ANALISA SISTEM PENJUALAN TUNAI PADA

PT. KARYA PUTRA SENTOSA

LAPORAN
KULIAH KERJA PRAKTEK
Diajukan untuk memenuhi nilai mata kuliah KKP pada Program Diploma III

EKA SAFITRI : 11132289

Jurusan Komputerisasi Akuntansi

Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika
Tangerang
2015
37

ii

iii

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

A. Biodata Mahasiswa
N.I.M
Nama Lengkap
Tempat & Tanggal Lahir
Alamat lengkap

: 1113289
: Eka Safitri
: Tangerang, 03 November 1995
: Jl. Kp.Bencongan RT/RW 006/001 Karawaci

B. Riwayat Pendidikan Formal & Non-Formal

1. SDN BENCONGAN III, lulus tahun 2007
2. SMP GUNUNG JATI, lulus tahun 2010
3. SMK NUSA JAYA , lulus tahun 2013
4. Kursus Bahasa Inggris VISI, lulus tahun 2013
C. Riwayat Pengalaman Berorganisasi / Pekerjaan
1. Bendahara Osis Smk Nusa Jaya, Tangerang. Tahun 2012-2013.
2.SPG CV. Jago ponselindo, Supermall karawaci tangerang . Tahun 2013- 2014

Tangerang, 31 Agustus 2015

iii

KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Allah SWT atas berkat dan rahmatnya, sehingga
penyusunan makalah tugas Kuliah Kerja Praktek ini dapat diselesaikan dengan baik.
Di dalam penyusunan tugas Kuliah Kerja Praktek ini Penulis mengambil judul :
ANALISA SISTEM PENJUALAN TUNAI PADA PT. KARYA PUTRA
SENTOSA
Sesuai dengan apa yang telah diajarkan oleh Bapak atau Ibu Dosen yang
mengharuskan untuk menganalisa sistem dengan baik yang dilakukan secara
komputerisasi ataupun manual dengan tujuan seluruh kegiatan dapat dilakukan lebih
efektif dan efisien. Dengan adanya penerapan aplikasi program komputer yang
diusulkan memungkinkan adanya kecepatan dan ketepatan data yang akurat sehingga
kegiatan pengiriman atau pendistribusian di PT. Karya Putra Sentosa dapat berjalan
lebih baik.
Untuk itu Penulis menyampaikan rasa syukur dan ucapan terima kasih kepada
semua pihak yang telah membantu Penulis dalam menyelesaikan laporan ini.
Demikianlah makalah tugas Kuliah Kerja Praktek ini dapat saya selesaikan ,
semoga makalah ini dapat berguna bagi Penulis khususnya dan bagi Pembaca pada
umumnya, bila ada kekurangan Penulis harapkan kritik dan saran yang membangun
untuk perbaikan penyusunan makalah Kuliah Kerja Praktek ini.Atas perhatiannya
Penulis ucapkan terima kasih.
Tangerang, 03 Januari 2016

Penulis

DAFTAR ISI

Lembar Judul ........................................................................................................

Lembar Persetujuan dan Pengesahan KKP ..........................................................

ii

Daftar Riwayat Hidup .......................................................................................

1.1

iii

Lembar Penilaian Laporan KKP ...........................................................................

iv

Kata Pengantar ......................................................................................................

Daftar Isi ...............................................................................................................

vi

Daftar Simbol .......................................................................................................

vii

Daftar Gambar ......................................................................................................

viii

Daftar Tabel ..........................................................................................................

ix

Form Nilai ............................................................................................................

Surat Keterangan..................................................................................................

BAB I

PENDAHULUAN .......................................................................

Latar Belakang

.........................................................................................1

1.2

Maksud dan Tujuan

1.3

Ruang Lingkup ............................................................................................

BAB II

.........................................................................................2
3

LANDASAN TEORI ..................................................................

2.1 Isi Kamus Data ............................................................................................

vii

5
11

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1

Umum ......................................................................................................

15

3.2

Tinjauan Perusahaan ................................................................................

15

3.2.1

Sejarah Perusahaan ...........................................................................16

3.2.2

Struktur Organisasi dan Fungsi ..................................................

17

3.3

Prosedur Sistem Akuntansi Berjalan ........................................................

21

3.4

Diagram Alir Sistem Akuntansi Berjalan .................................................

27

3.5

Kamus Data Sistem Berjalan ............................................................................

31

3.6

Spesifikasi Sistem Akuntansi Berjalan ..............................................................

32

3.6.1

Bentuk Dokumen Masukan ..........................................................

32

3.6.2 Bentuk Dokumen Keluaran .........................................................................

32

3.6.3 Spesifikasi File .............................................................................

33

3.6.4 Struktur kode ...............................................................................

34

3.6.5 Spesifikasi Program .....................................................................

35

BAB IV

PENUTUP ....................................................................................
4.1

Kesimpulan .......................................................................

4.2

Saran saran .....................................................................

Daftar Pustaka ......................................................................................................

Daftar Riwayat Hidup ...........................................................................................
vii

DAFTAR SIMBOL

A. Simbol Data Flow Diagram

EXTERNAL ENTITY
Menggambarkan lingkungan luar dari suatu sistem
yang akan memberikan masukan atau menerima
keluaran dari sistem.

DATA FLOW
Digunakan untuk menggambarkan suatu arus data atau
aliran data yang berjalan.

PROCESS
Digunakan

untuk

menggambarkan

suatu

proses

pengolahan data yang sedang berlangsung.

DATA STORE
Digunakan untuk menggambarkan suatu tempat untuk
menyimpan atau mengambil data yang diperlukan.

vii

DAFTAR GAMBAR

Gambar

Halaman

1. Gambar III.1. Struktur Organisasi ...............................................................

2. Gambar III.2. Diagram Konteks Sistem Berjalan ........................................
3. Gambar III.3. Diagram Nol Sistem Berjalan ...............................................
4. Gambar III.4. Diagram Detail Sistem Berjalan ...........................................

viii

DAFTAR TABEL

Tabel

Halaman

1. Tabel II.1

Notasi Tipe Data .........................................................................

21

2. Tabel II.2

Notasi Struktur Data ...................................................................

22

ix

BAB I

PENDAHULUAN

1.1.

Latar Belakang
Dalam Penyusunan makalah Kuliah Kerja Praktek ini , saya telah melakukan

magang di perusahaan PT.Karya Putra Sentosa

yang bergerak di bidang

pendistribusian Accesoris Motor.

Disamping itu cara pelayanannya sangat baik, perusahaan tersebut juga
mengedepankan kepuasan terhadap customer, dalam soal harga, dan ketepatan waktu
dalam pelayanan delivery barang yang di pesan oleh costumer perusahaan ini akan
mampu mengirimkan barang sesuai waktu yang diinginakan para costumer.

1.2.

Maksud Dan Tujuan Penelitian

Maksud dari penulisan makalah tugas Kuliah Kerja Pratek ini adalah sebagai berikut:
Kuliah Kerja Praktek tidak semata-mata hanya dilakukan tanpa maksud dan
tujuan, sebagaimana hal-hal yang lain KKP pun memiliki maksud dan
tujuan.Adapun maksud dan tujuannya adalah sebagai berikut:
1

Merealisasikan pengetahuan mahasiswa / siswi ke dalam Dunia

kerja

Memantapkan kerja sama dengan Dunia Usaha/Dunia Industri

Tamatan kuliah

dapat memiliki Kompetensi yang sesuai dengan

standar yang dibutuhkan Dunia Usaha / Dunia Industri.

4

Mengenal lebih dalam suasana Dunia Kerja.

1.3.

Ruang Lingkup
Penulis membatasi permasalahan yang akan dibahas, dimulai dari ruang

lingkup proses penawaran barang,pengadaan barang, pengumpulan stock,pengiriman

barang hingga sampai laporan penjualan

produk yang akan diberikan

kepada

pimpinan perusahaan .

BAB II
LANDASAN TEORI
A. Diagram Alir Data (DAD)
DFD merupakan alat yang cukup populer sekarang ini, karena dapat
menggambarkan arus data di dalam sistem dengan tersetruktur dan jelas. Lebih
lanjut DFD juga merupakan dokumentasi dari sistem yang baik, adapun
kegunaan-kegunaan menggunakan DFD diantaranya:
a. Dapat menggambarkan sistem secara terstruktur dengan memecah-mecah
menjadi level yang lebih rendah.
b. Dapat menunjukkan aliran data di sistem.
c. Dapat menunjukkan simpanan data ( basis data ).
d. Dapat menunjukkan Kesatuan Luar ( terminator ).
e. DFD memberikan konsep yang jelas dalam memahami suatu masalah.
f. Simbol yang dipakai sederhana dan mudah untuk dipelajari.

2.5.1.3. Kelemahan-Kelemahan DFD

Selain memiliki kegunaan, DFD juga memiliki beberapa kelemahan, yakni :
a. DFD tidak menunjukkan proses pengulangan (loop).
b. DFD tidak menunjukkan proses perhitungan.
x

c. DFD tidak memperlihatkan aliran kontrol.

d. Lemah dalam konsep model untuk pendeskripsian data dan basis data.

Dari namanya diagram alir data seakan akan mencerminkan penekanan pada
data, namun sebenarnya DAD adalah memungkinkan kita untuk menggambarkan
sistem dari level yang paling tinggi kemudian menguraikan menjadi level yang lebih
rendah (dekomposisi).
Sedangkan kekurangan dari DAD adalah tidak menunjukan proses pengulangan
(Looping). Proses keputusasn dan proses perhitungan.
Diagram alir data adalah diagram yang menggunakan notasi notasi atau ( simbol
simbol ) yang digunakan untuk menggambarkan arus dari data sistem dan untuk
membantu didalam komunikasi dengan pemakai sistem secara logika.
DAD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau
suatu sistem yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan
lingkungan fisik dimana sistem tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data
tersebut akan disimpan.

B. Cara Membuat Diagram Alir Data

Adapun cara membuat diagram alir data adalah sebagai berikut :
1. Mulai dari yang umum atau tingkatan yang lebih tinggi, kemudian diuraikan atau
menjelaskan sampai dengan yang lebih detail atau tingkatan yang lebih rendah
yang dikenal dengan istilah TOP DOWN ANALYSIS.
2.

Jabarkan proses yang terjadi dalam DAD, sedetail mungkin sampai

tidak dapat diuraikan lagi.

3.

Pemeliharaan konsistensi proses yang terjadi didalam DAD, mulai dari

diagram yang tingkatannya lebih tinggi sampai dengan diagram yang tingkatannya
lebih rendah.

4.

Berikan tabel yang bermakna untuk setiap label.

C. Tahapan Pembuatan Diagram Alir Data

Dalam diagram alir data terdiri atas beberapa diagram yang masing masing
menunjukkan tingkatan dari suatu proses, adapun diagram tersebut meliputi sebagai
berikut :
a. Diagram Konteks
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta ujian data
yang akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut untuk
menggambarkan sistem secara umum dari keseluruhan sistem yang
ada. Diagram Konteks merupakan level tertinggi dari DFD, yang
memperlihatkan sistem sebagai sebuah proses. Tujuannya adalah
memberikan

pandangan

memperlihatkan

sebuah

umum

sistem.

proses

yang

Diagram

Konteks

berinteraksi

dengan

lingkungannya. Ada External Entity yang memberikan masukan

(input) dan ada pihak yang menerima keluaran (output) dari sistem.
b. Diagram Nol
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada di
diagram konteks, yang penjabarannya secara lebih terperinci. Diagram
yang

berada

menggambarkan

satu

level

dibawah

proses-proses

utama

Diagram
dari

Konteks

yang

sistem.hal

yang

digambarkan dalam diagram Nol adalah proses utama dari sistem serta
hubungan terminator atau entitas proses, data flow dan data store.

c. Diagram Detail
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih
mendetail lagi dari tahapan proses yang ada didalam diagram nol.
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih
mendatail lagi tahap proses yang ada dalam diagram nol.

D. Aturan main Diagram Alir Data

Dalam menggunakan Diagram Alir Data ada beberapa aturan main yang harus
diperhatikan dalam membuat model sistem yaitu :
1. Didalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan antara Eksternal Entity
dengan Eksternal Entity secara langsung.
2. Didalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan data store dengan data
store secara langsung.

3. Didalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan antara data store dengan
Eksternal Entity secara langsung.
4. Setiap proses harus ada pada data flow yang masuk dan data flow yang keluar.
E. Kesalahan Umum Pembuatan Diagram Alir Data (DAD)
1. Lubang Hitam (Black Hole)
Suatu kejadian dimana ada arus data masuk tetapi tidak ada arus data keluar.
2. Miracle
Suatu kejadian dimana tidak ada masuk tetapi ada arus data keluar.
G. Kamus Data (Data Dictionary)
Menurut Kendal dan Kendal, 2003, Kamus data atau data dictionary adalah
suatu aplikasi khusus dari jenis kamus kamus yang digunakan sebagai referensi
kehidupan setiap hari. Kamus data merupakan hasil referensi data mengenai data
( maksudnya, metadata ), suatu data yang disusun oleh penganalisis sistem untuk
membimbing mereka selama melakukan analisis dan disain. Sebagai suatu dokumen,
kamus data mengumpulkan dan mengkoordinasi istilash istilah data tertentu, dan
menjelaskan apa arti setiap istilah yang ada.

10

2.1. Isi Kamus Data

Adapun isi kamus data adalah sebagai berikut :
a.

Nama arus data

Dibuat berdasarkan arus data yang mengalir didalam diagram alir data (data
flow diagram), maka nama arus data juga dicatat dalam kamus data.

b.

Alias
Alias atau nama lain dari suatu data dapat dituliskan jika nama lain ada. Alias
perlu ditulis karena nama yang sama mempunyai data yang berbeda untuk
orang atau dapartemen yang satu dengan yang lainnya.

c.

Bentuk Data
Bentuk dari data ini perlu ditulis dalam kamus data, karena dapat digunakan
untuk mengelompokkan data kedalam kegunannya sewaktu perancangan
sistem.

d.

Arus Data
Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju.
Keterangan arus data ini harus dicatat dalam kamus data supaya pencarian arus
data lebih mudah didalam diagram alir data.

e.

Penjelasan
Untuk menjelaskan makna dari arus data dicatat dalam kamus data, makna bagi
penjelas dapat diisi dengan keterangan keterangan tentang arus data tersebut.

11

f.

Periode
Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu dicatat
karena dapat mengidentifikasikan kapan input data harus dimasukkan ke sistem,
kapan proses dari program dilakukan dan kapan laporan laporan harus
diselesaikan.

g.

Volume
Volume yang perlu dicatat adalah volume rata rata dan volume puncak dari
arus data. Volume ini digunakan untuk mengidentifikasikan simpanan luar yang
akan digunakan, kapasitas dan jumlah dari alat input, alat pemroses dan alat
output.

h.

Struktur Data
Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat dalam kamus data terdiri dari
item item data apa saja.

2.

Notasi Tipe Data

Didalam kamus data juga mempunyai bentuk untuk mempersingkat arti atau

makna dari simbol yang dijelaskan, yang disebut notasi.

Notasi atau simbol yang digunakan dibagi menjadi dua macam yaitu sebagai berikut :
a. Notasi Tipe Data
Notasi tipe ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun output
suatu data.
Notasi yang digunakan antara lain :
12

Tabel II.1 Notasi Tipe Data

Notasi

Arti
Setiap karakter

X
9
Angka numeric
A
Karakter alphabet
Z
Angka nol ditampilkan sebagai spasi kosong
.
Pemisah ribuan
,
Pemisah pecahan
Tanda penghubung
/
Tanda pembagi
Sumber : Sutabri (2004 : 172)

2. Notasi Struktur Data

Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data dimana notasi yang
umum digunakan adalah sebagai berikut :

12

Tabel II.2 Notasi Struktur Data

Notasi
Arti
Terdiri dari atau sama dengan
+
Dan (and)
()
Pilihan (boleh ya boleh tidak)
{}
Iterasi atau pengulang proses
[]
Pilih salah satu
/
Pemisah pilihan didalam tanda [ ]
*
Keterangan atau catatan
@
Petunjuk (Keyfield)
Sumber : Sutabri (2004 : 172)

14

BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1 Umum
Dunia Teknologi Semakin hari semakin berkembang sesuai perkembangan
zaman.manusia merupakan makhluk yang dibesarkan dengan komunikasi tentunya
sangat peka terhadap semua perubahan yang terjadi disekitarnya,perubahanperubahan itu salah satunya dibidang statistik.
Demikian juga dengan computer,computer banyak mengalami pengembangan
yang

sangat

pesat.komputer

merupakan

bagian

dari

kemajuan

teknologi

informasi.banyak sekali membantu manusia dalam menyelesaikan masalah yang

dihadapi semua manusia.peningkatan dalam penggunaannyapun merabah kesegala
bidang .bidang perbankan,perpajakan arsitektur,design, grafis,dunia hiburan dan
bahkan dunia komunikasi.
3.2 Tinjauan Perusahaan
Tinjauan Perusahaan ini terbagi menjadi 2 pokok bahasan yaitu Penjabaran
perusahaan dan struktur organisasi serta fungsi. Disini menjabarkan tentang struktur,
tugas dan fungsi dari divisi yang terdapat dalam organisasi perusahaan.

15

3.2.1 Sejarah Perusahaan

PT. Karya Putra Sentosa adalah pabrik yang mendistribusikan Accesoris Motor
seperti sparepart motor misal : Kopling , Kanfas , Body dan yang terkait lainnya.
Didirikan pada tahun 2008 .
Perusahaan ini mendistribusikan barangnya ke perusahaan-perusahaan yang
bisa dibilang sudah banyak konsumen yang tau kualitas yang ditawarkannya. Karena
PT. Karya Putra Sentosa ini mengedepankan servis yang memuaskan terhadap para
Costumernya, seperti pengiriman delivery yang akan diusahakan dikirim sesuai
dengan hari yang diinginkan oleh Costumer tersebut. Dan harga yang diberikan juga
bisa disesuakan oleh keinginan para Costumer
PT. Karya Putra Sentosa juga bekerja sama dalam mendistribusikan barangbarangnya dengan perusahaan lokal, tatapi dalam kualitas barang yang mengambil
peran penuh adalah PT. Karya Putra Sentosa. Sistem input dan output data barang di
perusahaan itu menggunakan program ZAHIR agar lebih mudah dalam penginputan
data masuk dan keluar seperti PO, Surat Jalan dan Faktur Penjualan dari Bagian
Penjualan yang diberikan kepada Bagian Keuangan.

16

3.2.2 Struktur organisasi dan fungsi

Dibawah ini akan dijelaskan lebih lanjut mengenai struktur organisasi dan
fungsi masing-masing pengurus dari PT.KARYA PUTRA SENTOSA
A. Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah susunan sub system dengan hubungan wewenang
dan tanggung jawabnya. Keadaan dimana setiap struktur organisasi yang
menguntungkan akan menjadi dasar untuk mengubah struk keorganisasian dan
menanggapi perubahan kondisi, seperti perbaikan system keputusan.
Dalam bidang suatu organisasi terdapat struktur yang menetapkan bagaimana
tugas akan dibagi, siapa melapor dan bagaimana mekanisme model koordinasi yang
formal. Struktur organisasi tersebut dapat dilihat pada gambar sebagai berikut :

17

Gambar III.1 Struktur Organisasi

PT. KARYA PUTRA SENTOSA

B. Fungsi
1. Direktur Utama
merupakan fungsi jabatan tertinggi dalam sebuah perusahaan, seperti Perseroan
Terbatas (PT) yang secara garis besar bertanggungjawab mengatur perusahaan
secara keseluruhan.
2. QHSE Manager
QHSE adalah suatu unsur kualitas,kesehatan, keselamatan,dan lingkungan
menjadi

yang

tak

terpisahkan
18

dari

kehidupan

manusia.

tugas dari QHSE manager adalah menngatur dan membina karyawan agar
terjamin keselamatanya.
3. QA Manager
Membantu management dalam upaya pemberdayaan sumber daya manusia,
kualitas produk, serta proses kerja perusahaan untuk mencapai tingkat kualitas
dan efisiensi yang maksimal
4. Finance & Accounting Manager
Mengelola fungsi akuntansi dalam memproses data dan informasi keuangan
untuk menghasilkan laporan keuangan yang dibutuhkan perusahaan secara akurat
dan tepat waktu.
5. Logistic Manager
Bertanggung jawab dalam penjualan barang.
6. Ware House & Trucking
warehouse tugasnya adalah berfokus pada penyimpanan data, dimana sumber
data utama akan dibersihkan, di transformasikan, lalu di katalogkan, hingga bisa
digunakan oleh manager dan profesional lain.
7. HRD Manager
HRD bertugas untuk menyeleksi dan memenuhi sumber daya manusia yang
mempunyai skil yang tinggi dan siap untuk dipekerjakan .
8. Marketing Manager
Tugasnya adalah memimpin, mengatur, mengelola, mengendalikan dan
mengembangkan kegiatan organisasi dalam rangka mencapai tujuan. Manager
terbagi menjadi dua bagian yaitu manager fungsional (functional manager) dan
manager umum (general manager).
9. Sales Officer

18

menawarkan sesuatu produk kepada konsumen, sebagai suatu pekerjaan atau

kegiatan untuk menjadikan seseorang sebagai customer atau langganan. Jadi arti
sales di sini adalah penjualan.

3.3 Prosedur Sistem Berjalan

Menganalisis suatu sistem yang sedang berjalan merupakan salah satu tahap
untuk menganalisi suatu sistem akankah sesuai dengan tujuan utama sistem itu sendiri
yaitu mempermudah user sistem.

Suatu prosedur atau tahap-tahap yang dilakukan sebelum memulai suatu

kegiatan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan disebut prosedur system. Sesuai
dengan ruang lingkup yang akan dibahas dalam penyusunan makalah ini, Prosedur
Sistem Berjalan Distribusi Pada PT. KARYA PUTRA SENTOSA sebagai berikut:
Prosedur Sistem Berjalan
1. Prosedur Penawaran
Bagian marketing membuat sales quote berdasarkan data daftar item barang
dan dikirimkan ke customer . Setelah Sales quotation disetujui oleh
customer ,sales quote dikirimkan kembali ke bagian marketing untuk di
arsipkan.
2. Prosedur Peneriamaan Order
Customer mengirimkan PO ke bagian marketing kemudian bagian marketing
menyesuaikan PO dengan sales quotation yang telah disepakati
bersama,apabila sudah sesuai PO diterima dan diarsipkan.
3. Prosedur Pengiriman
Kemudian bagian gudang mempersiapkan pengiriman berdasarkan data dari
PO yang masuk dilanjutkan dengan mengecek stock dengan melihat kartu
stock. Apabila stock mencukupi untuk dikirim kemudian bagian gudang

18

membuat surat jalan berdasarkan data dari PO . Barang dikirim disertai

dengan surat jalan. Kemudian surat jalan yang sudah disetujui oleh pelanggan
diserahkan kembali ke bagian gudang untuk diarsipkan.
4. Prosedur Pembuatan Faktur Penjualan
Bagian Keuangan kemudian membuat faktur penjualan berdasarkan data surat
jalan . Faktur Penjualan Kemudian dikirimkan ke customer.Sedangkan copy
faktur penjualan diarsipkan untuk data perusahaan.
5. Prosedur Pembuatan laporan
Setiap akhir periode bagian marketing membuat laporan penjualan
berdasarkan data faktur penjualan.Kemudian diserahkan ke Direktur untuk
dievaluasi .
3.4 Diagram Alir Data ( DAD )
Diagram konteks merupakan suatu teknik untuk menggambarkan permodelan
sistem secar global menggunkan notasi-notasi grafis yang menunnjukan aliran
informasi dan perubahannya atau perpindahan data dari masukan (inputan) menjadi
keluaran (outputan). Atau menurut pengerti lain diagram lain yang menggambarkan
level teratas (Top Level) dari DAD diagram arus data atau DFD data flow diagram
yang merupakan alat untuk structure analysis. Pendekatan terstruktur ini mencoba
untuk menggambarkan sistem pertama kali secara garis besar (Top Level) dan
memecah-mecahnya menjadi bagian yang lebih rinci (Low Level).
Diagram arus data merupakan alat yang cukup popular saat ini, karena dapat
menggambakan arus data di dalam system dengan terstruktur dan jelas. Diagram arus
data juga merupakan dokumentasi dari system yang baik. Diagram arus data sering
digunakan untuk menggambarkan suatu system yang telah ada atau system baru yang

18

ingin dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana

data trsebut mengalir.
Keuntungan memakai diagram arus data adalah memudahkan pemakai yang
kurang menguasai komputer, mengerti system yang akan dikerjakan atau
dikembangkan.

Diagram arus data mempunyai 2 bentuk, data diagram arus data fisik dan
diagram arus data logika. Diagram arus data fisik lebih menekankan pada bagaimana
proses dari system yang diterapkan, sedabgkan diagram arus data logika lebih
menekankan proses-proses apa yang terdapat pada system. Berikut ini penjelasan
selanjutnya dibawah ini :

18

3.4.1 Diagram Alir Data ( DAD ) Sistem Berjalan

A. Diagram Konteks Sistem Berjalan
Berikut ini adalah diagram konteks system berjalan pengiriman barang pada
PT. KARYA PUTRA SENTOSA adalah sebagai berikut:
Diagran Konteks

SQ
SQ_acc
SJ

O
Analisa Sistem
Penjualan Tunai
pada PT. Karya
Putra Sentosa

Lap_penj

SJ_acc

FP
ambar III.2. Diagram Konteks

Keterangan
PO

:
FP

= Purchase Order

PO Acc

= PO yang telah di Paraf

Nota Pesanan

= Surat Pemesanan Barang

B. Diagram Nol Sistem Berjalan

Data_item
D1

SQ

Arsip Item Barang

1.0
Penawaran
D2
SQ_acc

SQ_acc
2.0
Penerimaan24
Order

Data_SQ

Arsip Seles Quotation

PO

D3

Arsip PO

PO
D4

Arsip Kartu Stock

KS

3.0
Pengiriman

SJ

FP

Data_PO

SJ_acc

SJ_acc

D5
4.0
Pembuatan
Faktur
Penjualan

Arsip Surat Jalan

Data_SJ
D6

Arsip Faktur Penjualan

Copy_FP
Lap_penj

Copy_FP

5.0
Pembuatan
Laporan

Gambar III.3. Diagram Nol Sistem Berjalan

24

D1

C. Diagram Detail Sistem Berjalan

Detail 01

Arsip Item Barang

Data_item
1.1
Membuat
Penawaran

SQ
1.2
SQ

Pengiriman
SQ

SQ_acc
D2

SQ_acc

26

Arsip SQ

Detail 2.0
2.1
PO

Mengirimkan
PO

D1

Arsip SQ

Data_SQ

PO_acc
D2

2.2
Menyesuaikan PO

Gambar III.4. Diagram Detail Sistem Berjalan

27

Arsip PO

3.5.1

Kamus Data Dokument Masukan

Nama arus data

: Purchase order

Alias

: PO

Bentuk Data

: Print

Arus Data

: Customer- proses 1.0

Proses 1.0 - Arsip sales quotation

Penjelasan

: Untuk pesanan penjualan barang

Periode

: Setiap terjadi pesanan penjulan

Volume

: Rata-rata perhari 5 pesanan penjualan

Struktur data

: Header+isi

Header

=No_PO + Tgl_PO + Nama_perusahaan +

\ Alamat_perusahaan

No_PO

*Terdiri dari 19 digit *

Tgl_PO

=tgl+bulan+tahun

Isi

={No+Description + tgl_kirim + Qty + Unik +

Price + line total}

Footer

:Tanda tangan dan stempel perusahaan

28

3.5.2

Kamus Data Dokumen Keluaran

a.

Nama Arus Data

: Faktur Penjualan

Alias

: FP

Bentuk Data

: Print

Arus Data

: Arsip Surat Jalan-Proses 4.0

Proses 4.0 - Customer

Penjelasan

: Untuk bukti penjualan barang

Periode

: Setiap terjadi transaksi penjualan

Volume

: Rata rata perhari 5 bukti penjualan

Struktur Data

: Header + Isi

Header

=Nama_perusahaan +
Alamat_perusahaan + Nama_pelanggan
+ No_PO + tgl_Invoice + No_Invoice +
Currency

No_PO

* Terdiri dari 19 digit *

No_Invoice

* Terdiri dari 13 digit*

Tgl_Invoice

*Tgl+bulan + tahun

Isi

={Noitem+Nama_pelanggan+ Qty +
Unit_price +jumlah+ket}

Footer

: tanda tangan+Stempel perusahaan

29

b.

Nama Arus Data

: Surat_Jalan

Alias

: SJ

Bentuk Data

: Print

Arus Data

: Arsip PO Proses 3.0

Proses 3.0 - Customer

Penjelasan

: Untuk bukti pengiriman barang

Periode

: Setiap terjadi pengiriman barang.

Volume

: Rata rata perhari 3 bukti pengiriman

Struktur Data

: Header + Isi

Header

=Nama_perusahaan +
Alamat_perusahaan + Delivery_Date +
Delivery_No

Delivery_Date

* Tgl+bulan+tahun

Delivery_No

* Terdiri dari 12 digit*

Isi

={Item+Item_Description+ Qty +
Po_No+Keterangan}

c.

Item

*Terdiri dari 7 digit

Footer

: tanda tangan+Stempel perusahaan

Nama Arus Data

: Sales_Quotation

Alias

: SQ

Bentuk Data

: Print

Arus Data

: Arsip Item Barang Proses 1.0

29

Proses 1.0 - Customer

Penjelasan

: Untuk dokumen penawaran

Periode

: Setiap terjadi penawaran barang.

Volume

: Setiap customer satu penawaran untuk

jenis barang

Struktur Data

: Header + Isi

Header

=Nama_perusahaan +
Alamat_perusahaan

Isi

={tgl+Nama_customer+No_SQ+No+
Item +Warna+Harga}

Footer

: tanda tangan+Stempel perusahaan

3.6 Spesifikasi Sistem Berjalan

29

3.6.1

Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Nama Dokumen

: Purchase Order ( PO )

Fungsi
Sumber
Tujuan
Media
Jumlah
Bentuk Dokumen

: Sebagai Pemesanan Barang

: Sales
: Customer
: Kertas
: 1 lembar
: Lampiran A.1

3.6.2 Bentuk Dokumen Keluaran

a. Nama Dokumen

: Faktur Penjualan

Fungsi
Sumber
Tujuan
Media
Jumlah
Bentuk Dokumen

: Sebagai Surat Tagihan Penjualan

: Accounting
: Customer
: Kertas
: 1 Lembar
: Lampiran B.3

b. Nama Dokumen

: Sales Quotation

Fungsi
Sumber
Tujuan
Media
Jumlah
Bentuk Dokumen

C.

: Sebagai Surat Penawaran

: Makerting
: Customer
: Kertas
: 1 Lembar
: Lampiran B.1

Nama Dokumen

: Surat Jalan

Fungsi
Sumber
Tujuan
Media
Jumlah
Bentuk Dokumen

: Sebagai Surat Pengiriman barang

: Warehouse
: Customer
: Kertas
: 1 Lembar
: Lampiran B.3

29

3.6.6

Spesifikasi File
Nama file : File Penjualan
Fungsi : Untuk menyimpan data penjualan
Tipe file : File transaksi
Media : Hardisk
Field
: kode_item
Software : Accurate

3.6.7

Struktur Kode
Fungsi kita membuat struktur kode adalah untuk mempermudah dalam
pengecekan data.
Adapun tujuan pemakaian kode ini adalah :
1. Mempermudah penyimpanan pemasukam data sehingga waktu yang
diperlukan lebih singkat
2. Menghemat fasilitas tempat penyimpanan
3. Dapat mempercepat data guna memperoleh informasi yang benar
sesuai kebutuhan.
Berikut adalah struktur kode barang yang ada di PT.Karya Putra Sentosa
X

Inisial
Nama perusahaan
P

Kode item barang

Keterangan :
PKS : Putra Karya Sentosa
0001 : menunjukan kode item barang Accesoris Motor
Berikut adalah contoh dari daftar kode item barang di PT . Karya Putra Sentosa
29

3.6.8

Spesifikasi Program
Berikut adalah program Zahir yang digunakan di PT. Karya Putra Sentosa

BAB IV
PENUTUP

4.1 Kesimpulan
Setelah penulis menyelesaikan tugas ini, maka penulis berharap kiranya dapat
berguna dalam peningkatan aktivitas kerja perusahaan. Karena adanya komputerisasi
sistem yang diusulkan ini mempermudah tindak lanjut proses pengolahan data dengan
informasi yang dihasilkan tersebut. Dan dari hasil penulisan Kuliah Kerja Praktek
( KKP) ini dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :.

29

a) Dengan pemakaian sistem komputerisasi, keterlambatan dalam pembuatan

laporan penjualan tidak secara manual lagi, sehingga dapat menginput data dan
melihatnya dengan mudah dan cepat.
b) Dengan proses kerja yang sudah terkomputerisai

diharapkan akan dapat

membantu meringankan serta mempercepat proses kerja dan juga dapat lebih
menghemat waktu tenaga dan biaya, sehingga dapat meningkatkan kinerja
perusahaan.
c) Dengan penggunaan sistem komputerisasi dapat menghasilkan suatu laporan yang
baik, akurat dan tepat waktu sehingga menghasilkan informasi yang berkualitas
dan dapat berguna dalam pengambilan keputusan.
d) Sistem kinerja yang sudah terkomputerisasi ini tidak

dapat menutup

kemungkinan untuk merubah atau diperbaharui kembali sesuai dengan

perkembangan sistem yang lebih baik lagi.

4.2 Saran-saran
Dari beberapa kesimpulan yang dikemukakan, maka penulis ingin
memberikan

beberapa

masukan

yang

dapat

dijadikan

sebagai

pertimbangan untuk pembangunan sistem yang lebih sempurna, sehingga

tercipta sistem komputerisasi yang optimal antara lain sebagai berikut :
a) Dengan adanya sitem komputerisasi yang telah diusulkan,penulis
menyarankan

agar

sistem

tersebut

lebih

ditingkatkan

dikembangkan untuk mewujudkan hasil yang optimal.

29

dan

b) Sistem yang terkomputerisasi ini akan berjalan dengan baik apabila

seluruh personilnya turut mendukung prosedur kerja yang diusulkan.
c) Peralatan pendukung yang diusulkan penulis seperti perangkat
komputer akan bertahan lama apabila mendapat parawatan yang baik
dari pemakainya.
d) Mengingat pentingnya data-data atau file yang disempurnakan, maka
harus diperhatikan juga dalam hal perawatan data-datanya, yaitu
dengan cara File back up atau duplikat.
e) Dalam waktu tertentu perlu adanya pengecekan dan pembaharuan
akan sistem tersebut.

Daftar pustaka

Akademi Bina Saran Informatika.2014.WEB-BSI.Pedoman Penyusunan Laporan

Kuliah Kerja Praktek Dan Praktek Terpadu.

29