BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Manajer memecahkan masalah agar perusahaan dapat mencapai

tujuannya. Selama proses pemecahan masalah manajer membuat berbagai

keputusan, dan beberapa elemen pemecahan masalah harus ada. ketika proses

pemecahan masalah mulai berjalan, manajer berhati-hati dalam membedakan

gejala dengan sebab.

Struktur masaalah mempengaruhi cara pemecahan masalah. masalah

yang tidak terstruktur harus dipecahkan oleh manejer, tetapi masalah yang

terstruktur dapat dipecahkan oleh komputer. Manajer dan komputer dapat berkerja

sama untuk memecahkan masalah semi-terstruktur.

Suatu pendekatan sistematis untuk pemecahan masalah telah dibuat, dan

disebut pendekatan sistem.

1.2 Rumusan Masalah

1. Apa yang dimaksud pendekatan sistem ?

2. Bagaimana penerapan pendekatan sistem ?

3. Bagaimana siklus hidup sistem?

4. Bagaimana prototyping dalam pendekatan sistem?

1.3 Tujuan Masalah

1. Mengetahui pengertian pendekatan sistem.

2. Mengetahui penerapan pendekatan sistem.

3. Mengetahui siklus hidup sistem.

 BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Pendekatan Sistem

Berbagai definisi muncul dari berbagai para ahli yang berbeda dengan

memberikan definisi yang berbeda terhadap suatu hal yang sama. Salah satu

definisi menyatakan bahwa pendekatan sistem sebagai sebuah teknik dalam

menerapkan pendekatan ilmiah untuk memecahkan masalah-masalah yang

yang kompleks, yang menekankan pada analisis dan perancangan secara

menyeluruh atau ada juga yang berpendapat sebagai sebuah filosofi atau

persepsi tentang struktur yang terkoordinir secara efisien dan optimal dalam

menjalankannya aktivitas-aktivitas dan operasi perusahaan dalam organisasi

apa pun. Beberapa peneliti melihat pendekatan sistem adalah sebagai

perluasan dari metode pemecahan masalah. Masalah merupakan suatu kondisi

yang memiliki potensi untuk menimbulkan kerugian atau menghasilkan

keuntungan yang luar biasa. Jadi Pemecahan Masalah berarti tindakan

memberi respons terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau

memanfaatkan peluang keuntungannya. Pentingnya pemecahan masalah

bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada

konsekuensinya. Serangkaian keputusan untuk memecahkan suatu masalah

mungkin hanya membutuhkan sedikit jam namun dapat mempengaruhi laba

perusahaan hingga ribuan atau jutaan dolar. Dalam memecahkan masalah,

seorang manajer akan membuat banyak keputusan. Keputusan adalah

pemilihan strategi atau tindakan. Pengambilan keputusan adalah tindakan

memilih strategi atau aksi yang diyakini manajer akan memberikan solusi

terbaik atas masalah tersebut. Biasanya ada beberapa strategi atau aksi yang

dapat dipertimbangkan manajer. Salah satu kunci pemecahan masalah adalah

mengidentifikasi berbagai alternatif keputusan. Seorang manajer mungkin

memahami bahan sebagian persoalan lebih baik daripada yang lain. Masalah

mengenai berapa banyak persediaan yang harus dipesan untuk pengisian

kembali adalah suatu contoh permasalahanyang mungkin sangat dipahami

oleh seorang manajer.

2.1.1 Jenis Masalah

Masalah terstruktur terdiri dari elemen-elemen dan hubungan-hubungan

antar elemen yang semuanya dipahami oleh pemecah masalah. Masalah tak

terstruktur berisikan elemen-elemen atau hubungan-hubungan antar elemen

yang tidak dipahami oleh pemecah masalah. Sebenarnya dalam suatu

organisasi sangat sedikit permasalahan yang sepenuhnya terstruktur atau

sepenuhnya tidak terstruktur. Sebagaian besar masalah adalah masalah semi-

terstruktur, yaitu manajer memiliki pemahaman yang kurang sempurna

mengenai elemen-elemen dan hubungannya. Masalah semi-terstruktur adalah

masalah yang berisi sebagian elemen-elemen atau hubungan yang dimengerti

oleh pemecah masalah.

 Gambar 1

Elemen-elemen Proses Pemecahan Masalah

 Proses pemecahan masalah secara sistematis bermula dari John Dewey

seorang profesor filosofi di Columbia University pada awal abad ini. Dalam

bukunya ditahun 1910, ia mengidentifikasi tiga seri penilaian yang terlibat dalam

memecahkan suatu kotroversi secara memadai.

a. Mengenali kontroversi

b. Menimbang klaim alternatif

c. Membentuk penilaian

Untuk pendekatan sistem itu sendiri merupakan serangkaian langkah

pemecahan masalah yang memastikan bahwa masalah itu pertama-tama dipahami,

solusi alternatif dipertimbangkan, dan solusi yang dipilih bekerja.

Meskipun banyak deskripsi mengenai pendekatan sistem yang mengikuti

pola dasar yang sama, jumlah langkahnya dapat berbeda. Mengenai pola dasar dan

langkah-langkah pendekatan sistem, dikelompokkan menjadi tiga tahap, yaitu

usaha persiapan, usaha definisi dan usaha solusi. Dalam memecahkan masalah

kita berpegangan pada tiga jenis usaha yang harus dilakukan oleh manajer yaitu

usaha persiapan, usaha definisi, dan usaha solusi / pemecahan.

1. Usaha persiapan

Tiga langkah persiapan tidak harus dilaksanakan secara

berurutan, karena ketiganya bersama-sama menghasilkan kerangka

pikir yang diinginkan untuk mengenai masalah. Ketiga masalah itu

terdiri dari:
 a) Memandang perusahaan sebagai suatu sistem

b) Mengenal sistem lingkungan

c) Mengidentifikasikan subsistem-subsistem perusahaan

2. Usaha definisi

Usaha definisi mencakup pertama-tama menyadari bahwa

suatu masalah ada atau akan ada (identifikasi masalah) dan

kemudian cukup mempelajarinya untuk mencari solusi (pemahaman

masalah). Usaha definisi mencakup dua langkah yaitu :

a) Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem

b) Menganalisis bagian-bagian sistem dalam sustu urutan

tertentu

3. Usaha pemecahan

Usaha pemecahan meliputi pertimbangan berbagai alternatif

yang layak (feasible), pemilihan alternatif terbaik, dan

penerapannya.

Yang mana dari ketiga tahap tersebut merupakan tahap yang

dilalui seorang manajer dalam pendekatan sistem.pendekatan sistem

berfungsi untuk menjembatani antara masalah dengan CBIS (Sistem

informasi berbasis komputer), memberikan suatu kerangka kerja untuk

berbagai keputusan
Adapun langkah-langkah dalam Pendekatan Sistem

1. Memandang Perusahaan sebagai suatu sistem

2. Mengenal sistem lingkungan

3. Mengidentifikasi subsistem-subsistem perusahaan

4. Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem

5. Menganalisis bagian-bagian sistem dalam satu ukuran tertentu,

 Gambar 2

Bagian dari Sistem

Setiap bagian dari sistem dianalisis secara berurutan dimana dalam point ini

terbagi dalam tujuh elemen, yaitu

a) Mengevaluasi standar

b) Membandingkan output sistem dengan standar

c) Mengevaluasi manajemen

d) Mengevaluasi pengolah informasi

e) Mengevaluasi input dan sumber daya input

f) Mengevaluasi proses transformasi

g) Mengevaluasi sumber daya output

Langkah satu sampai tiga termasuk dalam upaya persiapan, dimana

tidak harus dilaksanakan secara berurutan, karena ketiganya bersma-sama

menghasilkan kerangka berpikir yang diinginkan untuk menangani masalah.

Langkah empat sampai lima termasuk dalam upaya definisi. Dan yang terakhir

yaitu upaya pemecahan atau solusi meliputi pertimbangan berbagai alternatif

yang layak, pemilihan alternatif terbaik dan penerapannya.

2.2 Penerapan Pendekatan Sistem

Meskipun tidak sukar untuk memahami tiap langkah dari pendektan

sistem secara terpisah, menyatukan semua langkah itu menjadi suatu proses

tunggal memerlukan banyak usaha. Manajer mengembangkan keahlian

integrasi ini melalui pengalaman.

 Titik awal yang baik adalah upaya persiapan yang harus dilakukan

manajaer sebelum pemecahan masalah di mulai. Manajer harus memandang

unit organisasi sebagai sistem yang berada dalam supersistem lingkungan

yang lebih besar dan sistem itu juga terdiri dari beberapa subsistem. Manajer

terlibat dalam penguraian fungsional dengan bergerak dari sistem ke

subsistem, dan dengan menganalisis bagian-bagian sistem sesuai urutan

tertentu.

2.3 Siklus Hidup Sistem

Siklus hidup sistem (system life cycle – SLC) adalah proses

evolusioner yang diikuti dalam menerapkan sistem atau subsistem informasi

berbasis komputer. SLC sering disebut dengan pendekatan air terjun

(waterfall approach) bagi pengembangan dan penggunaan sistem. Dilakukan

dengan strategi Top-Down Design.

 Gambar 3

Siklus Hidup Sistem

Tahapan siklus hidup system yaitu :

1. Tahap Perencanaan

Menunjukan setiap langkah yang harus dilakukan dan

mengidentifikasi tanggung jawab manajer dan spesialis informasi dalam

hal ini adalah analis system. Fase ini dimulai dengan mendefinisikan

masalah dan dilanjutkan dengan sistem penunjukan objektif dan paksaan.

Di sini sistem analis memimpin studi yang mungkin terjadi dan

mengemukakan pelaksanaannya pada manajer.

2. Tahap Analisis dan Desain

Ketika perencanaan selesai dan mekanisme pengendalian telah

berjalan, tim proyek beralih pada analisis sistem yang telah ada. Analisis

sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk

merancang sistem baru atau diperbarui.

Adapun tahapanya yaitu:

a. Mengumumkan Penelitian Sistem

b. Mengorganisasikan Tim Proyek

c. Mendefinisikan Kebutuhan Informasi

d. Mendefinisikan Kinerja Sistem

e. Menyiapkan Usulan Rancangan

f. Menerima atau Menolak Proyek Rancangan

3. Tahap Perancangan

Tahap perancangan ini yaitu tahap setelah analisis dari siklus

pengembangan teknologi informasi, pendefinisian dari kebutuhan-

kebutuhan sistem untuk teknologi informasi, persiapan untuk penerapan

 (implementasi), menggambarkan bagaimana suatu sistem teknologi

informasi dibentuk dapat berupa perencanaan, penggambaran, pembuatan

sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam satu

kesatuan yang utuh dan berfungsi.

4. Tahap Penerapan

Dalam tahap penerapan memiliki beberapa tujuan, yaitu untuk :

a. Melakukan kegiatan spesifikasi rancangan logikal ke dalam kegiatan

yang sebenarnya dari sistem informasi yang akan dibangunnya atau

dikembangkannya.

b. Mengimplementasikan sistem yang baru.

c. Menjamin bahwa sistem yang baru dapat berjalan secara optimal.

Kegiatan yang dilakukan dalam tahap implementasi ini adalah

Programming & Testing 

a. Tujuan : Mengkonversikan perancangan logikal ke dalam kegiatan

operasi coding dengan menggunakan bahasa pemograman tertentu,

dan mengetest semua program serta memastikan semua fungsi /

modul program dapat berjalan secara benar.

b. Hasil : Coding program dan spesifikasi program.

 Training

a. Tujuan : Memimpin (conduct) pelatihan dalam menggunakan sistem

persiapan lokasi latihan dan tugas-tugas lain yang berhubungan

dengan pelatihan (buku-buku panduan sistem).

b. Hasil : Rencana pelatihan sistem, modul-modul katihan dan

sebagainya.

System Changeover

a. Tujuan : Merubah pemakaian sistem lama ke sistem bari dari sistem

informasi yang berhasil dibangun.Perubahan sistem merupakan

tanggungjawab team designer ke pemakai siste (user organization).

b. Hasil : Rencana (jadwal dan metode) perubahan sistem (contract).

5. Tahap Penggunaan

Tahap penggunaan terdiri dari 5 langkah, yaitu :

1. Menggunakan sistem

Pemakai menggunakan sistem untuk mencapai tujuan yang

diidentifikasikan pada tahap perencanaan.

2. Audit sistem

Setelah sistem baru mapan, penelitian formal dilakukan untuk

menentukan seberapa baik sistem baru itu memenuhi kriteria kinerja.

Studi tersebut dikenal dengan istilah penelaahan setelah penerapan (post

implementation review). Hasil audit dilaporkan kepada CIO, SC MIS dan

pemakai. Proses tersebut diulangi, mungkin setahun sekali, selama

penggunaan sistem berlanjut.

3. Memelihara sistem

Selama manajer menggunakan sistem, berbagai modifikasi dibuat

sehingga sistem terus memberikan dukungan yang diperlukan.

Modifikasinya disebut pemeliharaan sistem (sistem maintenance).

Pemeliharaan sistem dilaksakan untuk 3 alasan, yakni :

a. Memperbaiki kesalahan

b. Menjaga kemutakhiran sistem

c. Meningkatkan sistem

4. Menyiapkan usulan rekayasa ulang

Ketika sudah jelas bagi para pemakai dan spesialis informasi

bahwa sistem tersebut tidak dapat lagi digunakan, diusulkan kepada SC

MIS bahwa sistem itu perlu direkayasa ulang (reengineered). Usulan itu

dapat berbentuk memo atau laporan yang mencakup dukungan untuk

beralih pada suatu siklus hidup sistem baru. Dukungan tersebut

mencakup penjelasan tentang kelemahan inheren sistem, statistik

mengenai biaya perawatan, dan lain-lain.

5. Menyetujui atau menolak rekayasa ulang sistem

Manajer dan komite pengarah SIM mengevaluasi usulan rekayasa

ulang sistem dan menentukan apakah akan memberikan persetujuan atau

tidak.
2.4 Prototyping

Prototipe adalah satu versi terbaru dari sebuah sistem potensial yang

memberikan ide bagi para pengembang dan calon pengguna, bagaimana sistem

akan berfungsi dalam bentuk yang telah selesai. Proses pembuatan prototipe ini

disebut prototyping. Dasar pemikiran adalah membuat prototipe secepat mungkin,

bahkan dalam waktu semala, lalu memperoleh umpan balik dari pengguna yang

akan memungkinkan prototipe tersebut diperbaiki kembali dengan sangat cepat

2.4.1 Jenis- Jenis Prototipe

Terdapat dua jenis prototipe yaitu evolusioner dan persyaratan. Prototipe

evolusioner terus menerus disempurnakan sampai memiliki seluruh fungsionalitas

yang dibutuhkan pengguna dari sistem yang baru. Prototipe ini kemudian

dilanjutkan produksi. Jadi, satu prototipe evolusioner akan menjadi sistem aktual.

Akan tetapi prototipe persyaratan dikembangkan sebagai suatu cara untuk

mendefinisikan persyaratan- persyaratan fungsional dari sistem baru ketika

pengguna tidak mampu mengungkapkan dengan jelas apa yang mereka inginkan.

Dalam pengambangan prototipe evolusioner terdapat empat langkah:

1. Mengidentifikasi kebutuhan pengguna

2. Membuat satu prototipe

3. Menentukan apakah prototipe dapat diterima

4. Menggunakan prototipe
 Gambar 4

Pembuatan Prototipe Evolusioner

Sedangkan dalam pengembangan prototipe persyaratan yaitu:

1. Mengidentifikasi kebutuhan pengguna

2. Membuat satu prototipe

3. Menentukan apakah prototipe dapat diterima

4. Membuat kode sistem baru

5. Menguji sistem baru

6. Menentukan apakah sistem yang baru dapat diterima

7. Membuat sistem baru menjadi sistem produksi

2.4.2 Daya Tarik Prototyping

Pengguna maupun pengembang menyukai prototyping karena alasan-

alasan dibawah ini:

1. Membaiknya komunikasi antara pengembang dan pengguna

2. Pengembang dapat melakukan pekerjaan yang lebih baik dalam

menentukan kebutuhan pengguna

3. Pengguna memainkan peranan yang lebih aktif dalam pengembangan

sistem

4. Pengembang dan pengguna menghabiskan waktu dan usaha yang lebih

sedikit dalam mengembangkan sistem

5. Implementasi menjadi jauh lebih mudah karena pengguna tahu apa yang

diharapkannya.

Keuntungan di atas memungkinkan prototyping memangkas biaya pengembangan

dan meningkatkan kepuasan pengguna atas sistem yang diserahkan.

 BAB III

KESIMPULAN DAN SARAN

3.1 Kesimpulan

Pendekatan sistem terdiri atas tiga fase upaya yaitu persiapan,

definisi, dan solusi. Upaya persiapan termasuk melihat perusahaan sebagai

suatu sistem, mengenal sistem lingkungan, dan mengidentifikasi

subsistem-subsistem perusahaan. Upaya definisi terdiri atas dua langkah

yaitu melanjutkan dari sistem ke tingkat subsistem dan menganalisis

bagian- bagian sistem secara berurutan. Upaya solusi meliputi

pengidentifikasian solusi- solusi alternatif, mengevaluasinya, memilih

solusi yang terbaik, mengimplementasikannya, dan melakukan

penindaklanjutan untuk memastikan keefektifannya.

Ketika pendekatan sistem diterapkan pada pengembangansistem

hasilnya adalah siklus hidup pengembangan sistem. Sejumlah metodologi

SDLC telah mengalami evolusi, dengan siklus tradisional, prototyping,.

Pendekatan SDLC juga disebut pendekatan air terjun, terdiri atas lima

tahap yaitu perencanaan, anallisis, desain, implementasi dan penggunaan.

Dalam prototyping, satu satu sistem uji coba dikembangkan dengan cepat

dan disajikan kepada pengguna untuk ditinjau. Selanjutnya akan dilakukan

penyempurnaan berdasarkan tinjauan, dan proses ini akan diulang sampai

prototipe tersebut disetujui oleh pengguna.

3.2 Saran

Mengingat sistem teknologi informasi memegang peran yang sangat

penting dalam operasional perusahaan, sebaiknya perusahaan

mempertimbangkan secara seksama tentang jenis sistem yang paling

sesuai yang akan diterapkannya, mulai dari perancangannya sampai

dengan proses penyempurnaan.