BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

1.2 Rumusan Masalah
1. Apa yang dimaksud pendekatan sistem?
2. Bagaimana perencanaan sistem baru?
3. Bagaimana penerapan pendekatan sistem?
4. Bagaimana penggunaan konsep sistem?
5. Bagaimana tahapan pemecahan masalah dengan pendekatan sistem?
1.3 Tujuan Penulisan
1. Mengetahui apa yang dimaksud pendekatan sistem
2. Memahami bagaimana perencanaan sistem baru
3. Memahami bagaimana penerapan pendekatan sistem
4. Memahami bagaimana penggunaan konsep sistem
5. Memahami bagaimana tahapan pemecahan masalah dengan pendekatan
sistem
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Pendekatan Sistem
Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk
mencapai suatu tujuan. Pendekatan sistem adalah serangkaian tahapan-
tahapan pemecahan masalah yang setiap langkah di pahami dan
menghasilkan sebuah solusi alternatif di pertimbangkan dan solusi yang
dipilih dapat di terapkan. Pendekatan sistem dapat juga diartikan sebagai
metode untuk mendeskripsikan suatu objek yang dideskripsikan, meliputi
bagaimana hubungan antar komponen yang satu dengan komponen yang
lainnya yang menunjuk pada suatu hasil secara keseluruhan.
Pendekatan sistem atau berpikir sistem memiliki beberapa karakteristik
ditinjau dari tiga aspek sebagai berikut:
a. Aspek Ontologi
1. Pendekatan holistik (menyeluruh)
2. Mulai dari keseluruhan kemudian dibatasi
 3. Dimulai dari latar belakang pengetahuan dan pengalaman yang
telah diperoleh.
b. Aspek Epistemologi
1. Menggunakan model untuk memudahkan analisis
2. Sifat keseluruhan lebih diperhatikan daripada pendekatan analitik
dan atomistik
3. Logika sistem merupakan konsep dasar dalam kegiatan inquiry
(mencari tahu)
c. Aspek Aksiologi, menguraikan tercapainya tujuan sistem secara
sistematik (runtut).

Di dalam sebuah perusahaan manajer berperan penting dalam pengambilan

keputusan yang efektif dan efisien. Sistem konseptual adalah suatu sistem
pemecahan masalah yang terdiri dari manajer, informasi dan standart. Dua
elemen yang lain masuk dalam proses perubahan masalah menjadi solusi
(solusi alternatif dan kendala).

2.2 Tahap Perencanaan Sistem Baru

Sistem lama yang perlu diperbaiki atau diganti disebabkan karena beberapa
hal :
1. Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem
yang lama.
2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan
Dalam keadaan persaingan pasar yang ketat, kecepatan informasi atau
efisiensi waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan
rencana-rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan
dan peluang-peluang pasar, sehingga teknologi informasi perlu digunakan
untuk meningkatkan penyediaan informasi agar dapat mendukung proses
pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen.
3. Adanya instruksi dari pimpinan atau adanya peraturan pemerintah

Fase perancangan sistem secara umum / konseptual

Arti Perancangan Sistem:
a) Tahap setelah analisis dari Siklus Hidup Pengembangan Sistem
b) Pendefinisian dari kebutuhan kebutuhan fungsional
c) Persiapan untuk rancang bangun implementasi
d) Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk
e) Yang dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa
atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan
yang utuh dan berfungsi
f) Termasuk menyangkut mengkonfirmasikan

Tujuan Perancangan Sistem:

a) Untuk memenuhi kebutuhan para pemakai sistem
b) Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang
lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat.

Tahap penggunaan terdiri dari 3 langkah, yaitu:

1. Menggunakan Sistem
Pemakai menggunakan sistem untuk mencapai tujuan yang
diidentifikasikan pada tahap perencanaan.
2. Audit Sistem
Setelah sistem baru mapan, penelitian formal dilakukan untuk menentukan
seberapa baik sistem baru itu memenuhi kinerja. Studi ini disebut
penelaah setelah penerapan dan dapat dilakukan oleh seseorang dari jasa
informasi atau seorang auditor internal.
3. Memelihara sistem
Selama sistem dipakai, berbagai modifikasi dibuat sehingga sistem terus
memberikan dukungan yang diperlukan. Modifikasi ini disebut
pemeliharaan sistem. Memelihara sistem ini tujuannya yaitu:
a. Memperbaiki kesalahan’
b. Menjaga kemuktahiran sistem
c. Meningkatkan sistem
4. Menyiapkan usulan rekayasa ulang
Ketika sudah dipakai, pemakai dan spesialis informasi bahwa sistem itu
tidak dapat lagi digunakan, diusulkan kepada komite pengarah SIM bahwa
isitem tersebut perlu direkayasa ulang. Usulan tersebut dapat berupa
 memo atau laporan dengan dukungan untuk beralih pada siklus sistem
baru.
5. Menyetujui atau menolak rekayasa ulang
Komite pengarah SIM menentukan apakah siklus hidup sistem baru itu
perlu. Jika ya, dibuat keputusab tentang kapan tahap perencanaan akan
dimulai. Siklus hidup yang baru dapat mengikuti pola rekayasa mundur,
restrukturisasi, atau rekayasa maju.

2.3 Tahap Pemecahan Masalah

Langkah-langkah dalam pemecahan masalah adalah sebagai berikut:
1. Usaha persiapan
mempersiapkan manajer untuk memecahkan masalah dengan
menyediakan orientasi sistem.
2. Usaha definisi
mencakup mengidentifikasi masalah untuk dipecahkan dan kemudian
memahaminya.
3. Usaha solusi
mencakup mengidentifikasi berbagai solusi alternatif, mengevaluasinya,
memilih satu yang tampak terbaik, menerapkan solusi itu dan membuat
menindaklanjuti untuk menyakinkan bahwa masalah itu terpecahkan.
4. Merasakan masalah
Manajer dapat dibagi dalam tiga kategori dasar dalam hal gaya
merasakan masalah (problem solving styles) mereka, yaitu bagaimana
mereka menghadapi masalah.
a. Penghindar masalah (problem avoider)
manajer ini mengambil sikap positif dan menganggap bahwa semua
baik-baik saja. Ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah
dengan mengabaikan informasi atau menghindarinya sepanjang
perencanaan.
b. Pemeecahan masalah (problem solver)
manajer ini tidak mencari masalah juga tidak menghalanginya. Jika
timbul suatu masalah, masalah tersebut dipecahkan.
c. Pencari masalah (problem seeker)
manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya.
 5. Mengumpulkan Informasi
a. Gaya teratur (perceptive style)
manajer jenis ini mengikuti management by exception dan
menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area
minatnya.
b. Gaya menerima (receptive style)
manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan
apakah informasi tersebut bernilai baginya atau orang lain dalam
organisasi.
c. Menggunakan informasi
1. gaya sistem (systematic style)
manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu
metode yang telah ditetapkan, misalnya pendekatan sistem.
2. gaya intuitif (intuitive style)
manajer tidak lebih menyukai suatu metode tertentu tetapi
menyesuaikan pendekatan dengan situasi.
KASUS:
TRI CITIES FURNITURE

Sebagai bagian dari pelajaran SIM, Anda harus mempelajari sistem

berbasis komputer yang ada dan merancang yang baru, yang lebih baik.
Anda ingat pernah melihat komputer kecil di sebuah toko mebel. Anda pergi
ke sebuah bangunan putih dengan papan bertuliskan “Tri Cities Furniture:
Melayani Wilayah Endicott, Binghampton dan Johnson City.” Anda masuk ke
dalam dan meminta untuk menemui pemiliknya. Seorang pria keluar dan
bertanya, “Apa yang dapat saya bantu?” Setelah memperkenalkan diri dan
menjelaskan maksud Anda, ia berkata, “Saya Albert Mendoza. Saya pemilik,
manajer penjualan, wiraniaga paruh waktu, dan penagih. (Tersenyum) Tentu,
Anda dapat mempelajari operasi kami. Mari saya perkenalkan Anda dengan
Alice dan Ray.”
Anda berjalan melalui seorang wanita tua yang sedang menulis pada
buku besar yang tebal bersama Alice Cook, bagian pembukuan. Alice telah
bergabung dengan Tri Cities selama 23 tahun dan pikir saya melihat satu
komputer di sini beberapa bulan lalu.”
 “Betul,” jawab Albert. “Kami memiliki satu komputer. Kami
menyimpannya di sebelah ruangan saya. Mari, akan saya perlihatkan.”
Anda berjalan ke ruang komputer, dan Albert menyalakan lampu. Komputer
itu memang ada di sana, lebih kecil dan usang dari yang Anda ingat. Papan
nama CPU bertuliskan “IBM System 5110.” Albert menjelaskan bahwa ini
merupakan salah satu sistem kecil paling awal dari IBM.
Pada saat itu, seorang pria lain masuk. Ia adalah Ray Silva, dan ia
membagi waktunya antara mengoperasikan komputer dan menjual mebel.
Komputer itu digunakan tiga sampai empat jam sehari untuk mencetak label
harga yang ditempelkan pada mebel. Komputer itu juga menyimpan catatan
persediaan dari semua jenis barang dalam toko ini dan toko-toko di
Binghampton serta Endicott, dan menyimpan catatan pembayaran cicilan.
Albert memberitahu Anda kisah tentang komputernya. Berdasarkan
nasihat akuntannya, ia membeli komputer itu dari seorang teman yang
mengoperasikan toko mebel di Syracuse. Teman tersebut membeli komputer
itu dari IBM dan menyiapkan sendiri semua perangkat lunak. Ketika usaha
teman itu maju, ia memasang sistem yang lebih besar. Teman itu memberi
tawaran yang sangat menarik sehingga Albert terjun ke penggunaan
komputer.
Pengalaman yang kurang menyenangkan, agaknya. Perangkat lunak
tersebut tidak berjalan dengan baik. Program itu ditulis untuk menangani
perkiraan dari operasi tunggal, dan tiga lokasi Tri Cities menjadi masalah.
Selanjutnya, perangkat lunak itu tidak menghasilkan perkiraan yang seimbang.
Itulah sebabnya Alice tetap melakukan pembukuan dengan tangan. Albert
tidak mempercayakan komputer itu. Ray memproses transaksi persediaan
dan piutang di komputer, dan Alice juga melakukannya dengan tangan.
Mereka selalu berharap dapat beralih ke komputer, tetapi selalu muncul
masalah. Albert berharap bahwa akhirnya segala sesuatunya akan beres
sehingga ia dapat mulai memperoleh hasil dari investasi komputernya.
Anda bertanya apakah ada dokumentasi untuk perangkat lunak itu
(bagan arus, penjelasan catatan-catatan, prosedur operasi, dsb.), dan
ternyata tidak ada. Anda juga menyadari bahwa ketika menjadi masalah,
seorang konsultan harus datang dari Syracuse untuk memecahkan masalah
itu. Ia satu-satunya orang mengerti perangkat lunak itu. Tarif per harinya $350
ditambah ongkos perjalanan. Lebih buruk lagi, tak seorangpun di Tri Cities
yang mengerti tentang pemrograman. Ray tahu cara mengoperasikan sistem,
tetapi jika terjadi masalah, ia memanggil konsultan itu.
Lebih buruk lagi, Alice akan pensiun tahun depan, dan Ray akan
berhenti akhir bulan untuk membuka usaha lempengan aluminium. Albert
ingin menyewa seorang mahasiswa paruh waktu yang cukup mengerti
komputer untuk membetulkan program dan menambah paket buku besar
yang ada di dalam sistem, tetapi tidak pernah digunakan. Anda menyatakan
akan memikirkannya.
Anda bertanya pada Albert apakah ia mendapatkan suatu informasi
manajemen dari komputer itu. “Tidak,” jawabnya, “walau saya
menginginkannya. Saya ingin tahu mana yang laku dan mana yang tidak,
berapa laba yang kita peroleh dari berbagai kelompok barang, dan lain-lain.
Tetapi kami tidak tahu cara mendapatkan informasi itu dari komputer. Dan
saya bahkan tidak yakin bahwa kemampuan itu ada di dalam komputer ini.
Tetapi dulu saya membelinya untuk tujuan itu.”
Anda memberitahukan Albert bahwa Anda akan menghubunginya
kembali tentang proyek semester Anda. Anda kehilangan kata-kata. Anda
mengharapkan kisah keberhasilan seperti yang telah Anda dengarkan di
kelas. Ini tampaknya benar-benar buruk. Anda pamit pada semua orang, dan
ketika Anda hendak keluar dari pintu, Albert berteriak, “Hei, dapatkah saya
menjual kasur air kepada Anda?”

Pertanyaan:
1. Apa masalah dalam kasus ini? Terapkan keahlian mendefinisikan
masalah yang telah Anda pelajari dalam Bab 7.
2. Bagaimana seharusnya Albert melakukan pemecahan masalah?
Gunakan Bab 8 sebagai dasar untuk rekomendasi anda.

Masalah:
1. Posisi yang ada dalam perusahaan tersebut di double oleh satu
orang, contohnya adalah Albert Mendoza yang mencabat sebagai
pemilik, manajer penjualan, wiraniaga paruh waktu, dan penagih.
 Hal itu seharusnya tidak diperbolehkan dalam suatu perusahaan
yang menjabat banyak jabatan pada satu orang.
2. Perangkat lunak tersebut tidak berjalan dengan baik. Alice tetap
melakukan pembukuan dengan tangan. Albert tidak
mempercayakan komputer itu. Ray memproses transaksi
persediaan dan piutang di komputer, dan Alice juga melakukannya
dengan tangan. Hal tersebut dapat mempersulit dalam hal
pembukuannya, karena pembukuan dilakukan menual dan harus di
salin ke komputer juga.
3. Ketika komputer tersebut error dan harus diperbiki. Tarif per harinya
$350 ditambah ongkos perjalanan. Lebih buruk lagi, tak seorangpun
di Tri Cities yang mengerti tentang pemrograman. Ray tahu cara
mengoperasikan sistem, tetapi jika terjadi masalah, ia memanggil
konsultan itu.
4. Alice akan pensiun tahun depan, dan Ray akan berhenti akhir bulan
untuk membuka usaha lempengan aluminium. Albert ingin
menyewa seorang mahasiswa paruh waktu yang cukup mengerti
komputer untuk membetulkan program dan menambah paket buku
besar yang ada di dalam sistem, tetapi tidak pernah digunakan.

Solusi 1.
 Satu orang menjabat banyak posisi
Solusi : dalam organisasi, apalagi dalam perusahaan pengendalian
internal pun harus dilakukan, salah satunya tidak memperbolehkan
satu orang menjabat banyak posisi karena akan merugikan
organisasi tersebut karena hanya ada satu orang yang nge-backup.
 Pembukuan dilakukan manual
Solusi : sebaiknya pembukuan dilakukan menggunakan komputer,
karena sudah di progream dan memudahkan dalam penginputan
data dari pada melalui proses manual.
 Komputer tidak bisa berjalan dengan baik
Solusi : sebaiknya anda login terlebih dahulu sebagai administrator
dan bukan sebagai user. Lalu cek apakah komputer dalam keadaan
 baik. Lihatlah apakah syarat system terpenuhi untuk
memperbaharui komputer agar bisa berjalan dengan baik.
 Membuka Lowongan pekerjaan untuk mencari karyawan yang bisa
mengatasi masalah tentang pemrograman.
 jika belum mendapat karyawan yang sesuai dengan yang kita cari,
kita akan ke konsultan untuk menanyakan bagaimana cara
mengatasinya.
 Harus diadakan pelatihan
 Seorang rekruitmen harus mengerti bagaimana jenis pendidikan,
pengalaman dan ketrampilan yang dibutuhkan serta persyaratan
yang harus di butuhkan untuk setiap pekerjaan sebelum program
rekruitmen atau staffing dilakukan.
 Melakukan kegiatan testing dan interview (wawancara).
 Melakukan tes fisik (kesehatan).

BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Pendekatan sistem adalah serangkaian tahapan-tahapan pemecahan masalah
yang setiap langkah di pahami dan menghasilkan sebuah solusi alternatif di
pertimbangkan dan solusi yang dipilih dapat di terapkan diantaranya yaitu suatu
upaya penyederhanaan masalah sampai batas-batas tertentu sehingga masih
dapat ditoleransi untuk memudahkan penyelesaiannya.
Menurut penjelasan diatas dapat kami simpulkan bahwa pendekatan sistem
diperlukan dalam berbagai kegiatan, seperti dalam organisasi, industry,
pendidikan, administrasi dan lain sebagainya. Jika sistem yang dijalankan sesuai
dan diperhitungkan matang-matang maka hasil yang dicapai akan maksimal
pula. Pendekatan sistem ini terdapat beberapa tahapan, yaitu tahap
perencanaan, tahap penerapan tahap penggunaan, dan tahap pemecahan
masalah yang ada.