1

MODUL PERKULIAHAN

Knowledge Manajemen System

MANAJEMEN PENGETAHUAN DAN PROSES

Abstrak Sub-CPMK (lihat di RPS)

Dalam organisasi, pengetahuan Mahasiswa mampu proses dalam

diperoleh dari individu-individu manajemen pengetahuan
atau kelompok orang-orang
yang mempunyai pengetahuan,
atau kadang kala dalam
rutinitas organisasi

Fakultas Program Studi Tatap Muka Disusun Oleh

04
Dwi Ade Handayani Capah, S.Kom, M.Kom
Fasilkom Sistem Informasi
 Istilah inovasi telah didefinisikan oleh Josepth Schumpeter sebagai :
Komersialisasi semua kombinasi yang didasari oleh pemanfaatan (1) bahan dan
komponen baru, (2) proses baru, (3) pasar baru, dan (4) bentuk organisasi baru
(Janszen,2000). Dengan kata lain, menurut definisi ini, Inovasi merupakan komposit dari
kedua bidang ,yaitu bidang teknis dan bidang bisnis. Bila hanya melibatkan teknologi,
maka Schumpeter menamakannya invensi (invention), begitu bidang bisnis dilibatkan,
maka muncul inovasi (innovation).

Pengertian Pengetahuan Davenport dan Prusak (1998) membedakan pengertian antara

data, informasi dan pengetahuan yaitu : “knowledge is neither data nor information,
though it related to both, and the differences between these terms are often a matter of
degree”.
1. Data is a set of discrete,objective facts about events. Seperti yang dicontohkan oleh
Davenport dan Prusak, bila seseorang pelanggan datang untuk mengisi tanki
mobilnya ke pompa bensin, maka transaksi yang terjadi dapat digambarkan sebagian
oleh data, yaitu berapa uang yang harus dibayarkan, berapa liter bensin yang diisikan,
namun tidak menjelaskan mengapa pelanggan itu datang ke pompa bensin, kualitas
pelayanan pompa bensin, dan tidak dapat meramalkan kapan lagi pelanggan tersebut
akan kembali ke pompa bensin. Dalam organisasi, data terdapat dalam catatan-
catatan (records) atau transaksi-transaksi.

2. Information is data that makes a difference. Kata informasi sejatinya berarti to give
shape atau untuk memberi bentuk, dan informasi ditujukan untuk membentuk orang
yang mendapatkannya, yaitu untuk membuat agar pandangan atau wawasan orang
tersebut berbeda (dibandingkan sebelum memperoleh informasi). Sebagai contoh
pelanggan mengisi tanki mobilnya dengan bensin premix, bukan premium,
pernyataaan tersebut merupakan informasi. Menurut Peter Drucker, tidak seperti data,
informasi mempunyai makna (meaning) yang ditimbulkan oleh relevansi dan tujuan
yang diberikan oleh penciptanya. Misalnya pembei informasi menyampaikan bahwa
pelanggan mengisi tanki mobilnya dengan bensin premix, bukan premium,
mengandung tujuan tertentu yang dikaitkan dengan lawan bicara, atau mengandung
relevansi tertentu yang dikaitkan dengan lawan bicara, atau mengandung relevansi
tertentu yang dikaitkan dengan topik pembicaraan. Davenport dan Prusak
memberikan metode mengubah data menjadi informasi melalui kegiatan yang dimulai
dengan huruf C: contextualized, calculated, corrected, dan condensed. Dalam
organisasi, infomasi terdapat dalam pesan (messages).

2023 Knowledge Managemen System

2 Dwi Ade Handayani Capah, S.Kom, M.Kom
Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
3. Knowledge is a fluid mix of framed experience, values, contextual information,and
expert insight that provides a framework for evaluating and incorporating new
experiences and information. It originates and is applied in the minds of knowers. In
organizations, it often becomes embedded not only in documents or repositories but
also in organizational routines, processes, practices, and norms. Davenport dan
Prusak memberikan metode mengubah informasi menjadi pengetahuan melalui
kegiatan yang dimulai dengan huruf C: comparation, consequences, connections, dan
conversation. Dalam organisasi, pengetahuan diperoleh dari individu-individu atau
kelompok orang-orang yang mempunyai pengetahuan, atau kadang kala dalam
rutinitas organisasi. Pengetahuan diperoleh melalui media yang terstuktur seperti:
buku dan dokumen, hubungan orang-ke-orang yang berkisar dari pembicaraan ringan
hingga ilmiah.

Sebelumnya mendefinisikan manajemen pengetahuan sebagai melakukan aktivitas

yang terlibat dalam menemukan, menangkap, berbagi, dan menerapkan pengetahuan
untuk meningkatkan, dengan cara hemat biaya, dampak pengetahuan pada pencapaian
tujuan. Jadi, manajemen pengetahuan bergantung pada empat jenis utama proses KM.

Seperti yang ditunjukkan pada Gambar diatas, ini termasuk proses melalui mana
pengetahuan ditemukan atau ditangkap. Ini juga mencakup proses di mana ini
pengetahuan dibagikan dan diterapkan. Keempat proses KM ini didukung oleh aset tujuh
subproses KM, seperti yang ditunjukkan pada diatas, dengan satu subproses sosialisasi
mendukung dua proses KM (penemuan dan berbagi).

2023 Knowledge Managemen System

3 Dwi Ade Handayani Capah, S.Kom, M.Kom
Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
Knowledge Discovery

Penemuan pengetahuan dapat didefinisikan sebagai pengembangan tacit atau

eksplisit baru pengetahuan dari data dan informasi atau dari sintesis pengetahuan
sebelumnya. penemuan pengetahuan eksplisit baru bergantung paling langsung pada
kombinasi, sedangkan penemuan pengetahuan tacit baru bergantung paling langsung
pada sosialisasi. Dalam kedua kasus, pengetahuan baru ditemukan dengan mensintesis
pengetahuan dari dua atau lebih yang berbeda area dengan pengetahuan eksplisit dari
dua area yang disintesis melalui kombinasi pengetahuan, dan pengetahuan tacit dari dua
bidang yang disintesis melalui sosialisasi.

Kombinasi dan sosialisasi dibahas sekarang.

1. Kombinasi
Pengetahuan eksplisit baru ditemukan melalui kombinasi, di mana beberapa
kumpulan pengetahuan eksplisit (dan/atau data dan/atau informasi) disintesis untuk
menciptakan pengetahuan eksplisit baru yang lebih kompleks (Nonaka 1994). Melalui
komunikasi, integrasi, dan sistematisasi berbagai aliran pengetahuan eksplisit.
Pengetahuan, data, dan informasi eksplisit yang ada dikonfigurasi ulang,
dikategorisasikan ulang, dan dikontekstualisasikan kembali untuk menghasilkan
pengetahuan eksplisit baru. Sebagai contoh, saat membuat proposal baru untuk klien,
data eksplisit, informasi, dan dalam proposal sebelumnya dapat digabungkan ke
dalam proposal baru. Juga, penambangan data teknik dapat digunakan untuk
mengungkap hubungan baru antara data eksplisit yang mungkin dituntun untuk
membuat model prediktif atau kategorisasi yang menciptakan pengetahuan baru.

2. Socialization
Knowledge Discovery at Xerox
Julian Orr, who was earlier an anthropologist at Xerox’s Palo Alto Research Center
(PARC), studied the actions of customer service representatives who fix Xerox machines.
One day, he observed a representative working with an especially troublesome machine,
which had been recently installed but had never worked properly. Each time the machine
failed, it generated a different error message. Following the prescribed process for each
particular message, such as adjusting or replacing parts, failed to correct the overall
problem. Moreover, the messages did not make sense when considered together.

2023 Knowledge Managemen System

4 Dwi Ade Handayani Capah, S.Kom, M.Kom
Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
Frustrated with his inability to fix the troublesome machine, the representative called a
specialist, but the specialist also failed to understand why the machine was behaving in
this fashion. Subsequently the representative and the specialist spent the afternoon
cycling the machine repeatedly, waiting for its crashes and recording its state when it
crashed. While doing this, they discussed other incidents of apparently similar problems.
“The afternoon resembled a series of alternating improvisational jazz solos, as each man
took the lead, ran with it for a little while, then handed it off to the other, this all against the
bass-line continuo of the rumbling machine” (Brown and Duguid 2000, p. 78).
During this process, the representative and the specialist gradually brought their different
deas closer together toward a shared understanding of the machine. Finally, late in the
day, everything clicked. The erratic behavior of the machine, the experiences of the
representative and the specialist, and the stories they both shared eventually formed a
single, coherent account.
They were able to make sense of the machine and figure out how to fix it. Thus, by
bringing very different perspectives and experiences and then sharing them during their
conversation with the problems encountered with the machine providing a common
context—they were able to create new knowledge and thereby solve the problem. Very
soon, this new solution was passed around for other technicians to use if they faced the
same problem.
Source: Compiled from Brown and Duguid 2000.

Sosialisasi adalah sintesis pengetahuan tacit antar individu, biasanya melalui

kegiatan bersama daripada instruksi tertulis atau lisan. Misalnya dengan mentransfer ide
dan gambar, magang membantu pendatang baru untuk melihat bagaimana orang lain
berpikir. Davenport dan Prusak (1998) menjelaskan bagaimana percakapan di
watercooler membantu pengetahuan berbagi antar kelompok di IBM. Dalam Kotak diatas,
mengilustrasikan penemuan pengetahuan proses menggunakan contoh Xerox.

Knowledge Capture
Fokus penangkapan pengetahuan, yang dapat didefinisikan sebagai proses
mengambil baik eksplisit pengetahuan yang berada di dalam orang, artefak, atau entitas
organisasi. Juga, pengetahuan yang ditangkap mungkin berada di luar batas-batas
organisasi termasuk konsultan, pesaing, pelanggan, pemasok, dan pemberi kerja
sebelumnya karyawan baru organisasi.
Proses penangkapan pengetahuan mendapat manfaat paling langsung dari dua
subproses KM eksternalisasi dan internalisasi.

2023 Knowledge Managemen System

5 Dwi Ade Handayani Capah, S.Kom, M.Kom
Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
 Eksternalisasi melibatkan mengubah pengetahuan tacit menjadi bentuk eksplisit
seperti: kata, konsep, visual, atau bahasa kiasan (misalnya, metafora, analogi, dan
narasi). Ini membantu menerjemahkan pengetahuan tacit individu ke dalam bentuk
eksplisit yang dapat lebih mudah dipahami oleh anggota kelompok lainnya.
Ini adalah proses yang sulit karena pengetahuan tacit seringkali sulit untuk
diartikulasikan. Nonaka (1994) menyarankan bahwa eksternalisasi dapat dicapai melalui
penggunaan Metafora yaitu, memahami dan mengalami satu jenis hal dalam istilah dari
yang lain. Contoh eksternalisasi adalah tim konsultan yang menulis dokumen yang
menjelaskan pelajaran yang telah dipelajari tim tentang organisasi klien, klien eksekutif,
dan pendekatan yang bekerja dalam tugas seperti itu. Ini menangkap tacit pengetahuan
yang diperoleh anggota tim.
Internalisasi adalah pengubahan pengetahuan eksplisit menjadi pengetahuan
tacit. Dalam mewakili gagasan tradisional tentang belajar. Pengetahuan eksplisit dapat
diwujudkan dalam tindakan dan praktik sehingga individu yang memperoleh pengetahuan
dapat mengalami kembali apa yang telah dilalui orang lain. Atau, individu dapat
memperoleh pengetahuan tacit tepi dalam situasi virtual, baik perwakilan dengan
membaca manual atau cerita orang lain atau pengalaman melalui simulasi atau
eksperimen.Contoh internalisasi adalah konsultan perangkat lunak baru membaca buku
tentang inovatif pengembangan perangkat lunak dan belajar darinya. Pembelajaran ini
membantu konsultan, dan organisasinya, menangkap pengetahuan yang terkandung
dalam buku.
Eksternalisasi melibatkan mengubah pengetahuan tacit menjadi bentuk eksplisit
seperti: kata, konsep, visual, atau bahasa kiasan (misalnya, metafora, analogi, dan
narasi). Ini membantu menerjemahkan pengetahuan tacit individu ke dalam bentuk
eksplisit yang dapat lebih mudah dipahami oleh anggota kelompok lainnya. Ini adalah
proses yang sulit karena pengetahuan tacit seringkali sulit untuk diartikulasikan.
Nonaka (1994) menyarankan bahwa eksternalisasi dapat dicapai melalui
penggunaan Metafora yaitu, memahami dan mengalami satu jenis hal dalam istilah dari
yang lain. Contoh eksternalisasi adalah tim konsultan yang menulis dokumen yang
menjelaskan pelajaran yang telah dipelajari tim tentang organisasi klien, klien eksekutif,
dan pendekatan yang bekerja dalam tugas seperti itu. Ini menangkap tacit pengetahuan
yang diperoleh anggota tim. Internalisasi adalah pengubahan pengetahuan eksplisit
menjadi pengetahuan tacit. Dia mewakili gagasan tradisional tentang belajar.
Pengetahuan eksplisit dapat diwujudkan dalam tindakan dan praktik sehingga individu
yang memperoleh pengetahuan dapat mengalami kembali apa yang telah dilalui orang
lain. Atau, individu dapat memperoleh pengetahuan tacit tepi dalam situasi virtual, baik

2023 Knowledge Managemen System

6 Dwi Ade Handayani Capah, S.Kom, M.Kom
Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
perwakilan dengan membaca manual atau cerita orang lain atau pengalaman melalui
simulasi atau eksperimen (Nonaka dan Takeuchi 1995). NS contoh internalisasi adalah
konsultan perangkat lunak baru membaca buku tentang inovatif pengembangan
perangkat lunak dan belajar darinya. Pembelajaran ini membantu konsultan, dan
organisasinya, menangkap pengetahuan yang terkandung dalam buku.

Knowledge Sharing
Berbagi pengetahuan adalah proses di mana pengetahuan eksplisit atau tacit
disampaikan. dikomunikasikan kepada individu lain. Tiga klarifikasi penting sedang
dilakukan. Pertama, berbagi pengetahuan berarti transfer yang efektif, sehingga penerima
pengetahuan dapat memahaminya dengan cukup baik untuk menindaklanjutinya (Jensen
dan Meckling 1996). Kedua, yang dibagikan adalah pengetahuan daripada rekomendasi
berdasarkan pengetahuan; NS mantan melibatkan penerima memperoleh pengetahuan
bersama serta mampu untuk mengambil tindakan berdasarkan itu, sedangkan yang
terakhir (yang merupakan arah, dibahas selanjutnya bagian) hanya melibatkan
pemanfaatan pengetahuan tanpa internalisasi penerima pengetahuan yang dibagikan.
Ketiga, berbagi pengetahuan dapat terjadi antar individu serta lintas kelompok,
departemen, atau organisasi (Alavi dan Leidner 2001).
Knowledge Capture at Viant
Viant, the Boston-based company that we discussed in Box 3.4, uses a variety of means
to capture knowledge. It employs a number of simple but unavoidable forms. Before every
project, consultants are required to complete a quicksheet describing the knowledge they
will need, what aspects of knowledge can be leveraged from prior projects, and what they
will need to create along with the lessons they hope to learn that they can share with
others later. A longer report, a sunset review, is produced at a team meeting to document
what worked and what did
not work well. Forgetting these reports is hard due to several reasons: “First, almost every
document ends up on Viant’s internal Web site, hot-linked every which way. Second,
sunset reviews are done with a facilitator who wasn’t on the team, which helps keep them
honest. Third, every six weeks Newell’s knowledge management group prepares, posts,
and pushes a summary of what’s been learned.”
Source: Stewart 2000.

Jika pengetahuan ada di lokasi yang berbeda dari tempat yang dibutuhkan, baik
berbagi pengetahuan atau pemanfaatan pengetahuan tanpa berbagi.

2023 Knowledge Managemen System

7 Dwi Ade Handayani Capah, S.Kom, M.Kom
Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
bagian) diperlukan. Berbagi pengetahuan jelas merupakan proses penting dalam
meningkatkan ing inovasi organisasi dan kinerja. Hal ini tercermin dalam kenyataan itu
adalah salah satu dari tiga proses bisnis yang CEO General Electric Company Jack
Welch mengambil tanggung jawab pribadi (yang lain adalah alokasi sumber daya dan
perkembangan manusia) (Stewart 2000).
Bergantung pada apakah pengetahuan eksplisit atau tacit dibagikan,
dipertukarkan atau proses sosialisasi yang digunakan. Sosialisasi yang telah kita bahas di
atas, memfasilitasi berbagi pengetahuan tacit dalam kasus di mana pengetahuan tacit
baru sedang dibuat serta ketika pengetahuan tacit baru tidak sedang dibuat. Ada tidak
ada perbedaan intrinsik antara proses sosialisasi ketika digunakan untuk pengetahuan
penemuan atau berbagi pengetahuan, meskipun cara proses tersebut dapat digunakan
bisa berbeda. Misalnya, ketika digunakan untuk berbagi ilmu, pertemuan tatap muka. sesi
antara pengirim dan penerima pengetahuan, sedangkan ketika digunakan untuk membuat
makan pengetahuan pertemuan tatap muka bisa lebih berbentuk debat atau bersama
pemecahan masalah, seperti yang terlihat pada box diatas.
Pertukaran, berbeda dengan sosialisasi, berfokus pada berbagi pengetahuan
eksplisit.tepian. Hal ini digunakan untuk berkomunikasi atau mentransfer pengetahuan
eksplisit antara individu, kelompok, dan organisasi (Grant 1996). Dalam sifat dasarnya,
proses pertukaran pengetahuan eksplisit tidak berbeda dari proses di mana informasi
dikomunikasikan. Contoh pertukaran adalah manual desain produk yang ditransfer oleh
satu karyawan ke karyawan lain, yang kemudian dapat menggunakan pengetahuan
eksplisit yang terkandung dalam manual. Bertukar dokumen juga dapat digunakan untuk
mentransfer informasi. Box diatas memberikan ilustrasi berbagi pengetahuan.

Knowledge Application
Aplikasi pengetahuan adalah proses di mana pengetahuan digunakan dalam
organisasi untuk membuat keputusan dan melakukan tugas, sehingga berkontribusi
kinerja nasional. Tentu saja, proses penerapan pengetahuan tergantung pada
pengetahuan yang tersedia, dan pengetahuan itu sendiri tergantung pada proses
pengetahuan penemuan, penangkapan, dan berbagi, seperti yang ditunjukkan pada
Gambar sebelumnya. Semakin baik prosesnya penemuan pengetahuan, penangkapan,
dan berbagi, semakin besar kemungkinan bahwa pengetahuan yang dibutuhkan tersedia
untuk aplikasi yang efektif dalam pengambilan keputusan dan tugas pertunjukan.

2023 Knowledge Managemen System

8 Dwi Ade Handayani Capah, S.Kom, M.Kom
Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
Knowledge Sharing at the Veteran’s Health Administration Until 1997, the Veteran’s
Health Administration (VHA) did not have any systematic mechanism to enable its
219,000 employees to share their informal knowledge, innovations, and best practices. To
address this need and also to serve as a place where any VHA employee can access
knowledge capital of colleagues, the VHA Lessons Learned Project and its Web site, the
Virtual Learning Center (VLC), were initiated in 1997. The VHA indicates that a major
reason for initiating this project was a recognized need to transform the organization into a
learning organization. In 1999, the VLC became available on the Internet. The site now
has international participation from Korea, Canada, Spain, Pakistan, and elsewhere. By
reducing red tape, cutting across organizational silos, partnering and benchmarking with
others, and establishing best processing, the VHA is “saving countless hours of staff time
by not having to reinvent the wheel at its 173 medical centers, more than 600 clinics, 31
nursing home care units, 206 counseling centers, and other federal and private healthcare
institutions, Veterans Benefits and National Cemetery offices.”
Source: Compiled from U.S. Department of Veterans Affairs, http://www.va.gov.

2023 Knowledge Managemen System

9 Dwi Ade Handayani Capah, S.Kom, M.Kom
Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
Daftar Pustaka

1. Knowledge Management system and process Irma Becerra-Fernandez and Rajiv

Sabherwal , Routledge First published 2015

2023 Knowledge Managemen System

10 Dwi Ade Handayani Capah, S.Kom, M.Kom
Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/