PROBLEM SOLVING AND DECISION MAKING

DENGAN CAPAIAN UMUM

PEMAHAMAN DASAR PEMECAHAN MASALAH DAN PEMBUATAN

KEPUTUSAN

 Masalah adalah suatu kondisi yg memiliki potensi utk menimbulkan kerugian luar
biasa atau menghasilkan keuntungan luar bisa.
 Jadi pemecahan masalah berarti tindakan memberi respon terhadap masalah untuk
menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya.
 Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan
tetapi pada konsekuensinya.
 Keputusan adalah pemilihan suatu strategi atau tindakan.
 Pengambilan keputusan adl tindakan memilih strategi atau aksi yg manajer yakini akan
memberikan solusi terbaik atas masalah tsb.
 Salah satu kunci pemecahan masalah adalah identifikasi berbagai alternatif keputusan.
 Setelah berbagai alternatif diidentifikasi, sistem informasi dapat digunakan untuk
mengevaluasi tiap alternatif.

Evaluasi ini harus mempertimbangkan berbagai kendala

1. Kendala intern dapat berupa SDM yg terbatas, seperti kurangnya bahan baku, modal
kerja, SDM yg kurang memenuhi syarat, dll.
2. Kendala lingkungan dapat berupa tekanan dari berbagai elemen lingkungan, seperti
pemerintah atau pesaing untuk bertindak menurut cara tertentu.

STRUKTUR MASALAH

1. Masalah terstruktur terdiri elemen-elemen dan hubungan-hubungan antar elemen

yang semuanya dipahami oleh pemecah masalah.
2. Masalah tak terstruktur berisikan elemen-elemen atau hubungan-hubungan antar
elemen yang tidak dipahami oleh pemecah masalah.
3. Masalah semi-terstruktur adalah masalah yang berisi sebagian elemen – elemen
atau hubungan yang dimengerti oleh pemecah masalah.

PENDEKATAN SISTEM
Proses pemecahan masalah secara sistematis bermula dari John Dewey yang mengidentifikasi
3 seri penilaian yang terlibat dalam memecahkan masalah suatu kontroversi secara memadai
yaitu:
1. Mengenali kontroversi
2. Menimbang klaim alternatif
3. Membentuk penilaian
Kerangka kerja yang dianjurkan untuk penggunaan komputer dikenal sebagai pendekatan
sistem . Serangkaian langkah-langkah pemecahan masalah yang memastikan bahwa masalah
itu pertama-tama dipahami, solusi alternatif dipertimbangkan, dan solusi yang dipilih bekerja.

TAHAPAN PEMECAHAN MASALAH DENGAN MENGGUNAKAN PENDEKATAN

SISTEM

1. Usaha persiapan
3 langkah persiapan tidak harus dilaksanakan secara berurutan, karena ketiganya bersama-
sama menghasilkan kerangka pikir yang diinginkan untuk mengenai masalah.
a) Memandang perusahaan sebagai suatu sistem
b) Mengenal sistem lingkungan
c) Mengidentifikasikan subsistem-subsistem perusahaan
2. Usaha definisi
Usaha definisi mencakup pertama-tama menyadari bahwa suatu masalah ada atau akan ada
(identifikasi masalah) dan kemudian cukup mempelajarinya utk mencari solusi (pemahaman
masalah)
a) Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem
b) Menganalisis bagian sistem dalam suatu urutan tertentu

3. Usaha pemecahan
Usaha pemecahan meliputi pertimbangan berbagai alternatif yang layak (feasible), pemilihan
alternatif terbaik, dan penerapannya.

FAKTOR MANUSIA YANG MEMPENGARUHI PEMECAHAN MASALAH

Tiap Orang memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya mereka mempengaruhi
bagaimana mereka terlibat dalam merasakan masalah, mengumpulkan informasi, dan
menggunakan informasi.
Merasakan masalah (problem solving styles)
Manajer dpt dibagi dlm 3 kategori dasar dlm hal gaya merasakan masalah mereka, yaitu
bagaimana mereka menghadapi masalah.

1. Penghindar masalah (problem avoider), pemimpin mengambil sikap positif &

menganggap semua baik-baik saja. Ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah
dengan mengabaikan informasiatau menghindarinya sepanjang perencanaan.
 2. Pemecah masalah (problem solver), pemimpin ini tidak mencari masalah juga tidak
menghalanginya. Jika timbul suatu masalah, masalah tersebut dipecahkan.

3. Pencari masalah (problem seeker), pemimpin ini menikmati pemecahan masalah dan
mencarinya.

Mengumpulkan informasi (information-gathering styles)

pemimpin dpt menunjukkan salah satu dari 2 gaya mengumpulkan informasi atau sikap thd
total volume informasi yg tersedia :

1. Gaya teratur (preceptive style), pemimpin jenis ini mengikuti management by

exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area
minatnya.
2. Gaya menerima (receptive style), pemimpin jenis ini ingin melihat semuanya,
kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya atau orang lain
dalam organisasi.

Menggunakan informasi (information-using styles)

pemimpin juga cenderung lebih menyukai salah satu dari dua gaya menggunakan
informasi, yaitu cara-cara menggunakan informasi untuk memecahkan suatu masalah.

1. Gaya sistematik (systematic style), pemimpin memberi perhatian khusus untuk

mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan, misalnya pendekatan sistem.

2. Gaya intuitif (intuitive style), pemimpin tidak lebih menyukai suatu metode tertentu
tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi.

Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan (desicion making) adalah melakukan penilaian dan menjatuhkan

pilihan.Keputusan ini diambil setelah melalui beberapa perhitungan dan pertimbangan
alternatif.Sebelum pilihan dijatuhkan, ada beberapa tahap yang mungkin akan dilalui oleh
pembuat keputusan. Tahapan tersebut bisa saja meliputi identifikasi masalah utama, menyusn
alternatif yang akan dipilih dan sampai pada pengambilan keputusan yang terbaik. Secara
umum, pengertian pengambilan keputusan telah dikemukakan oleh banyak ahli, diantaranya
adalah :

Langkah –langkah dalam Analisis Masalah

1. Menentukan tujuan yaitu menentukan target lebih dahulu tanpa mencampuradukkan

apa yang ingin dicapai dan apa yang ingin dilakukan
2. Mengumpulkan fakta yaitu dengan mempelajari catatan-catatan yang relevan,
peraturan dan kebiasaan yang berlaku, membicarakan dengan orang yang
bersangkutan untuk mengetahui pendapatnya
3. Mempertimbangkan fakta dan tentukan tindak lanjut yang harus diambil dengan
menghubungkan fakta yang satu dengan yang lain.
4. Mengambil tindakan dengan mempertimbangkan :
 Tentukan siapa yang harus mengambil tindakan
 Pertimbangkan siapa yang perlu diberi informasi tentang keputusan yang akan
diambi
 Menentukan waktu yang tepat untuk melaksanakan tindakan yang telah
diputuskan.
5. Periksa hasil pelaksanaannya untuk mengetahui apakah tujuan tercapai dan pelajari
perubahan-perubahan sikap dan hubungan antar satu pihak dengan pihak lain.

Teknik Pengambilan Keputusan

1. Operational Research/Riset Operasi ; Penggunaan metode saintifik dalam analisa dan

pemecahan persoalan.
2. Linier Programming ; Riset dengan rumus matematis.
3. Gaming War Game ; Teori penentuan strategi.
4. Probability ; Teori kemungkinan yang diterapkan pada kalkulasi rasional atas hal-hal
tidak normal.

Model pengambilan keputusan

Pendekatan-pendekatan yang digunakan seorang manajer untuk mengambil keputusan

biasanya berupa salah satu dari 3 jenis ini, yaitu model klasik, model administrative atau
model politik.

1. Model Klasik

Model klasik dalam pengambilan keputusan didasarkan pada asumsi ekonomi rasional dan
keyakinan manajer tentang seperti apakah seharusnya keputusan yang ideal itu. Empat asumsi
yang menggaris bawahi model ini adalah sebagai berikut :

1. Pembuat keputusan beroperasi untuk mencapai tujuan yang diketahui dan

disepakati.
2. Keputusan pembuat berusaha untuk kondisi kepastian. Semua alternatif dihitung.
3. Kriteria untuk mengevaluasi alternatif diketahui.
 4. Pembuat keputusan rasional dan menggunakan logika untuk memberikan nilai.
Mencoba untuk memaksimalkan tujuan organisasi.

2. Model Administratif

Model Aministratif merupakan sebuah model dalam pengambilan keputusan yang

menggambarkan bagaimana manajer sebenarnya membuat keputusan dalam situasi yang
dicirikan dengan keputusan yang tidak terprogram, ketidakpastian, dan ambiguitas. Model
administrative mengenali keterbatasan yang dimiliki manusia dan lingkungan yang
mempengaruhi tingkat rasionalitas manajer dalam mengambil keputusan. Model
Administratif dalam pengambilan keputusannya terdapat 2 konsep yang dapat berperan dalam
pembentukannya yaitu :

· Rasionalitas yang terbatas berarti bahwa manusia memilikki keterbatasan atau

batas-batas dalam kemampuannya untuk berpikir rasional.
· Pemuasan berarti bahwa seorang pengambil keputusan memilih alternative solusi
pertama yang dapat memuaskan kriteria minimal dalam membuat sebuah
keputusan yang baik.
· Intuisi merupakan aspek lain dari pengambilan keputusan dengan model
administrative. Intuisi adalah pemahaman yang cepat terhadap situasi genting
berdasarkan pengalaman di masa lalu tetapi tanpa pemikiran yang sadar.

Dalam model administrative asumsi-asumsi ini berfokus pada factor-faktor di organisasi yang
mempengaruhi pengambilan keputusan yang dilakuan oleh individu. Asumsi tersebut yaitu:

1. Tujuan dari pengambilan keputusan sering kali tidak jelas, bertentangan, dan kurang
adanya konsensus di antara para manajer.
2. Prosedur rasional tidak selalu digunakan
3. Pencarian untuk alternatif terbatas karena manusia, informasi dan keterbatasan
sumber daya.
4. Sebagian besar manajer akhirnya melakukan pemuasan daripada mencari solusi yang
paling baik

3. Model Politik

Model poltik ini sangat berguna dalam pengambilan keputusan yang tidak terprogram ketika
situasi-situasinya tidak jelas, informasinya terbatas, dan adanya konflik antara manajer
tentang tujuan yang akan dicapai atau tindakan apa yang akan dilakukan.model politik
dimulai dengan empat asumsi dasar, yaitu :

1. Organisasi terdiri dari beragam kepentingan

2. Informasi ambigu dan tidak lengkap
3. Manajer tidak memiliki sumber daya untuk mengidentifikasi semua dimensi masalah
4. Manajer terlibat dalam mendorong dan menarik perdebatan untuk menentukan tujuan
dan alternative
5.
Langah-langkah dalam Mengambil Keputusan

Baik keputusan itu terprogram ataupun tidak terprogram dan baik model yang dipilih manajer
itu klasik, administrative ataupun politik, ada 6 (enam) langkah yang biasanya dianggap
sebagai proses pengambilan keputusan yang efektif. Langkah-langkah tersebut yaitu :

1. Pengenalan syarat-syarat sebuah keputusan

Dalam memngambil sebuah keputusan seorang manajer harus megerti dahulu apa saja syarat-
syarat yang perlu diperhatikan. Syarat-syarat tersebut yaitu dalam bentuk masalah maupun
peluang. Sebuah masalah muncul ketika pencapaian organisasi kurang dari tujuan yang telah
ditentukan. Sebuah peluang muncul ketika manajer melihat pencapaian yang potensial yang
melebihi tujuan organisasi saat itu. Manajer melihat kemungkinan untuk meningkatkan
kinerja diatas kinerja kerja yang selama ini telah dilakukan.

2. Diagnosis dan Analisis Sebab-Akibat

Diagnosis adaah langkah dalam pengambilan keputusan dimana manajer menganalisis fator-
faktor sebab akibat penting yang berhubungan dengan situasi yang penting. Manajer
sebaiknya menanyakan serangkaian pertanyaan untuk menspesifikasikan sebab-sebab
penting, pertanyaan tersebut antara lain :

· Keadaan tidak seimbang seperti apakah yang mempengaruhi kita ?

· Kapankah keadaan ini muncul ?

· Dimanakah keadaan ini muncul ?

· Bagaimanakah keadaan ini muncul ?

· Pada siapakah keadaan ini muncul ?

· Apakah kegentingan-kegentingan dari masalah ini ?

· Apakah hubungan-hubungan dari peristiwa ini ?

· Apakah yang menjadi hasil dari aktifitas ini ?

3. Pengembangan Alternatif

Untuk keputsan yang terprogram, alternatif-alternatif bisa dengan mudah dikenali dan bahkan
biasanya sudah tersedia dalam peraturan dan prosedur organisasi. Namun keputusan yang
tidak terprogram mengharuskan adanya pengembangan tindakan baru yang akan dapat
menjawab kebutuhan perusahaan. Bagi keputusan-keputusan yang dibuat dibawah kondisi
dengan ketidak pastian yang tinggi, manajer hanya dapat mengembangkan satu atau dua
solusi yang akan bisa menjadi pemuasan dalam mengatasi masalah. Namun penelitian
menunjukkan bahwa membatasi alternatif merupakan sebab utama gagalnya pengambilan
keputusan di organisasi.
4. Pemilihan Alternatif yang Dikehendaki

Alternatif yang terbaik adalah yang solusinya paling sesuai dengan tujuan dan nilai-nilai
keseluruhan organisasi, serta mencapai hasil yang dikehendaki dengan menggunakan sumber
daya paling sedikit. Manajer mencoba menyeleksi pilihan dengan risiko dan ketidakpastian
paling sedikit. Manajer kemudian mencoba untuk mengukur prospek-prospek menuju sukses.
Manajer dapat mengandalkan intuisi dan penglaman untuk memperkirakan jika suatu arah
tindakan sekiranya akan berhasil.

5. Penerapan Alternatif Terpilih

Tahap penerapan ini adalah tahap dimana kemampuan manajerial, administrative, dan tahap
persuasive yang dimiliki seorang manajer akan digunakn untuk menjamin bahwa alternative
terpilih akan dijalankan. Kesuksesan alternative terpilih ini akan bergantung pada bisa
tidaknya alternative ini diterjemahkan menjadi suatu tindakan

6. Evauasi dan Umpan Balik

Pada tahap evaluasi yang merupakan bagain proses pengambilan keputusan. Para pengambil
keputusan akan mendapatkan informasi tentang seberapa baiknya mereka menerapkan
keputusan yang telah mereka ambil dan apakah penerapan ini efektif dalam mencapai tujuan
mereka. Umpan balik adalah hal yang penting karena pengambilan keputusan adalah proses
yang berkelanjutan dan tidak pernah berakhir. Umpan balik memberikan informasi pada
pengambil keputusan yang nantinya bisa membentuk siklus pengambilan keputusan yang
baru.