1

MODUL PERKULIAHAN I

P182100007
KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM

PENGARUH ORGANISASI DALAM

MANAJEMEN PENGETAHUAN

Abstrak Sub-CPMK

Mampu menjelaskan konsep Sub-CPMK 01

Manajemen Pengetahuan Memahami konsep dasar Manajemen
Pengetahuan (CPMK

Latar Belakang

Fakultas Program Studi Tatap Muka Disusun Oleh

05
Dwi Ade Handayani Capah, S.Kom, M.Kom
Fakultas Ilmu Komputer Sistem Informasi
 Pengetahuan adalah aset strategis paling berharga untuk hidup di lingkungan
bisnis saat ini (Barao et al., 2017). Dalam lingkungan modern, perubahan cepat terjadi di
pasar global, kebutuhan pelanggan, dan teknologi. Sulit bagi organisasi untuk memahami
dan memprediksi perubahan yang sering dan kompleks ini. Laju inovasi yang lebih cepat
dan kebutuhan akan pembelajaran seumur hidup bagi karyawan telah menjadi
persyaratan bersaing untuk organisasi.
Menyadari pentingnya pengetahuan sebagai faktor penting untuk kinerja, banyak
organisasi telah mengalokasikan anggaran untuk program manajemen pengetahuan (Lee
dan Choi, 2003). Organisasi dapat semakin mengandalkan pengetahuan yang dibagikan
kepada individu untuk menghasilkan solusi inovatif terhadap masalah, serta untuk
mengembangkan proses organisasi yang lebih inovatif. Manajemen pengetahuan telah
ditemukan untuk memungkingkan curah pendapat yang lebih sering, sehingga
meningkatkan inovasi proses. Manajemen pengetahuan juga dapat memungkinan
organisasi mengeksploitasi ide-ide baru dengan lebih baik lagi.

Pengaruh Manajemen Pengetahuan Terhadap Organisasi

Mengapa Perusahaan AS mengadopsi KM? Berdasarkan survey IDC dan

Knowledge Management Magazine pada bulan Mei 2001 (Dyer dan McDonough, 2001)
pada perusahaan-perusahaan Amerika Serikat (AS), menunjukkan 3 alasan mengapa
perusahaan AS mengadopsi MP :
 Mempertahankan keahlian karyawan
 Meningkatkan kepuasan pelanggan terhadap produk perusahaan
 Meningkatkan laba atau pendapatan.

Dimensi Organisasi Berpengaruh Terhadap Manajemen Pengetahuan Manajemen

Pengetahuan dapat berdampak pada organisasi dan kinerja organisasi pada beberapa
level, yaitu :
 Orang (People)
 Proses (Process)

2023 Knowledge Management System dari Modul 5

2 Dwi Ade Handayani CApah, S.Kom, M.Kom
Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
 Produk (Product)
 Organisasi secara keseluruhan

Proses Manajemen Pengetahuan akan berdampak pada 4 dimensi ini dalam 2 cara :
 Proses Manajemen Pengetahuan membantu menciptakan pengetahuan, yang dapat
berkontribusi meningkatkan kinerja organisasi dalam 4 dimensi
 Proses Manajemen Pengetahuan secara langsung dapat meningkatkan kinerja
organisasi dalam 4 dimensi.

Dampak pada Orang (People)

 KM dapat memfasilitasi pembelajaran karyawan
 KM juga menyebabkan karyawan menjadi lebih fleksibel, dan meningkatkan kepuasan
kerja
 KM juga memberi karyawan solusi untuk masalah yang mereka hadapi seandainya
masalah yang sama telah dihadapi sebelumnya, dan secara efektif ditangani.

Bagaimana Manajemen Pengetahuan Berdampak Pada Orang

2023 Knowledge Management System dari Modul 5

3 Dwi Ade Handayani CApah, S.Kom, M.Kom
Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
1. Dampak Terhadap Pembelajaran Karyawan Manajemen Pengetahuan dapat
meningkatkan pembelajaran karyawan dan memperbaharui pengetahuan mereka
sesuai bidang masing-masing.

Hal ini dapat dicapai melalui :

a. Eksternalisasi dan Internalisasi, secara bersama-sama membantu individu dalam

belajar. Contohnya :
Dalam membuat laporan mengenai lessons learned (hal yang dipelajari) dari suatu
project. Dalam membuat laporan, anggota tim mendokumentasikan
(eksternalisasi) pengetahuan tacit yang mereka peroleh selama project. Orang-
orang selanjutnya yang akan mengerjakan project dapat menggunakan laporan ini
untuk memperoleh pengetahuan dari tim sebelumnya dengan internalisasi, yaitu
membaca laporan eksplisit dan menerapkannya sehingga re-eksperience
(mengalami kembali) apa yang telah dialami tim sebelumnya.
Seorang pakar (expert) menulis sebuah buku, berarti mengeksternalisasikan
pengetahuan tacit dan mahasiswa membaca buku tersebut untuk memperoleh
pengetahuan tacit dari buku (internalisasi).

b. Sosialisasi, membantu individu dalam memperoleh pengetahuan dengan aktivitas

bersama seperti meeting, diskusi informal, dll.

c. Komunitas praktik. Salah satu bentuk sosialisasi yaitu komunitas praktik, yaitu
kelompok orang-orang yang dibentuk sendiri atau dibentuk oleh suatu organisasi,
yang tersebar atau berada dalam organisasi itu sendiri, berkomunikasi secara rutin
untuk mendiskusikan masalah bersama.

2023 Knowledge Management System dari Modul 5

4 Dwi Ade Handayani CApah, S.Kom, M.Kom
Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
2. Dampak pada Adaptasi Karyawan Karyawan cenderung beradaptasi ketika mereka
berinteraksi satu sama lain :
a. Mereka lebih cenderung menerima perubahan. Kesadaran untuk memunculkan
ide-ide baru dan terlibat dalam diskusidiskusi informal tidak hanya menyiapkan
karyawan untuk selalu respon pada perubahan tetapi juga membuat mereka
menerima perubahan.
b. Mereka lebih siap untuk menanggapi perubahan. Ketika proses manajemen
pengetahuan dalam organisasi mendorong karyawan-karyawannya untuk saling
belajar, karyawan memiliki informasi dan pengetahuan yang diperlukan untuk
beradaptasi atas keadaan organisasi yang terus berpindah.

3. Dampak pada Kepuasan Kerja Karyawan Kepuasan kerja adalah perasaan yang
menyokong atau tidak menyokong dalam diri pegawai yang berhubungan dengan
pekerjaan maupun kondisi dirinya. (Wexley dan Yukl). Perasaan yang berhubungan
dengan pekerjaan melibatkan aspek-aspek seperti upaya, kesempatan
pengembangan karier, hubungan dengan pegawai lain, penempatan kerja, dan
struktur organisasi. Sementara itu perasaan yang berhubungan dengan dirinya antara
lain berapa umurnya, kondisi kesehatan, kemampuan dan pendidikan. Studi terbaru
menemukan bahwa dalam organisasi yang memiliki lebih banyak karyawan berbagi
pengetahuan satu sama lain, tingkat turnover dikurangi, sehingga secara positif
mempengaruhi pendapatan dan laba.

Alasan utama seseorang berpindah pekerjaan karena “mereka merasa bakat mereka
tidak sepenuhnya berkembang”. Sehingga dapat dikatakan karyawan dengan tingkat
kepuasan yang baik cenderung akan membagi pengetahuan.

Beberapa pendekatan dalam manajemen pengetahuan seperti mentoring dan training

dapat memotivasi karyawan sehingga dapat meningkatkan kepuasan kerja karyawan.

4. Dampak pada Proses (Process) KM memungkinkan perbaikan dalam proses

organisasi seperti pemasaran, manufaktur, akuntansi, teknik, dan hubungan
masyarakat .

2023 Knowledge Management System dari Modul 5

5 Dwi Ade Handayani CApah, S.Kom, M.Kom
Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
Bagaimana Manajemen Pengetahuan berdampak Pada Proses

Dampak Ini Dapat Dilihat Di Sepanjang Tiga Dimensi Utama

 Efektifitas
 Efisiensi
 Tingkat inovasi proses

A. Dampak pada Efektivitas Proses

 KM dapat memungkinkan organisasi menjadi lebih efektif dengan membantu
mereka memilih dan melakukan proses yang paling tepat.
 KM memungkinkan organisasi untuk dengan cepat menyesuaikan proses mereka
sesuai dengan keadaan saat ini, dengan demikian mempertahankan efektivitas
proses dalam perubahan waktu.
 MP yang kurang baik dapat menyebabkan organisasi mengulangi kesalahan yang
sama di masa lalu atau tidak mampu melihat permasalahan dengan jelas.
 Contoh : pada perusahaan Ford Motor dan Firestone (sekarang bagian dari
Bridgestone Corporation), yang memiliki proses manajemen pengetahuan yang
baik (tukar menukar pengetahuan eksplisit (exchange) dan tacit (meeting)), tetapi
tidak digunakan untuk mengelola informasi dan pengetahuan terkait
ketidakcocokan ban Ford Explorer dan ban Firestone. Sehingga menyebabkan
kerugian bagi customer dan kerugian karena harus berurusan dengan kasus
hukum.
Dampak pada Efisiensi Proses Mengelola pengetahuan secara efektif juga dapat
memungkinkan organisasi menjadi lebih produktif dan efisien.

2023 Knowledge Management System dari Modul 5

6 Dwi Ade Handayani CApah, S.Kom, M.Kom
Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
  Contoh : pada perusahaan Toyota Motor Corporation yang efektif menciptakan
dan mengelola proses knowledge sharing network-level, dikarenakan 3 metode
berikut:
 Memotivasi karyawan untuk berpartisipasi dan hanya berbagi pengetahuan
yang berharga (valuable).
 Mencegah free rider (individu yang belajar dari yang lain tanpa mau berbagi).
 Mengurangi biaya berkenaan menemukan dan mengakses berbagai
pengetahuan berharga (valuable).

B. Dampak pada Inovasi Proses

 Organisasi dapat semakin mengandalkan pengetahuan yang dibagikan kepada
individu untuk menghasilkan solusi inovatif untuk masalah serta mengembangkan
proses organisasi yang lebih inovatif. KM dapat mendorong brainstorming untuk
meningkatkan inovasi proses.
 Contoh : Pada Buckman Laboratories, menghubungkan staf bagian R and D
dengan staf bagian marketing,sales dan technical support untuk memastikan
produk baru yang akan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan customer.
Kemudian kebutuhan customer tsb dikomunikasikan secara cepat dan tepat
 kepada staf pengembangan produk.Veteran’s Health Administration (VHA)
meningkatkan inovasi pada proses (sehingga muncul efisiensi), dengan
mengurangi birokrasi, benchmarking dan bermitra dengan perusahaan lain, serta
melembagakan proses-proses terbaik.

C. Dampak pada Produk (Product) Dampak pada produk dapat menjadi produk :
 Nilai tambah Produk
 Produk berbasis pengetahuan
Bagaimana Manajemen Pengetahuan Berdampak Pada Produk

a. Dampak pada Produk Nilai Tambah

 Proses KM dapat membantu organisasi menawarkan produk baru atau produk
yang ditingkatkan yang memberikan nilai tambah yang signifikan dibandingkan
dengan produk sebelumnya.

2023 Knowledge Management System dari Modul 5

7 Dwi Ade Handayani CApah, S.Kom, M.Kom
Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
  Produk bernilai tambah juga mendapat manfaat dari KM karena terhadap
pengaruh yang terakhir ini terhadap inovasi proses organisasi.
 Contoh : Ford’s Best Practices Replication Process pada manufacturing
menyediakan database best-practice terkait keberhasilan pengembangan
produk-produk sebelumnya.

b. Dampak pada Produk Berbasis Pengetahuan

 KM dapat memiliki dampak signifikan pada produk yang berbasis pengetahuan
seperti yang ada dalam konsultasi atau pengembangan perangkat lunak dll.
 Produk berbasis pengetahuan terkadang dapat memainkan peran penting
dalam tradisional perusahaan manufaktur.
 Contoh : Dalam industri konsultan dan pengembangan software.Matsushita
(sekarang Panasonic Corporation), dalam mengembangkan mesin pembuat
roti otomatis, mencari master baker dan mengamati teknik master baker dan
memasukkannya pada fungsionalitas mesin pembuat roti otomatis.

D. Dampak pada Kinerja Organisasi

Bagaimana Manajemen Pengetahuan Berdampak Pada Kinerja Organisasi

a. Dampak Langsung Pengetahuan digunakan untuk membuat produk inovatif yang

menghasilkan pendapatan dan keuntungan.
Contoh :Direktur British Telecom menyatakan bahwa tim salesnya menghasilkan
US$ 1,5 juta pada bisnis baru dengan adanya briefing dari sistem KM.

b. Dampak Tidak Langsung

 Penggunaan KM untuk menunjukkan kepemimpinan intelektual dalam industri
yang pada gilirannya dapat meningkatkan loyalitas pelanggan.
 Penggunaan pengetahuan untuk mendapatkan posisi negosiasi yang
menguntungkan sehubungan dengan pesaing atau organisasi mitra.

2023 Knowledge Management System dari Modul 5

8 Dwi Ade Handayani CApah, S.Kom, M.Kom
Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
  Dampak tidak langsung berikutnya yaitu untuk mencapai keunggulan
kompetitif karena dengan adanya KM, membuat organisasi dapat
mengembangkan dan menggunakan sumber daya tangible dan intangible lebih
baik daripada kompetitor, walaupun mungkin sumberdaya itu sendiri tidak unik.
 Contoh : Pengetahuan tacit spesifik konteks cenderung unik dan sulit diimitasi,
untuk memperoleh pengetahuan yang sama, kompetitor harus memiliki
pengalaman yang sama.

c. Economy of Scale and Scope

 Output perusahaan dikatakan menunjukkan skala ekonomi jika biaya rata-rata
produksi per unit menurun dengan peningkatan output.
 Output perusahaan dikatakan menunjukkan ruang lingkup ekonomi ketika total
biaya dari perusahaan yang sama yang memproduksi dua atau lebih produk
berbeda kurang dari jumlah biaya yang akan dikeluarkan jika setiap produk
telah diproduksi secara terpisah oleh perusahaan yang berbeda.
 KM dapat mempengaruhi economy of scale dan scope dengan meningkatkan
kemampuan organisasi untuk menciptakan dan memperluas pengetahuan
berkenaan dengan produk, customer dan sumber daya manajerial sepanjang
proses bisnis.
 Perancangan produk, komponen,proses manufaktur dan expertise (kepakaran)
dapat dibagi sepanjang proses bisnis sehingga mengurangi biaya
pengembangan dan manufaktur,mempercepat pengembangan produk baru
dan mendukung respon yang cepat terhadap peluang pasar baru (new
market).

Efektivitas, Efisiensi dan Inovasi

a. Efektivitas adalah melakukan proses yang paling sesuai dan membuat keputusan
sebaik mungkin.
b. Efisiensi melakukan proses dengan cepat dan dengan biaya rendah.
c. Inovasi adalah melakukan proses dengan cara yang kreatif dan baru, yang
meningkatkan efektivitas dan efisiensi — atau setidaknya kemampuan pemasaran.

2023 Knowledge Management System dari Modul 5

9 Dwi Ade Handayani CApah, S.Kom, M.Kom
Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
Kesimpulan
1. Dampak pada Kinerja Organisasi
Dampak Langsung Pengetahuan digunakan untuk menciptakan produk inovatif
yang menghasilkan pendapatan dan keuntungan. Secara teori, relatif mudah untuk
mengukur dalam hal peningkatan pengembalian investasi.
Dampak Tidak Langsung Penggunaan KM untuk menunjukkan kepemimpinan
intelektual dalam industri, yang pada gilirannya, dapat meningkatkan loyalitas
pelanggan. Penggunaan pengetahuan untuk mendapatkan posisi negosiasi yang
menguntungkan sehubungan dengan pesaing atau organisasi mitra. Tidak seperti
dampak langsung, dampak tidak langsung tidak dapat secara langsung dikaitkan
dengan transaksi, oleh karena itu tidak dapat dengan mudah diukur.

2. Dampak Manajemen Pengetahuan pada Kinerja Organisasi:

Dampak KM pada Kinerja Organisasi KM dapat berdampak pada kinerja
organisasi melalui: Economy of Scale and Economy of Scope Sustainable Competitive
Advantage
Skala Ekonomi: Output perusahaan dikatakan menunjukkan skala ekonomi jika
biaya ratarata produksi per unit menurun dengan peningkatan output Alasan: Biaya
pengaturan, membuat produksi skala rendah tidak ekonomis Kemungkinan untuk
spesialisasi meningkat seiring dengan peningkatan produksi Kemungkinan besar
diskon dari pemasok saat produksi berskala besar Economy of Scope: Keluaran
perusahaan dikatakan menunjukkan ruang lingkup ekonomi ketika total biaya untuk
memproduksi dua atau lebih produk kurang dari total biaya yang harus dikeluarkan
jika setiap produk diproduksi secara terpisah Alasan: Penggunaan bersama fasilitas
produksi Penggunaan bersama pemasaran Penggunaan bersama administrasi
Penggunaan bersama saluran distribusi
3. Dampak Tidak Langsung pada Skala dan Skala Ekonomi:
Manajemen Pengetahuan dapat berkontribusi pada skala dan cakupan ekonomi
dengan Meningkatkan kemampuan organisasi untuk membuat dan memanfaatkan
pengetahuan yang terkait dengan produk, pelanggan, dan sumber daya manajerial di
seluruh bisnis Memungkinkan berbagi produk desain, komponen, proses manufaktur,
dan keahlian di seluruh bisnis Mengurangi biaya pengembangan dan produksi,
mempercepat pengembangan produk baru, dan mendukung respons cepat terhadap
peluang pasar baru Mengaktifkan penjualan silang produk yang ada atau
pengembangan produk baru, dengan berbagi pengetahuan tentang preferensi

2023 Knowledge Management System dari Modul 5

10 Dwi Ade Handayani CApah, S.Kom, M.Kom
Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
 pelanggan, kebutuhan, dan perilaku membeli. Memungkinkan penerapan
keterampilan pemasaran umum dan tenaga penjualan di seluruh bisnis

4. Dampak Tidak Langsung pada Keunggulan Kompetitif Berkelanjutan:

Pengetahuan dapat memungkinkan organisasi untuk mengembangkan &
mengeksploitasi sumber daya berwujud & tidak berwujud lainnya dengan lebih baik
daripada pesaing - Bahkan ketika sumber daya mungkin tidak unik Pengetahuan
cenderung unik & karena itu sulit untuk ditiru. Tidak seperti kebanyakan sumber daya
tradisional, pengetahuan tidak dapat dengan mudah dibeli dalam bentuk siap pakai
Untuk memperoleh pengetahuan serupa, pesaing harus terlibat dalam pengalaman
serupa - Tetapi memperoleh pengetahuan melalui pengalaman membutuhkan waktu
Jadi pesaing dibatasi sejauh mana mereka dapat berakselerasi pembelajaran mereka
melalui investasi yang lebih besar.

2023 Knowledge Management System dari Modul 5

11 Dwi Ade Handayani CApah, S.Kom, M.Kom
Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
DAFTAR PUSTAKA

1. Irma Becerra, dkk, Knowledge Management, Penerbit taylor & francis, 2015
2. Annie Green, dkk, In Search of knowledge management: pursuing primary principles,
Penerbit emerald, 2010

2023 Knowledge Management System dari Modul 5

12 Dwi Ade Handayani CApah, S.Kom, M.Kom
Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/