnya bila cara penyelesaiannya sudah tersedia secara tertulis, maka akan lebih cepat
pelaksanaanya dan waktu lebih banyak dihemat, serta dapat lebih dimanfaatkan untuk
menyelesaikan pekerjaan lain.

4. Dengan dibantu oleh pengawasan yang dilaksanakan dalam proses pekerjaan, maka
Standard Operation Procedure dapat dilaksanakan secara lebih konsisten, dan menjamin

2019 Sistem Informasi Manajemen

5 Ratna Mutu Manikam, Skom, MT
terciptanya produk yang standar, sekalipun dikerjakan oleh orang-orang yang berbeda dan
waktu pelaksanaan yang tidak bersamaan.

2.2 Technology
Teknologi merupakan salah satu elemen pokok yang terdapat pada knowledge
management, dikenal sebagai media yang mempermudah penyebaran explicit knowledge.
Berdasarkan pernyataan Gillingham dan Roberts (2006) awal mulanya knowledge
management digerakkan oleh teknologi, khususnya explicit knowledge yang lebih mudah
disusun. Menurut Marwick (2001) teknologi bukanlah hal baru dalam knowledge
management, dan pengalaman yang telah dibentuk oleh para ahli sebelumnya menjadi
bahan pertimbangan terbentuknya teknologi itu sendiri. Seiring dengan berjalannya waktu
teknologi yang mendukung knowledge management akan selalu berkembang dalam bentuk
sistem-sistem yang mempermudah proses penyebaran knowledge. Salah satu teknologi
paling mutakhir yang saat ini digunakan oleh banyak perusahaan untukproses penyebaran
knowledge adalah intranet, dimana hal ini didasarkan pada kebutuhan untuk mengakses
knowledge dan melakukan kolaborasi, komunikasi serta sharing knowledge secara ”on line”.
Intranet merupakan salah satu bentuk teknologi yang diterapkan di Surabaya Plaza Hotel.
Intranet atau yang disebut juga internal internet menawarkan kesempatan untuk
menggunakan telekomunikasi yang maju yang telah dikembangkan dari internet. Menurut
pendapat Merali peralatan seperti intranet dan internet dianggap sebagai sistem knowledge
management yang utama untuk menjalankan dan mendukung forum diskusi dan praktek
(1999). Intranet bukan merupakan jaringan tunggal juga bukan merupakan perangkat yang
menghubungkan jaringan-jaringan seperti internet. Nama intranet digunakan sebagai
perwujudan dimana standar dan alat- alat dikembangkan dalam internet digunakan untuk
menyimpan dan mengirim data perusahaan kepada pengguna dalam jaringan internal

Tujuan Penerapan Knowledge Manajemen

Implementasi knowledge management atau manajemen pengetahuan akan memberikan
pengaruh positif terhadap proses bisnis perusahaan baik secara langsung maupun tidak
langsung, beberapa manfaat knowledge management atau manajemen pengetahuan bagi
perusahaan antara lain:
1. Penghematan waktu dan biaya. Dengan adanya sumber pengetahuan yang
terstruktur dengan baik, maka perusahaan akan mudah untuk menggunakan
pengetahuan tersebut untuk konteks yang lainnya, sehingga perusahaan akan dapat
menghemat waktu dan biaya.
2. Peningkatan aset pengetahuan. Sumber pengetahuan akan memberikan
kemudahaan kepada setiap karyawan untuk memanfaatkannya, sehingga proses

2019 Sistem Informasi Manajemen

6 Ratna Mutu Manikam, Skom, MT
 pemanfaatan pengetahuan di lingkungan perusahaan akan meningkat, yang
akhirnya proses kreatifitas dan inovasi akan terdorong lebih luas dan setiap
karyawan dapat meningkatkan kompetensinya.
3. Kemampuan beradaptasi. Perusahaan akan dapat dengan mudah beradaptasi
dengan perubahan lingkungan bisnis yang terjadi.
4. Peningkatan produktfitas. Pengetahuan yang sudah ada dapat digunakan ulang
untuk proses atau produk yang akan dikembangkan, sehingga produktifitas dari
perusahaan akan meningkat.

Di bawah ini adalah 5 alasan penting kenapa Knowledge Management itu diperlukan bagi
tiap organisasi:
1. Mempercepat akses terhadap informasi dan pengetahuan
Knowledge Management mempermudah pencarian informasi atau orang yang memegang
informasi yang Anda butuhkan. Ini meningkatkan efisiensi dan produktivitas dan
memungkinkan Anda bekerja lebih baik.
2. Meningkatkan proses pengambilan keputusan
Karyawan dapat meningkatkan kualitas dan kecepatan pengambilan keputusan dengan
mengakses pengetahuan seluruh organisasi saat mereka membutuhkannya. Saat membuat
keputusan, alat kolaborasi perusahaan memfasilitasi akses terhadap pendapat dan
pengalaman orang yang berbeda, yang dapat memberi kontribusi perspektif tambahan pada
pilihan yang dibuat.
3. Menciptakan inovasi dan perubahan
Aktifkan dan dorong pembagian gagasan, kolaborasi dan akses terhadap informasi
terbaru. Knowledge Management memungkinkan individu untuk merangsang inovasi dan
perubahan yang dibutuhkan untuk mengembangkan organisasi dan memenuhi kebutuhan
bisnis yang terus berubah.
4. Meningkatkan efisiensi tiap unit operasi dan proses bisnis organisasi
Dengan akses informasi dan sumber daya yang lebih cepat ke seluruh organisasi, pekerja
dapat bertindak cepat. Sebuah studi yang dilakukan oleh McKinsey & Co pada bulan
November 2011, dimana lebih dari 4.200 eksekutif diwawancarai di seluruh dunia,
menunjukkan bahwa penggunaan teknologi kolaborasi sosial telah memperbaiki proses
bisnis dan kinerja organisasi secara umum.
5. Meningkatkan kepuasan pelanggan
Berbagi pengetahuan dan kolaborasi silang membantu meningkatkan nilai yang ditawarkan
kepada pelanggan. Organisasi mampu memberikan jawaban lebih cepat atau
mempersingkat waktu yang diperlukan untuk memperbaiki produk atau layanan.

2019 Sistem Informasi Manajemen

7 Ratna Mutu Manikam, Skom, MT
Menurut sebuah studi oleh Gartner (2014, Knowledge Management Will Transform CRM
Customer Service, di balik paywall), memperbaiki akses terhadap pengetahuan kontekstual
oleh seorang karyawan atau klien mengurangi waktu yang dibutuhkan oleh penyedia
layanan untuk memberikan jawaban sebesar 20-80 persen, Meningkatkan kepuasan
pelanggan Selain itu, sebuah organisasi dapat mengurangi biaya dukungan pelanggan
sebesar 25 persen atau lebih, saat menggunakan aktivitas pengelolaan Knowledge
Management yang sesuai.

Penerapan Knowledge Management Dalam Organisasi

Knowldege management menjadi bidang yang penting dalam proses pembelajaran
sebuah organisasi. Penge-tahuan yang dimiliki oleh organisasi harus mampu memberikan
kemajuan bagi organisasi itu sendiri. Agar organisasi dapat bertahan hidup, maka diwajibkan
agar setiap orang yang ada di dalam organisasi sharing penge-tahuan. Untuk itu dibutuhkan
manajemen yang kuat agar pengetahuan tersebut mengakar di setiap individu dalam
organisasi dan tidak hilang begitu saja dengan didukung infrastruktur untuk penyebaran
informasi di lingkungan organisasi.
Perkembangan dewasa ini mengajukan pada makin cepatnya perubahan dalam segalam
bidang kehidupan, akibatnya dari efek globalisasi serta pengembangan teknologi informasi
yang sangat akseleratif. Kondisi ini jelas mengakibatkan per-lunya cara-cara baru dalam
menyikapi semua yang terjadi agar dapat tetap survive. Penekanan akan makin pentingnya
kualitas sumber daya manusia (SDM) merupakan salah saru respon dalam menyikapi
perubahan tersebut, dan ini tentu saja memerlukan upaya-upaya untuk meningkatkan dan
mengembangkan SDM.
Sehubungan dengan itu peranan ilmu pengetahuan menjadi makin menonjol, karena hanya
dengan pengetahuanlah semua perubahan yang terjadi dapat disikapi dengan tepat. Ini
berarti pendidikan memainkan peran penting dalam mempersiapkan SDM yang berkualitas
dan kom-petitif. Ketatnya kompetisi secara global khususnya dalam bidang ekonomi telah
menjadikan organisasi usaha memikirkan kembali strategi pengelolaan usahanya, dan SDM
yang berkualitas dengan penguasaan pengetahuannya menjadi pilihan penting yang harus
dilakukan dalam konteks tersebut.
Pengetahuan telah menjadi sesuatu yang sangat menentukan, oleh karena itu perolehan
dan pemanfaatannya perlu dikelola dengan baik dalam konteks peningkatan kinerja
organisasi. Langkah ini dipandang sebagai sesuatu yang sangat strategis dalam
menghadapi persaingan yang mengglobal, sehingga pencapaiannya akan merupakan suatu
bencana bagi dunia bisnis, oleh karena itu diperlukan cara yang dapat mengintegrasikan

2019 Sistem Informasi Manajemen

8 Ratna Mutu Manikam, Skom, MT
pengetahuan itu dalam kerangka pengembangan SDM dalam organisasi. Dari sinilah istilah
mana-jemen pengetahuan berkembang sebagai suatu bagian penting dan strategis dalam
pengelolaan SDM pada Perusahaan/organisasi.
Pengetahuan memang merupakan milik individu, namun dapat dimanfaatkan oleh orga-
nisasi dengan tetap memberikan otonomi pengembangannya pada individu tersebut. Dalam
hubungan ini belajar dan pembelajaran menjadi kata kunci dalam peningkatan kapasitas
pengetahuan, oleh karenanya menjadikan individu sebagai pembelajar merupakan kondisi
yang diperlukan sebagai bagian dari upaya meningkatkan kinerja organisasi melalui
pengintegrasiannya dengan proses organisasi. Untuk itu organisasi perlu melakukan
pengembangan dirinya menjadi organisasi pembelajar, sebab hanya dalam kondisi yang
demikian individu/pegawai dapat benar-benar menjadi manusia pembelajar.
Pentingnya Learning Organization telah lama menjadi perhatian para ahli organisasi,
terutama semenjak terbitnya buku karya Peter Senge “The Fifth Discipline” pada tahun
1990, disamping itu organisasi-organisasi baik organisasi bisnis maupun non bisnis juga
telah mencoba mengembangkan konsep tersebut dalam upaya menjadikan organisasi
mereka kompetitif, dan dalam konteks itulah manajemen pengetahuan menjadi amat
penting, karena dengan pengelolaan yang tepat dapat menjadi suatu kekuatan kompetitif
yang tangguh yang diperlukan sekali dalam perkembangan global dewasa ini. Berikut ini
akan dikemukakan makna manajemen pengetahuan dengan menggunakan rujukan utama
buku yang ditulis oleh Christina Evans berjudul Managing for Knowledge, HR’s Strategic
Role.

Beda Informasi dan Pengetahuan

Informasi menurut Whitten, adalah data yang telah diproses atau diorganisasi ulang manjadi
bentuk yang berarti. Informasi dibentuk dari kombinasi data yang diharapkan memiliki arti ke
penerima. Sedangkan Knowledge adalah data dan information yang disaring lebih jauh
berdasarkan fakta, kebenaran, kepercayaan, penilaian, penga-laman dan keahlian si
penerima.
Proses perubahan data menjadi informasi menurut Daven dan port dalam buku Paul L.
Tobing dilakukan melalui beberapa tahap:
 Contextualized: memahami manfaaat data yang dikumpulkan
 Categorized: memahami unit analisis atau komponen kunci dari data
 Calculated: menganalisis data secara matematik atu secara statistik
 Corected: menghilangkan kesalahan dari data
 Condensed: meringkas data dalam bentuk yang lebih singkat dan jelas
Sedangkan knowledge sebagai informasi yang mengubah sesuatu atau seseorang, hal itu
terjadi ketika informasi tersebut menjadi dasar untuk bertindak, atau ketika informasi

2019 Sistem Informasi Manajemen

9 Ratna Mutu Manikam, Skom, MT
tersebut memam-pukan seseorang atau institusi untuk mengambil tindakan yang berbeda
atau lebih efektif dari sebelumnya.
Menurut Hendro Wicaksono, informasi dapat didefinisikan sebagai sesuatu yang kita bagi,
melalui beragam media komunikasi yang ada (Information is something that we share).
Sedang-kan Pengetahuan adalah sesuatu yang masih ada dalam pikiran kita (Knowledge is
something that is still in our mind).
Kemudian dapat disimpulkan, Informasi adalah Pengetahuan yang dibagi atau dikomu-
nikasikan melalui beragam media yang ada (Infor-mation is shared knowledge).
Pendapat lain juga mengartikan knowledge sebagai actionable information atau informasi
yang dapat ditindaklanjuti atau informasi yang dapat digunakan sebagai dasar untuk
bertindak, meng-ambil keputusan dan untuk menmpuh arah ataupun strategi.

Alur Proses Penciptaan Pengetahuan Information Acquisition (Proses Pengadaan

Informasi)

Proses pengadaan informasi adalah proses mengumpulkan beragam informasi dari

berbagai sumber yang dianggap relevan dengan interes komunitas pemakai sistem
manajemen pengetahuan. Karena itu, proses ini harus dilakukan berdasarkan survei
kebutuhan dan interes anggota komunitas yang yang telah dilakukan terlebih dahulu.
Sumber informasi tidak hanya berasal dari Internet, tetapi juga dari sumber informasi yang
didistribusikan dalam bentuk offline, seperti CDROM atau DVDROM.
Pada proses pengadaan informasi, ada dua jenis informasi yang dikumpulkan. Pertama
Unstructured Information (informasi yang tidak terstruktur) dan Structured Information
(informasi yang terstruktur). Unstructured Information adalah informasi yang tidak mendalam
tentang suatu topik. Contohnya adalah artikel surat kabar. Sedangkan Unstructured
Information adalah (sekumpulan) informasi yang mendalam dan detail tentang suatu topik.
Unstructured Information disimpan dan men-jadi bagian penting dalam Unstructured
Knowledge Creation (Penciptaan Pengetahuan yang Tidak Terstruktur), sedangkan
Structured Information disimpan dalam sistem repository (digital library).

Unstructured Knowledge Creation (Penciptaan Pengetahuan Yang Tidak Terstruktur)

Unstructured Knowledge Creation adalah proses pembelajaran komunitas yang cenderung
tidak terstruktur. Tidak terstruktur dalam hal pengetahuan yang dihasilkan belum mendalam
dan belum fokus pada suatu topik interes tertentu. Tujuan proses ini adalah:
1. Agar anggota komunitas mau, berani dan termotivasi berbagi pengetahuan
(knowledge sharing).

2019 Sistem Informasi Manajemen

10 Ratna Mutu Manikam, Skom, MT
 2. Agar anggota komunitas terbiasa dengan sistem manajemen pengetahuan yang
akan digunakan.

Discussion Forum (Forum Diskusi, Semi-structured Knowledge Creation)

Setelah pustakawan mendapatkan topik interes anggota komunitas, maka tahap berikutnya
adalah mengajak anggota komunitas untuk mendiskusikannya secara lebih spesifik dan ter-
struktur pada Discussion Forum. Jika memung-kinkan, pustakawan juga bisa mendorong
anggota komunitas langsung ke proses Structured Knowledge Creation (Penciptaan
Pengetahuan Yang Terstruktur). Tapi ini relatif sulit dilakukan karena untuk menghasilkan
pengetahuan yang terstruktur relatif butuh waktu dan proses yang tidak sebentar. Yang
paling mudah adalah membuat pengetahuan yang tidak terstruktur menjadi lebih terstruktur
dalam Discussion Forum. Bisa dibilang Discussion Forum adalah Semi-structured Know-
ledge Creation (Penciptaan Pengetahuan Yang Semi Terstruktur).

Structured Knowledge Creation (Penciptaan Pengetahuan Yang Terstruktur)

Pada saat proses di Discussion Forum, bila dirasa pengetahuan yang tercipta telah cukup
detail dan terstruktur, maka pustakawan harus meng-arahkan kegiatan pembelajaran pada
proses berikutnya, yaitu Structured Knowledge Creation. Dalam proses penciptaan
pengetahuan, proses ini merupakan proses yang sangat penting. Bisa dianggap puncaknya
proses penciptaan pengetahuan. Proses ini merupakan kelanjutan dari proses Discussion
Forum (semi-structured knowledge creation). Juga bisa merupakan kelanjutan dari proses
Unstructured Knowledge Creation, meskipun hal ini jarang terjadi.
Pada proses ini, biasanya kontribusi dari anggota komunitas relatif berkurang. Ini dikare-
nakan tingkat kesulitannya yang cukup tinggi. Untuk mengatasi masalah ini, pustakawan
bisa membantu dengan membuat kerangka struktur pengetahuan dan melakukan kemas-
ulang pengetahuan yang didapat dari Discussion Forum dan sumber referensi. Tapi anggota
komunitas diharapkan sebagai kontributor pengetahuan pada proses ini.
Bisa saja ketika suatu topik interes sudah mencapai proses Structured Knowledge Creation,
tapi topik tersebut tetap terus didiskusikan ditahap Discussion Forum. Jadi bisa juga
Discussion Forum tempat membahas topik interes dan menghasilkan pengetahuan baru,
sedangkan Structured Knowledge Creation tempat menyimpan pengetahuan yang sudah
disepakati bersama
Pengetahuan yang tercipta pada proses ini, selanjutnya disimpan pada sistem repository
sehingga bisa menjadi referensi kembali pada proses Structured Knowledge Creation (lihat
panah 2 arah antara proses Structured Knowledge Creation dengan Digital Library) maupun
Discussion Forum (lihat panah 2 arah antara proses Discussion Forum dengan Digital
Library).

2019 Sistem Informasi Manajemen

11 Ratna Mutu Manikam, Skom, MT
Sistem Repository (Digital Library)
Digital Library berfungsi sebagai:
1. Tempat menyimpan Structured Information yang dikumpulkan dari berbagai sumber
informasi.
2. Sumber referensi bagi proses pembelajaran di Discussion Forum dan Structured
Knowledge Creation.
3. Tempat menyimpan pengetahuan yang diha-silkan pada proses pembelajaran di
Discussion Forum dan Structured Knowledge Creation.
Semua fungsi di atas dilakukan oleh pus-takawan. Oleh karena itu, pustakawan sebaiknya
punya kemampuan yang cukup dalam hal pencarian, pengolahan dan kemas-ulang
informasi, serta kemampuan belajar secara cepat dan kemam-puan berkomunikasi.

Konsep Mekanisme Trasformasi Pengetahuan dalam Organisasi Pembelajar

Transformasi pengetahuan ini bergantung dengan mental dan budaya untuk setiap individu
sehingga aktualisasi aktivitas di dalam organisasi akan dilandasi pada keyakinan baru
sebagai kesepakatan bersama (anggota organisasi bekerja dengan spirit baru).
Berdasarkan model mental organisasi yang disepakati bersama inilah mereka kemudian
mengakutalisasikan pengetahuannya menjadi strategi, program, sistem/dokumen baru
sebagai pedoman kerja seluruh anggota.

Faktor yang penting dalam Implementasi Knowledge Management

a. Manusia
Baik berupa tacit knowledge ataupun explicit knowledge yang mampu di-sharing/transfer
dalam institusi atau organisasi.

b. Leadership
Keberhasilan KM didukung peran pemimpin dalam membangun visi yang kuat dengan
menggalang dan mengarahkan partisipasi semua anggota organisasi dalam mewujudkan
visinya.

c. Teknologi
Dukungan infrastruktur yang kuat dalam penyebaran informasi pada orang yang tepat dan
waktu yang tepat pula.

d. Organisasi

2019 Sistem Informasi Manajemen

12 Ratna Mutu Manikam, Skom, MT
Aspek pengaturan yang jelas dalam hal ini termasuk reward yang berpartisipasi dalam
penyebaran informasi

e. Learning
Kemauan belajar untuk setiap individu sehing-ga muncul ide-ide, inovasi dan knoeledge
baru, yang menjadi komoditas utama dalam KM.
Hal yang esensial dalam knowledge management adalah terbentuknya lingkungan belajar
yang kondusif, sehingga para pekerja ter-motivasi untuk terus belajar, memanfaatkan
informasi atau pengetahuan yang disediakan perusahaan, dan menumbuh kembangkan
penge-tahuan individualnya serta pada akhirnya mau berbagi pengetahuan baru yang
didapatnya untuk menjadi pengetahuan organisasi, atau dengan kata lain knowledge
management focus agar manusia didalamnya produktif utnuk menumbuhkembangkan
pengetahuan dan mau berbagi pengetahuan yang dimilikinya.
Perkembangan teknologi informasi telah meningkatkan produktivitas penemuan
pengetahuan (mempermudah proses pengelolaan pengetahuan) serta mempercepat proses
implementasinya, sehing-ga organisasi untuk menginstitusionalisasikan dan
mendistribusikan pengetahuan yang berasal dari individu anggota oranisasi sesuai dengna
kebutuhan dan perkembangannya.

Sosialisasi dan Promosi

Aplikasi sistem manajamen pengetahuan yang kompleks tidak akan berguna kalau tidak
digunakan oleh komunitasnya. Karena itu perlu strategi yang tepat untuk memotivasi
anggota komunitas agar menggunakan sistem.
Pertama, sosialisasi. Sosialisasi bisa dila-kukan dengan melakukan edukasi kepada
komunitas pemakai tentang layanan baru (intranet sistem manajemen pengetahuan) di
perpustakaan. Edukasi juga harus disertai dengan pelatihan cara menggunakan sistem
intranet.
Kedua, promosi. Promosi sebaiknya berisi manfaat intranet bagi komunitas pemakai perpus-
takaan. Jaman sekarang, biasanya produk berbasis teknologi akan berhasil bisa dikaitkan
dengan gaya hidup modern yang produktif. Karena itu perlu dirumuskan secara tepat
bagaimana mempro-mosikan intranet ini sebagian dari gaya hidup modern di perpustakaan.
Ketiga, reward (hadiah). Hadiah merupakan salah satu motivasi orang untuk berbuat
sesuatu. Pengelola Perpustakaan sebaiknya perlu meng-alokasikan dana untuk
menyediakan hadiah bagi pemakai yang paling aktif dan banyak memberikan kontribusi
penciptaan pengetahuan di intranet.

2019 Sistem Informasi Manajemen

13 Ratna Mutu Manikam, Skom, MT
Keempat, Evaluasi. Suatu pengembangan sistem dianggap baik, bila secara transparan
melibatkan pemakai dalam pengembangannya. Karena itu perlu secara berkala komunitas
pemakai diajak berdiskusi mengenai usability sistem manajamen pengetahuan yang
digunakan. Dari sini, akan didapat masukan-masukan bagi pengembangan sistem lebih
lanjut.
Dapat disimpulkan bahwa, baik individu, kelompok ataupun organisasi harus mampu
bertahan di era yang penuh ketidak-pastian ini. Organisasi pembelajar yang berisi individu
pembelajar yang didukung infrastruktur yang kuat mulai dari pengadaan informasi sampai
dengan pengetahuan yang terstruktur dalam digital library, untuk selanjutnya
disosialisasikan untuk menghasilkan nilai-nilai baru dalam organisasi. Dimana nilai –nilai
baru tersebut mengubah cara pandang setiap elemen organisasi untuk melakukan
pengembangan ke arah yang lebih baik.

Daftar Pustaka
James A. O’ Brien, Introduction to information System, Edition 12, 2005
Abell, Angela dan Nigel Oxbrow, ”Computing with Knowledge: The Information Professional
in the Knowledge Management Age”, Library Association Publication, London, 2001.
American National Standard, ”A Guide to the Project Management Body of Knowledge”,
Project Management Institute, New Jersey, 2004.
Bell, Housel, “Measuring and Managing Knowledge”, McGraw-Hill, Singapore, 2001.
Davenport, Thomas H and Prusak, L, “Working Knowledge : How Organizations Manage
What They Know”, Harvard Business School Press, Boston, 1998.
Davidson, Carl & Philip Voss, “Knowledge Management : An Introduction tocreating
Competitive Advantage fromintellectual capital”, Vision Books, New Delhi, 2003.
htttp://www.skyrme.com/, tanggal 25 November 2007
http://www.sekitarkita.com, Wcr_putu KM.Doc, 11 September 2007
http://www.ebizzasia.com, 24 Agustus 2007
http://hendrowicaksono.multiply.com/journal/, 24 September 2007
Housel, Thomas J and Arthur H.Bell, “Measuring and Managing Knowledge”, Mc Graw-Hill
International Edition, Boston, 2001.
Jann Hidajat Tjakraatmadja, Donal Crestofel Lantu, Knowledge Management dalam konteks
organisasi pembelajar, SBMITB, 2006

2019 Sistem Informasi Manajemen

14 Ratna Mutu Manikam, Skom, MT
Jeffery L. Whitten, Lonnie D. Bentl, Kevin C. Dittman, Metode Desain dan Analissi Sistem,
2005.
Kling, Rob, “Learning about InformationTechnology and Social Change: the Contribution of
Social Informatics”, The Information Society, Vol.16, No.3, pp 217-232, 2000.
Lendy Widayana, “Knowledge Management: Meningkatkan Daya Saing Bisnis”, Bayumedia
Publishing, 2005.
Malhotra, Yogesh, “From Information Management to Knowledge Management: Beyond the
“Hi-Tech Hidebound ’Systems” dalam K. Srinantaiah dan MED Koenig (ed), “Knowledge
Management for the Information Professional”, Medford, Information Today, Inc.pp:37-61,
New York, 2000.
Munteanu Igor, Ionita Veaceslav IONITA, The Management of Knowledge , Cartier, 2003.

2019 Sistem Informasi Manajemen

15 Ratna Mutu Manikam, Skom, MT