BAB IV

PENDEKATAN SISTEM,
PEMECAHAN MASALAH DAN PENGAMBILAN
KEPUTUSAN
 MUHAMMADIYAH OPEN UNIVERSITY

1. Konsep pemecahan masalah dan pengambilan keputusan

Pemecahan masalah adalah tindakan memberikan respon terhadap masalah untuk menekan
akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya. Keputusan adalah pemilihan
suatu strategi atau tindakan. Pengambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi atau
aksi yang manajer yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut. Elemen
proses pemecahan masalah ditunjukkan pada gambar 4.1.

Masalah

Elemen-elemen sistem
konseptual Keadaan yang
Standar Berbagai
diinginkan solusi
Pemecah alternative
Keadaan saat ini masalah
Informasi (manager Kendala

Solusi

Gambar 4.1. Elemen-elemen proses pemecahan masalah

Keterangan :

Standar : Keadaan yang diharapkan yang harus dicapai oleh sistem

Informasi : Keadaan saat ini yang sedang dicapai oleh sistem
Solusi : Apa yang diperlukan untuk mengubah keadaan saat ini menjadi keadaan
yang diharapkan
Kendala : Internal : sumber daya yang terbatas
Lingkungan : tekanan dari berbagai elemen lingkungan

a. Jenis-jenis masalah
1) Masalah terstruktur
apabila terdiri dari elemen dan hubungan- hubungan antar elemen yang semuanya
dipahami oleh pemecah masalah.
2) Masalah tak terstruktur
berisi elemen-elemen atau hubungan antar elemen yang tidak dipahami oleh
pemecah masalah.

1
 3) Masalah semi-terstruktur
masalah yang berisi sebagian elemen - elemen atau hubungannya yang dimengerti
oleh pemecah masalah.
2. Konsep Pendekatan sistem
Pendekatan sistem adalah pendekatan terpadu yang memandang suatu objek atau masalah
yang kompleks dan bersifat interdisiplin sebagai bagian dari suatu sistem. Pendekatan sistem
adalah pendekatan sistematis yang digunakan untuk pemecahan masalah (Raymond
McLeod, 2007).
3. Langkah – langkah pendekatan sistem
Pendekatan sistem terdiri dari 3 fase yaitu :
a. Persiapan : mengenali sistem perusahaan
b. Definisi : untuk setiap sistem, definisikan subsistem dengan langkah-2 kerjanya
c. Solusi : identifikasi solusi, evaluasi, memilih solusi terbaik, implementasi dan
menindaklanjuti
Langkah setiap fase ditunjukkan pada gambar 4.1.

Gambar 4.1. Fase dan Langkah dalam Pendekatan Sistem

Keterangan
A. Fase Persiapan
1. Memandang perusahaan sebagai sebuah sistem (view the firm as a system)
Manajer dalam melakukan pemecahan masalah harus dapat memandang perusahaan
sebagai sistem.
 MUHAMMADIYAH OPEN UNIVERSITY

2. Mengenal sistem lingkungan(recognize the environmental system)

Pemahaman hubungan perusahaan dengan lingkungan yang terdiri dari 8 elemen yaitu
1. Pemerintah, 2. masyarakat global, 3. Pelanggan, 4. Pesaing, 5. Pemegang saham, 6.
Serikat buruh, 7. Pemasok dan 8. Lembaga keuangan.
3. Mengidentifikasi subsistem perusahaan (identify the firm’s sub system)
Identifikasi sub sistem dapat dilakukan dengan melihat struktur organisasi tata kerja
perusahaan.
B. Fase Definisi
4. Bergerak dari sistem ke sub sistem (proceed from a system the subsystem level
atau top down analysis)
Manajer dapat menganalisis sistem menurut subsistem yang ada di bawahnya.

5. Menganalisis bagian-bagian sistem menurut urutannya(analyze system parts in a

certain sequence)
Elemen-elemen sistem yang dianalisis secara berurutan terdiri dari :
a. Mengevaluasi standar
b. Membandingkan output sistem dengan standar
c. Mengevaluasi manajemen
d. Mengevaluasi pemroses informasi
e. Mengevaluasi input dan sumber daya input
f. Mengevaluasi proses transformasi

3
 g. Mengevaluasi sumber daya output

Elemen 1 : Mengevaluasi standar. Standar kinerja dinyatakan dalam bentuk rencana, anggaran ,
dan kuota . Standar memiliki karakteristik tertentu :
a. Standar harus sah (valid).
b. Standar harus realistis.
c. Standar harus dimengerti oleh mereka yang diharapkan untuk mencapai.
d. Standar harus terukur.
Elemen 2 : Membandingkan output sistem dengan standar.
Elemen 3 : Mengevaluasi manajemen. Suatu penilaian kritis dilakukan atas manajemen sistem
dan struktur organisasi. Sinyal-sinyal adanya masalah : (1) manajer bekerja dalam
jam yang sangat panjang dan (2) keputusan keputusan terbukti salah.
Elemen 4 : Mengevaluasi pemroses informasi.
Elemen 5 : Mengevaluasi input dan sumberdaya input. Pada analisis ini konseptual sistem tidak
lagi merupakan persoalan, permasalahan ada pada sistem fisik.
Elemen 6 : Mengevaluasi proses transformasi. Contoh-contoh modern dalam memecahkan
masalah transformasi adalah: otomatisasi, penggunaan robot, computer aided design
dan computer-aided manufacturing (CAD/CAM) dan computer integrated
manufacturing.
Elemen 7 : Mengevaluasi sumber daya output.
C. Solusi
6. Mengidentifikasi berbagai alternatif solusi pemecahan masalah (identify alternative
solutions)
Caranya dengan diskusi dan tukar fikiran dalam konten maupun rancangan sehingga
keputusan yang diambil adalah keputusan bersama.
 MUHAMMADIYAH OPEN UNIVERSITY

7. Mengevaluasi berbagai alternatif solusi (evaluate the alternative)

Setelah berbagai alternatif solusi diidentidikasi, dilakukan evaluasi terhadap berbagai
alternatif tersebut.
8. Memilih alternatif terbaik (select the best solution)
Hasil evaluasi dipilih alternatif terbaik
9. Melaksanakan solusi (implement the solution)
Solusi yang sudah diperoleh diterapkan
10. Membuat tindak lanjut dan memastikan solusi itu efektif (follpw up to ensure that
the solution in effective)
Monitoring dan evaluasi dilakukan dan dibuat tindak lanjut untuk memastikan bahwa
solusi itu efektif
4. Faktor manusia yang mempengaruhi pemecahan masalah
Tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya mereka mempengaruhi
bagaimana mereka terlibat dalam merasakan masalah, mengumpulkan informasi, dan
menggunakan informasi.
a. Merasakan masalah
Manajer dapat dibagi dalam tiga kategori dasar dalam hal gaya merasakan masalah
(problem solving styles) mereka, yaitu bagaimana mereka menghadapi masalah
1) Penghindar masalah (problem avoider)
manajer dengan gaya mengambil sikap positif dan menganggap bahwa semua baik-baik
saja, berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi atau
menghindarinya sepanjang perencanaan.
2). Pemecahan masalah (problem solver)
manajer ini tidak mencari masalah juga tidak menghalanginya. Jika timbul suatu masalah,
masalah tersebut dipecahkan.
3). Pencari masalah (problem seeker)
manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya.
b. Mengumpulkan informasi
Para manajer dapat menunjukkan salah satu dari dua gaya mengumpulkan
informasi (information-gathering styles) atau sikap terhadap total volume informasi yang
tersedia bagi mereka.
1). Gaya teratur (preceptive style)
manajer jenis ini mengikuti management by exception dan menyaring segala sesuatu
yang tidak berhubungan dengan area minatnya.

5
 2). Gaya menerima (receptive style)
manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi
tersebut bernilai baginya atau orang lain dalam organisasi.
c. Menggunakan informasi
Manajer juga cenderung lebih menyukai salah satu dari dua gaya menggunakan informasi
(information-using styles), yaitu cara-cara menggunakan informasi untuk memecahkan
suatu masalah.
1). Gaya sistematik (systematic style), manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti
suatu metode yang telah ditetapkan, misalnya pendekatan sistem.
2). Gaya intuitif (intuitive style), manajer tidak lebih menyukai suatu metode tertentu tetapi
menyesuaikan pendekatan dengan situasi
B. Latihan (Essay)
1. Bagaimana teknik pendekatan sistem dapat digunakan untuk pemecahan masalah?
2. Jelaskan langkah-langkah dalam pendekatan sistem ?
3. Berikan contoh kasus pemecahan masalah dengan menggunakan pendekatan sistem !
4. Jelaskan faktor manusia yang mempengaruhi pemecahan masalah!
C. Rangkuman
1. Pendekatan sistem adalah pendekatan sistematis dalam pemecahan masalah
2. Pendekatan sistem terdiri dari 3 fase yaitu fase persiapan, fase definisi dan fase solusi
3. Fase persiapan adalah fase mengenali sistem perusahaan
4. Fase definisi adalah fase mendefinisikan sistem dan langkah kerjannya
5. Fase solusi adalah fase mengidentifikasi solusi, evaluasi, memilih solusi terbaik,
implementasi dan menindaklanjuti