PENERAPAN KNOWLEDGE MANAGEMENT DALAM PENGELOLAAN PERGURUAN TINGGI Hj. Salmilah, S.

Kom *)

I. PENDAHULUAN A. Latar Belakang Perkembangan dewasa ini menunjukan pada makin cepatnya perubahan dalam segala bidang kehidupan, akibat dari efek globalisasi serta perkembangan teknologi informasi yang sangat akseleratif. Kondisi ini jelas telah mengakibatkan perlunya cara-cara baru dalam menyikapi semua yang terjadi agar dapat tetap survive. Penekanan akan makin pentingnya kualitas sumber daya manusia (SDM) merupakan salah satu respon dalam menyikapi perubahan tersebut, dan ini tentu saja memerlukan upaya-upaya untuk meningkatkan dan mengembangkan SDM. Sehubungan dengan itu peranan ilmu pengetahuan menjadi makin menonjol, karena hanya dengan pengetahuanlah semua perubahan yang terjadi dapat disikapi dengan tepat. Ini berarti pendidikan memainkan peran penting dalam mempersiapkan SDM yang berkualitas dan kompetitif. Pengetahuan tentang organisasi menyediakan cara untuk berkompetisi secara efektif dan efisien di pasar. Performansi dari banyak organisasi ditentukan lebih oleh pengetahuan mereka daripada

aset fisik mereka. Sehingga manajemen pengetahuan adalah sebuah perhatian yang penting pada bisnis. Manajemen pengetahuan sebagai bagian integral dari aktivitas bisnis memberikan kontribusi yang penting dalam mendukung keunggulan bersaing organisasi (Peter, et.al , 2005 : 28). Pengetahuan secara mendasar dibagi menjadi pengetahuan tacit dan explicit. Pengetahuan tacit terdapat pada orang sebagai model mental, pengalaman, dan skill. Pengetahuan Pengetahuan jenis ini sulit dapat

dikomunikasikan

secara

eksternal.

explicit

dikomunikasikan secara eksternal dan ditangkap dalam bentuk model formal, aturan-aturan, dan prosedur-prosedur (Vail E.F,1999 : 12). Perguruan tinggi di Indonesia menjalankan 3 fungsi utama, yaitu pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat. Untuk

menjalankan fungsinya, perguruan tinggi didukung oleh berbagai elemen di dalamnya. Banyaknya elemen pendukung mengakibatkan penyebaran pengetahuan yang banyak terdapat di perguruan tinggi. Suksesnya reformasi pendidikan melalui pelaksanaan

desentralisasi pendidikan dalam rangka otonomi daerah diproyeksikan akan dapat menentukan sosok dan kinerja sistem pendidikan nasional di masa depan. Hal tersebut terkait erat dengan tujuan utama reformasi pendidikan yaitu : membangun suatu sistem pendidikan nasional yang lebih mandiri, lebih baik, lebih mantap, dan lebih maju melalui pemberdayaan potensi daerah dan partisipasi masyarakat lokal

secara

optimal.

Guna

mencapai

tujuan

tersebut

pemerintah

mencanangkan program yang dilandasi oleh satu pemikiran ke arah pengelolaan pendidikan yang memberi keleluasaan kepada lembaga pendidikan, dari sekolah dasar hingga perguruan tinggi, untuk mengatur dan melaksanakan berbagai kebijakan secara luas; yaitu melalui satu strategi yang disebut yang disebut School based Management (SbM) atau Campus based Manajemen (CbM). Permasalahan menonjol pada sistem pendidikan nasional adalah : (1) masih rendahnya pemerataan memperoleh pendidikan; (2) masih rendahnya mutu dan relevansi pendidikan; dan (3) masih lemahnya manajemen pendidikan, disamping belum terwujudnya keunggulan ilmu pengetahuan dan teknologi dikalangan akademisi dan kemandirian (Swara Ditpertais, 2004). Sistem pendidikan secara komprehensif terpilah menjadi sistem makro; seperti sistem pendidikan nasional, dan berbagai peraturan perundangan yang melingkunginya, dan sistem mikro yang meliputi: masalah sistem rekruitmen calon mahasiswa (input), masalah pengajaran, interaksi dosen dan mahasiswa, layanan administrasi akademik mahasiswa (process), dan sistem evaluasi kelulusan, quality assurance alumni (output). B. Rumusan Masalah Dari uraian diatas maka dapat ditarik beberapa permasalahan yang akan dibahas dalam tulisan ini :

1. Apa itu Knowledge Management ? 2. Bagaimana peranan Knowledge Management dalam pengelolaan Perguruan Tinggi ? C. Metode Yang Digunakan Metode yang digunakan dalam penyusunan makalah ini adalah metode Library Research, yaitu mengumpulkan data dari sumber buku buku dan media tulis lainnya yang ada hubungannya dengan pembahasan tulisan Deskriptif Analisis. ini, dan penyusunannya menggunakan metode

II. PEMBAHASAN A. Pengertian Knowledge Management (KM) Apakah Manajemen Pengetahuan atau Knowledge Management (KM) itu? Pada bagian ini akan dibahas tentang apa dan bagaimana Knowledge Managament (KM) secara umum. Pada dasarnya KM adalah kegiatan yang mengkaitkan antara belajar, perubahan dan inovasi yang secara tehnis muncul karena dorongan teknologi yang memungkinkan orang merekam dalam bentuk teks, tulisan, gambar dan sebagainya. Tapi akarnya tidak hanya tehnologi, KM muncul karena orang mau mengaitkan antara inovasi dikelompok manusia, baik yang komersial dan non komersial dengan pengetahuan. Bagaimana menyimpan apa yang sudah kita ketahui merupakan konsep yang sudah lama ada, sejak manusia mulai bisa mendokumentasikan sesuatu. Tetapi KM saat ini merupakan konsep gabungan dari teknologi, yang ingin merekam segala hal, ditambah keinginan untuk menggabungkan antara belajar, perubahan dan inovasi. Ketiga hal itu merupakan sesuatu yang ada disegala bidang baik komersial maupun sosial. KM dalam arti mengelola pengetahuan sudah ada sejak dulu. Tetapi sebagai proses yang mengkaitkan ketiga hal tersebut mulai muncul sejak tahun 1970-an setelah infrastruktur jaringan cukup baik untuk digunakan tukar menukar data (Putu L.Pendit, 2006).

Berbagai rujukan mendukung adanya indikasi bahwa inovasi menjadi indicator adanya proses penciptaaan pengetahuan baru di organisasi. Nonaka dan Takeuchi (1995 : 57) mengemukakan bahwa penciptaan pengetahuan merupakan esensi dari inovasi : organizational knowledge creation is the key to the distinctive ways of Japanese companies innovate. They are especially good at bringing about innovation continuously, incrementally, and spirally. Manajemen pengetahuan atau knowledge management yang sering disingkat KM sendiri sejatinya dapat diartikan sebagai sebuah tindakan sistematis untuk mengidentifikasi, mendokumentasikan, dan mendistribusikan segenap jejak pengetahuan yang relevan kepada setiap anggota organisasi tersebut, dengan tujuan meningkatkan daya saing organisasi (Yodhia:2008). Terminologi tentang Knowledge Management (KM) pada dasarnya mempunyai arti sebuah proses untuk meng-optimalisasi kekayaan intelektual di suatu organisasi untuk kepentingan organisasi. Keberadaan KM di sebuah organisasi tidak secara langsung dapat terlihat hasilnya karena beberapa hal yang berkaitan dengan Kekayaan Intelektual (Intelektual capital) yang di dalamnya terdiri dari komponen utama yaitu : human capital , Social capital, dan Corporate capital. Ketiga komponen ini merupakan komponen inti dari enterprise knowledge. Ketika salah satu dari ketiga komponen tadi tidak dapat dipenuhi oleh sebuah organisasi maka bisa dibilang implementasi dari

KM ini akan gagal. Adapun ketiga komponen tersebut adalah sebagai berikut (Sony Setiawan, 2007 )

1. Human Capital (Kekayaan sumber daya manusia) Kekayaan sumber daya manusia merupakan kekayaan yang paling besar dan paling berpengaruh terhadap pengembangan KM di sebuah organisasi. Masing-masing individu di sebuah organisasi

mempunyai sumber daya yang disesuaikan dengan kemampuan dan pengetahuan yang saat ini dimilikinya. Seringkali kondisi pengelolaan kemampuan intelektual dari setiap individu selalu dipegang dan hanya dikembangkan oleh 1 orang tertentu saja. Hal ini berakibat ketergantungan terhadap 1 orang ini akan sangat tinggi dan ketika sudah saatnya dia menyatakan keluar (resign) perusahaan akan kelabakan karena sangat tergantung pada kemampuan skill-nya. 2. Corporate Capital (Kekayaan milik korporasi)

Di dalamnya termasuk kekayaan intelektual (Intellectual Property) baik itu formal maupun informal seperti contohnya adalah : source code, paten, ide, merek dagang dan lain sebagainya, terutama yang berkaitan dengan sesuatu hal yang bisa menjadikan kekayaan ini sebagai sumber daya potensial untuk perusahaan agar bisa dikenal dan dianggap sebagai kekuatan utama di dunia luar. 3. Social Capital (Kekayaan sosial) adalah bagian kerja dari sebuah perangkat komunikasi di sebuah perusahaan di dalamnya termasuk

ketersediaan hubungan antar manusia menggunakan Virtual Network dan juga interaksi antar setiap komponen sosial yang ada di dalam perusahaan. B. Aplikasi da Manfaat Knowledge Management (KM) di Perguruan Tinggi Dilihat dari jenisnya, ada dua jenis pengetahuan, yaitu pengetahuan explicit dan pengetahuan tacit. Pengetahuan eksplisit dapat diungkapkan dengan kata-kata dan angka, disebarkan dalam bentuk data, rumus, spesifikasi, dan manual. Pengetahuan tacit sifatnya sangat personal, sulit diformulasikan sehingga sulit

dikomunikasikan dan disebarkan kepada orang lain. Sehingga dapat dikatakan bahwa Explicit Knowledge merupakan bentuk pengetahuan yang sudah terdokumentasi / terformalisasi, mudah disimpan,

diperbanyak, disebarluaskan dan dipelajari. Contoh manual, buku, laporan, dokumen, surat, file-file elektronik, dan sebagainya.

Sedangkan Tacit Knowledge, merupakan bentuk pengetahuan yang masih tersimpan dalam pikiran manusia. Misalnya gagasan, persepsi, cara berpikir, wawasan, keahlian/kemahiran, dan sebagainya ( Funny, 2005:4). Dua rana pengetahuan tersebut merupakan aset penting dalam suatu organisasi yang dapat dan harus dikomunikasikan antar individu/organisasi, dapat berkembang, serta dapat mendukung

berbagai keputusan yang diambil. Setiap individu dapat saling mengakses dan berbagi pengetahuan untuk dapat mengembangkan pengetahuan yang dimilikinya. Proses berbagi pengetahuan (sharing) akan berjalan dengan baik jika didukung oleh sarana dan prasarana serta adanya pengelolaan pengetahuan yang terstruktur. Manajemen pengetahuan adalah teknik membangun lingkungan pembelajaran (learning environment), dimana orang-orang di dalamnya terus termotivasi untuk belajar, memanfaatkan informasi yang ada, dan mau saling berbagi pengetahuan baru yang dihasilkannya. Tidaklah mudah mengelola pengetahuan tersebut. Banyak faktor yang mempengaruhi pengembangan sistem pengelolaan pengetahuan atau biasa disebut KMS atau Knowledge Management System (Yuyu Yulia & B. Mustafa, 2005 : 3).