Modul 5

Penyelesaian Masalah (PROBLEM SOLVING)

Penyelesaian masalah (problem solving) adalah : Tindakan memberi respons/reaksi terhadap permasalahan dengan meminimalkan dampak buruknya dan memaksimalkan dampak baiknya. Masalah (problem ) adalah : Suatu kondisi yang memiliki potensi untuk menimbulkan kerugian atau keuntungan yang diluar kebiasaan Keputusan (decision) Suatu aksi atau strategi yang dipilih Pengambilan Keputusan (Decision Making) adalah : Tindakan menentukan aksi atau strategi yang dipilih dan diyakini akan memberikan solusi terbaik terhadap masalah yang dihadapi Elemen-elemen proses penyelesaian masalah : Standard, menggambarkan keadaan yang diharapkan. Informasi, menggambarkan keadaan saat ini. Manajer, sebagai penyelesai masalah

Model Sistem Umum Penyelesaian Masalah

Elements of the conceptual system Problem
Standards Informations
Current state Desired state

Problem solver
Solution

Alternative Solutions Constraints

Kriteria Solusi (Solution Criterion) Perbedaan antara keadaan saat ini dengan keadaan yang diharapkan. Alternatif Pemecahan (alternative solution) Diidentifikasi oleh manajer dengan mengandalkan pengalaman (experience), informasi dan masukan dari berbagai pihak. Kendala (contraints) Internal Ekstenal (dari lingkungan) Gejala (Symptoms) Kondisi yang dihasilkan oleh masalah : Menggambarkan masalah secara parsial Mengikuti kaidah gunung es (iceberg) Struktur masalah (problem Structure) Masalah yang terstruktur, penyelesaiannya dapat dibantu oleh komputer. Masalah yang tidak terstruktur Masalah yang semi-terstruktur.

Sistem Informasi Manajemen / Modul ke-5 / Hal.1

Langkah-langkah penyelesaian masalah

o Pahami permasalahan tersebut dengan baik Bedakan antara gejala dan masalah dengan Menganggap semua kondisi sebagai suatu gejala. Mencari akar permasalahan sebenarnya dari gejala-gejala yang timbul. o Identifikasi solusi sebanyak-banyaknya (alternatif solusi) o Evaluasi semua solusi yang telah diidentifikasi. Uji segi kelayakan dan dampak yang ditimbulkannya dengan memperhitungkan semua kendala yang ada. o Putuskan, solusi yang dipilih untuk menyelesaikan masalah

Pendekatan sistem
Kerangka kerja untuk penyelesaian masalah dalam bidang komputer

Tahapan dan langkah-langkah

Tahap persiapan Pandang, organisasi sebagai suatu sistem Kenali, lingkungan dari organisasi tsb. Identifikasi, subsistem-subsistem yang ada dalam organisasi tsb. o Identifikasi area-area fungsional o Identifikasi tingkat-tingkat manajemen sebagai suatu subsistem o Identifikasi arus sumber daya Tahap Pendefinisian (identifikasi masalah) Analisa seluruh sistem, setiap tingkat dari sistem ke sub-sistem o Analisis top-down untuk mengidentifikasi pemicu masalah (problem trigger) pada setiap tingkatan. Analisa bagian sistem tsb. dengan urutan tertentu o Evaluasi standar yang digunakan Standar harus sah (valid), realistis, dimengerti & terukur. o Bandingkan output sistem dengan standar yang digunakan Bila tidak sesuai evaluasi lagi standar yang digunakan o Evaluasi manajemen Analisa sistem manajemen & Struktur organisasi o Evaluasi Pengolah Informasi (Information Processor) Analisa sistem informasi yang ada o Evaluasi Input sistem dan input sumberdaya Analisa sistem fisik, input dari lingkungan o Evaluasi Proses Transformasi Analisa sistem dari prosedur, sistem dan alat yang digunakan o Evaluasi Output Sumberdaya Analisa sumberdaya fisik pada output (mis. Gudang finished good)

Tahap Solusi (pemahaman masalah) Identifikasi berbagai alternatif solusi, dengan o Tukar pikiran (brainstroming) dalam tim (group discussion) o Perancangan bersama (joint application design) Evaluasi alternatif solusi yang telah diidentifikasi o Analisa keuntungan, kerugian dan dampak dari masing-masing solusi Pilih Solusi yang terbaik o Analisa, penilaian dan negosiasi Terapkan solusi yang dipilih Tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi tsb. efektif

Sistem Informasi Manajemen / Modul ke-5 / Hal.2

Syarat untuk dapat melaksanakan penyelesaian masalah dengan pendekatan sistem adalah kemampuan untuk melakukan integrasi dari sistem-sistem yang ada dalam organisasi tersebut. Keahlian untuk integrasi dikembangkan berdasarkan pengalaman.

Pengaruh Faktor Pribadi

Faktor pribadi yang berpengaruh pada penyelesaian masalah gaya pribadi (style)

Gaya (style) pribadi :

Sensitifitas pada permasalahan (poblem-sensing style) Pengabai/Penghindar masalah (problem avoider) o Melihat masalah sebagai bukan masalah o Berusaha sedemikain rupa sehingga masalah tidak timbul. Penyelesai masalah (problem solver) Pencari masalah (problem seeker) o Senang menyelesaikan masalah dan selalu mencari masalah Mengumpulkan informasi (information-gathering style) Preceptive style o Hanya menerima informasi yang brkitan dengan area fungsional yang dikendalikannya o Umumnya menggunakn management by exception Receptive style o Mengumpulkan semua informasi yang ada, kemudian melakukan seleksi. Menggunakan informasi (information-using style) Systematic style o Mengacu pada metode-metode yang bku yang dianggap sistematis o Seringkali kurang fleksibel Intuitive style o Memodifikasi metode-metode yang baku disesuaikan dengan situasi dan kondisi yang dihadapi

Dimensi Informasi
1. Relevancy : berkaitan langsung dengan permasalahan 2. Accuracy : Mempunyai tingkat akurasi yang tinggi Akurat vs. biaya 3. Timeliness : tepat waktu pada saat dibutuhkan 4. Completeness : Kelengkapan tentang permasalahannya Lengkap bukan berarti keleebihan (overload)

Standard
Pengertian : Ukuran kinerja yang ditetapkan dan dapat diterima untuk menyatakan kondisi ideal Lebih rinci jika dibandingkan dengan tujuan Penggunaan : sebagai alat pengendali sistem
Sistem Informasi Manajemen / Modul ke-5 / Hal.3

Sistem konseptual mengendalikan sistem fisik dengan 3 elemen penting yaitu : manajemen, pengolah informasi dan standard

Management by exception
Pengecualian (exception) : Penyimpangan dari standard (diluar rang/batas-batas yang ditentukan) Perlu dilakukan pada kondisi tertentu

Management by Exception
Keuntungan o Waktu tidak terbuang untuk memonitor hasil-hasil yang sesuai standard o Keputusan yang diambil jadi lebih sedikit & mendapat perhatian yang cukup baik o Perhatian hanya tertuju pada keadaan yang akan menyebabkan timbulnya exception. kerugian o Tidak semua aktivitas bisa ditetapkan standar/ukuran kinerjanya. o Perlu informasi yang akurat o Standard yang ditetapkan perlu mendapatkan perhatian terus-menerus, apakah standard tsb. masih relevan. o Manajer hanya menunggu apabila standard dilewati jadi pasif.

5.1. SISTEM PENGOLAHAN DATA

PENGOLAHAN DATA
Pada awalnya, pemakai output komputer pada perusahaan adalah pegawai administrasi di bagian akuntansi, yang komputernya melaksanakan aplikasi seperti pembayaran gaji pegawai, pengelolaan persedian ( inventory control), dan penagihan. Sebagian informasi juga disediakan bagi para manajer, tetapi hanya sebagai output tambahan dari aplikasi akuntansi. Hal tersebut diatas didukung dengan adanya pengolahan data perusahaan. Dengan semakin meningkatnya kompleksitas kegiatan bisnis, maka volume pengolahan data semakin tinggi. Pengolahan data adalah manipulasi atau transformasi symbol-simbol seperti angka dan abjad untuk tujuan meningkatkan kegunaannya. Dalam kegiatan bisnis, pengolahan data yang diterapkan pada data bisnis digunakan istilah pengolahan transaksi. Tugas pengolahan data perusahaan dilaksanakan oleh system informasi akutansi (SIA) yang mengumpulkan data yang menjelaskan kegiatan perusahaan, mengubah data tersebut menjadi informasi, serta menyediakan informasi bagi pemakai di dalam maupun di luar perusahaan.

Sistem Informasi Manajemen / Modul ke-5 / Hal.4

Lingkungan Manajemen

Data

Informasi

Perangkat lunak pengolah data

Data base SIA

Input sumber daya fisik

Mengubah

Output sumber daya fisik

Lingkungan Gambar 5.1.1. Suatu Model Pengolahan Data Data dikumpulkan dari seluruh system fisik dan lingkungan, lalu dimasukkan ke dalam database. Perangkat lunak pengolahan data mengubah data menjadi informasi untuk manajemen perusahaan serta perorangan dan organisasi dilingkungan perusahaan. Pengolahan data mempunyai empat tugas utama, yaitu pengumpulan data, manipulasi data, penyimpanan data dan penyiapan dokumen.

Pengumpulan Data Saat perusahaan menyediakan produk dan jasa ke lingkungan, tiap tindakan dijelaskan oleh satu catatan data. Sistem pengolahan data mengumpulkan data yang menjelaskan setiap tindakan internal perusahaan dan transaksi lingkungan perusahaan.

Manipulasi Data Operasi manipulasi data meliputi pengklasifikasian, penyortiran, penghitungan dan pengikhtisaran. Penyimpanan Data Data disimpan pada media penyimpanan sekunder, dan file dapat diintegrasikan secara logis untuk membentuk suatu database. Penyiapan Dokumen Output dikeluarkan dalam dua cara : Oleh suatu tindakan Oleh jadwal waktu tertentu

Sistem Informasi Manajemen / Modul ke-5 / Hal.5

Contoh Sistem Pengolahan Data SISTEM DISTRIBUSI

Pesanan Penjualan

Pelanggan

Komitmen

Pesanan Pembelian Nota penolakan pesanan penjualan

Pengiriman

Faktur Faktur Pemasok Laporan Pembelian

Sistem Distribusi

Pemasok
Laporan dari Pemasok

Pembayaran oleh pelanggan

Laporan laba-rugi

Pembayaran ke pemasok

Neraca

Laporan Anggaran Persediaan

Manajemen

Laporan lain

Gudang Bahan baku

Gambar 5.1..2. Diagram Konteks dari sistem Distribusi Diagram konteks untuk menjelaskan batas sistem, elemen lingkungan dan interface. Dalam diagram konteks diatas, ada kemiripan arus data yang menghubungkan perusahaan dan pemasoknya dengan perusahaan dan pelanggannya. Pesanan yang diterima perusahaan dari pelanggan umumnya disebut pesanan penjualan. Pesanan tersebut dapat diterima atau ditolak tergantung dengan kredibilitas pelanggan, jika ditolak maka nota penolakan perusahaan harus dikirimkan pada pelanggan tersebut. Untuk mengingatkan jumlah hutang pelanggan, dibuatkan faktur dan laporan pembelian. Dengan pemasok sebelum dibuat nota pesanan pembelian, maka ada komitmen lisan. Terjadi pengiriman barang, dibarengi dengan faktur pemasok dan laporan dari pemasok untuk mengingatkan jumlah yang harus dibayarkan perusahaan. Setelah terjadi pembelian barang ke pemasok atau penjualan ke pelanggan, maka dara persediaan di gudang bahan baku harus disesuaikan. Kemudian di buatlah laporan dan Neraca untuk disampaikan pada manajemen sesuai ketentuan jangka waktu yang diberikan. Arus data dapat mencerminkan sumber daya konseptual maupun fisik, dan sumber daya konseptual dapat meliputi data atau informasi.

Sistem Informasi Manajemen / Modul ke-5 / Hal.6

Pelanggan

Nota Penolakan pesanan penjualan

Pesanan Penjualan

Faktur pernyataan

Pembayaran oleh pelanggan

1. Mengisi Pesanan

Data buku besar piutang

Data buku besar persediaan Data pembelian Barang yang diterima Komitmen

Data buku besar hutang

Pesanan Pembelian

3.
Memeli hara buku besar
Laporan lain

2.
Pesanan pengisian kembali
Pengiriman

Pemasok
Faktur Pemasok

Laporan Anggaran

persediaan

pernyatan pemasok Laporan labarugi

Pembayaran ke pemasok Neraca

Manajemen

Persediaan

Gudang Bahan baku

Gambar 5.1.3. Diagram 0 dari sistem Distribusi

Sistem Informasi Manajemen / Modul ke-5 / Hal.7

Pelanggan

Nota Penolakan pesanan penjualan

Pesanan Penjualan

Pesanan yang diterima

1. 1 Pemasukan Pesanan
pe rn yat aa n Pesanan yang diselesaikan Faktur Barang yang dipenuhi

Sistem yang memenuhi pesanan pelanggan, sistem pemasukkan pesanan ( order entry system ) memasukkan pesanan pelanggan dalam sistem, sistem persediaan (inventory sistem) memelihara catatan persediaan, sistem penagihan ( billing system) menyiapkan faktur kepada pelanggan, dan sistem piutang dagang ( account receivable system) mengumpulkan uang dari pelanggan.

Pe m ba ya ra n ole h pel an gg an

1.2 Persediaan 1.3

penagihan

Pesanan yang ditagih

1.4
Piutang Dagang
Data buku besar piutang

Data buku besar persediaan

Data pembeli an

Barang yang diterima

Gambar 5.1.4 Diagram 1 dari sistem yang mengisi pesanan pelanggan

Data pembelian

Komitmen

2.1. Pembelian

Pesanan Pembelian

pesanan pembelian yang dipenuhi

Data pesanan pembelian yang dikeluarkan

Pengiriman

Pemasok

Barang yang diterima

2.2
Penerimaan

1
Persediaan

Gudang Bahan baku

Faktur Pemasok

Pembelian yang diterima

Kewajiban yang terjadi

2.3
Hutang Dagang

pernyatan pemasok

Pembayaran ke pemasok Data buku besar hutang

3 Sistem Informasi Manajemen / Modul ke-5 / Hal.8

Gambar 5.1.5 Diagram 2 dari sistem yang memesan untuk pengisian kembali persediaan Sistem yang mengisi kembali persediaan, Sistem pembelian mengeluarkan pesanan pembelian persediaan yang diperlukan pada pemasok, sistem penerimaan menerima persediaan tersebut dan sistem hutang dagang melakukan pembayaran
Data buku besar piutang Catatan buku besar

1
Data buku besar persediaan

3.1
Memeli hara buku besar
Catatan buku besar yang diperbaharui

1
Data buku besar hutang

2
Data Laporan manajemen

Buku besar

Laporan lain

3.2 Menyiapkan laporan manajemen

Laporan Anggaran

Neraca

Laporan laba-rugi

Manajemen

Gambar 5.1.6 Diagram 3 dari sistem yang melaksanakan proses Pencatatan Buku besar Sistem yang melaksanakan buku besar, sistem buku besar adalah sistem akutansi yang mengkombinasikan data dari berbagai sistem akutansi lain untuk tujuan menggambarkan keuangan gabungan dari operasi perusahaan. Buku besar sendiri adalah file yang berisi data gabungan tsb. Sistem ini memliki dua buah subsistem, pemeliharaan buku besar membukukan catatan yang menjelaskan berbagai tindakan dan transaksi ke dalam buku besar, penyiapan laporan menggunakan isi buku besar untuk menyiapkan laporan menejerial.
Pesanan Penjualan Edit Penolakan

Pelanggan

Penolakan edit pesanan penjualan

Nota Penolakan pesanan penjualan

1.1 .1 Edit data Pesanan

Pesanan yang diedit

File kredit pelanggan 1.1.2

Menghitung pemeriksaan kredit
Data kredit

Pesanan yang diedit dan diperiksa Pesanan yang diterima Penolakan kredit

1.2

1.1.3 Log Pesanan

Order data

Penolakan kredit pesanan penjualan

Pesanan yang diselesaikan

1.2

1.1.4 Menandai pesanan yang telah terpenuhi

File Log Pesanan

Sistem Informasi Manajemen / Modul ke-5 / Hal.9

Gambar 5.1.7 Diagram 1.1 dari sistem entri pesanan

1.1

Pesanan yang disetujui

1.2.1 Memeriksa saldo persediaan

Catatan jenis barang

Tambahan file persediaan

Catatan pesanan tertunda

1.2.3 Menambahkan jenis barang yang diterima

Barang yang diterima

File Pesanan tertunda

Barang yang tersedia

File persediaan
Data buku besar persediaan

catatan barang yang diperbaharui

catatan persediaan

Jenis barang yang dipenuhi

1.2.2 Memerik sa titik pemesa nan kembali

Data pembelian

1.2.4 Menyediakan data buku besar

2

1.3

Gambar 5.1.8 Diagram 1.2 dari sistem persediaan

1.2
Jenis barang yang dipenuhi

1.3.1 Mendapatkan data pelanggan

data faktur Faktur

Data Pelanggan

File pelanggan

Pesanan yang ditagih

1.3.2
Menyiapkan faktur

1.4

Pelanggan

Pesanan yang diselesaikan

1.1

Gambar 5.1.9 Diagram 1.3 dari sistem penagihan

Sistem Informasi Manajemen / Modul ke-5 / Hal.10

1.3
Pesanan yang ditagih

1.4.1 Menambah piutang baru

piutang baru

Catatan piutang

File piutang dagang

Catatan pernyataan Catatan piutang untuk dihapuskan

1.4.4 Menyediaka n data buku besar

Data buku besar piutang

1.4.3
Menyiapkan laporan
Pernyataan Pembayaran oleh pelanggan

1.4.2 Menghapus piutang yang terlunasi

Barang yang diterima

Pelanggan Gambar 5.1.10 Diagram 1.4 dari sistem piutang dagang

Data pembelian Data kinerja masalalu

File piutang yang telah dibayar

2.1.1 Memilih pemasok

Data pesanan pembelian Data pesanan pembelian yang dikeluarkan

File Pemasok
data persediaan dari pemasok

2.1.2 Mendapatkan komitmen lisan

Komitmen

2.2 2.3
Kewajiban yang terjadi

2.1.3 Menyiapkan pesanan pembelian

Pemasok
Pesanan pembelian Catatan pesanan pembelian

File histories pesanan pembelian

File pesanan pembelian terbuka

pesanan pembelian yang akan ditutup Pesanan pembelian yang dihapus

2.1.4
Menutup pesanan pembelian

pesanan pembelian yang terpenuhi

2.2

Gambar 5.1.11Diagram 2.1 dari sistem pembelian

Sistem Informasi Manajemen / Modul ke-5 / Hal.11

2.1

Pemasok
Data barang yang dibeli

Data pesanan pembelian yang dikeluarkan

File barang yang dibeli

Pengiriman

2.2.1 Memproses
Penerimaan
Persediaan Informasi penerimaan Barang yang diterima

Gudang Bahan baku

2.2.2 Memberitahu system lain

1
pesanan pembelian yang dipenuhi

2.1
Pembelian yang diterima

2.3

Gambar 5.1.12 Diagram 2.2 dari sistem penerimaan Sistem penerimaan bertanggung jawab memperbaharui sistem konseptual perusahaan untuk mencerminkan pengisian kembali persediaan dari pemasok.
Catatan hutang

2.1

Kewajiban yang terjadi

2.3.1 Membuat catatan hutang pada pemasok

Pembelian yang diterima

Data hutang baru

File hutang dagang

2.3.4 Menyediakan data buku besar

Data buku besar hutang

2.2

Data pembayaran

Catatan hutang yang dihapus

Catatan hutang yang telah dibayar

File pembelian yang diterima

Data penerimaan

2.3.3 Menghapus hutang yang telah dibayar

Faktur Pemasok

File hutang yang telah dibayar

Pernyataan pemasok

Data pemasok yang sudah dibayar

File faktur dan pernyataan

data faktur

2.3.2
Membayar pemasok
Pembayaran ke pemasok

Pemasok

Gambar 5.1.13 Diagram 2.3 dari sistem hutang dagang Sistem hutang dagang bertanggung jawab untuk membayar pembelian kepada pemasok.
Sistem Informasi Manajemen / Modul ke-5 / Hal.12

sebelum pembayaran dilakukan, perusahaan ingin memastikan bahwa perusahaan benarbenar berhutnag. Kepastian ini diperoleh jika terdapat tiga kondisi : 1. Terdapat bukti bahwa pesediaan memang dipesan. Bukti ini disediakan oleh suatu catatan dalam file hutang dagang. 2. Terdapat bukti bahwa persediaan telah diterima. Bukti ini disediakan oleh file pembelian yang diterima yang berisi nota penerimaan oleh sistem penerimaan. 3. Faktur telah diterima dari pemasok, seperti tercermin pada file Faktur dan pernyataan. Peran Sistem informasi Akutansi dalam pemecahan masalah Sistem ini menyediakan database yang dapat dipergunakan dalam pemecahan masalah. Pengolahan data merupakan dasar dari pemecahan masalah. Langkah pertama dalam menyediakan dukungan komputer bagi pemecahan masalah untuk manajer adalah dengan menerapkan sistem informasi akutansi yang baik.

5.2. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Tujuan SIM adalah memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan, untuk semua tingkat manajemen. SIM menyediakan informasi bagi pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model matematika, dapa disediakan dalam bentuk table dan grafik. Pengaruh prilaku selalu penting bagi kinerja system informasi, tetapi terutama penting bagi system informasi organisasi seperti SIM. Para manajer dan spesialis informasi dapat membuat program yang dirancang untuk mengubah dampak negatif dari pengaruh perilaku menjadi hasil yang positif. SIM mencerminkan suatu sikap para eksekutif yang menginginkan agar komputer tersedia untuk semua pemecah masalah perusahaan. Ketika SIM berada pada tempatna dan berfungsi seperti yang diinginkan, SIM dapat membantu manajer dan pemakai lain di dalam dan di luar perusahaan mengidentifikasi dan memahami masalah. APAKAH SIM Dengan berfungsinya pengolahan data dalam suatu perusahaan, maka spesialis informasi perusahaan ingin agar kegiatan komputer terus berlanjut, sehinnga mereka mencari area aplikasi baru. Ketika disadari, pengolahan data dengan sistem informasi akutansi tidak dapat menyediakan informasi manajemen, perusahaan mencoba Sistem informasi manajemen (SIM). Dalam mewujudkan hal tersebut ternyata penghalang besar ada pada para manajer. Para manajer mengetahui tugas mereka, dapat memecahkan permasalahan perusahaan, tetapi kurang memikirkan peran informasi dalam kegiatan mereka, akibatnya sulit mengungkapkan secara tepat apa yang diperlukan dari SIM. Setelah manajer mempelajari komputer, mengetahui logika yang mendasari proses pemecahan masalah, mereka mampu menjelaskan kebutuhan informasi mereka. Specialis informasi mempelajari dasar dasar manajemen dan bekerja sama dengan manajer untuk merancang sistem informasi SIM, sehingga lebih mendekati kebutuhan manajer. SIM didefinisikan sebagai sistem berbasis komputer yang meyediakan informasi bagi beberapa pemakai dalam kebutuhan yang serupa. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan output dari simulasi matematika. Informasi digunakan manajer maupun non manajer dalam perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk pemecahan masalah.

Sistem Informasi Manajemen / Modul ke-5 / Hal.13

Lingkungan Pemecah masalah organisasi

Data

Informasi

Perangkat lunak penulis laporan

Model matematika

Sistem Informasi Manajemen

Database

Lingkungan Berbeda dengan pengolahan data dengan system informasi Akutansi, SIM tidak berkewajiban memberikan informasi kepada lingkungan perusahaan.

KONSEP SUBSISTEM INFORMASI ORGANISASI Perusahaan yang menerapkan SIM untuk seluruh bagian, maka SIM akan mencakup area funsional sesuai dengan kebutuhan masing-masing. Sistem Informasi fungsional ini mencakup system informasi pemasaran, system informasi manufaktur, system informasi keuangan, system informasi sumber daya manusia dan system informasi sumber daya informasi. Walaupun masing masing area fungsional merupakan bagian perusahaan yang terpisah dalam subsistem yang berbeda, namun yang secara fisik tidak terpisah, sebagian besar database yang digunakan oleh suatu subsistem dapat juga digunakan oleh yang lain, demikian pula dengan perangkat kerasnya. Dalam SIM, system organisasi memerlukan berpikir secara logis, bukan secara fisik. PERANGKAT LUNAK PENULIS LAPORAN Perangkat lunak penulis laporan terdiri dari program yang menghasilkan laporan periodik dan khusus. Kedua laporan tersebut dapat terlihat sama persis, yang membedakan adalah pemicunya, yaitu : Laporan periodik disiapkan sesuai jadwal tertentu. Laporan khusus disiapkan bila sesuatu kegiatan yang tidak biasa terjadi atau dilaksanakan. Isi dari laporan periodik maupun khusus dapat ditingkatkan dengan menyatukan konsep Management by exeption (MBE). MBE dapat disatukan ke dalam laporan dalam empat cara : Menyiapkan laporan hanya saat terjadi perkecualian Menggunakan urutan laporan untuk menyoroti perkecualian Mengelompokkan perkecualian Menunjukkan variasi dari keadaan normal PEMBUATAN MODEL MATEMATIKA Model adalah penyederhanaan (abstraction)dari sesuatu. Model mewakili sejumlah objek atau aktivitas yang disebut dengan entitas ( entity). Manajer menggunakan model untuk memecahkan permasalahan.
Sistem Informasi Manajemen / Modul ke-5 / Hal.14

Kegunaan Model adalah Mempermudah pengertian (pemahaman) Mempermudah komunikasi Memperkirakan masa depan Model matematika merupakan jenis model yang berperan sangat penting dala SIM. Model matematika dapat dikelompokan dalam tiga dimensi, pengaruh waktu, tingkat keyakinan dan kemampuan mencapai optimisasi. Beberapa model yang digunakan adalah : Model statis atau dinamis Model Probabilistik dan Deterministik Model Optimisasi dan Suboptimisasi SIMULASI Tindakan menggunakan model disebut simulasi. Simulasi terjadi dalam suatu pengaturan yang dijelaskan oleh elemen elemen data skenario. Simulasi memperkirakan dampak dari keputusan pemecah masalah. SIM DAN PERTIMBANGAN FAKTOR MANUSIA Berbagai pengaruh yang dapat mempengaruhi kinerja para pegawai saat mereka melaksanakan tugas yang berkaitan dengan komputer dipandang sebagai pertimbangan faktor manusia. Rasa takut pegawai akan kehilangan pekerjaan karena digantikan oleh komputer, sehingga dampaknya merugikan perusahaan dapat dikurangi dengan adanya bantuan spesialis informasi kepada manajemen melalui langkah : Menggunakan komputer sebagai suatu cara mencapai peningkatan pekerjaan dengan memberikan pada komputer tugas yang berulang dan membosankan serta memberikan pada pegawai tugas yang menentang kemampuan mereka. Menggunakan komunikasi formal untuk membuat pegawai terus menyadari maksud perusahaan. Membangun hubungan kepercayaan antar pegawai , specialis informasi dan manajemen. Hubungan tersebut tercapai dengan bersikap jujur mengenai dampak dari sistem komputer dan dengan berpegang pada janji. Menyelaraskan kebutuhan pegawai dengan tujuan perusahaan. SIM DAN PEMECAHAN MASALAH SIM dan subsistem organisasinya berkontribusi pada pemecaham masalah dalam dua cara dasar : Sumber daya informasi organisasi Sistem tersebut merupakan suatu komitmen formal dari para eksekutif untuk menyediakan sumber daya informasi bagi seluruh manajer dan bagian yang memerlukannya. Identifikasi dan Pemahaman masalah Manajer menggunakan SIM terutama untuk menandai masalah atau mendekati masalah, kemudian memahaminya dan menentukan lokasi dan penyebabnya. Kelemahan utama SIM adalah tidak tearah pada kebutuhan khusus dari pemecah masalah perorangan. Konsep Sistem pendukung keputusan dibuat untuk merespon kekurangan SIM. PEMBUATAN MODEL Model dapat dirancang sehingga elemen data Skenario merupakan variabel, sehingga memungkinkan penetapan berbagai nilai. Elemen data skenario, adalah elemen data yang menetapkan skenario, skenario itu sendiri adalah istilah yang digunakan untuk menjelaskan kondisi yang mempengaruhi simulasi. Nilai input yang dimasukkan untuk mengukur dampaknya pada entitas dikenal sebagai variabel keputusan. Tiap kali model dilaksanakan, hanya satu variabel keputusan yang perlu diubah sehingga pengaruhnya dapat dilihat. Dengan cara ini, pemecah masalah secara bertahap sesuai metode menemukan kombinasi keputusan yang mengarah ke pemecahan masalah.
Sistem Informasi Manajemen / Modul ke-5 / Hal.15

MODEL RENCANA PERSEDIAAN

Sistem Informasi Manajemen / Modul ke-5 / Hal.16

SKENARIO PESEDIAAN AWAL PENJUALAN/HARI VARIABEL KEPUTUSAN PEMESANAN PERSEDIAAN TITIK PEMESANAN KEMBALI WAKTU PENGISIAN PESANAN HASIL HARI 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 PERSEDIAAN AWAL 200 180 160 140 120 200 180 160 140 120 200 180 160 PENAMBAHAN 0 0 0 0 100 0 0 0 0 100 0 0 0 PENJUALAN 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 PERSEDIAAN 180 160 140 120 200 180 160 140 120 200 180 160 140 PEMESANAN 0 100 0 0 0 0 100 0 0 0 0 100 0 200 20 100 175 3

HARI PENGIRIMA 5

10

15

Eksekutif perusahaan mungkin menggunakan model matematika untuk membuat beberapa keputusan penting. Mungkin eksekutif itu ingin mensimulasikan dampak dari : - harga produk - jumlah investasi pabrik Seorang manajer yang menggunakan model matematika dapat memperoleh keuntungan sebagai berikut : Proses pembuatan model dapat menjadi pengalaman belajar Kecepatan proses simulasi menyediakan kemamouan untuk mengevaluasi dampak keputusan dalam jangka waktu singkat Model menyediakan daya prediksi odel lebih murah daripada Trial ang error sedangkan kerugiannya Kesulitan pembuatan model sistem bisnis, akan menghasilkan suatu odel yang tidak menangkap semua pengaruh pada entitas. membutuhkan keahlian matematika, untuk mengembangkan model dan menafsirkan output secara tepat Contoh output laporan dengan model grafis

Sistem Informasi Manajemen / Modul ke-5 / Hal.17

DIAGRAM GARIS HASIL PENDAPATAN PENJUALAN

100 80 60 40 20 0 1980 1981 1982 Tahun 1983 1984
Apel Jeruk Kacang

Dolar dalam jutaan

DIAGRAM BATANG HASIL PENDAPATAN PENJUALAN

Dolar dalam jutaan 100 80 60 40 20 0 1980 1981 1982 Tahun 1983 1984 Apel Jeruk Kacang

5.3. SISTEM PENUNJANG KEPUTUSAN

Kelemahan utama SIM adalah tidak tearah pada kebutuhan khusus, sehingga tidak memadai untuk membuat keputusan yang spesifik dari pemecahan masalah spesifik. Konsep Sistem pendukung keputusan dibuat untuk merespon kekurangan SIM tersebut. Sistem penunjang keputusan atau Decision Support System (DSS) Menyediakan informasi pemecahan masalah maupun kemampuan komunikasi dalam memecahkan masalah semi-terstruktur. Penambahan terbaru pada konsep DSS adalah system pendukung keputusan kelompok atau Group Decision Support System (GDSS). GDSS berusaha memperbaiki komunikasi diantara para anggota kelompok dengan menyediakan lingkungan yang mendukung, dan mendukung proses pengambilan keputusan dengan menyediakan perangkat lunak GDSS yang disebut groupware. PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Sistem Informasi Manajemen / Modul ke-5 / Hal.18

Keputusan merupakan rangkaian tindakan yang perlu diikuti dalam memecahkan masalah untuk menghindari atau mengurang dampak negatif atau memanfaatkan kesempatan. Menurut Herbert A. Simon, keputusan berada pada suatu rangkaian kesatuan, keputusan terprogram berada pada satu ujung rangkaian dan keputusan tak terprogram berada pada ujung yang lain, sehingga banyak masalah yang berada diantaranya disebut semi-terstruktur. Keputusan terprogram bersifat rutin, sehingga sudah ada prosedur penanganannya. Sedangkan keputusan tak terprogram tidak ada metode yang pasti untuk menangani masalah ini, karena belum ada sebelumnya, sifat dan strukturnya rumit ( tidak terlihat jelas) atau sangat penting sehingga memerlukan perlakuan yang sangat khusus. Tahapan pengambilan keputusan menurut Simon adalah : Kegiatan Intelijen Mengamati lingkungan mencari kondisi yang perlu diperbaiki. Pengamatan ini dilakukan dari tingkat system ke subsistem dan menganalisis bagian-bagian system secara berurutan. Kegiatan Merancang Menemukan, mengembangkan dan menganalisis berbagai alternative tindakan. Kegiatan memilih Memilih satu rangkaian tindakan tertentu terbaik dari beberapa yang tersedia. Kegiatan menelaah Menilai pilihan yang sudah dipilih dengan menepakannya dan membuat tindakan lanjut. TUJUAN DSS Tujuan DSS menurut Peter G.W.Keen bekerja sama dengan Scott Morton : Membantu manajer membuat keputusan untuk memcahkan masalah semiterstruktur mendukung penilaian manajer bukan mencoba menggantikannya Komputer dapat diterapkan pada bagian masalah yang terstruktur, tetapi manajer bertanggung jawab atas bagian yang tak terstruktur. meningkatkan efektifitas pengambilan keputusan manajer.

The Gorry and Scott Morton Grid

Management levels
Operational control Structured
Piutang Dagang Pemasukkan pesanan Pengendalian persediaan Penjadwalan Produksi Manajemen Kas Analisa varian Anggaran Penyiapan Anggaran Penjualan dan produksi Penggabungan Usaha & akuisisi Perencanaan Produk baru Perencanaan litbang
13-6

Management control
Analisa anggaran Biaya rekayasa Peramalan Jangka pendek

Strategic planning
Pengaturan Armada tanker Lokasi gudang Dan pabrik

Degree of problem structure

Semistructured

Unstructured

Sistem Pert/cost

Sistem Informasi Manajemen / Modul ke-5 / Hal.19

Alter Alters DSS Types

Re Retrie trieve ve inform inform ation ation e eleme lements nts

Analyze Analyze e entire ntire files files

Pre Prepare pare re reports ports from from m multiple ultiple files files

Es Estim tim ate ate de decis cision ion conse conseque quen nce ces s

Pr opose Propose de decis cisions ions

M Make ake de decis cisions ions

Tingkat Tingkat dukungan dukungan pemecahan pemecahan masalah masalah

sedikit

Tingkat Tingkat kerumitan kerumitan Sistem Sistem pemecahan pemecahan masalah masalah

sangat sangat
13-10

MODEL DSS Data dan informasi dimasukkan ke dalam database dari lingkungan perusahaan dan sistem pengolahan data. Isi database digunakan oleh tiga subsistem perangkat lunak : Perangkat lunak penulis laporan Model Matematika Groupware

Sistem Informasi Manajemen / Modul ke-5 / Hal.20

Lingkungan Pemecah masalah organisasi Para anggota klompok yang lain

Perangkat lunak penulis laporan

Model matematika

Groupware

Database Sistem Pendukung Keputusan Lingkungan Data Komunikasi Informasi

SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN KELOMPOK Pada kenyataannya, Manajer memcahkan masalah dengan pendekatan kelompok, contoh : Komite, tim proyek dan gugus tugas.

Ukuran kelompok
Kecil Tatap muka Besar

J arak peserta
Tersebar

Ruang keputusan Jaringan Keputusan setempat

Pertemuan legislatif Konferensi Bermedia komputer

13-18

Kata kunci dari DSS adalah keputusan dan kata kunci dari GDSS adalah komunikasi

Sistem Informasi Manajemen / Modul ke-5 / Hal.21